外贸信函注意事项
外贸邮件注意事项
外贸邮件注意事项
1、发邮件无subject主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。
2、邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字。
3、回复买家邮件的时候要“reply with all history”，不要把历史记录删除，否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容。
也不要随意改变邮件的主题。
一件事情，一个产品的邮件要保持一个邮件主题。
4、不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报.如hv：have等.以免产生误解.也不要用俚语。
5、重要的内容可以用bold粗体加粗或者用大写。
外贸业务员发邮件注意事项
外贸业务员发邮件注意事项一发邮件无、发邮件无subject主题•subject主题, 或者随便找一个以前的邮件直接发邮件无或者随便找个以前的邮件直接回复一下，会让客户觉得咱们不够专业；•每封邮件大都针对某一件事情进行讨论，突然冒出来一每封邮件大都针对某件事情进行讨论突然冒出来个与之不相关的问题，会导致客户一头雾水，无法准确快速辨认。
快速辨认二邮件下方无签名等信息二、邮件下方无签名等信息•邮件结尾位置无签名，会让客户在找咱们的联系方式时产生苦恼；或是客户不知道我们是谁，他们有如此多的供应商（供应商的名称和联系人的名字也极易重复或类似），以致对方很难认出你来哟~三邮件中的语言问题三、邮件中的语言问题•尽量使用客户本国语言，或是双方可以无障碍沟通的语使客户本言障沟的言，以避免客户看不懂，或者在客户邮箱中显示乱码的情况（不要问我如果不会说客户的本国语言咋办，有个情况（不要问我如果不会说客户的本国语言咋办有个东西叫翻译软件^_^）四同时抄送邮件给其他人四、同时抄送邮件给其他人•若咱们已经ＣＣ给其他人，（可能是收件方的同事或者若咱给其他能收件的事主管，等等），咱们回复的时候要按“reply all” 哟，而不要只回复发件的那个人．客户发邮件ＣＣ的目的是希不要只回复发件的那个人客户发邮件ＣＣ的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人哒~五、reply with五all history•咱们回复邮件时，不能把历史记录删掉哟，要不容易导咱复邮件时能把史删掉容致其他人漏掉其中的信息，也不要随意改变邮件主题，不利于收件人识别，在“按主题搜索所有邮件”时，也不利于收件人识别在“按主题搜索所有邮件”时也邮箱也无法自动是识别，是一件很痛苦的事情呢六邮件中的缩略词汇六、邮件中的缩略词汇•若想使用缩写词汇，请尽若想使缩请量使用国际通用的缩略词，或者是双方都能明白的描述，以免让收件人产生误解，沟通出问题，是产生麻烦的开端。
外贸邮件注意事项17条
外贸邮件注意事项17条作为公司的采购商，每天有成百上千封邮件从全球飞过来。
为什么有些邮件就是石沉大海?下面就让一米软件来告诉你外贸邮件注意事项17条。
1. 发送并不紧急的“紧急”邮件Sending 'urgent’ emails that aren’t urgent发“紧急”邮件时，建议别做“狼来了小孩”，否则当你真的有紧急邮件的时候，就没人关注了。
——Rosemary Haefner2. 满屏大写字母Putting words in ALL CAPSARE YOU YELLING??—这是大写给人的视觉效果。
除非你想给客户一剂“强心针”，否则就把CAPS LOCK关掉吧。
——Rosemary Haefner3. 太不拘小节Being too casual邮件能侧面反映你跟客户的关系，表达太随意只会显得专业素养不高。
一米软件建议在使用感叹号、表情、字号字体和短语时多加斟酌。
——Haefner此外，并非每个人都能读懂缩写。
如果客户和你是不同年龄层，或者有语言障碍，那么请写出全称。
——Randal4. 表达太生硬Being too stiff我经常收到一些“一行式邮件”，这看起来好像是系统自动回复。
有时候适当表达自己的个人特色和情感会对谈判比较有利，否则表现的太像机器人了。
——Oliver5. 在凌晨三点发送邮件Sending emails at 3 a.m我只有偶尔醒的特别早，感觉自己很有干劲的时候这么做过。
但是据我调查，即使是在“7天24小时”工作狂的世界里，这也不会被大多数人接受。
当然，如果夜里突然有了灵感，建议你写邮件存到草稿箱，然后在工作时间发出去。
