会议组织与管理
会议的组织和管理
发布会议通知
制作会议通知
根据确定的参会人员名单，制作会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程 等重要信息。
发布通知
通过电子邮件、电话、短信等方式将会议通知发送给参会人员，确保通知到位 。
准备会议资料和设备
准备资料
根据会议议程，准备相关的会议资料，如会议背景资料、报告材料、演示文稿等 。
检查设备
检查会议室内的设备是否齐全、完好，如投影仪、音响设备、摄像头等，确保会 议顺利进行。
反馈收集
向参会者收集反馈意见，了解他们对会议的看法和建议，以 便改进未来的会议组织和管理。
决议的执行和跟进
决议实施
根据会议的决议，制定实施计划并分 配任务给相关人员。
进度跟进
定期跟进决议的执行情况，确保任务 按时完成并取得预期效果。
会议文件的归档和整理
文件分类
将会议文件按照主题或议题进行分类整理。
提前通知参会人员会议主 题和时间，让他们有足够 时间准备，提高会议效率 。
明确发言顺序和时间限制
确定发言顺序
制定发言顺序规则，确保 每个参会者都有机会发言 ，避免某些人过度占用时 间。
时间限制
为每个议题设定时间限制 ，要求发言者在规定时间 内完成讨论，避免拖延。
提醒机制
建立提醒机制，当发言时 间过长时提醒发言者，确 保会议按照预定计划进行 。
行动计划。
参会者的行为规范
01
02
03
04
准时到场
参会者应准时到达会议现场， 避免耽误会议进程。
保持安静
在会议中，参会者应保持安静 ，避免打扰其他参会者。
积极参与讨论
参会者应积极参与讨论，为会 议贡献自己的观点和建议。
遵守议程
高效会议的组织与管理
高效会议的组织与管理在日常工作中，举行会议是一种非常常见的沟通方式。
然而，由于一些不恰当的组织和管理，很多会议变得低效无用，甚至浪费了参与者的时间和精力。
本文将从准备会议议程、设置明确目标、合理安排时间等方面，探讨如何进行高效的会议组织与管理。
一、准备会议议程在召开会议之前，制定清晰的议程是至关重要的。
首先，明确确定会议的主题和目的。
这样可以确保会议的讨论内容和方向与会议目的一致，避免偏离主题。
其次，根据会议主题制定详细的议程，按照时间顺序列出讨论的各个议题和预计花费的时间。
这将帮助参与者了解会议的整体安排，提前做好准备。
二、设置明确目标每个会议都应该有明确的目标，确保所有与会人员都知道会议的目的和预期结果。
这可以通过在会议开始前明确说明目标和预期结果来实现。
在会议进行过程中，会议主持人需要时刻关注会议目标是否得到实现。
如果发现偏离了会议目标，要及时调整议程或提醒参与者重新聚焦。
三、合理安排时间高效会议需要合理安排时间，确保会议不会拖延过长，浪费与会人员的时间。
在制定议程时，要根据不同议题的重要性和复杂度合理安排时间。
对于重要议题，可以给予更充足的时间进行详细讨论；而对于次要议题，可以简洁明了地进行总结。
此外，在会议中要严格按照议程进行，及时控制发言时间和限制讨论范围，以保证会议的高效进行。
四、明确参与者角色在会议召开前，要明确每个人的角色和职责。
每个参与者都应该明确自己在会议中扮演的角色，知道自己的职责和任务。
通过这种方式，可以避免会议中责任不清、效率低下的情况。
会议主持人应该在会议开始时向参与者概述各自的角色，以便大家更好地配合工作。
五、促进参与者积极参与高效会议需要参与者积极参与讨论和决策。
会议主持人可以通过提问、表彰表现出色的参与者以及鼓励交流，激发参与者的积极性和热情。
此外，也可以在会议中设立小组讨论环节，让参与者分组进行深入讨论和交流，提高会议的参与度和讨论质量。
六、建立明确的决策机制会议的目的之一是为了做出决策。
行政管理的会议组织与管理
充分准备
会议的组织与管理需要充分准 备，包括确定会议时间、地点 、参会人员、议程安排等。
高效运作
会议的组织与管理应注重效率 ，控制会议时间、提高讨论质 量、落实决策等。
规范管理
会议的组织与管理应遵循一定 的规范和制度，确保会议的合
法性和合规性。
02
会议筹备工作
确定会议主题与议程
确定会议主题
特点
不同类型的会议具有不同的特点，如大型会议规模大、议程多、参与人员广泛，小型会议则更加灵活、针对性强 ；专题会议议题集中、讨论深入，综合会议则涉及多个领域、议题广泛；面对面会议互动性强、沟通效果好，在 线会议则更加便捷、灵活。
会议组织与管理的原则
明确目的
在组织会议之前，要明确会议 的目的和议题，确保会议的针
跟进检查
定期检查决议落实情况，及时发现和解决执 行过程中出现的问题，确保会议目标得以实
现。
会议文件的归档与保管
要点一
归档整理
将会议文件进行分类归档，确保文件的有序管理和方便查 询。
要点二
