照片档案管理规范
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、引言照片档案管理是指对照片资料进行收集、整理、保存、利用和管理的一系列工作。
合理的照片档案管理规范能够确保照片档案的完整性、可靠性和便捷性，提高照片档案的利用价值，保护照片档案的安全性。
本文将介绍照片档案管理的标准格式，包括档案命名规范、存储与保护要求、归档与检索流程等。
二、档案命名规范1. 档案命名应具备唯一性，以确保每个照片档案都能够被准确地辨识和定位。
2. 档案命名应简洁明了，避免使用过长或含糊不清的名称。
3. 档案命名应包含足够的信息，以便于快速了解档案的内容和属性。
4. 档案命名可以采用组合方式，结合拍摄日期、地点、主题等元素。
三、存储与保护要求1. 照片档案应存储在专门的档案库或服务器中，确保存储环境干燥、通风、温度适宜，避免阳光直射和潮湿。
2. 照片档案应进行备份，确保数据不会因硬件故障或意外事件而丢失。
3. 照片档案应定期进行杀毒和系统检查，确保档案的安全性和完整性。
4. 照片档案应采用密码或其他加密方式进行保护，限制非授权人员的访问权限。
四、归档与检索流程1. 归档流程：a. 照片档案应按照一定的分类标准进行归类，例如按照拍摄日期、地点、主题等进行分类。
b. 每个照片档案应编制档案目录，包括档案名称、档案编号、归档日期、档案描述等信息。
c. 档案目录应存储在档案库或服务器中，并建立索引，方便后续的检索和利用。
2. 检索流程：a. 根据需要，确定检索的关键词或条件，例如拍摄日期、地点、主题等。
b. 在档案目录或索引中进行检索，找到符合条件的档案。
c. 根据检索结果，获取相应的照片档案，并进行利用或复制。
五、照片档案管理的注意事项1. 遵守法律法规，确保照片档案的合法性和合规性。
2. 严禁私自删除或篡改照片档案，确保档案的完整性和真实性。
3. 定期进行照片档案的审查和整理，清理无用或重复的照片档案。
4. 加强对照片档案管理人员的培训和监督，提高其管理水平和责任意识。
照片档案管理规范
照片档案管理规范引言概述：照片档案管理是一项重要的工作，它涉及到照片的收集、整理、存储和检索等方面。
一个高效的照片档案管理系统可以帮助机构或个人更好地管理和利用照片资源。
本文将详细介绍照片档案管理规范的五个部分。
一、照片收集1.1 清晰明确的目标：在收集照片时，明确目标是非常重要的。
明确需要收集的照片类型、主题和数量，以便更好地组织和管理。
例如，收集某个事件的照片，需要明确事件的时间、地点和参与者等信息。
1.2 标准化的命名规则：为了方便管理和检索，照片的命名应该遵循一定的规则。
可以采用统一的命名格式，包括日期、主题和序号等元素，以确保每张照片都有独一无二的命名。
1.3 定期备份：为了防止照片丢失或损坏，定期备份是必要的。
可以使用外部存储设备或云存储等方式进行备份，确保照片的安全性和可靠性。
二、照片整理2.1 分类归档：将照片按照一定的分类标准进行整理，可以根据时间、地点、主题或人物等进行分类。
通过建立文件夹或标签等方式，将照片有序地归档，便于后续的检索和使用。
2.2 添加关键词和描述：为了更方便地搜索和了解照片内容，可以为每张照片添加关键词和描述。
关键词可以是与照片主题相关的词语，描述可以是对照片内容的简要说明，这样可以提高照片的可搜索性和可理解性。
2.3 删除冗余照片：随着时间的推移，照片数量可能会增加很多。
为了减少存储空间的占用和提高管理效率，应定期检查照片库，删除重复、模糊或无用的照片。
三、照片存储3.1 选择合适的存储介质：根据照片数量和存储需求，选择合适的存储介质。
可以使用硬盘、光盘、U盘或云存储等方式进行照片的存储。
不同的存储介质有不同的特点和适用场景，需要根据实际情况进行选择。
3.2 建立备份机制：为了防止照片丢失或损坏，建立定期备份机制是必要的。
可以设置自动备份，确保照片的安全性和可靠性。
备份的存储介质应与主存储介质分开，以防止同时损坏。
3.3 定期检查和维护：定期检查存储介质的状态，确保其正常工作。
照片档案管理规范
照片档案管理规范引言概述：照片档案管理是一项重要的工作，对于保护照片资料的完整性和可访问性具有重要意义。
本文将介绍照片档案管理的规范，包括档案分类、存储方式、索引标识、备份与恢复以及安全保护等五个方面。
一、档案分类1.1 按照主题分类：将照片按照主题进行分类，如人物、风景、活动等，便于查找和管理。
1.2 按照时间分类：将照片按照时间顺序进行分类，可以按年份、月份或具体日期进行分类，方便追溯和归档。
1.3 按照地点分类：将照片按照拍摄地点进行分类，可以按照国家、地区、城市或具体场所进行分类，有助于查找和定位照片。
二、存储方式2.1 数字存储：将照片以数字形式存储在计算机或服务器中，便于管理和备份，同时可以进行在线分享和传输。
