收文处理单归档时如何处理

《收文处理单归档时如何处理》（专题沙龙）沧海一粟：收文处理单一般分为两类：一类是上级机关文件处理单，具体又可分为两种，一种是需要具体办理的，一般先有办公室主任签署“请某某领导阅示”，再有领导签署具体“批示意见”，有的还签有具体办理人的“办理结果”（大多是签署“已办理”）；另一种是不需要具体办理的，一般先有办公室主任签署“请某某领导阅”，领导大多阅后大多签署“已阅”字样，有的还传阅中层领导干部。

另一类是其他机关文件处理单，体又可分需要具体办理的和不需要具体办理的两种。

这些收文处理单归档时如何处理？请大家发表看法！Maoyue：收文处理单，也有的称为文件处理单、公文处理单，主要栏目有来文机关、文号、文件标题、拟办意见（有的是分办意见）、批办意见和处理结果。

从收文类型上看，一种是阅知件，一种是阅办件。

对阅知件来说，一般是写上姓名和日期即可，也有圈阅的。

但对阅办件而言，领导和部门一般都有明确的批办意见和办理结果的文字记录。

有的人可能觉得阅办件收文处理单需要归档，阅知件收文处理单就不必归档保存了。

我认为只要是归档的文件，其收文处理单也应当一同归档，而不应区分有无领导批示意见。

因为收文处理单上的签名和日期恰恰是文书处理的历史记录。

既然一份文件需要归档，我们何必在乎仅仅只有一页的收文处理单而非要加以区分呢？都梁档案：我认为收文处理单不宜归档。

首先，到目前为止我还没有看到国家档案局有明确的文件规定要求收文处理单必须随文件一起归档。

因此，收文处理单归档缺乏政策强制推行的依据。

其次，本人承认收文处理上有相关的领导和工作人员的批办处理意见，但这与实践贯彻执行文件是两个不同性质的事物。

收文单上有批办处理意见，并不代表贯彻执行了文件，没有也不代表没有贯彻执行了文件，一个区区的收文单能够说明什么问题。

其三，按照以前的做法，重要的收文单即有领导重要批示的随文件保管，说白了其实也是为本单位应付检查日后免除责任打下伏笔而已，对上对下都有个交代。

收文处理单不是文件的组成部分，也不能说明文件的实际执行情况，公文的阅办和处理国家有明文规定，各单位具体的制度约束，收文单归档实在是画蛇添足，典型的形式主义。

山大档案：我觉得收文处理单应该与文件一起归档，原因如下：其一，收文处理单虽然是文件的“附件”，但也是整份文件的组成部分，在一定程度上反映了该文件的某些情况，而保证档案的齐全完整是档案工作的基本原则，基于这一原则，我觉得收文处理单不可随意抛弃；其二，如果将收文处理单善加利用，还可以起到点石成金、“变废为宝”的效果，例如将收文处理单按照一定顺序整理并装订成册，就会形成一种简便而实用的查找工具，如果该份文件丢失或损毁了，也可以从收文处理单上了解到相关内容，至少可以查找到一些有用的线索；其三，收文处理单尤其是对于重要文件的收文处理单务必要保存、归档，一方面这是工作的一个环节，另一方面也反映了单位对该文件的重视程度，反映了单位档案工作的规范化程度。

一井水：过去对文件处理单的归档要求是：有领导重要批示的归档；无领导批示的传阅单，单独保存2年，然后销毁。

现在由于实行单件管理，为了保护文件，尊重历史，提出将其视为文件的组成部分全部和文件一同归档。

eqnwork：收文处理单是收文文件的重要附属部分，清晰地记录了收文的流转和办理过程，具有重要的凭证价值，应随同收文一起归档保存。

立卷时，收文处理单应放在文件首页之前，不满足要求的要通过托裱、折叠等方式使其与文件大小相同，并将其编入文件页码，使其与文件形成一个整体即作“一件”处理，归档章盖在收文处理单上。

如果收文通过扫描后在OA系统中流转，则应在纸质文件归档时打印收文处理单一并归档。

小刀：收文处理单现在还有两种形式出现：一种是不足A4版面的一小块处理单，一般黏贴与文件前面，归档时可不动，排列顺序为：处理单、原文、附件、拟稿纸；另一种是A4版面的正常处理单，归档时作为文件重要的一部分同样应该归档，排列顺序为：原文、附件、拟稿纸、处理单。

dingjianxiong：国家档案局第8号令即修改后的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第十条规定：“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

”所以，作为文件办理的重要组成部分的文件处理单归档是毋庸置疑的。

以往实际操作中，由于国家档案局没有明确规定，归档和不归档两种操作方式一直都并存着，但从来保持文件的运转流程完全以及文件的完整性来看，不归档是不合适的。

至于文件单是放置在文件的前面还是在文件的后面，可视情况而定，只要不损害文件的实体和内容即可。

刘子芳：收文处理单归档时的处理问题，看似小问题，实际是工作中经常遇到的问题。

尤其是机关档案员，经常问到。

其实，收文处理单的处置问题，国家局、省局都有明确的规定。

一是必须与文件一起归档；二是放在文件的首页，编页号，右上角加盖归档章。

译之：我们县要求不管是“收文处理单”还是“发文处理单”都在右上角印制河南省规定的归档章项目表格，在这里，“收文处理单”和“发文处理单”都充当了单份文件的首页，省去了盖章的麻烦，既便利了文件的归档管理，也不违反实施细则。

