1采购信息管理作业指引
采购标准流程示意图
订单采购作业 合同采购作业
是
超过额度 ?
否
否
合同采购 ?
是
依申请采购物项 品名、规格找供货商询价
否 订单采购作业
否 超过报价 有效期限 ?
是
首次采购 ? 是
寻找三家以上供 应商询、比、议价
填询比议 价审批表
报价资料 2 询比议价 1
审批表
依审核权限送呈签 核并选定订购厂商
采购单 2 询比议价 1
审批表
办理质量检验
到货验收作业流程
到货验收作业流程
超交数办理退货
使用部门
到货验收 作业流程
填验退通知单
3 2 验退通知单 1
质量验收不符流程
营销部门
仓储部门
流程图 P10
采购部门
申购部门主管签核
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
验退通知单 3 存档备查
验退通知单 2
送营销部门据 以调整营销方 案
验收单 4
验退通知单 1
办理退货 存档备查
验收单 4
数量核对
取自档案
采购订单号 异动事项
通知单
否 相符?
是 验收单 1
34 2
数量验收 不符流程
是 抽验样品?
否 仓库主管签核
原材料 及其他 商品
验收单 2
按照进货日期编 号登记台账
存放适当库位
送财务部门归档
检验后签注检验状况并 填入验收单
是 合格?
否 填验退通知单
下接品质验 收不符作业
送货单
到货 追踪流程
采购订单 4
根据变更项目填 异动事项通知单
价格变更?
是
否
异动事项 通知单
依审批权限送呈签核
采购工作指引
1. 目的:
为确保采购的产品能符合品质规格的要求,并运用企业外的技术能力、设备等资源,以建立更有效的质量体系,提升产能,提高企业对外的竞争能力,并对供货商评估,以满足产品质量需求。
2. 适用范围:
适用公司采购进行所有物料采购及外发加工作业。
3．工作内容:
3.1销售部跟单依据客户订单要求的内容，对本厂没有库存的物料进行采购，
3.2采购部采购进行询价、比价、议价,寻求供货商,其评估及控制按《采购供货商控制程序》执行。
3.3对合格供货商采购依《客户订单》的内容与供货商进行订购物料。
3.3.1若为急用产品,采购可以与供货商确认先行备货,但事后必补办确认。
3.4制定《采购单》,并交总经理核准后再传真到厂商。
3.5采购单的回签:《采购单》传真到供货商后,其应在24小时内回签确认。
3.6进度追踪。
3.7合格品入库,不合格品依《不合格品管制程序》办理。
3.7.1不合格品由仓库填写《退货单》(退回供货商)。
3.8品质评估:
3.8.1品管依供货商交货的品质建立供应商交货品质统计表，并交采购部采购作为评估考核
供应商的依据。
3.9其它用品的采购:
3.9.1采购部采购在接到总经理核准的《请购单》后需根据实际情况联系相应厂商,与厂商
就性能要求及价格等进行协商。
3.9.2在与供货商协商达成一致后,下《订购单》给供货商后,按3.1至3.7作业
4．参考文件
《采购供应商控制程序》
《不合格品控制程序》
5．相关记录
〈采购单〉
制定：审核：核准：。
招标采购计划作业指引
招标采购计划作业指引1.目的1.1规范公司项目工程及材料设备招标采购计划管理，确保项目招标采购计划的科学性与合理性。
2.适用范围2.1适用于某某集团有限公司及各分、子公司所开发、委托、合作或委托经营管理项目工程及材料设备招标采购计划管理。
3.术语和定义3.1招标计划：是指招标采购项目实施前制订的各个招标环节的时间安排，根据控制角度及力度的不同分为：建设项目总体招标计划、年度招标计划、季度招标计划、单项招标计划。
4.指引说明4.1招标采购计划内容及过程1)建设项目总体招标计划、年度招标计划、季度招标计划、单项招标计划反映的内容包括但不限于：招标项目名称、施工起始/进场时间、预计招标启动时间、图纸/规范提供时间、定标时间、招标时限要求（图纸、规范确定至定标）、招标类别等。