2.2 实体存储：将照片以实体形式存储在光盘、硬盘、U盘等存储介质中，便于携带和传输，同时需要注意存储介质的防潮、防尘和防磁等措施。
2.3 云存储：将照片存储在云端服务器中，可以实现远程访问和共享，同时需要确保云存储服务的稳定性和安全性。
三、索引标识3.1 文件名命名规范：为每张照片设置有意义的文件名，包括主题、时间和地点等信息，便于快速定位和识别照片。
3.2 元数据标注：为照片添加元数据信息，包括拍摄设备、拍摄参数、拍摄时间等，方便后续的检索和分析。
3.3 关键词标注：为照片添加关键词标签，包括人物、地点、活动等关键词，便于通过关键词搜索进行查找。
四、备份与恢复4.1 定期备份：定期将照片进行备份，确保照片的安全性和可恢复性，可以选择本地备份或云端备份，同时备份的存储介质需要定期检查和更新。
4.2 多地备份：将照片备份到多个地点，避免单点故障带来的数据丢失风险，可以选择在家中、办公室和云端等多个地方进行备份。
4.3 恢复测试：定期进行照片备份的恢复测试，验证备份的完整性和可用性，确保在需要恢复时能够顺利进行。
五、安全保护5.1 防火防水：将照片存储在防火、防水的环境中，避免因火灾或水灾导致照片的损失，可以选择专业的防火柜或防水袋进行存储。
照片档案管理规范
• 全宗号：档案馆给立档单位编制的代码
• 保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、 D”对应代表“永久、长期、短期”（照片档案 规范还未修改，建议采用数字代码）
• 册号：在保管期限内照片册的排列从“1”开 始的顺序编号
• 张号：格式一中的张号是指在册内的排列 从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是 指在保管期限内照片的排列从“1”开始的顺 序编号
• 利用MicrosoftofficePowerPoint软件(幻灯片)将数码相机 拍摄的影像分类后创建和编辑成幻灯片，添加上相关 事由、时间、地点、人物、等文字说明。
• 然后再刻录成光盘。此方法包含照片、文字说明，与 实体照片档案整理的排序一致。编辑的幻灯片能利用 计算机实现快速检索（只要在编辑工具栏—“查找内容 ”项输入关键词就能找到所需的照片档案）
• 1）照片册一般由297 mmX 210 mm大小的若干芯 页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有 活页式和定页式两种。
• 2）应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固 定在芯页上，组成照片册。
• 3）大幅照片的放置 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专 用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如 竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上， 再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度 不宜超过 5 cm。以竖直放置为宜。
编号 。 4、底片芯页。 5、底片编号见第五部分
七、数码照片的管理
1、确保数码照片的真实性、完整性、有效性
• 档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、 归档工作中坚持前端控制并码照片形成部门要指定专人负责数码照片档案的管理 。
• 在每次拍摄工作完成后，三日内将数码相机存储卡上的 数据转存到本部门指定的专用计算机内。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、引言照片档案管理是指对照片进行系统化的分类、整理、存储和检索的过程。
合理的照片档案管理规范能够确保照片的安全性、完整性和可访问性，提高照片档案的管理效率和服务质量。
本文将介绍照片档案管理的标准格式，包括照片档案的分类、整理、存储和检索等方面的要求。
二、照片档案分类1. 照片档案应根据内容、来源和形式进行分类。
2. 内容分类：根据照片所涵盖的主题、场景或者对象进行分类，例如人物照片、风景照片、事件照片等。
3. 来源分类：根据照片的来源进行分类，例如个人拍摄照片、机构采集照片、社交媒体照片等。
4. 形式分类：根据照片的格式进行分类，例如数码照片、胶片照片、印刷照片等。
三、照片档案整理1. 照片档案应按照分类要求进行整理，确保照片的有序性和一致性。
2. 照片应按照时间顺序进行排序，确保照片的时序性。
3. 照片应配备相应的说明文字或者标签，包括拍摄日期、地点、人物、事件等信息，以便于后续的检索和使用。