保管措施
采取适当的保管措施，确保会议文件的完整性和安全性， 避免文件丢失或损坏。
会议效果的评估与改进
效果评估
通过评估指标和方法，对会议效果进行客观评估，了解 会议的优缺点和改进空间。
改进措施
根据评估结果，制定改进措施，优化会议组织和管理流 程，提高会议质量和效率。
制定会议筹备方案
制定筹备方案
包括会议资料准备、会场布置、设备调试等。
分配任务
将筹备工作分配给相关人员，明确职责与分工。
发布会议通知与资料准备
发布通知
通过正式文件、电子邮件、电话等方 式通知参会人员。
高效会议组织与管理的十个秘诀
高效会议组织与管理的十个秘诀1. 明确会议目标和议程•在召开会议之前，明确确定会议的目标和议程。
这样可以确保每个与会人员都知道他们需要完成的任务，并避免在讨论主题上浪费时间。
2. 确定参会人员•只邀请需要参加讨论的关键人员。
限制与会人数能够提升讨论效率并减少冗余信息的传递。
3. 设定时间限制•将每个讨论主题的时间预设好，并在讨论开始时告知所有人。
严格控制每个议题所花费的时间可以确保高效而专注的讨论。
4. 发送预读材料•在会议之前向参会人员发送相关资料和文件，以便他们提前熟悉并做好准备。
这样能够减少在会上解释细节的时间，使得讨论更加直接和有针对性。
5. 制定行动计划•在会后制定一份明确的行动计划，包括各项任务、责任人和截止日期等详细信息。
通过这种方式，能够确保每项任务都有明确的责任归属，并可随时追踪进展。
6. 整理并分享会议纪要•在会议结束后尽快整理会议纪要，并与与会人员分享。
这样可以确保所有人对会议讨论的内容和决策都有准确的了解，也可以将其他人员及时告知相关讨论结果。
7. 利用技术工具•借助技术工具来提升会议效率，如使用在线协作平台共享资料、通过视频会议进行远程参与、利用投票工具进行决策等等。
技术的运用可以使得会议组织更加便捷和高效。
8. 科学安排会议时间地点•精心选择适合大多数人方便的时间和地点来召开会议。
避免过长或过短的时间段以及无法满足需要的场地，以此提供一个舒适且专注的环境。
9. 鼓励积极参与•在会议中鼓励每个人都参与讨论和发表意见。
通过促进开放性的沟通和互动，能够激发创造性思维，并减少被动听取信息导致的低效。
10. 定期评估反馈和改进•定期回顾过去的会议，听取与会人员的反馈意见，并根据反馈结果不断改进和优化会议组织和管理方式。
这样能够持续提高会议效率和参与度。
希望以上的十个秘诀能够帮助您更好地组织和管理高效的会议！如果您有任何问题或需要进一步了解，请随时告诉我。
会议组织和管理
2、安排会议议程和日程
会议议程：是对已确定的议题列出先后顺序，也就 是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略 安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议主持人要 根据议程主持会议
知识点
1）按习惯顺序和有关规定安排会议议程
2）宣布议程
3）说明一些此次会议事务性的内容（点名、 报告缺席情况、宣读或修正上次会议记录
会议组织和管理
会议的要素
基本要素： 1） 会议名称。 2） 会议时间。 3） 会议地点。 4） 会议人员。 5） 会议方式。 6） 会议议题 7） 会议经费
选择要素：
1） 会议目的。
2） 会议机构。 5） 会议文件材料。 6） 会议设备工具。
7） 会议的组织者。
8） 会议日程。
会议筹备方案
1、会议筹备方案的主要内容（框架） （1）确定会议的主题与议题。 （2）确定会议的名称。 （3）确定会议和议程。 （4）确定会议的时间性和地点。 （5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要 （6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。 （7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。 （9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构， 大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会 议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯 彻执行
会场布置和座次划分
在大中型会议中，为了提高会议效率，便于与会者 顺利找到自己座位，可对会场分片划区 1、根据会场整体布局，分出ABCD等区域； 2、按照场内座位排号分区，每个单位各占几排， 3、正式代表居前，列席代表居后 4、会议中受表彰、领奖的人员标出专门区域。
