会展项目管理.
第一章 会展项目管理概述
（5）合同管理 合同管理的任务，包括合同谈判、签订、修改合同、处 理合同纠纷、索赔等。 （6）风险管理 风险管理的任务，包括会展项目风险识别、风险估测、 风险评价，并在此基础上优化组合各种风险管理技术、 对风险实施有效的控制和妥善处理风险所致的后果等。
第二节 会展项目管理的过程
一、管理过程
1.项目管理的发展历史
项目管理有悠久的实践历史：古代长城、埃及金字塔、古罗马的供 水渠 项目和项目管理起源于工程和工程管理 传统的项目和项目管理起源于建筑业 现代项目与项目管理开始于大型国防工业 国际项目管理学术组织的出现标志着项目管理走向了科学
国际项目管理协会，成立于1960年 美国项目管理学会，成立于1969年
当代项目与项目管理是扩展了的广义概念，项目管理更加面向市场 和竞争、注重人的因素、注重顾客、注重柔性管理
2.项目管理的发展过程
会展项目管理
会展项目管理第一章，导论1，会展项目是以会展活动为管理对象的新型项目形式，其主要特征这要表现在以下几个方面：⑴顾客导向性⑵项目连带性⑶客户广泛性⑷效益整合性2，展出项目的分类：⑴按展览项目目的，分为展示类展览项目和交易类展览项目。
⑵按展出项目性质，分成贸易类展出项目，消费类展出项目和科技类展出项目。
⑶按展出项目内容，分成综合类展出项目和专业类展出项目。
3，会展项目管理的过程：⑴会展项目启动阶段：确认一个项目或者一个阶段应当开始并付诸行动。
⑵会展项目规划阶段：为实现启动过程提出目标而制定计划。
⑶会展项目继续执行阶段：为计划的实行所须要继续执行各项工作，包含对人员和其他资源展开非政府和协同。
⑷会展项目控制阶段：监控，测量项目的进程，并在必要的时候采取纠正措施，以确保启动阶段时提出的目标得以实现。
⑸会展项目完结阶段：通过对项目或者项目阶段成果的正式宣布拒绝接受，以使从启动阶段已经开始的这一周期有条不紊的完结。
二、会展项目识别与启动1，会展项目立项的内容：（论述题）⑴会展活动的名称（基本部分，限定部分，附属部分）。
⑵会展活动举行地点的挑选。
会展活动在哪个国家或地区的哪个展馆举行，就是在相同地方轮办还是在一个地方举行等问题，须要在会展理想期间由细至细逐步确认。
⑶会展活动的时间安排。
包括展会的具体开展时间，展会的筹展时间，展会对观众开放的日期和展会撤展的日期。
⑷会展活动的举行机构。
指负责管理会展非政府，策划，招展和招商等有关事宜的有关单位。
⑸会展活动的举行频率。
指会展一年举行几次还是几年举行一次，或者就是不定期举行。
⑹会展活动的规模。
指所举行的展览会在形式上的大小程度。
⑺会展定位。
明确会展的目标参展商和参展观众，办展目标，展会主题等。
⑻会展价格和会展初步财政预算。
主要指会展展位的价格，包含室内展场和室外展场的价格。
人员分工，招展，招商和宣传推广。
人员分工计划，招展计划，招商和宣传计划是会展的具体实施计划。
⑼展会进度计划，现场管理计划和相关活动计划。
会展项目管理
会展项目管理第一章会展项目管理概述第一节项目与项目管理1.项目的应用领域十分广泛，当今社会和经济发展的任务与工作越来越具有项目的特征。
2.项目定义应具有两大基本特征：一是主观方面的特征，即项目是作为一定管理主体的被管理对象和管理手段而存在的；二是客观方面的特征，即项目在客观上必须具备单次性任务的属性。
3.项目是一个有计划的活动，是为了完成特定目标，按照规定时间，在预算范围内，有组织地完成的一组任务。
4.项目执行者要按照限定的时间和财务预算来完成任务所规定的目标。
5.项目具有如下几点特征：目的性、阶段性、约束性。
6.项目可以按照规模、复杂程度、行业和管理特点进行分类。
7.项目管理是运用系统的管理理论和方法，利用现有的资源，对项目进行计划、组织、实施、协调、控制等专业化的活动，最终达到项目的预定目标。
8.项目管理目标主要包涵三要素：专业目标（功能、质量、生产能力等）、工期目标和费用（成本、投资）目标。
