专项维修资金使用操作流程手册
专项维修资金使用操作流程手册
专项维修资金使用操作流程手册一、使用专项维修资金向小区办申报必须提供的资料（一）使用申请（二）结算资料二、操作步骤：（一）前期准备工作1、提前做好业主的缴纳信息同政府网上信息的核对工作，提前将错误信息进行更正，避免影响结算时的分摊进展，对未缴纳维修资金业主的情况要了解原因，做好催缴方案，避免影响公司的经济利益。
2、提前准备本次使用维修资金涉及到分摊楼体的《单位工程综合质量评定表》（基本为2001年上半年之前竣工的楼体）或《辽宁省房屋建设工程和市政基础设施工程竣工验收备案书》（基本为2001年下半年之后竣工的楼体）3、对维修部位进行原始状况拍照存档。
（二）制定维修资金使用计划，向业委会提出物业维修申请报告1、定项（确定维修内容）2、对需维修工程进行充分论证，避免公司风险（必须已过质保期，且分析业主对此项工程认可程度），向公司管理层提报通过。
3、对维修项目进行工程造价的预算（考虑招标费用、监理费用及审计费用，预算价要高于结算价），维修项目要求找专业的招标机构进行招标确定施工单位、聘请监理公司及结算审计公司，召开业委会时要明确提出并声明，费用统一进行分摊。
4、如有资金缺口（由业主未缴纳或账户余额不足）的，项目应提前与管理层明确是否进行先行垫付施工，后续由业主大会授权业委会进行催缴（或物业公司进行催缴）。
（三）业主委员会对维修项目的审批、授权1、以客观事实、规范、规定为依据，提出书面申请维修报告，一并提供工程预算书及住宅共用部位共用设施设备维修和更新、改造方案，使业主委员会充分理解维修工作的必要性，达到业主委员会通过，签署物业维修管理委托书。
2、考虑全面，委托书的内容要授权物业公司进行整个使用过程的操作（包括委托进行全体业主的维修资金问卷调查工作、业主大会通过后的申报办理，施工单位、监理单位以及审计单位的选择、施工管理、工程结算、预留及支付施工单位质保金）（四）以书面调查问卷的形式召开业主大会1、调查前应该对业主进行公示告知，公示至少包括维修申请报告、业委会委托授权书、住宅共用部位共用设施设备维修和更新改造方案，公示时间不能低于10天。
专项维修资金使用操作流程
专项维修资金使用操作流程专项维修资金使用操作流程关于旺园小区号楼单元电梯钢丝绳更换使用房屋维修资金情况说明如下：一、维修资金申请程序二、操作步骤：（一）前期准备工作1、提前做好业主的缴纳信息同政府网上信息的核对工作，提前将错误信息进行更正，避免影响结算时的分摊进展，对未缴纳维修资金业主的情况要了解原因，做好催缴方案，避免影响公司的经济利益。
2、提前准备本次使用维修资金涉及到分摊楼体的。
3、对维修部位进行原始状况拍照存档。
（二）制定维修资金使用计划，向业委会提出物业维修申请报告1、定项（确定维修内容）2、对需维修工程进行充分论证，避免公司风险（必须已过质保期，且分析业主对此项工程认可程度），向公司管理层提报通过。
3、对维修项目进行工程造价的预算，由房屋维修资金管理中心指定工程造价单位维修，召开业委会时要明确提出并声明，费用统一进行分摊。
4、如有资金缺口（由业主未缴纳或账户余额不足）的，项目应提前与管理层明确是否进行先行垫付施工，后续由业主大会授权物业公司进行催缴。
（三）以书面调查问卷的形式召开业主大会1、调查前应该对业主进行公示告知，公示至少包括维修申请报告、业主委托授权书、住宅共用部位共用设施设备维修和更新改造方案，公示时间不能低于10天。
（需要对公示进行拍照存档）2、调查问卷要按统一格式填写并经过品质部专业岗进行审核。
