商务邮件礼仪格式
商务邮件书写格式及基本礼仪
制 作 人：lqj 制作日期：2019.3.29
目录
一、商务邮件概述 二、基本礼仪
1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、署名
三、注意事项 四、邮件常用语句 五、布置任务
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商务邮件概述
商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守 一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范 的商务Email，顺利的进行对外联络。 撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。 三种方式各有所长，但在撰写格式方面都分为邮件主 题、收件人地址、寒暄语、邮件内容、结束语、署名。
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目录
一、商务邮件概述 二、基本礼仪
1、邮件主题 2、收件人 3、寒暄语 4、邮件内容 5、结束语 6、署名
三、注意事项 四、邮件常用语句 五、布置任务
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邮件主题
必须写邮件主题
在写商务邮件的时候，如果不写邮件主题，有人会认为这封 邮件不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写商 务邮件的时候最好写邮件主题。
1)在撰写英文信函时，只对一两个词进行大写以示强调，全篇都用大写是不 礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。 2)不要在信件中发泄不满，应面对面的解决。 3)回复信件时,有必要加上部分的原文，以方便对方了解回信内容。 4)若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后。 5)在收件人明白其意时，可使用俚语或缩写。 6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途。
1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。 2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士。 3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、 ×经理。
外贸英语丨英文商务邮件格式和礼仪
外贸英语丨英文商务邮件格式和礼仪在现代商业环境中，电子邮件被广泛应用于商务沟通和交流。
特别是在国际贸易和外贸行业中，英文商务邮件相对普遍。
良好的邮件格式和礼仪可以帮助保持专业形象、促进良好的商业关系。
以下是一些关于英文商务邮件格式和礼仪的指导原则：1. 主题行 (Subject line)主题行应简洁明确地概括邮件主题。
这对于收件人快速理解邮件内容至关重要。
避免使用模糊的主题行，可以明确指出邮件的目的和重要性。
示例：Re: Order Confirmation / Inquiry about Product Pricing2. 称呼 (Salutation)以礼貌的形式对收件人进行称呼，根据对方的职位和姓名选择适当的称呼。
示例：Dear Mr. Smith / Dear Dr. Johnson3. 引言 (Introduction)在邮件的开头，介绍自己或提到最近的接触。
例如，引用之前的邮件或谈论谈论之前的会议等。
示例：I hope this email finds you well. / It was a pleasure meeting you at the trade show last week.4. 正文 (Body)在邮件的正文中，要清晰、简洁地表达主要信息。
使用段落将不同的主题分开，以提高可读性。
句子应该具有一定的礼貌性和正式性。
示例：I am writing to follow up on our previous discussion regarding the order of 100 units of Product A. / I would like to inquire about the pricing and availability of Product B.5. 请求或提供 (Request or Offer)在邮件中表达清晰的请求或提供。
如果需要对方采取行动，提供具体的要求和截止日期。
商务电子邮件撰写礼仪
收件人、抄送人的区别收件人、Biblioteka 送人的区别：在功能上无特别区别
在指向上有所区别：主要是为了区分收件人的 主次用。 收件人：指的是你邮件的主送人，可以是一个 或多个 抄送人：需要告知的人，比如其他相关人员、
有关主送、抄送机关的规范
2．不应当抄送的情况 （1）请示邮件不得抄送其下级部门或个人； （2）接受抄送公文的部门或个人不必再向其他 机关转抄、转送； （3）凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。
电子邮件的其他重要事项
邮件主题
• 如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议 分开不同的电邮传送
• 也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方 会比较好针对单纯的主题加以回信。
语感:
• 1.采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该 来做这件事情。
A.你对这件事情有什么想法? B.有谁可以提供意见给我? 看得出来吗?A比B来得主动而明确。 2.动词比名词更有力量。 • C.让我们做个计划吧! D.让我们计划这件事情。 在D句里，计划两个字被用在动词的表现，会 比C句用在名词有力量。
格式上的要求：
（5）署名：写完信之后，在信的右下角 写上发信人的姓名叫做署名（如邮件已设 置自动签名，可省略）
（6）日期 发信的日期可写在具名的后边， 也可以另起一行（因电子邮件的即时性， 可省略）
商务电子邮件的礼仪规范
