outlook-2013邮件归档操作手册
如何使用MicrosoftOutlook进行邮件筛选和归档
如何使用MicrosoftOutlook进行邮件筛选和归档如何使用Microsoft Outlook进行邮件筛选和归档邮件的管理对于提高工作效率和保持工作区整洁非常重要。
Microsoft Outlook是一款功能强大的电子邮件管理工具，它提供了多种筛选和归档选项，帮助用户轻松管理和组织邮件。
本文将介绍如何使用Microsoft Outlook进行邮件筛选和归档，以便更好地组织和管理您的电子邮件。
一、设置筛选规则1. 打开Microsoft Outlook，并进入“文件”选项卡。
2. 在“文件”选项卡中，选择“选项”。
3. 在弹出的“Outlook选项”对话框中，选择“邮件”。
4. 在“邮件”选项中，单击“自动处理”下的“自动处理规则”按钮。
5. 在“自动处理规则”对话框中，点击“新建规则”按钮。
二、设定筛选条件1. 在“选取模板”中选择“应用到所有邮件”。
2. 在“选择条件”中，勾选您想要应用的条件，例如“发件人”、“主题”或“重要性”等。
3. 根据您选择的条件，设置相应的具体信息，例如“发件人”的邮箱地址或“主题”的关键词。
4. 点击“下一步”。
三、设定应用后的操作1. 在“选择操作”中，选择您希望应用的操作，例如“将其删除”、“移动到指定文件夹”或“标记为已读”等。
2. 如果选择“移动到指定文件夹”，请点击“指定”按钮，选择或创建一个新的文件夹。
3. 点击“完成”按钮，保存并应用您的筛选规则。
四、归档邮件1. 在Microsoft Outlook中，点击“文件”选项卡。
2. 选择“选项”。
3. 在弹出的“Outlook选项”对话框中，选择“先前的项”。
4. 在“先前的项”选项中，点击“自动归档”按钮。
5. 在“自动归档”对话框中，选择您想要归档的时间间隔。
6. 选择要归档的文件夹，以及您希望保存归档文件的位置。
7. 点击“确定”按钮，保存并应用您的归档设置。
通过以上步骤，您已成功设置了Microsoft Outlook的邮件筛选和归档功能。
Outlook邮件归档与搜索技巧
Outlook邮件归档与搜索技巧Outlook是一款常用的企业级邮件客户端，经常用于在工作中收发邮件。
由于收到的邮件众多，有时难以及时找到需要的邮件，特别是已经被归档的邮件。
因此，学习Outlook邮件归档和搜索技巧是非常重要的。
邮件归档技巧1. 设置邮件自动归档Outlook可以根据您的设置自动归档邮件。
要设置自动归档，请选择“文件”>“选项”>“高级”>“自动归档设置”。
在对话框中，选择要归档的文件和间隔时间。
这将确保您的邮件得到及时的整理和分类。
2. 创建归档文件夹您可以创建自己的归档文件夹，在其中存储您的邮件，并根据需要将它们归档到电子邮件、任务、联系人、日历、日志或者可以自定义的文件夹，使得邮件更加分类清晰有序。
3. 归档旧邮件如果您的收件箱太过拥挤，可以将旧邮件手动归档到您的个人存档文件夹中。
要这样做，请在“文件”栏下选择“工具”>“清理工具”>“归档”。
在“归档”对话框中，选择您要归档的日期和文件夹。
邮件搜索技巧1. 使用快速搜索Outlook的快速搜索栏位于顶部，可以帮助您快速查找邮件。
只需输入您要查找的内容，Outlook将自动搜索您的邮件主题、发件人、收件人等信息。
2. 使用搜索文件Outlook允许您在所有的邮件文件夹中搜索内容。
您可以使用高级搜索选项来搜索日期、主题、发送人、接收人、邮件大小和其他信息。
3. 关键词搜索您可以在搜索栏中输入关键词来搜索邮件。
Outlook会在邮件的内容、主题中搜索您输入的关键字。
4. 搜索符号Outlook还支持搜索符号，如“@”和“#”，这些符号通常与讨论、标签或监控特定主题相关。
总结学习Outlook邮件归档和搜索技巧，可以有效地帮助您管理和查找电子邮件，使您的工作效率更高。
通过设置自动归档和创建归档文件夹，可以使您的收件箱更加整洁，而邮件搜索技巧可以使您更快地找到需要的邮件。
使用这些技巧，您可以更加轻松地管理和使用Outlook邮件。
如何使用Outlook进行邮件分类和归档
如何使用Outlook进行邮件分类和归档Outlook是一款常用的邮件管理软件，它提供了丰富的功能来帮助用户高效地管理和组织邮件。
其中一个重要的功能就是邮件分类和归档，通过这个功能，用户可以将邮件按照不同的标准进行分类，并将其归档到相应的文件夹中，提高邮件的查找和管理效率。
