Atempo邮件归档解决方案
如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理？(五)
电子邮件作为互联网时代最重要的通讯工具之一，不仅方便了我们的信息传递和沟通，同时也成为了我们日常工作中非常重要的信息交流工具之一。
然而，随着时间的推移，电子邮件中的海量信息也开始堆积起来，如何对这些信息进行有效的存档和归档管理成为了一个重要的问题。
本文将分享一些关于如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理的思路和技巧。
1. 创建文件夹和子文件夹首先，为了方便文件的分类和管理，我们可以根据邮件的不同主题或者来源创建文件夹。
比如可以创建一个名为“项目”或者“客户”等文件夹，然后再在这些文件夹下面创建子文件夹，如“项目A”、“项目B”或者“客户A”、“客户B”等。
这样一来，我们就可以按照不同的分类将邮件放入相应的文件夹中，方便后续的查找和归档。
2. 使用标签或者标记除了使用文件夹进行分类外，我们还可以使用标签或者标记来进一步区分和归档邮件。
某些邮件服务提供商会有标签或者标记功能，我们可以根据需要给邮件打上不同的标签或者标记。
比如，可以使用“重要”、“紧急”、“待办”等标签来标注邮件的重要程度或者处理状态。
这样一来，我们在查找或者处理邮件时就可以通过标签或者标记来有针对性地进行操作。
3. 设定自动归档规则为了进一步简化文件归档的过程，我们可以根据邮件的一些特定规则设定自动归档规则。
比如，我们可以根据发件人、主题关键字等条件来设定自动将符合条件的邮件归档到特定的文件夹中。
这样，我们在处理邮件的过程中就不需要手动将邮件归档到相应的文件夹中，大大提高了工作效率和减少了错误操作的风险。
4. 定期清理和备份除了归档管理，定期清理和备份也是保证电子邮件系统高效和安全的重要环节。
我们可以设置一个固定的时间，比如每月或者每季度将一些过时或者无用的邮件进行删除或者清理。
同时，我们还可以定期将重要的邮件进行备份，以防数据丢失或者系统故障。
备份的邮件可以存储在本地或者云端，根据个人或者组织的需求来选择合适的方式。
5. 充分利用搜索和过滤功能当我们的邮件系统中文件数量庞大时，仅仅通过手动查找和归档可能是非常耗时和低效的。
邮件归档解决方案
邮件归档解决方案
《邮件归档解决方案》
随着互联网的发展，电子邮件已经成为人们日常沟通的重要工具。
然而，随之而来的是大量的邮件堆积和混乱，让人们难以管理和查找需要的信息。
为了解决这一问题，许多公司和个人都在寻找合适的邮件归档解决方案。
邮件归档解决方案是一个可以帮助用户管理、存储和检索电子邮件的工具或系统。
它可以帮助用户将邮件按照时间、主题、发件人等分类存储，并能够快速地在大量邮件中搜索需要的信息。
这样一来，用户就可以更加高效地处理邮件，提高工作效率。
在选择邮件归档解决方案时，用户需要考虑几个因素。
首先是功能完善性，包括对各种类型的邮件进行分类和检索的能力。
其次是安全性，用户需要确保归档系统能够对邮件进行安全存储和保护。
另外，用户也需要考虑归档系统的易用性和成本。
目前，市场上有许多邮件归档解决方案可供选择，包括基于云端和本地存储的系统。
对于企业用户来说，一些大型的集成邮件管理系统可能更适合他们的需求，而对于个人用户来说，一些简单易用的邮件归档工具可能更适合他们的需求。
无论是企业用户还是个人用户，都可以从邮件归档解决方案中受益。
通过合适的邮件归档系统，用户可以有效地管理和存储邮件，避免信息混乱和无法找到需要的邮件的困扰。
因此，选
择合适的邮件归档解决方案对于提高工作效率和信息管理是非常重要的。
如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理？(四)
电子邮件作为一种常用的网络通信工具，广泛应用于个人和企业的日常工作中。
然而，邮件的数量庞大且不断增长，如何进行文件的存档和归档管理成为一个迫切需要解决的问题。
本文将分析并提供一些实用的方法和技巧，帮助读者高效地使用电子邮件进行文件的存档和归档管理。
第一部分：了解存档和归档的概念及重要性1. 存档和归档的概念存档和归档是两个紧密相关但有所区别的概念。
存档指的是将邮件和相关附件从活动文件夹中移动到一个专门的文件夹或位置，以减轻主文件夹的负担。
