文控岗位说明书
文控专员岗位职责
文控专员岗位职责一、岗位背景文控专员是企业中文档控制部门的核心成员，主要负责管理和控制企业的各类文档和信息。
其职责包括文件管理、档案管理、文档编写以及协助其他部门进行信息整理和汇报等工作。
下面将详细介绍文控专员的具体职责和工作要求。
二、岗位职责1. 文件管理：负责编制并落实文件管理制度，确保文件的合规性和完整性。
及时处理文件的审核、签发、分发、归档等工作，保证文件的及时性和准确性。
2. 档案管理：负责企业档案的整理、归类和储存，建立和维护档案管理系统，确保档案的安全可靠。
定期进行档案的清理和整理工作，确保档案的可检索性和有效性。
3. 文档编写：根据公司要求，协助各部门进行文档编写工作，包括工作计划、汇报材料、会议纪要等各类文档。
负责文档的格式规范和语言表达的准确性，确保文档的质量和一致性。
4. 信息整理和汇报：协助其他部门进行信息收集整理工作，编制和维护相关的信息数据库。
定期向领导和相关部门提供信息统计和汇报，为决策提供支持。
5. 保密管理：负责企业敏感信息的保密工作，确保文件和档案的保密性。
划分和管理文件的保密级别，落实相关安全措施，预防信息泄露风险。
6. 跨部门协作：积极配合其他部门，提供文档和信息的技术支持和咨询服务。
解答其他部门关于文档管理的问题，协调和处理不同部门之间的文档交流和协作事宜。
7. 系统优化和维护：熟悉电子文档管理系统，负责系统的优化和维护工作。
定期检查系统的运行状况，及时解决系统故障和问题，提高文档管理的效率和便捷性。
三、能力要求1. 熟悉文件管理和档案管理相关法律法规，具备良好的法律意识和保密意识。
2. 具备扎实的文案编写能力和良好的文字表达能力，具备一定的审美能力。
3. 具备良好的沟通协调能力和团队合作精神，能够有效协调和处理多方面的工作关系。
4. 具备良好的信息管理和数据分析能力，熟悉常用的办公软件和文档管理软件。
5. 具备较强的组织和计划能力，能够按时保质完成工作任务。
文控文员职责说明书
文控文员职责:
1．负责各类文件的收发、登记、整理、归档、保密工作；（质量手册/程序文件/内部联络/外部联络/会议资料等分类整理）
2. 承担电话总机工作,转接电话要准确、及时、无误，保证来电话者及公司接电者均能满意。
上班时间不得接
听私人电话，不得擅自离开工作岗位。
3. 负责复印机管理，并对复印内容予以审核，要求复印者必须是部门文员或部门主管指派人员。
4. 负责办公室三楼客人的接待、基本咨询和引见工作。
5. 负责会议室的安排和会议通知工作，负责ISO/ICTI会议记录和文字材料的整理。
6. 负责各部门文件材料的领取；
7. 负责传真件的收发工作。
8. 负责协助ISO内审工作.
9．负责文控中心卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净，坚持7S工作原则；
10. 完成主管临时交付的任务.。
04 文控员职务说明书职责说明书
可升迁至此的职位
/
备注
此表一式两份，由行政人事部和相关部门各一份。
核准：制订：
8、负责文档中过期文件和资料的处理工作；
9、负责定期和不定期地对全公司各部门文件和资料的管理情况进行稽查和督导；
10、负责公司外来传真件的登记与收发工作；
12、参与本部门办公室“5S”活动；
13、完成上级主管交办的临时任务，并配合本部门其他人员的工作。
工作权限
1、有权按照公司相关规定对文档和资料实施有效管理和监查（包括文档的借阅管理）；
5、有权按规定组织本部门所有人员开展“5S活动”；
6、有权根据实际工作需要，对本部门办公用品的申领、发放、回收等开展日常管理工作。
需
培
训
项
目
（1）ISO9001质量体系知识
（2）5S知识
（3）文件管理知识
（4）电脑及网络知识等
（5）5S及客户验厂相关知识。
职
位
关
系
可直接升迁的职位
主管
可相互转换的职位
东莞市五金制品有限公司
职务说明书
编号: LT-WI-MR-003版本：1.0页次4
制订日期
2018-7-1
修订日期
/Hale Waihona Puke 生效日期2018-7-1
所属部门
文控中心
直接上级
管理代表
所需学历
中专
职务名称
文控员
工作性质
文职/助理
性 别
女
条件
任职
（1）中专或高中以上学历，有1年以上相关工作经验；
（2）熟悉文控及文件收、发、放管理流程和体量运作体系；
作废和销毁处理等工作；
文控文员职务说明书怎么写
文控文员职务说明书怎么写文控文员职务说明书职位名称：文控文员一、职位概述文控文员是负责企业内部文件资料的管理和控制的专职人员。
主要职责包括文件的登记、分发、归档、整理和总结，以及协助领导完成相关事务。