一、创建文件夹在使用Outlook进行邮件分类和归档之前，首先需要创建相应的文件夹用于存放归档的邮件。
在Outlook界面的左侧导航栏中，可以看到一个名为“文件夹”的选项，点击该选项后，在弹出的菜单中选择“新建文件夹”。
在弹出的新建文件夹对话框中，输入合适的名称，可以根据个人需求来起名，例如：“工作邮件”、“个人邮件”、“项目A”等。
创建完成后，点击“确定”按钮即可。
二、邮件分类邮件分类可以根据邮件的相关属性，如发件人、收件人、关键词等，将邮件进行分类。
Outlook提供了方便的工具来实现邮件分类。
1. 标记邮件分类在Outlook中打开要分类的邮件，可以看到邮件上方的工具栏中有一个“分类”选项。
点击“分类”后，在弹出的菜单中可以选择不同的分类标记，如“重要”、“待办”、“公司内部”等。
选择合适的分类标记后，邮件会被标记为相应的颜色，并出现在邮件列表中的右侧。
通过这种方式，用户可以快速区分和识别邮件的分类。
2. 设置自动分类规则Outlook还提供了设置自动分类规则的功能，可以根据预设的条件自动将邮件分类到相应的文件夹中，省去了手动分类的麻烦。
点击Outlook界面上方的“文件”选项，在弹出的菜单中选择“管理规则和通知”。
在弹出的对话框中，点击“新建规则”按钮。
接下来，根据个人需求，设置合适的规则条件和操作。
例如，可以设置当邮件中包含特定关键词时，自动将邮件分类到指定的文件夹中。
完成设置后，点击“确定”按钮。
三、邮件归档除了分类邮件，Outlook还提供了邮件归档功能，将一些不常用或过时的邮件移动到归档文件夹中，以便于保持收件箱的整洁和高效。
如何在Outlook中进行邮件归档和备份
如何在Outlook中进行邮件归档和备份Outlook是一款广泛使用的综合性邮件管理软件，它不仅可以收发邮件，还可以对收到的邮件进行归档和备份。
邮件归档和备份可以帮助我们更好地管理和保护重要的邮件信息。
本文将介绍如何在Outlook 中进行邮件归档和备份。
一、邮件归档邮件归档是将已收发的邮件移动到特定的存档文件夹中，以便于后续查阅。
下面是在Outlook中进行邮件归档的简单步骤：1. 打开Outlook，并选择需要归档的邮件文件夹。
2. 在Outlook菜单栏上，找到“文件”选项，并点击它。
3. 在弹出的菜单中，选择“工具”。
4. 在“工具”下拉菜单中，选择“选项”。
5. 在选项窗口中，点击“其他”选项卡。
6. 在“自动归档”部分，点击“自动归档”按钮。
7. 在弹出的“自动归档”窗口中，可以进行个性化设置。
可以选择归档频率、归档的邮件文件夹以及归档的时间段等。
8. 点击“OK”按钮，完成邮件归档的设置。
通过以上简单的操作，我们就可以在Outlook中完成邮件归档的设置。
下面我们将介绍如何进行邮件备份。
二、邮件备份邮件备份是将已有的邮件复制到其他的存储设备中，以便于将来的恢复和查阅。
下面是在Outlook中进行邮件备份的简单步骤：1. 打开Outlook，并选择需要备份的邮件文件夹。
2. 在Outlook菜单栏上，找到“文件”选项，并点击它。
3. 在弹出的菜单中，选择“导出”。
4. 在“导出”窗口中，选择“创建文件”。
5. 选择“Outlook数据文件(.pst)”选项，并点击“下一步”按钮。
6. 在弹出窗口中，选择需要备份的邮件文件夹，并设置好备份的保存路径。
7. 点击“完成”按钮，开始进行邮件备份。
通过以上简单的操作，我们就可以在Outlook中完成邮件备份的设置。
备份后的邮件文件可以保存在任何位置，包括本地硬盘、外部存储设备或云存储等。
三、注意事项在进行邮件归档和备份时，我们需要注意以下几点：1. 邮件归档和备份需要根据个人需求进行设置，可以根据邮件的重要性和保存的时限来选择不同的设置选项。
Outlook邮件归档和导入导出
Outlook邮件归档和导入导出Outlook是一款广泛使用的电子邮件客户端，它提供了许多高效的工具和功能来管理电子邮件。
在长期使用Outlook的过程中，我们常常会面临需要归档和导入导出邮件的需求。
本文将向您介绍Outlook邮件归档和导入导出的方法，帮助您更好地管理和保护您的电子邮件。
一、Outlook邮件归档Outlook邮件归档功能允许用户将邮件存储在本地计算机上，从而释放Outlook邮箱的空间并提高电子邮件系统的性能。
以下是一些简单步骤来进行Outlook邮件归档：1. 打开Outlook程序并进入“文件”菜单。