一、电子邮件是一种商务文本，应当认真撰写：
1. 主题要明确 收件人见到它便对整个电子邮件一目了然 了
有关主送、抄送机关的规范
确定上行文主送人的规范是： 1．请示：一般只写一个主送人，需要同时送其 他人的，应当用抄送形式。
邮件商务礼仪
邮件商务礼仪在商务往来中，电子邮件是一种非常常见且重要的沟通方式。
它不仅能够迅速传递信息，还能体现一个公司或个人的专业形象。
以下是一些关键的邮件商务礼仪要点：1. 邮件主题：邮件主题应该简洁明了，直接反映邮件内容的核心。
例如，如果邮件是关于会议安排的，主题可以是“关于周三会议的安排”。
2. 称呼：在邮件开头使用恰当的称呼，如“尊敬的张先生”或“亲爱的李小姐”。
如果不知道收件人的性别或姓名，可以使用“尊敬的收件人”。
3. 正文格式：邮件正文应该清晰、有条理。
使用段落分隔，每段只讨论一个主题，避免长段落。
4. 语言风格：使用正式且专业的语言。
避免使用俚语、缩写或非正式表达。
5. 礼貌用语：在邮件中使用礼貌用语，如“请”、“谢谢”和“期待您的回复”。
6. 签名：邮件结尾应包含签名，包括你的全名、职位、公司名称和联系信息。
7. 附件：如果邮件中提到了附件，请确保附件已经附加，并在邮件正文中提及附件内容。
8. 回复：回复邮件时，使用“回复”而不是“回复全部”，除非需要所有收件人参与讨论。
9. 抄送和密送：谨慎使用抄送（CC）和密送（BCC），确保信息只发送给需要知道的人。
10. 检查：在发送邮件之前，检查拼写、语法和格式错误。
确保所有信息都是准确无误的。
11. 紧急性：如果邮件内容紧急，请在邮件主题或正文中明确指出。
12. 保密性：对于敏感或保密信息，确保使用适当的安全措施，如加密邮件。
13. 避免冲突：在邮件中避免使用可能引起冲突的言辞，保持客观和专业。
14. 及时回复：尽可能及时回复邮件，如果无法立即回复，可以发送一个简短的邮件告知对方你将在何时回复。
遵循这些商务礼仪，可以帮助你建立专业的形象，促进有效的沟通，并维护良好的商业关系。
商务邮件书写的格式和礼仪
商务邮件书写的格式和礼仪在职场中，使⽤商务英语写邮件的频率越来越⾼，但是我们或许只是会⽤英语写邮件，⽽不知道商务英语邮件的具体写作格式。
正确的邮件格式是提⾼效率的重要途径，今天⼩编就为⼤家总结了商务邮件的写作格式和礼仪，相信读了这篇⽂章⼤家肯定能有所收获。
⼀、邮件标题1.⼀定不要发空⽩标题，这是⾮常不礼貌的⾏为。
相信⼤家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空⽩标题就发出去了。
所以要养成良好的习惯，先把标题写好。
2.标题应「简明扼要」，能反应⽂章内容或者重要性，不宜冗长。
3.标题⾥应尽量不⽤特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对⽅垃圾邮件箱。
如⾮必要，尽量少⽤"urgent"等字眼。
4.回复对⽅邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要⼀长串"RE"。
⽐如要回复收件⼈关于⼀款⼩黄⼈设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：RE:Art work of minions item⼆、附件1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。
相信不少⼈有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。
2.邮件有附件时，应在正⽂⾥提醒收件⼈查收附件。
3.附件个数不宜过多，⼀般不超过4个。
数量较多的时候可以打包压缩成⼀个⽂件。
4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件⼈打开⽅式，以免影响使⽤。
5.如果附件过⼤，最好拆分为多个邮件发送，或者通过⽹盘分享。
单封邮件附件过⼤可能发送不成功，或者被拦截。
三、邮件内容1.⾸先是称呼：第⼀次联系尽量⽤「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可⽤「Dear Title」，熟悉了之后也可以⽤「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。
如果是对某个群体发的邮件，可以⽤「Dear All」作为邮件称呼。
2.邮件内容都左对齐顶格写，开头不留空格。
3.写正⽂的时候，把最重要的事情放在最前⾯，简单的问候之后「直奔主题」。
商务邮件礼仪的表达方式
目录
• 商务邮件的基本格式 • 商务邮件的语言表达 • 商务邮件的礼仪要点 • 商务邮件的常见场景和应对策略 • 商务邮件的案例分析
01
商务邮件的基本格式
邮件标题
01 简洁明了
标题应简短并直接表达邮件主题，方便收件人快 速了解邮件内容。
02 突出重点
在标题中突出关键词或重要信息，以便收件人优 先关注。
商务邮件的常见场景和应对
04
策略
请求帮助或提供信息
请求帮助
在请求帮助时，应明确表达请求 的内容，并表达感激之情，同时 避免使用过于直接或命令性的语 言。
提供信息
在提供信息时，应确保信息清晰 、准确，并注意使用适当的语气 和语言，避免使用过于专业或晦 涩难懂的术语。
提出建议或要求
建议
在提出建议时，应先肯定对方的努力 ，再提出自己的看法和建议，同时注 意语气和措辞，避免过于强硬或批评 的语气。
开场白
礼貌地称呼收件人，并表 达问候。
结尾
在结尾处礼貌地表达感谢 或请求回复，并署名。
清晰表达
在正文中清晰地阐述邮件 主题和内容，避免使用模 糊或含糊的语言。
签名
01
02
03
个人信息
在签名中包含自己的姓名 、职位、联系方式等信息 ，以便收件人了解您的身 份。
公司信息
如果适用，可以在签名中 包含公司名称、联系方式 等信息。
在邮件结尾注明发送时间和接收时间，以示对对 03 方时间的尊重。
避免过于直白的批评或指责
01 使用委婉的语言表达不满或建议，避免伤害对方 的感情。
02 在指出问题时，提供建设性的解决方案，以促进 问题的解决。
02 避免使用攻击性或贬低对方的言辞，保持友好和 专业的沟通态度。
商务邮件书写格式及基本礼仪
商务邮件书写格式及基本礼仪商务邮件作为各种商业交流中不可或缺的一部分，是现代商业沟通的主要方式之一。
合理规范的商务邮件格式和遵守基本礼仪不仅可以提高邮件的专业度，还有助于改善沟通效果，建立良好的商务关系。
