关于商务邮件礼仪的几点注意
职场收发电子邮件礼仪要求
职场收发电子邮件礼仪要求电子邮件已经普遍应用于当代社会，大大小小的事情都需要用上邮件，尤其是在职场，工作中发收邮件是最平常不过的事情了。
发收邮件也是很有讲究的哦，那么职场邮件礼仪有哪些呢?下面是店铺为大家整理的职场邮件礼仪，希望能够帮到大家哦!职场邮件礼仪发送邮件时要注意的礼仪1、及时回复email收到他人重要邮件后，即可回复;理想回复时间2小时内。
当然不是每封邮件都需立即处理，对于一些优先级低的邮件可集中处理。
复杂邮件不能及时确切回复时，不要让对方苦苦等待，及时做出相应，哪怕只是确认一下邮件已收到并正在处理请等候。
2、针对性回复当回复问题列表邮件时，应把问题单抄上，并逐一附上答案。
进行必要阐述，让对方一次理解;避免反复交流，浪费资源。
3、回复认真对待对方发来一大段邮件时，回复字数不能过少，“是的”、”对的“、“好的”、“收到”、“谢谢”等字眼，非常不礼貌。
4、不要同一问题盖高楼如果RE太多，说明交流不畅，没说清楚。
此时应电话沟通后在做判断。
5、较复杂问题，多个收件人频繁回复发表看法后，应立即对讨论结果小结，删减瘦身，突出有用信息。
6、区分Reply和Reply All如果只需一人知道，Reply;如果发信人提出的要求需要有结论，Reply All。
如果你对发件人提出的问题不清楚或有不同意见，不要当着所有人的面不停的RE，应于发件人单独沟通，有结果后再告诉大家。
不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
7、主动控制邮件往来。
8、避免将细节性讨论意见发给top Manager，特别是可以预见的top Manager不能深入了解的业务细节。
邮件主要功能1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。
2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。
3、充当意见不和、起争端时的证明。
Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。
商务邮件与书信沟通中的礼仪技巧与注意事项
邮件主题的Leabharlann 确性• 邮件主题应简明扼要地概括邮件的主要内容，方便收件人 快速了解邮件主题。避免使用模糊或过于冗长的标题。
邮件正文内容的规范性
• 正文内容应清晰、简洁、有条理，避免使用过于口语化或随意 的语言。同时，应避免在邮件中涉及敏感话题或个人隐私。
附件的处理
• 如果需要附上文件或资料，应在邮件 正文中提及附件的内容和用途。同时 ，应确保附件内容完整、准确、无病 毒。
及时回复也是对对方 尊重的表现，能够增 加对方的好感度，促 进合作。
及时回复可以避免对 方等待，提高沟通效 率，有利于商务关系 的维护。
回复内容的礼貌性
在回复邮件或书信时，应使用 礼貌的语言和措辞，以示尊重 。
表达感谢和歉意时，要真诚、 得体，避免过于客套或生硬。
在回复中要尽量避免使用负面 或攻击性的语言，以免引起不 必要的冲突。
避免使用过于简略的回复
过于简略的回复可能会让对方感 到不尊重和不被重视。
在回复时，应尽可能详细地回答 对方的问题或提出的要求，避免 使用“是的”、“好的”等简短
答复。
如果需要使用简短答复，可以在 后续补充详细的解释或说明，以 确保对方能够充分理解自己的意
思。
01
商务邮件与书信的 沟通策略
商务邮件与书信的沟通策略
称呼与敬语的使用
称呼
在邮件开头，应使用适当的称呼，如“尊敬的[收件人姓名]先生/女士”。如果 收件人是公司或机构，可以使用“尊敬的[公司/机构名称]”或“尊敬的[部门 名称]团队”。
敬语
在邮件结尾，应使用适当的敬语，如“顺祝商祺”、“敬祝工作顺利”等。
结尾敬语的正确使用
• 在邮件结尾，应使用正确的敬语，如“此致”、 “敬礼”等。同时，在敬语下方，应署上自己的 姓名和职位。
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式英文商务邮件格式和礼仪收件人1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。
其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。
2.不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。
只给需要的人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。
3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。
4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。
邮件标题1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。
相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。
所以要养成良好的习惯，先把标题写好。
2.标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。
3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。
如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。
4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。
比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：RE:Art work of minions item附件1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。
相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。
2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。
3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。
数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。
4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。
