XX大学学生工作档案交接目录与要求(招生就业科)
本科新生档案交接表
学院名称：
学号
姓名
****级本科新生档案交接表
移交人：
学籍材料 入团志愿书 正式党员材料
备注
填表说 明： 1：请按照档案材料情况在相应的格中画 √，缺失材料请在备注中注明原因。 2：预备党员及入党积极份子材料留在本学院，正式党员材料交档案馆。 3: 凡已报到学生，即使档案材料不在学院，也请完整填写学号和姓名，注明原因。 4：团员档案指入团志愿书。团员证、团关系介绍信不是档案内容，请不要移交。 5: 本表请用A4纸打印。
大学生毕业生档案交接单填写须知
毕业生档案袋和档案交接单填写须知：
1.交接单须打印或者用黑色水笔填写所有栏目。
如果是手工填写，
字迹必须端正，不允许涂改，否则请重写。
2.以班为单位，一个班的学生名单打印在一张交接单里。
一式三份。
学工处一份、就业指导中心一份、附在班级档案上一份。
必须盖上院系学工办的章。
签院系经手人的名，或者盖私章。
（院系请自留一份）
3.学生档案袋的填写要求：学院名称、届、毕业生名字、性别、专
业、学制、生源所在地栏目一定要填写。
4. 学生档案上交时，须字迹端正，不允许涂改。
档案袋须干净、不得破损。
毕业生归档材料移交清单
附件1毕业生归档材料移交清单院（系）名称：班号：备注：1、归档材料以件为单位，分别在“归档材料名称”栏中写明，将缺少的材料在“备注”栏中注明。
2、此表一式两份，档案馆经检查清点合格后，双方履行签字盖章手续，并各执一份存查。
院（系）负责人签字：日期：档案馆接收人签字：日期：附件2本科新生档案材料目录学生姓名：学号：备注：1、此表格为新生档案材料目录样式，根据材料多少可以自由加行。
2、此表一式两份，档案人员经检查清点合格后，填写移交清单，双方履行签字盖章手续，并各执一份存查。
院（系）负责人：日期：档案馆审核人：日期：附件3硕士新生档案材料目录学生姓名：学号：：1、此表格为新生档案材料目录样式，根据材料多少可以自由加行。
2、工作阶段材料的填写仅用于参加过工作被录取的硕士生。
（如果档案已经按照干部档案进行整理装订的，请勿打乱）3、此表一式两份，档案人员经检查清点合格后，填写移交清单，双方履行签字盖章手续，并各执一份存查。
院（系）负责人：日期：档案馆审核人：日期：附件4博士新生档案材料目录学生姓名：学号：备注：1、此表格为新生档案材料目录样式，根据材料多少可以自由加行。
2、工作阶段材料的填写仅用于参加过工作被录取的学生。
（如果档案已经按照干部档案进行整理装订的，请勿打乱）3、此表一式两份，档案人员经检查清点合格后，填写移交清单，双方履行签字盖章手续，并各执一份存查。
院（系）负责人：日期：档案馆审核人：日期：附件5新生档案移交名单院（系）名称：班号：备注：1、本科新生如果缺少高中材料、硕士新生如果缺少高中和本科材料、博士新生如果缺少高中、本科和硕士材料的必须在备注栏内注明。
2、此表一式两份，档案馆经检查清点合格后，双方履行签字盖章手续，并各执一份存查。
院（系）负责人签字：日期：档案馆接收人签字：日期：。
毕业生档案整理及提交要求的通知
毕业生档案整理及提交要求的通知关键信息项：1、毕业生姓名：＿___________________________2、毕业院校：＿___________________________3、毕业时间：＿___________________________4、档案整理负责人：＿___________________________5、档案提交截止日期：＿___________________________6、档案提交方式：＿___________________________7、档案内容要求：＿___________________________8、违约责任：＿___________________________11 引言为了确保毕业生档案的准确、完整和及时提交，特制定本通知协议，对毕业生档案整理及提交的相关要求进行明确规定。
111 毕业生档案的重要性毕业生档案是毕业生个人学习、工作经历的重要记录，对于毕业生今后的就业、升学、职称评定、社会保险等方面具有重要的参考和凭证作用。
112 适用范围本通知协议适用于所有即将毕业的学生。
21 档案整理要求211 毕业生应按照学校规定的格式和内容要求，对个人档案进行整理。
