会议会务工作人员组织架构表
会务人员方案
会务人员方案为了保证会议的顺利进行，会议筹备过程中充分考虑人力资源，并制定了会务人员方案。
本文将介绍此方案的具体内容。
岗位设置本次会议的会务组织架构图如下所示：会务主任│├── 财务负责人│├── 会议安保负责人│├── 会议接待负责人│├── 会议场地设置负责人│└── 会议宣传推广负责人会务组织架构图中共设立6个岗位，分别是会务主任、财务负责人、会议安保负责人、会议接待负责人、会议场地设置负责人、会议宣传推广负责人。
会务主任是会议筹备工作的总负责人，负责制定会议筹备工作计划和方案，协调各工作组之间的工作，并对会务工作进行全面指导和监督。
财务负责人财务负责人负责会议经费的预算和安排，审批所有会议支出，并负责项目结算等工作。
会议安保负责人会议安保负责人负责会议现场的安全、秩序和保卫工作。
包括安全检查、警卫工作、应急处理等。
会议接待负责人会议接待负责人负责参会人员的接待工作，包括车船接送、住宿安排、餐饮安排、注册签到等。
会议场地设置负责人会议场地设置负责人负责会场的设计和布置，安排音响、照明和舞台等设备，并确保会场设备正常运转。
会议宣传推广负责人会议宣传推广负责人负责会议的宣传和推广工作，包括制定宣传方案、组织新闻发布会等。
策划工作会务主任负责对会议筹备工作进行总体规划，制定会议筹备工作计划和方案，并安排和协调各项工作的具体实施，确保各项会务工作协调推进。
组织协调工作各岗位负责人负责对本岗位的工作进行整体策划、组织协调、实施和管理，保证会议各项工作的无缝对接和顺利进行。
财务管理工作财务负责人负责对会议经费的预算和安排，审批所有会议支出，并负责项目结算等工作。
要做到经费的科学管理和精打细算。
安全保卫工作会议安保负责人负责会议现场的安全、秩序和保卫工作。
对会场的安全进行全面评估和检查，开展应急预案确认工作，制定会场现场指挥系统，使会议顺利完成。
参会人员接待工作会议接待负责人负责参会人员的接待工作，编制注册签到手册，制定参会人员住宿方案，陪同参会人员进行交通、餐饮等方面的安排工作，并积极处理参会人员的投诉和意见。
会议事务处理工作表格
是否安排好会议记录？
是否使用幻灯机或摄像机等设备？
会议活动筹备细节审核表
项目
审核
项目
审核
1、活动费用预算
灯光
2、招待对象的层次
音响效果、录音
3、总人数（查人员名单）
茶水饮料供应
4、活动日期及时间
16、宴会的形式
5、活动天数
餐桌入座式
6、活动负责人
自助餐入座式
女工作人员着装
入场运输计划
25、新闻方面
现场装设计划
文字记者
A、展示产品
新闻稿
B、展示器具
摄影记者
C、现场电气安装工程
录像记者及电源准备
解说体系
26、安排用餐方面
A、海报
住宿者的用餐事宜
B、产品宣传说明资料
来宾、司机的用餐问题
C、解说员
服务人员的用餐
迁出计划
演艺人员、乐队的用餐
茶水点心
27、活动行程方面
舞台装备、音响
30、展示会方面
会场布置
展示、装饰、演出计划
用餐问题
活动行程表
洽谈室
司仪开场白
接待记者采访人员
主持人致辞
展示会费用预算
来宾致辞
宣读贺电
致谢辞
播放背景音乐
28、服务柜台的工作方面
来宾出、缺席的确认
发放胸牌
发放活动行程表
引导来宾到休息室
发放纪念品
设置临时电话
来宾签名纪念
29、表演节目的总预算方面
本单元的活动安排
节目策划及演出
节目执导
节目主持人
舞台灯光
会议（活动）事务处理工作表格
小型会议中心物业组织架构
