浅谈档案管理存在的问题及对策 宋艳恒
浅谈档案管理存在问题及对策
浅谈档案管理存在问题及对策摘要：档案管理工作的重要性日益凸显，但同时也存在着一些问题，如：信息安全、档案检索难度大、档案管理人员的素质不高、数字化建设滞后等。
本文认为，要从规范和完善档案检索程序、强化档案信息保密措施、提升档案管理人员的素质、推进档案数字化建设等几个方面着手，以达到提高档案管理质量的目的。
关键词：档案管理；存在问题与对策引言随着信息技术的发展和应用，我国的档案事业已经进入了数字化时代。
档案管理对于一个组织，对于个人，对于知识产权的保护，对于风险的防范，对于信息共享和协作的促进，都具有不可替代的作用，但是，在实践中，档案管理仍然存在一系列的问题，迫切需要解决。
一、档案管理中存在的几个问题（一）档案检索难存在困难档案管理是一个组织最基本的工作，它涉及组织的历史、文化、经营等各个方面。
好的档案管理可以让一个组织清楚地了解它的过去，现在和未来，而档案的检索是最基本的一步。
然而，在实践中，档案的检索却遇到了许多困难，许多单位对于档案的管理并没有一个统一的标准和规范，导致档案名称、分类、存档等五花八门，给档案的检索带来了极大的不便。
例如，同一份档案，不同的部门，名称不同，寻找起来就比较麻烦。
在信息技术不断进步的今天，更多的企业开始使用电子档案管理系统来对档案进行管理。
此外，一些单位虽然使用了电子档案管理系统，但他们的档案仍然是纸质的，需要人工进行整理和管理，并且给档案的检索带来很大的困难。
（二）档案管理人员的整体素质较低由于档案材料的数量巨大，因此必须对这些档案材料进行有效地组织与管理。
然而，在实践中，档案管理人员的职业素养却不高，这给档案管理带来了很大的隐患和风险。
目前，我国高校的档案管理还存在一些问题，如管理不力，业务不规范等。
因此，如何做好高校图书馆的档案工作，就显得尤为重要。
此外，在工作过程中，因为档案管理员本身的知识和技术水平都比较低下，所以他们对各种档案的认识和处理都会出现一些偏差，从而导致了档案管理的混乱和无序。
浅谈档案管理存在的问题及对策
浅谈档案管理存在的问题及对策作者：李彬来源：《经营管理者·上旬刊》2016年第12期摘要：档案管理工作具有政策性和机密性的特点，而且档案管理工作在专业性方面也很强。
我们对档案管理工作要认真重视，对档案管理在工作中出现的问题要积极解决。
本文对我国现阶段档案管理工作中存在的问题进行了简单的分析，并针对档案管理工作中存在的问题，提出了策略性的建议，希望对档案管理工作具有一定的帮助。
关键词：档案管理对策存在问题信息化一、档案管理工作中存在的问题单位管理部门对档案管理的重视度存在不足的问题，一直以来部分领导干部认为档案管理就是档案的保管工作，在单位的工作中不是重要的，不能给单位带来任何的经济效益，这在对档案管理工作的认识上存在误区，认为档案管理工作就是保证档案资料不丢失，档案信息不被泄密，对外调查档能应付就可以了。
在思想上对档案管理工作缺乏正确的认识和了解，对档案管理工作比较忽视，造成档案管理工作不能适应现代的档案管理需求。
在档案管理工作上存在管理手段落后，管理力量不足等问题，部分档案管理人员在从事档案管理工作时没有经过专业的档案管理工作的培训和学习，这样对档案资料的收集和整理工作存在一定的问题，造成档案管理人员对档案的重要性和管理档案方面的知识了解比较少，对档案的装订和归档的意识比较薄弱。
一些档案管理人员还从事其他的工作，这样造成对档案管理工作的精力投入相对要少。
在日常的档案管理中，仅仅是把档案资料放入档案存放的地方，没有对档案进行归档的整理工作，档案管理工作的整体水平严重受到影响，存放的一些档案资料在信息和数据上还存在真实和准确性方面的问题。
在档案管理工作中，档案管理部门的硬件环境不够完善，档案室是存放档案资料的地方，一些单位没有专门的档案室，在档案的存放过程中出现大纸质档案发霉和被虫蛀的现象。
部分单位的档案室狭小，档案资料逐渐增多，存放档案资料的空间不够。
档案管理工作中所需要的必要的设备不够，比如切刀和档案夹，这些必备的工具都不齐备，严重影响档案管理工作正常进行。
档案管理存在的问题及对策
档案管理存在的问题及对策档案管理是组织中非常重要的一项工作，它涉及到组织内部信息的整理、保存、利用和传递。
良好的档案管理可以提高组织的工作效率和决策质量，但是在实际操作中，档案管理也面临不少问题。
本文将围绕档案管理存在的问题及对策展开讨论。
一、问题1. 档案混乱无序在一些组织中，档案管理常常存在混乱无序的情况。
档案未按规定流程进行整理、分类和归档，导致档案的查找和利用困难，严重影响工作效率。
2. 档案丢失损坏一些组织在档案管理中存在档案丢失和损坏的情况。
这可能是由于未能及时进行备份、不当的保存方式或者管理不善导致的，给组织工作造成严重影响。
3. 档案安全性不足由于档案涉及机密信息，而一些组织在档案管理中存在安全性不足的情况，档案被盗取或泄露，给组织和个人带来重大损失。
