邮件归档的重要意义
Outlook邮件归档和存档的实际应用方法和技巧研究
Outlook邮件归档和存档的实际应用方法和技巧研究随着人们在工作和生活中使用电子邮件的数量不断增加，我们需要更有效的方法来管理电子邮件。
其中最常见的两种方法是邮件归档和存档，它们可以帮助我们更好地整理和储存邮件。
本文将探讨Outlook邮件归档和存档的实际应用方法和技巧。
一、Outlook邮件归档Outlook邮件归档是将旧邮件存储在不同的文件中，以减少主邮箱的负荷并更好地管理邮件。
在归档之前，应该确定有哪些邮件需要归档，如何归档以及在何时和何地归档。
1、确定哪些邮件需要归档。
通常来说，邮件归档适用于已读但不再需要经常查看的邮件。
对于对您当前工作有影响的邮件，请不要归档，以便您能够轻松访问。
题、按发送者等方式归档。
可以通过“文件”选项卡中的“自动归档”或“归档”按钮来执行归档操作。
3、何时和何地归档。
可以按照选择的方式手动归档邮件，也可以设置Outlook自动归档。
在设置自动归档时，可以选择归档的时间、频率和位置。
应该选择归档到本地计算机或网络服务器，而不是在云端进行归档。
二、Outlook邮件存档Outlook邮件存档是将重要的电子邮件长期存储在本地或云服务器上，以备将来参考。
存档的邮件可以预防数据丢失和数据泄露，保存公司历史数据并更好地管理邮件。
1、确定哪些邮件需要存档。
与邮件归档相似，Outlook邮件存档适用于对您当前工作不再有影响的历史邮件。
不要存档对您当前工作有影响的邮件，这样您可以轻松访问。
题、按发送者等方式存档。
可以通过“文件”选项卡中的“存档”按钮来存档邮件。
3、何时和何地存档。
可以直接在本地计算机上存档邮件，或者使用云存储等在线服务来存档邮件。
应该选择可靠的云服务，以确保邮件的安全存储。
三、归档和存档的常用方法和技巧1、设置自动归档和存档。
Outlook有自动归档和存档功能，可以在指定时间自动归档或存档，以节省时间和确保准确性。
2、归档和存档分类。
可以使用标签、文件夹等方式为邮件分类和分组，以便更好地管理归档和存档的邮件。
如何使用电子邮件进行文件存档和归档管理？(四)
电子邮件作为一种常用的网络通信工具，广泛应用于个人和企业的日常工作中。
然而，邮件的数量庞大且不断增长，如何进行文件的存档和归档管理成为一个迫切需要解决的问题。
本文将分析并提供一些实用的方法和技巧，帮助读者高效地使用电子邮件进行文件的存档和归档管理。
第一部分：了解存档和归档的概念及重要性1. 存档和归档的概念存档和归档是两个紧密相关但有所区别的概念。
存档指的是将邮件和相关附件从活动文件夹中移动到一个专门的文件夹或位置，以减轻主文件夹的负担。
而归档则是将长时间不需要的文件和数据迁移到一个备份系统中，以释放存储空间并保留文件的备份。
2. 存档和归档的重要性存档和归档的目的在于提高工作效率和信息管理的可靠性。
合理的存档和归档可以帮助我们更好地组织和检索文件，减少文件搜索的时间，也能够帮助我们合法合规地管理邮件和文件。
第二部分：存档管理的方法和技巧1. 创建存档文件夹首先，我们需要在邮箱中创建一个专门的存档文件夹用于保存归档邮件。
这样可以减少主文件夹的负担，使得主文件夹中的邮件更易于管理和查找。
2. 按照主题或项目分类为了方便管理和检索文件，我们可以按照主题或项目进行分类存档。
例如，将所有与项目A相关的邮件都存储在一个名为“项目A”的文件夹下，以此类推。
这样可以使得文件夹结构更加清晰，查找文件更加方便。