小型会议中心物业组织架构为提高管理绩效，降低运行成本，会议中心的日常沟通、接待及会务工作、重大参观活动的协助、楼层监管和档案建立、文化建设工作拟统一由物业服务中心负责，并选择一专多能的人员担当服务中心工作，其岗位设置与人员配置如下：
1、物业服务中心主任：物业经理兼任，全面负责本部门的管理，服务目标的实施，工作计划和优化方案的制定与审定、员工业务培训与考核、重要事务的处理与紧急事务指挥，以及对外关系的协调等工作。
对上受分公司经理考核，对下负责对下属五个管理部门进行监管与考核。
2、会务部：设会务部主管1人，在会议举行期间负责调配楼层助理，负责会议中心会务管理。
日常负责会议室管理、会议室设施设备管理，负责会场节日布置方案的制定。
3、综合服务部: 设楼层助理4人，具体分工：大厅领班1人，负责来访人员的咨询、引导、接待服务，来访接待信息的传递与收集，展示会议中心服务形象，并对会议中心的安全、清洁卫生、客户接待、文件收发、室内绿化、楼层内设施设备等各项日常服务进行监管。
机动楼层助理1人，负责大厅及会务以外的其它综合事务服务，同时兼负综合事务信息的收集、汇总及处理。
4、行政部。
设文化主管1人，兼采购及人事管理，负责会议中心文化建设、商务文化的总体策划与管理，同时兼分公司的日常采购及人事管理工作。
设出纳兼档案管理员1人、司机1人。
5、质检部。
物业经理兼任经理，其它部门经理任组员，并在物业服务中心设专职质检员1名，负责所有岗位服务质量的监督、评审等工作，确保服务质量的优质高效。
6、应急部。
分公司经理任组长，其它部门经理任组员，负责重大突发事件的处理工作。
会务管理
会务管理会务服务是政府物业管理的特色服务之一，也是机关日常工作中的重要服务内容之一。
在过去几年的实际服务过程中，结合我司经验和行政办事中心及会议大厦的实际，形成了个性化、酒店式、全天候、立体式的服务模式。
搭建了以“客户服务中心”为信息发布、指挥、调度中枢，会议服务部、安全管理部、环境管理部、工程技术部及各区域客户服务助理各尽其职的会务服务模式，为各单位提供含会标制作、会场布置、名牌打印、花卉租摆、礼仪服务于一体的综合会务服务。
行政办事中心及会议大厦的会务服务将在客户服务热线的协调、主导、指挥下，由各部门按各自分工具体执行。
一、人员配置及素质要求：会务管理服务机构设置方案（一）总的原则：因事设岗，精干、高效的原则（二）会务管理服务机构设置方案1、管理组织架构：2、组织架构图说明：（1）广晟物业公司：全面监督和指导行政办事中心及会议大厦物业项目客户服务管理工作。
（2）物业服务中心：是行政办事中心及会议大厦项目现场总负责部门，负责所有具体事务。
（3）客户服务部：具体实施计划、落实任务、自我检查。
（4）大堂经理：主要负责各楼栋现场服务协调、沟通、组织及实施。
（5）信息处理中心：主要负责会议室预定、调配，与各会议组办单位对接各项服务要求并组织实施：收集、汇总、反馈、跟进各类服务信息并编制每日服务通知及每周业务简报。
（6）会议服务中心：具体由会议服务班及音控服务班组成，具体实施会议、接待现场服务及音响系统保养维养、现场音响服务以及普通办公室及领导办公室室内清洁服务。
（三）会议服务人员配备1、人员配置原则因事设岗与精干高效的原则2、会议服务管理人员配备图：行政办事中心及会议大厦会务服务配置人数：60人（主管1人，大堂经理3人，信息处理中心6人，音控服务4人，会议服务中心46人）服务人员配置人数：3、人员配备说明客户服务部主管是统筹协调各项客户服务事项的现场总管，他要对整个项目客户服务管理工作进行计划安排、现场监督和品质检查，遇到重大事项有向上级报告的责任。