212 档案内容应包括但不限于：个人基本信息、学籍材料、成绩单、奖惩记录、毕业论文（设计）、实习鉴定表等。
213 确保档案材料的真实性、完整性和准确性，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。
22 档案装订要求221 使用统一的档案装订材料，如档案袋、装订线等。
222 按照规定的顺序将档案材料进行装订，装订要牢固，防止材料散落。
31 档案提交时间311 毕业生应在规定的截止日期前提交档案。
具体截止日期为：＿___________________________312 若因特殊原因无法按时提交，需提前向学校相关部门提出书面申请，并说明原因和预计提交时间。
32 档案提交方式321 毕业生应将档案亲自交至学校指定的地点，如学生事务办公室或档案馆。
完整版学生毕业交接清单
完整版学生毕业交接清单以下是一个完整版的学生毕业交接清单，用于确保学生毕业时的顺利过渡及所有必要文件的交接。
这个清单可以根据具体的学校和毕业流程进行一定的调整和修改。
1. 学生个人信息- 学生姓名：- 学生学号：- 毕业专业：- 毕业班级：- 指导老师姓名：2. 毕业证书- 毕业证书申领表- 个人身份证明文件复印件- 照片（数量及规格要求）- 入学注册信息及材料复印件3. 学位证书- 学位证书申领表- 毕业证书复印件- 个人身份证明文件复印件- 学位论文（电子版和纸质版）4. 成绩单和研究档案- 研究档案申请表- 成绩单复印件（包括所有学期的成绩单）- 课程研究合格证明5. 实报告或论文- 实报告或论文（电子版和纸质版）- 导师评语或评审意见6. 奖学金或助学金- 奖学金或助学金申请材料复印件（如适用）- 接收奖学金或助学金的确认文件（如适用）7. 学生会或社团证明- 学生会或社团证明材料复印件- 个人在学生会或社团的职位、活动情况等介绍8. 毕业留影或纪念品- 毕业留影照片（如有）- 毕业纪念品（如有）9. 离校手续和交接事项- 图书馆借阅书籍归还- 宿舍退房手续- 学校卡、门禁卡等设备退还- 导师或辅导员的处分查询和撤销- 毕业生信息更新通知10. 其他相关事项- 学生社会保险退保手续- 就业信息登记及求职指导- 学生未尽事宜的咨询和处理请注意，此清单仅供参考，并可根据具体情况进行调整。
在进行学生毕业交接时，建议学校和学院制定详细的操作流程和时间安排，以确保所有事项得到妥善处理。
XX学院关于做好20XX年度档案材料移交工作的通知
XX学院关于做好20XX年度档案材料移交工作的通知20XX年度档案材料的立卷归档工作已经开始，为确保学院各项工作形成的档案材料完整归档并进一步提高档案质量，现就有关事项通知如下：一、文件材料归档范围1、各部门收集档案按照《湖北工业职业技术学院档案“三合一”制度》分类方案、归档范围和保管期限表执行。
2、各单位举办重大活动、专项重要工作，如学校召开的重要会议、承办市级以上学术会议、教学评估、论坛等形成的、具有保存价值的各类成套文件材料由主办部门将纸质件与电子件双套进行移交归档。
3、教学、科研、设备、基建、审计、财会形成的档案材料，实行部门预立卷。
4、人事档案、学籍档案及院（系、部）存教学档案暂由本部门自行管理。
二、档案材料移交要求1、凡移交的文件材料，各单位要做到完整、齐全，以确保文件材料的准确性。
2、凡立卷归档的各类文件材料都应是原件，复印件及传真件等一般不能做为归档材料。
重要文件材料的印章、签名、形成时间等要素要完善，各类文件用纸（A4）、书写墨迹（黑水笔迹）等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。
3、获市级以上的集体奖牌及个人证书原件，各部门兼职档案员收齐移交到档案室后档案馆将对个人证书进行扫描、复印存档；对奖牌集中拍照存档。
根据获奖部门和个人意愿，原件留存档案馆或个人保管均可。
4、对于保密性较强档案材料，在移交时应加以说明。
5、结合本次干部轮岗，对于一般性材料可交给后任干部，对于重要的原始文件、档案和过程材料直接移交给档案馆。
三、档案材料归档时间及移交程序1、移交时间20XX年X月X日—X月X日。
2、移交程序各归档单位兼职档案员将文件材料汇总集中后分类，按移交清单样表（附件）进行修改和填写，移交目录一式两份，移交单位与档案馆各执一份。
3、各单位在档案整理中遇到问题，或有不清楚的地方，可随时与档案馆联系，电话：X。
