04 办公自动化及Word

4.2.2文档的保存及保护
1.文档的保存 在文档的编辑当中我们要特别注意边编辑边保
存，以免遇到停电或死机等现象使我们的工作 付诸流水。保存文档有以下几种情况： A．新文档和换名文档的保存 B．旧文档的保存 C．定时保存
4.2.2文档的保存及保护
2.文档的保护 保护文档主要时为了防止他人未经允许打开
两端分别以文档的左右边界向 两端靠齐。 分散对齐：使所选段落所有行的左右两端分别以文档
的左右边界向两端靠齐，均匀分布。
4.2.4段落格式的编排
2．段落的缩进 段落的缩进方式分为四种： 左缩进：段落左侧与页面左边的距离。 右缩进：段落右侧与页面右侧的距离。 首行缩进：段落的第一行由左缩进位置起向内缩进的
4.2.1文档的输入
1.普通文本的输入 启动Word时隐含建立一个名称为“文档1”
的空白文档，在编辑区中我们会看到一个垂直 闪烁的光标。这个光标就是插入点，输入的字 符总是放在插入点的位置上。输入的过程中， 当文字碰到右边界时，插入电会自动折回倒下 一行行首，一个自然段输入完成后按一下回车 键，即一个段落。如果需要显示段落标记（回 车换行符）可以选择【视图】菜单中的【显示 段落标记】命令。
4.5 Word 2003图片艺术字 及图形的操作
➢ 4.5.1图片的插入 ➢ 4.5.2艺术字的插入 ➢ 4.5.3自选图形
实验教学内容详见实习指 导书
4.1办公自动化概述及Office 2003介绍
办公自动化(简称为OA--Office Automation)，是一个不断成
长的概念，是利用先进的科学技术(主要是计算机技术)，使办公
4.2.6批注与修订
1．插入文字批注
选择要插入批注的文字然后点击【插入】 菜单，选择【批注】命令，或点击工具栏上的 【插入批注】按钮。审阅窗口就会出现在窗口 底部，我们就可以键入批注内容。加批注的文 字使用一对红色的括号括起来的，批注内容显 示在空白的页面边上
4.2.6批注与修订
2．修订
当审阅者对文章进行修改后，作者就需要知 道，他在什么位置，什么时间做了什么样的修 改。从而决定要不要接受修改。
4.2.3字符格式的编排
2.视图 在讲解字符格式编排之前，我们先来看一下在Word中的几种视
图显示方式： A．普通视图：是输入、编辑文本的标准视图，重点是文字，简
化了页面的版面。 B．Web版式视图：在创建网页或浏览的文档不用自然纸张时，
使用Web版式视图 C．页面视图：精确的显示文本、图形及其他元素在最终的打
要先选中文件夹一样，对文本进行编排之前也要先选 中要编排的对象。从要选中文本的起始点按下鼠标左 键拖动至文本终点即可选中，选中的文本将以黑底白 字的这种反白形式出现。 在Word中有几种常用的选定文本的方法，首先将鼠 标移到文档左侧的空白处：
点击一下，选定一行文字。 点击两下，选定一段文字。 点击三下，选中整篇文档。
4.3 Word 2003的综合排版
➢ 4.3.2页眉与页脚的设置 ➢ 4.3.3 插入页码 ➢ 4.3.4分栏排版 ➢ 4.3.5项目符号与编号 ➢ 4.3.6页面设置与打印
4.4Word 2003的表格操作
➢ 4.4.1创建表格 ➢ 4.4.2内容的输入 ➢ 4.4.3编辑表格 ➢ 4.4.4表格中数据的排序与计算
格式：如果查找的内容带有格式，那么用户除了在“查找内容” 框中输入文字以外，还要设定格式。比如：我们要查找字体是黑 体，字符颜色是红色并带有下划线的词“计算机”，则用户就要 在“查找内容”框中输入“计算机”；点击“格式”按钮，选择 “字体”命令来设置
2．替换
“替换”是在“查找”的基础上进行的，可 以将“查找”和“替换”同时进行。点击【编 辑】菜单，选择【替换】命令。
可以在查找内容中输入要查找的文本如“星 星”，然后在“替换为”文本框中输入要替换 的文本如“月亮”，最后根据情况选择一次替 换还是全部替换。“高级”中的内容与“查找” 对话框中的类似。
4.2.8特殊文字编排
1.文字竖排版 2.给中文加拼音 3.首字下沉
4.3 Word 2003的综合排版
什么是样式？样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一
套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当应用样式时，可以在 一个简单的任务中应用一组格式
什么是模板？模板是一种预先设定好的特殊文档，能够提供多
个不同的样式。对于某些格式相同的文档的排版、录入等工作， 模板是不可缺少的工具。在Word中模板文件的扩展名为： “.dot”。Word为许多常用的文档类型提供了模板，有信函、传 真、网页等。
2.特殊符号的输入
在输入文档的过程当中常会遇到一些特殊的符 号，若使用键盘无法显示，我们可以点击【插 入】菜单，选择【符号】/【特殊符号】命令来 选择相应的符号。如图4.1所示。。