3、调查工作要合理有序，过程中须让每户业主先仔细阅读‘住宅共用部位共用设施设备维修和更新、改造方案’后，再进行签字确认，否则可视为无效。
4、将问卷做好存档工作，并建立电子档案，汇总形成业主意见调查汇总表，每份问卷都需要业委会签字盖章确认。
5、将调查结果形成业主大会决议进行公示（需要对公示进行拍照存档），公示时间不能低于5天。
（四）区小区办初审批1、将申请资料准备齐全，一式5份报区小区办进行初审（至少一份原件）。
2、如无须补充要件，区小区办派人到现场进行核实（单元为单位，按10%比例。
物业维修专项资金使用的操作流程（★）
物业维修专项资金使用的操作流程（★）第一篇：物业维修专项资金使用的操作流程物业维修专项资金使用的操作流程根据《物业专项维修资金管理办法》第十四条、第十五条的有关规定，结合本辖区物业专项维修资金使用情况，进一步规范政府代管部分物业专项维修资金的使用，特制订物业专项维修资金使用操作程序。
一、物业专项维修资金使用一般操作程序1、出具委托书（附一）。
小区业主委员会出具把小区内需要维修的物业项目委托物业服务企业办理相应手续的书面文件。
2、提出维修计划和资金使用方案。
由物业服务企业根据小区内的物业使用状况，提出小区共有部分、共有设施设备维修、更新和改造计划及物业专项维修资金使用方案（包括实施项目和资金使用预算）。
3、公告（附二）。
在小区内以公告的形式把维修改造计划和物业专项维修资金使用方案告知全体业主，采取召开业主大会方式的，要告知召开业主大会的时间和地点；采取征询意见方式的，告知征询业主意见的时间计划。
4、召开业主大会或征询意见。
召开业主大会或征询业主意见时，要求业主填写《小区物业专项维修资金使用征询意见表》（附三），业主在《小区物业专项维修资金使用征询意见表》中明确对维修的项目和金额是否同意，并在表格相应栏内签名或盖章。
5、汇总意见。
《小区物业专项维修资金使用征询意见表》征求意见后回收汇总，计算出各个维修项目的同意率和不同意率，并填写《小区物业专项维修资金使用征询意见情况汇总表》（附四）、《小区物业专项维修资金使用征询意见结果汇总表》（附五）。
公示（附六）。
将以下材料在小区内公示7天：①委托书；②维修改造计划和物业专项维修资金使用方案；③《小区物业专项维修资金使用征询意见情况汇总表》、《小区物业专项维修资金使用征询意见结果汇总表》。
公示时将公示上墙资料拍照归档。
7、备案。
通过公示后，物业服务企业向房管局物业管理所提出书面申请备案（附七），申请备案时提供以下材料：①委托书；②维修改造计划和物业专项维修资金使用方案；③《小区物业专项维修资金使用征询意见情况汇总表》、《小区物业专项维修资金使用征询意见结果汇总表》；④上墙公示内容的照片资料。
物业专项维修资金流程
物业专项维修资金流程第一篇：物业专项维修资金流程物业专项维修资金交存使用流程1、日常收取的物业专项维修资金交存指南流程代收付合同签订物业服务企业选定一家国内商业银行作为自己的结算专户银行，到区管理机构领取盖有市基金中心代收付合同专用章的代收付格式合同，与结算专户银行签订代首付三方合同。
物业区域注册1、物业服务企业协助业委会在维修资金信息管理系统上注册用户，填报《物业区域注册申请表》、《分栋分户表》和《公用设施设备表》，并经业主委员会确认盖章。
2、物业服务企业持注册材料，包括上述表格的电子数据，向区管理机构申请注册。
区管理机构及时在维修资金信息管理系统中对业主委员会建立登陆账户及密码，并用信封封存，由物业服务企业领取转交业委会。
