浅谈电子文档对档案工作的影响及对策
档案管理--电子文件归档与管理(ppt 71页)
三、电子文件收集的时间与方法
电子文件一般应在电子文件形成或任务完成 后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要 分阶段收集。
电子文件的收集，有的用计算机网络系统进 行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文 件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收 集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方 式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个 人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程， 因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方 案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集 工作。
（ 1）按载体形式分的归档范围 A．磁带 B．磁盘 C．光盘 D、 优盘
（ 2）按文件内容分的归档范围（电子文件 归档的变化）
A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正 式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的 无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位 用电子计算机辅助设计（ＣＡＤ）、辅助 制造（ＣＡＭ）的各种电子文件材料。
6、电子文件的格式必须统一。
文本文件：通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ， 并注明文字处理工具，如 WORD 等。
扫描型电子文件：通用格式为： JPEG 、 TIFF ， 如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转 换时，应收集其相关软件。
视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，应收集其压缩 算法和相关软件。
二、电子文件的分类
• 一是文本文件（ text,字或表处理文件）。
是指用文字处理软件生成的，由字、词、 数字或符号表达的文件。
• 二是数据文件(date，数据库电子文件)。以
数据库形式存在的具有文件属性的记录。 数据库、记录、字段是其三个层次。
• 三是图形文件（graphic）指根据一定算法
电子文件归档管理中存在的问题及对策
通过 Ｓ Ｏ Ｌ数据库技术，使同一份档案 规要求，保证 电子档案在形成、传输 视，随着软硬件系统的智能化程度的
的不同信息存放在不 同地址。而这些 直到归档 的全过程，由程序实现备份 进一步提高，有效解决这些 问题 的办
新技术更新很快，非标准信息就必然 背景信息、记录载体数据，从而确保 法会越来越多。 增多，使 电子档案离开了固定的载体 电子文件归档 的质量。在程序上设计 （ 作者单位 ： 一汽技术 中心 ）
电子 文件 的逻 辑 归档功 能 ，而没 有考 施。要保证 电子档案 的真实性，可以 管理 的办 法 。正如上 述 ，把产 生 者和
虑对其进行物理归档。虽然 ，这看似 依靠 电子印章或数字签名的方法对 电 接收管理者都纳入到档案管理的范围 提高了工作效率，减少了档案工作者 子档案进行签批处理。要保证其有效 之 内，进行文档一体化管理。在 Ｐ Ｄ 的负荷，但要是遇到病毒或者服务器 性，可 以在设计系统 时写入 自动对每 （ 品数据管理）系统 中，就采用 了 产 网络遭到攻击，电子档案的丢失将难 份 电子档案的修改、存取、传输等任 从文件产生到归档的全过程都时刻保 以避 免。况且，在 Ｏ 系统 中只设计 何操作， Ａ 都进行实时存档的程序语句， 存其原始属性，只要进行 网络操作就 了归档保管的功能，而没有实现 自动 以单边不对称密码形式存储并做好防 必须以完成归档来形成程序闭环，并 复制备份功能，只能靠手工进行定期 删改措施 ，从而为随时印证该 电子档 在每一个流程中都对其检 出、调用、 双机热备份或 网络备份，不但费时费 案的来龙去脉提供完整、细致的查考 更改等进行数据记载，然后存入不同 力，也占用了更多的资源 。 ２ 、新技术的应用，造成本 单位 电子档案长久保管的困难
浅谈电子档案管理
浅谈 电子档案管理
陈 向民
（ 平远县 国土资源局 ，广东 梅州 ５ １ ４ ６ ０ ０） 摘 要 ：阐述 了电子档案的基本要求和电子档案的优越性 ，分析了电子档案在执行过程中应注意的问题及其对策。
