干部档案装订整理的步骤及方法
干部人事档案整理 - 讲课
培训课件●一、什么是干部人事档案整理●二、干部人事档案整理的基本要求●三、干部人事档案整理的几个步骤●四、干部人事档案整理应注意的问题●五、干部人事档案的查缺一、什么是干部档案及整理干部档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件材料，并按有关规定进行整理后组合起来的人人档案。
是历史地、全面地考察了解和正确地选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
干部档案整理工作是档案建设的基础工作之一。
它是根据一定的原则和方法，把平时收集而来的干部人事档案材料，以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工并装订成卷，在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。
干部人事档案具有真实性、完整性、精练性、机密性的特点二、干部档案整理的基本要求干部人事档案整理基本要求：严格鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚，装订整齐。
必须遵守的纪律：（1）必须遵守干部人事档案工作法律法规和有关规定，确保档案安全；（2）不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案材料；(3) 不得擅自处理或销毁档案材料；(4) 在整理中，要加强对档案材料的管理，防止材料丢失或泄露材料内容。
三、干部人事档案整理步骤整理干部人事档案，一般有以下几个步骤：鉴别→分类→排序→编目→技术加工→装订→验收入库通过整理使每本档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。
（一）干部档案材料鉴别干部档案材料的鉴别，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。
鉴别归档材料必须按中央文件的精神，以《干部档案工作条例》和干部人事档案材料收集归档规定严格进行（中组发[2009]12号）。
具体做法：1.判定材料是否属于所管干部的材料及是否属于应归入干部档案的内容是重份、无保留参考价值的一律不得归入干部档案；2.审查材料是否齐全、完整。
完成年度档案整理、分类、装订、归档等工作
完成年度档案整理、分类、装订、归档等工作1.引言1.1 概述概述部分旨在介绍文章的主题和内容，明确年度档案整理、分类、装订、归档等工作的重要性和目的。
年度档案整理是指对过去一年产生的各类文件、资料进行整理和管理的工作，通过合理的分类、装订和归档，有效地保护和管理重要信息。
在现代社会，各类机构和组织都要处理大量的文件和记录，如企业的员工档案、财务报表、市场调研资料等。
年度档案整理工作的目的是将这些文件进行系统整理和管理，方便查阅和利用。
通过年度档案分类工作，可以将各类文件按照一定的标准进行分类，以便查找和归档。
年度档案装订工作涉及到文件的整理和装订，以确保文件的完整性和保存性。
而年度档案归档工作则是将整理好的档案进行归档管理，确保其长期保存和便捷检索。
年度档案整理、分类、装订、归档等工作的重要性在于提升工作效率、保障信息安全、促进知识共享和实现合规管理。
通过规范的档案整理和管理，可以减少工作中的繁琐和冗余，提高工作效率。
对档案进行分类和归档管理，可以确保各类信息的安全性和准确性。
此外，对档案的合理整理还有助于知识共享和经验积累，为机构和组织的发展提供重要支持。
同时，年度档案整理工作也是合规管理的一项基本要求，有助于机构和组织遵循相关法律法规，保障合法合规经营。
本文将分别对年度档案整理工作、分类工作、装订工作和归档工作进行详细阐述，通过介绍工作的定义、方法、标准和流程等内容，帮助读者了解并掌握年度档案管理的方法和技巧。
完成年度档案整理、分类、装订、归档等工作对于机构和组织来说具有重要的意义，希望本文的内容能够为广大读者提供实用的指导和帮助。
1.2文章结构文章结构部分的内容可以根据以下几个方面展开叙述：1. 文章整体结构概述：介绍文章的整体结构，包括引言、正文和结论三个主要部分的作用和内容，显示出文章的完整性和逻辑性。
2. 引言部分：概述引言部分的内容，在引言部分中，可以对年度档案整理、分类、装订、归档等工作进行简要介绍，说明其重要性，并提出本文所要阐述的观点和论述。
档案整理的五个步骤
档案整理的五个步骤所谓档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。
《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。
一、组卷档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。
在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。
文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。
在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。
组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。
二、分类分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。
文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。
规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。
干部档案整理流程
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料 ，采用加边的办法 ，一般在材料的左边加边 ，裁右 空 白边 ，使 人感觉不到加过边 ，保持材料的美观。另
材料 。
２ 文件 材 料 的技 术加 工
首 先 ，进 行 技 术 加 工 是 为 了 保 证 后 续 工 作 不 背 功 ，如 果先 进行 分类 ，那 么不 规则纸 张 上的编 号 在 剪切 时容 易被切 掉 ，所 以我 们 把技术 加 工提在 前
边。
２ １ 去除金属物 、透 明胶 、塑料外壳 等。 ．
档囊管理
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总麓 １５ ８ 期
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天 冠集 团人 事档 案整 合 “ 三部 曲”
０ 张聪 玲
２ ０ 年 ，天冠 集 团为 节约行政 管理 成本 ，决定 ０８ 对分散在集 团下属的３ 生产厂 、２ 全资子公 司 、８ 个 个 个控股 子公 司 、４ 参股公 司 、１ 国家级 工程 技术 个 个 案”、 “ 离退 休 员工档 案 ” 、 “ 辞职 员工 档案 ” 、 “ 死亡 员工档 案 ”四部 分 ，唱响 了人 事档 案整合 的
业务 研究 疆
干 部档 案整理 流程
＿ 程 相 山
２ ０ 年８ ０９ 月以来 ，南 阳市档 案 局开 始 为市 直各 单 位整 理干 部档 案 ，为提 高工作 效率 、统 一整 理标 准 ，在 实践 的基础 上 ，结合 中组 部 、国家 档案 局印 两面有 字 的材料 一般 采用 开窗式 托 裱 ，即在衬 纸上
干部档案整理工作细则(组通字[1991]11号)
![干部档案整理工作细则(组通字[1991]11号)](https://img.taocdn.com/s3/m/b64f0d0d52ea551810a68751.png)
中央组织部《干部档案整理工作细则》1991年3月29日第一章总则第一条为了实现干部档案整理工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，根据《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）及有关规定，特制订本细则。
第二条干部档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。