物业服务企业、业委会登陆维修资金信息管理系统完善各自的注册信息，并填报物业区域结算专户账号等信息。
3、区管理机构根据需要将电子数据转入维系资金信息管理系统：核查维修资金信息管理系统中物业服务企业录入的开户账号信息、代收付合同（自动托收）信息，确认后传专户银行端系统，另传三方代收付合同给专户银行；将注册资料归档。
日常交存1、物业服务企业根据相关规定按月向业主收取日常收取的物业专项维修资金并存入结算专户。
按规定期限（最长不超过三个月）在维修资金信息管理系统内以户为单位填报本小区缴交维修资金的信息，经检核无误后提交。
2、提交数据后，即打印《日常维修资金交存名册表》（2份）及《欠缴业主名册》，《欠缴业主名册》，或有异议经处理后持交存需提交材料到所在区管理机构办理交存手续。
3、所在去管理机构根据《日常维修资金交存名册表》在维修资金信息管理系统内确认本次交存金额，同事将《日常维修资金交存名册表》1份报呈至市基金中心。
4、专户银行根据系统内确认结果于固定时间办理自动扣款手续，开具财政局监制的专用往来收据，邮寄至物业服务企业。
专户银行将专用收据市管理机构联送交市基金中心，市基金中心经办人员核查到账维修资金。
物业专项维修资金使用流程图
凭区备案证明和业主委员会同意再次申请备用金证明，物业服务企业持再次申请材料到市管理机构办项维修资金使用流程图
物业服务企业根据物业情况或者业主要求，拟定维修、更新、改造方案。维修方案包括拟维修、更新、改造的项目，费用预算，分摊范围和标准，施工单位选定等内容。
业主委员会召开业主大会前15天将方案公示，公示期不得少予7天，预算超10万的，表决前须经第三方审核。
在街道办或工作站监督指导下召开业主大会对维修方案进行表决（现场、书面和电子投票），形成决议。
专项申请：
业主大会同意设立备用金，并授权业主委员会进行备用金的决定使用、再申请的审核。单次申请备用金的数额不超过物业项目日常收取的物业专项维修资金年度收取总额的30%
物业专项维修资金使用流程图
物业服务企业根据物业情况书面向业主委员会提出小额维修申请，经业主委员过半数以上人数同意即时进行小额维修。
物业服务企业持规定提交材料到市资金中心办理首次备用金申请。
物业服务企业持规定提交材料到区管理机构进行备案，凭备案证明和规定材料到市管理机构办理划拨手续，市管理机构可先向物业服务企业拨付不超80%的项目预算款项。
维修工程竣工验收合格（同意付款）后，物业服务企业持该项目有关竣工合格文件、合法票据和结算资料等，到区管理机构备案后到市管理机构办理剩余款项的划拨手续。
深圳市物业专项维修资金管理系统操作手册(专户银行)
深圳市物业专项维修资金管理系统
操作手册
（专户银行）
目录
一、资金增值管理 (1)
1．新增 (1)
2．编辑 (2)
3．删除 (2)
4．查看详情 (2)
5．打印 (2)
二、技术支持 (2)
一、资金增值管理
点击“维修资金统管”-“资金增值管理”，进入“资金增值管理”页面，可以根据“专户银行”、“增值类型”、“增值期限”、“申请编号”及“办理进度”查询资金增值记录。
如下图所示：
1．新增
如需进行资金增值管理，点击按钮，进入到添加增值方案页面，填写资金增值方案相关信息，确认无误后点击按钮，提交资金增值方案。
如下图所示：
2．编辑
如需修改资金增值方案，选中需要修改的资金增值方案，点击按钮，可对资金增值方案进行修改，修改完成后点击按钮，资金增值方案修改完成。
3．删除
如需删除资金增值方案，选中需要删除的资金增值方案，可选择多个资金增值方案，点击按钮，系统会弹出“确认”提示框，点击按钮，选中的资金增值方案将被删除。
