浅论企业管理中的秘书人才定位
秘书的定位
秘书的定位一、秘书工作概述秘书是指为主管领导层及其机构队伍提供秘书服务的具有行政辅助、文件管理、协调沟通、安排会议等职责的专业人员。
秘书作为企业或组织的重要管理助手，需要具备高度的职业素养、专业知识与技能。
秘书本职工作包括以下几个方面：1. 行政助理工作：为主管领导处理日常行政事务，如接待来访客人，协助领导完成邮务、文件复印、传真等日常管理工作。
2. 文件管理工作：按照文件的规定，进行文件的分类、编制、审核、传阅、存档、销毁等工作。
确保文件的保密性和可查性，提高工作效率。
3. 协调沟通工作：为主管领导与不同部门之间的沟通和协调工作，建立良好的内外部沟通机制，使企业管理工作更加顺畅。
4. 会议安排及秘书工作：为主管领导进行会议准备和安排工作，包括会议议程制定、通知发出、资料准备、记录会议过程及会后跟进等工作。
二、秘书的定位秘书作为企业或组织的重要管理助手，需要具备一定的素质和能力。
秘书的定位首先是服务于领导，帮助领导高效地工作，促进领导层与员工之间的沟通和协调，使企业目标更早地实现。
其次，秘书需要具备很强的协调沟通能力。
在日常工作中，秘书需要与各部门、企业客户等人员进行沟通和协调，使企业的各项工作更加顺畅。
秘书还需要很好的沟通能力，与领导保持良好的关系，在领导与员工之间起到很好的桥梁作用。
最后，秘书应该具备高度的职业素养和专业技能。
随着企业管理的越来越复杂，作为企业管理助手的秘书担负着越来越重要的任务，需要具备全面、灵活、敏捷、熟练处理某些事务的实际操作技能。
三、秘书的职业素养1. 机智聪慧：秘书需要具备敏锐的观察力和判断力，能够处理复杂的问题并及时作出准确的决策。
2. 勤奋努力：秘书的工作需要非常勤奋和专注，以促进领导的工作顺利地进行，从而使企业的方向达到预期目标，需要非常投入和尽力。
3. 具有服务意识：作为领导服务的执行者，秘书要具有良好的服务意识与服务意识，以提供最好的支持和服务管理层。
4. 保持机密：秘书应该具有高度的责任感和保密意识，对机构领导任职和核心机密要始终保守和保密。
演讲笔者眼中的企业领导秘书——职能解析与角色定位
演讲笔者眼中的企业领导秘书——职能解析与角色定位职能解析与角色定位随着现代企业越来越复杂，企业领导人的角色也在不断发生变化。
在这种情况下，企业领导秘书已经变得越来越重要，成为了企业管理层的核心成员之一。
但是，在很多人眼中，企业领导秘书依然是一个神秘的职业，在他们的印象中，企业领导秘书只是负责发发邮件，接接电话，协调一些杂事。
那么，真正的企业领导秘书是怎样的呢？职能解析和角色定位是怎样的呢？职能解析企业领导秘书是企业管理层的核心成员，主要职责是为企业领导人提供全面、高效、优质的协助和支持。
其职能具体包括以下几个方面：1.策划和组织企业日常工作，为企业领导人安排一切工作事项，协调各部门工作进度，确保各项工作有序进行。
2.代表企业领导人与内外部联系，处理日常事务，包括会议安排、商务洽谈、客户招待等。
3.组织和协调企业各种活动，制定活动方案、规划活动流程、安排人员、预算及活动宣传等。
4.管理和维护企业贵宾接待工作，为企业来访客户、领导人、商业合作伙伴提供高效的接待服务。
5.为企业领导人提供科学、准确、全面的信息服务，收集各类信息并进行分类整理和分析，为领导人决策提供必要的参考依据。
6.为企业领导人提供权威、专业、有效的谘询服务，为其管理、决策和战略规划提供咨询建议。
7.维护企业领导人形象，对外宣传企业领导人及企业形象，在社交媒体等各种渠道宣传企业品牌形象。
角色定位除了以上职能之外，我们还需要看看企业领导秘书在企业管理层中的定位，这个角色定位会对企业领导秘书的职能和角色有一个更为清晰的理解。
1.运筹帷幄的“智囊”企业领导人的日常工作非常繁忙，需要有一位“智囊”来对企业的走向进行分析和建议。
这时，企业领导秘书就扮演了这样的一个角色，他可以根据企业领导人的要求，了解企业的发展趋势，分析各种市场风险，制定相应的应对策略，为企业领导人的决策提供参考。