——Oliver(特别提醒：我们很多国外客户与中国存在时差，此时发邮件就要特别注意，你的上午9点，也许是TA的午夜。
)6. 使用模糊主题行Using a vague subject line“It’s me””Hey” or “FYI”开头会让你的客户感觉很困惑，他不知道你这封邮件想说明什么，自然不会愿意花宝贵的时间去打开它。
外贸信函之技巧
外贸信函之技巧外贸信函之技巧一、版式设计1、字体大小。
一般用12号号，不要过大或过小，不要全部用大写或小写。
2、字体。
一般用Arial或Times New Roman,不要用太过花哨的字体。
3、颜色。
一般用白底黑字，可以加黑加粗以示突出，不用彩色。
4、强行分行。
为体现文章的层次和逻辑，方便读者阅读，可以把文字预先强行分行。
5、段落长短。
要注意分段，每段一般只有一个主题，段落不宜过长。
6、保留原件。
如果是回复对方的邮件，请务必保留对方原件在你回复邮件的下方，以便于对方查对。
二、标题设计外贸开发信的标题是不能心存欺骗，但是，如何巧妙吸引客户点开你的邮件，要花费心思，多动脑筋。
（一）标题是你的生命，语不惊人誓不罢休为了吸引对方来读你的外贸开发信，你的标题要提供给读者所期望的奖励，即告诉他们：通过你的产品或服务，他们可以节省、获得、达到、取得什么东西；他们应如何避免、降低、祛除他们的问题、风险、困难、担心、害怕等。
总之，外贸开发信标题的最基本要求是：你要告诉读者他们可能得到的好处和利益。
（二）引起注意、激发兴趣、刺激好奇心一定要认真研究读者心理，出奇制胜。
只要让对方产生好奇，他才有可能点开阅读你辛苦写作的正文。
以下介绍数种写作的思考方向，作为你写作标题的参考。
1、做出承诺。
如：让我告诉你某某最新技术，可以让你成倍地提高效率。
2、提出问题。
如：您想知道如何用一半的价格运送集装箱跨越太平洋吗？3、引发梦想。
如：忘记船期、质量、汇率等问题，无忧无虑地在加勒比海度假吧！4、口吻亲切。
如：距离圣诞节还有36天，你还记得某某吗？5、用语特别。
如最新商业情报，你的同行已经开始使用“现金兔子品质物流体系”了。
不要有先入为主的想法，对于不同的标题要在实践中不断检验效果，并做修改提高。
（三）传达明确、简要、完全的信息外贸开发信标题写作的文字风格要简单、快捷、清楚、易懂。
如果使用音节短的词汇，多用最常用的词语，句式不要复杂重叠，要用富有色彩的短语，多用强而有力的积极词句等。
外贸英语书信写作应注意的问题
外贸英语书信写作应注意的问题
在外贸英语书信写作中，有几个重要的问题需要注意：
1. 语气和格式：外贸英语书信通常需要以正式和礼貌的语气表达。
适当使用敬语、客套话和客户称谓可以展示专业和尊重。
2. 主题清晰：确保信件的主题明确，用简洁的语言概括要点。
这有助于读者快速了解信件的目的以及您期望的行动或反馈。
3. 结构完整：书信应该包括标准的信头、称谓、引言、主体和结尾。
在正文中，按照逻辑顺序组织内容，将具体问题或要求明确传达。
4. 使用正确的词汇和术语：对于外贸行业中的特定词汇和术语，确保使用准确和适当的表达方式。
避免使用过于复杂或模糊的术语，以免产生误解。
5. 避免语法错误和拼写错误：仔细校对信件，确保没有语法错误、拼写错误或其他语言上的问题。
这有助于提高信件的专业性和可信度。
6. 尊重文化差异：如果您与不同文化背景的人进行交流，尊重对方的文化差异是很重要的。
了解一些与文化相关的礼仪和习惯，避免使用可能会冒犯或引起误解的语言表达。
7. 内容简洁明了：尽量使用简明扼要的语言，避免使用冗长或复杂的句子。
如果需要解释或提供详细信息，可以使用附件或链接提供更多资料。
8. 好的开场和结尾：在信件的开头，给出一个友好的问候和引言，以建立联系。
在结尾，表达感谢和诚挚的道别，并提供联系方式以便进一步沟通。
最重要的是，根据具体的情况和对方的要求，个性化书信，确保与读者建立良好的沟通和业务关系。
外贸函件的信封写法
外贸函件的信封写法
外贸函件的信封写法一般遵循以下几点：
1. 接收人信息：将接收人的姓名、职位和公司名称写在信封的正中央，尽量使用英文书写。
例如：
Mr. John Smith
Chief Executive Officer
ABC Company
2. 公司地址：在接收人信息的下方，写下公司的详细地址，同样使用英文书写。
例如：
123 Main Street
Anytown, USA
3. 发件人信息：在信封的左上角或右上角留出一小块空白区域，写下发件人的姓名和地址。
例如：
Jane Doe
XYZ Company
