浅谈高校重大活动档案收集
浅谈如何在新形势下做好重大活动档案的收集工作
文/攀枝花日报社 刘堃
【摘要】针对重大活动中档案形成的各项特点和收集保持齐全完整的难点，应该从档案行政管理部门提前介入和加 强监督、指导，以及提高地方政府或者重大活动承办单位的档案意识，从重视档案员素质以及参与方式等方面着手，才 能尽量保证重大活动档案收集的齐全和完整。
【关键词】重大活动档案；不同阶段；档案具备的特点；收集方法
随着经济社会的不断发展和全面深化改革的不断推进， 政府职能不断转变，全国各行政区域、各地方政府间的竞争 也在不断加剧。为了提高本地区的知名度，带动地方经济的 发展，各地政府往往通过召开高级别的“XX博览会”“XX推介 会”“XX投资洽谈会”或者开展丰富多彩的各类“艺术节”等重 大活动，来吸引世界各地的开发商、投资者、旅游者的眼球。
2020/9 工作指导 总第347期 第 49 页
抗击疫情
Fighting the ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱpidemic
作者也出现了不同程度的压力大、疲劳感、精神紧张等心理问 题。针对这些现象，医院行政部门、各级领导应对一线医务工 作者做好人文关怀，多渠道宣传医院文化，推送心理援助热线 微信公众号、心理应对科普文、市24小时免费心理援助热线以 及免费线上心理援助等，防患于未然，避免影响他们的思想心 理健康，降低免疫力。
二、重大活动档案收集方法
（一）当地档案行政部门提前介入。各承办单位和档案行 政管理部门应彻底转变过去“先开展、再收集”的整理方式， 在重大活动的策划阶段就让档案部门参与进来，只有具有专业 素质的档案员全程参与和及时接收档案行政部门的指导，才能 够在重大活动的开展过程中最大限度保持档案的齐全完整。 1.《四川省重大活动档案管理办法》中规定，各级档案行政部 门要努力争取当地政府和领导对档案工作的支持和重视，加强 对重大活动档案收集意义的宣传，使更多的领（下转第78页）
重大活动_档案管理制度
第一章总则第一条为加强重大活动档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的重大活动档案管理工作，包括重大活动策划、组织、实施、总结等过程中的各类档案资料。
第三条重大活动档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保重大活动档案的全面、完整，不遗漏重要资料。
2. 准确性原则：档案资料应真实反映重大活动的实际情况，确保信息准确无误。
3. 系统性原则：档案资料应分类有序，便于查询和利用。
4. 安全性原则：确保档案资料的安全，防止丢失、损坏和泄密。
第二章档案收集与整理第四条重大活动档案的收集范围：1. 重大活动策划阶段的相关文件，如活动方案、预算、审批文件等；2. 重大活动组织阶段的相关文件，如人员安排、物资调配、场地布置等；3. 重大活动实施阶段的相关文件，如活动通知、签到表、照片、视频等；4. 重大活动总结阶段的相关文件，如总结报告、评估报告、表彰文件等；5. 其他与重大活动相关的文件、资料。
第五条档案收集的要求：1. 档案收集应做到及时、全面、准确；2. 收集的档案资料应真实、合法、有效；3. 档案资料收集后应及时进行分类、整理。
第六条档案整理的要求：1. 按照档案分类标准进行分类，确保档案的系统性；2. 对档案资料进行编号、登记，便于查询；3. 档案资料应按照时间顺序排列，保持档案的完整性；4. 对破损、褪色的档案资料进行修复、复制，确保档案的准确性。
第三章档案保管与利用第七条档案保管的要求：1. 档案资料应存放在安全、干燥、通风的库房内；2. 档案资料应按照分类、编号进行摆放，便于查找；3. 档案资料应定期进行检查、维护，防止虫蛀、霉变等；4. 档案资料不得擅自借阅、复制、外传，确需借阅的，需经单位负责人批准。
第八条档案利用的要求：1. 档案资料查询应遵循真实性、准确性、完整性原则；2. 查询档案资料应填写查询登记表，记录查询人、查询内容、查询时间等信息；3. 查询档案资料不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；4. 查询档案资料不得用于非法目的。
重大活动档案收集与整理工作探析
重大活动档案收集与整理工作探析作者：姚行来源：《北京档案》2023年第10期摘要：重大活动档案具有极高的保存价值、参考价值，如何做好重大活动档案收集与整理工作以真实反映重大活动的筹办、举办情况，是摆在档案部门面前的重大课题。