工作会会务方案
3.加强安全保卫工作，保障与会者人身和财产安全。
4.提高服务水平，关注与会者需求。
本会务方案在执行过程中，如遇特殊情况，可根据实际情况予以调整。各部门应密切协作，确保会议的顺利进行。通过严谨的组织和专业化的服务，力求将本次工作会办成一场高水平的行业盛会。
二、会务目标
1.实现会议预定目标，推动行业发展。
2.确保会议服务质量，满足与会者需求。
3.营造良好的会议氛围，促进与会者间的互动交流。
4.保障会议的顺利进行，体现专业会务组织水平。
三、会务组织架构
1.大会组委会：负责会议总体策划、组织与协调。
2.会务组：负责会议场地、设施、餐饮、住宿等具体事务。
3.秘书处：负责会议文件、记录、简报等文案工作。
5.宣传推广：通过多种渠道，广泛宣传本次会议，提高会议的知名度和影响力。
五、会务实施
1.报到注册：设立报到台，引导与会代表完成报到注册手续，发放会议资料和代表证。
2.开幕式：组织开幕式，介绍会议主题、议程和重要嘉宾。
3.分会场：根据会议议程，组织各分会场的讨论和交流，确保会议内容的丰富性和专业性。
4.闭幕式：总结会议成果，表彰优秀论文和贡献突出的个人或单位。
5.会务保障：确保会议期间各项服务保障工作到位，包括餐饮、住宿、交通、医疗等。
六、会务监督与评估
1.设立会务监督小组，负责监督会议筹备和实施过程中的各项工作，确保会议合法合规。
2.对会议效果进行评估，收集与会代表的意见和建议，为今后类似会议提供改进方向。
七、会务费用
1.会议注册费：根据会议规模和预算，合理制定会议注册费标准。
1.设立会务监督小组，监督会议筹备及实施过程，确保合规性。
会务中心工作制度
会务中心工作制度一、总则第一条为确保会务中心工作的顺利进行，提高工作效率和服务质量，根据我国相关法律法规和实际情况，制定本制度。
第二条会务中心的主要任务是负责会议的筹备、组织、协调和服务工作，确保会议的顺利进行。
第三条会务中心工作应遵循依法依规、严谨细致、高效务实、服务至上、节约环保的原则。
第四条会务中心全体工作人员应严格遵守本制度，认真履行职责，努力提高业务水平，确保会议的圆满成功。
二、组织架构与职责第五条会务中心设立主任一名，副主任若干名，下设若干个部门，各部门负责人及工作人员根据工作需要进行设置。
第六条会务中心主任负责会务中心的全面工作，副主任协助主任工作，对主任负责。
第七条各部门按照职责分工，负责相应会议的组织、协调和服务工作。
第八条会务中心工作人员应具备较强的责任心、沟通协调能力、组织策划能力和服务能力。
三、会议筹备与组织第九条会务中心应提前制定会议方案，明确会议主题、目的、规模、时间、地点、议程等内容，并将会议方案报上级领导审批。
第十条会务中心根据会议方案，做好会议的筹备工作，包括会议场地、设施、设备、材料、餐饮、住宿、交通等方面的准备。
第十一条会务中心应做好会议期间的沟通协调工作，确保会议的顺利进行。
第十二条会务中心应做好会议资料的收集、整理和归档工作，确保会议资料的完整性。
四、会议服务与保障第十三条会务中心应提供优质的服务，确保会议的圆满成功。
第十四条会务中心工作人员应做好会议期间的服务工作，包括接待、引导、签到、安保、医疗等方面。
第十五条会务中心应确保会议期间的食品安全、消防安全和交通安全。
第十六条会务中心应做好会议期间的环保工作，减少会议对环境的影响。
五、会议费用管理第十七条会务中心应按照预算管理的要求，合理控制会议费用。
第十八条会务中心应明确会议费用的开支范围和标准，并严格按照规定执行。