会议台形选择
会议台形选择－较大型会场
有效的会议组织与管理提高会议效率
有效的会议组织与管理提高会议效率会议是现代企业管理中必不可少的一环。
然而，很多人经历过无效、冗长和无聊的会议，这对于会议参与者和企业都是一种浪费。
为了提高会议效率，有效的会议组织和管理是至关重要的。
本文将探讨一些有效的会议组织和管理策略，帮助提高会议效率。
一、制定明确的议程会议议程是会议的核心。
在召开会议之前，组织者应该制定一个明确的议程，列出会议的主题、目标和每个议题的时间安排。
明确的议程可以帮助参与者准备好相关的材料和讨论问题，避免会议偏离主题，并保证会议按计划进行。
二、选择合适的时间和地点会议的时间和地点也是影响会议效率的关键因素。
选择一个合适的时间，确保参会人员都能参加，并避免会议时间过长，导致参与者疲劳和注意力分散。
另外，选择一个安静舒适的会议地点，确保设备齐全、无干扰，为会议的顺利进行提供良好的氛围。
三、明确参会人员角色和责任在会议前，应该明确参会人员的角色和责任。
确定主持人、记录员和其他参与者的角色，并明确每个人在会议中的责任。
这样可以确保会议的顺利进行，避免重复和混乱。
四、积极引导和控制讨论在会议进行过程中，组织者应该积极引导和控制讨论。
确保每个参与者都有机会发表意见和提出问题，避免少数人垄断讨论的时间。
同时，主持人应该适时地总结和归纳讨论的要点，确保所有参与者都能理解和记住会议的内容。
五、制定明确的行动计划会议的目标是为了达成决策或解决问题，因此制定明确的行动计划是非常重要的。
在会议结束前，应该对会议的讨论结果进行总结，并制定明确的行动计划，包括任务、责任人和截止日期。
这样可以确保讨论不仅仅是空谈，而是确实能够有所行动和实施。
六、实施会后跟进会议结束后，组织者应该及时跟进行动计划的实施情况。
与会者对应的任务和责任应该得到监督和追踪，以确保计划按时完成。
同时，组织者还应该准备一份会议纪要，清晰地记录会议讨论的要点和决策结果，并将其发送给所有参与者，以便他们回顾和了解。
七、持续改进会议流程会议组织与管理是一个不断改进的过程。
会议组织管理
会议组织管理会议是组织与协调团队工作的重要手段，而对于会议组织的管理也是至关重要的。
有效的会议组织管理能够提高会议效率，增强团队合作，实现预期目标。
本文将从会议前的准备工作、会议中的组织与流程管理以及会议后的总结与评估等方面，探讨会议组织管理的要点和技巧。
一、会议前的准备工作1.明确会议目标：在召开会议之前，必须明确会议的目的和预期效果。
只有明确了会议的目标，才能有针对性地进行后续准备工作，确保会议的顺利进行。
2.制订议程：会议议程是会议的重要组成部分，能够帮助会议的参与者理清会议的重点和流程。
在制订议程时，需要明确每个议程环节的时间安排，以确保会议在规定的时间内顺利进行。
3.确定与通知参会人员：根据会议的目标和议程，确定应邀请的参会人员。
通知参会人员时，要明确会议的时间、地点和议程，确保参会人员能够提前做好准备，并准时参加会议。
二、会议中的组织与流程管理1.主持人的角色：会议主持人是会议的领导者，负责组织、引导会议的进行。
主持人要确保会议按照预定的议程进行，控制会议的时间和讨论的深入程度，并合理分配发言时间，确保每个议题都能够得到充分讨论。
2.控制会议气氛：会议气氛对于会议的进行和达成共识非常重要。
主持人应该营造一个积极、和谐的氛围，鼓励会议参与者积极发言，提供表达意见和建议的机会，并及时解决与会者之间的冲突。
3.会议记录与跟进：会议过程中的记录工作是非常重要的，可以帮助与会者回顾会议内容，并跟进会议决议的执行情况。
记录人员应准确记录与会者的发言要点、讨论结果和行动计划，并及时将会议纪要发给与会者，确保大家对会议内容达成一致。
三、会议后的总结与评估1.会议纪要的撰写与发送：会议纪要应当准确反映会议的内容与结果。
在撰写会议纪要时，应注重主题的概括和重点问题的呈现，以帮助参会人员回顾会议内容。
记录人员应及时将会议纪要发送给与会者，以便大家核对和落实会议决议。
2.会议效果的评估：会议之后，应对会议的效果进行评估，以确定会议的成功与否，并为下次会议的改进提供参考。
会议组织和管理制度
会议组织和管理制度第一章总则第一条目的为规范企业内部会议的组织和管理，提高会议的效率和质量，充分发挥会议的作用，订立本规章制度。
第二条适用范围本规章制度适用于企业内部的各类会议的组织和管理。
第三条定义1.会议：指由会议召集人邀请相关人员参加，以讨论、决策、沟通等目的进行的集体活动。
2.会议召集人：指负责组织召开会议，并负责会议的召集、议题确实定、会议文件的准备和其他相关工作的人员。
3.参会人员：指依照会议召集人的邀请，参加会议的人员。