本文将介绍商务邮件的格式和基本礼仪，帮助读者提升邮件书写能力。
一、格式要求1. 邮件主题：简洁明了地概括邮件内容，避免使用太过笼统的标题。
如有必要，可以在主题后添加具体关键词。
2. 称呼与称谓：在收件人称呼中尽量使用正式的称谓，如“尊敬的先生/女士”、“亲爱的某某先生/女士”，避免使用俚语或亲昵称呼。
对于不熟悉的收件人，应使用尊称。
3. 开头礼貌语：在邮件的开头，应根据具体情况使用适当的礼貌语，如“祝您好”，“感谢您的来信”，“您好”，表达对收件人的尊重以及感谢。
4. 内容结构清晰：商务邮件应该采用简洁明了的语言，段落层次分明。
可以使用编号或者分段来突出不同的内容，以便读者阅读。
5. 结尾礼貌语：在邮件的结尾，应表达谢意和祝福，如“谢谢您的耐心阅读”，“祝好”，“期待您的回复”。
6. 发件人信息：在邮件签名中应包括发件人的姓名、公司名称、职位、联系方式等相关信息，以便收件人了解发件人的身份和背景。
二、基本礼仪1. 尊重收件人的时间：商务邮件应该注重简洁明了的表达，尽可能减少重复和冗长的内容，以节省对方的时间。
在回复邮件时，应尽快给予回复，不拖延时间。
2. 注意邮件语气：商务邮件的语气应该正式、礼貌，并且不带有过分的情绪色彩。
避免使用不恰当和具有冒犯性的词语，以免引起误解或冲突。
3. 精心选择抄送对象：在商务邮件中使用抄送功能时，应慎重考虑需要抄送的对象。
确保抄送对象与邮件内容和目的相关，并给予对方相应的解释。
4. 避免大量使用附件：商务邮件中的附件应该精心挑选，确保其与邮件内容有关，并且不过大。
过多或过大的附件可能会影响对方的收件效果和传输速度。
5. 文明用语和正确拼写：商务邮件应使用规范的语言，避免使用缩写、俚语和口语化的表达方式。
商务邮件礼仪
邮件礼仪一.邮件正文内容（一）邮件正文包括称呼，问候语，正文，结束敬语，个人签名。
1.称呼：首行顶格写，要注意自己和收件人的亲密程度和上下级关系。
不能太亲昵，但是要充分表示尊重。
在不知道对方性别时，可以称呼职务。
2.问候语：隔一行顶格写，语气要注意自己和收件人的亲密程度和上下级关系，表示充分尊重。
3.正文：（1）隔行首字空两格。
（2）如果附有文件，简要介绍文件内容。
(3)正文要内容简洁，注意语气，注重上下级关系，表示尊重。
当正文内容较多时，可以分段，标注，列条。
务必保证正文条理清晰，内容有序。
正文内容要全面，不能追补邮件。
重要的信息可以采用加粗，彩色的方式来凸显。
正文中不可使用表情符号，以免给对方留下不好的印象。
4.结尾祝福语：正文隔一行顶格写，语气同问候语。
（通常可用祝好）5.个人签名：顶格。
表明自己所属部门，项目组，电话，QQ|/MSN/微信号。
内容一般不超过四项。
6.全文字体为五号宋体。
二．附件（一）附件应首先做，并且在正文中提醒对方查收。
特殊文件的打开方式应予提示。
（二）附件名：【个人姓名】--附件内容（三）附件数不多于四个。
附件大小不大于2MB。
三．邮件回复（一）紧急邮件：2小时内回复。
一般邮件：24小时内回复。
（二）回答邮件问题：列出原文问题，然后回答。
（三）收到对方邮件及时回复，回复字数大于10个。
四．传送方式（一）抄送，无需回复。
（二）密送时要记得给自己送一份以检验对方是否接收到。
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目录
一、关于标题——电子邮件的灵魂所在
二、关于称呼与问候细节中体现尊重
三、正文——关乎成败的主干部分
四、结尾签名一一彰显你的职业化
五、正确使用发送、抄送、密送
、关于标题一一电子邮件的灵魂所在
主题要提纲挈领，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1.一定不要空白标题，这是最失礼的。
如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，也请追加一封邮件对此
疏忽表示歉意。
2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。
3.附上邮件出处。
对外邮件，最好写上来自**公司的邮件，如：分点渠道陈节雷，以便对方一目了然
又便于留存；对内邮件，要加上部门和姓名，如：运营管理部陈节雷。
4.标题要能真反映文章的内容和重要性，彻忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。
也不要
用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”。
5.一封信尽可能只针对一个主题，|不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。
6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不细RE RE 一大串。
7.主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
示例:
、关于称呼与问候——细节中体现尊重
1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度
1）邮件的开头要称呼收件人。
|这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼如：“各位同事”、“各位领导”……
2）如果对方有职务，应按职务尊称对方■口“ x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“ x先
生”、“ x 小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
3）不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名 貌
2. Email 开头结尾最好要有问候语
1） 最简单的开头写一个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行〔空两格写。
2） 结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。
注意，在非 常正
式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两 格，而
