照片档案管理方法
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、背景介绍照片档案是记录和保存照片素材的重要载体，对于组织和个人而言具有重要的价值。
良好的照片档案管理规范能够确保照片素材的有效利用和长期保存，提高工作效率和信息安全性。
本文将介绍照片档案管理的标准化要求和操作流程。
二、照片档案管理的标准化要求1. 档案分类与编目照片档案应按照一定的分类规则进行编目，以便于检索和管理。
常见的分类方式包括按照时间、地点、主题等进行分类。
每一个照片档案都应有惟一的编目号，以便于标识和管理。
2. 档案数字化处理为了提高档案的利用效率和保存安全性，照片档案应进行数字化处理。
数字化处理包括扫描照片、建立电子档案数据库等。
扫描时应注意保持照片的原貌，确保扫描质量和准确度。
电子档案数据库应具备良好的检索功能和安全性保障。
3. 档案存储与保护照片档案应存放在干燥、通风、防尘、防火的环境中，避免阳光直射和高温。
档案室应配备防火、防水、防盗等设施，并定期进行安全检查。
对于珍贵的照片档案，可以采用专门的保护措施，如酸性纸套、气密包装等。
4. 档案检索与利用照片档案的检索和利用应方便快捷。
档案编目号应清晰标注在每一个照片上，以便于查找。
电子档案数据库应具备多种检索方式，如按照时间、地点、主题等进行检索。
同时，应制定档案利用规定，明确谁可以使用档案、如何申请使用等。
5. 档案销毁与转移对于已经失去使用价值或者存在安全隐患的照片档案，应及时进行销毁。
销毁应采用安全可靠的方式，如物理销毁或者数字化销毁。
对于需要长期保存的照片档案，可以考虑转移到专门的档案馆或者机构进行管理。
三、照片档案管理的操作流程1. 档案采集与整理根据照片档案的来源，进行采集和整理。
采集可以通过拍摄、扫描、接收捐赠等方式进行。
整理时应按照分类规则进行编目，对照片进行质量检查和修复。
2. 档案存储与保护将整理好的照片档案存放在专门的档案室中，确保环境符合要求。
对于珍贵的照片档案，可以采取特殊的保护措施，如使用酸性纸套、气密包装等。
照片档案管理规范
照片档案管理规范引言概述：照片档案管理是一项重要的工作，它涉及到照片的收集、整理、存储和检索等方面。
一个高效的照片档案管理系统可以帮助机构或个人更好地管理和利用照片资源。
本文将详细介绍照片档案管理规范的五个部分。
一、照片收集1.1 清晰明确的目标：在收集照片时，明确目标是非常重要的。
明确需要收集的照片类型、主题和数量，以便更好地组织和管理。
例如，收集某个事件的照片，需要明确事件的时间、地点和参与者等信息。
1.2 标准化的命名规则：为了方便管理和检索，照片的命名应该遵循一定的规则。
可以采用统一的命名格式，包括日期、主题和序号等元素，以确保每张照片都有独一无二的命名。
1.3 定期备份：为了防止照片丢失或损坏，定期备份是必要的。
可以使用外部存储设备或云存储等方式进行备份，确保照片的安全性和可靠性。
二、照片整理2.1 分类归档：将照片按照一定的分类标准进行整理，可以根据时间、地点、主题或人物等进行分类。
通过建立文件夹或标签等方式，将照片有序地归档，便于后续的检索和使用。
2.2 添加关键词和描述：为了更方便地搜索和了解照片内容，可以为每张照片添加关键词和描述。
关键词可以是与照片主题相关的词语，描述可以是对照片内容的简要说明，这样可以提高照片的可搜索性和可理解性。
2.3 删除冗余照片：随着时间的推移，照片数量可能会增加很多。
为了减少存储空间的占用和提高管理效率，应定期检查照片库，删除重复、模糊或无用的照片。
三、照片存储3.1 选择合适的存储介质：根据照片数量和存储需求，选择合适的存储介质。
可以使用硬盘、光盘、U盘或云存储等方式进行照片的存储。
不同的存储介质有不同的特点和适用场景，需要根据实际情况进行选择。