论文对重大活动档案收集与整理工作中存在的问题进行了梳理，提出了工作建议，试图为重大活动档案收集与整理工作提供借鉴和参考。
关键词：重大活动档案工作收集整理随着我国综合国力和国际地位不断提升，举办重大活动成为时代发展的一种必然趋势，如何做好重大活动档案收集与整理工作以真实、完整、全面反映重大活动筹办举办情况，是摆在档案部门面前的一项重大课题。
笔者将结合服务北京冬奥会和冬残奥会的相关工作经历，对进一步做好重大活动档案收集与整理工作进行剖析。
一、做好重大活动档案收集与整理工作的意义（一）是落实规章制度的现实要求《重大活动和突发事件档案管理办法》（以下简称《办法》）确定了重大活动档案收集范围，规定了重大活动档案整理方法，对重大活动档案工作提出了明确要求。
做好重大活动档案收集与整理工作，必须以《办法》为根本遵循，严格按照《办法》中明确的收集范围收集文件材料，确保档案应收尽收、应归尽归，并做好档案整理工作，以实际行动落实《办法》要求。
（二）为资政育人提供丰富素材重大活动档案相较于其他类型的档案资源，关注度高、社会影响大，为资政育人作用的发挥提供了丰富可靠的素材。
在重大活动筹办举办过程中收集与整理的各类档案，是国家或地区政治、经济、文化、科技、社会、体育等方面发展历程的真实反映，具有重要的历史价值和现实意义。
对于此类档案，不仅可以通过编辑资政参考之类的刊物为党委和政府重大活动决策提供参考，发挥档案资政作用，还可以通过举办相关展览、出版专题书籍等形式，深入挖掘档案资源，用档案说话，用史实发声，提高公众认同感，充分发挥档案育人作用。
（三）是丰富馆藏资源的有力补充重大活动档案经过规范整理，被整体移交至国家综合档案馆后，有利于丰富档案馆馆藏资源，加强档案信息资源建设。
浅析如何做好档案收集工作重要性
浅析如何做好档案收集工作重要性发布时间：2022-06-22T06:06:39.773Z 来源：《科技新时代》2022年5期作者：林锦涛[导读] 一是档案收集工作是档案业务工作的起点，没有起点其他环节就不复存在。
档案收集的齐全与否，直接影响档案工作其他环节，尤其是直接影响到社会各方面对档案的有效利用；福安市博林档案服务有限公司福建省宁德市福安市 355000档案收集工作是档案工作最基本环节，是累积档案的重要手段，通过对各门类文件材料收集工作，把机关在活动中不断产生的文件，经过整理组合成档案。
档案收集的齐全完整直接影响存档资源的完整性及档案的开发和利用工作的质量。
笔者仅就近年来从事档案工作中对档案收集工作重要性如下浅析。
一、机关档案工作中档案收集工作的意义一是档案收集工作是档案业务工作的起点，没有起点其他环节就不复存在。
档案收集的齐全与否，直接影响档案工作其他环节，尤其是直接影响到社会各方面对档案的有效利用；二是档案收集工作是机关档案室贯彻集中统一、分级管理原则的重要措施，只有通过行之有效的档案收集工作，才能把档案集中到机关档案室和各级各类档案馆，形成统一的档案信息保管基地，实行集中统一、分级分专业科学管理；三是收集工作是决定档案工作存在和发展的重要条件，档案数量的多少决定档案工作规模的大小，档案的质量高低决定档案工作的水平高低。
四是收集工作是衡量机关档案工作质量的重要标尺。
?只有丰富档案馆(室)藏档案，才能更好地发挥机关档案室的作用，才能更好地体现机关档案室的工作水平和质量。
二、机关档案工作中档案收集工作中存在的问题（一）档案收集难度大机关部门有关人员对档案整体意识不强，在日常工作中不注意对原始文件材料和原始数据的累积和存储，在处理程序和日常工作方面具有强烈的随意性，给档案收集工作造成很大的难度。
（二）档案管理制度不够健全导致收集工作不规范部分机关单位仍未制定档案管理制度，有的制度挂在墙上，写在纸上，停留在口头上，形同虚设，档案管理制度不落实，导致在档案收集过程中存在责任不明确、文件材料流转不规范、文件材料收集未能落实到人等现象。
高校校庆档案的收集与利用
校庆 档 案 的收 集
多 ， 加人 员广 ， 学校 的一项 重大 活动 ， 参 是
并且认真执行 。 校庆档案信息 ４确定适合 的存管场所 、 件和技术 ， 的各项制度 ， ． 条
可为学校 制度建设 起 到“ 以档资 政” 档案部 门积极参与 ，既要为校庆 活动 服好 让档案材料得 到良好保 护。校庆活动产生 资源 ， 务 ，也要保证重大活动档案材料齐全完整 的档案材料众多 ， 按载体类型分 ， 有文字图 作用 。校庆 活动本 身就是一项重大 的组织
