邮件归档解决方案V1.0
邮件归档解决方案
邮件归档解决方案
《邮件归档解决方案》
随着互联网的发展，电子邮件已经成为人们日常沟通的重要工具。
然而，随之而来的是大量的邮件堆积和混乱，让人们难以管理和查找需要的信息。
为了解决这一问题，许多公司和个人都在寻找合适的邮件归档解决方案。
邮件归档解决方案是一个可以帮助用户管理、存储和检索电子邮件的工具或系统。
它可以帮助用户将邮件按照时间、主题、发件人等分类存储，并能够快速地在大量邮件中搜索需要的信息。
这样一来，用户就可以更加高效地处理邮件，提高工作效率。
在选择邮件归档解决方案时，用户需要考虑几个因素。
首先是功能完善性，包括对各种类型的邮件进行分类和检索的能力。
其次是安全性，用户需要确保归档系统能够对邮件进行安全存储和保护。
另外，用户也需要考虑归档系统的易用性和成本。
目前，市场上有许多邮件归档解决方案可供选择，包括基于云端和本地存储的系统。
对于企业用户来说，一些大型的集成邮件管理系统可能更适合他们的需求，而对于个人用户来说，一些简单易用的邮件归档工具可能更适合他们的需求。
无论是企业用户还是个人用户，都可以从邮件归档解决方案中受益。
通过合适的邮件归档系统，用户可以有效地管理和存储邮件，避免信息混乱和无法找到需要的邮件的困扰。
因此，选
择合适的邮件归档解决方案对于提高工作效率和信息管理是非常重要的。
邮件归档解决方案
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典型案例一 一 典型
归档服务器部署图如下： 归档服务器部署图如下：
2011-4-2
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典型案例一 一 典型
最终效果： 法规遵从 邮件集中化管理 邮件的即时查询 邮件的监督管理 快速生成报表 减轻了运维的压力
2011-4-2
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典型案例二 二 典型
环境及服务器配置 邮件服务器版本： IBM Lotus Domino Server 邮件服务器分布情况（分布式／集中式） 邮件服务器数量：6台 归档服务器操作系统：Windows2003 硬件配置：4GB 内存 磁盘阵列：10T
快速归档海量数据，并且 只需数秒就可以在上亿封 邮件里找到所需邮件
即时查询
数据挖掘
快速搜索 支持多种 语言搜索
支持各种语言的搜索， 包 括 boolean 、 模 糊 查 询，缩写词、同声字查 询等功能
搜索技术
全文检索 分布式搜索
可搜索标题、日期、收发 件人、内容、多种附件， 以及压缩过的文档
支持国际化和多区域 的企业
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邮箱归档审计
2011-4-2
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提 纲
1 2 3 4 5 6 关于Messagesolution 为什么要做电子邮件归档 归档与备份的区别 Messagesolution解决方案 Messagesolution的优势 Messagesolution成功案例
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归档与备份
归档和备份的主要区别
备份 主要目的 实时保存 数据恢复 被删除的可 能永久丢失 归档 可立即访问历 史数据 被删除的仍被 归档 内容索引，分 类、监督 实时在线查询 相同文件只存 储一份
邮件归档和审计解决方案
SharePoint
监督
分析
Info Sec.
