集团公司档案管理制度汇编77p

档案管理暂行规定第一章总则第一条为了加强集团公司档案管理，有效保护和利用档案，更好地为集团公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规、国家档案局、国家经贸委、国家计委联合发布的《企业档案工作管理规定》(档发[2002]5号)和江苏省、南京市的有关规定，特制定本暂行规定。

第二条公司档案是公司在各项活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各部门和个人不得私自留用。

第二章档案管理体制第四条集团公司档案工作由总经理(或副总经理)分工领导，并列入公司领导议事日程。

各分公司要指定一名领导分工负责本单位的档案工作。

第五条集团公司总经理办公室负责公司档案管理工作，接受上级档案部门和公司领导的监督和检查。

各分公司办公室负责本单位档案管理工作，接受本单位领导和集团公司总经理办公室的监督和检查。

第六条集团公司总经理办公室设档案库房，集中管理集团公司档案。

有条件的分公司和控股子公司可设档案库房，集中管理本单位的档案。

第七条集团公司总经理办公室、集团公司各部门、分公司及控股子公司设专职或兼职档案员。

专职或兼职档案员负责日常工作中文件、材料的收集、保管、整理和移交工作。

在档案业务上接受集团公司总经理办公室的指导。

第八条档案工作人员要不断提高政治和业务素质，认真执行党和国家的方针政策及本公司的档案管理制度和保密规定。

第三章文件材料的形成与归档第九条集团公司总经理办公室根据国家法律、法规和上级部门的规定，分别制定各类文件材料的归档办法。

文件材料的运转要遵循计划、生产(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。

第十条公司各项活动中形成的文件材料(含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁带、磁盘、光盘、实物)由各部门、单位兼职档案员负责积累、整理归档。

第十一条文件材料归档的基本要求(一) 归档的文件材料必须完整。

(二) 归档的文件材料必须准确地反映本单位各项活动的真实内容和历史过程。

(三) 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律，并注明保管期限。

(四) 需归档的文件材料应书写清楚、字迹端正、图样清晰，文件书写和载体材料能耐久保存，不能用复写纸、铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水书写。

(五) 文件材料的整理符合规范。

(六) 归档的电子文件，应有相应的纸质材料一并归档保存。

第十二条各类档案应分别制定归档范围。

第十三条归档时间(一) 各部门、单位工作中形成的党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、生产技术管理档案的归档文件材料，在次年四月底之前由各部门、单位兼职档案员收集、分类整理，经本部门、单位负责人审定后，向档案管理部门移交。

(二) 基本建设档案资料在任务完成后或某一项工作结束后，将应归档的文件材料及时整理，组成保管单位，经有关负责人审定后，向总经理办公室移交。

(三) 设备仪器档案、干部职工档案材料及声像光磁档案应随时归档。

(四) 各单位形成的会计档案于次年四月底前由各单位兼职档案员负责整理立卷或装订成册后移交本单位财务部门保管，两年后移交档案管理部门统一保管。

第十四条一般档案归档一式一份，比较重要的和利用频繁的档案归档一式两份。

第十五条各部门、单位档案归档时需严格办理移交手续，由各部门、单位兼职档案员填写移交清单一式两份，会签后的移交清单由档案管理部门和移交部门、单位各保存一份。

第十六条档案材料的形成、积累、整理和归档工作要列入公司各部门、单位工作计划，列入有关部门、单位的职责范围和有关人员的岗位责任制。

第十七条本公司科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有总经理办公室档案人员参加。

文件材料不完整、不准确，不能进行鉴定、验收。

公司新购设备、重要仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案管理部门检查验收文件材料，并及时归档；公司新购车辆，由接车负责人将随车技术文件材料及维修资料统一清点保管，回公司后交档案管理部门存档。

重复的随车(机)技术文件经办理登记手续后可交由安全机务部及车辆修理单位保管。

第十八条各部门、单位工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时到档案管理部门归档。

第十九条要做好公司内部机构、分公司撤销、合并、分立时和收购兼并企业的应归档文件材料的交接工作。

第二十条集团公司总经理办公室对集团公司范围内档案的形成、积累、整理和归档工作有权进行指导、督促、检查。

第四章档案的管理第二十一条总经理办公室根据国家有关规定制订集团公司档案分类编号办法。

集团公司档案分为以下九类：A党群工作类B行政管理类C经营管理类D生产技术管理类E基本建设类F设备仪器类G会计档案类H干部职工档案类 I声像光磁类第二十二条档案编目与编制检索工具要编写档案总目录，各类档案要各自编写分类目录，并根据实际需要编写档案检索目录。

著录方法按中华人民共和国档案行业标准《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行。

第二十三条存放档案必须用专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

第二十四条每年进行一次库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。

对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。

库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要说明原因，并保存依据。

第二十五条档案库房管理按《档案库房管理暂行规定》执行。

第二十六条档案管理部门要建立健全档案统计工作，统计数据以原始记录为依据，要做到准确、可靠。

档案统计工作按《档案统计工作暂行规定》执行。

第二十七条公司档案管理现代化应与信息化建设同步发展，档案管理部门要做好档案现代化管理基础工作，逐步采用电子计算机、现代光学技术等先进手段进行档案管理。

第五章档案的鉴定和销毁第二十八条根据国家和上级部门的规定，编制本公司各类档案保管期限表。

档案保管期限分永久(50年以上)、长期(15-50年)、短期(15年以下)三种。

确定保管期限的基本原则是：(一) 对本公司有长远利用价值的档案应永久保存；(二) 对本公司在一定时期内有利用价值的档案分为长期或短期保存；(三) 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