4. 档案数字化不完善随着信息技术的发展，很多组织开始进行档案数字化管理，但是一些组织在档案数字化方面工作不够完善，导致档案的存储和检索效率不高。
5. 档案管理人员素质不高档案管理工作需要专业的知识和技能，但是一些组织在档案管理人员的培训和选拔方面存在问题，导致档案管理的质量无法得到保障。
二、对策1. 建立科学的档案管理制度组织需要建立科学合理的档案管理制度，明确工作流程和责任分工，规范档案的整理、保存、利用和销毁流程，确保档案管理工作得到规范、有序进行。
3. 完善档案保存设施和技术手段组织需要完善档案保存设施和技术手段，保障档案的安全和完整性，采用先进的技术手段进行档案数字化管理，提高档案的存储和检索效率。
4. 加强档案安全管理组织需要加强对档案安全管理的重视，建立健全的安全防范机制，严格控制档案的访问权限，加强对档案的监管和保护，确保档案的安全性。
5. 强化档案管理的监督和评估组织需要建立健全的档案管理监督和评估机制，对档案管理工作进行定期检查和评估，发现问题及时整改，保障档案管理工作的持续改善。
档案管理存在着诸多问题，但是只要组织立足现实，积极采取对策，完善档案管理制度和技术手段，加强档案管理人员的培训和管理，加强对档案的安全管理，该面临的问题必将得到解决，档案管理工作也必将取得长足的进步。
浅谈档案资料管理存在的问题及对策
浅谈档案资料管理存在的问题及对策【摘要】档案资料管理是组织管理中非常重要的一环，但在实际操作中经常存在一些问题。
本文分析了档案管理的重要性，指出了档案资料管理存在的问题，包括混乱、不规范、资料丢失等。
为此，提出了一系列对策，包括建立规范的档案管理制度、加强档案资料的数字化管理、定期进行档案资料的清理整理、加强档案资料保密措施以及加强档案管理人员的培训与管理。
这些对策将有助于提高档案资料管理的效率和质量，确保档案资料的安全性和准确性。
最终目的是为了更好地保护档案资料，提高工作效率，加强信息安全，推动组织管理水平的提升。
【关键词】档案资料管理、问题、对策、重要性、规范制度、数字化管理、清理整理、保密措施、培训与管理、结论1. 引言1.1 浅谈档案资料管理存在的问题及对策档案资料管理是组织和机构运转中至关重要的一部分，其管理情况直接关系到整个机构的效率和发展。
在实际的管理过程中，往往会遇到各种各样的问题，这些问题不仅会影响档案资料的完整性和准确性，还会影响到机构的正常运转。
有必要对档案资料管理存在的问题进行深入分析，并提出相应的对策，以确保档案资料的有效管理和维护。
本文将就档案资料管理存在的问题及对策进行探讨，旨在为机构提供更加科学、规范的档案管理方法，提高档案资料管理工作的效率和质量。
2. 正文2.1 档案管理的重要性档案管理是一个组织内非常重要的工作，它涉及到对各种文书、资料、文件的整理、保管、利用和保密等工作。
档案管理的重要性主要体现在以下几个方面：1.保障权益：档案是组织的重要财产，包含了组织的发展历程、重要决策和合同等信息。
通过有效的档案管理，可以保障组织的合法权益，防止信息泄露和丢失。
2.提高效率：有序的档案管理可以提高信息的检索速度和准确性，节省工作时间和成本，提高工作效率。
3.支持决策：档案中包含了丰富的信息和数据，可以为组织的决策提供支持和参考，帮助领导作出正确的决策。
4.合规要求：许多行业和组织都有关于档案管理的合规要求，合规的档案管理可以保证组织在法律、规章制度上的合规性。
档案管理工作中存在的问题及对策
档案管理工作中存在的问题及对策摘要：目前我国大多数档案部门在档案管理工作中仍存在问题,影响到档案管理工作的进一步的发展;因此,强化档案管理工作在其部门中的重要地位,及时改进档案管理工作中遇到的问题加以及时解决,势必成为我国档案管理工作的重点;关键词：档案管理档案管理制度资源开发前言随着我国经济的快速发展,档案管理工作以其机密性较高、政策性和专业性较强的主要特点,成为我国经济、科研等主要信息的载体,在我国经济管理工作中发挥着重要的作用;因此,在现今高速发展的市场经济下,建立科学、系统、民主的的档案管理制度,可以有效的保证经济的协调、高效、有序的运行,对人们的生存与发展都起着至关重要的作用;一、档案管理工作中存在的具体问题管理存在误区长久以来,我国很大部分人员和领导干部在档案管理上存在认识的误区,将档案管理工作看成时简单的抄写与资料管理的事物性工作,既不是主要的工作内容,也不能为单位带来一定的经济利益,只要管好、不将档案丢失、不泄露档案机密,可以随时应付单位资料查档或外调;因而造成了档案管理人员以及领导干部对档案管理工作的认识偏差,它已经适应不了现代管理的需求;管理水平低,管理力量弱,管理手段过于落后我国对于档案管理方面没有专门的档案管理培训,档案管理人员对档案的归集、整理、装订等业务流程并不熟悉,档案人员缺乏正确的档案收集意识,严重影响了档案的管理水平;并不齐全的硬件环境设施由于单位对档案管理工作的重视不够,致使单位并不为档案管理部门制备的硬件设施,个别单位甚至没