2.高大上的“形象代言人”企业领导秘书还必须是一个形象、素质、综合能力俱佳的人才。
《浅谈秘书角色的定位》
《浅谈秘书角色的定位》摘要进入21世纪，随着我国改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，秘书工作者的角色也由传统向多样化转变，文章从秘书一词的定义而引出秘书的角色定位问题，了解社会对秘书工作者职业道德、工作伦理、社交礼仪及办文、办事能力的要求以及秘书工作者在与领导相处过程中产生的心理问题作出分析，以便更好的实现其角色的转化，更好的融入工作环境，成为一名专业而成熟的秘书工作者。
[关键词]秘书；角色；定位进入21世纪，特别是中国假如wto后，我国的改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，社会对秘书工作者的要求也随之提高，而如何成为一名专业而成熟的秘书人员所需的第一步就是做好秘书的角色定位工作。
在社会中，有相当大一部分人对秘书的角色存在着错误的理解，认为秘书是领导的高级保姆，认为其不需要专业的技能，学会察言观色即可，而在现代社会中，方国雄教授曾经在《秘书学》一书中提到：秘书是领导者，主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事等为主要这能，是领导者的参谋和助手。
因此，秘书作为一种特定的社会角色，不仅有自己重要的工作内容，而且有自己独立的人格，秘书人员是依靠自己的知识、能力和勤奋的工作塑造自己的人格形象的，而秘书人员由于处在一个单位中的中枢位置，要参与单位的许多重要活动，秘书人员对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研、也可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽中，因此有人形容秘书人员应该是“眼观六路，耳听八方”的这并不是一种夸张，而是秘书工作的真实写照，因此如何定位秘书角色成为其关键。
而秘书的角色定位要从做人和做事做起。
一、做人做人首先强调两个方面，分别是人品和人样，所谓人品就是人的品质和道德修养，俗话说：要做事先学做人，而在职场上强调的做人的关键环节就是职业道德。
秘书人员的职业道德则显得尤为重要，秘书是公司服务的办公室人员，最关键的是要以公司为荣，为公司效力，为公司尽力，即所谓的“尽仁”、“尽义”、“尽礼”、“尽智”、“尽信”。
企业管理中秘书的角色定位分析
2022018.5MEC 管理方略MODERNENTERPRISECULTURE在现在的企业管理中秘书的重要性越来越凸显，其角色定位的科学性和准确性直接影响着管理者决策和工作效率，同时，对秘书自身的发展也有很大的促进作用。
秘书的角色定位不是固定不变的形式，而是随着企业发展和经济发展不断变化的动态形式，因此，在企业管理中一定要注重秘书角色定位的客观性和科学性。
一、秘书工作在企业管理中的性质要想对秘书角色进行科学定位，首先应该正视其在企业管理工作中的意义。
随着社会和经济的发展，秘书本身的角色也逐渐发生了很大的变化。
现代企业秘书工作的主要具有以下几个特征：（一）机要性在企业管理中，秘书与企业领导的关系最为亲近，因此也最了解企业领导的习惯；同时，在企业中秘书与企业内各部门员工都会进行相应的交涉，因此对公司的情况掌握的也最多。
所以，秘书会掌握企业的很多秘密，因此要加强对其进行纪律约束，否则企业机密将很容易泄露。
（二）辅助性企业的领导者和管理者是一个企业的核心，而秘书则主要进行外围的辅助工作。
秘书的工作主要是为企业领导服务的，也是需要企业领导将其发挥出来。
所以，在企业管理中需要领导着和秘书的工作是相辅相成的，只有相互间的默契协调才能提高两者的工作效率，进而创造更多的企业效益。
（三）综合性由于秘书的工作主要是为领导的工作需求服务的，所以涉及到很多的方面，内容繁杂琐碎，具有较强的综合性。
