[管理系统,档案,教学]关于建立教学信息档案管理系统的思考

关于建立教学信息档案管理系统的思考
【摘要】当今时代是飞速发展的信息时代，各行各业中都离不开信息处理，使用计算机进行信息控制，不仅提高了工作效率，而且大大的提高了其安全性。

教学成果管理系统的建立，一方面实现了教学工作全方位的网络化管理，形成一个及时更新的教学成果数据中心和教学成果管理沟通平台，全面、实时、准确地提供学校的各类有关教学成果信息。

针对需要研究的问题，找到了需要解决的办法，从而通过建立教学信息档案管理系统，提高教学研究管理水平。

【关键词】建立；教学信息；档案管理；系统；思考
一、项目研究背景
（一）项目意义
当今时代是飞速发展的信息时代，各行各业中都离不开信息处理，使用计算机进行信息控制，不仅提高了工作效率，而且大大的提高了其安全性。

尤其对于复杂的信息管理，计算机能够充分发挥它的优越性。

在高校中，计算机管理系统应用于各个领域，包括科研、教务、财务、人事、图书馆等，大大提高了高校的管理效率，方便了广大教师、学生和管理人员。

教学成果管理系统的建立，一方面实现了教学工作全方位的网络化管理，形成一个及时更新的教学成果数据中心和教学成果管理沟通平台，全面、实时、准确地提供学校的各类有关教学成果信息，以辅助学校领导进行教学工作的决策，为其提供决策参考；另一方面，也能为我校教师教学研究活动提供个人教学研究活动的网络管理空间，实现个人教学成果登记、查询网络化，免除了填写各种统计报表的麻烦，节省工作时间，提高工作效率。

（二）现状分析
近年来，学校的规模越来越大，老师人数、学生人数，随着各级政府对教育投入的逐年增加，高等学校的教学工程与教改教研工作得到了飞速的发展，并有继续增长趋势。

面对如此多种类和级别的项目，如果管理完全由人工来完成，对于项目的建设、实施、管理、推广、应用、监督存在诸多的不便。

尤其是对即将进行的本科教学评估工作，教务处及项目所属部门经常需要对历年各类教学项目分门别类查询，用现行的相互孤立、相对分散的文件夹管理方式对这类繁杂、大量的数据信息进行查询与管理，显得十分费时费力，已不能适应现代信息化管理需求。

但是，目前我校在成果管理方面只有科研成果管理系统在应用，教学类项目和成果中，只有教改论文成果在科研成果管理系统中得以体现，其它教学质量工程项目和教改教研项目的管理仍然是采用相互孤立、相对分散的文件夹管理方式来实现。

为此，我们提出采用先进的信息化技术手段和工具，开发一套用于教学成果登记管理的计算机信息管理系统，方便地实现教学成果的管理和服务，从而达到提高教学管理水平的目的。

二、改革内容及拟解决的关键问题
（一）具体改革内容
项目主要研究内容是设计并实现一个基于技术、B/S架构的教学成果登记管理系统。

具体包括以下几方面内容：
1.实现一个功能基本齐全的教学成果登记管理系统。

通过分析研究当前教学研究管理部门的实际运作情况，设计和实现包括个人信息管理（各类教研信息的登记，包括各类教学工程项目、教改教研项目、课程建设项目、教材项目等成果的鉴定、获奖信息的登记）、系统管理、查询管理、数据交换、审核、报表打印等基本功能。

2.实现教学成果登记管理系统良好的管理界面、查询界面。

3.实现基本的业务流程管理机制，建立个人登记、院系、教务处逐级审核的管理机制。

4.实现数据交换功能，能够从学校人事管理数据库中获取教师个人共享信息。

（二）拟解决的问题
在系统的实现过程中，拟解决的关键问题主要包括：
1.数据库的实现技术。

2.网络访问技术。

3.保密机制和各级使用权限的实现。

4.与教务、科研、人事等系统数据交换的实现。

三、项目实施方案及可行性分析
（一）实施方案
1.系统的功能划分与设计
简单描述如下图所示：
2.进行数据库设计
根据需求，拟设计人员信息表、质量工程表、学科竞赛表、教材著作表、获奖成果表、系统信息表等数据库表。

3.教学成果登记管理系统实现
主要完成以下工作：
a）数据录入校验；
b）多用户实现；
c）多级权限安全实现；
d）查询统计的实现等。

（二）项目可行性分析
1.教学成果登记管理系统的实现可参考各类科研成果登记系统基本框架与内容，功能模块划分、分级管理结构等软件实现技术成熟度较高。

2.由教务处和计算机学院研究人员联合进行系统开发，教务处各相关部门可以提供多年来进行教研管理的经验、数据和设计要求，计算机学院研究人员有开发多种管理系统的丰富经验，联合开发出适应我校教研工作需要的管理系统可靠性很高。