2. 选择“选项”并在弹出的对话框中点击“高级”选项。
3. 在“自动归档”部分，点击“自动归档设置”。
在自动归档设置中，您可以选择设置归档频率和归档位置。
您可以选择按日期、文件夹或其他条件来归档邮件。
选择归档位置时，您可以将归档文件保存在本地或网络驱动器上。
请注意，归档过程可能需要一些时间，具体取决于您的Outlook邮箱的大小和归档设置。
一旦完成归档，您将在Outlook中看到一个新的归档文件夹，其中包含归档的邮件。
二、Outlook邮件导入导出有时候，我们可能需要将Outlook邮件导出为其他格式，例如.pst 或.csv文件，或者将其他格式的邮件导入到Outlook中。
以下是一些简单步骤来进行Outlook邮件导入和导出：1. 导出邮件：-打开Outlook并进入“文件”菜单。
-选择“打开和导出”并点击“导出/导入”。
-选择“导出到文件”并点击“下一步”。
-选择“Outlook数据文件(.pst)”并点击“下一步”。
-选择要导出的邮箱或文件夹，并选择导出的位置和文件名。
-点击“完成”开始导出过程。
2. 导入邮件：-打开Outlook并进入“文件”菜单。
-选择“打开和导出”并点击“导出/导入”。
-选择“从其他文件或程序导入”并点击“下一步”。
-选择“Outlook数据文件(.pst)”并点击“下一步”。
Outlook邮件归档与高级规则设置
Outlook邮件归档与高级规则设置Outlook是微软公司开发的一款常用邮件管理软件，具有强大的功能和灵活性。
其中，邮件归档和高级规则设置是Outlook中常用的两个功能，可以帮助用户更好地管理和组织邮件。
本文将详细介绍Outlook 邮件归档和高级规则设置的使用方法和注意事项。
一、邮件归档邮件归档是指将已处理或不再需要立即回复的邮件移动到特定的文件夹中，以便后续查看或随时检索。
下面是使用Outlook进行邮件归档的步骤：1. 打开Outlook，选择你想要归档的邮件所在的文件夹。
2. 选中需要归档的邮件或者选择整个文件夹，点击"文件"选项卡，然后点击"归档"。
3. 在弹出的窗口中，可以选择归档的时间范围和归档文件夹。
根据需要设置好参数后，点击"确定"。
4. Outlook会自动将选择的邮件归档到指定的文件夹中。
你可以随时进入归档文件夹，查看或者检索已归档的邮件。
需要注意的是，邮件归档不会将邮件永久删除，而是将其移动到归档文件夹中。
通过设置归档规则，Outlook可以自动将邮件归档到指定的文件夹，从而进一步提高效率。
二、高级规则设置高级规则设置是Outlook提供的一种自定义规则，可以根据具体需求对邮件进行分类、过滤、转发等操作。
下面是使用高级规则设置的步骤：1. 打开Outlook，点击"文件"选项卡，然后点击"管理规则和警告"。
2. 在弹出的窗口中，点击"新建规则"，选择要应用规则的邮件类型，例如"电子邮件"。
3. 根据需要，设置规则的条件和动作。
可以选择多个条件，如发件人、收件人、关键字等。
4. 设置规则的动作，如将邮件移动到特定文件夹、转发邮件、自动回复等。
5. 完成规则设置后，可以点击"测试"按钮验证规则是否生效。
如果一切正常，点击"完成"保存规则。
Outlook邮件归档技巧
Outlook邮件归档技巧邮件收发已成为现代人工作和沟通的重要方式之一。
随着时间的推移，我们的邮箱中积累了大量的邮件，如果不进行归档和整理，会导致搜索困难和工作效率低下。
本文将介绍一些Outlook邮件归档的技巧，帮助您更好地管理和组织您的邮件。
一、使用文件夹进行归档Outlook提供了文件夹功能，您可以根据不同的主题或项目创建不同的文件夹。
例如，您可以创建一个名为“工作”的文件夹，用来存放与工作相关的邮件。
将相应的邮件拖拽到文件夹中，即可将其归档。
这样，您就可以更方便地找到和管理您的邮件。
二、使用标签进行分类除了文件夹功能外，Outlook还提供了标签功能，帮助您更好地分类和归类您的邮件。
您可以为每封邮件添加不同的标签，例如“紧急”、“重要”、“待办”等，通过标签的方式将邮件进行分类。
这样，当您需要查找某一类邮件时，只需点击相应的标签即可。
三、利用搜索功能查找邮件随着时间的推移，我们收到的邮件越来越多，搜索功能成为我们快速查找邮件的必备工具。
Outlook提供了强大的搜索功能，您可以输入关键词、发件人或日期等信息进行搜索。
此外，Outlook还支持高级搜索，您可以根据多个条件进行筛选，更精确地定位您需要的邮件。
