Business English correspondence
英语商务信函
v1.0 可编辑可修改商务信函Business letter英文信头写法 Heading信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。
书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。
很多公司都会印制带信头的信纸。
一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。
在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。
对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。
如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。
英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。
特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。
当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。
门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。
英文信函编号写法 Reference number如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。
这样既便于文件存档，又便于日后查阅。
信函编号常见的书写形式有两种：一种比较简单的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345或Re: Your letter dated January 20, 2006。
一种比较常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供一组缩写信息，包括：文件编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门代号等。
例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由Hugh John Davies 录入的信函编号为“Our ref: JB/HJD”英文日期写法 Date商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。
书写日期应注意以下几点：1.“年”应完全写出，如2006，不能简写成 06；2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来；3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加逗号，如：July 12，2006。
Business+English+Correspondence+Lecture
01
Course Overview
The Definition and Importance of Business English Response
Definition
Business English correspondence refers to the written communication in the form of letters, emails, faxes, and other documents used in business transactions and interactions
"stock," "option," and "derivative."
03
Collaboration
fixed expressions that are commonly used in business English,
such as "as per," "in agreement with," and "for the purpose of."
using appropriate line spacing and indentation to enhance readability
using language that is clear, concise, and free of grammar and spelling errors The stone should be professional and relevant
Use accurate language
Use policy language
Use language that is grammatically correct, accurate, and free of errors
商务函电Correspondence 1 - Introduction(基本介绍)
etc. in business procedure;
2020/12/12
2020/12/12
17
Layout of a Business Letter
5) The Salutation
the left margin and two-four lines below the inside address
Salutations in business letters are usually followed by a colon or a comma.
2020/12/12
4
Chapter I
Form and Structure of Business Correspondence
商务函电的格式和结构
2020/12/12
5
Teaching Objectives
Introduction Layout of a business letter Address the envelope Writing Principles
商务函电Correspondence 1 Introduction（基本介绍）
Introduction to Business English Correspondence
1. The nature of the course: An English course combining international trade with English
BEC全称为Business English Certificate
BEC全称为Business English Certificate，为英国剑桥大学考试委员会组织的权威性商务英语知识证书，旨在测试考生在实际工作环境中的英语实用能力。
由于其命题严谨，测试科学，内容紧贴商务需求，因而被推崇为“将英语知识和商务技能结合最完美的测试系统”、“全球最权威的求职英语证书”。
BEC证书分为初级(Priliminary)、中级(V antage)和高级(Higher)三个级别，其中初级报考人数较少，中、高级证书对求职帮助较大，因此中国考生主要参加中、高级考试居多。
自1993年BEC落户中国以来，考生人数稳步上升。
自2008年起，BEC考生人数已经超过托福考试，成为在华考生人数仅次于雅思的第二大海外考试。
BEC考试共有听、说、读、写四个考试单项。
调查显示，65%的考生认为这四个考试项目中，听力难度最高。
来自考点的数据显示，中国考生往往听力单项失分率最高，而如果最终未能通过考试，往往是听力拖了后腿。