特此通知。
档案馆X年X月X日。
学校学生工作档案管理规定
学校学生工作档案管理规定一、档案管理的背景和意义学校学生工作档案管理是指对学生的个人信息、学业成绩、奖惩情况等进行规范、系统地记录和管理的工作。
其背景在于社会对学生的发展和成长提供了更多的机会和挑战，学生个人信息的全面管理对于学生发展和学校管理具有重要意义。
二、档案管理的原则和目标1.原则：公开、平等、保密、便利原则。
公开指档案管理应透明，学生和教师能够查看和利用自己的档案信息；平等指所有学生一视同仁，不分性别、民族等个人差异对档案进行处理；保密指学生的个人信息要严格保密，除个人和学校需要的情况下不得泄露；便利指档案管理应便于操作、高效快捷。
2.目标：确保档案的准确性、全面性、及时性和安全性。
准确性指档案信息应真实、准确、无误；全面性指档案应包括学生的全方位信息，如个人基本信息、学业成绩、荣誉奖励、违纪处分等；及时性指档案信息应及时更新和维护；安全性指档案应妥善保管，防止丢失或损毁。
三、档案管理的流程和责任档案管理的流程包括档案建立、档案归档、档案调阅和档案销毁等环节。
档案建立是指在学生入学时，建立学生个人档案，并按照规定录入相关信息；档案归档是指将学生档案进行分类整理，并保存在专门的档案库中；档案调阅是指学校和学生需要查阅和利用档案信息时进行的操作；档案销毁是指学生离校或档案信息过期时对档案进行销毁处理。
档案管理工作由学校学生处或相关职能部门负责，对于档案管理的失职和违规行为，应追究相关责任人的责任。
四、档案信息的内容学生个人档案信息应包括以下内容：学生基本信息（姓名、性别、出生日期等）、身份证件号码、联系方式、家庭住址等；学业信息（入学年级、班级、学号等）、学习成绩，包括考试成绩、作业成绩、课程表现等；荣誉奖励信息，如优秀学生、学术竞赛获奖等；违纪处分信息，如违纪记录、警告、记过、留校察看等。
五、档案使用和保密档案可以被学校、学生和学生家长使用。
学校可以利用档案信息进行学生综合评价、奖励评定和发展规划等工作；学生可查阅用于了解自己的学习成绩和个人发展情况，并及时向学校反馈任何错误或不准确的信息；学生家长可通过档案了解学生在校期间的表现和发展动态。
毕业生档案管理工作分工及要求
附件：毕业生档案管理工作分工及要求为认真做好毕业生档案的收集、整理、装档和转档工作，搞好工作衔接，确保学生档案管理工作准确无误，结合我校实际，制定本档案管理工作分工。
一、毕业生档案资料收集及责任部门1.学生录取档案卡普通中专、三二连读大专学生的录取档案卡，由招生办公室于每年十月份在当年的新生录取工作结束后提供给学籍管理室。
责任部门：招生办公室。
2.学生学籍登记表每年新生入学后，由学籍管理室将学生学籍登记表发放给各新生班班主任，由班主任负责组织本班学生进行填写，要求信息准确并且不能涂改。
每年开学两周后上交到学籍管理室。
责任部门：学生处、各专业科。
3.毕业生登记表毕业生需要在毕业前填写毕业生登记表，由学籍管理室下发给各毕业班班主任，由各班主任组织本班学生填写，要求填写真实准确，需在规定时间内上交学籍管理室，由学籍管理室到学校办公室或者到相关大专院校加盖学校公章才能生效。
责任部门：学生处、各专业科。
4.学生成绩单普通中专、三二连读中专段、三二连读大专段毕业生需打印学生成绩单，成绩单需加盖学校公章方能生效，由教务处负责提供。
责任部门：教务处、各专业科。
5.实习鉴定表实习鉴定表需加盖实习单位印章方能生效，由教务处负责提供。
责任部门：教务处、各专业科。
6.学生奖惩材料学生在校期间的各种奖惩材料由学生处负责提供并加盖学校公章。
责任部门：学生处。
7.团籍材料学生团员在校期间的团籍材料由团委负责提供。
责任部门：团委。
8.健康检查表学生的健康检查表由学生处负责提供。
责任部门：学生处。
9.就业报到证副本普通中专、三二连读大专段毕业生的就业报到证副本由就业指导处负责提供。
责任部门：就业指导处。
10.体质测试表毕业生的体质测试表由体卫科负责提供。
责任部门：体卫科。
11.职业资格鉴定考评表毕业生的职业资格鉴定考评表由教务处负责提供。
责任部门：教务处。
12．其他资料根据上级主管部门的通知，如有其他需要装档的资料另行通知。
二、装档程序及档案转递1．准备工作各毕业班班主任需在每年春季高考结束后，将本班参加春季高考及自主招生考试的毕业生名单上报学籍管理室，以便于准备高考学生的档案。