会务的组织和管理.pptx
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会务工作培训课件ppt
总结词
会议物资管理不善会导致物资短缺或浪 费，影响会议效果和成本。
VS
解决方案
提前列出所需物资清单，安排专人负责物 资采购和管理，确保物资充足且合理使用 ，避免浪费和损失。
1.谢谢聆 听
会务工作常见问题与解决方案
05
会议时间安排不合理
总结词
会议时间安排不合理会导致参会人员无法准 时参加，影响会议进程和效果。
解决方案
提前了解参会人员的工作安排和时间表，选 择合适的时间段进行会议，并确保会议时间 紧凑、高效。
参会人员沟通不畅
总结词
参会人员之间沟通不畅会导致信息传递受阻 ，影响会议决策和效果。
会议记录与资料整理
记录要点
准确记录会议要点，包括议题、讨论内容和决策结果等。
资料整理
及时整理会议资料，包括会议议程、发言稿和会议纪要等，便于后续查阅和存档。
04 会后服务工作
会议总结与反馈收集
会议总结
对会议的主要议题、讨论内容和结论进行总结，确保所有参会者对会议内容有清晰的认 识。
反馈收集
通过问卷调查、面对面交流等方式收集参会者对会议的意见和建议，以便改进后续的会 议组织工作。
会务工作培训课件
汇报人：可编辑
2023-12-23
目录
• 会务工作概述 • 会务筹备工作 • 会中服务工作 • 会后服务工作 • 会务工作常见问题与解决方案
会务工作概述
01
会务工作的定义与特点
总结词
会务工作是一项组织和管理会议事务的 活动，其特点包括计划性、协调性和服 务性。
VS
详细描述
会务工作通常包括会议策划、场地预订、 设备调试、资料准备、人员协调等多个环 节，需要提前进行周密的计划和安排。此 外，会务工作还需要与各方面进行协调， 确保会议顺利进行。同时，会务工作以服 务会议为中心，为参会人员提供优质的服 务和保障。
会务课件PPT
02
提供不同档次的房间，满足不同需求，确保住宿安全、卫生。
住宿服务
03
提供24小时前台服务、洗衣服务、叫醒服务等，确保参会人员
得到贴心照顾。
会议交通保障
1 2
交通工具选择
根据参会人员数量和会议地点，选择合适的交通 工具，如大巴车、中巴车等。
交通路线规划
提前规划好交通路线，确保参会人员准时到达会 议地点。
根据问题分析结果，制定相应的改进措施，并落实到下一次会议中。
06 会务案例分享
成功案例介绍
案例一
某公司年度销售会议
案例二
某大学学术研讨会
案例三
某政府机构工作会议
失败案例分析
案例一
某公司月度管理会议
案例二
某社会组织公益活动
案例三
某医院内部培训课程
案例经验总结
成功案例的共同点
01
明确的目标、周密的计划、有效的组织和良好的沟通
03 会务组织与实施
会议签到与接待
签到
确保参会人员准时签到，记录参 会人员名单，以便后续核对。
接待
为参会人员提供必要的指引和帮 助，确保他们顺利参加会议。
会议议程进行
安排议程
根据会议主题和目的，制定详细的议程安排，确保会议内容 紧凑有序。
引导发言
引导发言人按照议程顺序发言，控制发言时间，确保会议顺 利进行。
多样性
从不同角度和维度收集 反馈，包括意见、建议 和问题等。
深入性
鼓励参会人员提出具体 的意见和建议，以便更 好地了解他们的需求和 期望。
会议问题总结与改进
01
问题分类
将收集到的问题进行分类整理，如组织管理、内容质量、技术保障等。
会务工作培训ppt课件(精)
05
会务礼仪与沟通技巧
会务礼仪规范
仪表整洁
会务人员应保持良好的个人卫生，穿着整洁得体，以展现专业形 象。
举止大方
在会务场合，会务人员应举止大方、自然，保持微笑，展现友善和 热情。
语言规范
使用礼貌用语，注意措辞和语气，避免使用粗俗或冒犯性的语言。
与参会人员沟通技巧
倾听能力
积极倾听参会人员的发言和需求，给予充分的关注和回应。
况。
03
会中服务工作
签到与接待工作
签到方式选择
根据会议规模和需求，选 择合适的签到方式，如电 子签到、纸质签到等。
接待流程设计
制定详细的接待流程，包 括接待人员安排、接待区 域布置、接待物品准备等 。
嘉宾引领服务
为重要嘉宾提供引领服务 ，包括引领至座位、介绍 会议安排等。
茶水、餐饮等服务提供
茶水服务
重要性
会务工作是保障会议顺利进行的 关键，对于提高会议效率、促进 沟通交流、展示形象具有重要意 义。
会务工作的职责与任务
职责 负责会议的前期筹备工作，包括会议主题、时间、地点、参会人员等的确定。
负责会议现场的组织与管理工作，包括签到、引导、协调等。
会务工作的职责与任务
• 负责会议后期的总结与反馈工作，包括会议纪要、新闻稿 等的撰写与发布。
感谢您的观看
THANKS
参会人员名单收集与整理
01
02
03
确定参会人员范围
根据会议主题和目的，确 定参会人员的范围，包括 组织者、主讲嘉宾、与会 代表等。
收集参会人员信息
通过邮件、电话等方式收 集参会人员的基本信息， 如姓名、职务、联系方式 等。
整理参会人员名单
会务工作培训课件
会务工作是一项组织和管理会议事务的活动，具有计划性、协调性和规范性的 特点。
详细描述
会务工作通常包括会议策划、组织、协调和管理等方面，以确保会议的顺利进 行和目标的实现。它需要提前制定详细的计划和安排，协调各方面的资源和人 员，处理各种突发情况和问题，以确保会议的顺利进行。
会务工作的目的与意义
总结词
PART 02
会务筹备工作
会议策划
01
02
03
会议主题
明确会议的主题和目的， 确保会议内容与参会人员 的关注点相符合。
会议形式
根据会议主题和参会人员 需求，选择适合的会议形 式，如研讨会、论坛、座 谈会等。
参会人员
确定会议的参会人员名单 ，包括主办方、嘉宾、专 家学者、企业代表等。
会议日程安排
参会人员。
接待与安排
在会议现场，负责接待参会人员 ，安排座位、餐饮等，确保参会
人员得到良好的服务。
会议签到与登记
设计签到表
制作签到表，包括参会人员姓名、单位、联系方 式等信息，方便统计与联系。
现场签到
在会议现场，引导参会人员签到，核实身份信息 ，确保参会人员到场。
登记信息
对参会人员进行信息登记，收集联系方式、职务 等，便于后续联系与统计。
确保场地具备所需的技术设施，如投 影设备、音响设备、网络等，以满足 会议需求。
布置要求
根据会议形式和议程设置，对场地进 行合理的布置，包括座位安排、舞台 布置、灯光音响等。
