办公自动化软件在管理工作中的应用探析
企业办公自动化系统应用
浅析企业办公自动化系统应用摘要：在计算机技术飞速发展的今天，办公自动化系统已经在各类企业中得到了广泛的应用。
这种变化也对企业的信息化管理提出了新的课题，顺应这种变化需要企业在管理方面做出适当的调整。
关键词：办公自动化；应用；管理中图分类号：tp393 文献标识码：a 文章编号：1009-3044（2013）08-2005-03计算机技术的快速发展与广泛应用，推动了以计算机网络技术和数据库技术为基础的办公自动化系统的发展和普及。
办公自动化（office automation）是通过计算机技术在现代化办公流程中的应用，达到提高企业内的信息沟通效率、增强协同办公能力的目的。
1 办公自动化软件系统1.1 oa系统概述狭义的办公自动化即oa，是在企业中采用网络技术，以计算机为中心，结合现代化办公流程，通过快捷信息共享、高效协同办公，从而提高整个企业的办公效率。
关于oa系统的基础构架，可以分为三个逻辑层面。
最上层为表示层，主要是向oa的使用者展示界面，通过办公流程和接口完成指令，表示层包含能够显示数据的系统，比如，html表单、jps、java applet等。
中间层为应用层，是oa的使用者通过表示层获取数据需要调用的代码，包括安全系统、应用系统、技术平台等多个部分，可以根据其逻辑的独立性采取灵活的应用设计方案。
在技术上主要利用java语言、servlet和beans等，以组件包的形式将抽象功能、逻辑等分别打包，并统一规范为核心api，为表示层的访问提供确切的接口。
底层为数据层，主要用于实现统一的数据管理和数据交换。
一直以来，oa技术都在不断发展之中。
最初的net+关系型数据库（rdb）技术，其办公平台以简单灵活为主要特点。
sun的java+rdb 技术以其平台的开放性帮助oa系统的应用门类迅速扩大。
lotus于1989年推出的ibm lotus domino技术实现了协同办公应用。
基于soa设计理念，以j2ee+domino搭建的oa平台，在门户型的应用框架中支持实时协同办公，帮助用户实现了一体化决策，极大地提高了工作效率。
浅谈自动化办公系统在应用中遇到的问题
浅谈自动化办公系统在应用中遇到的问题自动化办公系统在现代企业中扮演着越来越重要的角色。
它不仅可以有效提升工作效率，降低成本，还可以改善工作环境，提升员工的工作满意度。
随着自动化办公系统的广泛应用，一些问题也随之而来。
本文将就自动化办公系统在应用中遇到的问题展开讨论，提出解决方案，以期能够更好地利用自动化办公系统。
自动化办公系统在应用中可能遇到的问题之一是系统的复杂性。
随着企业规模的扩大和业务的增多，自动化办公系统往往需要涉及到多个部门和多个环节，系统的功能和需求也变得越来越复杂。
在这种情况下，系统的维护和管理变得异常困难，而且需要大量的时间和精力。
为了解决这一问题，企业需要对自动化办公系统进行合理的规划和设计，避免功能的过度堆砌，同时对系统进行及时的维护和更新，保证系统的稳定性和安全性。
企业还可以考虑引入专业的IT团队或外包公司来进行系统的管理和维护，以减轻内部员工的负担。
自动化办公系统在应用中可能会遇到的问题是系统的兼容性。
随着新技术的不断发展和更新，企业在使用自动化办公系统的过程中可能会面临系统与其他软件或硬件设备的兼容性问题。
这种问题一旦出现，就会严重影响到系统的使用效果和功能，甚至导致系统的崩溃。
要解决这一问题，企业可以考虑采用开放式的系统架构，选择能够与其他外部软件或设备进行良好兼容的自动化办公系统。
企业还可以定期对系统进行升级和更新，确保系统的稳定性和兼容性。
自动化办公系统在应用中还可能会遇到安全性问题。
随着信息技术的不断发展，网络安全已成为企业面临的一大挑战。