同时我们还要注意一些快捷键的使用： 组合键Ctrl＋Space：中英文切换。 组合键Ctrl＋Shift： 中文输入发之间的切换。 组合键Shift＋Space：全/半脚之间的切换
4.2.4段落格式的编排
1．段落对齐方式 段落的对齐方式分为“水平对齐”和“垂直对
齐”两种。 段落的“水平对齐”方式又分为5种：
左对齐：使所选段落所有行以页面左侧为基准对齐。 右对齐：使所选段落所有行以页面右侧为基准对齐。 居中：使所选段落所有行以页面中心为基准对齐。 两端对齐：使所选段落除最后一行外，其他行的左右
的软硬件系统，包括电话，打印机，传真机，复印机以及办公自
动化软件都属于办公自动化系统。狭义上讲，办公自动化系统就
是辅助管理，提高效率以及管理手段的系统
在我国，常用的办公自动化系统软件有微软公司出品的
Microsoft Office软件以及金山公司出品的WPS软件
4.2Word 2003的文字编辑
4.2.1文档的输入 4.2.2文档的保存及保护 4.2.3字符格式的编排 4.2.4段落格式的编排 4.2.5应用样式与模版 4.2.6批注与修订 4.2.7查找与替换 4.2.8特殊文字编排
教学目标：
通过对Word2003的讲解，使学生能够熟练掌 握Word2003的操作，能够完成利用Word2003 完成对文档的编辑，排版。
教学安排：
理论学时：6学时 实验学时：6学时
教学内容 4.2 Word 2003文字编辑
4.3 Word 2003的综合排版
理论学时 实验学时 1.0学时 1学时 1.0学时 1学时
或修改文档。为文档假设密码步骤如下：首先 点击【工具】菜单，选择【选项】命令，在弹 出的选项卡中选中“安全性”标签，在这里面 可以设置打开文件以及修改文件的密码，密码 以“*”显示。若忘记密码则无法进行操作。 在这例还可以设置其他隐私选项。如图4.5所 示。
4.2.3字符格式的编排
1.文本的选定 就像对文件或文件夹要进行复制、剪切等操作之前
“段落”对话框不仅可以设置所选段落与 上一段之间的距离（段前间距）以及该段与下 一段落之间的距离（段后间距），而且还能让 用户控制行距(两行之间的间距)。共有六个选 项供用户选择：
◆单倍行距 ◆1．5倍行距
◆2倍行距 ◆最小值：
◆固定值
◆多倍行距：
4.2.5应用样式与模版
样式与模板是Word中非常重要的内容，熟练掌握使 用这两个工具可以简化对格式的操作，提高排版的质 量和速度。
第四章 办公自动化及 Office2003的应用
教学重点:
1．Word 2003的综合排版。 2．Excel中对数据的分析处理。 3．如何使用PowerPoint 2003制作演示文稿。
教学要求
1. 办公自动化概述。 2. Office中文版的安装与启动。 3. Word的文字处理与格式编排。 4. Word的综合排版。 5. Excel 2003。 6. PowerPoint 2003。
3.日期的输入
在Word中可以直接插入系统的当前日期和时间， 操作步骤如下：
①选择插入点即将光标定为在要插入的位置。 ②单击【插入】菜单，选择【日期和时间】命
令，弹出如图4.2所示对话框。 ③在弹出的对话框中，先选择语言为中国，然
后在“可用格式”列表中选择需要的格式， 单击确定按钮。 ④若要插入当前时间。选中“自动更新”选项。
3.字符格式的编排 A．设置字体、颜色、字形和大小 1)使用格式栏中的按钮设置，参看图4.7。
2)使用菜单设置。 单击【格式】菜单，选择【字体】菜单项，系统会弹
出字体对话框，参看图4.8。在对话框中选择“字体” 标签，在字体标签中单击“中文字体”或“英文字体” 下拉按钮，打开下拉式列表框，再选择其中的某种字 体，然后单击“确定”按钮 B．突出显示文字
4.2.6批注与修订
什么是批注？批注是作者或审阅者为文档添加 的注释性信息。我们在日常的学习工作生活中 阅读书报时，常常会在书报上做一些记号注释 等，或用彩色笔、或用便签纸。在Word当中 “批注”就取代了上述的工具。
什么时修订？修订是显示文档中所做的诸如删 除、插入或其他编辑修改的位置标记。修订的 好处是作者可以很直观的查看到审阅者的修改 意见，并根据需要选择接受或拒绝修改意见。
距离。 悬挂缩进：段落除第一行以外的行由左缩进位置起向
内缩进的距离。
我们可以通过如图4.9所示的段落对话框精确的设置所 选段落的缩进方式和距离。在“特殊格式”下拉列表 框中选择“首行缩进”和“悬挂缩进”。另外我们还 可以通过标尺来设置缩进
4.2.4段落格式的编排
3．段落间距与行间距（参看图4.9）
4.4Word 2003的表格操作 1.0学时 1学时
4.5 Word 2003图片艺术字及 1.0学时 图形的操作
1学时
Word 2003教学内容：
理论教学内容： 4.2 Word 2003文字编辑
➢ 4.2.1文档的输入 ➢ 4.2.2文档的保存及保护 ➢ 4.2.3字符格式的编排 ➢ 4.2.4段落格式的编排 ➢ 4.2.7查找与替换 ➢ 4.2.8特殊文字编排