中国考生在BEC中望“听”生畏，主要因为BEC听力与四六级等考生熟悉的国内英语考试的听力部分存在极大差异，包括命题手法、考察侧重点、评分原则等的差异，导致学生纷纷折戟考场。
笔者现结合教学实践，将BEC听力与四六级听力之异同作对比，并列举BEC 听力真题示范解题要点，以期助考生一臂之力。
(注：本文主要对中国考生更多考察的BEC中、高级考试进行论述。
而由于中、高级听力的命题手法、解题要点一致，因此下文中将中、高级合并讲解，统称“BEC考试”。
)一、考察侧重点异同比较四六级听力的命题主要围绕校园展开，题目内容多有关选课、考试、课题研究、课外活动等，另外也会涉及日常生活中的英语使用，如有的题目要求考生听懂在餐厅、机场、电影院等场合的常见英语表达。
而BEC的听力考试，题目内容均以商务运作为背景，考到大量商务知识，具体体现为在录音中经常出现商务词汇。
具体来说，主要包含以下方面的商务词汇——•Marketing(市场营销)Marketing strategy 营销决策Allocation of budget and resources 预算及资源分配Advertising campaign 广告宣传•Accounting(财会)Balance sheet 资产负债表Income statemnet 损益表Cash flow statement 现金流量表Annual financial report 财务年报•Manufacturing(生产制造)Prduction line 生产线Quality control 质量监管Customer services 客户服务Research and development 技术研发•Banking(金融)Accounts management 账户管理Appreciation and depreciation 货币升值/贬值Raising funds 融资活动Stocks and securities exchange 股票及证券交易•Trading(贸易)Exhibitions & fairs 会展/展销会Enquiries & quotations 询盘及报价Negotiation 谈判Contracts & renewals 合同及续约合同Breaches & penalty clauses 违约及惩罚性条款Deliveries 发货Payments 付款Complains & compensations 索赔及理赔•Routine business(日常工作)Memos & message notes 备忘录及留言条Emial 电子邮件Correspondence 商务函电business document 商业单据(发货单、订单等)•Business management (企业管理)M&A并购Project management 项目管理Manufacture structure 公司管理构架•Human Resou rces(人力资源)Recruiting 招聘Training 培训Performance appraisal 绩效考评Motivation 员工激励•Public Relations(公共关系管理) 来值得一提的是，四六级考试改革后，全新题型——Long Conversation长对话中，考察较多商务英语内容。
商务英语公文格式中英文
商务英语公文格式中英文Business English Correspondence Format: A Comprehensive GuideIn the realm of international business, the format of written communication plays a crucial role in conveying professionalism and establishing credibility. A well-structured business English correspondence can facilitate clear and effective communication. This guide outlines the essential elements and format for creating professional business letters and emails in English.1. Heading and DateBegin with the sender's name and address, followed by the date. The date should be formatted according to the context and the recipient's location. For a formal business letter, use the full date format (e.g., "March 31, 2021").2. Inside AddressThe recipient's address is placed on the next line, aligned to the left. It should include the recipient's name, title, company name, and full address.3. SalutationStart with a formal salutation, such as "Dear Mr. Smith"or "Dear Dr. Johnson." If the gender of the recipient is unknown, use "Dear Sir/Madam" or the title alone, such as "Dear Editor."4. OpeningBegin the body of the letter with an opening statement that outlines the purpose of the correspondence. This could be a request for information, a response to an inquiry, or a follow-up to a previous meeting.5. BodyThe body of the letter should be concise and clear. It is typically divided into paragraphs, each addressing a single topic. Maintain a formal tone and use polite language throughout.6. ClosingEnd the letter with a closing statement, such as "I look forward to your reply" or "Thank you for your attention to this matter." Align this to the left.7. Complimentary CloseFollow with a complimentary close, such as "Sincerely," "Best regards," or "Yours faithfully," which should be followed by a comma. This is also aligned to the left.8. SignatureBelow the