而归档则是将长时间不需要的文件和数据迁移到一个备份系统中，以释放存储空间并保留文件的备份。
2. 存档和归档的重要性存档和归档的目的在于提高工作效率和信息管理的可靠性。
合理的存档和归档可以帮助我们更好地组织和检索文件，减少文件搜索的时间，也能够帮助我们合法合规地管理邮件和文件。
第二部分：存档管理的方法和技巧1. 创建存档文件夹首先，我们需要在邮箱中创建一个专门的存档文件夹用于保存归档邮件。
这样可以减少主文件夹的负担，使得主文件夹中的邮件更易于管理和查找。
2. 按照主题或项目分类为了方便管理和检索文件，我们可以按照主题或项目进行分类存档。
例如，将所有与项目A相关的邮件都存储在一个名为“项目A”的文件夹下，以此类推。
这样可以使得文件夹结构更加清晰，查找文件更加方便。
3. 使用标签或关键词除了文件夹的分类管理外，我们还可以使用标签或关键词对邮件进行分类和标记。
通过为邮件打上不同标签或关键词，可以更快速地找到特定的邮件，避免在大量文件夹中搜索。
4. 定期清理和整理定期清理和整理邮箱非常重要。
我们可以根据邮件的重要性和时效性进行判断，删除或归档不再需要的邮件。
此外，还可以创建一个自动清理规则，自动删除或归档过期的邮件。
第三部分：归档管理的方法和技巧1. 确定归档策略在进行归档之前，需要确定归档策略。
这包括决定归档的频率、归档的范围和归档的存储位置等。
根据不同的需求和情况，可以选择手动归档或自动归档的方式。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南(一)
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南随着现代社会信息技术的飞速发展，电子邮件成为我们生活和工作中不可或缺的一部分。
然而，随着时间的推移，我们的收件箱可能会变得混乱不堪，导致我们无法快速找到重要的邮件。
因此，邮件归档和定期清理成为了一项重要的操作，这不仅能提高我们的工作效率，还能改善我们的工作环境和个人生活。
一、邮件归档邮件归档是将已经处理或不再需要的邮件进行整理和存储的过程。
通过邮件归档，我们可以将邮件按照不同的分类进行管理，例如按照发件人、主题、重要性等进行归档。
下面是邮件归档的一些操作指南：1. 创建归档文件夹：首先，在电子邮件软件中创建一个专门用于归档的文件夹。
可以按照需要创建多个文件夹，例如"工作"、"学习"、"个人"等。
2. 分类整理：将已经处理完毕或不再需要的邮件移动到相应的归档文件夹中。
可以根据发件人、主题等标准进行分类整理。
3. 删除冗余邮件：在进行邮件归档时，同时也要删除一些冗余的邮件，例如广告、垃圾邮件等。
这可以减少归档的工作量，并保持归档文件夹的整洁。
4. 命名规范：在创建归档文件夹和移动邮件时，建议使用清晰明了的命名规范。
这样可以方便快速查找需要的邮件，避免归档文件夹变得混乱。
二、定期清理除了归档外，定期清理也是保持电子邮件整洁的重要步骤。
定期清理可以帮助我们清除一些可能已经无用的邮件，减轻收件箱的负担。
以下是一些定期清理的操作指南：1. 自动过滤：大多数电子邮件软件都提供了自动过滤功能。
我们可以通过设置条件，将一些特定类型的邮件自动过滤到某个文件夹中，阻止它们进入收件箱。
这样可以有效减少冗余邮件的数量。
2. 邮件规则：一些邮件软件还提供了邮件规则功能，我们可以通过设置规则，对特定的邮件进行操作，例如自动删除、移动到特定文件夹等。
这样可以帮助我们快速处理大量的邮件。
3. 清理附件：附件是电子邮件中常见的占用空间较大的部分。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南
邮件归档和定期清理是电子邮件管理中非常重要的一部分。
随着电子邮件的普及和使用频率的增加，我们收到和发送的邮件数量也越来越多。
如果不及时整理和清理，邮件的管理将会变得混乱不堪，不仅浪费时间还可能错过重要信息。
本文将为大家介绍邮件归档和定期清理的操作指南。
一、邮件归档邮件归档是将已读和处理完毕的邮件按照一定的规则进行整理和存储，以便将来查找和检索。
下面是一些建议的邮件归档操作方法。
1. 设置归档规则：根据自己的需求和习惯，可以根据发件人、收件人、主题等关键词设置归档规则。