自动化办公系统作为企业重要的信息化工具，一旦出现安全问题，就会对企业的机密信息和业务流程造成严重影响。
为了解决这一问题，企业需要加强对自动化办公系统的安全管理，包括设置严格的权限控制，加强数据加密和备份，定期进行安全漏洞扫描和修复等措施。
企业还可以考虑引入安全管理软件或系统，提高系统的安全性和可靠性。
自动化办公系统在应用中还可能会遇到用户接受度不高的问题。
办公自动化OA系统在企业信息化管理中的实践与应用
办公自动化OA系统在企业信息化管理中的实践与应用随着科技和信息技术的飞速发展，企业信息化已经成为企业管理中的重要组成部分。
办公自动化OA系统是一种集工作流程、文档管理、公文管理、会议管理、日程安排、人力资源管理、客户管理等功能于一体的信息化管理系统，是企业实现信息化办公的必备工具之一，在企业的发展过程中以及各个管理流程中都起到了不可替代的作用。
1.工作流程管理办公自动化OA系统中的工作流程管理功能可以根据企业的业务规则设置各个流程节点，包括审批流程、申请流程、报销流程等各种业务流程，可以自动化的协调企业内部的各个业务流程，提高员工和领导的工作效率。
系统可以自动将各个业务流程的进度进行记录，提高管理的透明度。
2.文档管理企业管理中，文档的管理十分重要，文档管理是企业自动化办公的重要组成部分。
办公自动化OA系统中的文档管理可以实现文件共享、权限管理、版本控制等功能，管理方便、透明，可以有效地提高企业的运作效率。
办公自动化OA系统在公文管理方面具有独特的优势，公文管理功能可以实现电子公文的完整生命周期管理，包括起草、审批、签发、公开、归档等全过程管理。
通过如此的管理方式，可以大幅度提高企业办公效率，在公文的发放、审批、签批等方面提供了非常大的方便。
4.日程安排在办公自动化OA系统中的日程安排功能可以为企业的每个人提供日程提醒、会议安排、周报月报制定等方面的支持，这样可以有效提高员工的运作效率，大大节约了时间，减轻工作压力，也提高了企业的整体管理能力。
5.人力资源管理企业中的人力资源管理是非常重要的，人力资源管理需要将人们资源进行合理的规划、分配、管理。
办公自动化OA系统中的人力资源管理可以为人们资源的岗位、工作内容、工作流程等方面进行规划和分配，可以制定考核制度，也能为员工的培训、评职晋升等方面提供支持。
1.提高运营效率企业的运营效率对企业的成本控制有着重大的影响，通过办公自动化OA系统的使用，企业能够大幅度提高效率，减少时间成本，提高企业管理的透明度，为企业运作的有效性提供支持。
办公自动化的应用痛点与改善策略
办公自动化的应用痛点与改善策略一、办公自动化的应用痛点办公自动化是指利用计算机技术和信息管理来提高办公效率和减轻工作负担的一种管理方式。
随着科技的进步，越来越多的企业开始采用办公自动化系统，但在实际应用过程中仍然存在一些痛点。
1.复杂繁琐的部署和维护：办公自动化系统一般由多个模块组成，需要进行复杂的部署和配置。
而且，由于企业规模不同，业务需求也各异，导致过度定制和维护困难。
2.缺乏系统集成：大部分企业使用了多个不同的软件和工具来完成日常工作任务，比如文档管理、项目管理、人力资源等。
这些软件之间缺少有效地集成导致信息孤岛问题。
3.数据安全风险：随着数字信息传输的迅速发展，信息泄露和数据被盗窃已经成为一个严重的问题。
办公自动化系统往往涉及到大量敏感性公司数据，如果安全措施不力则可能造成巨大损失。
4.员工接受度低：由于员工们对新技术的抵触心理，许多人对于新的办公自动化方式采取了抵制态度。
他们认为学习和适应这种新的方式会浪费时间，并且可能会降低工作效率。
二、改善策略虽然存在痛点，但是通过科技和管理的改进，可以有效地解决这些问题，并提高办公自动化系统的实用性和效率。
下面将介绍一些改善策略。
1.选用易部署和维护的系统：对于中小型企业来说，选择易部署和维护的办公自动化系统是十分重要的。