四、定期清理和归档为了保持邮箱的整洁和高效，建议您定期清理和归档您的邮件。
可以根据邮件的重要性和紧急程度设定一个时间周期，例如每个季度或每年进行一次清理和归档。
这样不仅能释放邮箱空间，提升工作效率，还可以更好地整理和管理邮件。
五、使用自动归档功能Outlook还提供了自动归档功能，可以根据您设定的规则自动归档邮件。
您可以根据发件人、主题、邮件大小等条件设置自动归档规则，从而实现自动归档的目的。
这样，您无需手动操作，Outlook会根据您设定的规则自动将邮件归档到相应的文件夹中。
六、备份重要邮件重要的邮件信息对于工作和生活都至关重要，为了防止邮件丢失或意外删除，建议您定期备份重要邮件。
您可以将这些邮件导出为文件，保存在安全的位置，以防止意外情况发生。
Outlook邮件归档方法
Outlook邮件归档方法随着电子邮件的普及和重要性的提升，我们每天都会收到大量邮件，其中包含了诸多重要信息和文件。
为了更好地管理和保留这些邮件，Outlook提供了邮件归档功能，可以将邮件分类存档，使之更易于查找和整理。
本文将介绍Outlook邮件归档的方法。
1. 了解Outlook邮件归档的目的和好处邮件归档是指将已处理的或暂时不需要的邮件移动到特定的文件夹或存档文件中。
这样做可以帮助我们保持收件箱的整洁，提高工作效率，并减少不必要的电子垃圾。
同时，归档还可以为以后回顾和检索重要信息提供方便。
2. 创建归档文件夹在Outlook中，我们可以创建一个特定的文件夹来作为归档文件夹。
首先，打开Outlook应用程序，导航到“文件”选项卡，然后选择“新建”>“文件夹”。
在弹出窗口中，输入一个合适的文件夹名称，例如“归档”，然后点击“确定”按钮。
3. 设置自动归档规则Outlook提供了自动归档功能，可以根据我们设定的规则自动将邮件移动到归档文件夹中。
要设置自动归档规则，我们可以依次点击“文件”>“选项”>“高级”>“自动归档”。
在相应的对话框中，我们可以选择启用自动归档功能，并设置归档的时间间隔和归档的规则。
4. 手动归档邮件除了自动归档功能，我们也可以手动归档邮件。
在Outlook中，我们可以选择一个或多个邮件，然后点击顶部工具栏上的“归档”按钮。
选择“归档”后，选定的邮件将会被移动到归档文件夹中。
5. 使用快捷键进行归档为了更加高效地进行邮件归档，我们还可以使用快捷键。
在Outlook中，按下Ctrl + Shift + A的组合键可以将当前选定的邮件归档到默认的归档文件夹中。
要修改默认的归档文件夹，我们可以点击“文件”>“选项”>“高级”>“自动归档”，然后在对话框中选择新的文件夹。
总结：通过使用Outlook的邮件归档功能，我们可以更好地管理和保留电子邮件，提高工作效率和整理能力。
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一、概述
公司目前分配给每个用户的邮箱容量为2G，可以满足大部分员工的工作要求，但对于每日邮件往来量较大的用户，也会出现由于邮箱容量不足而导致无法收发邮件的现象，这就需要对邮箱进行归档。
所谓归档，简单的说就是将用户邮箱中的邮件转存放到另一个存储空间，以达到释放用户邮箱容量的目的。
归档分为两种：一、邮箱服务器端归档。
二、本地归档。
以下主要讲述用户本地归档的步骤。
二、归档步骤
1.打开outlook客户端，点击“新建项目”，选择“其他项目”，定位到“outlook数据文件”并单击，详细如下图：
2.在弹出的对话框中，选择“Outlook数据文件（.pst）”，并“确定”。
选择存放归档邮件的本地路径，并对归档文件进行命名，为便于区分建议以时间结尾。
3.在归档文件创建完成后，在outlook客户端即可查看到存放归档邮件的数据文件。
如下图：
5.对需要归档的邮件进行归档。
定位到“文件”选项卡，选择“信息”，点击“清理工具”，选择“存档”并单击，如下。
6.选中要归档的文件夹，并选择一个时间点（归档文件夹内早于这个时间点的邮件都会被归档），点击“浏览”，选择要前面创建的归档文件，点击“确定”。
7.点击“开始”，在outlook下方即可看到邮件在“归档”，归档完成后，在创建的归档数据文件中，即可看到归档后的邮件。
说明：也可以在outlook中选中要归档的邮件，手动拖到创建的归档数据文件中。
至此，使用outlook客户端归档邮件操作完成。
如您有任何问题，可以随时咨询我们，感谢您对管信工作的支持。