9.它的管理主体是项目管理者，管理客体是项目周期中的工作任务。
10.项目管理的特征：计划性、系统性、过程控制、资料调配。
11.项目管理学科起源于20世纪50年代。
项目管理分为两个阶段：20世纪80年代之前为传统的项目管理阶段，20世纪80年代之后为现代项目管理阶段。
12.美国项目管理协会制定的项目管理知识体系历史最早，也最成熟，在国际上有较高的知名度。
13.1969年成立的美国项目管理学术组织是项目管理专业最大的全球性专业组织。
14.我国对项目管理的系统研究和行业实践起步较晚，直到1991年才成立全国性的项目管理研究会。
1991年6月，中国项目管理研究委员会正式成立。
第二节会展项目管理1.会展的含义：狭义的会展仅指展览会和会议；广义的会展是会议、展览会、节事活动和奖励旅游的统称。
2.会议项目的分类：按会议的组织形式，可分为年会、代表会议、论坛、专题学术讨论会、讨论会、座谈会。
按会议的内容，可分为商务型会议、度假型会议、展销会议、文化交流会议、专业学术会议、政治性会议、培训会议。
第五章会展项目管理
进行总体设计 总体设计主要指策划人员对某个展览 会的总体设想，具体包括明确展览会的结 构 、发展定位和预期规模，设计适当的组 织机构，策划展览会中论坛的主题和框架 等内容。对展览项目进行总体设计，能有 效控制展览会的进程，保证展览会的各项 工作能按时、按预定目标完成。
拟定招展计划 招展计划是展览项目规划的重要内容 ，其所涉及的利益主体和事件十分庞杂。 一份完整的招展计划书往往包括展览会说 明及特色介绍、目标市场定位、财务预算 、可供给采用的市场推广方法等。
行业展会分析 包括两层含义，首先是对展会举办地某产 业的发展现状和发展趋势进行分析，目的 是判断新开发的展览会是否有发展潜力， 或者是为现有展览会调整发展策略提供依 据。其中，对产业结构进行深入分析，本 身就有助于展览策划人员把握展览会的总 体框架，如参展商的类型划分、展出布局 、专业观众的来源等； 其次是同类展览会的竞争力分析，包括竞 争对手的潜在参展商、目标专业观众和展 会规模等，以期明确展览会的定位。
第五章 会展项目管理
学习要点： 掌握展会项目的涵义、展会项目管理的内 涵、特点； 了解展会项目的分类、展会的功能； 了解展会项目的利益相关者； 了解展会项目管理的流程、展会项目管理 涉及的知识领域； 了解展会项目时间进度管理的基本内容； 基本步骤、工具和方法； 了解展会项目经理的责权利及展会项目团 队的组建。
国际博览会联盟（UFI）的展会分类： A：综合性展会 A1：技术与消费品展览会 A2：技术展览会 A3：消费品博览会 B：专业性展会 B1：农业、林业、葡萄业及设备 B2：食品、餐馆和旅馆生意、烹调及设备
会展项目管理
57
香港贸发局
香港贸易发展局，成立于1966年，为半官方机构，专责拓展 香港对外贸易。其使命和目标是：为香港公司开拓及扩展市场； 在世界市场上提高香港的整体形象，包括产品和服务；巩固香港 作为亚洲商展之都的领先地位；加强推广香港市场开放及公平贸 易的国际形象。贸发局在世界34个国家和地区设有50个办事处， 其中内地有十个。贸发局通过环球商业网络，积极为香港厂商、 贸易商及服务性企业在国际上开展推广活动。每年的推广活动主 要有：
6、出版19种香港产品及服务行业广告杂志，全球发行量每年达 230万册；
7、经常组织香港及世界各地高层代表团互访，加强香港与各主 要贸易伙伴的经贸联系。多年来贸发局工作开展活跃及有成效，为 拓展香港对外贸易关系发挥了很大的作用。
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二、展中管理
1、开幕式 主题 时间和地点：9点左右，展馆前广场 主要嘉宾 讲话稿和新闻通稿 程序
饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、 主题公园、公共建筑、公司内部会议地点等