3. 使用标签或关键词除了文件夹的分类管理外，我们还可以使用标签或关键词对邮件进行分类和标记。
通过为邮件打上不同标签或关键词，可以更快速地找到特定的邮件，避免在大量文件夹中搜索。
4. 定期清理和整理定期清理和整理邮箱非常重要。
我们可以根据邮件的重要性和时效性进行判断，删除或归档不再需要的邮件。
此外，还可以创建一个自动清理规则，自动删除或归档过期的邮件。
第三部分：归档管理的方法和技巧1. 确定归档策略在进行归档之前，需要确定归档策略。
这包括决定归档的频率、归档的范围和归档的存储位置等。
根据不同的需求和情况，可以选择手动归档或自动归档的方式。
企业电子邮件归档问题初探
员工的电子信箱 中， 都会存放大量的电子邮件 ， 根据美 国市场研究
公 司 Ｒ ｓｕ Ｔｍｅ 布 的数 据 ， 名 全 天 都 坐 在计 算 机 前 的信 息 ｅｃｅ ｉ 公 一
是缓解员工工作 中电子 邮件问题 、 提高工作效率的一种有效手段。
工之 间最 重 要 的一 种 联 络方 式 ， 在企 业 员 工 之 间 、 业 与用 户 之 间 企
７ ７次。这样大量的电子邮件 ， 由于没有统一的规范和处置标准 ， 一 般都是 由员工 自行处理。 这就 出现几种做法 ： 或者不处理 ， 当邮箱容量不够时将处理过
起到了重要的沟通功能。这种功能因为全球化经济的到来变得更 加清晰 ，世界经济的整体性使得企业之 间的跨地域合作 和联系越
大量 口述医药档案建档 ， 使之永久保存 ， 这是非常必要 的， 是一项
抢 救 性 的工 作 。此 外 ， 收 集 到 的 民族 医 药档 案 ， 进 行 研 究 性 整 对 要
方面 ， 对于历史 上有文 字 、 有历史档案 的少数 民族 医药 ， 档案部 门要通过报刊 、 网络 、 举办展览等多途径进行整理 、 布与译注。 公 如 目前发掘 出的彝文古籍大约有 １０ ０多种 ，其 中已经翻译 整理成 ００
汉 文 的仅 有 １０余 种 ， 彝 族 医 药 内容 分 散 于 彝 族 古籍 中 ， ０ 而 这些 医
来 越 多 ， 邮 件 的方 便 、 无 疑 为企 业 提 供 了一 条 捷径 。 电子 快捷 因此 ， 企 业 的 电 子 邮件 应 用 越 来 越 频 繁 ， 量 越 来 越 多 ， 这 种 情 况 下 ， 数 在
的邮件清空 ；或者 即阅即删 ，办理完毕 即将认 为没有用 的邮件删
如何使用Outlook进行邮件归档和搜索
如何使用Outlook进行邮件归档和搜索Chapter 1: 介绍Outlook和邮件归档的重要性Outlook是一款常见的电子邮件管理工具，广泛应用于个人和商业环境中。
邮件归档是将电子邮件整理、存档并管理到一个特定的文件夹或存储位置的过程。
邮件归档的重要性在于帮助用户保持收件箱整洁，提高工作效率，以及满足法律要求和数据保留策略。
Chapter 2: 创建归档文件夹在Outlook中创建归档文件夹是进行邮件归档的第一步。
首先，打开Outlook并选择“文件”选项卡。
在打开的菜单中，选择“信息”并点击“清理工具”。
接下来，选择“归档”选项，并在弹出的窗口中选择“手动归档”，然后点击“存档此文件夹”选项。
在新的对话框中，选择一个希望存档的文件夹，并设置存档日期。
点击“确定”来创建归档文件夹。
Chapter 3: 设置归档规则一旦创建了归档文件夹，就可以设置归档规则来自动将邮件归档到特定的文件夹中。
在Outlook中选择“文件”选项卡，然后选择“信息”，再点击“清理工具”，接着选择“归档”。