3.2 建立备份机制：为了防止照片丢失或损坏，建立定期备份机制是必要的。
可以设置自动备份，确保照片的安全性和可靠性。
备份的存储介质应与主存储介质分开，以防止同时损坏。
3.3 定期检查和维护：定期检查存储介质的状态，确保其正常工作。
照片档案整理方法
照片档案整理方法在数字化时代，我们拍摄的照片数量越来越多，而如何将这些照片进行整理成为一项非常重要的任务。
正确的整理方法不仅可以方便我们查找和使用照片，还能保护照片的完整性和安全性。
以下是一些照片档案整理的方法。
1.创建文件夹结构：首先，为您的照片创建一个简单而有逻辑的文件夹结构。
可以按照年份或事件来分类。
例如，可以创建一个名为“2024”的文件夹，然后在其中创建子文件夹用于每个月或每个事件，如“一月”、“生日聚会”等。
2.文件夹命名：在为文件夹命名时，使用清晰和简洁的名字将有助于以后更容易找到照片。
避免使用模糊的名字如“杂项”或“照片备份”，而是用具体的标题来描述照片内容。
3.扫描纸质照片：如果您还有纸质照片需要整理，可以使用扫描仪将其转换为数字格式。
扫描后的数字照片可以与其他电子照片一起存放，方便查找和管理。
4.调整照片命名：对于已经拍摄的数字照片，您可能需要对其进行命名调整。
通常，相机生成的文件名不太有意义，可以根据照片内容或拍摄时间来重新命名。
例如，一个合适的命名方式可以是“生日聚会_2024_01_05”。
7.备份照片：在整理好照片后，及时进行备份是非常重要的。
可以将照片保存在不同的存储设备上，如外部硬盘驱动器、云存储服务或其他计算机。
这样，即使丢失了一个存储设备，您的照片仍然可以安全地保护和恢复。
8.定期整理和删除照片：随着时间的推移，您的照片库会不断增长，因此定期整理和删除照片是必要的。
可以根据需要去除模糊、重复或不需要的照片。
这将有助于保持整个照片库的整洁和可管理性。
9.创造故事或相册：有时，您可能会希望将一些照片组合起来，以创建一个有故事性的相册。
您可以选择一些相关的照片，并在照片之间添加一些描述性的文本，以便将照片放置在一个相册中，以告诉一个完整的故事。
照片档案管理规范
照片档案管理规范引言概述：照片档案管理是一项重要的工作，对于保护照片资料的完整性和可访问性具有重要意义。
本文将介绍照片档案管理的规范，包括档案分类、存储方式、索引标识、备份与恢复以及安全保护等五个方面。
一、档案分类1.1 按照主题分类：将照片按照主题进行分类，如人物、风景、活动等，便于查找和管理。
1.2 按照时间分类：将照片按照时间顺序进行分类，可以按年份、月份或具体日期进行分类，方便追溯和归档。
1.3 按照地点分类：将照片按照拍摄地点进行分类，可以按照国家、地区、城市或具体场所进行分类，有助于查找和定位照片。
二、存储方式2.1 数字存储：将照片以数字形式存储在计算机或服务器中，便于管理和备份，同时可以进行在线分享和传输。
2.2 实体存储：将照片以实体形式存储在光盘、硬盘、U盘等存储介质中，便于携带和传输，同时需要注意存储介质的防潮、防尘和防磁等措施。
2.3 云存储：将照片存储在云端服务器中，可以实现远程访问和共享，同时需要确保云存储服务的稳定性和安全性。
三、索引标识3.1 文件名命名规范：为每张照片设置有意义的文件名，包括主题、时间和地点等信息，便于快速定位和识别照片。
3.2 元数据标注：为照片添加元数据信息，包括拍摄设备、拍摄参数、拍摄时间等，方便后续的检索和分析。
3.3 关键词标注：为照片添加关键词标签，包括人物、地点、活动等关键词，便于通过关键词搜索进行查找。
四、备份与恢复4.1 定期备份：定期将照片进行备份，确保照片的安全性和可恢复性，可以选择本地备份或云端备份，同时备份的存储介质需要定期检查和更新。
4.2 多地备份：将照片备份到多个地点，避免单点故障带来的数据丢失风险，可以选择在家中、办公室和云端等多个地方进行备份。