第二章会议的召开第四条召集人的职责和权力1.会议召集人负责确定会议的召开时间、地方、议题和参会人员，并将相关信息及时通知参会人员。
2.会议召集人有权对会议的议题进行调整或取消，并及时通知参会人员。
第五条会议的通知1.会议的通知应提前肯定时间通知参会人员，通知形式可以是电子邮件、电话或企业内部通讯工具等。
2.会议通知应包含会议的时间、地方、议题、参会人员名单等必需信息。
3.会议通知应在参会人员收到之前，以适当的形式确认收到。
第六条会议料子的准备1.会议召集人应提前准备好与会议相关的文件、报告、数据等料子，并在会议通知中提前发给参会人员。
2.会议料子应包含会议议题、内容概要、参考资料等必需信息，并以电子文档的形式发送给参会人员。
第七条会议室准备和设置1.会议召集人应提前布置好会议室，并确保会议室具备必需的设备和场合，如投影仪、音响设备、白板等。
2.会议室应保持乾净、安静，并供应充分的座位和充电插座。
第三章会议的组织与管理第八条会议纪要和记录1.会议召集人或会议秘书应 designated将会议的重要内容、紧要决议和行动项记录在会议纪要中，确保准确和完整。
2.会议纪要应包含会议的时间、地方、与会人员、议题、讨论过程、决议和行动项等内容，并及时发送给参会人员。
第九条会议议程掌控1.会议召集人应依照预定的会议议程，合理布置会议的时间和次序，确保会议的高效进行。
2.参会人员不得擅自更改会议议程，如有需要更改，应提前征求会议召集人的同意并进行调整。
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一、名词解释1.会议是一种围绕特定目标进行的，以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。
2.会议主题是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
3.会议客体即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。
4.会议策划就是为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行的方案的过程。
5.会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、先后。
会议议程起着维持会议秩序的作用。
6.会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。
7.会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。
制发会议通知是会前准备的重要环节。
8.闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。
9.会议报告一般指领导人代表机关或者组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。
10.会议证件是会议举行期间供与会人员与工作人员以及其他相关人员佩戴使用的证件。
11.会议引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。
12.会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议上的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。
二、填空1.会议有目的性、组织计划性、群体沟通性、交流方式多样性的特征。
2.会议活动的基本要素人员、名称、议题、时间、地点、方式、结果。
3.会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。
4.会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。
5.会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。
6.会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、调查会、电话会等。
7.会议的工作原则是必要性、高效性、目标性、严肃性、节俭性。
8.会议经费预算的原则科学合理、总量控制、确保重点、精打细算、留有余地。
9.会议通知的内容包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。
正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。