4．查看详情
如需查看资金增值方案详情，选中需要查看的资金增值方案，点击按钮，弹出资金增值方案详情页面，可查看资金增值方案的具体情况。
如下图所示：
5．打印
如需打印首期缴交申请相关的清单，选中该首期缴交申请，点击按钮，根据需要选择对应的清单进行打印。
二、技术支持
技术支持单位：深圳市物业专项维修资金管理中心
技术支持电话：*************。
使用专项维修资金作业指导书
使用专项维修资金作业指导书1.0目的为了加强住宅专项维修资金的管理，保障住宅共用部位、共用设施设备的维修和正常使用，规范住宅专项维修资金使用，根据《中华人民共和国民法典》和《住宅专项维修资金管理办法》等法律、行政法规，制定本作业指导书。
2.0范围适用于物业服务中心使用住宅专项维修资金进行住宅共用部位、共用设施设备维修更新管理。
3.0职责3.1项目负责人按照本作业指导书规定的流程向业委会、所在地政府房办主管部门进行使用专项维修资金申报。
3.2工程主管（设备管理负责人）负责按照本作业指导书提出共用部位、共用设施设备维修方案。
4.0工作流程4.1专项维修资金适用范围：1.1.1住宅专项维修资金：是指专项用于住宅共用部位、共用设施设备保修期满后的维修和更新、改造的资金。
4.12住宅共用部位：是指根据法律、法规和房屋买卖合同，由单幢住宅内业主或者单幢住宅内业主及与之结构相连的非住宅业主共有的部位，一般包括：住宅的基础、承重墙体、柱、梁、楼板、屋顶以及户外的墙面、门厅、楼梯间、走廊通道等。
5.1.3共用设施设备：是指根据法律、法规和房屋买卖合同，由住宅业主或者住宅业主及有关非住宅业主共有的附属设施设备，一般包括电梯、天线、照明、消防设施、绿地、道路、路灯、沟渠、池、井、非经营性车场车库、公益性文体设施和共用设施设备使用的房屋等。
4.2住宅专项维修资金管理4.2.1住宅专项维修资金管理实行专户存储、专款专用、所有权人决策、政府监督的原则。
县级以上地方人民政府房办主管部门会同同级财政部门负责本行政区域内住宅专项维修资金的指导和监督工作。
4.2.2业主大会成立前，已售公有住房住宅专项维修资金，由物业所在地直辖市、市、县人民政府财政部门或者建设（房地产）主管部门负责管理。
4.2.3业主大会成立后，应当委托所在地一家商业银行作为本物业管理区域内住宅专项维修资金的专户管理银行，并在专户管理银行开立住宅专项维修资金专户。
物业专项维修资金使用业务指导手册
物业专项维修资金使用业务指导手册物维资金业主所有合理使用物业管理服务中心物业维修资金管理中心宣第一章报修与勘查一、报修保修期满后的物业共用部位、共用设施设备需要使用物业维修资金进行维修、更新、改造的，利害关系人(业主、业主委员会、物业服务企业)向物业所在社区报告。
二、项目现场勘查社区接到维修申请后，工作人员应在两个工作日内对项目进行现场勘查，并向经办人发放本手册(纸质或电子版)。
对不属于维修资金维修范围的当场予以答复；对属于维修资金维修范围的给以业务指导并向经办人提供申办业务相关的表单电子版；经办人按手册要求准备相关申请材料；勘查人员向市物维中心传送维修项目及申请主体经办人信息，市物维中心向申请主体经办人提供有关业主物业维修资金缴存清单。
三、相关知识1、物业专项维修资金的专用原则根据物业专项维修资金管理的法律法规政策规定，物业专项维修资金只能用于物业共用部位、共用设施设备保修期满后的维修、更新、改造，不得挪作他用。