第十九条会务中心应做好会议费用的报销、结算和审计工作，确保会议费用的合规合法。
六、绩效考核与培训第二十条会务中心应建立绩效考核制度，对工作人员的工作绩效进行定期评估。
组织架构及职能梳理
组织架构及职能职责为明确各部门的业务范围，促进部门职能职责有效发挥，确保集团管理体系的有效运营和战略规划的顺利实施，拟对集团各部门职责进行全面梳理，具体如下：集团下设综合办公室、财务部、投融资发展部、工程部共四部门。
一、综合办公室综合办公室是负责公司行政指令贯彻落实、部门协调及归口会务、车辆、通讯、档案、人事管理、采购、接待等行政工作的职能部门，由董事会办公室、人力资源管理办公室、服务保障办公室组成。
（一）董事会办公室职能职责：1、贯彻执行董事会指令,协助组织各项活动，协调各部门及下属企业工作。
对董事会提出的决策所需要解决的课题与目标，组织有关部门调研、论证及方案制订，安排方案的审批，督促方案的实施。
2、全面贯彻实施公司管理体系程序文件要求。
负责核发集团和以集团名义转发下属企业上报下发的各种文件、印鉴和机要文电、传真、邮件的收发、传递工作；负责公司各级行政和有关重要文件的分类、登记、传递、催办工作；负责来信来访、文件材料处理，定期进行文档清理和归档工作。
3、负责公司的会务工作，对公司会议决议进行贯彻、落实、督促、检查.4、负责对集团各部门及下属企业上报的接待计划进行备案、跟踪审批及督办落实。
5、负责董事会办公室、会议室的保洁服务工作.6、负责董事会值班安排工作，及时向董事会报告重要情况,并协助处理有关事项。
（二）人力资源管理办公室职能职责：1、负责集团人力资源工作的规划，根据企业战略发展目标以及人力资源需求定岗定编，建立、执行招聘、录用、试用、培训、考勤、劳动纪律等人事程序或规章制度，并做好中长期人力资源预测的准备;2、负责做好各岗位的职位说明书，并根据公司职位调整进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符，并建立行之有效的岗位激励和约束机制;3、负责薪资福利管理，对员工的社会保险、考勤统计、升职、加薪、奖励、公司福利、薪酬进行薪资计算并办理；4、负责劳资关系管理,对员工进行入职事项、劳动合同、人事档案的办理；对员工纪律处分、内部调配、调入、调出、降职、离职、退休等劳资纠纷的处理。
学校会务管理制度
学校会务管理制度一、总则为更好地组织学校会议和活动，提高会务管理的效率和质量，保障会务工作的顺利进行，特制定本制度。
二、会务组织架构1. 学校会务部门主要负责全校各类会议和活动的组织、筹备和管理工作。
2. 学校会务部门设有会务主管和会务人员，分工明确，协作配合。
3. 学校各部门和班级在举办会议和活动时，应征得会务部门的支持和指导。
三、会议组织流程1. 会议筹备阶段a. 根据会议的主题和目的确定会议的时间、地点和参与人员。
b. 确定会议的议程和日程安排，制定会议计划书。
c. 制定会议预算并进行资金安排。
d. 协调会务部门及相关部门的工作，做好会议前期准备工作。
2. 会议执行阶段a. 按照会议计划书组织会议，确保会议的顺利进行。
b. 负责会议的记录、文件整理和资料归档。
c. 协调会议期间的各项事宜，确保会议取得圆满成功。
3. 会议总结评估阶段a. 对会议的组织和执行过程进行总结和评估。
b. 提出改进建议，完善会议管理制度和流程。
c. 归档相关文件和资料，并及时汇总报告。
四、活动组织流程1. 活动筹备阶段a. 确定活动的主题和内容，制定活动方案。
b. 确定活动的时间、地点和参与人员。