会议物资准备
资料准备
根据会议议程和参会人员需求， 准备相关资料和材料，如会议背 景资料、演讲稿、问卷调查等。
物资采购
根据会议需要，采购必要的物资， 如文具、纸张、矿泉水等。
详细描述
会务工作通常包括会议策划、组织、协调和管理等方面，以确保会议的顺利进 行和目标的实现。它需要提前制定详细的计划和安排，协调各方面的资源和人 员，处理各种突发情况和问题，以确保会议的顺利进行。
会务工作的目的与意义
总结词
PART 02
会务筹备工作
会议策划
01
02
03
会议主题
明确会议的主题和目的， 确保会议内容与参会人员 的关注点相符合。
会议形式
根据会议主题和参会人员 需求，选择适合的会议形 式，如研讨会、论坛、座 谈会等。
参会人员
确定会议的参会人员名单 ，包括主办方、嘉宾、专 家学者、企业代表等。
会议日程安排
参会人员。
接待与安排
在会议现场，负责接待参会人员 ，安排座位、餐饮等，确保参会
人员得到良好的服务。
会议签到与登记
设计签到表
制作签到表，包括参会人员姓名、单位、联系方 式等信息，方便统计与联系。
现场签到
在会议现场，引导参会人员签到，核实身份信息 ，确保参会人员到场。
登记信息
对参会人员进行信息登记，收集联系方式、职务 等，便于后续联系与统计。
确保场地具备所需的技术设施，如投 影设备、音响设备、网络等，以满足 会议需求。
布置要求
根据会议形式和议程设置，对场地进 行合理的布置，包括座位安排、舞台 布置、灯光音响等。
会议物资准备
资料准备
根据会议议程和参会人员需求， 准备相关资料和材料，如会议背 景资料、演讲稿、问卷调查等。
物资采购
根据会议需要，采购必要的物资， 如文具、纸张、矿泉水等。
会务的组织和管理(联想)
•
与客房部的联系
•
处理突发事件
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
•会议结束的工作
• 1 退房； 整理物品； • 结帐； 回收问卷。
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
•案例：意见反馈样式
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录
•三、会后总结和决算
•四、中小型会议的会务管 理
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
•会务工作程序
• 会议准备检查表
• 会议主持人自我
•
•中小型会 议的模板
会务的组织和管理(联想)
•目高标效管会理议基本环节及注意问题
几个注为意什问么题实行目标管理
•
工职责
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理 工
会前准备 - 会务组的分
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•案例：2000年代理会邀
•
请信
•内容：
•1、前言
2、会议日程
•3、注意事项
•4、入住宾馆地点及电话
•5、回执
会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分
工
•1、北京制定原则、分配名额；
会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
•案例： • 签到程序界面演示
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
办公室会务管理ppt课件
精品课件
➢了解会议组织的工 作方法的变革。 ➢熟悉会议服务的基 本要求。 ➢熟悉会议的文字工 作（简报、纪要、工 作规程、总结等）。 ➢了解会议评估的基 本方法。
能力目标
➢能够做好签到及座位 引导工作。
➢学会会议服务礼仪。 ➢能熟练使用会议常用 设备。
➢熟悉并掌握会议材料 的制作。
➢能够做好会务协调工 作。
1．确认对方提问内容 2．抓住问题要点回答 3．答案既要明确，又留有余地 4．回答内容要具体明确。
任务三 会议的文字工作
会议记录
1. 摘要记录 2. 详细记录
会议简报
1. 报道式写法 2. 转发式写法
会议纪要
1. 会议情况简 述
2. 会议主要内 容的归纳
此课件下载可自行编辑修改，供参考！ 感谢您的支持，我们努力做得更好！
事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏 （或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进 行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该 项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了 回来一事，未加注意，因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。 幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故 该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。
03 节奏快慢有序
04 形体语言得体
05 保持双向交流
控制会议特殊技巧
如何营造踊跃发言的氛围
如何缓解会议的紧张气氛
1．要有幽默感 2．议题要具体 3．要创造民主气氛
首先不要紧张害怕； 其次不要以牙还牙； 再次就是从容对待。
➢了解会议组织的工 作方法的变革。 ➢熟悉会议服务的基 本要求。 ➢熟悉会议的文字工 作（简报、纪要、工 作规程、总结等）。 ➢了解会议评估的基 本方法。
能力目标
➢能够做好签到及座位 引导工作。
➢学会会议服务礼仪。 ➢能熟练使用会议常用 设备。
➢熟悉并掌握会议材料 的制作。
➢能够做好会务协调工 作。
1．确认对方提问内容 2．抓住问题要点回答 3．答案既要明确，又留有余地 4．回答内容要具体明确。
任务三 会议的文字工作
会议记录
1. 摘要记录 2. 详细记录
会议简报
1. 报道式写法 2. 转发式写法
会议纪要
1. 会议情况简 述