校 园 文化 是 学校 在 长期 的 办学 实 践 快地开发利用 校庆档案资源 ，对校园文化 １ 开发校庆档案 参与单位 思想上重 视， 动上落 实， 行 使得档 中 ， 由师生员 工共 同创 建 、 信奉 、 遵循 的 ， 具 建设有很 大的促进 作用 ：（） ２开发校庆档案有助 案 工 作 与活 动 的开 展 同步 进行 。 有 学校特色的校园精神 、 心理状态 、 维方 有助优 良校风发展 ；（） 思 ３开发 校庆档案促进学术 ２落实人员 、 ． 明确责任 ， 促使档 案管理 式 、价 值取向 、行为准则等精神成果 的总 良好学风发展 ；（） ４校庆档案 充实爱国主义教育 人 员 同 心 协 力 。 按 照 校 庆 活 动 领 导 办 公 室 和。它由物质文化 、 度文化 、 制 精神文 化所 文化传播 ：（） 工作人 员的分工 ， 明确档案工作分管领导 、 构成 。 明的特色是校 园文化的魅力所在 。 基 地一 校史 馆 。 鲜 主 管领导 及档 案材料 收集 整理 责任人 员， 校 庆 档 案 的特 色 内容 ，决 定 了 其 在 校 园 文
地收集归档。
表类 、 声像 电子类和实物类等 。 档案的载体 管理 活动 ， 产生众 多 的制 度规章 ， 丰富 、 完
浅谈学校档案资料的收集整理工作
浅谈学校档案资料的收集整理工作摘要】本文论证了学校挡案资料的收集整理工作中应注意收集整理办学方面，学校师资队伍的建设，教育教学管理、教学质量等方面的文件或资料。
【关键词】学校档案资料;收集管理通常我们所说的学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育教学及其有关的学校建设、财务等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
加强学校档案的科学管理，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规管理的重要内容，更是撰写校史的主要资料依据。
随着社会对档案利用需求形势的变化以及档案工作重点的转移，各级档案部门都普遍开展或进一步加强了档案基础工作，进入21世纪后学校教育从应试教育转向素质教育，学校档案工作，要接受上级的“素质教育评估”“一级一类学校评估”等一系列的考核，为适应当前教育部门的改革，学校档案分类更加具体精细，要把全面加强学校档案资源建设作为档案工作的着力点和着眼点，努力提高服务水平和服务质量。
根据近几年上级主管部门对学校工作进行检查、考核时要求校方提供各种档案佐证材料的实际情况，本人认为我们学校刚成立不久，档案工作才起步，因此，学校档案工作应加强以下四个方面文件材料的收集、整理、归档工作。
1注意收集办学方向的文件材料学校在贯彻教育方针，树立现代化教育观念时，根据学校具体的环境条件制定适合学校总体发展的规划，年度工作计划和专题工作总结，每年召开中层领导干部讨论研究学校教学发展方向及学校管理等形成的文件材料，学校组织教职员工，党政领导班子学习教育法律法规，依法治校的会议记录，专题材料，简报，还有各处、室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法，工作细则等。
有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考核时，必查的档案资料，因而是学校档案工作中的一个重点，其表现在是不能按常规在学年结束后进行文件材料的收集，而应在学校重大活动结束后，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。
浅谈高校档案的收集
浅谈高校档案的收集摘要：高校档案，是高校历史的真实记录，是在科学、科研、党政管理和生产活动中形成的宝贵信息资源，也是高教事业持续发展的重要依据。
档案的收集工作是高校档案工作的基础,是一项繁杂而又细致的工作,因此高校对档案的收集工作应给予足够的重视和支持，同时也应加强对档案收集方法的研究。
关键词：高校档案收集方法黄金有价，档案无价。
档案记载着过去，服务于现在，启示着未来。
它是改革与发展的历史顾问，宏观决策的科学依据，宣传教育的生动教材，鉴真辨伪的历史佐证。
作为高校档案，则是高校历史的真实记录，是在科学、科研、党政管理和生产活动中形成的宝贵信息资源，也是高教事业持续发展的重要依据。
可以说，学校无档案，等于学校无历史，教育无业绩。
做好高校档案工作，确实是一件功在当代、利在千秋的伟大事业。