c. 确定活动的预算和资金安排。
d. 协调会务部门和相关部门的工作，做好活动前期准备工作。
2. 活动执行阶段a. 按照活动方案组织活动，确保活动的顺利进行。
b. 负责活动的记录、文件整理和资料归档。
c. 协调活动期间的各项事宜，确保活动取得圆满成功。
3. 活动总结评估阶段a. 对活动的组织和执行过程进行总结和评估。
b. 提出改进建议，完善活动管理制度和流程。
c. 归档相关文件和资料，并及时汇总报告。
五、会务管理制度的执行与监督1. 会务部门应根据实际情况积极主动地组织和指导会议和活动的筹备和管理工作。
2. 学校领导和各部门应积极配合会务部门的工作，保证会务管理制度的贯彻执行。
3. 学校各教职员工及学生应严格遵守会务管理制度，发挥团队协作精神，共同完成会务工作。
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会议工作人员组织架构表
会议工作人员工作项目内容
1、会议活动总指挥：本次会议活动最高决策人，对本次会议活动整体运作体系和方向作出指示和判断，对所有有关会议活动事件具有最终决定权；（建议同剩设计主要负责人担任）
2、会议会务副总指挥：本次会议会务活动事件的全局直接负责人，直接领导会务下属4个组的人员安排，工作职责及会务组突发事件的应急决策；（建议同剩设计主要负责人担任）
会议活动
总指挥
会议执行副总指挥会议会务副总指挥
现场布置组公关媒体组舞美表演组会议会务组会议接待组后勤保障组交通联络组
财务负责人
3、会议财务负责人：负责本次会议活动一切财务支出和核算以及财务监督工作；（建议同剩设计主要财务负责人担任）
3、执行组副总指挥：负责本次会议活动现场布置包装，会议活动的流程和进度，舞美效果，媒体公关活动，演艺人员以及会议品质和效果的全局负责人
直接领导会议执行下属3个组的人员安排，工作职责及执行组突发事件的应急决策，甲方代表的直接联络人；（建议索尔企划主要负责人担任）
4、会议会务组人员安排及工作职责:
A、发放邀请函件接受回执、来宾确认、来宾档案及信息管理；
B、会议资料、会议礼品准备装袋；
C、项目现场参观的解说员;
D 、领导讲话稿，项目介绍PPT的撰写、保管和现场操作;
E 、职工宣誓仪式的组织和排练，以及人员的确；
F 、检查规范与会全体工作人员的着装整洁和规范;
（建议同剩设计3-4名行政部门员工担任）
5、会议接待组人员安排及工作职责:
A、与会嘉宾签到，来宾确认，入住登记，安排房间，餐饮座次安排会议座次安排，接洽宾馆
餐饮水酒；
B、会议资料、会议礼品发放和剩余物料回收保管；
C、配合礼仪人员完成会议及宴会现场签到，领位，佩戴嘉宾证鲜花;
D 、配合礼仪人员完成会议及宴会现场来宾需求服务和维护客情关系；
E 、接洽来宾返程日程安排，退订房间，车船票事宜；
F 、负责前期车船飞机接站事宜的安排和统筹安排;
（建议同剩设计7-8名业务部门员工担任）
6、会议交通联络组人员安排及工作职责:
A、与会来宾所有接站交通工作；
B、与会来宾会议场地往返交通工作；
C、会议活动中所有联络交通工作;
D 、会议物料运输工作;
E 、针对会议制定车辆使用方案和行走路线并确保车辆安全和来宾人身安全；
F 、会议零时用车的调度和安排;
（建议5-6名司机大巴2辆，小车3-4辆）
7、会议后勤保障组人员安排及工作职责:
A、会议物料的补充和零时购买；
B、会议会务工作的零时机动工作；
C、会议会务所有工作人员生活保障工作；
D 、会议活动中突发事件应急支援工作
（建议同剩设计采购部门工作人员担任）。