例如，将某个重要客户的邮件自动归档到“Important”文件夹，将订阅的新闻邮件自动归档到“News”文件夹等。
2. 新建归档文件夹：可以按照日期、主题或者其他自定义的方式新建归档文件夹，将邮件整理到对应的文件夹中。
这样可以更加方便地查找和管理邮件。
3. 定期整理归档：建议每个月或每季度进行一次邮件归档。
通过建立好的规则和文件夹，将已读和完成处理的邮件整理到对应的文件夹中，同时删除不再需要的邮件或将其移动到垃圾邮件箱中。
二、定期清理定期清理是为了清除不再需要的邮件，以保持邮箱的整洁和高效。
下面是一些建议的定期清理操作方法。
1. 删除垃圾邮件：垃圾邮件是指那些未被认可的广告、诈骗、垃圾等邮件。
定期清理垃圾邮件可以避免被诈骗和浪费存储空间。
同时，我们还可以通过设置反垃圾邮件规则，将常见的垃圾邮件自动删除或移动到垃圾邮件箱。
2. 清除附件：附件是邮件中占用存储空间较大的部分。
如果附件已经完成了工作或者不再需要，我们可以将其保存到本地或云端存储，然后删除邮件中的附件。
这样可以释放存储空间，提高邮箱的性能。
3. 整理重要邮件：将重要的邮件整理到相应的文件夹或标记为重要邮件。
这样可以保证重要邮件的及时查找和处理，并避免错过重要信息。
4. 清理草稿和已发送邮件：草稿和已发送邮件可能占据较多的存储空间。
定期清理这些邮件可以节省存储空间，并保持邮箱的整洁。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南(九)
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南随着电子邮件的普及和日益庞大的信息量，有效管理和组织邮件成为一项重要的技能。
邮件归档和定期清理操作是一个解决方案，可以帮助我们更好地管理和维护电子邮件。
本文将探讨邮件归档和定期清理的操作指南。
一、为什么需要邮件归档和定期清理电子邮件是我们工作和个人生活中最常使用的沟通工具之一。
我们每天都会收到大量的邮件，有些是重要的，有些是无关紧要的。
过多的邮件拥堵了我们的收件箱，使我们难以追踪和查找重要的信息，同时也占据了存储空间。
邮件归档和定期清理可以解决这些问题。
邮件归档可以将已处理的邮件以及其他重要的邮件移动到专门的归档文件夹中。
这样做的好处是，我们可以更容易地找到之前处理过的邮件，不会混杂在收件箱中，同时减少了收件箱的混乱和拥堵。
在法律和合规方面也有要求保存邮件的规定，归档可以帮助我们满足这些要求。
定期清理无关紧要的邮件也很重要。
随着时间的推移，我们的收件箱会积累大量的废弃邮件、垃圾邮件和过时的信息。
这些邮件不仅占据了存储空间，也干扰了我们的工作效率。
定期清理可以帮助我们保持一个干净整洁的收件箱，只保留重要而有用的邮件。
二、邮件归档的操作指南邮件归档的操作步骤相对简单，但需要有一定的规划和组织。
第一步是创建归档文件夹。
可以根据不同的主题或时间段来创建归档文件夹，比如按照年份、项目或客户来划分。
这样可以更好地组织和分类归档的邮件。
第二步是将邮件移动到归档文件夹中。
可以选择多个邮件进行批量移动，或者使用筛选规则自动将特定类型的邮件移动到相应的归档文件夹。
归档时，最好添加一些关键词或标签，以便后续查找。
第三步是定期检查归档文件夹，删除过时或不再需要的邮件。
这样可以确保归档文件夹的内容始终保持有用和精简。
三、定期清理的操作指南定期清理是保持收件箱整洁和高效的关键步骤。
以下是一些操作指南。
首先，删除未读或无关紧要的邮件。
我们经常会收到各种订阅邮件、广告和垃圾邮件。
这些邮件可以直接删除，不需要浪费时间和存储空间。
美国Atempo公司在华力推ILM存储
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邮件归档解决方案.pptx
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Enterprise Vault 的优势
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Enterprise Vault 的整体优势
• 技术最领先的成熟产品 • 1999年第一版，目前全球超过1.7万企业客户，保护超过3000万企业用户邮箱 • Gartner连续7年将EV列为邮件归档领域排名第一的领导者 • 全球市场占有率第一，超过30%的市场份额