二、职责描述1. 文件管理：负责文件的收集、整理和归档工作，制定文件编号和档案分类，确保文件资料的完整性和可查性。
2. 文件登记：负责对所收到的文件进行登记和分发，确保文件能够按时送达指定人员，并及时反馈相关情况。
3. 文件分发：根据指定的流程和程序，将文件发送给相关人员，确保文件在组织内部的及时流转。
4. 文件归档：负责制定并执行文件的归档计划，根据文件的保管期限和重要性对文件进行归档和分类存档，确保文件的安全性和完整性。
5. 文件整理和总结：定期对文件资料进行整理和归纳，制作文件目录和索引，提高文件的检索效率和管理水平。
6. 协助领导：协助领导完成文件相关的事务，如撰写会议纪要、汇报材料等。
三、任职要求1. 学历要求：大专及以上学历，管理学、档案管理等相关专业优先考虑。
2. 工作经验：有相关文件管理或文职工作经验者优先考虑。
3. 专业知识：熟悉文件管理的基本理论、方法和流程，了解相关法律法规和政策。
4. 业务能力：具备良好的写作和组织能力，能够独立完成文件的登记、分发和归档工作。
5. 沟通能力：具备较强的沟通能力和协调能力，能够与各部门和岗位的人员进行有效的协作。
6. 责任心：工作细致认真，能够按时完成任务，保证文件的准确性和及时性。
四、工作环境文控文员一般在公司的文件管理中心或办公室内工作，工作环境较为舒适，主要以室内工作为主。
工作时间一般为标准工作时间，偶尔需要加班完成工作任务。
五、发展前景通过在文控岗位上的工作经验积累，文控文员可逐步晋升为文控主管或相关部门的管理岗位，也可转岗至文件管理、档案管理等相关职位。
六、总结作为企业内部文控工作的重要一环，文控文员的工作对于保障企业文件管理的规范和高效具有重要作用。
人力资源文控组职务说明书
人力资源文控组职务说明书人力资源文控组职务说明书一、职务背景人力资源文控组是公司人力资源部门下设的重要专职职能组，负责人力资源文件的管理、归档和统计工作，确保公司人力资源信息的准确性和完整性，为公司决策和各部门提供支持。
二、职务目标1. 管理人力资源文件：负责收集、整理、归档和保管公司相关的人力资源文件，确保文件的安全、完整和易于查询。
2. 统计人力资源信息：负责统计和整理公司的人力资源信息，编制相关报表和数据，为公司决策和各部门提供支持。
3. 协调人力资源工作：与其他部门密切合作，协调各部门的人力资源工作，及时处理相关文件和信息，确保工作的顺利进行。
三、职责与任务1. 文件管理：负责收集各部门的人力资源文件，并按照规定的分类和归档方式进行整理和归档，确保文件的安全和易于查询。
2. 文件保管：负责制定和实施人力资源文件的保管制度，定期检查文件的完整性和可用性，确保文件的安全和保密性。
3. 信息统计：负责维护和更新公司的人力资源信息数据库，统计和整理各类人力资源指标，编制相关报表和数据，为公司决策提供依据。
4. 统一命名：负责规范和统一人力资源文件和信息的命名方式，确保文件和信息的易于辨识和管理。
5. 存档销毁：负责制定文件和信息的存档和销毁规定，根据规定的时限进行存档和销毁，确保文件和信息的安全和防止滞留。
6. 协调工作：与其他部门建立良好的沟通和协作机制，及时处理相关文件和信息，解决问题和矛盾，确保人力资源工作的顺利进行。
四、任职要求1. 具备较强的文字表达和沟通能力，能够准确理解和转化人力资源相关文件和信息。
2. 具备良好的组织和协调能力，能够有效地管理和归档人力资源文件和信息。
3. 具备较强的责任心和保密意识，能够严格执行文件和信息的保密制度。
4. 熟练掌握常用的电脑办公软件，如Microsoft Office等，熟悉人力资源管理软件和数据库系统者优先考虑。
5. 具备学习能力和团队合作精神，能够不断提升自我能力和积极参与团队工作。
文控职务说明书
岗位职责说明书所属部门品控部岗位别类管理类职称文控直属上级品控部主管晋升方向无直接下属无间接下属无岗位职责与工作内容：1.文控专员：负责一切文件、资料的监督管理工作2.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
3.制订和组织实施公司关于受控文件、资料工作的规章制度。
4.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
5.外来文件的分发、核查，外发文件的监督管理。
6.严格执行保密制度，做好文件资料保密工作。
7.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司和员工服务。
8.受控文件的评审、编号、分发的监督和实施。
9.定期对受控文件进行检查、评审,包括使用状态、适宜性、是否按规定执行等10.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