4. 照片档案应定期进行检查和更新，及时清理和整理无效或者重复的照片。
四、照片档案存储1. 照片档案应选择合适的存储介质，确保照片的安全性和稳定性。
常见的存储介质包括硬盘、光盘、云存储等。
2. 照片档案应进行备份，确保照片的可靠性和防止意外丢失。
3. 照片档案应设立专门的存储区域或者设备，避免与其他档案混淆或者污损。
五、照片档案检索1. 照片档案应建立相应的索引系统，以便于快速检索和查找照片。
2. 索引系统可以按照照片的分类、时间、地点、人物等要素进行建立。
3. 索引系统应具备良好的可读性和易用性，方便用户进行检索操作。
4. 照片档案的检索结果应准确、全面和及时，能够满足用户的需求。
六、照片档案保密1. 照片档案管理人员应具备保密意识和责任心，确保照片档案的机密性和安全性。
2. 照片档案应设立权限管理机制，限制非授权人员的访问和使用。
3. 照片档案应采用加密技术，确保照片的安全传输和存储。
照片档案管理规范
照⽚档案管理规范照⽚档案管理规范（GB/T11821-2002）1.照⽚档案:国家机构、社会组织或个⼈在社会活动中直接形成的以静⽌摄影影像为主要反映⽅式的有保存价值的历史记录。
照⽚档案⼀般包括底⽚、照⽚和说明三部分。
2.芯页:⽤以固定照⽚或底⽚，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照⽚册、底⽚册的组成单元。
⼀、照⽚档案的收集（⼀）收集范围1.记录本单位主要职能活动和重要⼯作成果的照⽚。
2.领导⼈和著名⼈物参加与本单位、本地区有关的重⼤公务活动的照⽚。
3.本单位组织或参加的重要外事活动的照⽚。
4.记录本单位、本地区重⼤事件、重⼤事故、重⼤⾃然灾害及其他异常情况和现象的照⽚。
5.记录本地区地理概貌、城乡建设、重点⼯程、名胜古迹、⾃然风光以及民间风俗和著名⼈物的照⽚。
6.其他具有保存价值的照⽚。
(⼆)收集要求1.对属于收集与归档范围的照⽚，应按照规定定期向本单位档案机构或档案⼯作⼈员归档，集中管理，任何单位或个⼈不得据为⼰有。
2.对存有真伪疑义的照⽚应采取必要措施进⾏鉴定。
3.对反映同⼀内容的若⼲张照⽚，应选择其主要照⽚归档。
主要照⽚应具备主题鲜明、影像清晰、画⾯完整、未加修饰剪裁等特点。
4.底⽚、照⽚、说明应齐全。
5.底⽚与照⽚影像应⼀致。
（三）收集时间1.对具有归档价值的照⽚，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，⼀般不应跨年度。
2.依照《中华⼈民共和国档案法实施办法》的规定，照⽚档案随⽴档单位其他载体形态的档案⼀起向有关档案室移交。
（四）照⽚档案的整理1.整理原则：照⽚档案的整理应遵循有利于保持照⽚档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利⽤的原则。
2.照⽚、底⽚的鉴定保管期限：保管期限是按照⽚、底⽚的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。
对照⽚、底⽚保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执⾏。
3.密级：密级是指照⽚、底⽚保密程度的等级。
4.底⽚的整理底⽚的编号底⽚号是固定和反映底⽚在全宗内排列顺序的⼀组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。
照片档案管理规范
照片档案管理规范引言概述：照片档案管理是一项重要的工作，它涉及到照片的采集、整理、存储和检索等方面。
一个良好的照片档案管理系统能够提高工作效率、保护照片的安全性，并方便用户随时查找需要的照片。
本文将介绍照片档案管理规范的内容和要求，以匡助读者建立一个高效的照片档案管理系统。
一、照片档案的采集1.1 确定照片采集的目的和范围在进行照片采集前，需要明确采集照片的目的和范围。
例如，是为了记录某个项目的发展情况，还是为了保存某个事件的记念照片。
同时，也需要确定采集照片的时间范围和数量，以便合理安排工作。
1.2 确保照片的质量和完整性在采集照片时，要确保照片的质量和完整性。
可以采用专业的相机或者手机进行拍摄，注意光线和构图的合理运用。
同时，要避免照片的损坏或者丢失，可以制定相应的保护措施，如备份照片到云存储或者外部硬盘。
1.3 建立照片采集的流程和标准为了保证照片的有序采集，可以建立照片采集的流程和标准。
例如，可以制定照片采集的时间节点和责任人，明确照片的命名规则和存储位置，以及照片采集的审核和归档流程等。
二、照片档案的整理2.1 对照片进行分类和标注在进行照片整理时，可以根据照片的内容和用途进行分类和标注。
例如，可以按照时间、地点、人物等进行分类，方便后续的检索和使用。