2、物业共用部位和物业共用设施设备(1)物业共用部位是指根据法律、法规和房屋买卖合同，由单幢物业或者物业管理区域内业主共有的部位，以及其他在使用上、功能上为单幢物业或者整个物业管理区域服务的部位，一般包括：屋顶、户外的墙面、门厅、楼梯间、走廊通道、值班保安室、物业服务用房、共用设施设备使用的房屋及道路、绿地等。
(2)物业共用设施设备是指根据法律、法规和房屋买卖合同，由单幢物业或者物业管理区域内业主共有的附属设施设备，以及其他在使用上、功能上为单幢物业或者整个物业管理区域服务的设施设备，一般包括：电梯、下水管道、落水管、避雷装置、单元防盗门、消防设施、安全防范智能系统、小区道路照明设备、非经营性车场等。
3、下列情况不能使用维修资金(1)依法(包括依合同约定)应当由物业服务企业承担的日常维修养护的费用；(2)依法应当由建设单位或者施工单位承担的维修、更新、改造费用；(3)依法应当由经营单位承担的水、电、气、热、通讯、有线电视等维修维护费用；(4)应当由当事人承担的因人为损坏所需的恢复费用；(5)外檐、屋面等部位由合同约定单独为业主使用，应当由业主自行承担的维修费用。
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专项维修资金使用操作流程手册
一、使用专项维修资金向小区办申报必须提供的资料
（一）使用申请
（二）结算资料
二、操作步骤：
（一）前期准备工作
1、提前做好业主的缴纳信息同政府网上信息的核对工作，提前将错误信息进行更正，避免影响结算时的分摊进展，对未缴纳维修资金业主的情况要了解原因，做好催缴方案，避免影响公司的经济利益。
2、提前准备本次使用维修资金涉及到分摊楼体的《单位工程综合质量评定表》（基本为2001年上半年之前竣工的楼体）或《辽宁省房屋建设工程和市政基础设施工程竣工验收备案书》（基本为2001年下半年之后竣工的楼体）
3、对维修部位进行原始状况拍照存档。
（二）制定维修资金使用计划，向业委会提出物业维修申请报告
1、定项（确定维修内容）
2、对需维修工程进行充分论证，避免公司风险（必须已过质保期，且分析业主对此项工程认可程度），向公司管理层提报通过。
3、对维修项目进行工程造价的预算（考虑招标费用、监理费用及审计费用，预算价要高于结算价），维修项目要求找专业的招标机构进行招标确定施工单位、聘请监理公司及结算审计公司，召开业委会时要明确提出并声明，费用统一进行分摊。
4、如有资金缺口（由业主未缴纳或账户余额不足）的，项目应提前与管理层明确是否进行先行垫付施工，后续由业主大会授权业委会进行催缴（或物业公司进行催缴）。
（三）业主委员会对维修项目的审批、授权
1、以客观事实、规范、规定为依据，提出书面申请维修报告，一并提供工程预算书及住宅共用部位共用设施设备维修和更新、改造方案，使业主委员会充分理解维修工作的必要性，达到业主委员会通过，签署物业维修管理委托书。
2、考虑全面，委托书的内容要授权物业公司进行整个使用过程的操作（包括委托进行全体业主的维修资金问卷调查工作、业主大会通过后的申报办理，施工单位、监理单位以及审计单位的选择、施工管理、工程结算、预留及支付施工单位质保金）
（四）以书面调查问卷的形式召开业主大会
1、调查前应该对业主进行公示告知，公示至少包括维修申请报告、业委会委托授权书、住宅共用部位共用设施设备维修和更新改造方案，公示时间不能低于10天。
（需要对公示进行拍照存档）
2、调查问卷要按统一格式填写并经过品质部专业岗进行审核。
3、调查工作要合理有序，过程中须让每户业主先仔细阅读‘住宅共用部位共用设施设备维修和更新、改造方案’后，再进行签字确认，否则可视为无效。