它是将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。
第三条各级干部档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的干部档案进行认真的整理。
第二章整理工作的基本要求第四条整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。
通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
第五条整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。
第六条整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。
第三章档案材料的鉴别第七条干部档案材料的鉴别工作，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。
第八条鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。
第九条鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。
第十条鉴别归档材料的具体做法：（一）判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。
发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。
对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。
不属于干部档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。
档案整理流程及注意事项
档案整理流程及注意事项档案整理流程：一、档案的审定。
首先将档案各类进行审定，将档案所缺材料进行登记，比如档案中缺少干部自传履历材料。
二、材料的收集。
将档案审定过程中确少的材料进行收集，收集方式通过电话方式通知材料重补等。
三、档案散材料的分发。
将收集的散材料按档案的姓氏批量分发为主，按照姓名和单位将本人材料全部归类装入档案袋。
需要注意的是分发过程中出现的相同姓名的档案，如（王红和王虹）。
应当以出生日期和所在单位进行核对，确保材料和本人一致。
四、档案的整理。
首先将分发好散材料的档案进行分类整理，档案主体分为十类。
一类：履历材料。
履历材料中早期的有干部简历，都应放此类，履历材料中必须要有99年制的干部履历表。
二类：自传材料。
自传会出现两种一种是党团材料中的自传，应放在六类党团材料，一种是转正后形成的自传材料。
三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。
年度考核材料中有：年度考核登记表、专业技术考核表、参公单位考核表、公务员考核表、工勤人员考核表都应放在此类。
需要注意的是在学校期间形成的鉴定表（如：学年鉴定表、毕业鉴定表、）应放在四类学历材料，还有部分档案中有干部考核登记表的最后页盖有同意晋升为**的字样应放在九类干部任免材料，党团组织形成的鉴定材料应放在六类党团材料中。
四类：学历学位材料；职业资格材料；评聘专业技术职务材料；反映科研水平的材料；培训材料。
学历学位材料为四类一科目包含的是在校期间的鉴定表、入学通知书、学习成绩表、毕业登记表等材料，四类科目二中有各种资格证书（如：教师资格证书）、评聘材料中有专业技术职务任职资格申（呈）表，需要特别注意的是初聘专业技术资格聘任表应在此类，容易混淆为九类选聘任职类，四类科目三中有专家学者的反映科研技术水平的材料，四类科目四中为培训材料主要收集期满两个月以上的培训材料。
五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、国籍、出生日期、入党入团时间材料、参加工作时间等。
需要注意的是此类中的入党团组织中的证明政历清白材料和任职前的政治审查材料、连续计算工龄审批材料应在此类。
档案归档整理方法和步骤
档案归档整理方法和步骤档案归档整理方法和步骤对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。
同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。
一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。
一、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
收集齐全完整为其基本原则。
二、区分归档和不归档材料的范围（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（三）机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。
档案归档整理方法和步骤
档案归档整理方法和步骤档案归档整理方法和步骤为了贯彻落实___8号令，对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结。
这是一种新的尝试，旨在促进我市机关档案归档整理水平的提高。
一般情况下，归档文件整理需要以下程序：收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等。
收集文件是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
按照党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料加以清交、聚集。
区分归档和不归档材料的范围是整理工作的重要步骤。
归档文件材料的范围包括反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料，以及需要贯彻执行的上级机关、同级机关、下级机关的文件材料等。
不归档文件材料的范围包括重份文件、无查考利用价值的事务性、临时性文件、一般性文件的历次修改稿、各次校对稿等。
机关之间分工归档的范围也需要明确，以避免文件材料的重复或遗漏。
上级业务主管机关发来的文件由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。
但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。
2、上级业务主管机关召开的专业会议文件应由各隶属下级机关归档，党委和政府办公室一般不归档。
如果党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）则由党委或政府办公室归档。
3、机关联合召开会议或联合发文所形成的文件材料原件应由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
4、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料应由兼职单位负责归档。
5、临时机构形成的文件应由临时机构负责归档。
工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。
三、分年度分年度即区分文件材料的所属年度，将同一年度的文件集中，将不同年度的文件分开。
现行机关的归档文件整理工作是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。
一）一般文件应归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）。
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干部档案装订整理的步骤及方法
摘要：干部人事档案的整理，是指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。
关键词：档案；整理；方法
中图分类号：g271 文献标识码：a 文章编号：1001-828x（2012）01-00-01