有专门的的档案室管理档案,单位的档案的完整、美观及整洁将会面临霉变、虫蛀等问题的影响,甚至会连基本的档案管理设备都缺乏;如：档案夹、切刀等;二、档案管理工作的应对策略为了适应社会主义的发展需求,提高档案管理的工作效率,发挥其工作的重要性;提高档案管理人员的工作素质增强干部档案工作队伍的建设,同时从事档案管理工作的管理人员必须要选择责任心较强、政治上可靠、作风正派的共产党员;加强对这部分人员的道德教育、岗位管理知识的培养,多关心对他们的日常生活工作,使他们在工作中充分发挥其主动热情的工作态度和思维创立能力;档案人员的自身素质和工作态度决定了档案管理的好坏,因此,档案管理人员的自身素质的提高时极为重要的;同时,档案管理人员也应当注意自身专业水平的提高,积极参加技能培训等提高专业水平的活动中来,熟悉档案管理工作的基本要求和工作流程,提高档案管理工作的质量和效率;积极发展档案管理事业,使档案管理更加科学、实用,为社会的发展贡献有利的信息资源;设立健全的档案管理制度档案管理工作要建立具有科学性、合理性的规章制度,并且要求该制度要符合单位的特点,切合实际的档案管理情况,以满足单位对档案管理的具体需求;制定的档案管理制度必须适用于单位,并将简便易行、方便实用与可操作性强作为档案管理制度建立的目标,更好的进行和约束档案管理工作,为其工作提供良好的指导与规范作用;制度的制定必须遵循双向性原则,使其在约束员工的同时也约束;因为领导是制度的执行者,而单位则是由员工构成的群体,单位领导要做好单位的带头作用,是档案管理制度得到切实有效的实施;坚持档案管理制度的严肃性;由于档案管理制度是本部门自行制定并实施的,所以在其制度的执行过程中一定要坚持严肃的执行态度,做到赏罚分明,体现其制度的权威性;提升并完善档案的功能增加档案内容,使其更加全面完善,以客观的态度对档案进行分析处理,及时更像档案的内容管理,使档案可以及时的反映当前的动态状况;因此,我们应重新对档案的功能进行定位；首先,我们要保证将原有档案进行妥善保管；其次要扩大档案内容的涵盖范围,使其更加丰富全面,使其更加适应单位对信息的大量需求,为单位提供更好更优质的服务;采用信息化的档案管理手段社会主义市场经济迅速发展的今天,信息化已经成为当今社会的主要发展趋势和重要的工作工具;它要求档案人员具备良好的计算机水平,同时也是对档案工作提出的新要求;我国经济已经于世界接轨,强烈的市场竞争与社会需要,要求我们要将档案管理的新手段与当代先进的科学研究成果应用到实际工作中来,以期达到提升档案管理工作的工作效率与管理水平;提高档案管理的服务水平档案管理人员必须树立正确的服务理念,树立“工作就是服务的”正确观念,将增强岗位服务意识与主动热情服务作为档案管理工作的根本出发点和主要归宿;要确立明确的档案管理服务方向,端正工作态度,增强服务意识,树立新的服务意识,提高档案的服务质量;档案服务工作的好坏取决于档案管理者,而服务的好坏则是衡量一个单位部门档案管理人员的重要标准;结束语：新世纪下,要求我们的档案管理工作要时刻紧跟时代发展的潮流,,建立符合时代发展的档案管理工作;同时,从根本上更新档案管理的观念,采取切实有效的应对措施;积极探索现代化档案管理的管理模式,以此进一步改善现档案管理模式,为促进社会主义的进步、经济的良好发展,贡献一份力量;。
浅谈档案管理存在的问题及对策
浅谈档案管理存在的问题及对策【摘要】本文探讨了档案管理存在的问题以及相应的对策。
首先阐述了档案管理的重要性，指出档案管理对于组织的运行和发展至关重要。
然后分析了目前档案管理中存在的问题与挑战，包括管理意识不足、制度不规范和效率低下等。
接着提出了三项应对措施：加强档案管理意识、建立规范的档案管理制度以及利用信息技术提升管理效率。
最后总结指出，加强管理意识是关键所在，建立规范的制度是基础，信息技术的应用是未来的发展方向。
通过本文的讨论，有助于提升档案管理工作的质量和效率，为组织的发展提供有力支撑。
【关键词】档案管理、问题、对策、意识、制度、信息技术、重要性、挑战、效率、发展方向、关键、基础1. 引言1.1 浅谈档案管理存在的问题及对策档案管理是组织和机构管理的重要一环，它直接关系到组织的发展和运作效率。
随着信息技术的快速发展和档案管理工作的日益复杂化，档案管理也面临着诸多问题和挑战。
为了更好地解决这些问题，加强档案管理意识、建立规范的档案管理制度以及利用信息技术提升档案管理效率成为当前亟待解决的重要任务和措施。
在实际工作中，档案管理存在诸多问题，如档案材料混乱、存储空间不足、档案管理制度不健全等，这些问题严重影响了档案管理工作的效率和质量。
加强对档案管理意识的培养和提升成为解决这些问题的关键。
建立规范的档案管理制度，明确档案管理的各项规范和流程，对档案的采集、整理、保管和利用进行规范化管理，可有效提高档案管理的质量和效率。
利用信息技术，引入档案管理系统和软件，实现档案的数字化管理和智能化操作，可以有效改善档案管理工作的效率和便利性，提升工作效率。