二、秘书在企业管理中的作用现在的企业管理已经不同于计划经济时代，现在的企业是竞争的企业，只有提高自身的综合实力和对信息的把握，才能在激烈的竞争环境中脱颖而出。
企业领导做出决策的主要依据就是社会信息和行业信息的了解和掌握。
作为秘书对企业领导的服务就需要将市场信息和社会信息进行收集和整理，然后呈报给领导着供其决策，同时，领导在进行决策时秘书要作为重要的协助者参与进来而非表决者。
在为领导着决策方案准备信息资料时，一定要严格围绕着决策的目标进行收集和分析，并且一定要保障资料信息的客观性和准确性，最后再协助企业领导进行信息分析，并提出建议。
论秘书的角色定位
论秘书的角色定位秘书的角色定位是一个变化发展的过程，这将直接关系到企业的发展，领导的工作效率。
错误的定位不仅会影响企业的发展，同时也会限制自身的发展与进步。
秘书是领导的参谋与助手，许多工作需要通过秘书来完成，因此，秘书的辅助性对领导相当重要。
人们形象的将秘书称为领导的“左右手”。
在美国人们评价秘书的职业水平，往往要看一个秘书减少领导压力的程度，标志着秘书充当助手的努力地成效。
作为一个成功的秘书，首先要知道自己在本单位担当的角色，为自己进行正确的角色定位，在其位，谋其职。
秘书的首要工作就是要服务领导，是领导的参谋助手。
随着市场经济竞争的激烈化，领导的决策者接关系到公司的利益存亡，这时的决策就要有个人决策转变成民主决策。
秘书作为企业中与领导关系最为亲近的人，当然也是最清楚领导的想法，所以当领导决策犹豫时，秘书要及时提供意见，出谋划策。
同时，党领导决策失误时，秘书也要为其敲响警钟。
其次秘书在企业中就是将领导的意思传达给员工，将员工信息表达给领导知道，这就使得秘书起着上传下达的桥梁作用，确保了企业相关部门的运行。
在企业管理中，不管是其决策作用的领导，还是提供意见的普通员工，同需要团结一致。
而秘书是作为沟通上下的之间的桥梁，负责事务联系，将领导的意思准确的表达给员工，又将员工的工作信息反馈给领导，协调企业内部人员之间的关系，密切领导与员工的关系。
最后秘书工作不仅是对内，对外也要尽职尽责。
秘书在企业与企业之间扮演着合作与沟通的角色。
企业要发展就必须与其他企业进行合作，这就需要一个沟通的角色。
所以，秘书要做好准备工作，及时与合作方沟通联系，取得对方的信任和认同．使双方的企业合作实现利益最大化。
作为一个优秀的秘书，强化工作能力才是王道，在任何时候最好具备外交家的平衡能力，口风严紧，不该说的话只字不提，面对权位要有平常心；在为人处事方面要端庄大方举止得体，善于和人沟通，有亲和力；最后还要做一个无情的女人。
任何时候都要爱岗敬业，工作脚踏实地。
论秘书的角色定位及价值取向
论秘书的角色定位及价值取向秘书作为现代组织和企业中不可或缺的角色，承担着重要的职责和责任。
秘书的角色定位和价值取向可以从多个方面来进行分析和探讨。
首先，秘书作为领导的得力助手和执行者，其角色定位是为领导提供全面、准确和及时的信息和资料，帮助领导做出科学的决策。
秘书需要具备一定的信息搜集和整理能力，能够及时了解组织或企业内外部的动态情况，并将信息加工后反馈给领导。
同时，秘书还需要具备良好的组织协调能力，协助领导安排日常工作和会议安排，确保各项工作顺利进行。
其次，秘书的角色定位还包括为领导提供高效的行政支持。
秘书需要具备熟练的办公技能，能够高效地处理日常文书工作，如起草、修改和归档文件、报表等。
此外，秘书还需要具备较强的沟通和协调能力，能够与各级部门和员工良好地沟通，协调内外部资源，确保工作的顺利开展。
再次，秘书的角色定位还包括秘书作为组织和企业的形象代表。
秘书是组织和企业对外沟通的窗口和纽带，承担着维护和提升企业形象的重要责任。
秘书需要具备良好的表达能力和仪态素养，能够代表企业与外部客户、合作伙伴进行交流和协商，传递企业的价值观和形象。
此外，秘书在组织内部还起到重要的人力资源管理和培训指导的角色。
