文控岗位说明书

文件编号 FLC-WI-DCC

文控中心

文控员岗位职务说明书

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1.0目的： 规定文控员的岗位职责要求，确保其能按公司管理体系要求完成工作。

2.0适用范围：

适用于文控中心文控员的工作职责范围。

3.0定义：

文控员：管理体系文件控制与管理人员

4.0基本要求： 4.1任职要求

年 龄 18-35岁

性 别

男女不限 学历/专业 高中或中专以上工作经验 一年以上本职工作 语言能力普通话标准

计算机能力 办公软件熟练

4.2素质要求

一年以上文控相关工作经验，良好的职业道德素养，品行端正，敬业爱岗，团队精神，具有较好的沟通协调能力及一定的语言表达能力，工作认真、仔细，有耐心，条理性强，富有激情和亲和力，保密意识强，计算机操作熟练。

4.0权责：

4.1负责管理体系文件之控制和管理，保证受控文件有效使用。

4.2负责列出记录表格清单，表格新增、修订、废止时修正“记录登记表”。 4.3确保有关管理体系的各种信息传输及时、有效。

4.4协助管理者代表完成管理评审，追踪确认管理评审改进事项。 4.5根据管理者代表的审核策划和安排，主导内部审核的实施。 4.6负责绩效会议决议事项的改进措施跟进和效果确认。

4.7协助管理者代表完成目标与指标的制定，并定期追踪确认目标与指标的实现状况。 4.8负责各部门环境因素识别后的收集、汇总、登记及更新，协助管理者代表对环境因素

的评价。

4.9负责法律法规的识别、收集、汇总及更新，协助管理者代表对法律法规的守法性进行

评价。

4.10协助管理者代表制定“环境监测计划”，并追踪监测实施状况。

5.0内容：

5.1文件管理

5.1.1文件发行前确认文件格式按文件规定要求，并附“文件新订/变更申请书”。

5.1.2文件原稿与复印件按要求加盖“文件发行章”、“受控文件”、“参考文件”、“外来

文件”，分发情况记录在“文件分发/回收登记表”上并要求责任人签收确认。

5.1.3回收旧版与废止文件按“文件分发/回收登记表”份数回收，保存一份旧版或废止

文件盖“作废”章，并在“作废文件登记表”上记录。

5.1.4书面文件使用文件夹保存于文件柜，保存一份电子档备份，并编制“文件存档目

录”，以便查阅

5.1.5文件申请增/补发时，需附“文件增/补发申请单”，再按要求增/补发文件。

5.2记录管理

5.2.1列出记录清单，规定记录的保存期限和保存部门，编制“记录登记表”，记录表格

有新增、修订、废止时修正“记录登记表”。

5.2.2按文件要求如实做好记录，记录内容应清晰易懂。记录按流水号编制记录识别码。

记录保存装入文件夹或装订成册，并注明记录名称。

5.2.3记录保存按“记录登记表”保存期限，超出保存期限的记录应填写“记录报废申

请单”申请销毁。

5.3信息管理

5.3.1内部不能独立解决、完成的事项需发联络要求相关部门配合或支援，视情况选择

沟通方式。

5.4管理评审

5.4.1年度性内部审核完成后提出管理评审要求，拟定“管理评审计划表”，确定评审内

容、时间，并准备评审资料。

5.4.2管理评审会议的内容记录在“会议记录表”上，按“会议记录表”的决议事项整

理编制成“管理评审报告”。追踪确认管理评审的改进事项。

5.5内部审核

5.5.1根据管理者代表的策划作成“内部审核计划表”，确定审核的目的、范围、审核组

员、日程安排等事项，并作好审核准备。

5.5.2结合审核范围作成“内部审核查检表”的查检基准内容。

5.5.3根据审核结果编制“内部审核总结报告”，追踪确认内审“不符合事项改进报告”

的改进对策有效性。

5.6数据分析

5.6.1每月10日前按上月绩效状况作成分析报告。

5.6.2绩效会议上作成“会议记录表”，对未达成目标及需改进事项开出“改进对策依赖

书”，要求责任部门实施纠正和预防措施，并追踪确认。

5.7目标、指标管理

5.7.1质量、环境目标与指标确定后，编制成“质量目标一览表”和“环境目标、指标

及方案一览表”，为了确保环境目标、指标的实现，要求责任部门编制“环境管

理方案”。

5.7.2定期对目标、指标进行评价，要求形成正式书面报告“质量目标统计分析报告”。

5.8环境因素

5.8.1对本部门涉及的所有活动、产品和服务过程进行分析，将各方面环境问题全部识

别出来，登记于“环境因素调查表”。

5.8.2对各部门识别出的环境因素进行分类、登记，作成全公司的“环境因素清单”

5.8.3按《环境影响评价基准》进行评价和打分计算，编制“环境因素评价报告”，并确

定重大环境因素，作成“重大环境因素清单”。

5.8.4定期组织各部门对环境因素的识别和评价。

5.9法律法规

5.9.1对管理体系中相关环保法律法规进行识别，编制“法律法规清单”。

5.9.2定期对法律法规的守法性进行评价，结果记录于“环保法规查检表”，对于存在的

问题要求责任部门采取纠正预防措施。

5.9.3定期对法律法规的最新版本状况进行识别。

5.10环境监测

5.10.1根据已识别的重大环境因素、环境目标与指标、《环境管理方案》、有关环境法律

法规要求等资料，制定“环境监测计划”，并追踪监测实施状况。

版次 变更记录 作成 审查 承认 日期

A/0 新规作成 2010年10月29日