4.3 恢复测试：定期进行照片备份的恢复测试，验证备份的完整性和可用性，确保在需要恢复时能够顺利进行。
五、安全保护5.1 防火防水：将照片存储在防火、防水的环境中，避免因火灾或水灾导致照片的损失，可以选择专业的防火柜或防水袋进行存储。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、引言照片档案管理是指对照片进行系统化的分类、整理、存储和检索的过程。
合理的照片档案管理规范能够确保照片的安全性、完整性和可访问性，提高照片档案的管理效率和服务质量。
本文将介绍照片档案管理的标准格式，包括照片档案的分类、整理、存储和检索等方面的要求。
二、照片档案分类1. 照片档案应根据内容、来源和形式进行分类。
2. 内容分类：根据照片所涵盖的主题、场景或者对象进行分类，例如人物照片、风景照片、事件照片等。
3. 来源分类：根据照片的来源进行分类，例如个人拍摄照片、机构采集照片、社交媒体照片等。
4. 形式分类：根据照片的格式进行分类，例如数码照片、胶片照片、印刷照片等。
三、照片档案整理1. 照片档案应按照分类要求进行整理，确保照片的有序性和一致性。
2. 照片应按照时间顺序进行排序，确保照片的时序性。
3. 照片应配备相应的说明文字或者标签，包括拍摄日期、地点、人物、事件等信息，以便于后续的检索和使用。
4. 照片档案应定期进行检查和更新，及时清理和整理无效或者重复的照片。
四、照片档案存储1. 照片档案应选择合适的存储介质，确保照片的安全性和稳定性。
常见的存储介质包括硬盘、光盘、云存储等。
2. 照片档案应进行备份，确保照片的可靠性和防止意外丢失。
3. 照片档案应设立专门的存储区域或者设备，避免与其他档案混淆或者污损。
五、照片档案检索1. 照片档案应建立相应的索引系统，以便于快速检索和查找照片。
2. 索引系统可以按照照片的分类、时间、地点、人物等要素进行建立。
3. 索引系统应具备良好的可读性和易用性，方便用户进行检索操作。
4. 照片档案的检索结果应准确、全面和及时，能够满足用户的需求。
六、照片档案保密1. 照片档案管理人员应具备保密意识和责任心，确保照片档案的机密性和安全性。
2. 照片档案应设立权限管理机制，限制非授权人员的访问和使用。
3. 照片档案应采用加密技术，确保照片的安全传输和存储。
照片档案归档整理规则
照片档案归档整理规则在今天的数字化时代，每个人都拥有大量的照片，这些照片记录了人们生活中的重要时刻和珍贵回忆。
然而，由于照片数量庞大，如果不进行适当的整理和归档，很容易导致照片的丢失和混乱。
因此，制定一套照片档案归档整理规则非常重要，它能够帮助我们更好地保存和管理这些珍贵的照片。
一、归档规则：1. 根据不同的主题和内容进行分类，例如家庭照、旅行照、毕业照等；2. 为每一类照片设定一个明确的命名规则，如年份-地点-事件-人物，使得照片能够有序排列；3. 将相似内容或相关事件的照片放在同一个文件夹中，便于查找和管理。
二、整理规则：1. 删除重复照片和模糊不清的照片，只保留最佳拍摄结果；2. 对照片进行标签或描述，记录拍摄时间、地点、人物等关键信息，方便日后回忆；3. 编辑和修整照片，如果有需要，可以进行颜色调整、剪裁和修复。
三、存储规则：1. 选择高品质的存储设备，如外接硬盘、云存储等，确保照片的安全；2. 定期备份照片，避免硬盘损坏或数据丢失；3. 如果是实体照片，需要选择酸性纸张，避免照片变黄和退色。
四、保护规则：1. 注意光线和温度，避免阳光直射和高温环境，以免照片损坏；2. 定期清洁存储设备和相框，避免灰尘和污垢污染照片；3. 避免使用胶水或胶带在照片上，以免损坏照片表面。
五、备份规则：1. 使用稳定可靠的备份软件，定期将照片备份到其他存储设备或云存储上；2. 在云存储上进行备份时，选择安全可靠的云服务提供商，确保照片不会丢失或泄露。