3.项目预期的成果和效果（包括成果形式、实施范围、受益面等）
成果形式：教学成果登记管理系统软件，总结报告。

实施范围：全校范围。

受益面：全校教师和各级教学管理人员。

实施效果：完成对我校各类教研项目的信息实行科学化、信息化管理，采用三级
管理模式进行，教务处、学院、项目负责人，一级权限在教务处，主要是对各项目情况进行审核并监督项目建设，二级权限为各学院掌握，各学院可以通过系统来对各学院项目实施管理，督促项目的建设。

三级由各项目组负责人对本项目自行登记。

四、通过建立教学信息档案管理系统，提高教学研究管理水平
教学研究管理网络化具有远程、规范、动态、集约的特点，这些特点也是网络化的优点，充分利用这些特点对实现教学研究管理现代化，提高教学研究管理水平具有重要意义。

（一）利用远程性，加强信息交流
超越时空界限是现代计算机网络的一大重要特点，信息在网络上传递几乎是瞬时的，距离不再是信息交流的障碍，在教学研究管理中可以充分利用这一特点，加强管理部门之间、管理部门与教学研究人员之间的信息交流。

由于电子信息具有查询、统计等功能，对信息的利用水平也得到很大提高。

各基层单位可以通过各自的网络入口将教学研究管理资料上报教学研究管理部门，教学研究管理部门进行远程审核，大大提高了工作效率。

（二）利用规范性，营造规范环境
信息技术本身要求数据的规范化，不规范的数据难以实现计算机作业，通过人机界面的技术处理，可以有效地规范数据，使通过网络提交的教学研究管理信息符合设计要求，这一特点保证了数据质量，提高了信息加工处理和分析的效率。

同时这种规范性为教学研究管理营造了一个规范化的环境，在这一框架内教学研究管理部门设计网络化方案本身就是对教学研究管理涉及到的方方面面进行规划整合的过程，而基层管理人员也必须按一定的规范对信息进行加工处理，使整体教学研究管理工作步人一个规范化轨道。

（三）利用动态性缩短决策周期
教学研究管理利用计算机网络技术实现了动态、适时的管理方式，使管理的周期可以不按常规的年度为单位，能够即时获取和提供所需信息，随时掌握最新数据，及时了解教学研究动态，提高了对决策、评估的信息支持能力，缩短了决策周期。

如对教学研究成果的管理，以往一般都是每年统计一次，而且是统计上一年的成果，这种滞后性导致成果管理与其他教学研究管理要素不同步，影响教学研究管理的决策。

实现网络化管理后，教学研究人员取得成果后马上在网上录人数据库，管理部门不仅可以及时掌握，还可以针对成果进行各种组合查询，一举扭转了成果管理的被动局面。

（四）利用集约性，提高管理层次
网络环境下教学研究管理工作的远程化、规范化、动态化等基本特征极大地提高了管理水平和能力，其优势是传统方式所无法比拟的。

管理效益的大幅度提高，在人力、物力和时间上产生了极大的节约，使管理不在忙于简单的上传下达，而是将更多的力量转向以提高学校的教学研究水平和学术地位为目的的导向性工作，向管理要效益，这就是集约性带来的管理层次的提高。

以前教学研究管理部门每年花很大力气整理基础数据，编印大量的报表、手册，散发给各部门和教学研究人员。

实行管理网络化以后，这些工作都交由计算机去完成，建立教学研究管理信息数据库，不同用户可以各取所需，管理人员把主要精力花在对管理信息进行统计分析，然后针对问题出台相应的政策引导教学研究工作上。

（五）本项目的特色与创新之处
1.针对我校在科研、教务、财务、图书馆、人事等方面已经广泛采用信息管理系统的现状，设计与开发教学成果登记管理系统，填补在教研领域信息管理系统的应用空白，推动我校数字化校园的建设进一步前进。

2.针对当前我校教学质量工程项目的大力推进，开展和实现了对包括专业综合改革试点、特色专业、工程教育人才培养模式改革试点、教学团队、教学示范中心、学科竞赛、教材建设项目、教学改革研究项目、优秀课程、精品课程、精品资源共享课、优质通识选修课、双语教学示范课、学科竞赛等各种类，国家级、省级、行业、校级等各个级别项目的信息化管理，从而为我校的教学成果管理迈上新台阶，实现教学成果管理的科学化、信息化、网络化奠定基础。

参考文献：。