可以考虑云端解决方案，利用云计算技术来减少服务器配置和软件升级等繁琐工作。
2.实现系统集成：建立一个统一平台或者使用API接口来实现不同软件之间的无缝连接。
通过数据共享和集成可以提高信息流通效率，并减少因为信息孤岛所带来的问题。
3.加强数据安全措施：确保数据在传输、存储和处理过程中得到充分保护。
可以通过加密技术、身份验证控制、防火墙等措施来降低数据被窃取或泄露的风险。
4.培训和教育策略：为员工提供必要的培训和教育，使他们能够更好地适应和掌握办公自动化系统。
培训可以包括对系统功能和操作方式的介绍，以及与员工面临的现实业务问题相关的解决方案。
办公自动化系统应用
办公自动化系统应用1. 简介办公自动化系统是指通过计算机技术和网络信息技术来实现办公过程中的自动化和智能化。
它提供了一系列的功能和工具，帮助企业和机构高效地管理日常办公工作和流程。
办公自动化系统的应用范围广泛，可以用于各种办公场景，如办公文档处理、日程管理、会议协作、人力资源管理等。
2. 办公自动化系统的优势办公自动化系统的应用带来了许多优势，以下是一些主要的优势：2.1 提高工作效率办公自动化系统可以自动化许多重复、繁琐的办公任务，如文件归档、数据整理、日程安排等，极大地提高了工作效率。
员工可以更专注于核心工作，提高工作质量和效率。
2.2 信息共享与协作办公自动化系统提供了信息共享和协作的平台，可以实现实时的文件共享、多人协同编辑和在线讨论等功能。
员工可以方便地与团队成员协作，提高团队合作能力。
2.3 管理与监控办公自动化系统能够提供实时的数据统计和可视化报表，帮助管理者监控和管理工作进展。
通过数据分析，管理者可以及时发现问题并采取相应的措施，提升管理效果。
2.4 平安与可靠性办公自动化系统一般会配备数据备份和平安控制机制，保护企业的数据平安。
同时，系统会提供权限管理功能，确保只有授权人员可以访问和修改相关数据。
3. 办公自动化系统的应用场景办公自动化系统适用于各种办公场景，下面是一些常见的应用场景：3.1 办公文档处理办公自动化系统可以用于文档的创立、编辑、共享和归档。
通过系统提供的模板和功能，可以方便地创立各种类型的办公文档，如报告、合同、备忘录等。
同时，系统可以自动对文档进行版本管理和归档，方便日后的查阅和使用。
3.2 日程管理办公自动化系统可以帮助员工管理日程安排和会议安排。
员工可以在系统中设置日程和提醒，系统会根据设定的时间自动发送提醒通知，防止遗漏重要事项。
同时，系统还可以帮助员工协调各种会议，提供会议室的预定和会议议程的制定等功能。
3.3 人力资源管理办公自动化系统可以用于人力资源管理，包括员工信息管理、薪资管理、考勤管理等。
关于办公自动化软件在管理工作中的应用
科 —黑 总 ＝Ｉ —信 江 — ｌ 技 龙— ： ・
关于办公 自动化软 件在管理工源自 中的应用 宋影峰 （ 西 鑫 闽 网络 科技 工程 有 限公 司。 西 南 宁 ５ ００ ） 广 广 ３０ ０
摘 要 ： 了在新 的 时代 背景 下抢 占商机 ， 为 办公 自动化 软件 （ 称 Ｏ 又 Ａ软件 ） 企 业管 理 工作 中的 应 用显 得 尤为 重要 。无论 是政 府 机 关、 业 单位 还 是 在 事 私 营企 业 ， 字化 、 化 的 管理 手段是 提 高工作 效 率 、 强工 作合 理性 及持 续性 的重要 举措 。 数 现代 增 而在 这 过 程 中 ， 办公 自动化 软件 的广 泛应 用 ， 变 了企 事业 单 改 位的传统管理模式 ， 采用现代化信息手段进行 内部管理， 促使各项工作得以快速ｆ常运转。 ｔ ． 结合办公 自动化软件发展过程、 应用范围的演变、 价值体现、 应用
体会等， 多个角度进行阐述分析 ， 从 将办公 自 动化软件在 管理工作 中的重要性全面展现。
关键 词 ： 办公 自动 化 ； 办公 自动 化软件 ； 管理 ； 息 信