456 First Avenue
City, State, ZIP Code
Country
4. 邮编邮区：在地址的最后面加上邮编邮区信息，可使用英文或数字书写。
5. 国家名称：在信封的最底部写上国家名称，使用英文书写。
6. 邮票：在信封的右上角附上足够的邮票，确保信封可以寄出。
请注意，以上仅为一般的写法参考，具体写法还需根据信件的目的、国际邮寄规则和收件国家的规定进行调整。
建议在编写信封前，先了解目标国家的邮寄规则和标准信封格式，以确保信件成功寄出。
外贸函件的信封写法
外贸函件的信封写法
外贸函件的信封写法一般遵循以下规范：
1. 收件人姓名和地址位于信封的正面左上角。
首先写收件人的姓名，接着写收件人的地址。
地址包括国家/地区、省/州、市/县、街道、门牌号等信息。
请确保收件人的姓名和地址准确无误，以便确保信件能够准确送达。
2. 发件人姓名和地址位于信封的正面左上角的右侧，与收件人信息相对。
同样，首先写发件人的姓名，接着写发件人的地址。
3. 正确显示国家/地区的名称。
如果您发送的信件是国际邮件，务必确保正确显示收件人和发件人所在国家/地区的名称。
4. 选择合适的信封尺寸。
根据您发送的信件的尺寸和形状，选择合适的信封尺寸，并确保信件能够完整地放入信封内。
5. 确定信封的密封方式。
根据您的个人喜好，可以选择信封上有胶带，自封式信封或者其他密封方式。
确保信件在运输过程中不会被打开或遗失。
请注意，在写信封时要保持字迹清晰、工整，并确保没有错误。
这样可以避免信件在邮寄过程中出现问题。
外贸开发信注意事项
外贸开发信注意事项
1.开发信的目的是吸引海外客户，引起他们的兴趣，因此信件内容应该具有亮点，并能够准确地表达产品或服务的优势和特点。
2.注意语言表达的准确性和流畅性，避免使用含糊不清或歧义的词语和句子，以免造成误解。
3.开头要直接突出重点，引起客户的兴趣，可以使用一些吸引人的开场白或问题。
4.在介绍产品或服务时，要重点突出其优势和特点，以及与其他竞争对手相比的区别。
5.在写作过程中尽量使用简明扼要的语言，避免冗长或复杂的句子。
6.注意邮件的格式和排版，整齐清晰的格式更容易阅读和理解。
7.语气要积极而有诚意，向客户展示您对合作的热情和态度。
8.尽量避免使用太多的技术术语，以免客户难以理解。
9.在结尾处，可以提供联系方式并表示期待与客户的进一步合作。
10.在写作之前，可以先了解客户的需求和背景，以便更好地定位自己的产品或服务，并针对客户的需求进行个性化的调整。
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网上做外贸，让业务员感到最烦的就是客户不回复，但在买方市场的今天却又很正常。
但是如果能改进我们的联系方法，回复率必定会增加很多，建议注意以下几点：一、邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言。
这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%；二、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余；不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的。
建议你一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余；三、开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好。
事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的。
那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！四、简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的；有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户（如印度、韩国）可能会耐心回你，但对大多数欧美客商（如美国）来说，他们一般是不会回复该类邮件的；五、所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，不会理你；价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要；六、第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截；七、与客户第一次联系最好用HOTMAIL邮箱，或在邮件中另附上你的HOTMAIL邮箱，因为垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱，或客户回你的邮件你也收不到，这种情况已越来越严重，而用HOTMAIL邮箱一般不会有这方面的问题；八、强烈建议：如你不能报出有一定竟争力的价格，请最好不要联系客户，既然报不了价自然就成不了，不仅客户很可能不会理你，你又何必浪费你及外商宝贵的工作时间呢？