六、共享规则：1. 如果希望与他人分享照片，可以选择合适的共享平台，如社交媒体或在线相册；2. 选择合适的隐私设置，确保照片仅对指定的人可见。
总结：制定照片档案归档整理规则有助于维护照片的完整性和可管理性，使得我们能够更好地保存和回忆珍贵的照片。
在整理过程中，要注意照片的质量、保护和备份，以确保照片的长期保存和安全性。
同时，合理利用数字技术和云存储，能够更好地管理和分享照片，让珍贵的回忆永远保留下来。
照片档案管理规范
照片档案管理规范照片档案管理是对照片档案的收集、整理、保存、利用和管理的一系列工作的总称。
对于照片档案的管理规范，可以从以下几个方面进行规范：一、收集工作规范1.明确收集范围：明确收集的照片档案的类型和内容，包括个人照片、历史事件相关照片、社会活动照片等。
2.确保收集渠道合法合规：收集照片需从合法渠道获取，不得侵犯他人的信息权、肖像权等。
3.制定收集计划：根据需求和资源，制定详细的收集计划，包括目标数量、质量要求、时间进度等。
二、整理工作规范1.建立分类体系：根据照片的类型、时间、地点等属性，建立详细的分类体系，方便后续管理和检索。
2.标注信息准确完整：对每张照片进行信息标注，包括拍摄时间、地点、人物等相关信息，确保记录准确完整。
3.数字化处理：将纸质照片进行数字化处理，利用专业设备将照片扫描成电子文件并保存备份。
三、保存工作规范1.选择合适的保存介质：根据照片的数量和质量要求，选择合适的保存介质，如硬盘、光盘、云存储等，并确保保存介质的可靠性和稳定性。
2.建立备份机制：对重要的照片档案进行备份，确保即使发生损坏、丢失等情况，照片档案仍能恢复。
3.定期检查和维护：定期对保存的照片档案进行检查和维护，确保保存介质和照片文件的完好无损。
四、利用工作规范1.制定利用政策和流程：根据照片档案的性质和用途，制定详细的利用政策和流程，确保照片档案的合理利用。
2.授权管理：对照片档案的利用进行授权管理，明确谁有权利使用照片档案，并制定相应的使用要求和约束。
3.提供便捷的检索和使用方式：建立便捷的检索和使用系统，方便用户快速找到需要的照片档案，并提供高质量的图像文件进行使用。
五、管理工作规范1.建立照片档案管理制度：制定照片档案管理制度，明确工作职责、流程和规范，确保照片档案管理工作的顺利进行。
2.培训和监督：培训工作人员熟悉照片档案管理规范，并进行监督和考核，确保规范的执行。
3.定期评估和改进：定期对照片档案管理工作进行评估和改进，根据实际情况对规范进行修订和完善。
照片档案管理规范
照片档案管理规范1. 简介照片档案管理规范是为了确保照片档案的安全、完整和便捷管理而制定的标准。
本文将详细介绍照片档案管理的各项要求和流程，以确保照片档案的质量和可用性。
2. 目的照片档案管理的目的是确保照片档案的完整性、准确性和可追溯性，以便于对照片进行查找、检索和使用。
同时，也旨在保护照片档案的安全，防止照片丢失、损坏或者被滥用。
3. 范围本规范适合于所有涉及照片档案管理的部门和人员，包括但不限于摄影师、图书馆、档案馆、博物馆、企业机构等。
4. 照片档案管理流程4.1 照片采集照片采集是照片档案管理的第一步，要求在采集照片时注意以下事项：- 采集照片的时间、地点、主题等相关信息，并进行记录。
- 确保照片的质量，避免含糊、暴光不足或者过度等问题。
- 对于重要的照片，建议进行备份，以防止意外丢失。
4.2 照片整理与分类照片采集完毕后，需要对照片进行整理和分类，以便于后续的管理和检索。
具体要求如下：- 对照片进行编号或者命名，并建立相应的索引系统，以便于查找和归档。
- 根据照片的主题、时间等属性进行分类，建立相应的分类目录。
- 对于重要的照片，建议制作相应的标签或者标识，以便于快速识别和定位。