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整体保护
重复数据删除
自信删除
新型企业信息
管理整体解决
方案要点
有效发现
同时保护近期与 远期数据
大量缩减重复拷 贝
降低存储成本
降低法律与合规 的成本
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赛门铁克归档与电子 发现解决方案
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IT主管/管理员
企业员工
企业领导
HR/法务部门
Enterprise
Vault 关注的
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Exchang e 2010
Partial
(Not OL2003)
No
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Yes
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(With DA)
No
Yes
No
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单实例存储 – 为什么重要？
• 典型案例:
真实的案例
• 公司的newsletter = 3MB PDF• 文E件xc被h20送10给上2100,00000用个户员工
HR 终端 用户
SharePoint
Files
Enterprise
Va u l t 归 档 如 MSFTBPOS
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Atempo智能邮件归档解决方案
随着电子邮件成为企业信息往来最主要的方式之一，邮件数据膨胀性的增长也成为企业需要面对的最主要问题。
邮件数据量翻倍的增长，邮件服务器随时面临崩溃危机，邮件及附件种类繁多，杂乱无章，如何安全高效地管理邮件信息，如何从大量邮件中快速搜索出所需的历史邮件和附件，是企业信息管理必须要面对的问题。
选用适合本企业的电子邮件归档管理系统是目前最常采用，也是最有效的解决方案。
目前市场上很多把邮件备份当成了邮件归档，而实际上，邮件归档是对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理，当数据停止改变或不被频繁使用时，通过邮件归档系统把他们转移到低成本的存储硬件上，使之存于日常的备份窗口外，当需要时，可以即时获取所需数据并快速搜索。
为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行，实现了高度集成化，中心化，并可实现实时监测等功能。
Atempo邮件归档系统ADAM解决方案：
首先，邮件归档系统ADAM针对法规遵从设计的企业邮件架构，通过将归档后的电子邮件存储到企业邮件归档系统ADAM上，对电子邮件监管，从而实现相关法规的遵从，可快速查找和获取电子邮件的历史数据，满足法律证据查找需求。
在保证遵从法规的同时，用户可以大幅减少在邮件存储系统上的支出，并降低邮件系统的复杂性。
邮件服务器也因为存储的数据的减少而变得更容易管理。
第二，邮件归档系统ADAM数据挖掘有对海量数据的处理性能，在中心平台上智能地自动捕获，索引，存储邮件数据信息，同时能够进行邮件内容搜索，获取，查看，重新发送，打印和保存在介质上传送。
在任何地方，通过互联网，每个员工都能够方便灵活访问获取他本人的历史邮件；在重要时刻，如关键员工的流动，或需在限定时间内反馈客户时，人力资源部门和部门经理能够更好的直接利用那些在ADAM存储仓库里的邮件数据。
销售人员能在数秒之内查到历史报价而保住潜在客户；更新和比较不同版本的设计图时，产品开发组将不再需要花很长的时间在outlook或PST文件里搜索查找工程师之间的邮件。
毫无疑问，通过ADAM数据挖掘功能，企业就能够省下用于法规遵从和满足诉讼要求的昂贵的传统查找方法，同时还能即时在线访问中心化的企业邮件数据库，使得企业面临的风险大大降低，同时整体的生产力，准确性，和效率都得到提升。