对外贸公司来说，何不在货源上多下点功夫，效果一定好很多！总之，你联系客户的目地无非是为了争取能最终成交，而要能最终实现成交的目地，你起码总要迈过产品规格相符、出口报价适当这两个槛，直接洽谈这两个最重要的问题，不仅外商喜欢，也必能大大缩短成交的进程，大家何乐何不为呢？在使用国际快递邮寄物品时，怎么计算邮费？有很多新手可能很迷惑，下面把标准的计算公式贴出来，希望对大家有所帮助：1．计费重量单位：特快专递行业一般以每0.5KG (0.5公斤）为一个计费重量单位。
2．首重与续重：特快专递货品的寄递以第一个0.5KG为首重（或起重），每0.5KG为一个续重.通常起重的费用相对续重费用较高。
3．实重与材积：实重是指需要运输的一批物品包括包装在内的实际总重量；当需寄递物品体积较大而实重较轻时，因运输工具（飞机、火车、船、汽车等）承载能力及能装载物品体积所限，需采取量取物品体积折算成重量的办法做为计算运费的重量，称为体积重量或材积。
体积重量大于实际重量的物品又常称为轻抛物。
4．计费重量：按实重与材积两者的定义与国际航空货运协会规定，货物运输过程中计收运费的重量是按整批货物的实际重量和体积重量两者之中较高的计算！5．包装费一般情况下，快递公司是免费包装，提供纸箱、气泡等包装材料，但很多物品如衣物，不用特别细的包装就可以，但一些贵重、易碎物品，快递公司还是要收取一定的包装费用的。
包装费用一般不计入折扣。
6 ．通用运费计算公式：A) 当需寄递物品实重大于材积时，运费计算方法为：首重运费＋(重量（公斤）×2-1)×续重运费例如：7KG货品按首重20元、续重9元计算，则运费总额为20＋(7×2-1)*9=137 (元)B) 当需寄递物品实际重量小而体积较大，运费需按材积标准收取，然后再按上列公式计算运费总额。
求取材积公式如下：规则物品：长（cm）×宽(cm)×高(cm)÷6000=重量（KG）不规则物品：最长（cm）×最宽(cm)×最高(cm) ÷6000=重量（KG）C)国际快件有时还会加上燃油附加费比如此时的燃油附加费为9%，还需要在公式(A)的结果加上：运费×9%燃油附加费计一般会同运费一起打折7．总费用：从上面的得出：总费用＝(运费＋燃油附加费)×折扣＋包装费用＋其它不确定费用空运出口流程一、接单、审单1、操作接到国际货物托运书后，要对其内容认真审核。
托运书要由发货人签字、盖章。
2、要审查其他报关文件（发票三份、箱单三份、外汇核销单及许可证、三检证、危品运输鉴定书、报关单等）是否齐全，转关货要关封。
3、按货运公司“出口货物交接单”交接，并在每票货物自存单据后，附流程监控表及发票副本。
二、接货、验货1、根据客户要求，派专人专车到指定地点验货、取货或到车场、机场接收客户自送或转运来的货物。
2、认真清查件数、体积等，确保单货相符。
细查外包装是否符合空运要求，有破损等问题时，拒收或请发货人或航空公司开据破损证明，并立即通知发货人。
若无问题，双方在“交接单”上签字。
3、若发货人提出越规乃至违法要求时，要婉言回绝，绝对不做违法的事。
遇困难或棘手问题及时上报，切勿自作主张。
三、订舱1、下BOOKING后，按规定领取航空公司运单，备好分运单。
2、根据客户要求、货物性质、目的港及最佳航线等情况向航空公司订舱，填写订舱单。
3、办好订舱手续，确定运单号及一、二程航班、舱位等。
四、称重1、务必在货上贴上标签，注明总运单、分运单号码及其他特殊要求的标识，如“向上”“防雨”等。
2、凭托运书到航空公司过重、量尺寸、盖章。
领取航空公司填好并盖有称重章的磅单。
五、制单1、根据磅单、托运书和TACT有关规定，缮制运单。
2、对混载货要缮制舱单（MANIFEST）。
3、对危品，要送危品鉴定书和总运单到民航特货室核查，合格后在主运单上盖章、签字。
六、结算、归档1、每票货都要填费用结算单（一式四联）。
根据运费杂费付款方式及时向发货人收取，一票一结。
对长期合作的大客户或国外代理可根据协议月结。
2、将每票货物的全部单据集中装订归档。