Legacy Databases
HR
Desktops
归档
End Users
分类
ECM
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4
案例分享
Enterprise Vault中国区部分用户
• 中国工商银行 • 中国人寿全公司 • 中国平安保险 • 上海浦东发展银行 • 中国华为全公司 • 渣打银行 • 携程网 • 上海征途网络 • AMD中国 • 联邦快递（中国） • 海康 • 浙江电力设计院 • 中国工艺品进出口总公司 • 码捷(苏州)科技有限公司 • 华胜天成（TeamSun） • 美斯威尔 • 中国国际金融有限公司
用户可以放心的删除自己的邮件，直接 从归档中恢复就可以了
对邮件的访问完全不受影响
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邮件审计
工作原理：
所有个人电子邮件都集中到一个日志邮 箱中
Journal 邮箱
Exchange/Domino Server(s)
日志任务收集来自日志邮箱的电子邮件 可选定制过滤器插件或过滤规则控制归 档内容
邮件 用户
This Magic Quadrant graphic was published by Gartner, Inc. as part of a larger research note and should be evaluated in the context of the entire report. The Gartner report is available upon request from Symantec. Gartner does not endorse any vendor, product or service depicted in our research publications, and does not advise technology users to select only those vendors with the highest ratings or other designation. Gartner research publications consist of the opinions of Gartner's research organization and should not be construed as statements of fact. Gartner disclaims all warranties, expressed or implied, with respect to this research, including any warranties of merchantability or fitness for a particular purpose
XX邮件系统归档方案建议书学习资料
文档资料信息目录一、邮件归档解决方案 (4)1.1. 需求分析 (4)1.2邮件归档功能实现 (6)1.2.1.邮箱归档 (6)1.2.2.日记归档 (7)1.2.3.保留期限 (8)1.2.4.搜索功能 (8)1.2.5.OWA访问 (9)1.2.6.PST导入 (9)1.2.7.离线访问 (10)1.3.方案设计 (11)1.3.1. 系统架构设计 (11)1.3.2. Exchange 邮箱归档设置 (12)1.3.3.归档存储规划 (13)2.4. 功能模块配置 (13)2.5. 软硬件配置推荐 (13)二、邮件备份系统解决方案 ................................................................................................. 错误！未定义书签。
2.1. 背景和需求分析 ....................................................................................................... 错误！未定义书签。
2.2. Backup Exec的备份解决方案和优势........................................................................ 错误！未定义书签。
2.3. 需求分析和规划 ....................................................................................................... 错误！未定义书签。
2.3.1. 需求分析、实现目标 .................................................................................... 错误！未定义书签。
Outlook中邮件归档和备份技巧避免数据丢失
Outlook中邮件归档和备份技巧避免数据丢失在现代生活中，我们越来越依赖于电子邮件来进行日常的沟通和工作。
然而，随着电子邮件的不断增加和积累，我们很容易因为数据丢失而感到困扰。
为了解决这一问题，Outlook提供了邮件归档和备份的功能，让我们更好地管理和保护电子邮件。
1. 邮件归档的重要性邮件归档是指将已经处理或者不再需要频繁查看的邮件移动到特定的文件夹中，从而减少收件箱的混乱程度，并提高整体的工作效率。
当我们不再需要浏览和处理某些邮件时，及时对其进行归档可以有效地保持收件箱的整洁，并且可以方便之后的检索和查阅。
2. 使用Outlook进行邮件归档Outlook提供了非常方便的邮件归档功能，可以自动将邮件移动到指定的归档文件夹中。
首先，在导航栏中找到“文件”选项，在弹出的菜单中选择“选项”。
在“选项”窗口中，点击“高级”选项卡，在“自动归档”部分进行相关设置。
我们可以选择设置自动归档的时间间隔和归档的文件夹位置。
当设置完成后，Outlook会根据我们的设定，自动将邮件进行归档。
3. 手动归档特定邮件对于一些特定的重要邮件，我们可能希望手动将其归档到指定文件夹中，以便更好地进行整理和管理。
要手动归档邮件，我们只需右键点击邮件，然后选择“归档”选项，在弹出的菜单中选择归档到的文件夹即可。
手动归档可以更加灵活地根据我们的需求对邮件进行分类和整理。
4. Outlook中的数据备份除了进行邮件归档外，我们还应该定期进行Outlook的数据备份，以防止数据丢失。
Outlook的数据备份包括邮件、联系人、日历、任务等内容。
为了进行数据备份，我们可以首先打开Outlook并点击“文件”选项，然后选择“打开与导出”选项，在弹出的菜单中选择“导出/导入”。
接下来，选择“导出到文件”并点击“下一步”，然后选择“Outlook数据文件(.pst)”，选择需要备份的文件夹，并确定保存的位置。
最后，点击“完成”即可完成数据备份。
Messagesolution归档解决方案
北京易讯思达科技开发有限公司