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需注意的问题
选择好关键讲演者 计划好会议活动类型 提供相关城市观光或商业参观 合理安排时间
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2、会议预算
（1）预算步骤 确认是盈利还是保证收支平衡 理清费用：固定、变动费用 编制预算
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（2）预算内容 交通费：往返交通、会中交通费 会议室/厅费用：会议场地租金、设施租
常由组办组织内部成员构成。 制定目标 确定人选 运作程序
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（2）会议市场调查
市场环境分析：宏观（经济、技术、政 治法律、社会文化）和微观（机构内部、 目标客户、服务商、社会公众） 目标市场需求分析
13
公司与协会会议的差异
14
会展项目管理
一、单项选择题1、项目管理目标主要包含三要素，即专业目标、工期目标和（）目标，它们共同构成项目管理的目标体系。
A．控制B．人力资源C．沟通D．费用DD项目管理目标主要包涵3要素：专业目标（功能、质量、生产能力等）、工期目标和费用（成本、投资）目标，它们共同构成项目管理的目标体系。
2、按照展览项目的性质，可以分为贸易类展览项目和什么A．消费类展览项目B．工业类展览项目C．农业类展览项目D．以上说法都不对AA按展览项目的性质，可以分为贸易类展览项目和消费类展览项目3、狭义的会展仅指展览会和（）。
A．演出B．会议C．戏剧D．旅游BB狭义的会展仅指展览会和会议4、会展项目组织的矩阵型组织形式又可分为强矩阵型、中矩阵型和（）。
A．小矩阵型B．萌芽矩阵型C．弱矩阵型D．成长矩阵型CC项目的矩阵型组织形式又可分为弱矩阵型、中矩阵型和强矩阵型三种形式。
5、会展项目成本按照成本控制的不同标准划分，可分为目标成本、计划成本、标准成本和（）。
A．变动成本B．固定成本C．定额成本D．以上说法都不对C会展项目成本按照成本控制的不同标准划分，可分为目标成本、计划成本、标准成本和定额成本6、会展项目进度管理，是对会展项目进行（）管理。
A．人员B．时间C．技术D．资金BB会展项目进度管理，是对会展项目进行的时间管理。
7、主动避开损失发生的可能性，这是会展项目的（）。
A．风险识别B．风险评估C．风险回避D．以上说法都不对CC风险回避。
是指主动避开损失发生的可能性。
8、（）是会展项目成本管理的首要和核心工作。
A．会展成本估算B．会展成本控制C．会展成本预算D．以上说法都不对AA会展项目成本估算是会展项目成本管理的首要和核心工作，9、会展项目的风险已经发生但尚未产生后果，这属于会展项目的（）。
A．风险后果阶段B．风险发生阶段C．风险潜在阶段D．以上说法都不对BB风险发生阶段：此时，风险已经发生，但尚未产生后果，如果不及时采取措施加以处理，风险就会给项目带来危害。
第三章会展项目管理
项目工作列表
工作 工作 输入 输出 内容 负责 协作 相关
编码 名称
单位 单位 工作
第三章会展项目管理
第四步：工作责任分配表制定
第二步：项目分解
▪ 目的：明确项目所包含的各项工作 ▪ 内容：项目分解就是先把复杂的项目逐步
分解成一层一层的要素（工作），直到具 体明确为止． ▪ 工具：项目分解的工具是工作分解结构Ｗ ＢＳ原理，它是一个分级的树型结构，是 一个对项目工作由粗到细的分解过程．
第三章会展项目管理
工作分解结构（WBS）
第三章会展项目管理
四、会展项目计划的内容
何事（项目目标）
会展项目总体方案
如何（工作分解结构图） 何人（人员使用计划） 何时（进度表）
项目工作计划 项目人员组织计划 项目进度计划
多少（预算）
项目资源计划
展览观众组织计划
第三章会展项目管理
第四节 会展项目的进度计划
• 会展项目的进度计划：表达项目各项工作的 开展次序、开始和完成时间以及相互衔接关 系的计划。