2. 正文2.1 档案管理的重要性档案管理的重要性是指对组织内所产生的各种纸质和电子文档进行有效管理和维护的过程。
这一过程涉及到记录、保护、利用和处置档案的方方面面，对于任何一个组织都至关重要。
档案管理可以帮助组织更好地管理和利用信息资源。
通过对档案的系统化管理，可以更加便捷地找到所需信息，提高工作效率。
档案管理中存在的问题及应对措施
档案管理中存在的问题及应对措施【摘要】档案管理在组织中具有重要性，但常常存在问题，如信息混乱、安全隐患、工作量过大和流程不清晰等。
为解决这些问题，可加强培训提高意识，建立完善的管理制度和优化流程。
这些措施能够帮助组织高效管理档案，提升工作效率和信息安全。
加强档案管理意识培训可以让员工了解档案管理的重要性和操作方法，建立完善的管理制度可以规范档案管理流程，优化流程可以减轻工作负担，提高效率。
通过采取相应措施，可以有效解决档案管理中存在的问题，提升组织运转效率。
【关键词】关键词：档案管理、问题、信息混乱、信息安全、工作量、流程、应对措施、意识培训、制度建立、优化流程。
1. 引言1.1 档案管理的重要性档案管理是组织和机构生产、活动、管理过程中产生的各种记录和资料的全面管理工作。
档案管理的重要性不言而喻，档案是组织和机构的重要财产，记录着其历史、发展和活动的全部过程和实绩，具有不可替代的价值。
档案是组织和机构开展工作、提高效率的基础。
合理、规范的档案管理可以帮助组织和机构高效运作，提高工作效率。
档案是组织和机构开展科研、保障决策、维护权益的有力支撑。
良好的档案管理可以为科研和决策提供准确、全面的信息支持，以及有效保护组织和机构的合法权益。
档案管理是组织和机构不可或缺的重要工作，只有加强档案管理，才能更好地保护和利用档案资源，推动组织和机构的持续发展。
1.2 档案管理中存在的问题在档案管理中存在着一系列问题，这些问题严重影响着组织的运作和信息安全。
不规范的档案管理导致了信息的混乱。
由于档案管理工作得不到有效管理和监督，档案文件的存储、整理和检索常常存在困难，导致信息的准确性和完整性无法得到保障。
信息安全问题也是档案管理中的一个重要挑战。
未经合理保护的档案文件容易受到盗窃、篡改或丢失的风险，进而泄露组织重要信息，给组织造成巨大的经济和声誉损失。
档案管理工作量庞大，需要花费大量的时间和人力资源进行处理和管理，这不仅增加了组织的运营成本，也影响了工作效率和员工的工作积极性。
档案管理存在的问题及整改措施
档案管理存在的问题及整改措施大家好！今天咱们聊聊档案管理这个话题。
听到档案管理，可能很多人会觉得这事儿像是一块儿沉重的大石头，难免有些乏味。
但要是你知道了它的重要性，那可就不一样了。
毕竟，档案管理就像是公司的“历史博物馆”，它记录着每一段珍贵的经历，可得好好管理。
好啦，废话少说，我们一起来看看档案管理存在的问题，以及如何把这些问题一一解决吧！1. 档案管理存在的问题1.1 档案散乱无序首先，最让人头疼的问题就是档案散乱无序。
你知道，有时候档案像是被风吹得满地都是，找起来简直是大海捞针。
有的档案放在办公室的抽屉里，有的却在仓库的角落里，找档案就像是参加了一场“寻宝大赛”。
这不仅浪费时间，还容易让重要信息丢失。
如果说管理档案是打一场战斗，那现在的情况就是兵荒马乱，指挥官都不知道在哪里了。
1.2 档案分类不清晰再来，就是分类问题。
你能想象一下一个大箱子里全是五花八门的文件吗？那种感觉就像是杂货铺，啥都有，但你要找个特定的东西，简直比登天还难。
分类不清晰不仅让查找变得困难，也增加了出错的概率。
就像找针一样，得用放大镜，慢慢找。
更糟糕的是，这种情况还可能导致信息传递的错误，那可是大事儿啊！1.3 档案管理人员缺乏培训说到档案管理，咱们不得不提到一群重要的角色——档案管理人员。
如果这些人员缺乏必要的培训，那管理起来就像是手足无措的“新手”，做事情总是磕磕绊绊的。
虽然他们很努力，但没有专业知识和技能，就像是想当厨师却连切菜都不熟练，这样的管理肯定会出问题。
2. 整改措施2.1 建立规范的档案管理制度首先，咱们得建立一个规范的档案管理制度。
这就像是给档案管理找一条明确的路标，让大家知道怎么走，怎么做。
比如说，可以设立统一的档案分类标准，明确每种档案的存放位置。
制定详细的管理流程，让每一个环节都有章可循。
这样一来，档案就不容易乱了，大家也能迅速找到需要的信息，效率自然就提升了。
2.2 使用现代化的档案管理系统再来，咱们可以引入一些现代化的档案管理系统。
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浅谈档案管理存在的问题及对策宋艳恒
发表时间：2014-03-24T11:32:39.297Z 来源：《中国科技教育·理论版》2013年第12期供稿作者：宋艳恒
[导读] 档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。