5.如果附件过大，最好拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。
单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。
比如，附件压缩包里是Art work的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：邮件内容1.首先是称呼：第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式
英文商务邮件格式和礼仪收件人1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。
其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。
2.不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。
只给需要的人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。
3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。
4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。
邮件标题1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。
相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。
所以要养成良好的习惯，先把标题写好。
2.标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。
3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。
如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。
4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。
比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：RE:Art work of minions item附件1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。
相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。
2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。
3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。
数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。
4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。
5.如果附件过大，最好拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。
单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。
比如，附件压缩包里是Art work的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：邮件内容1.首先是称呼：第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。
邮件礼仪的注意事项有哪些
邮件礼仪的注意事项有哪些邮件至今还是一种很流行的通信方式，下面就让小编给大家介绍邮件礼仪的注意事项吧!邮件礼仪的注意事项：标题标题要提纲挈领，添加邮件标题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1.一定不要空白标题，这是最失礼的。
2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。
3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4.标题要能真反映*的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。
也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。
6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
邮件礼仪的注意事项：邮件中称呼与问候1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2.Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
商务邮件礼仪高效沟通技巧
商务邮件礼仪高效沟通技巧商务邮件作为一种常见的商务沟通方式，是现代商业活动中不可或缺的一环。
因此，掌握商务邮件的礼仪和高效沟通技巧对于提高工作效率、树立职业形象至关重要。
本文将介绍商务邮件的常见礼仪规范和高效沟通技巧，帮助您提升邮件沟通的质量和效果。
一、商务邮件礼仪规范1. 明确主题在撰写商务邮件时，应该在邮件主题中简明扼要地概括邮件内容，准确表达自己的意图。
主题应该具体明确，以便对方一目了然。
2. 礼貌用语在商务邮件中，使用礼貌用语是非常重要的，可以有效地展示您的职业素养和尊重他人。
比如，使用"尊敬的"或"亲爱的"等称谓，结尾可以使用"谢谢"或"祝好"等礼貌措辞。
3. 简洁明了商务邮件应遵循简洁明了的原则，措辞要简洁、明了，避免冗长复杂的语句。
同时，尽量避免使用罗列的长句和长段落，以免给读者带来繁琐的阅读体验。
4. 格式规范商务邮件的格式应该规范整齐，包括明确的段落分隔、恰当的字体和字号选择等。
可以通过合理的段落间距、行距和标点符号的使用来增加邮件的可读性。
5. 避免错别字和语法错误在商务邮件中要尽量避免错别字和语法错误，因为这会给人留下不专业的印象。
在撰写邮件前，务必仔细检查拼写和语法，或者使用语法检查工具进行校对。
二、商务邮件高效沟通技巧1. 用清晰的语言表达商务邮件的主要目的是交流和沟通，因此在撰写邮件时要使用清晰明了的语言表达。
尽量避免使用模糊或含糊不清的词汇，确保对方能准确理解您的意图。
2. 简洁明了的段落将邮件内容分成多个简洁明了的段落，每个段落只包含一个主题。