complimentary close, include the sender's typed name, title, and contact information. If you are sending a scanned or photographed signature, it can be placed next to the typed name.9. Enclosures or AttachmentsIf the letter includes any documents or attachments, mention them at the end of the letter, before the signature. Use the notation "Enclosures" or "Attachments" followed by a colon and a list of the items included.10. Email FormatFor emails, the format is generally less formal but still requires clarity and professionalism. The subject line should clearly state the purpose of the email. The body shouldfollow a similar structure to a letter, with a greeting, body text, and closing, followed by the sender's name and contact information.11. ProofreadingAlways proofread your correspondence for spelling, grammar, and punctuation errors. A well-polished document reflects a high level of professionalism.12. FormattingUse a standard font such as Times New Roman or Arial,with a font size of 12 points. Maintain consistent margins (typically 1 inch or 2.54 cm) and use double-spacing for the body of the letter.By adhering to these guidelines, you can ensure that your business English correspondence is both effective and appropriate for the global business environment.。
商务英语书信的称谓差异
商务英语书信的称谓差异商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信。
在美国，常用Business writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。
英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。
一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。
因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语Queen’sEnglish；如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。
当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。
商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式(Block style)，美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indented style)，英国常用此格式。
垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。
正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Inside address）。
信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。
不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。
此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address 中，把门牌号和街名都省略掉。
在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。
英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写)，不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的复数形式)，用于二个女士以上。
On Lexical Features and Its Applications in Business English Correspondence
（ ） 试 的侧 重 点 ２考 纸笔考和网考的测试重点大体相 同 ， 主要侧重 听力 、 阅读 和写作 的 考核。只不过纸笔考试将 听力 测试作 为一个单独环节进行考察 ， 分值 比 例为 ３ ％。其 中听力对话 占 １％， ８组短对话和 ２组长对话 组成 ； ５ ５ 由 听 力 短 文 占 ２ ％， 括 ３篇 选 择 题 型 的短 文 和 １ 复合 式 听写 。 力 题 型 ０ 包 篇 听 的 内容均选 自考 生所熟 悉的 日常生活 的各类 题材 ， 语言表达 规范 ， 兼顾 知识性 及趣 味性 。而与传统纸笔考试有 很大不同的是 ， 网考题型分为两 大类 ， 一类是与 听力理解相关 的题型 ， 值 占 ７ ％； 分 ０ 另一 类是 阅读理 解 题型 ， 分值 占３ ％。 就是说 ， ０ 也 网考更 注重听力能力的测试 ， 因为加强学 生 听 说 能 力是 大 学英 语 教 学 改 革 的 一 个 着 力 点 ，听 说 能 力 是 英 语 综 合 应 用 能 力 的一 个 组 成 部 分 ，具 备 该 能 力 能 使 学 生 用 英 语 有 效 地 进 行 交 际 。除 阅读 理 解 题 型外 ， 它 题 型 均 以 听力 音 频 和 视 频 为 支 撑 来 完 成 考 其 试 。纯 粹 阅读 的题 型从 四 、 级 纸 笔考 试 的 ３ ％降 至 网 考 的 ３ ％ ， 含 六 ５ ０ 包 两 篇仔 细 阅读 和一 篇 较 长 的快 速 阅 读 ， 整体 来 看 ， 读 理 解 所 占分 值 从 阅 仍 然很 大 ， 可 小 视 。因为 阅读 是 听 、 、 、 的前 提 和 基 础 ， 语 言 知 不 说 写 译 是 识 和文 化 信 息 输 入 的主 渠 道 ， 接 触 英 语 最 方 便 、 快 捷 的方 式 。 因 此 是 最 应 逐 步 加 大 学 生 的 阅读 量 ， 展 学 生 阅 读 的广 度 和 深 度 。 