秘书需要了解组织的人力资源需求并与人力资源部门进行合作，负责人员招聘、培训和绩效评估等工作。
同时，秘书还可以对员工进行岗位培训和指导，帮助其提升工作能力和素质。
总结来说，秘书的角色定位和价值取向主要包括：为领导提供全面、准确和及时的信息和资料；为领导提供高效的行政支持；作为组织和企业的形象代表；在人力资源管理和培训指导方面发挥重要作用。
秘书作为组织和企业中的重要一员，具有重要的职责和责任，需要具备较高的专业素养和综合能力。
通过积极学习和不断提升自己的能力，秘书可以不断适应和应对组织和企业的需求变化，发挥更大的作用。
公司秘书角色定位分析
公司秘书角色定位分析公司秘书角色定位分析一、引言公司秘书一直以来都扮演着重要的角色，是公司运营顺畅的重要保障。
随着时代的发展和企业环境的变化，公司秘书的角色定位也在不断演变。
本文旨在分析公司秘书的角色定位，从而帮助企业了解如何充分发挥公司秘书的作用，提高工作效率和公司竞争力。
二、公司秘书的职责公司秘书是企业内部的核心管理者，负责协助执行高层决策，并保证公司行政管理的顺畅进行。
公司秘书的职责主要包括：1.协助高层管理者开展工作：公司秘书负责高层管理者的日常事务，解决各类行政问题，并协助领导制定和实施公司发展战略。
2.组织安排公司会议：公司秘书负责组织各类公司会议，包括董事会、股东大会等，确保会议的顺利进行，记录会议讨论和决议，追踪会议决议的执行情况。
3.公司法律事务管理：公司秘书负责公司的法律事务管理，包括与律师事务所合作，起草和审查合同、协议等，确保公司的合法与合规。
4.文件和档案管理：公司秘书负责公司文件和档案的管理，包括保管、整理、归档和检索，确保文件和档案的安全和保密。
5.与外部联系协调：公司秘书作为公司对外的重要代表，负责与外部合作伙伴、政府机构以及媒体等的联系和沟通，维护公司的形象和声誉。
三、公司秘书的角色定位随着公司环境的变化和管理理念的演进，公司秘书的角色定位也在不断调整和优化。
传统意义上，公司秘书主要是高级管理层的助手和执行者，但如今，公司秘书的角色不仅局限于此，还需要具备以下几个方面的能力和特点：1.战略规划者：公司秘书需要积极参与公司的决策制定和战略规划，为高层管理者提供重要的决策依据和建议。
他们需要了解公司的业务模式和市场趋势，熟悉公司的发展战略，为公司提供长期发展的规划和建议。
2.协调者和沟通桥梁：作为公司内外部联系的纽带，公司秘书需要与各个部门和团队保持密切合作，促进信息流通和资源共享。
同时，他们还需要与外部机构和合作伙伴保持良好的沟通和合作关系，为公司创造更多的商机和合作机会。
浅谈秘书角色的定位
浅谈秘书的角色定位摘要进入21世纪，随着我国改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，秘书工作者的角色也由传统向多样化转变，文章从秘书一词的定义而引出秘书的角色定位问题，了解社会对秘书工作者职业道德、工作伦理、社交礼仪及办文、办事能力的要求以及秘书工作者在与领导相处过程中产生的心理问题作出分析，以便更好的实现其角色的转化，更好的融入工作环境，成为一名专业而成熟的秘书工作者。
[ 关键词] 秘书；角色；定位进入21世纪，特别是中国假如WTO后，我国的改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，社会对秘书工作者的要求也随之提高，而如何成为一名专业而成熟的秘书人员所需的第一步就是做好秘书的角色定位工作。
在社会中，有相当大一部分人对秘书的角色存在着错误的理解，认为秘书是领导的高级保姆，认为其不需要专业的技能，学会察言观色即可，而在现代社会中，方国雄教授曾经在《秘书学》一书中提到：秘书是领导者，主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事等为主要这能，是领导者的参谋和助手。