4.3 照片存储与保管照片的存储和保管是照片档案管理的核心环节，要求如下：- 选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、云存储等，并确保存储介质的稳定性和可靠性。
- 对照片进行备份，建议采用多重备份策略，以防止意外丢失。
- 对于重要的照片，建议采用冷藏或者冷冻的方式进行长期保存，以延长照片的寿命。
4.4 照片检索与利用照片档案的管理不仅仅是对照片的存储和保管，还包括对照片的检索和利用。
具体要求如下：- 建立便捷的检索系统，使得用户可以通过关键词、分类等方式快速找到所需的照片。
- 对于需要提供照片的场合，要确保照片的完整性和准确性，并提供相应的授权和使用方式。
- 对于重要的照片，建议制定相应的使用规范，以防止照片被滥用或者侵权。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、引言照片档案管理规范旨在确保照片档案的有效管理和保护，以便于组织内部的使用和共享。
本文将详细介绍照片档案管理的标准格式，包括档案命名规则、档案分类规则、档案存储规则、档案检索规则等，以便于组织内部的一致性和规范性。
二、档案命名规则1. 档案命名应简明扼要，能够准确描述照片内容，避免使用过于复杂的命名方式。
2. 档案命名应包含照片的主题、拍摄日期、地点等关键信息，以便于后续的检索和使用。
3. 档案命名应使用统一的命名规则，避免个别人员使用个人喜好的命名方式。
三、档案分类规则1. 档案应按照照片的主题或者内容进行分类，例如人物照片、风景照片、活动照片等。
2. 档案分类应根据实际需要进行细分，以便于更加精确地管理和检索照片档案。
3. 档案分类应与组织内部的业务需求相结合，以确保照片档案的有效利用。
四、档案存储规则1. 档案应存储在安全、稳定的存储介质上，例如硬盘、云存储等，以确保档案的长期保存和保护。
2. 档案存储应按照分类规则进行组织，以便于后续的检索和使用。
3. 档案存储应定期进行备份，以防止意外数据丢失。
五、档案检索规则1. 档案应建立索引，以便于快速准确地检索所需的照片档案。
2. 档案索引应包含关键信息，例如照片主题、拍摄日期、地点等，以便于根据不同的检索需求进行查询。
3. 档案检索应提供多种检索方式，例如按照主题、日期、地点等进行检索，以满足不同用户的需求。
六、档案保护规则1. 档案应定期进行备份，以防止数据丢失或者损坏。
2. 档案应设定权限管理，确保惟独授权人员可以访问和修改档案。
3. 档案应定期进行安全检查，以确保档案的完整性和可用性。
七、档案更新规则1. 档案应定期进行更新，删除过期或者无用的照片档案，以减少存储空间的占用。
2. 档案更新应记录更新的时间和人员，以便于后续的追溯和管理。
八、总结照片档案管理规范是组织内部有效管理和保护照片档案的重要保证。
通过遵循档案命名规则、档案分类规则、档案存储规则、档案检索规则等，可以实现照片档案的一致性和规范性，提高照片档案的利用价值和管理效率。
照片档案整理规则
照片档案整理规则随着数码相机和智能手机的普及，我们拍摄的照片数量越来越多，照片档案的整理变得非常重要。
正确的整理方法可以帮助我们更好地管理和浏览照片，让我们能够轻松地找到所需的照片。
下面是一些照片档案整理的规则和建议，希望对大家有所帮助。
1. 创建文件夹结构我们需要创建一个合理的文件夹结构来组织照片。
可以按照日期、活动、地点等不同的分类方式来建立文件夹。
例如，可以创建一个"2022年"的文件夹，然后在其中创建"生日"、"旅行"、"家庭"等子文件夹。
这样，我们就可以根据需要将照片整理到相应的文件夹中。
2. 重命名照片文件为了更好地标识照片，我们可以考虑给照片文件进行重命名。
可以使用日期、活动、地点等信息来命名照片文件。
例如，可以将一张在2022年生日派对上拍摄的照片命名为"20220101_Birthday_Party_001.jpg"。