总 之 ， 学 英 拓 大 语 四 、 级 网考 是 以昕 和 读 全 面带 动 说 和 写 ， 也 正 是 从 语 言 学 的角 度 六 这 更好地印证 了语言输入与输 出的关系 。 （ ） 试 时 间 的 分 配 ３考 传 统 的纸 笔 考 试 是 从 上 午 ９点 至 １ 点 ２ １ ０分 ， 总 共 １０分 钟 ， ４ 而 四 、 级 网 考 的 考 试 时 间 为 上午 ９点 至 １ 点 ， 原来 少 了 ２ 六 １ 比 ０分 钟 。之 所 以缩 短 考 试 的 时 间 ， 因 为 纸 笔 的 四 、 级 考 试 是 分 两 个 时 间 段 进 行 是 六 的 ， 试 中 间 有 一 个 收 、 试 卷 的停 顿 过 程 ， 四 、 级 网 考 由 于 完 全 在 考 发 而 六 计算机上考试 ， 需要中途停顿。 不 ４采 用 网 考应 注 意 的 问题 ． 网络环境下的测试过程 比传统 的纸笔测试过程更加 复杂 ，早 已对 试 卷 、 笔 、 音 机 和 考 场 谙 熟 的考 生 ， 铅 收 面对 “ 机 交 流 ” 网考 会 感 到 人 的 十分陌生 ， 常会产生一定的恐惧感 。测试 过程 中计算机 的使 用与操作 ， 考 生 诸 多 心 理 生 理 因 素 的 干 扰 等 ， 会 给 考 生 带 来 较 大 的心 理 压 力 ， 都 直 接 或 间 接 地 影 响 着 考 生 英 语 水 平 的 展 示 与 发 挥 ， 系 到 考 试 的 成 败 。因 关 此 研 究 网 考 的测 试 过 程 ， 用 恰 当 的测 试 方 法 和 策 略 ， 成 考试 的 成 功 运 促 意义重大。 （ ） 力 比重 的 增 加 １听 大 学 英 语 四 、 级 网 考 ７ ％的试 题 与 听 力 有 关 ， 了 提 高 听 力 测 试 六 ０ 为 的水平和速度 ，听力内容由纸笔考 的英文录音材料更换 为网考的英文
外贸英语函电商务英语应用文写作课后
Business English Correspondence---商务英语应用文写作Review Subject一．单词互译二．汉译英（句子—课后练习）1. 我公司是该地区电子产品的主要进口商之一，我们借此机会与贵方接洽，希望与贵方建立贸易关系。
My company is the one of the leading importers of electronic products, we wouldlike to take this opportunity to consult with you, hope to establish businessrelation with you.2. 我公司经营机械设备的进出口业务已多年，我们的产品在许多国家享有盛誉。
My company has been running the imports and exports of machinery and equipmentfor many years, our products had enjoyed great popularity in many countries.3. 承我国驻北京大使馆商务参赞处介绍，得知你公司的名称和地址。
Through the courtesy of the Commercial Counsellor of my Embassy in Beijing,wecome to know your name and address.4. 我们了解到你们是日用化学品制造商。
我们有一客户想要购买贵国化妆品，如能立即航寄目前所能供之货的目录及价格表，我们将不胜感激。
We understand that you are the manufacturer of Daily Chemical . One of ourcustomers is in the market for cosmetics in your country. We shall appreciate itif you will enclose a copy of your catalog covering the goods available atpresent and the price list.5. 有关我们的资信情况，请向中国银行上海分行咨询For our credit standing, please refer to the Bank of China , Shanghai Branch.6. 请报你方最优惠的上海到岸价，包括我方3%佣金。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
Chapter Two Establishing Business Relations第2章建立业务关系常见词汇2-1 inquiry1) n. 调查,询问,询盘,要货。
通常用make inquiries表示询问,很少用单数,(指具体商品时,通常用介词for。
指一般情况通常用介词about)。
在日常生活中inquiry和enquiry只是拼法不同,没有什么区别。
名词enquiry是动词enquire的派生词。
We will make inquiries about the business possibilities of this new product of yours. 我们将调查一下你方这种新产品的销售可能性。
We will make inquiries at (of) the shipping company regarding the reason for the delay of the vessel.我们将向轮船公司询问此轮迟误的原因。
We thank you for your enquiry for carpets.我们谢谢你对地毯的询盘。
There are large enquiries for iron wire from the Mid-east countries.中东国家拟购大量铁丝。
At the moment there are only small enquiries for this class of goods.目前对这种货物仅有小数量的询盘。
2) v. 询问,询价,要货We acknowledge receipt of your letter of May 30 enquiring for alarm clocks.你方5月30日询购闹钟的来信收到。
常见词汇2-2 owe vt.a. 该把……归功于,认为是靠……的力量(后接介词to)He owes his success to chance.他认为自己的成功在于机遇。
We owe your name and address to…承蒙……告知你公司的名称和地址。
b. 欠(债等),该向……支付owe sb a large sum＝owe a large sum to sb欠某人一大笔钱IOU＝I Owe Y ou 欠条write out／issue IOU 打欠条常见词汇2-3 market1) n. 市场,销路auction market 拍卖市场bond market 债券市场corner the market 囤积居奇exchange market 外汇市场financial market 金融市场hit the market （口）投入市场money market 金融市场futures market 期货市场niche market 利基市场，泥区市场secondhand market 旧货市场securities market 证券市场service market 劳务市场a. in the market for 要买We are in the market for wool.我们要买羊毛。