• 四、项目管理的概念
• 所谓项目管理，最直观的解释就是对项目进 行管理，也就是由一个临时性的专门组织， 综合运用各种知识、技能、工具和方法对项 目进行有效地计划、组织、协调和控制，以 实现项目目标的过程。
第三章会展项目管理
I. 项目及项目管理简介
五.项目管理的目标（项目管理四要素） 项目管理的目标就是要在规定的时间内，在批 准的预算内，完成事先确定的工作范围内的工 作，并且达到预期的质量性能要求。
装修一新的场馆
交付物完成准则 水、电、墙面、地面、室内、室外装修的要求
工作描述
室内改装、地面处理、厕所改造、窗户改造
会展项目整体管理制度
会展项目整体管理制度一、前言会展项目是一种专业的展览活动，它通过展示、交流和合作，为参展方和观众提供了一个交流和洽谈的平台，也为企业提供了广告宣传和品牌推广的机会。
而一个成功的会展项目，需要有良好的管理制度来指导和规范各项工作的开展，以确保项目的顺利进行和取得良好的效果。
本文将对会展项目整体管理制度进行详细的介绍和分析。
二、会展项目的管理流程会展项目的管理流程主要包括项目规划、项目组建、项目实施和项目评估四个阶段。
1. 项目规划阶段项目规划是会展项目管理的第一步，也是最为重要的一步。
在项目规划阶段，需要确定项目的目标和范围，编制项目计划，明确项目的组织结构和任务分工，制定项目预算和时间表，确定项目的资源需求和风险分析。
此外，还需要进行市场调研，确定项目的主题和定位，制定相关政策和标准，拟定推广和宣传计划，制定会展会议手册和展览布置方案等。
2. 项目组建阶段项目组建是会展项目管理的第二步，主要包括团队组建、任务分配、责任分工和沟通协调。
在项目组建阶段，需要确定项目的组织结构和人员构成，组建项目团队，明确各成员的职责和任务，建立团队协作机制，确保各个环节的无缝衔接和高效运转。
3. 项目实施阶段项目实施是会展项目管理的第三步，也是最为重要的一步。
在项目实施阶段，需要确保项目按计划顺利进行，监督和调控项目进度和成本，及时处理项目中的问题和风险，协调各方资源，确保项目质量和效果。
此外，还需要做好与参展商和观众的沟通和交流，及时解决各类问题和纠纷，确保项目的顺利进行。
4. 项目评估阶段项目评估是会展项目管理的最后一步，主要包括项目总结和效果评估。
在项目评估阶段，需要对项目的整体情况进行总结和分析，评估项目的目标达成情况和效果实现情况，总结项目的成功经验和教训教训，为今后的项目提供参考和借鉴。
同时，还需要对项目的各个环节进行评估和改进，不断提高项目管理水平和效果。
三、会展项目整体管理制度为了确保会展项目的顺利进行和取得良好的效果，需要建立健全的管理制度来规范各项工作的开展。
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启动过程 计划过程
执行过程
控制过程
收尾过程
开始
ʱä¼
结束
第二节会展项目经理与项目组织管理
一、会展项目经理 （一）职位（职责） （二）会展项目经理人角色定位
二、会展项目团队
1、组成 2、特点 3、不同阶段
三、项目组织结构
1、职能式 2、项目型组织 3、矩阵式组织
第三章 会展项目管理
第一节 概述
一、项目管理
（一）、项目
1、项目是要在一定时间、在预算规定范围内，
达到预定质量水平的一项一次性任务。
（中国工业科技管理大连培训中心“项目管理”）
2、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务：
具有一定的目标;
具有时间、财务、人力和其他限制条件;
具有专门的组织。（德国国家标准DLN69901）
息只有及时、迅速地提供给它的使用者才能有效地发挥作用。特别 是决策对信息的要求是“事前”的消息和情报，而不是“马后炮”。 所以，只有信息是“事前”的，对决策才是有效的。
预算总结