永久、长期、短期档案应采用三种不同的色标区分，永久为红色，长期为蓝色，短期为黄色。

第二十九条档案鉴定和销毁工作按《档案鉴定和销毁暂行规定》执行。

第六章档案的借阅与保密第三十条企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容。

档案管理部门应积极开展档案提供利用工作，为公司的各项工作服务，要做到三个面向，即：面向生产、技术，面向经营管理，面向部室、基层。

第三十一条档案管理人员应当熟悉档案分类排架情况，做到迅速、准确地提供档案，为查阅人员服务。

第三十二条档案的查阅、借阅按《档案查阅借阅暂行规定》执行。

第三十三条档案的保密工作按《档案资料保密暂行规定》执行。

第七章附则第三十四条本暂行规定中涉及的有关各类档案管理中的具体问题分别按照本公司《党群工作档案管理办法》、《行政管理档案管理办法》、《经营管理档案管理办法》、《生产技术管理档案管理办法》、《基本建设档案管理办法》、《设备仪器档案管理办法》、《会计档案管理办法》、《干部职工档案管理办法》、《声像光磁档案管理办法》的有关规定执行。

第三十五条本暂行规定由集团公司总经理办公室负责解释。

第三十六条本暂行规定自发布之日起执行。

附件一：南京****(集团)股份有限公司档案管理体系图附件二：档案管理部门职责范围及各类档案工作人员职责附件一南京****(集团)股份有限公司档案管理体系图7附件二档案管理部门职责范围及各类档案工作人员职责一、档案管理部门职责范围1、负责本单位各类档案的统一管理，负责对本单位的技术图书资料实行业务管理，并根据本单位经营管理的需要编制各种检索工具，积极开展档案的提供利用工作。

2、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本企业档案管理制度。

3、负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好归档资料的积累、整理工作，提出本单位专、兼职档案员的业务培训和考核计划，会同有关部门、单位搞好各类档案的鉴定、销毁、移交工作。

4、做好各类档案的管理和统计工作，编制各种专题目录、索引及汇编资料，办理档案的借阅手续，负责档案的复制、修裱及档案库房安全措施的落实，确保档案的完整和安全。

二、档案工作人员岗位职责(一) 公司分管档案工作的领导的档案管理职责1、主管公司的档案管理工作，熟悉并贯彻执行《档案法》等法律、法规、条例和规定。

2、掌握档案信息情况，组织推广档案信息的开发利用，解决公司档案管理中的重大问题。

3、督促档案管理部门建立健全档案管理制度，配置适宜保管档案的库房和设施，采用现代先进的技术设备，确保档案管理的有效进行。

4、听取档案管理部门关于档案工作的汇报，了解情况，检查、指导档案管理工作。

(二) 档案管理部门负责人管理职责1、在上级业务部门和本单位分管档案工作的领导的指导下，负责档案业务工作的管理，定期召开档案管理工作会议，传达上级指示精神，布置、检查、总结工作。

2、带头贯彻执行国家《档案法》等法律、法规、先例及规定，组织制订公司档案管理制度。

3、根据上级业务部门及公司的工作安排，负责起草年度档案工作计划和档案工作发展规划，熟悉档案管理各岗位人员的职责和工作质量，安排和组织好档案管理的业务培训，不断提高业务水平。

4、及时检查和总结档案管理工作，经常向主管领导汇报工作。

(三) 档案管理部门专职或兼职档案员岗位职责1、在档案管理部门负责人的领导下，做好档案的管理工作，热爱本职工作，认真学习业务，熟悉档案业务知识，努力为公司各项工作服务。

2、熟悉并认真贯彻执行档案工作的方针、政策和各项规章制度，负责接收各部门、单位移交的各类归档材料，做好档案的立卷、编目、登记、统计、鉴定工作。

3、保护档案的安全，坚持做好“七防”工作。

4、努力做好档案的利用服务工作，编制多种检索工具及公司“大事记”等有关汇编材料。

5、协助和指导各部门兼职档案员做好档案的积累、整理、归档工作。

6、严格遵守保密规定，不得泄露档案的机密内容。

7、参加有关工程项目的竣工验收、技术成果鉴定和设备、技术资料开箱检验，并做好记录。

8、负责档案的鉴定和销毁工作，并把好销毁中的复查、审批和监销关。

9、积极完成领导交办的其它工作。

(四) 各部门或单位负责人档案管理职责负责抓好本部门或单位的档案工作，检查、督促本部门、单位兼职档案员和有关人员把工作中形成、积累、整理的档案资料，按要求定期向档案管理部门移交归档。

(五) 各部门或单位兼职档案员档案管理职责1、做好本部门或单位档案资料的收集、整理、分类、保管工作。

2、及时将文件材料归档，按各类档案的归档范围和归档时间，定期向档案管理部门移交。