１办公 自动化软件的发展 ３． ．２沟通 １ 文档格式编辑。若文档内容需要修改， 自动化软 办公 ０ － ４软件是结合先进的管理思想，从广泛的用 及时进行信息的交流与共享， 例如消息提醒、 邮 件办公系统会自动显示修改痕迹 洳 修改的内容、 时 户需求中 抽象出 通用模型， 并利用群件技术开发的软 件通讯新 闻公告、 知识共享等等。 沟通是协同工作的 间、 修改者的姓名） ｏ 件产品。 其主要作用是提高组织内 部协作 效率、 信息 基 础。 ４ ４监控 效率， 并帮胁个 人 实现轻论 办公， 提高管理效率。 它是 ３ ． 同 ．３协 １ 监控是协同工作的有力保证。 办公自 动化软件 管理者借以实践对群体管理的工具，是组织网络办 以工作流管理为线索， 将人员、 信息等各项资源 办公是通过定义工作流程进行流转的， 协同的发起人 公、 协同办公的软件。 按一定的规则组合起来， 共同处理一组事件。 同时， 建 可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处 早期的办公 自动化软件主要完成文件的输入 立 起各 异 构系 统之间的 关联系统， 将各类管理数据 理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设 及简单的管理，实现了文档的共享及简单的查询功 进行抽取、 置。 转换， 参与流转。 能； 随着数据库技术的发展， 客户服务器结构的出现， ３． ．４监控 １ ５办公自动化软件的应用体会 ０ （ ｆｃ ｕｏ ａｉ ） Ａ ０ ｌ Ａ ｔ ｔｎ系统进入了ＤＢ ｌｅ ｍ ｏ ＭＳ的阶段 ； 工作过程的监督与控制、 工作流程状态、 处理时 首先， 使用该软阵后使管理工作变得轻松。 原因 办公 自 动化软件真正成熟并得到广泛应用是在 【 限等都是监控的内容之一。 一 有三． 且 信息流通快， 以前两三天处理的一个报告， 在 ｔｓｏｅ和 Ｍｉ ｏｏ ｘｈｎｅ ｕＮ ｔ ｓ ｃ ｓｆＥ ｃａｇ 出现以后 ， ｒ ｔ 所提供的 ３ ： ２办公自动化软件的管理价值 平台上可以压缩在 １ ｈ内完成； ｈ文件和工作都被自 工作流机制及非结构化数据库的功能可以方便地实 增强管理执行力是办公自 动化软件的管理价值 动、 有序的流转 ， 在办工作、 待办工作清晰明了， 相当 现非结构化文档的处理 、工作流定义等重要的 Ｏ 体现。从管理学的角度看， Ａ 办公自动 的价值主 于给使用者安排了一个虚拟秘书 ，大大减少了工作 功能 ．Ａ应用进 入了实用 化的阶 段；但随着管理 水 要是规范流程、 Ｏ 加强沟通以增强管理执行力。在实际 量 信息发布平台使无效会议减少。 平的 提高， ｔ ｅ 技术的出现， ［ｅ ｔ ｎｍ 单单实现文档管理 应用过程中， 办公自 动化软件的管理价值体现在以下 其次， 性 活性显著提高。２ 世纪福特汽 协作 ０ 和流转已经不能满足要求 ，Ａ的重Ｊ Ｏ 开始由文档的 四个方 面： 车创始人 首先倡 导的专业化分工的产业模式是—个 处理转入了数据的分析 ， 所说的决策系 ， 即 统 这时出 ３． ２１建立 内黼 讯平台 伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天， 部门 现了以 信息 交换平台和数据库 结合作 为后台， 数据处 平台上的员工通讯录、 在线交流功能使工作信 和部门、 环节和环节之间 协作效率高低就成为组织提 理及分析程序作为中间层 ， 浏览器作为前台（ 三层次 息得以 及时的传递， 保障工作的顺利进行。 