“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
示例：
无任何内容 称呼没有顶格，问候语没有换行空两格
无称呼和开头问候语 无问候语
三、正文——关乎成败的主干部分
1. Email 正文要简明扼要，行文通顺
1） 若对方不认识你，第一件应当说明自己的身份，丨姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对 方
的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能 够顺利地理解邮件来意。
不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。
但也不 可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
2） Email 正文应简明扼要的说清楚事情;［如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单 独写
个文件作为附件进行详细描述
3） 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
最 好不
要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2. 注意Email 的论述语气
1） 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气 进行
论述，以免引起对方不适。
2） 尊重对方，请、谢谢之类的敬语要经常出现。
3） 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
3. Email 正文多用1234之类的列表，以清晰明确
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗 长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者 “更正”之类的邮件，这会让人很反感
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
合理提示重要信息。
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息 进行提示。
合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度
6. 选择合适的语言和字体
落款没有空两格
称呼全名也是不礼
中文用宋体或新宋体，英文用 Verdana 或Arial 字型，字号用五号或 10号字即可。
这是经研究证明最适合在线阅 读的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。
可以配合图表加以阐述 8. 不要动不动使用:）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。
9. 附件
1） 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；
2） 附件文件应按有意义的名字命名，|最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理;
3） 正文中应对附件内容做简要说明，|特别是带有多个附件时；
4） 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5） 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；
6） 如果附件过大（不宜超过2MB ），应分割成几个小文件分别发送。
示例：
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四、结尾签名——彰显你的职业化
1. 结束语必不可少，如果你怕忘记了，不如把这部分内容设计在签名里
2. 签名信息不宜过多
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超 过4行。
3. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。
过于正式的签名档会让 与对方显得疏远。
你可以在 OUTLOOK 中设置多个签名档，灵活调用。
4. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。
字号一般应选择比 正文
字体小一些。
五、正确使用发送，抄送，密送
要区分To 和CC 还有BCC （区分收件人、抄送人、秘送人）
1. To 的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2. 而CC 的人则只是需要知道这回事，CC 的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC 的人有建 议，1.今日工佯 脑带日书 二晌日计ir
=,需求和逮段
当然可以回Email。
3.TO, CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。
比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到
高都可以。
适当的规则有助于提升你的形象！
4.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
5.转发邮件要突出信息
1）在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。
除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
2）如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。
不要将RE 了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
3）不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。
示例：
收件人与正文称呼不对收件人排序不对。