在归档窗口中，选择“自动归档设置”并点击“自动归档选项”。
在弹出的对话框中，可以定义归档规则的详细设置，例如归档的频率、保留的邮件期限等。
点击“确定”来保存设置并启用自动归档功能。
Chapter 4: 手动邮件归档Outlook也提供了手动归档的选项，以便用户能够根据需要随时将邮件归档到指定的文件夹中。
首先，选中要归档的邮件或文件夹，然后点击“文件”选项卡，再选择“归档”并点击“归档此文件夹”选项。
在弹出的对话框中，选择一个归档文件夹，并点击“确定”。
Outlook将会将选中的邮件或文件夹归档到指定的位置。
Chapter 5: 使用搜索功能Outlook的搜索功能可以帮助用户快速定位和找到特定的邮件。
在Outlook中的搜索框中输入关键词或特定条件，然后点击“搜索”按钮。
Outlook将会在当前文件夹或整个邮箱中进行搜索，并显示与搜索条件匹配的邮件。
企业邮件归档管理制度范本
企业邮件归档管理制度范本一、目的和意义为了加强企业邮件的管理，确保邮件的及时、准确、完整地传达给收件人，提高工作效率，防止邮件丢失、泄露等重要信息，特制定本制度。
本制度规定了企业邮件的发送、接收、归档、查询和销毁等方面的管理要求，旨在建立一套科学、规范、安全的邮件管理体系。
二、适用范围本制度适用于企业内部所有邮件通信，包括内部邮件和外部邮件。
三、邮件发送和接收1. 企业应采用正规的邮件服务提供商，确保邮件系统的稳定性和安全性。
2. 企业应设立专门的邮件管理团队，负责邮件服务器的维护、管理和监督。
3. 企业内部员工应使用企业提供的邮件账号进行邮件通信，禁止使用个人邮件账号处理企业事务。
4. 邮件发送和接收应遵循企业内部通讯录规定的收件人范围，禁止向无关人员发送邮件。
5. 邮件发送前应进行必要的检查，确保邮件内容合法、合规，不得含有违法、违规、不良信息。
四、邮件归档1. 企业应建立邮件归档系统，对所有发送和接收的邮件进行归档管理。
2. 邮件归档应包括邮件的标题、发件人、收件人、发送时间、邮件内容摘要等信息。
3. 邮件归档系统应具备全文搜索功能，便于查询和检索邮件。
4. 企业应设立专门的邮件归档管理团队，负责邮件归档系统的维护和管理。
5. 邮件归档应按照邮件的类型、主题、时间等要素进行分类，便于管理和查询。
6. 企业应对归档邮件进行定期备份，确保邮件数据的安全性和完整性。
五、邮件查询和销毁1. 企业内部员工应按照职责和权限查询邮件归档系统中的邮件。
2. 邮件查询应遵循企业内部规定，不得擅自查询与工作无关的邮件。
3. 企业应建立邮件销毁制度，对过时、无用的邮件进行销毁。
4. 邮件销毁应经过审批程序，由邮件归档管理团队负责实施。
5. 邮件销毁应确保邮件数据的不可恢复性，防止邮件泄露和滥用。
六、违规处理1. 对违反本制度的邮件发送和接收行为，企业应进行调查和处理，对相关责任人进行追究。
2. 对违反本制度的邮件归档、查询和销毁行为，企业应进行调查和处理，对相关责任人进行追究。
邮件归档——为单位邮件安全护航
据相关权威部门调查研究表明：企业邮件60%保存于办公PC、笔记本电脑中，20%保存于没有数据保护措施的邮件服务器中，10%的企业邮件保存在具有简单备份机制的邮件服务器中，仅有10%保存在磁带、光盘及其他存储介质中。
企业邮件存在巨大数据风险！从整体看来，单位邮件数据的各种分布状况，均处于流动状态，之前的技术手段均无法对其进行合理的保护。
那么，正因为这种现状的存在，势必给邮件用户带来诸多负面影响和问题。