11.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。
12.受控文件、资料记录的归档、分类储存，按保存期、限定期销毁等工作。
13.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
14.协助完成内部审核工作。
15.负责识别、收集、汇总、更新有关质量、环境、安全的适用的法律、法规及其它要求。
任职资格与岗位要求（特殊情况由部门经理决定）：1、熟悉文控职责；2、掌握文控工作流程；3、学习ISO9001:2008和GB/T50430：2007标准；4、学习二、三级管理文件编写方法；5、掌握公司文件管理要求。
岗位权限：1.对受控文件的编写、分发和使用状态有监督权和建议权。
2.要求相关部门或人员配合工作的权力编制审核日期文件编号：JF-MAN-PK-005 版本：A/01。
文控文员职务说明书
职位名称
文控文员
隶属部门
行政人事部
直接上级
行政人事主任
工
作权
责及
内容
(按重要次序依次列出，如有可能应具体到时间、地点、操作要求、汇报情况等具体信息)。
1、负责受控文件的受控、登记、发放、回收、换版、销毁工作；
2、参与公司质量环境体系运行相关会议，并做好会议签订、会议记录及跟进工作；
3、负责监督各部门使用文件是否是最新版本；
4、协助跟进ISO内外审核及相关工作事宜；
5、负责公司表单、工衣、办公用品的需求申购、登记、发放和管理工作；
6、本部门主任交待的其它工作。
任职资格
学历(性别)：女性，高中或中专上学历。
工作经验：一年以上办公室文员工作经验。
专业知识：能够熟练操作办公软件，对ISO质量体系有一定的了解，善于沟通，有较好的文字表达能力。
工作条件要求
独立的电脑、办公桌、电话，其它一些办公必用品，通风，安静的办公环境。
备注(细微差别及其它说明)
编制：审核：批准：日期：
F-012(A)-1
文控管理员岗位职责模板
文控管理员岗位职责模板一、岗位概述文控管理员是企业职能部门中负责文件管理和掌控的紧要岗位。
其重要职责包含管理企业内部的文档、记录和文件，确保其合规性、完整性和保密性，并为其他部门供应支持和帮助。
二、岗位职责1. 文档管理•负责编制和管理企业的文档管理制度，确保文件管理流程的规范性和高效性；•维护和更新企业的文档库，包含对文档进行分类、编号、索引和存档；•监控文档的使用情况，确保相关人员依照规定取得和归还文件；•负责处理文档的分发和传递，包含印刷、复印和扫描等工作；•管理企业内部电子文档管理系统，确保系统的正常运行和数据的安全性。
2. 文件掌控•负责建立和维护文件掌控流程，包含文件的编制、审批、发布和修订等环节；•向相关部门供应文件掌控相关的引导和培训，确保员工理解和遵守文件掌控流程；•监督和审核文件的编制和审批过程，确保文件的准确性和合规性；•定期审查和更新文件，依据需要修订和废弃不再适用的文件；•跟踪和监控文件的归档情况，确保文件的完整性和易查性。
3. 信息管理•负责企业内部的信息管理工作，包含电子邮件、电子数据和企业内部网站等；•管理员工电子邮件账号的创建、注销和权限的调配；•监控和掌控电子数据的存储、备份和恢复，确保数据安全和可用性；•管理和维护企业内部网站的内容，包含更新公告和发布紧要信息。
4. 安全管理•负责订立和执行文件保密制度，确保紧要文件的保密性；•监督和检查文件保密措施的执行情况，包含文件的存储、传输和销毁等；•帮助企业进行信息安全风险评估和应对措施的订立；•供应文件保密培训和宣传，加强员工的信息安全意识；•及时报告和处理与文件管理和安全相关的事件和事故。
三、管理标准1. 工作流程•确保文档管理流程的规范性和高效性；•供应明确的分工和职责，确保文件管理工作的顺利进行；•定期评估和调整工作流程，以适应业务的变动和需求。
2. 文件准确性•对文件进行审核和校对，确保文件的准确性和合规性；•搭配相关部门进行文件修订和废弃的工作，使文件及时更新。
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文件编号 FLC-WI-DCC
文控中心
文控员岗位职务说明书
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1.0目的： 规定文控员的岗位职责要求，确保其能按公司管理体系要求完成工作。
2.0适用范围：
适用于文控中心文控员的工作职责范围。
3.0定义：
文控员：管理体系文件控制与管理人员
4.0基本要求： 4.1任职要求
年 龄 18-35岁
性 别