枫飞来：有些收文处理单甚至还简单，就是上面盖着要传阅的领导的名字章，领导阅过后不作批示的就直接在自己的名字上画圈，仅此痕迹。

要说只是画个圈，保存的话确实是意义不大。

如果有具体的指示意见，个人以为与收文放在一起作为整体归档为好。

Savvy：对于收文处理单归档还是不归档的问题，应以收文是否属于归档范围而定。

从单位的实际情况而言，比如阅件居多的单位，可能感觉此类收文归档的意义不大，因为不需要执行，也就是说，如果文件本身不属于归档范围，那相应的，公文处理单也不需归档。

Chenshaomin：纸质档案中的收文处理单，我认为有两种处理方法。

首先，凡是针对自己单位的下发的上级行文，则要完整保存，它与原件是不可分割的一份完整档案材料，整理归档中应尊重文件形成的日期，而收文处理单则按页码张数存档；其次，如果只是普发性的文件，那么收文处理单连同文件都不必保存，也不存在归档问题。

浪花儿：我认为收文处理单是反应一个单位在收到此文件时的主导思想、动态，与文件具有同等效力，应该归档。

至于归档时，收文处理单放在什么位置最合适呢？也是我们思考的问题。

在实际操作过程中，每个单位的收文处理单都是放在文件首页的。

在我们这儿有人曾在业务指导时要求撕下放在文件最后，我个人认为这种做法不对，一是不能一目了然地反映此文件；二是耗费人力、财力；三是损毁了文件原貌。

可是在业务争论过程中我能拿什么有力的证据说服他呢，或者说服我呢？一井水：作为公文处理单位，我觉得收文处理单比文件本身重要，因为它记录了文件从登记、收、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办等全过程。

那么一项工作从收文到办结要经过收发人、拟办人、批办人、经办人等多个部门，如果哪个部门出现问题都会影响这项工作的开展，那么问题究竟出在哪个环节呢，通过查阅公文处理单可以一目了然。

因此过去在整理档案过程中，要求有领导重要批示意见的收文单需要归档；不归档的要按收文号顺序装订成册保存几年，以便于日后查阅。

现在要求收文处理单随档案一同归档。

归档要求有页号的文件可以不必重编页号，而首页增加了，就加大了编页号的工作量。

因此也曾设想采用收文处理单撕下放在文件最后的处理方法。

迷途老马：有人曾在业务指导时要求将收文处理单撕下放在文件最后，我还是头次听说。

但在业务指导中我却碰到专门把收文处理单撕下不归档的，这就是不应该了。

我认为，收文处理单应是收文的一部分，它不但反映了一份文件在流转过程中的全部信息，也反映了本份文件在办理时阅办人的一些思想，很可能为今后工作查考，提供一些意想不到的信息，归档是很有必要的。

在具体操作中，以单份文件归档整理，文件处理单也应和正文一样算归档文件的页数。

80新手：收文处理单是指文书人员对收到的文件进行登记后，附贴在文件首页上以便组织传阅和领导批示处理的办文单。

有些单位将文件处理单分为两种：一种是有些收文只需了解的就贴上文件传阅单；另一种是收文不仅要了解而且需要办理的就贴上文件承办单；但也有些单位将文件传阅单和文件承办单合二为一，为文件承办暨传阅单，即凡是收文都贴上这一种单子。

对于文件处理单究竟有没有价值，要不要归档保存，一般的做法是选择那些有保存价值的文件处理单进行归档，并且要把有无领导批示、签名、圈阅作为是否归档的重要依据之一，保管期限同正件。

成长中的小树：关于收文处理单是否存档这个问题，我认为，存档是非常有必要的。

究其理由，主要有二：其一是，收文处理单同发文处理单一样，是本单位和各部门对文件的呈阅、处理意见。

其二是，关于阅示件与办理件如何存档的问题。

阅示件虽然没有实际的办理意见，但签有“已阅”字样的收文处理单也同样需要存档。

办理件的收文处理单，不仅只是存档，还是一个重要依据，如何贯彻、如何落实、具体问题如何处理等很多情况都反映在上面。

领导是怎么批示的，下面是如何办理的，如果出现了什么问题，签字生效这就是依据。

都梁档案：关于这一问题，我想谈两点思考：其一是，收文处理单是不是收文的不可分割的部分？个人认为肯定是可以分割的，理由是收文处理单与文件分割可以独立存在，这个收文处理单是收文单位背后加上的，对于发文单位而言，有不有无所谓，发文单位考虑的是文件本身执行贯彻的情况，没有收文处理单如果有其他的材料证实执行贯彻了文件也没有什么问题。

对于收文单位而言，收文处理单照样分割没有问题，收文的记载情况，个单位一般有收文登记簿记载，收文的贯彻执行情况有会议决定或领导的口头或书面的交代，最为重要的是贯彻执行文件的情况如果发文单位要检查的话，会有工作落实的具体情况，同时一般也有书面材料。

其二是，收文处理单是不是档案？如果不是，理所当然是不要归档；如果是，那么收文处理单的的保存价值有多大，是不是与收文需要保管相同的期限。

现在没有文件规定，只能具体操作的人搞自由心证，你觉得一样有价值就一起保管，你觉得价值小就分开保管，没有人来管了。

（摘自《档案界》网站）。