法规遵循2002年美国Sarbanes-Oxley法案《萨班斯法案》正式颁布，其规定，上市公司必须具有电子邮件归档手段，必须至少保留7年的数据，其中包括邮件数据。
早前，摩根士丹利就因电子邮件证据提供不及时、不充分被罚款8.5亿美元的赔偿金。
自此以后，电子邮件归档这一概念渐渐进入国人视野。
2009年，由财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合制定的被誉为"中国版萨班斯法案"的《企业内部控制基本规范》在银行、证券、保险等行业率先正式执行。
随后，《公务电子邮件归档与管理规则》、新《保密法》及政务信息安全等级保护管理等法规和指引文件陆续在各个行业陆续登台。
企事业单位邮件管理的法规遵从，势在必行。
电子举证随着电子邮件在各行各业中的广泛普及与应用，电子邮件已被明文规定可以作为法律证据，具有与录音、录像同等的法律效力。
根据调查显示，至今仍有90%的单位现有电子邮件系统对于邮件数据方面均没有相关措施进行保留及管控。
近期，苹果与唯冠之争闹得沸沸扬扬，引起世人普遍关注与热议。
据悉，双方争论的焦点即iPad在中国大陆的商标使用权归属问题。
目前，案件结果暂未宣判。
前不久，苹果将此案涉及的数十封与唯冠来往的历史商业邮件作为"呈堂证供"对外发布，并声称美国及香港法院已经认可相关举证并支持其商标拥有权主张。
据了解，"唯冠与苹果事件"只是"冰山一角"，企业邮件安全存在巨大风险和隐患。
档案学中的电子邮件归档与管理技术
档案学中的电子邮件归档与管理技术随着互联网的普及和信息技术的发展，电子邮件成为人们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
然而，电子邮件的大量产生和快速传播也给档案管理带来了新的挑战。
在档案学中，电子邮件归档与管理技术成为了一个重要的研究方向。
一、电子邮件的重要性电子邮件作为一种快速、方便的沟通工具，广泛应用于各个领域。
无论是企业的商务往来，还是个人的日常交流，电子邮件都扮演着重要的角色。
然而，电子邮件的产生量庞大，如何高效地管理和归档成为了一个亟待解决的问题。
二、电子邮件归档的挑战与传统纸质档案不同，电子邮件的归档存在一些独特的挑战。
首先，电子邮件的数量庞大，如何对海量的邮件进行有效的分类和整理是一个难题。
其次，电子邮件的内容多样化，包括文本、附件、图片等多种形式，如何保证归档的完整性和可检索性也是一个复杂的问题。
此外，电子邮件还涉及到隐私和安全等方面的考虑，如何在归档和管理过程中保护用户的隐私和数据安全也是一个重要的问题。
三、电子邮件归档与管理技术为了解决电子邮件归档的问题，档案学领域提出了一系列的归档与管理技术。
首先，利用自动化工具对电子邮件进行分类和整理，可以提高归档效率。
通过建立智能的分类算法和规则，将邮件按照主题、发件人、接收日期等进行自动分类，从而减轻用户的工作负担。
其次，采用元数据标注的方式对电子邮件进行描述和索引，可以提高归档的可检索性。
通过为每封邮件添加关键词、标签等元数据信息，可以方便用户进行检索和查找。
此外，还可以利用文本挖掘和机器学习等技术，对电子邮件的内容进行分析和归纳，从而提供更加智能化的归档和管理服务。
四、电子邮件归档的价值与意义电子邮件归档不仅仅是一种技术手段，更是一种重要的管理方式。
通过对电子邮件进行归档和管理，可以实现信息的长期保存和共享，方便用户进行回顾和查阅。
同时，电子邮件归档也为企业的合规性管理提供了重要的支持。