主要单据有监控流程表、出口交接单、费用结算单、运单、发票、委托书、报关单（副本）等。
七、交单1、将海关通过后、盖有放行章的运单及随机文件交航空公司，并请其在“交接单”上签字。
2、将通关后海关退回的其他文件审核后，该退客户的（运单正本、费用结算单、核销单等）及时退客户，在“交接单”上签字，其余自存。
八、报关1、报关员审核全套报关单据（运单、发票、装箱单、核销单及许可证等资料）后，填写报关单样本并签字盖章。
2、送报关单样本到海关录入厅录入，印制正式海关申报单，报关员再次审核后，加盖报关章并签字，交海关办理清关。
九、交货1、出口美国等地的木质包装货物要经检疫局熏蒸、盖章后，方可发出。
2、客户要求24小时内必须出运的货物，应先到安检部门办安检手续，合格后在总运单上盖章。
3、持盖有称重章的委托书和运单（有的附安检、卫检章）及货物到航空公司审单、验货后，在上述单据上盖章、入库。
请航空公司在“交接单”上签字。
十、信息反馈1、订舱、交货、交单后半日内向客服部及货主反馈发货信息。
以后每天查询代理或航空公司出运情况直至最后货物到港、提货。
2、对未能按时出运的货物，应立即查明原因并通知有关方面，商讨解决办法，力争尽快解决，并将有关情况通知发货人。
电放提单的含义电放提单consignee不能显示to order，一定要显示详细收货人信息电放是由托运人向船公司发出委托申请并提交保函后,由船公司或船代以电报(传)通知目的港代理,某票货物无须凭正本提单提货,收货人可凭盖收货人公司章的电放提单换取提货单以清关提货的海运操作方式.电放提单是指船公司或其代理人签发的注有"Surrendered"或"Telex Release"的提单副本,复印件或传真件.其基本作用有三:一是承运人收到其照管的货物收据,二是运输合同的证明,三是用来换取提货单的依据.(1)由托运人向货代提交一份电放保函,表明电放操作产生的一切责任及后果由托运人承担.(2)货代向船公司提出电放申请并提交作用相同的电放保函一份.(3)船公司接受申请及保函后给目的港船公司代理发一份电放通知,允许该票货物可以用盖章后的电放提单换提货单.(4)装船后,船公司向货代签发Master电放提单(Master电放提单是指在Master单的正本复印件或副本上注有"Surrendered"或"Telex Release"字样的单据,所谓Master单,是指由船公司签发的提单,亦称master bill of lading).(5)货代向托运人签发House电放提单(House 电放提单是指在House单的正本复印件或副本有"Surrendered"或"Telex Release"字样的单据,所谓House单,是指由货代签发的提单,亦称House bill of lading).(6)装运港货代向目的港的货代传真Master电放提单.(7)托运人向收货人传真House电放提单.(8)目的港船代理凭此Master电放提单签发提货单.(9)收货人将盖其公司章的House电放提单交给目的港货代处.(10)目的港货代凭此House电放提单交与收货人提货单.船抵港后,收货人凭此提货单即可提货.此种形式是电放操作中最常用的,其模式为:船公司电放目的港货运代理(简称货代)电放收货人,若出口公司有专门负责出口的部门,自己能办理商检,报关,托运等业务,则不经货代,直接到船公司租船订舱申请电放,其运行程序则在上图2中去掉货代,其模式为:船公司电放收货人.另外还有一种模式是:船公司电放货代,托运人传统提单传递收货人.采用这种模式,电放只作为其中的一个环节,只在船公司和货代之间使用,收货人与托运人之间的单据传递及货款支付方式等都与传统的方式没有任何区别.此方式多用于远洋航运中,是长期合作,相互信赖的船公司和货代之间为了减少双方的工作量,节省邮寄费用,方便快捷地操作而采用的一种方式.由电放提单的运行程序可见,电放提单有以下特点:1.迅捷.电放提单可通过传真在几秒钟内完成单据传递.收货人凭电放提单换取提货单并及时提货,从根本上解决了货等单的问题.2.对收货人安全.电放提单不是物权凭证,不可转让,对收货人风险小.3.简便.采用电放提单,托运人一般用传真方式将电放提单传与收货人,传真方式不同于以往的邮递方式,减少了许多中间环节,也减少了其中间环节所带来的不必要的风险和失误,传递既简便又安全,也减少了收货人的风险.4.承运人对错交货物不承担责任.电放操作中由于有电放保函,承运人可将错交货物的责任推给托运人,而自己不承担责任.他只要做到小心谨慎即可.5.电放提单对银行债权无保障.电放提单是提单的副本或复印件,不可流通转让,议付,不是物权证明,对银行债权无保障.它的使用与海运单一样,也是有条件的.。