办公自动化软件不仅 结构 ） Ｏ 的 Ａ模 式 ， 种模式下 ， 这 可以将 Ｏ 系统纳 人 Ａ ３． ． ２ ２建立信息发布平台 能够帮助企业建设无边界组织， 消除企业的信息死 由业务处理系统等系统构成的单位整体系统内， 可以 公告、 调查、 讨论的发布让信息准确无误地传递 角， 成为企业 Ｅ 下左右沟通润滑剂， 而且提高了企业 通过 Ｏ 系统 看到 、 、 到更全面的信息。 Ａ 分析 得 基于 到各个用 户。 部门问的协作能力， 增强了团队精神。 Ｓ结构 的办公 自动化 系统 ， 用于施工企业 的办公 自 适 ３ ３ 实现工作流转 的自动化 ． ２ 第三， 提高了管理效率。 在办公自动化软件平台 动化 ， 它涵盖 日常 办公管 理的基 本流． 较强 的通 具有 协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使 上， 可以了解每项业务、 每个职员的进度和状态， 了解 用性。 前国内此技术较为成熟的只有天络在线等几 用 。 目 哪些地方、 哪个环节有改善的余地、 挖掘的潜 ， 力 借此 家大型企 业。 ３ ４实现文件管理的自动化 ． ２ 提高 组织的工作效率和管理效率。 ２ 办公 自 动化软件应用范围的发展 通过 ０ Ａ办公平台进行电子公文的发布， 在协 第四， 规范性增强。 在办公自 动化平台上 ， 人的 直以来， 许多人对‘ Ｉ 办公自动化” 的理解有误 ， 同工作中设置专门的流程， 在文档管理中建立相应的 意志面珐 程宇运行，一切都得按照既定规则、 公 认为办公自 动化只 是政府机关的事。 实际上， 在市场 文件夹进行存档、 归档操作。电 子公文的实施取代了 司制度进行。同时， 杜绝了越权操作， 防范了 经营风 化的经济环境中， 企业面临着激烈的竞争， 企业成功 传统的公文传递方式， 不仅是传递方式的变革， 还是 险， 增加了监督性。 与否最终取决于企业人员是否可以快速、 有效地协调 管理意识的改变； 除此之外 ， 文档管理还可以进行文 最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自 作业。 而办公自动化系统是企业的数字神经网络的重 档的共享和借阅， 方便地实现了知识的共享。 动化可以使优秀员 工的思想技能不断积累； 能即时管 要部分 ， 没有一个快速反应的神经网络的协助， 任何 ４办公 自动化软件在公司的应用 理、 更新每个 部门的各种资料咖 客户资料） ， 使企业最 企业将难以获得长期、 稳定、 快速的发展。 ｌ连接 大限度地降低 ＾员离职日 带来的人事威： 寸 本。 随着企 业对 “ 自动 化” 的进一步 加深 ， 办公 理解 就厂 区而言 。 司下属 厂、 公 机关处室 地理 位置较 结束 语 越来越多的企业已经把办公自动化提到日程 Ｅ 很 分散， 来， 不方馁＿告、 报 文件等资料的递送和传阅。 使用了 第二次浪潮的到来使得对效率的追求正在演变 多企业都在不同的层次上实现了办公 自动化。事实 办公自动化软件后， 将分散在局域网的各个分厂和机 成整体竞争能力的衡量标准。 科技的进步使得企业可 上，有—些企业已成功地实施 ＭＲ Ｐ或 Ｅ Ｐ系统， Ｒ 他 关处室的电脑连接起来， 在厂区形成了—个依托网络 以 借助计算机技术提升效益。Ｅ Ｐ Ｒ 实现企业的资源 们在生产、 经营数据的收集、 分析、 处理方面已实现了 而存在的虚拟办公场所。 效率， 则务软件实现企业的资金效率， 办公自动化软 自 动化。但是， 一般的 ＭＲ Ｐ或 Ｅ Ｐ系统并没有在办 Ｒ ４ ： ２沟通 件则提升企业的信急效率、 协作效率、 办公效率和管 公、 行政事务方面， 提供计算机处理功能，ｒ－ Ｅ）面的工 ｂ 通过办公自动化软件办公平台的在线交流、 信 理效率， 成为组织提升整体竞争能力的必需品。 作， 只能依旧利用手工进行 不能全面实施办公 自动 急提 醒做 到新 的协 同 、 新 的公告发 布均会 有—个 有 参考文献 ． 化， 工作、 生产效率难以得到进一步提高。 红色的信息提示弹出） 功能可以及时地将最新的信息 ［盛宇华＇ １ ］ 朱晓峰企业办公自动化管理系