关键 词 ：电子 档 案 ；基本 要 求 ；优越 性 ；注 意的 问题 及其 对策
随着科学 的发达和人类社会的进步 ， 原始 的抄写 、整理 、存档 、 统 管、需要时 翻阅的档案管 理方式 已经 适应 的新形 势 ，新时代 的要 求 ，电子档案管理问题 就很 自 然地摆上 了档案管理工作 的议事 日程 ， 成为档案管理的重要形 式。对 于档管工作的这一新课题 ，保存过阅读 大量资料 ，结合平时档案工作实 际，对 电子档案管理 问题进行 了初步 的探索。
１ 电子档 案的基 本要 求
１ ． １完 整性
理则 可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用 ，这样查 阅专利 申 请不无法接触其他无关的文件 ，从页保证了文件的保密性。
２ ． ４ 电子 档案可 以有 效提 高档案 管理 工作 的质 量
电子档案与其他文 书档案一样 ，由于组织机构不 同，制言语主 、 发 文、收文 、整理的要求亦有所 不同；由于行业不同 ， 规格 、形式 、 期 限、组盘 的方式亦有所不同 ；由于专业技术水平不同 ， 有关人员知 识 、技能 、方法 的标准亦有所不同。而且在基建 、设备 、科研 、房地 产 等领域 ，内部文件 、外来文件 、审批文件 、评审验收文件 ， 经 常处 于滚动状态 ，如不及时整理归档 ，可能会使信息资料失散 ，造成档案 不完整 。特别是 电子管理部门立体交叉 ， 工作人员结构复杂 ，管理形 式多样 ， 也会导致 电子档案的不完整 ，针对 以上情况 ，我们必须 提高 认 识，端正态度 ，采取有效措施 ， 确保电子档案的完整性。
政治理论文件电子化对其档案管理工作影响论文
政治理论文件电子化对其档案管理工作的影响探究摘要：随着科学技术的发展，政治理论文件也要随着大的社会发展环境而发展，应运而生了电子版的政治理论文件。
新兴理论文件形式的出现必定会对其档案管理工作产生影响，本文就从这个方面进行了显浅的探究。
关键字：政治理论文件电子化所谓政治理论电子文件是指针对政治理论工作需要形成的，内容具有一定社会舆论特殊性的文件的电子形式，可以优盘、磁盘和光盘等移动存储设备为载体。
它的存在与传播主要是电子文档、电子邮件等等。
与纸质文件相比，电子文件有以下几个特点，一是电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；二是电子文件可以直接由计算机及网络等现代办公设备迅速地传播、利用和处理；三是电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高。
一、政治理论文件电子化对档案业务管理工作的影响1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子化的政治理论文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接在电脑等设备进行编写，并进行修改，一经形成后，马上课存贮到办公信息数据中，通过在电脑等现代电子设备上对文件的归档处理，为档案人员、技术人员所共享。
这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。
纸质档案的管理工作经过长期实践，已形成了一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷、归档、标记等。
文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由起草部门根据政治理论文件的时间、内容、主要针对的社会方向收集立卷后，交档案人员管理。
而电子文件随时产生，随时更改的特性使它对电脑等现代化电子设备有很强的依赖性。
如果归档，可通过移动存储设备或网络发送信息的方式移交，归档范围也涉及到了该文件的读取软件甚至操作系统。
2、由于电子的政治理论文件的信息与载体的可分离性，使得对应的档案实体分类也可能将被政治理论内容，针对的当时的社会主体等概念分类整理所取代，因为按照实体分类只能体现一种属性关联，这种单一定式的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过电脑和网络系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。
浅谈对电子文件归档的几点认识
浅谈对电子文件归档的几点认识摘要：电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其它载体形成的记录。
是以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。
它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