2)招标计划应反映该项招标项目的关键时间节点，包括但不限于用于招标的图纸提供时间、经确认的技术规范文件提供时间、投标候选人审批时间、招标方案会签完成时间、招标文件及工程量清单审批时间、发标、回标、开标、评标、清标、商务谈判及定标时间等。
•项目总体招标计划：成本合约部须在合约规划及项目开发计划制定后一个月内，向成本招标中心提供针对项目合约规划的总体招标计划；•年度招标计划：成本合约部须于每年的12月15日～12月31日向成本招标中心提供下一年的年度招标计划；•季度招标计划：成本合约部须于每季度最后一个月的15日～30日编制下一季度的招标计划；•单项招标计划：成本合约部依据年度开发计划、年度招标计划、季度招标计划编制非战略采购范围内的单项招标计划。
4.2招标采购计划签署/审批1)项目总体招标计划、年度招标计划经成本合约部、工程运营部、设计管理部及项目公司总经理审核，报总部成本招标中心审批；2)季度招标计划经成本合约部、工程运营部、设计管理部及项目公司总经理审核，报总部成本招标中心审批；3)单项招标计划经成本合约部、工程运营部、设计管理部及项目公司总经理审核，报总部成本招标中心审批。
招标管理作业指引
招标管理作业指引招标管理作业指引1⽬的规范⼯程招标管理，以合理低价选择合适的供⽅，维护招标单位的权益。
2适⽤范围本办法适⽤于所有⼯程施⼯、材料设备（包含甲指⼄供）、⼯程监理等业务。
3术语和定义⽆。
4职责a)合约部i.负责本管理办法的制订、修订、解释、监督和检查。
ii.招标⼯作的决策机构，对定标起集体决策的作⽤。
⼩组成员⾄少包括：总经理、⼯程及成本分管领导、成本部经理、财务部经理、⼯程部经理、项⽬部经理（设计部经理）等。
招标领导⼩组可对招标项⽬按额度授权分管副总或部门经理确定。
b)⼯程部i.投标单位资质预审，建⽴及维护合格供⽅名录；ii.组织编制招标⽂件的技术部分；iii.主持评审技术标，参与技术部分的谈判，原则上不参与商务价格的谈判。
c)预算部i.编制项⽬招标计划、编制招标⽂件；ii.编制招标⽂件的经济部分；iii.组织发标、接标、开标；iv.主持评审经济标，主持商务谈判⼯作；v.控制招标⼯作进度，负责招标资料的收集、整理、归档、保存；vi.组织安排全过程的招标⼩组会务；每次招标必须确定⼀名经办⼈，与投标⽅的任何联系均需通过当次招标经办⼈。
经办⼈负责跟进招标全过程并完成资料归档。
d)项⽬部i.全过程参与招标⼯作，如参与供⽅的考察、技术标的评审，原则上不参与商务价格的谈判等。
e)设计部i.在装修类、园林类等⼯程招标前进⾏设计交底，介绍设计理念、重点和难点；ii.提供图纸、⽅案，产品定样，并对投标产品的外观效果进⾏评价，原则上不参与商务价格的谈判。
注：该种适合事业部层⾯有项⽬部的弱矩阵形式，如城市公司，只有⼯程部，则项⽬部和⼯程部合并。
f)在招标过程中，集团对下属公司的管控点：注：1）采购项⽬的分类详见《⼯程采购类别作业指引》；2）下属公司在招标过程中，若采⽤“集团标准招标⽂件”且未作任何修改的，可以不必上报集团审批，相关⽂件留存备查。
若下属公司认为必须上报的，集团各部门应在⼀个⼯作⽇内完成审批；3）除此之外，⼀般情况下，集团成本管理部审核招标⽂件应在三⼯作⽇之内审核完成，否则视为同意；4）下属公司在招标过程中，若采⽤“集团标准合同⽂本”且未作任何修改的，可以不必上报集团审批，相关⽂件留存备查。
XX集团工程采购管理工作指引01
工程采购管理工作指引（总纲）1目的规范XXX集团工程采购业务，以合理低价选择合适的供应商，维护甲方的权益。
2适用范围适用于XXX集团全资或按照XXX模式管理的合资、合作项目的工程施工（包含总包、指定分包、甲方独立分包）和材料设备的采购业务。
本指引不适用于咨询（如设计、监理、造价等）、营销、行政等的采购业务以及集团战略采购。