如编制出的预算收入大于支出，这可以通过， 如收入小于支出，可需要调整，如何调整需要 说明特别说明调整的方法。预算总结中要加上 不可预见费（总支出5-10%），如少了则需增 加注册费。预算编制完成提交给组织委员会审 批，如实国际会议则提交给国际组织批准
预算调整
（一）调整的原因 数据变化，预算则需要调整；根本的原因就是
题、人际关系网络、会后旅游
和报酬
（2）宣传资料的设计与制作 会议基本情况：主题、时间、地点、议程等 会议带给与会者的利益 会议创新 配套服务项目 注册信息：优惠措施、联系方式等
（3）销售渠道
直接销售 会议业和所涉及的行业协会 目的地营销组织 通过代理和中介机构 其他：咨询机构等
（4）促销手段 广告宣传：刊物、电视、户外广告等 直接邮寄 网络促销：电子邮件、会展网站 电话营销：会前两月左右，注重技巧 公共关系
第三节 会议项目管理
会前管理
会中管理
会后管理
一、会前管理
1、会议策划 将成功会议的所有要素组合在一起的过
程。会议相关组织者谋求自我生存的最佳环 境和市场竞争的必要优势而进行的创新或精 密性的决策思维方式。
（1）策划委员会
（2）会议市场调查 （3）策划方案
会议时间
包括召开时间、时间长短 召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动
1、内容 主办者和承办者、会议主题相关性、目
标明确性和整体策划、会议地点、市场宣传、 公共关系、会议预算、发言人、会议交通
1、会议评估的内容
A、会议议程及内容 B、会议各项活动
C、会议附设展览活动
D、会议场所设施、服务与环境
E、会议住宿、餐饮 •F、会议目的地的质量 •G、会议宣传促销与接待工作
（2）会前将代表住店信息提供给宾馆，协助 宾馆安排代表的用房
（3）安排国内外的返程机、车票 （4）安排会议代表就餐 有必要时候，需要设立特殊的贵宾接待组。
三、会后总结与评估
（一）、会议总结 从筹备到开会中的各项工作总结 效益分析和成本核算 本项目市场调查
（二）、会议评估
會議 組委會 批准
注册费的测算
注册费=（会议固定支出+不可预见费）/会议 人数+每位代表的可变支出
FC+VC+C
R= ——————
D
D：会议人数
Fc:会议固定收入
C:不可预见费
Vc：会议可变支出
不可预见费
vc
C=
vc
Fc+vc
不可预见费约为总支出的5-20% 会议经费
13:30~15:15 学术交流 ΧΧ论文 ΧΧ
ΧΧ
15:15~15:30 茶歇
15:30~17:30 学术交流 ΧΧ论文 ΧΧ
ΧΧ
17:30~18:30 晚餐
会议地点
举办城市：距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、安全、 景点等
会议场所：会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境
会及特殊活动、季节性因素
： 议程 一次会议所要讨论的问题及进展程序
ΧΧ会议
日期
时间
内容
议题
发言人
Χ年 Χ月 Χ日
8:30~9:30 9:30~10:45
开幕式
领导致辞 ΧΧ
学术交流 ΧΧ论文 ΧΧ
10:45~11:00
茶歇
主持人
ΧΧ
ΧΧ
11:00~12:00
学术交流 ΧΧ论文 ΧΧ
ΧΧ
12:00~13:30 午餐
标识：标准字和LOGO 举办地点：城市和场馆 举办时间和频率 展会规模和定位： 办展机构：主办、承办、协办、支持、合作单位等
展会名称和标识
选择展馆的因素
保证大规模人流的畅通、方便和安全 展馆形象 展馆性质 配套设施 展馆的规定
举办时间和频率
举办时间包括开展、筹展和撤展及公众开放日期 行业产品生命周期决定办展频率 展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定
（2）展区和展位划分
（3）价格制定 （4）制定招展函 （5）宣传推广
人员推广和宣传
展会宣传类型 （1）显露型宣传推广 适合展会初期；迅速提高知名度；简洁的信息 （2）认知型宣传推广。重点是增加受众对展会的深