10.开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。
11.讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心往往是会议的补充报告。
12.准备会议用品与设备要求制定计划、落实专人负责、实用并节约成本。
13.会议证件的种类包括出席证、列席证、旁听证、来宾证（或嘉宾证）、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。
14.会议签到的方式有薄式签到、表式签到、电子签到机签到、会议秘书签到、人员代为签到、签到卡签到、名片签到、座次表签到。
15.会议签到的要求是认真准备、有序组织、及时统计、准确无误。
16.会议记录的种类按详细程度分详细记录、摘要记录，召开形式分报告式会议记录、座谈会式会议记录、决议式会议记录。
17.会议记录的格式分为标题、首部、主体和尾部四块，内容包括会议描述（会议类型、时间、日期、地点）、与会者姓名、会议过程和主席、记录员签名。
18.会议信息通常表现为会议通知、会议简报、会议纪要、会议报道，以及会议的传达提纲，要点等形式。
19.会议信息的收集要本着准确、及时、全面、适用的原则。
20.会议简报具有简、真、新、快的特点。
三、画图会场布置的形式：相对式，全围式、半围式、分散式。
四、简答1、会议的作用1)集思广益、科学决策的作用2)发扬民主、动员群众、宣传教育的作用3)传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用4)协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用5)国际交流、跨文化的沟通作用2、议会的种类1)按会议的规模划分：小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议。
2)按会议内容划分：综合性会议、专题性会议。
3)按会议的性质划分：决策性会议（代表性会议、领导办公会）、非决策性会议日常办公会议、咨询性会议、总结交流会、洽谈谈判性会议、进修培训会、庆典性会议、商品展示和推介性会议）。
4)按会议所跨的地域范围划分：国际性会议、全国性会议、地区性会议、部门性会议。
5)按会议的目的划分：说明会议、研究会议、解决问题会议、沟通协调会议、创意会议。
6)按会议的形式划分：圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论会、小组讨论会、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会议。
7)按会议的职级划分：股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工大会、部门会议。
3、通常出现哪些情况时，需要及时开会？1)遇到危机突发事件，足以使目前工作停滞，需要及时集体协商、处理；2)一项决定或一项管理办法的推出，非经会议的形式不能产生法定效力；3)事情较为紧急，有关人员采取逐层、分头商议的办法已经不通；4)采取会议的形式是将特定情况（内容）向有关人员了解或告知的最快捷的方式；5)需要统一思想，在思想领域已经已经引发争执，不能很好的贯彻工作，工作人员已无心工作。
4、会议效率不高的主要原因1）、时间上的安排、使用不合理；2）、地点上的安排、使用不合理；3）、开会对象选择不够精确；4）、主持人的能力较弱，不能控制会场；5）、开会的原因和目的不明确。
5、怎么维护和保持会议严肃性和权威性？1)明确会议的议题、目的；2)制定完善的会议计划、组织机构；3)准备充分；4)落实会议议程。
6、会议可以从哪些方面节俭？控制会议时间；控制会议规模；开支要精打细算；目的务求明确。
7、会议筹划者的主要任务（论述题）制订计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要，并达到会议预定的目标；制定会议议程；了解可供使用的场所和设施情况；选择或提议合适的场所；安排交通事宜；协调会务工作人员的活动；招收、培训会务人员和广告人员；制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排；视察选定的场所和设施；与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)；确定印刷公司；安排食品、饮料有关事宜；同会议发言人和各位贵宾进行联系。
其它8、会议策划的主要内容会议策划的主要内容可归纳为“五个W，一个H、B、O”。