因此，秘书作为一种特定的社会角色，不仅有自己重要的工作内容，而且有自己独立的人格，秘书人员是依靠自己的知识、能力和勤奋的工作塑造自己的人格形象的，而秘书人员由于处在一个单位中的中枢位置，要参与单位的许多重要活动，秘书人员对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研、也可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽中，因此有人形容秘书人员应该是“眼观六路，耳听八方”的这并不是一种夸张，而是秘书工作的真实写照，因此如何定位秘书角色成为其关键。
而秘书的角色定位要从做人和做事做起。
一、做人做人首先强调两个方面，分别是人品和人样，所谓人品就是人的品质和道德修养，俗话说：要做事先学做人，而在职场上强调的做人的关键环节就是职业道德。
秘书人员的职业道德则显得尤为重要，秘书是公司服务的办公室人员，最关键的是要以公司为荣，为公司效力，为公司尽力，即所谓的“尽仁”、“尽义”、“尽礼”、“尽智”、“尽信”。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第6卷第2期2008年6月淮海工学院学报(社会科学版)Jo urnal of H uaihai Institute of T echnolog y(Social Science E dition)Vo l.6 N o.2June2008文章编号:1008 3499(2008)02 0121 03浅论企业管理中的秘书人才定位*段德娟(连云港市煤炭工业公司,江苏连云港 222002)摘 要:从在企业管理中的信息准备过程、领导决策过程及决策实施过程中的作用入手,分析了秘书人才在企业管理中扮演的角色和发挥的作用,指出现代企业管理对秘书人才提出了更高的要求,秘书人才应做到服务观念创新、工作内容创新、角色意识创新;并对秘书人才的角色定位对企业发展的影响进行了探讨。
关键词:企业管理;秘书人才;角色定位中图分类号:C969 文献标识码:A随着我国市场经济的进一步深化和企业市场化的逐步成熟,现代企业的组织结构日趋扁平化,现代化管理将许多中层管理职位削减,然而 秘书这个职位却在现代企业国际化、集团化、信息化、知识化的今天更显得不可或缺,秘书人才尤为重要。
据北京、上海两市人事局统计,从1995年起至今,企业秘书一直都是两市十大紧缺人才之一。
企业管理是以领导者为主导中心,秘书为辅助外围,因此秘书的工作具有辅助性。
但是,主辅运作协同,是领导发挥秘书作用和秘书服务于领导工作的共同需要,只有秘书与领导工作主辅协同、配合默契,才能有效地提高工作效率和企业的效益。
这就要求企业秘书人员提高自身素质,找准角色定位。
一、秘书人才在企业管理中的作用(一)在信息准备过程中的作用信息是决策的依据和必要条件,没有信息,就没有科学决策。
因此,收集信息就成为了秘书的一项重要工作。
秘书进行市场调查是针对客观环境的数据收集和情报汇总,在调查的基础上对客观环境收集数据和汇总情报的分析、判断,为企业目标服务。
(二)在领导决策过程中的作用在领导的决策过程中,秘书不是主持者和表决者,而是重要的协助者,要为领导提供各种信息,设计多种决策方案和提出修改决策的建议。
当领导酝酿决策方案时,秘书人员要围绕领导已定的决策目标,收集和处理有关的信息,充分调查研究,广泛听取各方面的意见,准确及时地向领导反映,并且协助领导去组织和协调各方面的力量,对各种备选方案反复进行比较、鉴别,将结果加以分析综合,报告领导供决策参考,为领导拟定备选决策方案。
(三)在决策实施过程中的作用决策在实施过程中,秘书是重要的协调角色。
秘书处于中枢环节,又是领导的助手、参谋,在决策实施过程中,要有效地发挥其协调职能,保证决策实施顺利进行。
在领导和员工,上级和下级之间,秘书要如实反映下级的情况和要求,全面传达贯彻领导人的指挥意图,使上下级之间保持协调统一。
秘书的协调辅佐,在决策实施中对于保持组织的合力,确保决策方案的顺利实施,起着有效的促进作用。