学习并运用办公自动化系统和软件
学习并运用办公自动化系统和软件工作总结一、引言在过去的一段时间里，我一直致力于学习并运用办公自动化系统和软件。
通过这一过程，我深入了解到办公自动化系统的重要性和作用，也提升了自己的专业能力。
本文将就我在学习和应用办公自动化系统和软件方面所取得的成果进行总结。
二、学习办公自动化系统与软件1. 学习目的与意义在信息化快速发展的时代，办公自动化系统的学习具有重要的意义。
它能够提高工作效率、减少人力成本、优化数据管理等。
因此，我意识到学习办公自动化系统是自我提升的必经之路，有助于提高工作效率和质量。
2. 学习内容与方法我积极参与培训和学习，系统学习了常见的办公自动化软件，如Microsoft Office套件、谷歌文档、WPS Office等。
通过课程学习、实践操作和查阅相关资料，我全面了解了办公自动化软件的基本操作和高级功能。
三、办公自动化软件的应用1. 文字处理软件通过学习，我发现办公自动化软件中的文字处理软件能够极大地提高我的工作效率和质量。
我掌握了文字处理软件的基本操作技巧，能够快速编辑、排版和修订文档。
在编写报告、制作表格和编辑文件时，我能够更加高效地完成任务。
2. 电子表格软件电子表格软件是办公自动化中非常重要的一部分。
我利用电子表格软件对数据进行录入、整理和分析，有效地提升了数据处理和管理的准确性和效率。
我不仅能够制作完善的表格，还能够根据需求进行数据分析和绘制图表，进一步提升了数据的可视化和分析能力。
3. 演示软件在学习办公自动化系统和软件中，我还学会了使用演示软件来制作和展示幻灯片。
通过运用演示软件，我能够设计具有吸引力的幻灯片，使得我在工作交流和报告汇报中能够更加生动、简洁地表达自己的观点和内容。
四、应用总结1. 提高工作效率学习并运用办公自动化系统和软件，使我能够更加高效地进行文字处理、数据分析和幻灯片制作。
通过系统的学习和实践，我能够更加快速地完成任务，节省了大量的时间和精力，同时提高了工作质量。
作业三：办公自动化软件应用现状调查2
办公自动化软件应用现状调查一、办公自动化软件办公自动化是把计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学结合在一起，把基于不同技术的各种先进办公设备有机地组合起来，使办公系统具有高效率地综合处理各种办公信息的能力，从而大大提高办公效率、办公质量及决策科学水平的综合性技术。
办公自动化包括数据处理、管理信息系统（MIS）和决策支持系统（DSS）三方面的内容。
1、办公自动化的特点（1）办公自动化是综合多门学科的发展迅速的新型学科。
（2）办公自动化是人机会话的信息系统。
（3）办公自动化应实现对文字、数据、语音、图形和图像等信息的一体化处理过程。
（4）办公自动化以提高办公效率和办公质量为目的。
2、办公自动化系统的硬件设备：计算机、计算机网络和通信线路、各种专用设备（如打印机、显示器、绘图仪、传真机、电传机、电话、扫描仪、文字识别器、语音识别器、语音发生器、光笔等。
3、办公自动化的主要业务有：文字处理；电子邮件；数字、表格处理；电子会议；语音处理；文档管理和资料检索；图形图像处理。
4、办公自动化软件的应用价值（一）连接通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。
（二）沟通及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。
沟通是协同工作的基础。
（三）协同以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。