4、将问卷做好存档工作，并建立电子档案，汇总形成业主意见调查汇总表，每份问卷都需要业委会签字盖章确认。
5、将调查结果形成业主大会决议进行公示（需要对公示进行拍照存档），公示时间不能低于5天。
（五）区小区办初审批
1、将申请资料准备齐全，一式5份报区小区办进行初审（至少一份原件）。
2、如无须补充要件，区小区办派人到现场进行核实（单元为单位，按10%比例。
超过1000户的可按5%比例抽查）。
3、如须补充材料，区小区办会下达‘申办资料补全告知单’，或要求申办人作出说明并建立相关的备忘档案，此时服务中心应按小区办意见及时补充相关资料。
4、审核、抽查都没有问题时区小区办在‘商品住宅专项维修资金使用申报审核表’上签字盖章。
（六）市小区办最终审批
1、市小区办对区小区办初审上报的材料进行审核。
2、如存在问题，市小区办向申办人下达‘申办资料补全告知单’，责令整改完善。
3、资料无问题并完成审核后，市小区办在‘商品住宅专项维修资金使用申报审核表’上签字盖章。
4、服务中心将全部审核资料存档并告知业委会审核结果，同时确认操作下一步工作。
（七）对工程进行招标选择施工单位
1、最少选择三家够资质的施工单位，可向业委会推荐监理单位、结算审计单位。
（资质资料存档）
2、每个合作单位的确定都须要业主委员会委员参与并签字确认（定标、选择监理及结算审计单位、工程开竣工报告等），向施工单位说明工程可能需要全额垫付工程款，结算回款后支付，需在报价中充分考虑。
3、将施工过程中容易出现的问题及不利因素详细告知施工单位，并做好相关备案说明（招标答疑过程），避免实施过程中发生纠纷。
4、由业委会根据招标结果确定施工单位并对中标单位下发‘中标通知书’，同时在园区进行公示，公示时间不能低于5天（拍照存档）。
5、公示达到约定时间后并业主对公示内容无异议，业委会、社区、物业共同签署‘工程中标公示证明’。
（八）签订合同、施工
1、签订招标委托合同、监理合同、施工合同。
2、签订开工报告。
3、制定合理施工计划，并按照计划严格执行。
4、开工前要将施工计划及可能带来的影响对业主进行告知公示（3-5天）。
5、涉及业主的施工，要提前通知业主并告知业主注意事项。
6、对于施工单位的管理要渗透到每个施工人员，让执行规定的人了解规定内容。
7、做好物料进场检验记录及每个节点的验收记录（质量检验评定表）。
8、施工过程中要进行拍照存档。
（九）公司及业主委员会验收
1、服务中心统筹组织公司内部验收，应至少由分管管理层、项目负责人、工程监理、项目现场负责人、工程部专业岗（涉及品质部专业岗的也应该参加）以及施工单位现场负责人参加初次验收。
2、由施工单位对存在问题进行整改，合格后由服务中心邀请业委会进行现场验收，验收合格后业委会在竣工报告上签字。
3、在施工过程中与业主委员会保持沟通，了解业主委员会验收重点，达到验收合格。
（十）结算分摊、区小区办验收
1、网上进行费用分摊，打印分摊表。
2、邀请区小区办进行现场验收。
（十一）小区办审核结算资料及分摊情况
将结算资料整理详尽，报区小区办进行初审核合格后报市小区办审核结算。
（十二）结算回款
与市、区小区办保持良好的沟通关系，跟踪审核回款的进展，付款前需要向小区办提供施工单位给物业公司开具的发票复印件，加盖公司财务章，物业公司给房产局开具收款三联据，盖公司财务章，向房产局提供公司账号，以便划款。
附件一：专项维修资金使用相关资料（全部为新增加！！！！）
1.1 附件1.1：商品住宅专项维修资金使用申报资料
1.2 附件1.2：商品住宅专项维修资金使用结算资料
附件二：使用流程图。