许多行业都有法律法规对邮件进行归档和保存的要求，通过合规的电子邮件归档，可以帮助企业遵守相关法规，降低法律风险。
电子邮件技术中的邮件归档和定期清理操作指南
邮件归档和定期清理是电子邮件管理中非常重要的一部分。
随着电子邮件的普及和使用频率的增加，我们收到和发送的邮件数量也越来越多。
如果不及时整理和清理，邮件的管理将会变得混乱不堪，不仅浪费时间还可能错过重要信息。
本文将为大家介绍邮件归档和定期清理的操作指南。
一、邮件归档邮件归档是将已读和处理完毕的邮件按照一定的规则进行整理和存储，以便将来查找和检索。
下面是一些建议的邮件归档操作方法。
1. 设置归档规则：根据自己的需求和习惯，可以根据发件人、收件人、主题等关键词设置归档规则。
例如，将某个重要客户的邮件自动归档到“Important”文件夹，将订阅的新闻邮件自动归档到“News”文件夹等。
2. 新建归档文件夹：可以按照日期、主题或者其他自定义的方式新建归档文件夹，将邮件整理到对应的文件夹中。
这样可以更加方便地查找和管理邮件。
3. 定期整理归档：建议每个月或每季度进行一次邮件归档。
通过建立好的规则和文件夹，将已读和完成处理的邮件整理到对应的文件夹中，同时删除不再需要的邮件或将其移动到垃圾邮件箱中。
二、定期清理定期清理是为了清除不再需要的邮件，以保持邮箱的整洁和高效。
下面是一些建议的定期清理操作方法。
1. 删除垃圾邮件：垃圾邮件是指那些未被认可的广告、诈骗、垃圾等邮件。
定期清理垃圾邮件可以避免被诈骗和浪费存储空间。
同时，我们还可以通过设置反垃圾邮件规则，将常见的垃圾邮件自动删除或移动到垃圾邮件箱。
2. 清除附件：附件是邮件中占用存储空间较大的部分。
如果附件已经完成了工作或者不再需要，我们可以将其保存到本地或云端存储，然后删除邮件中的附件。
这样可以释放存储空间，提高邮箱的性能。
3. 整理重要邮件：将重要的邮件整理到相应的文件夹或标记为重要邮件。
这样可以保证重要邮件的及时查找和处理，并避免错过重要信息。
4. 清理草稿和已发送邮件：草稿和已发送邮件可能占据较多的存储空间。
定期清理这些邮件可以节省存储空间，并保持邮箱的整洁。
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邮件归档的重要意义
1.使用邮件归档解决方案，是系列法规方面的要求。
中国企业在海外上市的地点分散在香港，新加坡，纽约、伦敦、新加坡
等地，各地监管规则不同，不熟悉或不遵从当地规则的企业都将面临处罚风险。
中国人寿、UT斯达康、新浪等海外上市企业曾因为"虚假、隐瞒信息，信息披露不当，信息披露不及时，信息不完整"等原因相继遭遇诉讼
2009年财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布了我国第一部《企业内部控制基本规范》，意味着中国会计审计领域的又一重大改革举措。
该基本规范将于2009年7月1日起首先在上市公司范围内施行，包括在国内上市的公司以及在海外上市的企业。
并鼓励非上市的其他大中型企业执行。
有知名专家称之为中国版的“塞班斯法案”，并认为是中国市场规则与国际融合的信号之一。
法规遵从工作涉及环节较为繁杂，如企业的核心业务、OA、数据库安全、
决策支持、供应链管理、企业内部邮件审计等，如果采用传统的分散系统、IT
分而治之的策略，是一项较为艰难的任务。
且企业需要遵从的法规种类明目繁多，若逐一满足各项法规遵从的需求，会导致成本极为昂贵，且使得企业的风险增大。
上市公司对于法规遵从和企业内控极为重视，青睐于借助先进的软件平台，节省费用，简化法规遵从流程