入认识、特点和优势 （3）促销型宣传推广：短期、重点在于效应和轰动 （4）竞争型宣传推广：针锋相对 （5）形象型宣传推广：形象认同、沟通、忠诚度、
营销重点
与会者
吸引参会
举办地、会议地点的设施和服务、 学习和体验 会议主题和议程安排、演讲、人 际关系网络、会后旅游
赞助商
获得赞助 形象效应和新闻效应
回报方案
政府、协会 求得支持 会议对举办地的经济、社会效应等 效应
及公众
和赞助
媒体
扩大影响 会议对举办地的效应、媒体的价值 新闻价值
演讲人 嘉宾
吸引参会 举办地、会议地点的服务、会议主 服务、安全
餐费
早餐：自助餐 中餐及晚餐：正餐，按人数，自助餐 酒水及服务费： 会场茶歇：按人数，分西式、中式 联谊酒会/舞会： 演员及节目：
4、預算總結
序號
項目
1
收入合計
減去
預算金額
實際金額
2
固定支出
3
可變支出
4
支出合計
剩餘收入
編制會議預算程序
價格手冊 估計會議人數
歷史數據
計算會議支出 估計會議收入
預算 總結
饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部 会议地点等 会议策划者要求的会议地点的特征 1. 适当的会议空间 : 是否有是够的会议空间以使会议正常举行 2. 充足的客房 : 尽可能地把所有与会者安排住在同一家酒店 3. 足够的展示空间 : 如果会议同时 , 举行大型的展览活动就需要有在酒店内 或附近有足够的展示空间 4. 优越地理位置 : 中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要 5. 服务 : 员工的专业知識对提供优良的服务十分重要
宣傳的技巧
平民法： 訴諸恐懼： 樂隊花車bandwagon ：
紅鯡魚： 代罪羔羊：。 轉移法： 證言法： 貼標籤： 光輝普照： 雙言巧語：
选择合适的网络广告传播方式
网络广告的方式，分坦城布公式、说服感化式、 货比三家式、诱客深入式。 1、坦诚布公式是在将自己的产品性能及特点， 客观公正地讲给顾客。为了达到客观性和科学 性，可以借助科学手段方法，比如物理、化学 方法进行产品性能检测。为了达到客观性与说 服性，可以邀请名人在网上与网民交流，比如 聊天室、在线直播等形式。
会议反馈表
4、会场布置 （1）会议室
上下相对式：主席台和代表席上下面对 全围式：不设专门主席台 半围式：主席台正面和两侧安排代表席 分散式：若干个会议桌组成 并列式：纵向或横向并列
会议室的布置
剧场一层
会议室设备完备的大剧场-二层
杏坛剧场北青盈之宝剧场来自中空形 圆形中空-正方形
信任
人员推广
人员 推广 方式
发函 传真 电话 拜访
广告
（1）广告内容和制作方式 广告的特征与目的：自由开放，受众自主；吸引受众；内容的
客观与特色。 制作方式：前三四个月 （2）媒体选择 媒体都有自己的受众群体 消费类：大众媒体 贸易类：经济媒体 大众传媒选择 专业刊物选择 户外广告选择 其他广告选择：夹页
注册人数的变化和赞助费用的变化；国内外参 会人员之间的比例变化；
预算调整的时机
对参会人员预测是在论文征集结束之后和提前注册结束之后。 1、论文征集结束之后的调整 2、注册截至后的调整 3、突发事件的调整。
3、会议营销
（1）营销对象
会议产品的吸 引力要素
营销对象 营销目的
主要营销内容
第三节 展览项目管理
展前管理 展中管理 展后管理
一、展前管理
1、项目策划 （1）市场调研
产业环境、市场需求、同类展会、相 关法律法规
（2）题材选择（提出展会的基本框架 ）
确定展览行业： 选择展览题材：
新立、分列、拓展、合并
（3）展会立项
名称：基本（性质）、限定（时间、地点、范围）、核 心（行业）
中空——长方形
.中空-椭圆形
董事会长方形会议室
U形于马蹄铁形
叠层U形
E教室形
教室型
讨论会（宴会）形
常见座椅安排
U字形 课堂型 剧院型（礼堂型） 会议型
（2）主席台和讲台 讲台位于主席台的中心或右边