3定义3.1指定分包：甲方指定并经总包单位认可的分包单位，并由其完成总承包工程范围内部分甲方指定工程的承包方式，合同签约形式为甲方、指定分包和总承包单位共同签订三方合同。
3.2甲方独立分包：又称“甲方专业分包”，不在总承包工程范围内，甲方自行选定分包单位，并由其完成整个发展项目中与总承包工程有影响的独立工程的承包方式，合同签约形式为甲方和分包单位签订独立两方合同。
3.3甲供：甲方自行组织采购，确定材料设备的型号、规格、数量及价格，并直接与材料设备供应商签订两方合同，将材料设备供应给施工承包单位的采购方式。
3.4甲指乙供：又称“甲定乙供”，指甲方组织采购，选定供应商并确定所需材料设备的型号、规格、数量及价格；由甲方、指定供应商和施工承包单位共同签订三方合同或者由指定供应商直接与施工单位签订两方合同的采购方式。
鉴于该种模式在实施过程中容易产生纠纷，故应谨慎采用。
3.5甲限乙供：又称“甲限品牌”，甲方在工程招标时为确保工程品质，将某些材料/设备限定在若干品牌或规格范围内，并列明最高采购限价。
施工承包单位在投标时，在甲方限定的范围内自行明确其一（包括品牌和规格），并给出综合单价。
施工承包单位投标时确定的品牌供应商属于其自行分包单位。
采用甲限乙供形式的，最高采购限价可以通过采购询价方式确定，也可以参照区域/城市公司已完成集团备案的材料库价格。
3.6招标：指在一定范围内公开采购的条件和要求，邀请众多投标单位参加投标，并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。
本指引适用范围内的招标工作按照《项目招标作业细则》的规定进行。
采购方式选择作业指引
Y
是否通过
N
采购方式选择作业指引
1. 目的 规定采购方式的选择方法。
编号：****-WI-GC005 版号：A/0 生效日期：
2. 适用范围 公司所有工程材料、设备采购及施工、监理等服务的采购。
3. 术语和定义 3.1. 采购范围：指各部门承办的采购业务的范围。 3.2. 采购方式：指各项采购业务采用的操作方式，包括战略采购、联合采购、
招标采购以及直接采购。
4. 职责 4.1. 工程管理部 4.1.1. 负责编制《公司采购作业计划》； 4.1.2. 负责经办采购方式变更的审批。 4.2. 工程主管领导 4.2.1. 负责组织确定采购方式的讨论。 4.3. 公司采购领导小组 4.3.1. 负责讨论并制定《采购管理授权书》； 4.3.2. 负责采购方式变更的审批； 4.4. 总经理 4.4.1. 负责《采购管理授权书》的批准。
5. 工作程序 5.1. 采购范围的授权 5.1.1. 公司采购领导小组讨论并制定《采购管理授权书》； 5.1.2. 《采购管理授权书》经总经理批准后由工程管理部通报公司各部门，各
采购部门按照授权范围行使采购职责。
采购方式选择作业指引
编号：****-WI-GC005 版号：A/0 生效日期：
5.1.3. 采购授权范围需变更时，公司采购领导小组应讨论并填写新的《采购管 理授权书》，经公司总经理批准生效，同时原《采购管理授权书》作废。
通报各部门
编制《公司采 购作业计划》
组织讨论确定 采购方式
审批
总经理
支持性文件
批准
《采购管理授权书》
《公司采购作业计划》
N
是否通过
Y
报集团，抄送 区域中心备案
收到《采购方式 变更审批表》
采购操作指南
采购操作指南1. 引言本文档旨在详细阐述采购操作的流程，包括从供应商选择、采购申请、采购订单生成到货物接收的整个过程。
本指南适用于所有采购部门和相关人员，以确保采购活动的规范性和效率。
2. 准备工作2.1 确定采购需求在开始采购过程之前，首先需要明确采购需求。
与相关部门沟通，了解他们的需求，并填写《采购申请单》。
2.2 制定采购计划根据《采购申请单》上的需求，制定采购计划，包括采购时间、采购数量、质量要求等。
3. 选择供应商3.1 供应商调查对潜在供应商进行调查，收集其资质、生产能力、交货时间、价格等信息。