同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。
（四）监控工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。
二、办公自动化软件的管理价值增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。
从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。
在实际应用过程中，办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。
（一）建立内部通讯平台平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。
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办公自动化软件在管理工作中的应用探析
摘要：当计算机还没普及时，办公室管理工作往往需要大量人工来操作。
现在计算机已经被运用到各个领域，并且许多工作开始了软件化处理，例如办公室管理工作，自动化软件会帮助办公室工作者在短时间内正确地处理好某些事务。
关键词：办公自动化软件；管理工作；应用探析
中图分类号：tp317.1
在办公室工作中，有大量的资料记载、文摘采摘、档案保存、数据统计等等，如果像以前那样用人工处理的方式，则需要大量的人力和时间，而自动化软件能够在工作质量提高的前提下，大大增加办公室工作人员的工作效率，并且减少工作人数。
因此学会办公自动化软件在管理工作中的使用，对提高工作效率和质量，都有好处。
1 办公自动化软件及其作用
办公自动化软件是指具有文稿编排、图形和表格绘制、数据统计处理等作用的办公室软件，目前最流行的是oa、wps、excel等office 系列的计算机软件。
办公室管理工作涉及到文案写作、数据记录和保存、文案修改等等。
把办公自动化软件用于管理工作中，相比以前的人工处理，主要有以下优点：
1.1 节约时间和资源
在自动化软件的使用中，文章编写只需要打字，该速度远远快过用笔书写，特别是输入法智能化的今天，有时候输入一个词只需要按两、三个键；同时文章中某部分的修改，也是在电脑台前进行删
除、增加，无需重新再写一遍；当文档需要传递时，可以通过网络传输，仅仅需要几秒时间，这个过程大大节约了时间的耗费。
同时，在文字记录、修改、保存、备份几个过程当中，完全使用计算机处理，节约了许多纸张和笔墨。
1.2 消除了空间隔离
由于办公自动软件具有网络传输的功能，整个单位之间的文件传输，只需要通过网络进行，即使双方空间距离较远，也不影响传输的时间。
以前没有办公自动化软件时，企业单位工作人员之间的文件案例传递，需要在空间上靠近，如果其中有一方出远门了，往往文件传递存在空间上的问题。
随着办公室软件的不断改进和升级，其功能更加丰富完善，为办公自动化提供了更多的便利。
2 办公自动化软件在管理工作中的应用
办公室自动化软件较多，不可能一一详细介绍它们的功能和优点，虽然不同的办公自动化软件各有其特点，但它们都有一些共同的功能。
了解其中一种系列的办公自动化软件的功能和特点，就很容易了解其他类型的自动化软件的使用了。
2.1 实现单位文件的加密传输
部分文字内容涉及到部门或者企业单位的机密时，如果以档案袋的形式传递，很容易泄露秘密，办公软件有很好的加密技术，例如wps程序，可以通过设置密码实现文档的加密，使用者必须输入密码之后才能看到文档里面的内容。
oa办公系统还可以实现在企业单
位内部的邮件发送，通过管理员密码登陆客户端，增加了文件内容的安全性。
在企业单位中，不少管理工作属于机密，如果不留心做好保密工作，有时候工作的心血可能会白费。
2.2 表格排版和数据统计