2. 会议主要内 容的归纳
此课件下载可自行编辑修改，供参考！ 感谢您的支持，我们努力做得更好！
事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏 （或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进 行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该 项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了 回来一事，未加注意，因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。 幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故 该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。
03 节奏快慢有序
04 形体语言得体
05 保持双向交流
控制会议特殊技巧
如何营造踊跃发言的氛围
如何缓解会议的紧张气氛
1．要有幽默感 2．议题要具体 3．要创造民主气氛
首先不要紧张害怕； 其次不要以牙还牙； 再次就是从容对待。
会务工作培训课件ppt
方法：采用问 卷调查、访谈 等方法进行评
估。
PART SEVEN
会务工作常见问题及解 决方案
会议筹备中的常见问题及解决方案
会议主题不明确：需要提前 确定会议主题和目的，并制 定详细的议程。
参会人员不合适：需要确定 合适的参会人员，包括相关 领导、专家、行业人士等。
会议时间安排不合理：需要 提前确定会议时间，并考虑 会议地点、交通等因素。
会议前的准备工作： 协助会务组进行会 场布置，检查设备 是否正常
会议中的服务工作： 保持会场整洁，及 时倒茶水，清理纸 杯等
会议后的收尾工作： 整理会场，检查设 备是否有损坏，及 时报修等
会议服务中的沟通和协调
建立良好的沟通渠 道
及时解决问题，化 解矛盾
有效沟通，确保信 息传递准确无误
积极协调，达成共 识，促进会议顺利 进行
会议接待流不够规范，容易出 错
会议接待费用过高，超出预算。
会议服务中的常见问题及解决方案
会议场地选择：考虑参会人员数量、活动类型等因素，确保场地适宜 会议设备准备：提前安排好音响、投影、灯光等设备，确保活动顺利进行 茶歇与午餐安排：根据参会人员数量和需求，合理安排茶歇和午餐，提供高品质服务 会议流程安排：制定合理的会议流程，包括议程、时间安排等，确保活动有序进行
会议评估的指标和标准
会议目标是否明确
会议议程是否合理
与会人员是否具备相应的知 识和经验
会议时间是否充足
会议评估的反馈和应用
反馈：提供具 体的反馈意见， 帮助改进会议 组织和管理。
应用：将评估结 果应用于下一次 会议的组织和管 理，提高会议效
率和质量。
目的：评估会 议的效果和价 值，为管理层 提供决策依据。
《会务的组织和管理》课件
会务管理的工具和技术
电子邮件和通讯技术
利用电子邮件、即时通讯等技术工具进行信息 沟通和协调安排。
参会者登记系统
利用参会者登记系统进行参会人员的注册和信 息管理，提高工作效率。
活动管理软件
使用活动管理软件进行会议日程、参会人员管 理等相关工作。
会议报道和直播技术
通过会议报道和直播技术，将会议内容传达给 更多的人群，提升会议影响力。
结语
会务管理的意义和责任
会务管理是一项具有重要意义和责任的工作，能够 推动行业发展并促进交流合作。
展望未来的会务管理趋势
随着技术的不断发展和行业的变革，会务管理将朝 着更智能化、数字化的方向发展。
会务的目的和意义
通过会务管理，可以促进交流合作、提高品牌形象、推动行业发展，对经济和社会具有重要 影响。
会务的组织流程
1
制定会议计划
2
制定详细的会议日程安排和议程，包括
演讲嘉宾、讨论话题等。
3
推广宣传和邀请嘉宾
4
利用各种渠道宣传会议信息，邀请目标
嘉宾参与，确保会议的知名度和参与度。
5
会后总结和评估
6
ห้องสมุดไป่ตู้
对会议的成果进行总结和评估，分析会 务管理过程中的不足之处，并进行优化
改进。
确定会议的主题和目的
明确会议的核心主题和目标，以便有针 对性地进行后续组织工作。
拟定会议预算
制定会议的财务预算，包括场地租赁、 餐饮费用、嘉宾招待等各项开支。
现场布置和管理
根据会议需求进行场地布置，管理现场 物流、设备运营等事宜。
提高会务管理能力的方法
学习其他成功 案例
借鉴和学习其他成功 会务案例，吸取经验 教训，提升自身管理 能力。
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会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、 会议资料的整理、汇编
7
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
会务工作要保证策划案
的顺利实现
26
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
27
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组：出发时
间及工作内容
签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作
28
会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会
❖会务准备开始 前三周 ❖策划案定稿;
❖会务组成立;
❖会场勘察
前二周
❖与宾馆签协议; ❖起草预算并通过
前一周
❖汇款 ; ❖ 物资备齐
开会日期
4
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
策划案的内容
目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
16
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
人员分 工
总负责
物资组
负责 人
会前