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企业邮件归档方案建议书
第一章 概述
企业邮件归档建议 方案书
本文档版权归北京易讯思达科技开发有限公司所有 未经书面同意，不得以任何方式抄袭、节录或翻印
企业邮件归档方案建议书来自目录第一章 概述.................................................................................................................... - 3 1.1 前言....................................................................................................................- 3 第二章 现状与需求......................................................................................................... - 4 2.1 企业基本现状..................................................................................................... - 4 2.2 企业面临挑战.................................................................................................... - 5 2.21 法律法规................................................................................................... - 5 2.22 数据的安全与威胁的挑战..........................................................................- 5 2.23 邮件管理................................................................................................... - 5 2.3 需求分析与实现目标.......................................................................................... - 6 第三章 解决方案............................................................................................................. - 7 3.1 EEA 系统简介..................................................................................................... - 7 3.2 系统设计原则.................................................................................................... - 7 3.21 系统的先进性............................................................................................ - 8 3.22 系统的实用性............................................................................................ - 8 3.23 系统的全面性............................................................................................ - 9 3.24 系统可扩充、可维护性..............................................................................- 9 3.25 系统的安全性............................................................................................ - 9 3.26 系统的可靠性.......................................................................................... - 10 3.27 系统的经济性.......................................................................................... - 10 3.3 邮件功能简介.................................................................................................. - 11 3.31 数据备份..................................................................................................- 11 3.32 邮件分类与集中管理............................................................................... - 11 3.33 邮件搜索................................................................................................. - 12 3.34 邮件监控与统计...................................................................................... - 14 3.35 日志管理................................................................................................. - 15 3.36 Message Report..................................................................................... - 15 北京易讯思达科技开发有限公司 -1