企业单位办公很多时候需要用到表格，需要对数据进行收集、统计和对比，如人事管理、产品生产和销售统计、市场调查分析等，这些工作都需要对大量数据进行存储、处理，需要繁琐的统计计算。
excel强大的表格数据编辑、计算、统计分析以及各种报表的自动生成功能，不仅使数据显示一目了然，而且方便修改，减少了很多重复性的劳动，使办公变得简单轻松。
2.3 网络审批文件
以往的办公室管理工作，需要做记录和文件审阅时，要用纸和笔。
而使用办公自动化软件，管理工作者可以利用计算机办公软件进行文件的编写、传输和审批。
通过邮件的收发实现同事之间、上下级管理者之间文件的传递，整个过程管理人员不需要离开办公室。
而且办公自动化软件具有检索、比较和检查全文错误语句的功能，使某些测试、管理工作检查等审批，变得简单快捷。
3 使用办公自动化软件注意事项
办公自动化软件并非很难使用，但是要想更好地利用其功能提高工作效率，还要注意一些细节。
同时除了掌握软件的基本功能外，还要尽可能了解其他功能的使用，这样可以达到事半功倍的效果。
管理工作使用办公软件需要注意以下几个方面：
3.1 选择最佳软件
不同的办公工作需要不同的软件，以office2007为例，文案写作使用word2007，表格编辑采用excel2007，教学课件制作一般使用powerpoint。
同一个系列的不同办公软件是为不同办公工作量身设计的，从风格、功能来说有很大的区别，而不同系列软件中具有相似功能的软件也各有其优缺点。
因此，正确选择软件是做好办公管理工作的第一步。
3.2 善于利用软件功能
一个办公软件往往有很多功能，许多人只注意跟自己工作一定有关系的几种功能，而忽视了其他一些可以帮助自己把工作做得更快做好的辅助功能。
例如word2007中有检查字符错误、设置页数、邮件合并等等很实用的功能但却很少有人使用。
并非办公软件具备的大量功能在管理工作中都需要使用上才能够完成工作，但学会一些可以提高工作效率的功能和技巧，无疑是对管理工作有利的。
3.3 注意防毒安全
很多办公室管理人员不了解，办公软件偶尔也会携带病毒，并且破坏电脑系统，因此需要注意对办公软件和文档进行查毒处理。
一般来说，在收到一份办公软件或文档之后，就需要对其进行查毒，以确保文件安全。
很多时候，一台电脑里有企业单位的大量内部资料，一旦因病毒入侵导致这些文件受到破坏或者泄露，都可能给企业造成巨大损失。
有很多人都以为，病毒只会感染exe为后缀的程序，其实，病毒还能藏在以doc为后缀的文档当中。
养成收到新的
文件就查毒的习惯，可以保护企业单位的系统的安全。
另外，不少人喜欢用企业单位的计算机来下载电影和游戏，而这往往容易感染病毒。
可见，要保证办公自动化系统和企业单位内部重要资料的安全，必须加强防毒意识。
3.4 经常备份
在办公自动化软件使用时，如果出现编写错误，可以直接在原文上修改，所以很多人都只保留一份文档。
然而，计算机系统也可能随时出现问题，如软件或硬件系统的故障等，其后果可能导致重要文档资料的破坏或丢失，给企业单位造成重大损失。
所以，有必要及时把文档备份。
养成备份的习惯对于使用计算机来工作的人是特别重要的。
备份文件可以使用可移动盘如移动硬盘、u盘或光盘等。
以上四点注意事项，往往是第一次接触办公自动化软件的管理人员容易忽视的地方，而这些问题有时对于管理工作者或者企业单位来说，是致命的。
因此每一位使用办公自动化软件的管理工作人员，都需要注意这些问题。
4 结束语
在办公自动化普及的今天，许多企业单位在招聘时要求应聘者具有使用该系列软件处理事务的能力。
了解自动化软件的功能和学会在办公室管理工作中运用这些软件，可以节约工作时间，提高工作质量，对实现企业单位高效工作，有很重要的意义。
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