二、现代企业管理的高要求促使秘书人才确立新的角色定位(一)服务观念创新,适应改制后企业的要求近年来,我国的国有企业进行了改制改革,使企业成为产权关系明晰的法人实体;按市场需求组织生产的生产单位;面向市场创造利润的经营实体。
企业与政府,企业与社会的关系都发生了很大的变化,这一变化必然影响到在企业中起参谋、服务、协调作用,承担着为企业经理办文、办会、办事职责的秘书人员及其秘书工作。
作为秘书人员,首先必须转变传统服务观念,尽快适应现代企业制度的要求。
1 转变思维方式,抓住工作中心 长期以来,由于体制的原因,我国的秘书人员基本上形成了一*收稿日期:2007 09 20;修订日期:2008 05 22作者简介:段德娟(1968-),女,吉林辽源人,连云港市煤炭工业公司政工师,主要从事企业管理与企业文化方面的研究。
套 唯上的思维方式。
养成了按红头文件办事的习惯,领导怎么说,秘书就怎么干。
改制后,企业以市场为导向,独立自主地进行经营决策。
为此,秘书人员必须改变思维方式,将 唯上的思维方式改为以市场为导向的思维方式,树立起经营意识和市场竞争意识,积极介入企业的经营活动,主动参加市场调研和预测分析,为企业决策服务。
2 转变价值观念,实现自身价值 传统的秘书是一种 行政职位,属于干部编制。
企业领导按干部标准选择秘书,秘书人员也往往把这一职位作为今后发展的一个阶梯。
改制以后,企业与行政部门的关系逐渐被割断,企业不再套用行政级别,取消了企业管理人员的国家干部身份。
由此,企业秘书人员的自身价值观念也要发生转变。
秘书不再是一种 行政职位,而是一种职业,选择秘书职业不再是进入干部编制和提升的阶梯,而将成为一种实现自身价值或谋生的终身职业。
3 转变服务观念,找准服务对象 传统的企业是大而全,作为企业领导既要管企业的生产经营,又要管好职工的生活,诸如医疗、保险、待业就业、养老等。
同样,秘书工作既要为领导服务,又要为职工服务;既要为生产经营服务,又要为职工生活服务。
改制以后,秘书人员仅仅受聘于经理,对经理负责,在经理的指导下开展工作。
为职工及职工生活服务的工作由社会系统所代替,这样,秘书工作由多向服务转向单方服务,这势必要求秘书人员转变服务观念,找准自己的服务对象和目标。
(二)工作内容创新,强化辅助决策作用现代企业制度的建立使企业转换了经营机制,由生产封闭型经济向开放型经济转变,同时将与生产经营无关的事务推向社会系统,这样企业的内外部环境、经营机制、工作重点都发生了变化。
作为企业的秘书也要适应这种变化,从传统的办文、办会、办事转向按市场经济和现代企业制度的要求更多地参与企业的生产经营活动。
为此,改制后企业秘书工作必须减少杂务、拓宽职能,做到 三个强化。
1 强化信息工作 市场经济条件下现代企业,要想在市场竞争中获胜,抓好信息工作成为一个不可或缺的环节。
传统的秘书工作只注重一般性的上情下达和下情上达的纵向信息,改制以后,秘书人员主要面向市场抓市场信息、经济信息和产品信息。
秘书人员要从信息的超前性(预测性)、客观性、多元性的特点出发,经常捕捉包括原料、生产、科技、产品、价格、市场、消费等各个方面的信息。
并且把信息工作的立足点由原来着重为上级行政机构服务转移到全力为企业经理的经营决策服务,做到提供的信息及时、准确、有用,真正当好领导的参谋和助手。
2 强化调研工作 调研工作是秘书最基础性的工作。
传统的调研主要是行政性政策调研,改制后秘书的调研工作主要是市场性、经营性调研,必须围绕着本企业经营的热点、疑点、难点开展调研。
特别是对那些有争议的、具有普遍意义和代表性的问题要广泛深入地开展调查研究,解剖典型事例,发掘一些有价值、有创造性的意见和建议,拿出好的预案,从而实现为决策服务的实效性和科学性。
3 强化协调工作 对内对外的协调工作是秘书工作的一个重要组成部分。
改制以后,企业直接进入市场竞争,所面对的各种关系更为繁多,协调工作更显重要和繁重。
由于企业间的交往主要是一种经济关系、供求关系。