3.2 供应商评估根据调查结果，对供应商进行评估，选择合格的供应商。
可以使用供应商评估表进行评估。
3.3 供应商谈判与选定的供应商进行价格、交货期等方面的谈判。
4. 生成采购订单根据供应商谈判的结果，填写《采购订单》。
《采购订单》应包括订单编号、供应商信息、采购商品信息、数量、单价、总价、交货日期等内容。
5. 订单跟踪定期与供应商沟通，了解订单进度，确保按时交货。
6. 货物接收6.1 货物验收货物到达后，根据《采购订单》上的要求，对货物进行验收，包括数量、质量等方面的检查。
6.2 入库验收合格的货物，将其入库。
填写《入库单》。
7. 售后服务对于验收不合格的货物，及时与供应商沟通，协商解决办法，如退货、换货等。
8. 采购总结定期对采购过程进行总结，分析采购过程中的问题，不断优化采购流程，提高采购效率。
9. 附录9.1 采购相关表格包括《采购申请单》、《采购订单》、《供应商评估表》、《入库单》等。
9.2 采购流程图提供一份采购流程图，清晰地展示采购过程的各个环节。
10. 参考文献[如有需要，可列出参考文献]以上即为采购操作指南，希望能对采购部门和相关人员的工作提供帮助。
如有任何问题，欢迎随时提出，共同讨论。
采购工作指引
文件编号MS-HR-004 编制余广耀版本/版次A/0 审核
采购工作指引生效日期2020-01-01 批准页码第1页共1页
1.目的:
为确保采购的产品能符合品质规格的要求,并运用企业外的技术能力、设备等资源,以建立更有效的质量体系,提升产能,提高企业对外的竞争能力,并对供货商评估,以满足产品质量需求。
2.适用范围:
适用公司采购进行所有物料采购及外发加工作业。
3.工作内容:
3.1销售部跟单依据客户订单要求的内容，对本厂没有库存的物料进行采购。
3.2采购进行询价、比价、议价,寻求供货商,其评估及控制按采购供货商控制程序执行。
3.3对合格供货商采购依《客户订单》的内容与供货商进行订购物料。
3.3.1若为急用产品,采购可以与供货商确认先行备货,但事后必补办确认。
3.4制定《采购订单》,并交总经理核准后再传真到厂商。
3.5采购订单的回签:《采购订单》传真到供货商后,其应在24小时内回签确认。
3.6进度追踪。
3.7合格品入库,不合格品依不合格品控制程序办理。
3.7.1不合格品由仓库填写《退货单》(退回供货商)。
3.8品质评估:
3.8.1品管依供货商交货的品质建立供应商交货品质统计表，并交资材部采购作为评估考核供
应商的依据。
3.9其它用品的采购:
3.9.1采购在接到总经理核准的《请购单》后需根据实际情况联系相应厂商,与厂商就性能要求
及价格等进行协商。
3.9.2在与供货商协商达成一致后,下《订购单》给供货商后,按3.1至3.7作业。
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1、目的
加强采购信息管理，明确采购信息的XX级别、内容、X围等管理要求，以更好地执行集团信息XX制度，进而维护公司的商业利益。
2、适用X围
集团及下属公司。
3、术语和定义
3.1采购信息：在采购过程中产生的所有信息，包括通过任何方式储存和传播的信息，包括但不限于：电子信息、书面信息、通过口头传播的信息等。
3.2采购系统公开信息：已对外公开披露或已经相关授权人员确定可对外公布披露的信息称为采购系统公开信息，首次披露须由公司组织进行。
3.3采购系统XX信息：除公开信息外，采购系统内所有信息都称为XX信息。
4、职责
4.1集团成本管理中心
负责《采购信息管理规定》的制定、修订、解释。
4.2集团总裁办公室
是采购信息XX工作的IT技术实现部门,负责对采购信息XX工作提供技术支持。
4.3集团审计法务中心
负责《采购信息管理规定》执行情况的监控、检查。
5、工作内容
5.1 XX信息的级别、内容及X围