会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、落实设备
会中
会后
内外沟通、协调、处理突 结算、善后、
发事件
总结
分发物资、采购会中物品 结帐、剩余
食品、保证设备到位 物资处理
签到组
邀请、人员落实、房 签到、发资料、安排代 间、餐桌、车辆分配 的食宿、订餐落实
10
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
会场方面 宾馆的软硬件
11
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
餐饮方面 租车问题 价格问题
12
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、无漏洞。
13
会议的组织和管理
3、注意事项
4、入住宾馆地点及电话
5、回执
19
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
1、北京制定原则、分配名额；
2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京；
6、北京终审、给编号；
7、编号分别发大区；
20
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
33
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
会议结束的工作
1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。
34
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式
35
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
36
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
主讲人：周玲秀
1
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
2
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算
3
会议的组织和管理
目录
前四周
❖策划案起草 ;
❖ 成立会议TEAM;
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
5
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
6
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
协助总指挥，负责常务工作
会前准备 - 起草协议
1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用
内容涉及
14
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等
内容涉及
15
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议
29
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
30
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例： 签到程序界面演示
31
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
32
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件
退房、回收 问卷、结帐
车辆调 度
寻租车资源、签约、 接站场地租用、领导 行程
接站组织、车辆调度、 交警联系、司机安排
结帐
17
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：99代理会人员分 工职责
18
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000年代理会邀
请信
内容：
1、前言
2、会议日程
结和决算 总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、99年总结、会 务人员考核标准
37
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
案例：2000年代理会分析
38
会议的组织和管理
其它
代理签到情况
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
100 80 60
会务工作五个意识：
全局意识、 客户意识
补台意识、 奉献意识
创新意识
8
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作
9
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 原则 会务工作为会议内容服务
以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行
算送审批；
23
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇
出 所需款项； 提前行文，写明规则。
24
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表
25
会议的组织和管理
案例
案例：《99代理会费申请报告》 《99代理会费用使用、审批、 报销规定》 《关于参加西安活动的人员 通知》
案例：2000代理会 物资准备清单
21
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强
22
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
年初有预算；
全面、精细、节约；
距开会日期前两周，做出预