男女不限 学历/专业 高中或中专以上工作经验 一年以上本职工作 语言能力普通话标准
计算机能力 办公软件熟练
4.2素质要求
一年以上文控相关工作经验，良好的职业道德素养，品行端正，敬业爱岗，团队精神，具有较好的沟通协调能力及一定的语言表达能力，工作认真、仔细，有耐心，条理性强，富有激情和亲和力，保密意识强，计算机操作熟练。
4.0权责：
4.1负责管理体系文件之控制和管理，保证受控文件有效使用。
4.2负责列出记录表格清单，表格新增、修订、废止时修正“记录登记表”。
4.3确保有关管理体系的各种信息传输及时、有效。
4.4协助管理者代表完成管理评审，追踪确认管理评审改进事项。
4.5根据管理者代表的审核策划和安排，主导内部审核的实施。
4.6负责绩效会议决议事项的改进措施跟进和效果确认。
4.7协助管理者代表完成目标与指标的制定，并定期追踪确认目标与指标的实现状况。
4.8负责各部门环境因素识别后的收集、汇总、登记及更新，协助管理者代表对环境因素
的评价。
4.9负责法律法规的识别、收集、汇总及更新，协助管理者代表对法律法规的守法性进行
评价。
4.10协助管理者代表制定“环境监测计划”，并追踪监测实施状况。
5.0内容：
5.1文件管理
5.1.1文件发行前确认文件格式按文件规定要求，并附“文件新订/变更申请书”。
5.1.2文件原稿与复印件按要求加盖“文件发行章”、“受控文件”、“参考文件”、“外来
文件”，分发情况记录在“文件分发/回收登记表”上并要求责任人签收确认。
5.1.3回收旧版与废止文件按“文件分发/回收登记表”份数回收，保存一份旧版或废止
文件盖“作废”章，并在“作废文件登记表”上记录。
5.1.4书面文件使用文件夹保存于文件柜，保存一份电子档备份，并编制“文件存档目
录”，以便查阅
5.1.5文件申请增/补发时，需附“文件增/补发申请单”，再按要求增/补发文件。
5.2记录管理
5.2.1列出记录清单，规定记录的保存期限和保存部门，编制“记录登记表”，记录表格
有新增、修订、废止时修正“记录登记表”。
5.2.2按文件要求如实做好记录，记录内容应清晰易懂。
记录按流水号编制记录识别码。
记录保存装入文件夹或装订成册，并注明记录名称。
5.2.3记录保存按“记录登记表”保存期限，超出保存期限的记录应填写“记录报废申
请单”申请销毁。
5.3信息管理
5.3.1内部不能独立解决、完成的事项需发联络要求相关部门配合或支援，视情况选择
沟通方式。
5.4管理评审
5.4.1年度性内部审核完成后提出管理评审要求，拟定“管理评审计划表”，确定评审内
容、时间，并准备评审资料。
5.4.2管理评审会议的内容记录在“会议记录表”上，按“会议记录表”的决议事项整
理编制成“管理评审报告”。
追踪确认管理评审的改进事项。
5.5内部审核
5.5.1根据管理者代表的策划作成“内部审核计划表”，确定审核的目的、范围、审核组
员、日程安排等事项，并作好审核准备。
5.5.2结合审核范围作成“内部审核查检表”的查检基准内容。
5.5.3根据审核结果编制“内部审核总结报告”，追踪确认内审“不符合事项改进报告”
的改进对策有效性。
5.6数据分析
5.6.1每月10日前按上月绩效状况作成分析报告。
5.6.2绩效会议上作成“会议记录表”，对未达成目标及需改进事项开出“改进对策依赖
书”，要求责任部门实施纠正和预防措施，并追踪确认。
5.7目标、指标管理
5.7.1质量、环境目标与指标确定后，编制成“质量目标一览表”和“环境目标、指标
及方案一览表”，为了确保环境目标、指标的实现，要求责任部门编制“环境管
理方案”。
5.7.2定期对目标、指标进行评价，要求形成正式书面报告“质量目标统计分析报告”。
5.8环境因素
5.8.1对本部门涉及的所有活动、产品和服务过程进行分析，将各方面环境问题全部识
别出来，登记于“环境因素调查表”。
5.8.2对各部门识别出的环境因素进行分类、登记，作成全公司的“环境因素清单”
5.8.3按《环境影响评价基准》进行评价和打分计算，编制“环境因素评价报告”，并确
定重大环境因素，作成“重大环境因素清单”。
5.8.4定期组织各部门对环境因素的识别和评价。
5.9法律法规
5.9.1对管理体系中相关环保法律法规进行识别，编制“法律法规清单”。
5.9.2定期对法律法规的守法性进行评价，结果记录于“环保法规查检表”，对于存在的
问题要求责任部门采取纠正预防措施。
5.9.3定期对法律法规的最新版本状况进行识别。
5.10环境监测
5.10.1根据已识别的重大环境因素、环境目标与指标、《环境管理方案》、有关环境法律
法规要求等资料，制定“环境监测计划”，并追踪监测实施状况。
版次 变更记录 作成 审查 承认 日期
A/0 新规作成 2010年10月29日。