Outlook邮件归档整理技巧
Outlook邮件归档整理技巧随着电子邮件的普及，越来越多的人使用Outlook来管理他们的邮件收件箱。
然而，如果不及时整理和归档邮件，收件箱很快就会变得杂乱无章。
为了帮助大家提高工作效率并使Outlook的使用更加高效，本文将介绍几种Outlook邮件归档整理技巧。
1. 分类标签Outlook提供了一种方便的功能，即使用分类标签对邮件进行分类和组织。
通过为每个邮件添加适当的分类标签，您可以轻松地将其归档到相应的文件夹中，从而快速找到和检索所需的邮件。
要创建分类标签，请在Outlook中打开邮件，然后选择“分类”选项卡。
您可以根据需要自定义分类标签，并将其应用于相应的邮件。
例如，您可以创建“工作”、“个人”、“项目A”、“项目B”等分类标签，并为每个邮件添加适当的标签。
2. 快速步骤另一个有用的Outlook功能是“快速步骤”。
它可以帮助您在单击几下之后，立即将邮件归档到指定的文件夹中。
您可以根据自己的需求自定义快速步骤，并为每个步骤分配一个快捷键。
要创建快速步骤，请选择“主页”选项卡，并在“快速步骤”组中点击“创建新的快速步骤”。
然后，按照向导的指示进行操作，例如选择要将邮件归档到的文件夹，并为快速步骤指定名称和快捷键。
完成后，您就可以在Outlook中使用该快速步骤来快速归档邮件了。
3. 自动归档如果您不想手动归档每封邮件，Outlook还提供了自动归档功能。
您可以设置自动归档规则，根据特定的条件（如日期、发件人、主题等）自动将邮件归档到指定的文件夹中。
要创建自动归档规则，请选择“文件”选项卡，并在“选项”中选择“高级”。
然后，在“自动归档”部分中，点击“自动归档设置”。
按照向导的指引，选择要应用规则的文件夹、归档频率和其他条件。
完成后，Outlook将根据您的规则自动归档邮件，使收件箱保持整洁。
4. 文件夹整理除了归档邮件，整理Outlook文件夹也是保持收件箱整洁的重要步骤。
您可以创建不同的文件夹来存储特定类型的邮件，例如“工作”、“个人”、“项目A”等文件夹。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南(一)
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南随着现代社会信息技术的飞速发展，电子邮件成为我们生活和工作中不可或缺的一部分。
然而，随着时间的推移，我们的收件箱可能会变得混乱不堪，导致我们无法快速找到重要的邮件。
因此，邮件归档和定期清理成为了一项重要的操作，这不仅能提高我们的工作效率，还能改善我们的工作环境和个人生活。
一、邮件归档邮件归档是将已经处理或不再需要的邮件进行整理和存储的过程。
通过邮件归档，我们可以将邮件按照不同的分类进行管理，例如按照发件人、主题、重要性等进行归档。
下面是邮件归档的一些操作指南：1. 创建归档文件夹：首先，在电子邮件软件中创建一个专门用于归档的文件夹。
可以按照需要创建多个文件夹，例如"工作"、"学习"、"个人"等。
2. 分类整理：将已经处理完毕或不再需要的邮件移动到相应的归档文件夹中。
可以根据发件人、主题等标准进行分类整理。
3. 删除冗余邮件：在进行邮件归档时，同时也要删除一些冗余的邮件，例如广告、垃圾邮件等。
这可以减少归档的工作量，并保持归档文件夹的整洁。
4. 命名规范：在创建归档文件夹和移动邮件时，建议使用清晰明了的命名规范。
这样可以方便快速查找需要的邮件，避免归档文件夹变得混乱。
二、定期清理除了归档外，定期清理也是保持电子邮件整洁的重要步骤。
定期清理可以帮助我们清除一些可能已经无用的邮件，减轻收件箱的负担。
以下是一些定期清理的操作指南：1. 自动过滤：大多数电子邮件软件都提供了自动过滤功能。
我们可以通过设置条件，将一些特定类型的邮件自动过滤到某个文件夹中，阻止它们进入收件箱。
这样可以有效减少冗余邮件的数量。
2. 邮件规则：一些邮件软件还提供了邮件规则功能，我们可以通过设置规则，对特定的邮件进行操作，例如自动删除、移动到特定文件夹等。
这样可以帮助我们快速处理大量的邮件。
3. 清理附件：附件是电子邮件中常见的占用空间较大的部分。
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新型企业信息管理整体解决方案要点
整体保护 重复数据删除 自信删除 有效发现
同时保护近期与 远期数据
大量缩减重复拷 贝
降低存储成本
降低法律与合规 的成本
7
赛门铁克归档与电子发现解决方案
8
Enterprise Vault 关注的是信息，提供的是平台
IT主管/管理员
企业员工
企业领导
HR/法务部门
审计合规部门
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Thank you!
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Enterprise Vault
– 同样的数据磁盘上只写一次 • 统一的存储方式 – 附件级别的共享
– Exchange, SharePoint, FSA 不 同类型数据之间进行消重
Storage
NTFS, NetApp, EMC, IBM, Storage TEK, etc.
– 支持第三方设备的消重技术 – 支持WORM设备
• 由于数据损坏或丢失，恢复关键系统 与数据
• 对象是近期活动数据：文件、目录、 数据卷、应用 • 关注RPO与RTO
归档与发现
• 搜索内容涉及邮件,文件,即时消息等非结 构化数据 • 许多事件会涉及到电子发现(E-discovery) • 索引与分类将简化并加快发现流程 • 法定保留 • 提升资源使用效率，跨部门消减预算:
员工 法务/HR 合规审计
• 透明的用户访问 • 无限容量的邮箱 • 自助恢复删除丢失 的信息 • 信息共享平台
• 精简电子发现流程 • 轻松进行法定保留 • 定义与设置保留时间 策略 • 识别并分类信息内容
• 满足法规要求 • 精简监管流程 • 端到端的审计能力
IT管理
• 减少存储成本， 提升服务器性能 • 消除凌乱的 PST/NSF文件 • 减少备份窗口 时间
– – – IT部门 法务部门 第三方团体
26
邮件备份与归档整体解决方案
- 信息的全面保护
27
Exch2010 的归档功能与EV10的比较
Feature
对历史Outlook的支持：Outlook 2003 – 2010
(OL2011 soon)
Enterprise Vault
Yes Yes Yes Yes
2
害怕删除信息
• 保留时间越长成本越高 • 无限的保留期限 = 无止境的存储资源浪费 • 越来越多的法律诉讼可能需要电子证据
• 虽然存储很便宜，但是搜索与审查信息的成
3
搜索毫不轻松
本很高 • 误区：还原历史备份，从备份中进行搜索 • 低效的电子发现与法定保存流程
4
如果我们可以…?