同时，可以为每张照片添加关键词或者描述信息，以便更好地理解照片的内容。
2.2 建立照片档案的目录结构为了方便照片的管理和查找，可以建立照片档案的目录结构。
可以按照年份、月份、项目等进行划分，使得照片的组织更加清晰和有序。
同时，还可以为每一个目录添加索引文件，记录该目录下的照片数量和内容。
2.3 进行照片的去重和筛选在整理照片时，可能会存在重复或者不需要的照片。
可以使用专业的照片管理软件进行去重和筛选，删除重复的照片和质量不好的照片，以减少存储空间和提高检索效率。
三、照片档案的存储3.1 选择合适的存储介质为了确保照片的安全性和可靠性，需要选择合适的存储介质。
照片档案管理规范
照片档案管理规范随着数字化时代的到来，照片档案管理变得愈发重要。
一个良好的照片档案管理规范不仅可以提高工作效率，还可以保护照片的安全性和完整性。
本文将从不同角度探讨照片档案管理规范。
一、建立清晰的分类系统1.1 制定统一的命名规范：为每张照片命名时应遵循一定的规则，如日期+事件名称的方式，以便快速识别和检索。
1.2 创建文件夹结构：将照片按照不同的主题或者时间段进行分类，建立清晰的文件夹结构，便于整理和管理。
1.3 使用标签和关键词：为照片添加标签和关键词，可以更快速地找到需要的照片，提高检索效率。
二、定期备份和存储2.1 使用多个存储介质：除了电脑硬盘外，还可以考虑使用外部硬盘、云存储等多种方式进行备份，以防止数据丢失。
2.2 定期备份：建立定期备份的习惯，可以选择每周或者每月进行备份，确保照片的安全性。
2.3 存储环境：选择干燥通风的环境存放备份介质，避免受潮或者受损。
三、保护照片安全性3.1 设置密码保护：对存储照片的设备进行密码保护，防止未经授权的访问。
3.2 防病毒防火墙：安装有效的防病毒软件和防火墙，保护照片免受恶意软件的侵害。
3.3 加密重要照片：对于一些私密或者重要的照片，可以考虑进行加密处理，确保隐私安全。
四、定期清理和整理4.1 删除不必要的照片：定期清理相册中的冗余照片，只保留故意义和有价值的照片。
4.2 更新文件夹结构：随着照片数量的增加，及时更新文件夹结构，保持整洁有序。
4.3 检查照片完整性：定期检查照片的完整性，确保没有损坏或者丢失的情况发生。
五、培训和意识提升5.1 培训员工：对于需要管理照片档案的员工进行培训，教会他们如何正确地管理和保护照片。
5.2 提升意识：加强员工的信息安全意识，让他们意识到照片档案管理的重要性。
5.3 定期审查：定期审查照片档案管理规范的执行情况，及时发现问题并加以解决。
总结：建立一个符合规范的照片档案管理系统，不仅可以提高工作效率，还可以保护照片的安全性和完整性。
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五、照片档案的整理
1、照片档案的整理原则。 有利于保持照片档案的有机联系， 有利于保管，便于提供利用的原则。 照片档案分为照片和底片两大 部分，底片应单独整理和存放，照 片和说明一同整理和存放。
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2、照片的分类 照片的分类应在全宗内按保管期限—年度—问 题分类，跨年度且不可分割的照片，也可按保管 期限—问题—年度分类。分类方法要保持稳定。 3、照片的排列 在分类方案的最低一级类目内，按问题结合 时间。 例：保管期限—年度—问题 永久—2006年— 河北省档案工作会议(1-12) 河北省重点工程档案工作会议 (13-25) 例：保管期限—问题—年度 永久--ⅩⅩ案件—2006年(1-10张) 2007年(11-29张)
• 1）照片册一般由297 mmX 210 mm大小的若干芯 页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有 活页式和定页式两种。 • 2）应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固 定在芯页上，组成照片册。 • 3）大幅照片的放置 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专 用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如 竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上， 再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度 不宜超过 5 cm。以竖直放置为宜。
8、大幅照片说明