秘书的协调工作将主要是对外协调和经济关系的协调。
为此,秘书人要改变以往的协调方式,更多运用经济手段、法律手段,站在国家、政府、企业三者高度统一的基础上搞好协调。
(三)角色意识创新,建立新型上下级关系1 摆正工作性质的辅助性与工作要求的主动性的关系 秘书是为领导的活动提供服务的,必须摆正工作的辅助性与工作要求的主动性的关系。
(1)参与而不干预,决不越权。
秘书人员与领导者朝夕相处,必须清醒地认识到秘书在决策中的辅助性,要求秘书人员自觉接受领导指示,在职责范围内和领导授予的权限内决定事项,提出建议或方案,即使决定事项被认可,建议和方案被采纳,秘书人员也不应由此认为这是自己在决策,更不能产生与领导共同决策的错觉,进而干预、干扰领导决策。
现代企业制度下强调企业秘书工作的主动性、超前性,对于有规律、有程序的工作要早动手,对于随机性的工作则要立足当前,从速办理。
(2)遵从而不盲从。
企业秘书与领导在工作中目标是一致的,各自的行为都服务于既定目标,秘书必须按照领导的要求和意图及时提供有效服务,这就是遵从。
做到遵从,一要领会并体现领导意图;二要为领导拾遗补缺。
但遵从决非盲从,领导的意图和认识,有时难免会出现偏差,如果秘书人员发现领导对某个问题看得不太准,委婉地提个醒,必要时敢于规谏,这也是秘书参谋的一种具体形式。
2 摆正秘书人员与领导工作目标的同一性和职权任务差异性的关系 一个单位确定的组织目标,是领导者和秘书人员的共同目标,是两者为之共同努力实现的 标的。
但是,领导与秘书人员的职权和任务不同,领导的任务表现为决策、指导、组织和仲裁等,而秘书人员的任务表现为辅佐。
秘书常常在领导的授权下代理处理一些日常事122淮海工学院学报(社会科学版)2008年6月务,即使领导授权,也应事前请示,事后汇报。
在承办领导决策前的准备、决策方案的确定和决策后的信息反馈中,秘书要做大量周密的工作,但必须清楚秘书的职能是辅助领导决策而不是自作主张,是为领导出主意,提建议,想办法,发挥参谋助手作用,是协助领导搞好决策,而拍板定案则非领导莫属。
3 摆正秘书人员与领导政治地位上的平等与工作分工上的主从关系 在我国,领导和秘书人员都是普通公民,有平等的政治权利,组织上的上下关系不应影响政治地位上的平等,但是,由于分工不同,秘书与领导的工作性质不一样,领导在 台前 ,居主动地位,秘书在 幕后 ,居从属地位。
所以,在工作中,秘书人员应时时处处找准 位 ,站到 位 。
(1)自信而不自傲。
秘书处在领导之下,受领导支配,要学会摆正位置,不卑不馁,培养自信心,充分发挥自己的聪明才智;当然,秘书人员与领导接触多,领导较信任,地位重要、责任重大,如果秘书因此产生优越感,产生自傲,会引起领导和群众反感。
正确的心态应该是:自尊自信,谦虚谨慎,平等待人。
(2)尊重而不迎合。
尊重领导一是要维护领导威信,从内心尊重领导;二是尊重领导个性,给领导 补台 ,在为领导集体服务时,要从工作出发,尽力维护领导班子的团结和威信。
(3)有所建树而不自矜炫耀。
秘书的劳动成果一般是以领导名字出现,或者隐匿在领导的劳动成果中,这是秘书工作的辅助性、服务性所决定的,所以,秘书人员要树立正确的人生观,以为领导做出成绩为荣,在服务工作中锻炼自己。
在处理与领导的关系中,要以为领导提供有效服务为根本宗旨和出发点,要注意自身修养,博学广采,不断提高自己的素质和能力,通过学习,调研,琢磨,提出自己的独特见解,为企业和领导服务,做好领导的参谋和助手。
三、秘书人才的角色定位对企业发展的影响(一)提高领导工作效率现代企业秘书的工作,是直接协助企业领导者履行其领导职责,在进行企业经营决策和日常生产、管理活动中,是为领导节省时间,扩大空间,拾遗补缺,综合服务等一些辅助性的工作。
领导者的工作对于企业目标的实现是非常重要的,而秘书的角色是为领导服务的,在领导工作中扮演着辅助的角色,因此,秘书在企业管理中正确的角色定位,协助领导完成各项工作,为领导提供优质的服务,使领导的工作顺利的进行,能够为领导提高工作效率。