宋艳恒河北省木兰围场国有林场管理局 068450
摘要档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。
加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。
管好用好档案，对资源开发起着重要作用。
笔者就档案管理目前存在的问题和该如何解决这些问题做了以下的表述。
关键词档案管理问题对策
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。
加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。
管好用好档案，对资源开发起着重要作用。
现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。
在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。
一、档案管理工作中存在的问题
1、对档案的重视程度不够。
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。
轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。
大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。
而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
其次一些归档的材料还不够真实和准确。
3、档案室硬件环境设施不齐全。
对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。
有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
二、档案管理工作的对策
1. 提高档案管理人员素质。
要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。
档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。
作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。
积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。
2、健全档案管理制度。
建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。
建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。
第二，简明实用。
制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。
第三，坚持制度约束的双向性。
既约束领导又约束职工。
领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。
第四，坚持制度执行的严肃性。
档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。
在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
3、改进和完善档案功能。
使其记录内容全面、客观、动态。
对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。
4、采用信息化管理手段。
信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。
目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。
实现人事档案计算机辅助管理势在必行。
5、做好档案管理工作,强化服务意识,提高服务水平是很有必要的。
档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。
以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。
要明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量。
服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度,发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为社会主义现代化建设服务,是我们档案工作者义不容辞的责任。
总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。