档案具有一定的权威性和法律效应，这主要来自于原始资料的真实性和可靠性，原始资料的收集工作至关重要，它是档案工作的起始点，其工作质量的优劣，直接影响到档案工作的其它环节。
目前，高校档案收集工作存在着比较严重的问题，比如随意性就是一个比较普遍的问题，在高校各项工作中形成的有查考利用价值的各种文字、图表和声像等不同形式的历史记录，应当均属收集范围，从而建立起文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案等等。
但不少档案工作者，缺乏责任心和使命感，没有计划性，收集到什么就算什么，不管门类和材料是否齐全；而且还各自为政，文书档案由办公室管理，文件办完后未经系统整理便随意放在一边。
教学档案由教务处管，对于教师的教学业务档案收集有所忽视。
会计档案由财会部门管。
声像档案由电教部门管……而高校档案工作人员，又不能做到对各业务部门材料的收集、积累进行指导和检查，因此很多有价值的材料大量地散失，严重地影响了馆藏；同时，保存档案的库房、档案柜、保护设施以及相应的规章制度等都很不齐全，不同程度地影响了档案的收集工作。
要想搞好档案收集工作，必须增强全校教职员工的档案意识，提高他们收集档案的积极性和自觉性，要使他们明白，自己既是档案的利用者，又有收集形成档案的责任。
大型活动档案管理制度
第一章总则第一条为了规范大型活动档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在大型活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位举办或参与的大型活动档案管理工作。
第三条大型活动档案管理应遵循真实性、完整性、系统性、安全性和可利用性原则。
第四条本单位应建立健全大型活动档案管理机构，明确档案管理人员职责，确保档案管理工作顺利开展。
第二章档案收集与整理第五条大型活动档案的收集范围包括：（一）活动策划文件：活动方案、活动预算、活动审批文件等。
（二）活动组织文件：活动通知、活动日程安排、活动流程图、活动场地布置图等。
（三）活动实施文件：活动报道、活动照片、活动视频、活动礼品、活动用品采购清单等。
（四）活动总结文件：活动总结报告、活动效果评估、活动反馈意见等。
第六条档案收集应做到以下几点：（一）及时性：活动结束后，应及时收集相关档案材料。
（二）全面性：收集的档案材料应涵盖活动的各个方面，确保档案的完整性。
（三）准确性：收集的档案材料应真实、准确，不得篡改、伪造。
第七条档案整理应遵循以下程序：（一）分类：根据档案材料的性质、内容进行分类。
（二）编目：对每份档案材料进行编号，建立档案目录。
（三）装订：将档案材料按照编号顺序装订成册。
（四）归档：将整理好的档案材料按照类别和顺序归档。
第三章档案保管与利用第八条档案保管应做到以下几点：（一）安全存放：档案材料应存放在安全、干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠的场所。
（二）定期检查：定期对档案材料进行检查，确保档案的完好。
（三）保密措施：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案材料，应采取相应的保密措施。
第九条档案利用应遵循以下原则：（一）合法性：档案利用应符合国家法律法规和政策要求。
（二）真实性：提供档案材料时，应确保其真实、准确。
（三）及时性：及时提供档案材料，满足用户需求。
第十条档案查询与借阅：（一）查询：用户可通过电话、邮件、现场等方式查询档案信息。
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档案工作
archives work
第 130 页
2019/1 工作指导 总第307期
浅谈高校重大活动档案收集
文/山东建筑大学 孙薇
高校重大活动档案收集是高校档案工作的重要组成部分之一。
近年来，随着我国高等教育改革的不断深入，高校各类重大活动形式多种多样，档案资料呈现出数量增多、存放载体多元化等特点，使高校重大活动的档案收集管理工作难度日益增大。
为能够有效发挥重大活动档案资料的历史价值和推动实际工作的现实作用，高校档案工作人员应充分结合重大活动档案资料的特点加强其收集管理，并确保工作的效率与质量。
一、高校重大活动档案范围
（一）重大活动。
当前各高校重大活动主要包括：1.党和国家领导人在高校的视察、考察等活动。
2.中央和国务院各部委主要负责人，各省、直辖市、自治区主要领导人，省直及市级主要负责人在高校的视察、调研等活动。