电子文件不再是直观的纸质文件，而是可直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，其利用也是共享的。
电子档案的存储与管理与传统的纸质档案所用技术法不同，信息时代的到来为档案管理工作带来了巨大的挑战。
本文就电子文件的定义、特点、归档要求及作用进行论述，指出对电子文件归档是时代发展的需要，具有重要作用。
关键词:电子文件归档工作现代办公设备abstract: the electronic archives refers to themachine-readable documents processed and storaged by computer system or records with other carriers, which are formed in social practice activities, with preservation value. it is literal document with the carriers of computer disc, disk and compact disc mainly including electronic book, electronic mail, electronic statements, electronic drawings and so on. different from the intuitive paper documents, electronic archives can be processed and transferred the computer and other modern office equipment, and itsutilization shared. different in the storage and management of electronic archievs from traditional paper files, the advent of the information age has brought a huge challenge for the management. this paper discusses the electronic document in its definition, characteristics, archiving requirements and the role, and points out that electronic documents is the need of the development of the times, which has an important role.key words: electronic document; archive work; modern office equipment中图分类号：f416.63文献标识码：a 文章编号：2095-2104（2012）1 前言随着现代科学技术的飞速发展，特别是全球化、信息化和网络化的发展，计算机及信息技术被广泛地应用到人类生产和生活的各个部分，与此同时也就产生了大量的电子档案。
电子档案具有哪些优点
电⼦档案具有哪些优点电⼦档案具有哪些优点 电⼦档案，是指通过计算机磁盘等设备进⾏存储，与纸质档案相对应，相互关联的通⽤电⼦图像⽂件集合，通常以案卷为单位。
以下⼩编为⼤家整理了电⼦档案的优点详细内容，希望对⼤家有所帮助！ 电⼦档案优点 1、信息的⾮⼈⼯识读性； 2、信息存储的⾼密度性； 3、信息与载体之间的可分离性； 4、多种信息媒体的继承性； 5、系统依赖性。
电⼦档案的好处 ⼀是效率⾼，速度快。
能快速查阅相关档案资料，⼤⼤提⾼了⼯作效率。
电⼦档案的产⽣，可以从传统的⼿⼯编⽬和查询等⽅⾯的⼯作中解脱出来。
这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上⼀个新台阶。
⼆是档案信息得到有效利⽤，实现资源共享。
可异地实时为利⽤者提供电⼦档案信息，打破了传统利⽤⽅式和时空局限，并可多⼈在各⾃计算机上同时查找利⽤同⼀份电⼦档案，⼤⼤提升了档案利⽤服务的总体⽔平。
三是促进了档案的实体保护，档案保管更加安全。
相对以往纸制档案不利于查阅，⽽且纸制档案易脏、易碎、易丢失。
相对电⼦档案，档案⼈员不仅可以通过电⼦档案直接查询档案信息、⽽且可以通过终端上权限浏览⾮涉密级⽂档和涉密⽂档，有效的保护了档案的涉密程度，对档案实体起到了有效保护作⽤和物理隔离。
四是有效地节约档案占⽤空间，档案储备量更加充⾜。
所有电⼦档案的储存形式如光盘、缩微胶⽚、磁盘都具备了存储密度⼤、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，⽽且与纸质档案的管理⽅式是相通的。
电⼦档案的加⼊，丰富了档案管理体系，为传统的档案利⽤开辟了⼀条新路。