第三，邮件归档系统ADAM可以对企业邮件进行监督管理，对企业邮件实时的监控功能使得公司能够及时捕获任何违规行为，而提前采取必要的行动。
ADAM按照策略执行监控和行为追踪，自动记录所有的访问，查看，和邮件归档行为，确保对法规的遵从。
ADAM运用了基于层级和部门管理监督的结构，能有效管理大中型企业内的工作流，显著提升企业在电子邮件和通讯方面的效率。
详尽的内容分析加强了在企业部门层次上的监控和管理，提升了公司邮件通讯的效率，并减少了出错的可能。
第四，邮件归档系统ADAM自动化智能归档(HSM)方案，能够安全稳定，准确快捷地将企业内部、以及企业与外界交流的所有邮件过滤分析、分类归档、优化存储到ADAM系统
上。
用户不但可以随时访问这些数据，从中快速搜索已归档的邮件及附件，还能够在邮件服务器出错或崩溃后将数据复原，最大限度地满足邮件信息存储管理上不断增长的需求与挑战，包括法律、人力资源、审计等领域对邮件文档保留的要求。
ADAM广泛支持各种文件和附件格式，帮助企业施行数据存储策略，确保安全有效地存储有价值的公司信息，并能高效的随时访问这些信息，成本效益显著。
企业邮件归档ADAM2.2的主要功能:
■ 遵从业界规范，满足法律上对电子文档的访问和保存及诉讼证据搜索的要求(诸如 SOX, NASD, SEC, HIPAA 等)；同时还支持IM, Fax, Text messages等及时信息系统.财政部、证监会、银监会、保监会及审计署等五部委会联合发布“中国版萨班尼斯‐奥克斯利法案”——《企业内部控制基本规范》，2009年7月1日首先在上市公司范围内施行，同时鼓励非上市其他大中型企业执行。
■ 减少邮件服务器的需求
■ 提升邮件服务器的性能，扩展性和可靠性
■ 安全，便捷地访问归档后的邮件内容及附件
■ 业内率先引入全文（内容）检索功能，真正实现智能电子发现.支持各种语言的搜索，包括boolean、模糊查询，缩写词、同声字查询等功能。
基于全文检索的搜索引擎技术可搜索标题、日期、收发件人、内容、400多种附件，以及压缩过的文档。
快速归档海量数据，并且只需数秒就可以在上亿封邮件里找到所需邮件。
主要分为：关键字检索/邮件内容检索/附件内容检索/时间检索/存储库检索/自定义标签检索/自定义类别检索/扩展名检索/邮件大小检索
■ 通用灵活，支持各种主流硬件存储平台(NAS,SAN,TAPE, WORM,EMC Centera, HDS HCAP)；通过Atempo 的ATN/ALB模块自动实现D2D2T的数据迁移及CDP级的保护;同时还可与Atempo文件归档系统ADA无缝结合，实现内容统一管理及共享存储系统
■ ADAM支持包括Windows; Linux; UNIX; Mac OS在内的多个操作系统；一套解决方案可同时连接多种不同的服务器，如Exchange和Domino；对于使用跨平台系统的大企业来说，可以确保降低总拥有成本，提高投资回报
■ 通过重复数据删除及高压缩比的数据压缩技术可以节省大量的存储空间(>70%)，把大量的邮件数据从昂贵的服务器上迁移到相对便宜的次级存储设备上也能够节约成本
■ 可靠的灾难恢复措施。
使用了ADAM存储仓库存储所有重要的业务邮件之后，用户可以随时访问这些数据，并在邮件服务器出错或崩溃后把数据恢复回邮件服务器。
■ PST文件管理器 ‐ 全方位的PST文件查找，迁移和管理工具
■ 提升员工和管理员的生产率。
不再需要限制邮箱的大小，每一个用户都能搜索他们自己的归档后的邮件，不再需要花大量时间去管理邮箱，员工可以把更多的时间投入到业务中去 ■ 出众的归档性能，ADAM归档管理软件是专为优化超大量数据输出而设计的
■ 在复杂的邮件环境中实现法规遵从。
通过智能检测，ADAM可以支持不同的存储介质，企业邮件归档管理软件ADAM全面支持多种主流邮件服务器，包括微软的Exchange ,IBM的Lotus Domino, Novell Groupwise, PostFix, SendMail, IMail, Scalix, Bloomberg等诸多产品;同时也支持多种邮件协议归档：Exchange CDO、 Exchange 2003/07、Exchange EebDAV、DIIOP、 Notes Com、Scalix、GroupWise、POP、IMAP等。