3.外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外各界知名人士、友好团体在高校的考察、访问等重要外事活动。
4.国内知名专家学者在高校进行的学术交流、考察、访问等活动。
5.高校领导出席的重要公务活动（包括外事出访活动）。
6.高校党代会、教代会、团代会、学代会、高校及其学院等等举办的重大庆典和重要纪念活动等。
7.由高校承办的国际、国内学术会议。
8.高校参与的严重自然灾害和重大事故抢救处理活动。
9.高校内其他具有重大影响或者较大规模的活动。
（二）收集内容。
当前各高校重大活动档案收集的内容主要包括：重大活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字（含合同、协议、题词等）、照片、音视频文件、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。
二、高校重大活动档案收集现状
（一）意识淡薄。
目前，各高校针对人事、学籍、基建、财务等方面无论从档案收集、整理、归类还是开发利用等方面都已形成了完备的工作程序和相应规章制度。
但因高校在举办各类重大活动时涉及多个职能部门或学院，且很多高校不重视重大活动档案资料的收集与管理，存在认识不到位、管理意识薄弱等现象，导致高校重大活动档案因没有及时收集或妥善保管而丢失。
（二）专职档案管理人员介入不够。
各高校组织重大活动时，往往只针对活动的开展成立领导小组或工作组，明确相关单位工作职责，推进活动顺利开展。
但就活动过程中的档案资料收集常常只是口头强调，而没有具体的责任清单，更没有针对举办重大活动而专门建立档案收集管理机构，没有专人负责对高校重大活动档案进行监督检查和指导，最终导致档案材料来源分散、质量不高。
（三）档案资料不规范。
由于高校重大活动档案资料的记录形式并没有相应的标准，因而各高校重大活动档案的收集整理往往不规范，如有关活动的文字材料记录不全面、活动影象资料清晰度不达标、实物资料不齐全等等，这样无疑给档案资料的收集管理造成了困难。
三、高校重大活动档案收集的有效措施
（一）建章立制，规范重大活动档案收集工作。
从当前高校对重大活动档案的收集管理实际情况来看，许多高校对这项工作的重视程度仍然不够，致使高校重大活动档案的收集管理工作无法有效开展，其中最主要的原因之一就是高校没有建立起相应的档案收集管理的规章制度。
因此，高校要提高重大活动档案收集管理的工作效率和工作水平，首要任务则是根据学校的实际情况建章立制，明确重大活动档案管理的工作范畴、工作流程、奖惩措施以及工作人员的职责任务，使高校的档案管理人员能够在工作中有章可依、有章可循，真正实现档案收集管理的科学化、规范化。
（二）提前介入，专职档案人员加强指导与监督。
高校组织策划重大活动时，应将档案收集工作列入组织方案，作为筹备工作任务的一部分。
要在重大活动的各组织环节指定具体的档案收集工作人员，并由学校档案部门专职档案人员提前进行培训，就活动的主要形式和档案的记录形式进行划分及讲解说明，使工作人员能够站在对历史负责的高度，在重大活动档案形成的第一时间便对档案材料进行全面收集整理，确保高校重大活动档案资料收集管理工作的完整性与齐全性。
在重大活动结束后，学校档案部门的专职档案人员还应第一时间通知重大活动各组织环节中的档案收集人员认真做好档案资料的移交、归档。
（三）利用信息化手段加强数字档案建设。
高校重大活动档案资料不仅包括组织方案、领导讲话稿、合同协议等文字资料，还包括录音、视频、照片等资料。
档案资料的载体不同，则占用空间、收集管理标准等各不相同，且鉴于日常工作中高校管理人员对重大活动档案资料的检索、利用率高，因此在重大活动档案资料收集管理工作中应充分利用信息化技术手段，加强数字档案建设，有效发挥数字档案信息的高可用性和高有效性特点。
【参考文献】
[1]茹志娜.高校档案信息化管理安全策略探讨[J].兰台世界,2018(3):66-68.
[2]曹兴华,强飚.基于集体记忆视角下的高校档案资源建设研究[J].兰台世界,2015(2):116-117.
【摘要】近年来，随着我国高等教育的快速发展，高校各类重大活动的数量和规模日益增加，其档案的种类及存放载体也呈现出量多、类杂的趋势，但高校对重大活动档案的收集工作认识程度还不够，在结合重大活动特点整理档案资料方面还存在着诸多不足。
本文通过对高校重大活动档案的范围、收集现状等情况进行分析，提出了相应有效的收集措施。
【关键词】高校；重大活动；档案收集；管理。