降低存储成本 … 提高备份性能 … 更好地管理非 结构化数据…
– EMC为了支持SoucreOne(第一代代码)放弃了EmailXtender 与 Documentum Archive Services – Autonomy作为一家专注搜索与索引的公司，收购Zantaz后强制用户迁 移到他们的IDOL搜索平台，引起大量用户的不满。最近收购Mimosa后， 又被HP收购，前途未卜 – HP与IBM为了进入归档市场进行了大大小小许多次收购，但目标都不 明确 – CommVault基本宣布退出E-Discovery领域，专注备份领域
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Enterprise Vault 的整体优势
• 技术最领先的成熟产品
– 1999年第一版，目前全球超过1.7万企业客户，保护超过3000万企业用户 邮箱 – Gartner连续7年将EV列为邮件归档领域排名第一的领导者 – 全球市场占有率第一，超过30%的市场份额
• 与微软、IBM环境紧密集成
Yes
No
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单实例存储 – 为什么重要？
• 典型案例:
–
真实的案例 • Exch2010 上20,000用户 公司的newsletter = 3MB PDF 文件被送给 1000个员工 • 每年4TB的存储增长 • Exchange DB的容量将增长3GB • 一堆400GB 大小的DB • 备份的噩梦
Exchang e 2010
Partial No No No 53 No
(With V9 Client)
(Not OL2003)
离线访问归档 通过单实例保存消减存储成本 归档日记邮箱 可搜索的文件类型 针对邮件的法定保留
400 Yes
(With DA)
支持开放的存储类型： WORM,NAS,Tape etc.
使用WORM存储（Centera、 Nearstore w/ Snaplock、DR550等）
优势：
存储 服务 日志 任务 Enterprise Vault 服务器
确保捕获审计记录的电子邮件——避免 干扰
通过单一实例进行存储
对法规遵从和诉讼支持非常重要
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备份的目的是恢复, 归档的目的是电子发现
备份与恢复
• Enterprise Vault是市面上惟一持续专注数据归档的产品，即 使被Veritas/Symantec收购后，依然连续7年在Garter排名第 一 • 归档作为企业长期的资产与投入，需要Vendor的稳定与专注， 如果未来一家公司被反复易手最终消失了，用户长年累积的 归档数据谁来负责？ • 而EV的竞争对手
管理
回收周期 过期处理 法定保留 审计
发现
搜索、审阅 导出 监督 分析
终端 用户 信息 安全
法务 部门
迁移
IM Servers
压缩 重复数据删除 透明
SharePoint
Legacy Databases
HR
Desktops
归档
ECM
分类
10
Enterprise Vault 归档如何实现？
Email SharePoint Files
赛门铁克邮件归档与电子发现解决方案
1
Agenda
1
企业信息管理的挑战与趋势
赛门铁克归档与电子发现解决方案 如何构架邮件归档与电子发现 Enterprise Vault的优势
2
3
4
2
企业信息管理的挑战与趋势
3
企业信息管理可能面对的问题
1
信息的增长伴随着资源浪费
• 用户的心理: 永久保留所有信息 • 重复的数据导致更多的资源浪费 • 备份窗口日趋紧张
10TB 8TB
2TB
1TB
1TB
1TB
1TB
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通过信息归档满足企业各部门的整体需求
员工 法务/HR 合规审计
• 透明的用户访问 • 无限容量的邮箱 • 自助恢复删除丢失 的信息 • 信息共享平台
• 精简电子发现流程 • 轻松进行法定保留 • 定义与设置保留时间 策略 • 识别并分类信息内容
• 满足法规要求 • 精简监管流程 • 端到端的审计能力
MSFT BPOS Office 365 Social Media
1. 2. 3. 4. 5.
Nirvanix
Enterprise Vault
Storage
将信息迁移到归档 单实例保存（消重） 释放存储空间 按策略过期数据 有效的发现
SAN, NFS, CIFS, DAS, etc.
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通过信息归档满足企业各部门的整体需求
IT管理
• 减少存储成本， 提升服务器性能 • 消除凌乱的 PST/NSF文件 • 减少备份窗口 时间
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不改变用户的原有使用体验
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对Outlook 2010的支持
• Seamless Integration • Virtual Vault • Vault Cache • Enterprise Vault Toolbar • Drag & Drop • Shortcut Access • Forward, Reply, Reply to All, Delete Save As, Save
– Exchange， Domino，SharePoint， 文件服务器
• 最低的总体拥有成本
– 存储成本 – 发现成本 – 管理成本
• 可扩展的架构
– 开放信息源 – 开放的存储层
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第三方报告（ Gartner）
--03至10年唯一连续八年Gartner领导者象限排名第一的厂商
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Enterprise Vault的核心优势
挑战
让信息随手可 得…
简化搜索与电 子发现…
控制零散的邮 件归档 (.pst & .nsf)
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趋势：IT管理重心演变以适应新的需求