根据《整理细则》修订稿介绍干部人事档案整理的具体方法步骤。
整理的第一个环节是审核。
收到档案材料后，首先要严格审核，确定是否属于归档范围，是否符合归档要求。
除了审核以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤：
一、分类
按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。
第一类：履历材料。
这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。
第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。
自传材料包括自传和属于自传性质的材料。
自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。
第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。
这一类主要包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。
归入本类的材料，必须是经过组织研究认可正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映干部实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。
第四类：学历学位材料；职业(任职)资格材料；评(聘)专业技术职务(职称)材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。
第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。
这一类主要包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。
第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。
这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。
注意，此类包括民主党派的入党材料。
第七类：表彰奖励材料。
这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。
注意，享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类，此次统一规定归在第七类。
第八类：涉法违纪材料。
第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国(境)材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。
第十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事
档案报送、审核工作材料；其他材料。
干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也归入此类。
二、排序
排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。
具体方法有：
1.按材料形成的时间排序。
适用于干部人事档案材料第一、二、
三、四、七、九、十类材料。
第四类、第九类材料排序时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。
2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序适用于第五、六、八类材料。
其中，第五类、第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交待材料等。
第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。
每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号。
页码计算方法为，凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始编写。
空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复件和原件应视为一份材料，统一编写页数。
三、编目
1.档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。
书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的
书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
档案目录不能粘贴涂改。
2.每类目录之前应注明材料类号和类别名称。
3.“序号”填写材料类号和排列顺序号。
序号栏的规范填写方法是：材料类号用汉字的“一”至“十”，序号用阿拉伯数字。
4.“材料名称”根据材料题目填写。
拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
5.“材料形成时间”填写材料落款时间。
有多个时间的材料，一般以最后的时间为准。
复制的档案材料，采用原件的形成时间。
时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。
6.“页数”填写材料的页数。
按编好的页数如实填写。
7.“备注”填写需要说明的情况。
归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表，复制件等。
8.每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
特别是第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。
四、技术加工
对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。
1.对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。
复制件应附在原件后，与原件作为一件。
2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。
折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。
剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。
3.幅面过小的材料应进
行托撮，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。
档案材料一般应留够2厘米的装订边，不够应加边。
有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。
4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。
5.档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。
五、装订
档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。
《干部职务变动登记表》放在十类目录之后，《工资变动登记表》放在九类档案材料之前。
档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。
反对刻意追求“四边齐”。
干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订。
分卷装订时，必须保证同一类材料分在同一卷中。
干部档案卷夹材质应符合档案保护要求，报送中管干部档案必须使用规定的卷夹。
卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等；书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。