b. come to (into) the market上市We will contact you as soon as the new crop comes to the market.一俟当年收成上市,我们定将和你方联系。
c. find a market 找销路We are trying to find a market for this article.我们正在努力为此项商品找销路。
We regret we cannot find any market for this article.我们很抱歉不能为此项商品找到销路。
d. good(poor, no) market 畅销(滞销,无销路)There is a good (a poor, no) market for these articles.这些商品畅销(滞销,无销路)e. in the market要买或要卖Please cable us as soon as you are in the market.一俟你方要买(卖)时,请电告。
2) v. 销售,推销We will try to market this product at our end if you allow us a 5% commission.如你方给佣金5%,我方愿在我地设法推销这一商品。
常见词汇2-4 trade1) n. 贸易,行业In recent days, there has been a slow down in our trade with you.最近我方和你方的贸易有所减少。
2) v. 从事贸易,做生意,经营(和某人做贸易后接介词with;经营某项商品后接介词in)We do not trade with them.我们不和他们进行贸易。
They trade mainly in cotton piece goods.他们主要经营棉布业。
trade relations=trading relations=business relations有关trade的常见短语barter trade 易货贸易barriers to trade 贸易壁垒bilateral trade 双边贸易compensation trade 补偿贸易frontier trade 边境贸易improvement trade 加工贸易multilateral trade 多边贸易transit trade 转口贸易,过境贸易trade friction 贸易摩擦trade gap 贸易失衡trade practice 贸易惯例,贸易习惯trade procurator 商务代理人trade representative 商务代表trade terms 贸易条件常见词汇2-5 sale n.1) 出售, 卖We confirm the sale to you of 500 metric tons Y ellow Soybeans.兹确认向你方出售500公吨黄大豆。
2) 销货,交易,销路Bicycles command a ready sale in the US market.自行车在美国市场得到畅销。
Is there any sale for this article?这一商品有销路吗?Large sales are reported to have been made.据说大笔交易已经做成。
3) (存货的)减价出售,拍卖clearance sale 清仓拍卖summer sale 夏季大拍卖white sale (床单、棉织物这些商品)降价出售sales a. 售货的,销货的,有关售货的Sales Confirmation 销售确认书Sales Contract 销售合同sales department 营业部sales account 销售账sales allowance 销货折让sales promotion 推销活动sales laws 销售法sales tax 销售税salesman(saleswoman) 营业员sales ma nager 营业主任常见词汇2-6 in your district 在你地区in your placeon your side 在你地区或在你处at your end常见词汇2-7 get in touch with 与……联系When we are again in a position to supply, we shall not fail to get in touchwith you. 当我们能再供应时,一定与你方联系。
As this item is handled by our Shanghai Office, please get in touch with them directly. 由于此项商品是上海公司经营,请与他们直接联系。
常见词汇2-8 touch. v.1) 达到It is generally felt that the price has touched bottom(peach).一般认为价格已达到最低(高)点。
2) 涉及In your letter of March 5, you did not touch the point at issue.你方3月5日的信未涉及问题的要点。
3) 停靠This steamer touches at Marsoilles.该船在马赛停靠。
4) 引起(和副词off)连用This development touched off an alternation of working plan.这一发展引起了工作计划的改变。
常见词汇2-9 item n. 项目,条款,(商品的)品种,款项We are working on the other items and will cable you as soon as possible.其他项目正在进行,将尽早电告。
There are several items of commission not yet paid.有几笔佣金,尚未付清。
This is the best selling item in this line.这是这类商品中最畅销的品种。
Item Two of the agency agreement should be altered as…代理协议的第二项应改为……常见词汇2-10 case 的有关短语：1) in casea.如果,假若Please tell us in case you are interested in this article.你方如对此商品感兴趣,请告知我方。
b.以备(万一),以防(万一)We would suggest your placing an order at present in case the new cropmay fail. 建议你们现在订购,以防新货歉收。
2) in any case 无论如何In any case we are unable to effect shipment in this month.这个月我们无论如何无法发运。
3) in case of 假若,如果,万一In case of offer, please quote your best price.如能报盘,请开最低价。
4) in no case 决不Y our may be assured that in no case will the L/C be delayed.你方可放心,信用证决不会迟开。