这样的分段方式可以帮助读者更好地理解和消化每个主题，有助于提高邮件的可读性。
3. 使用有序的列表在商务邮件中，当涉及到列举事项或需要对事项进行分类时，最好使用有序的列表。
有序的列表可以清晰地展示每个事项的顺序和重要性，帮助读者更好地理解和处理。
4. 及时回复和跟进商务邮件通常是日常工作沟通的一部分，因此及时回复邮件并跟进相应事项是非常重要的。
老外邮件礼仪
老外邮件礼仪
邮件是一种重要的商务交流方式，而正确的邮件礼仪对于商务合作非常重要。
对于老外邮件礼仪，我们可以从以下几个方面来进行探讨：
一、邮件开头
邮件的开头非常重要，首先要加上称呼，如Dear（亲爱的）、Hello （你好）等。
针对不同的对象可以使用不同的称呼，如对于老板可以使用Dear+名字的方式，对于合作伙伴可以使用Hello+名字或者姓氏的方式。
二、用词要恰当
在写邮件的内容时一定要尽量恰当，避免出现过于随意或者口语化的用词。
邮件语气应该保持正式的商务风范，并且使用正确的语法和拼写。
此外，在写邮件时要注意礼貌用语，如谢谢（Thank you）、敬祝安好（Best regards）等。
三、邮件主题
邮件主题应该简洁明了，能够清晰地描述邮件的内容。
避免使用过于
笼统的主题，如“Problem”（问题）、“Request”（请求）等，而应该使用更加明确的主题，如“Urgent request：Sample delivery delay”（紧急请求：样品延迟送达）等。
四、邮件附件
如果需要发送附件，应事先告知对方，并在邮件正文中注明附件的名称。
在附件的命名上也要尽量简明易懂，以方便对方查看。
五、邮件结尾
邮件的结尾也非常重要，一定要写上感谢的话语，并注明自己的联系方式，如电话、邮箱等。
如果需要对方采取措施或者回复邮件，也要在邮件结尾中做出明确的请求。
在撰写老外邮件时，以上的礼仪事项都需要注意，因为在跨国邮件的交流中，除了商务合作之外，文化差异也是一道难关，老外对邮件礼仪的要求往往比较高。
因此，了解老外邮件礼仪对于商务合作至关重要。
职场电子邮件礼仪
职场电子邮件礼仪职场电子邮件礼仪2篇职场电子邮件礼仪1一、标题要提纲挈领，切忌用词含糊不清添加邮件主题是电子邮件和信笺的不同之处，在主题栏里用短短的几个字概况出这跟个邮件的内容，便于收件人衡量邮件的轻重缓急，分别处理。
尤其是回复的信件，要注意添加，或者更换邮件的主题，最好写上来自XX公司，年，月，日等方便对方一目了然和便于储存。
二、忌不写称呼许多人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是你应该知道我是谁；有时至多用个你好这些都是不礼貌的做法。
正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）；如果不清楚职位，可用姓氏+先生/小姐。
当然十分熟悉的情况下，可以用双方都习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。
值得注意的是，通常用您好比用你好更有礼貌，除非确定自己是上级或长者。
三、忌乱用称呼比较忌讳的是有些人管所有人都叫经理。
普通员工当然高兴了。
但是会冒犯比经理职位高的人。
通常称呼他人可省去副字，但尽量不要跳级，更不可给人降级，例如对方是副经理，可以称呼姓氏+经理；但不要称呼姓氏+总；而如果对方是副总裁，则不可称呼对方为经理或总经理。
四、忌全文使用英文大写字母这样写邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用标准的文法，这还是种文字沟通方式，遵守尺度的文书规范是一种职业礼貌。
五、理清回复的内容比如有位女士收到过这样一封邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，他其实没有必要知道这些讯息。
留意回答题目的技巧，当回件答复题目的时候，最好只把相关的题目抄到回件，然后附上谜底。
也不要仅仅以“是的”二字回复，那样太生硬了。
而且让读的人摸不着头脑。
六、忌人名不排序收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。
最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。
七、忌不分段有的人整篇邮件从头至尾写成一大片，象小说一样，给人眉目不清晰的感觉，不想看下去，从而自然影响处理的效率。
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关于商务邮件礼仪的几点注意前言/许多人不太在意邮件礼仪的问题，尤其是在校读书的学生。
其实，无论是私人邮件，还是工作邮件（即商务邮件），如果我们能多注意一些细节上的处理，会为收件人带来很大方便，给收件人（我们的沟通对象）留下很好的印象，从而有助于提升沟通质量。
Helping others to enjoy yourself.（赠人玫瑰，手有余香）与人方便，即是给自己方便。
一、关于主题主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1．一定不要空白主题，这是最失礼的。
2．主题要简短，不宜冗长。
3. 注意写上自己的单位姓名，以便对方一目了然又便于留存。
4. 主题要能真正反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。
也不要胡乱用无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。
当然，不是特别重要的，琐碎的事情，也可以用一封邮件，具体情况具体处理。
6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“Z！”表示重要；“J！”表示紧急）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7．最后不要忘记检查主题，千万不可出现错别字和不通顺之处。
8、回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改主题，不要随意“RE：”一大串。
如果主题变化较大，建议另起一封邮件。
这是三封不规范的示例邮件主题：无主题、主题含义不清二、关于称呼与问候通信技术的发展，让纸质的信件逐渐远离了人们的生活，随之远离的还有信件的格式。
1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家；如果是给某个组织、单位发邮件，则称呼相应单位名。