• 单张照片的说明，可根据照片固定位置， 在照片的右侧、左侧或正下方书写。 • 大幅照片可另附纸书写，与照片一同保存。 一组联系密切的照片中的大幅照片，应随 该组照片一同在册内编号，填写单张照片 说明，并注明存放位置 • 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其 放入专用的档案袋或档案盒中
二、照片档案管理现状
• 国家关于照片档案的管理规范 国家技术监督局2002年批准发布国家标准《 照片档案管理规范》GB/T 11821-2002 • 照片档案存在的问题： 1、收集不全。 2、整理凌乱。 3、装具混乱。 尤其是收集不全的问题特别突出： a材料不全数码照片目录
照片 张数
编号填写：光盘号+目录号 标题：即每一次活动的时间、人物、事件名称
编制 部 门 日 期 标 题
保管 期限
编号
年 月 日
备 注
GP.1.1
2007.1.17省教育厅高红处 长检查教学工作 2007.2.8学校召开职代会， 王芳校长主持，市教育局 李玉副局长到会
10 15
• 1、 历史记录的真实见证。 • 2、维护单位利益的旁证。 • 3、 基建维修的依据。
四、照片档案的收集
• 1、范围(七个方面)
• a 本单位各种重要工作会议的照片。 • b 领导人、人民代表、著名人物等参加本单位或本地 区有关的重大公务活动的照片。 • c 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 • d 记录本单位或本地区重大事件(反映主要工作职能工 作成果)、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和 现象的照片 • e 本单位获得各种荣誉的照片。 • f 与其它载体档案有密切联系的照片。(文书档案、基 建档案的补充) • g 其它具有保存价值的照片。
照片编号举例：
• 格式一 如：107-1-1-1 (张家口市档案局,永久，第1 册，第1张照片） 107-1-2-1（张家口市档案局，永久，第 二册，第1张照片） • 格式二 如：107-1-1（张家口市档案局，永久，第1 张照片） 107-2-1（张家口市档案局，长期/30年， 第1张照片）
5、照片的入册
• 全宗号：档案馆给立档单位编制的代码 • 保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、 C、D”对应代表“永久、长期、短期”（照 片档案规范还未修改，建议采用数字代码） • 册号：在保管期限内照片册的排列从“1”开 始的顺序编号
• 张号：格式一中的张号是指在册内的排列 从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是 指在保管期限内照片的排列从“1”开始的顺 序编号
4、照片档案的编号
A 照片的编号
• 照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列 顺序的一组字符代码 • 格式一：全宗号-保管期限代码-册号-张号 • 格式二：全宗号—保管期限代码—张号
B 底片的编号 • 1)、与照片分别编号法（必须相互填写互见号） • 2)、与照片合一编号法 • 底片编号格式：全宗号—保管期限代码—张号
照片号：107-1-1-1 底片号：107-1-1 参见号：文书档案107-2007-Y-12 科技档案G-J-21
摄影者：一般写个人必要时可加 单位。
摄影时间：用八位阿拉伯数字年 月日，即19991025。
文字说明：综合运用事由、时间、 地点、人物、背景等要素， 概括揭示照片影像所反映的 全部信息；或仅对题名未及 内容作出补充。
10、照片册的背脊
上部贴四线 格标签。 • 标签 格 式及 填写 方 法 。 案卷 背 脊粘 贴标签。 全宗号 全宗号 107
保管期限
册号
起止张号
保管期限 永久
册号 1
起止张号 1-30
Add your title • 11、卷内目录的
填写。
• 照片号、照片题 名、拍摄时间、 页号、底片号 （可填光盘号）、 备注。
9、编组联符号
组联符号：同组中的每一张照片均应在单张照片的左或右 上角标出组联符号 • 组联符号按组依次采用“①”、“②”… 例：1--①、2--①、3--①（即前三张是第一组）、4、 5 （第4、5张为单张）、 6--②、7--②、8--②（第6、7、8张 照片为第二组） 组联符号不宜越册 • 组合照片说明 1）一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟 写组合照片说明，其单张照片说明可以从简。 2）组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息 内容及其他需要说明的事项。 3）应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量 4）组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放 在本册所有照片之前。