这样，我们就可以通过文件名快速了解照片的拍摄时间和内容。
3. 使用标签和关键词除了文件夹结构和文件名，我们还可以使用标签和关键词来标记照片。
不同的照片管理软件和应用程序都支持标签和关键词的功能。
通过添加标签和关键词，我们可以更容易地搜索和筛选照片。
例如，可以给一张照片添加标签"生日"、"朋友"和"派对"，这样当我们需要找到与生日派对相关的照片时，就可以轻松地进行检索。
4. 删除重复和模糊照片在整理照片的过程中，我们也需要删除重复和模糊的照片。
重复的照片只会占用存储空间，而模糊的照片则没有太多的实际价值。
可以使用照片管理软件中的重复照片查找功能和模糊照片检测功能来帮助我们快速删除这些照片。
5. 备份照片档案照片档案的备份非常重要，可以避免因意外事件导致照片丢失。
我们可以使用外部硬盘、云存储服务或者在线备份工具来备份照片。
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照片档案管理
1、照片档案概念：
照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
（见《照片档案管理规范》GB/T 11821—2002。
）
照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。
传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。
新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。
它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。
第一节照片档案管理
一、照片档案的积累与收集
(一)直接收集和征集
1、找业务部门收集
2、定人、定点、定期收集
3、全面收集与重大活动重点收集相结合
4、协商与协作收集
5、深入实际部门，发现收集线索
6、收集与翻拍相结合
7、自摄
（二）直接收集的保障措施
1、宣传教育手段
2、行政手段
3、经济手段
4、档案人员直接参与
（三）收集要求
1、对属于收集与归档范围的照片，应定期归档，集中管理，不得据为己有。
2、对存有真伪疑义的照片进行鉴定
3、归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁
4、底片、照片说明齐全
5、底片、照片影像一致
6、翻拍与制作照片
7、符合相关标准要求
（四）收集时间
及时整理，不跨年
（五）照片档案的归档范围
1、反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
2、领导人和著名人物参加与单位、地区有关的重大公务活动的照片档案。
3、单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4、记录单位、地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。
5、反映地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。
6、与其他载体档案有密切联系的照片档案。
7、其他具有保存价值的照片档案。
二、照片档案的归档要求
（一）常规照片的归档要求
1、归档的照片材料必须含有照片、底片与文字说明。
2、归档的照片内容应具有真实性。
3、归档的照片和底片应清晰和无损伤（最好为5吋）。
（二）文字说明六要素：照片说明的六要素是：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
（三）照片档案的结构
1、底片：底片分为原底片和翻版底片（复制底片）。