举例如下：如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“X先生”、“X小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用“亲爱的XX”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2．邮件开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。
注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
三、正文1. 邮件正文要简明扼要，行文通顺若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份。
姓名或你代表的企业名是必须通报的，以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。
但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
邮件正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2. 注意邮件的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
“邮件门”就是深刻的教训！当然，目前我们基本不会涉及办公室政治之类，但希望各位从今天起养成好的习惯。
3.段落分明，清晰明确如果事情复杂，更要特别注意段落划分，进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗长，没有分段的大段文字会让人很头疼。
4. 一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图表加以阐述，收件人会更容易理解，对你的印象也会大大提升。
8. 不要动不动使用表情符号，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email 不是情书，所以笑脸之类的符号最好慎用。
只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，但是绝大多数商务邮件是不需要的。
9. 选择便于阅度的字号和字体中文用宋体，英文就用Verdana 或Arial 字型，字号用小四。
这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
一般163或QQ邮箱字号的选择采用“小、中、大、较大、特大”来划分，我的习惯是使用“小”或“中”，但是不同公司提供的系统是不同的，大家据情况自行调节。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。
也不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。
一般来说，企业多会有自己的邮件系统，没有的多使用Gmail邮箱，但问题是Google退出中国后，Gmail经常出问题。
也许，Gmail已经过时了。
对各位经理而言，大家根据自己的喜好、习惯来选择邮箱即可。
四、附件商务邮件中带有附件是非常常见的事情，所以附件处理上也要注意。
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件名字要注意，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。
参考“文档规范指导意见”。
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6. 附件不宜过大，许多企业邮箱对附件大小有一定限制。
以前的礼仪规范是2M以下最佳，商务邮件基本都能满足这个条件。
五、结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
现在邮箱都可以提供设置多个自动签名档的服务，大家可以自行设置。
1. 签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。
你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。
但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2. 对不同的收件人采用不同的签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。
过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
你可以在邮箱中设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字的选择要注意与正文文字协调，字号一般应选择比正文字体小一些。
目前邮箱都有许多类型的签名档服务，包括名片型的等。
这个是我163邮箱中的签名档，采用“类名片”的形式。
六、回复1. 及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”云云，不要让对方苦苦等待。
记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
对于问题的答复，最好进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你却只回复“好”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这样显得很不礼貌。
至少也要凑够10个字，显示出你的尊重。
如果确实没什么好回复的，非沟通类的邮件，则不必回复。
4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。
此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
当然，这只是针对两人沟通的邮件类型来说。
目前QQ邮箱中采用的群邮件“盖楼”的方式是很适合听取集体意见的，但是也要求大家尽量每人只占一个“楼层”，观点尽量一次性说明白。
5．区分单独回复和回复全体针对“群发邮件”的回复，如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通。
七、正确使用发送，抄送，密送很少有人会用到“抄送、密送”的功能，目前的与各位经理的邮件沟通也基本用不到，但是考虑到正式工作后可能会用到这些，一并简化整理在这里了。
“发送”的对象是要受理这封邮件所涉及的主要问题的人，理应对邮件予以回复响应；“抄送”的对象则只是需要知道这回事的人，没有义务对邮件予以响应；“秘送”，顾名思义是秘密传送，这个可能用在非常规场合。