即Why 、Who、What 、When”Where、How、Budget 、Others 会议策划的主要内容归纳为“五个W，一个H、B、O”。
（1）“Why”：即为什么开会，会议目标是什么。
（2）“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，即会议的组织者与参与者。
（3）“What”：是指“什么”类型的会议。
（4）“When”：是指“什么时候”举行会议。
（5）“Where”：是指在“什么地方”开会。
（6）“How”：是指会议将“怎样”进行。
（7）“Budget”：是指会议预算的策划。
（8）“Others”：其他工作，主要是指会务工作的策划。
9、会议策划方案有？1.会议概要（会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等）2.会议日程及相关事务3.会议预算以及其他需要说明的事项。
10、会议经费的构成？（1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮费用（5）旅游费用（6）设备视听费用（7）宴请及演出费用（8）培训费或讲演费（9）预计外支出11、会议经费的筹措途径是什么？（1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费用（4）社会赞助（5）转让无形资产使用权12、会议议程、日程和程序的关系会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先后顺序的安排。
它们之间的区别在于：会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。
以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。
13、会议通知的内容1．标题。
第一种，主办机关名称十会议名称十“通知”。
第二种，只写“会议通知”或“通知”。
2．通知对象。
通知对象可以是单位或个人。
3．正文。
包括（1）会议的目的；（2）名称和主题；（3）会议的时间；（4）会议的地点，必要时画出交通简图，标明地理方位及抵达的公交线路，以方便与会者；（5）参加对象；（6）其他事项。
4．落款与日期。
写明主办单位的全称，并注明发出通知的日期。
14、会前需准备的会议材料种类（1）会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署性文件、上级指示文书、本次开会起因文书等。
（2）会议的主题文件。
如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。
（3）会议程序文件。
包括议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。
（4）会议参考文件。
如统计报表、技术资料、与会代表来信和各类来访等的书面材料。
（5）会议管理文件。
包括会议通知、开会须知、议事规则、证件、保密制度、作息时间、生活管理等。
15、讲话稿的写法，就内容来讲，应注意什么？肯定会议的重要性；评价过去的工作；点出当前值得注意的问题；指明今后的方向和目标；评价会议中心议题；提出原则性的意见，向大会提出希望。
就形式来讲应分标题、正文、结尾三部分。
16、会议报告的内容主要是？（1）标题：可采用正、副标题的形式(正标题概括报告的中心内容，副标题标出会议名称，作者名称置于其下)；或写为“×××在××工作会议上所做的报告”。
（2）成文日期：用圆括号标于标题之下(如作者单列，则标于作者之下)。
（3）称谓：“各位代表”、“同志们”等。
（4）正文：阐述会议的性质、任务、意义；总结过去的工作，提出当前及今后的任务与方法措施，以及提请会议讨论的问题并附自己的初步意见；通常以发出号召结束全文。
17、准备会议材料有哪些要求？1．秘书草拟会议所需要的文件目录，向领导确认后，开始准备。
2．认真校对会议文件3．按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字样。
将所有的资料统一放在文件袋中，发放给与会人员。
分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。
4．分发重要文件一般要编号、登记。
5．一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。
18、会议用品和设施的种类？1)常用文具。
如笔、墨、纸、簿册等常用文具。