——照片的母体、核心部分。
2、照片：是通过底片洗印而成的，与被摄对象是一致的。
——直接利用的实际物。
3、文字说明：是照片的题名、文字补充和说明材料。
——为方便利用，是照片档案的有机组成部分。
三、照片的整理方法、要求
1、照片的分类、组卷
根据形成量大小和利用需求一般采用两种分类组卷方法：一是形成量大的单位按年度——专题分类。
是指将一个年度内归档的全部照片结合不同的专题依次排列组卷。
一个年度的照片档案可形成一卷或若干卷。
二是形成量少的单位按专题——年度分类。
是指根据照片所反映的内容，首先设计出专题的名称，每一专题之下按年度产生的时间顺序排列和组合照片。
只要照片册内还有空位，同属一个专题的照片就按年度时间顺延排列，直至该照片册结束。
注意：全宗内分类方法要前后一致。
2、照片排列
卷内排列：先组后张。
组——即有密切联系的若干张照片为一组。
每组之间按形成时间顺序排列。
组内排列：按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间顺序来排列。
（一组照片最好不跨卷装订）
3、照片编号
按照片的排列顺序，卷内流水、一张一号。
照片号要分别标注在照片册上，照片背面的编号为四段式：全宗号——目录号——案卷号——照片号；
4、填写照片说明
照片的文字说明，是照片档案的重要组成部分，有组说明和分说明两种。
组说明是指一组照片的说明，而分说明是指每张照片的说明。
总说明：一组照片要有一个总说明。
写在第一张照片的前面，占一张照片的位置。
总说明的编写，要求有时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等六方面的要素。
时间:事件发生的时间或照片拍摄的时间；
地点:被摄物所在的具体地点；
事由:照片影像所反映的事件事物的情由；
人物:照片上主要人物的姓名和身份；
背景:对揭示照片影像主题具有一定作用的情况；
摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人。
总说明要概括地揭示照片影像反映的全部信息，文字要简洁、通顺。
不超过200字为宜。
时间可用阿拉伯数字表示，年月日用圆点代替。
以上项目中，著录时需注意:
照片号:以一组照片为单元或以照片的自然张为单元填写。
照片题名:可填写一组照片的题名。
拍摄时间:填写照片拍摄的年、月、日。
照片所在页号：填写该组或该张照片在册中的起止页号。
底片所在卷号、底片号：填写该组或该张照片所在的底片册号和底片起止号。
备注：需说明的事项。
卷内备考表：注明该卷在整理和利用中出现的有关问题。
填上立卷
人、立卷时间、检查人、检查时间。
5、填写照片册内封面
第一栏：立档单位
第二栏：类别
第三栏：案卷题名——准确简要地概括卷内照片所反映的主要内容（同文书档案相似）
特殊规格的照片整理方法
特殊规格的照片是指一些大幅、大张照片、如团体照片等。
这些照片往往规格幅面不一，无法插放在规范的照片册芯页内。
因此，这些照片的整理要注意从实际出发，一般方法是：
①小于照片册芯页的照片（约8—10寸），可采用空白芯页插放。
并以每张为单元填写文字说明。
②超大、超长的照片，可装盒或装袋平放，但是盒内或袋内要有照片的编号和文字说明。
照片档案的保管、保护
照片档案是以感光材料为载体的，因此对照片档案的保管、保护应与纸质档案有所区别。
⑴在照片档案入库前，档案人员应对照片、底片进行认真细致的检查，防止受污染的照片、底片入库。
对已受污染的照片、底片（如发霉）要进行必要的技术处理。
⑵档案人员在接触底片时，应戴上洁净的手套，防止汗渍污染底片。
⑶选择和使用规范的照片档案装具。
社会上许多相册是不利于照片档案管理的，在照片档案保管中，要选择档案行政管理机关推荐使用的照片册和底片册。
照片册和底片册的存放要采用立放形式。