6、照片底片档案的装具式样
• 照片档案的案卷格式 • 1、封面，芯页，内封面。 • 2、内封面的填写。
• 档号、案卷题名、编制单位、编制时间、 保管期限。
7、单张照片说明的填写
• • • • • • • • • • 说明格式 题名： 照片号： 底片号： 参见号： 时 间： 摄影者： 文字说明： 说明的内容 题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容， 人物、地点、事由等要素尽可能齐全。
• • • • • • • • •
△每个文件夹赋予一个文件名 △文件夹名必须具有惟一性 △以年度或项目代号作为文件夹名 文件夹命名： 例一 2006年照片 例二 HC.621 HC 海沧大桥项目档案，621 工程科研实验类 • 文件夹内的每张照片要有简单的文字说明 在文件夹内添加“文本文档”，在“文本文档”内填 • 写照片档案总说明。 利用MicrosoftofficePowerPoint软件(幻灯片)将数码相机 拍摄的影像分类后创建和编辑成幻灯片，添加上相关 事由、时间、地点、人物、等文字说明。 然后再刻录成光盘。此方法包含照片、文字说明，与 实体照片档案整理的排序一致。编辑的幻灯片能利用 计算机实现快速检索（只要在编辑工具栏—“查找内容” 项输入关键词就能找到所需的照片档案）
• 2、归档时间 a 随时归档（重大活动） b 定期归档（平时活动） c 阶段性工作结束归档
3 、归档要求：属于收集与归档范围的照片 应按照规定定期向档案机构或档案人员移 交，集中管理，任何单位或个人不得据为 己有。 a 底片、照片、说明三者齐全 b 底片与照片影像相符 c 注意画面形象 d 有选择性的归档 e 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无 照片的底片应制作照片。 注意：主要照片应具备主题鲜明、影像 清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
照片档案管理规范
一、概念介绍
• 1、照片档案 • 国家机构、社会组织或个人在社会活动中 直接形成的以静止摄影影像为主要反映方 式的有保存价值的历史记录。照片档案一 般包括底片、照片和说明三部分。 • 2、芯页 • 用以固定照片或底片，并标注说明的中性 偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组 成单元。
3、数码照片的编号
• 数码照片档案编号： 文件夹内每一张数码照片按其排列顺序编号。 照片号格式为： 全宗号—年度—保管期限代码--张号 例：107-2007-Y-0008（张家口市档案局2007年永久第8张 照片）
• 数码照片做在照片档案中时，在底片号一栏填写： 光盘号+目录顺序号+照片号。 • 比如 ：GP.1.2-3 • 其中 GP 指数码照片刻录成的光盘， 1 指某一年度， 2指该年度中的第二次活动，比如职代会。--3是指 照片号，该活动中的第三张照片。
• • • • • •
• • •
形成时间：光盘内数码照片档案的起始年月和终止年月， 用6位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表 示月，起始年月和终止年月中间用“—”分隔， 如：200701—200712 张数：盘内数码照片的总数 制作单位：光盘制作单位的全称或通用简称 光盘封面 制作日期：数码照片档案刻录到光盘上的日期。包括年 月日，用阿拉伯数字八位数标识。如：20080709 保管期限：光盘内存储的数码照片档案的保存时间。 审核人：负责检查光盘存储质量的人员姓名 光盘种类：光盘的类型 如：CD-R、DVD-R等
六、底片的整理
详见《照片档案管理规 范》GB/T11821-2002 1、底片可不分类。 2、底片的组卷。 3、底片按时间先后排列 编号 。 4、底片芯页。 5、底片编号见第五部分
七、数码照片的管理
1、确保数码照片的真实性、完整性、有效性 • 档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、 归档工作中坚持前端控制并参与指导，保证这一新型载 体档案的完整与安全。 数码照片形成部门要指定专人负责数码照片档案的管理。 在每次拍摄工作完成后，三日内将数码相机存储卡上的 数据转存到本部门指定的专用计算机内。 通过筛选，对确定属于归档范围的数码照片，进行分类、 整理、编号，并保存在特定文件夹或数据库中。 注意采集并保存在拍摄时由数码相机自动生成的EIXF文 件（照片元数据）。对数字照片进行复制、迁移时，不 应将EIXF文件与数字照片相分离。