2 .对员工平时往来邮件信息的监控
邮件归档针对所有员工的通过公司邮箱来往的邮件进行归档，并必须保证
所有归档下来的邮件属于最原始的邮件（不能进行数据的更改，删除，只可以用来查询，恢复）管理员可以在其权限的范围内随时查询与公司重要的机密数据相关的邮件，以保证公司的机密信息外泄时进行及时的处理，另外邮件归档设备在法庭上可以做为重要的法庭证据；
3 . 以防恶意删除及误删邮件,丢失邮件情况发生,即时恢复
员工在使用邮件中难免碰到误删除邮件，或者保存到本地的PST文件损坏所造成的邮件暂时不能使用，特别是PST的损坏，正常情况下如果邮件数据在邮件服务器上有保存的话可以很及时的进行恢复，但前提条件是您需要有足够的空间
来保存庞大的邮件数据，备份的方式也可以进行恢复，但是从时间，效率来说就要差了很多，而去必须需要邮件管理员，数据管理员一起进行操作，并且在短时间内很难进行数据的恢复，并且很难保证数据的完整性；
邮件归档在碰到邮件误删除，或者PST损害的问题就可以很轻松的解决这些问题，甚至可以不用管理员的干预，员工通过自己的邮件账号，密码登陆到归档服务器，可以根据很详细的查询来找到自己想要拿到邮件，直接查看，恢复的本地都可以；邮件归档设备可以针对一封邮件、多封邮件、一个组、整个邮件服务器的数据进行恢复，并且保证数据的完整性，（归档服务器是可以做到实时的归档）；
4 . 邮件系统崩溃
当邮件系统处于瘫痪的状态下，员工在邮件服务器瘫痪之前的数据都可以在归档服务器直接查询要使用的数据，管理员只需要把邮件服务器处理好就可以正常使用了，也可以从归档服务器中把之前所有的数据恢复到邮件服务器上（如果不做恢复的话，员工可以直接从归档服务器上读取先前的邮件数据）相对于备份恢复，管理员可以节省2/3的时间；
5. 在海量邮件中快速检索,以达到信息价值最大化利用
邮件归档是对海量数据的操作，一个最基本的要求就是迅速查找到所需要的邮件。
Razorsafe强大的检索功能可以满足用户对归档邮件的快速查询。
用户可以根据各种条件进行查询，包括时间、发件人、收件人、主题关键字、正文关键字、附件关键字等，可以是单一的条件，也可以是任意的组合。
系统相似查询、模糊匹配，支持各种常用的附件格式：MS Office、PDF、TXT、ZIP 等。
Razorsafe eDiscovery技术可以支持布尔查询，单独在邮件正文中查询，单独在邮件附件中查询等，同时还支持磁带查询。
对于查询到的结果，用户可以导出到本地进行查看，也可以发送到指定的邮箱里
除了一般的查询以外，用户还可以将查询的条件组合保存下来，方便以后使用，并可以预定查询，也就是预先设置好查询的条件和执行时间，由系统定时查询，并将结果发送给用户。
6. 邮件集中化管理
归档服务器可以实时的把邮件服务器上来往的邮件进行归档，并保存在归档服务器、存储设备或者磁带机上；管理员可以针对企业内部的要求针对各级别的角色进行权限的分配（如：部门经理可以查看部门内部所有员工的邮件，总经理可以查看所有员工的邮件等等）以保证企业内部数据的机密性，更高的提高员工的工作效率；
7. 信息诉讼证据支持
归档邮件保存在Razorsafe上，通过严格的用户权限管理控制访问。
登录系统需要用户口令认证，没有认证权限将被拒之门外。
每个用户都会被赋予一定的权限，如邮件查询的权限、用户管理的权限、磁带管理的权限等，对于邮件查询，还可以限定查询的范围，进一步保证了邮件安全。
从严格的法规意义上来讲，归档的邮件应该有两份存储。