电⼦档案，是指具有保存价值的已归档的电⼦⽂件及其相关资料。
当前，在⽇常⼯作中，电⼦档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电⼦档案的管理⼯作成为档案管理部门⾯对的⼀个重要课题。
随着信息技术的快速发展，档案管理的电⼦化程度虽然已有所提⾼，但由于管理理念、管理⽅法、管理⼿段等的不同，其中的问题也⽇渐显现。
加强和做好电⼦档案管理的⽬的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利⽤电⼦档案。
施工档案文控和电子文档管理措施
施工档案文控和电子文档管理措施施工档案文控是指对施工档案进行管理和控制的一系列措施，包括文件的收集、分类整理、存储、检索和销毁等。
电子文档管理措施是指利用计算机技术对施工档案进行电子化管理，包括电子档案的建立、存储、传输、共享和保护等。
下面将详细介绍施工档案文控和电子文档管理措施。
一、施工档案文控措施1.文件收集：施工档案文控的第一步是对施工相关文件进行收集，包括设计图纸、施工合同、施工计划、质量验收记录等。
收集方式可以通过纸质文档的归档，也可以通过电子文件的整理。
2.文件分类整理：将收集到的文件按照一定的分类标准进行整理，例如按照项目、工程部位、工序等进行分类，以便于后续的管理和检索。
3.文件存储：对整理好的文件进行存储，分为纸质和电子两种方式。
对于纸质文件，可以通过专门的文件柜或档案室进行存放，要注意保持环境干燥防潮。
对于电子文件，可以使用专门的服务器或云存储进行存储，要定期进行备份以防数据丢失。
4.文件检索：施工档案的检索是非常重要的，可以通过文件编码、文件名称、关键词等方式进行检索。
建立一套完善的检索系统，能够提高文件的查找效率，减少工作时间和成本。
5.文件销毁：施工档案中有些文件在一定时间后可以进行销毁，可以根据文件的保管期限进行销毁，然后记录销毁的时间和方式。
要注意保护涉密文件的安全，避免泄露。
1.电子档案建立：将收集到的纸质文档进行扫描或拍照，建立相应的电子档案。
可以采用OCR技术对扫描或拍照的图片进行文字识别，方便后续的检索。
2.电子档案存储：建立专门的电子文档管理系统或利用云存储技术对电子档案进行存储。
要设立权限控制，确保只有授权的人员才能访问和修改电子档案。
3.电子档案传输：电子档案的传输可以通过网络进行，例如通过局域网或互联网进行文件的传输和共享。
要注意建立安全通道，保护文件的安全，避免被非法获取或篡改。
4.电子档案共享：对于需要多方共享的电子档案，可以设置适当的权限，使得不同的人员可以在不同的场景下获取到相应的电子档案，提高工作效率。
关于电子文件对档案管理工作的影响
关于电子文件对档案管理工作的影响作者：姜淼来源：《现代交际》2012年第12期[摘要]随着信息技术的发展和应用，电子文件犹如一把双刃剑，在给档案管理带来方便、快捷、高效的同时，也为电子文件档案的真实性和长期安全保存提出新的课题。
作为档案管理工作者要加强自身知识结构更新，使传统档案和电子文件档案的优点得到有效发挥。
[关键词]电子文件档案影响[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）12-0084-01随着信息技术的日新月异发展，办公自动化、标准化、网络化的日趋完善，计算机在各个领域得到了广泛的应用。
在计算机办公过程中产生了大量的电子文件，这些电子文件成为人类社会记录信息、传输信息、存储信息的重要工具。
在信息技术广泛应用的状态下，传统的档案管理方式和方法已经无法适应时代发展的需要，这就给档案管理提出了一个新的课题。
本文将通过电子文件的特点，谈谈电子文件对档案管理工作的影响。
一、电子文件的特点关于什么是电子文件，我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
”与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：（1）由于电子文件是以数码形式记录在高密度的磁性载体或光学材料上，不能被人直接阅读，它必须借助现代办公设备才能阅读和利用；（2）电子文件的内容和载体是分离的，可以随时由计算机等现代办公设备调出，并直接进行修改、处理和传递；（3）电子文件利用不再受时间和距离的影响，实现共享，可反复多次被使用；（4）电子文件的保存条件和环境不同于纸质文件，电子文件对保存空间场地要求不高，但对保存环境的温度、湿度、灰尘、光线、有害气体和防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案管理的影响（一）电子文件档案的优越性电子文件作为20世纪的新生事物，它在档案管理工作中，有着无可比拟的优越性。
首先，从储存上来讲：低碳环保——电子文件重量轻、体积小、信息容量大，极大节省了纸张、柜架、库房等省储存空间，非常符合现在倡导的低碳环保需求。