XX信息根据其XX程度从低到高分为三个级别：内部公开、XX、绝密。
5.1.1内部公开
5.1.1.1内部公开信息是指采购系统内的一般信息，是可在集团X围内公开颁布、阅知的信息。
5.1.1.2内部公开信息包括：以公司名义发出有关合约采购的制度要求、通知通报、人事任免、采购人员名录、涉及采购内容的综合会议纪要等信息。
5.1.1.3内部公开信息阅知X围：集团全体。
5.1.2XX
5.1.2.1XX信息是指需要明确限定其阅知X围，且这一X围根据职能线条、地
域、职员层级等通用标准划分的XX信息。
5.1.2.2XX信息包括：项目采购计划、采购专项业务会议纪要、采购工作计划与总结、集团及下属公司采购月报、采购合同台帐、招标文件、供方信息等。
5.1.2.3XX信息阅知X围：集团高管、集团成本管理中心、财务管理中心、相关部门负责人及相关业务经办人、下属公司负责人及相关采购业务经办部门分管负责人和经办人、集团审计法务中心。
经集团分管领导审批后，可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。
5.1.3 绝密
5.1.3.1绝密信息是指涉及到公司成败或重大利益的关键信息，其受限阅知X围一般根据信息的具体内容来确定，通常需要准确到具体的个人或职位。
5.1.3.2绝密信息包括：投标文件、评\定标文件、合同信息（协议、合同）、企业技术标准等信息。
5.1.3.3绝密信息阅知X围：集团招标采购领导小组、招标采购工作小组、评标小组成员、集团成本管理中心等相关部门负责人及相关业务经办人、下属公司负责人及相关采购业务经办部门分管负责人和经办人、集团审计法务中心。
经集团分管领导审批后，可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。
5.2 管理要求
5.2.1招标过程管理
5.2.1.1招标、评标、定标过程中，除各招标采购相关人员外，其他人无权查看有关标书等的任何信息。
5.2.1.2招标采购过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人透漏有关招标采购的信息，更不得引导投标单位如何中标。
5.2.1.3对于已开标未做评标的标书，除与招标采购工作相关的人员外其他人无权查阅投标文件，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人员透漏投标信息。
5.2.1.4定标过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得向他人透漏意向定标供方等任何定标信息。
5.2.2 合同信息管理
5.2.2.1合同信息包括合同文本,特别是产品价格、运输价格、安装价格，还包括产品所对应的型号、规格、数量等信息。
5.2.2.2价格信息除采购、成本人员及相关负责人外，其他人无权查看，如遇特殊情况需报集团分管领导或下属公司分管负责人审批。
5.2.2.3合作伙伴有义务对协议信息XX，如发现合作方泄密的，可追究其相关责任。
5.2.3供方信息管理
5.2.3.1供方信息包括供方公司信息、供应产品或提供的服务、联系方式、合作情况等信息。
5.2.3.2凡有权查阅合格和试用供方信息人员，应严守信息，确保不向外传播。
5.2.3.3非授权人如需查阅合格或试用供方信息，需报集团合约采购分管领导审批。
5.3 其它
5.3.1公司员工都应该理解并承诺遵守信息XX制度的相关规定、主动避免获知非授权的信息。
5.3.2采购XX信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监控和失密情况的处理，按集团信息XX制度的相关规定执行。
5.3.3本规定自发布之日起实施。
6、支持性文件
无
7、相关记录及表格
无。