一般来说，一份保存在磁盘上，一份保存在磁带上。
Mirapoint Razorsafe归档服务器支持磁带备份，以满足法规的要求，或用于数据管理的需要。
备份磁带需要支持WORM (Write Once Read Many)技术，支持EncrypTape™256 bit 高强度数据加密备份，确保备份资料保密。
WORM (Write Once Read Many)。
一次写多次读技术，保证数据的真实性和法律效力。
Razorsafe在特殊情况下需要返厂维修（RMA）时，可以采用最高达35次的数据安全擦除，避免用户数据资料泄漏。
8. 彻底解决个人用户邮箱爆满情况
针对员工的个人邮箱，所有企业在分配给员工邮箱空间时都是有限度的，这样当用户的邮箱满了之后会当新的邮件进来的同时会删除之前时间较早的邮件，但删除的这部分邮件员工有没有用，需不需要用到自己根本就不知道；
归档服务器可以彻底的解决员工个人邮箱的问题，当先前的邮件被自动删除之后，归档服务器会根据管理员设定的保存机制来持续的保留所有的邮件，只要员工登陆到邮件服务器，或者直接在OUTLOOK，NOTS上安装插件，直接就可以访问到归档服务器来查询直接想要的邮件，并且查询的数度得以保证；
9. 彻底解决邮件服务器的存储压力
企业在使用邮件归档服务器后，可以对先前保留在邮件服务器的邮件数据进行清理，包括之后所有来往的邮件都不用在邮件服务器上进行保存，这样不但可以节省邮件服务器的空间，邮件服务器在处理来往的邮件的数度也大有提供，大大的减少了邮件服务器的负担；
10. 通过邮件归档中的压缩策略和单实例存储策略,降低存储压力,节省存储成本
邮件归档服务器采用了全局单副本存储技术，可以将任何邮件中相同的附件进行单副本存储，减少了磁盘I/O操作，可以保存更多的归档邮件。
压缩技术的引入更进一步提高了磁盘的利用率，使得邮件可以保存更长的时间。
11. 最省心的管理方式:归档策略制定好之后,系统自动执行归档任务,省时省力,把省下来的时间用来健身吧,呵呵
归档服务器在设定好归档策略后会实时的对邮件服务器往来的数据进行归档，处理，不需要管理员额外的干预，更不需要管理员每天去换磁带啊等等操作，相对于管理员来讲更省时，省力；
12. 客户端自己可以查看,恢复,管理自己邮件了,再也不用去麻烦管理员.
邮件归档服务器可以与外部LDAP集成，支持LDAP用户认证和登录。
用户可以登录归档服务器查看自己的邮件。
普通用户和管理员拥有不同的界面，普通用户登录以后只能进行邮件查询和浏览等操作，而不会对系统的配置产生影响。
13 存储无限扩展
邮件归档服务器一贯推行模块化的产品解决方案，可满足任意规模的应用需求。
不同规模的需求都可以通过每台单元服务器，实现刀片式的线性扩展。
因此在扩展方面更加灵活、简单。
14. 邮件收发情况统计分析,这点是审计,法务,人力资源,绩效部门用
得最多吧
对于一个归档系统，日志和审计功能是非常重要的。
Razorsafe日志可以把用户所有的操作都记录其中，包括系统配置的修改，用户的查询操作等。
通过审计功能，可以重放某个用户执行的检索功能。
这一功能，也可以有效地限制用户管理员由于权利过大而造成的监管缺失，确保系统的使用透明和安全监控。
审计信息作为重要的操作记录，不可以被篡改。
为了方便管理员查看，审计日志可以以Excel或文本格式导出到本地。
归档服务器提供图形化的报告功能，可以对归档的邮件按照时段进行统计，方便管理员随时监控归档的状况。
柱状图可以直观地了解每个时段的统计量值，系统提供的报告包括日报、周报、月报、年报等。