成文信息控制程序(含表格)
08成文信息控制程序
西安****科技有限公司版本状态 NO.04程序文件Q/GH -CX08-2022文件控制程序共9页第1页1目的对与质量管理体系有关的文件化信息实施控制，确保有关场所使用的文件化信息均为有效版本。
为质量管理体系的有效运行提供证据，为有追溯性要求的场合提供可追溯的依据，为采取纠正措施提供证据，特制订本程序。
2 适用范围本程序适用本公司质量管理体系有关的所需文件化信息的控制。
3 职责3.1总经理负责批准质量手册。
3.2 质量部部长负责审核质量手册和批准程序文件。
3.3 质量部负责程序文件的审核及质量文件的管理和控制。
3.5 各部门负责本部门收、发文件的管理。
4 定义4.1 质量手册（一层文件）：描述公司方针、目标、部门职责、体系结构、程序及质量控制的文件，是公司质量管理体系的总纲领。
4.2程序文件（二层文件）：规定各职能部门为实施体系要素需采取的活动的文件。
4.3作业文件（三层文件）：为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件。
如：作业指导书、操作规程、图样和技术文件、安全操作规程、管理办法、制度等管理文件。
4.4记录：用于体系管理活动的记录，验证和确认体系管理活动，涵盖各部门业务、工序活动记录。
4.6 受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到控制的文件。
4.7非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到控制的文件。
5 工作程序5.1成文信息的分类：西安****科技有限公司版本状态 NO.04程序文件Q/GH -CX08-2022文件控制程序共9页第2页5.1.1 从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种；5.1.2从文件架构上分为四层：一层文件为质量手册；二层文件为程序文件；三层文件为作业文件；5.2 成文信息的创建和更新5.2.2公司成文信息的形式可以是语言、软件版本、图标等形式，其载体可以是纸质的也可以是**的；5.2.3成文信息在发布前应进行评审和批准，确保其适宜性和充分性，各类成文信息的批准权限如下：a）质量手册：由质量部组织人员编写；质量部部长评审文件的适宜性和充分性；由总经理批准，质量部发布；b）程序文件，由质量部负责组织各部门进行本部门程序文件的编写；由各部门主管领导评审文件信息的充分性和适宜性；质量部部长批准，质量部发布；c）作业文件：由各部门负责指定专人编写，此类文件的编写要与质量手册、程序文件要求协调一致，要求内容明确、程序具体、可操作；由部门负责人评审文件化信息的充分性和适宜性；由各部门主管领导批准发布，质量部登记备案。
成文信息控制程序
1 目的对本公司的成文信息进行控制，确保相关部门及时得到并使用现行有效的文件版本,并得到妥善保护。
2 范围本程序适用于公司质量体系相关成文信息（包括外来文件）和资料的管理。
注：文件和资料可以包括电子媒体、照片等其它媒体形式。
3 职责3.1总经理负责质量手册的批准；3.2管理者代表负责程序文件的批准；3.3负责技术、外来成文信息的归档管理；负责质量成文信息的归档管理；3.4各部门负责相关成文信息的编制和使用保管。
4 工作程序4.1受控成文信息范围、级别4.2成文信息编码4.2.1 质量手册、程序文件编号图示应编制顺序号区别若同类设计文件，编制顺序号在设计文件简号后用阿拉伯数字001、002、003...顺序编排。
如同一个产品中软件任务书1：BYD68-83.RR001文件简号：4.2.2质量记录（表）编号图示上面说明为程序文件生成的质量记录的编号规则。
操作文件生成的质量记录也采用此编号规则，前“XX”为部门代号，中间“XX”为所属操作文件的顺序号，后“XX”为所属操作文件内的质量记录的顺序号。
4.2.3标准要素及部门代号表4.3成文信息的编制和审批4.3.1编制要求a）各级成文信息由归口部门编制，要求编制人员熟悉公司成文信息格式，内容要准确无误，表述清晰；行文要简练、易懂，规定要切合实际、可操作。
b）编制部门对成文信息充分性、准确性、适宜性和可操作性负责；负责本部门成文信息的修订；c）确保各类技术成文信息按规定进行审签、会签及标准化检查；确保成文信息协调一致，现行有效。
4.3.2编制、审核、审定、批准权限a）《质量手册》（一级）由组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
b）程序文件（二级）由或部门组织编写，部门负责人审核，相关部门会签，管理者代表批准。
c）三级及其它成文信息由部门组织编写、部门负责人审核，及相关部门会签后，部门分管领导批准。
技术文件在批准前还需要进行工艺、质量会签和标准化检查。
顾客或相关产品标准对文件的审批有特殊要求的，按其要求执行。
IATF16949成文信息控制程序
文件编号：MZQP-28文件名称: 成文信息控制程序文件版本：第C0版首发日期：2017-12-01生效日期：2017-12-01作成：审核：批准：成文信息控制程序1 目的对本公司管理体系所要求的文件进行有效控制，确保对质量有影响的工作场所都能得到和使用有效的文件版本，对记录进行控制。
为证明本公司所提供的产品/服务满足规定的质量要求，以及管理体系运行的持续适宜性、充分性、有效性、符合性提供证据。
2 范围适用于管理体系相关的文件、资料及记录的控制，包括质量手册、程序文件、各部门的运行文件、外来文件及APQP、PPAP等技术文件、产品和服务提供过程、管理体系运行和评价等过程中以及顾客规定涉及到的所有记录的控制。
3 定义略。
4 职责4.1 管理者代表负责质量手册的编制、更新工作。
4.2 技术部负责工程规范、标准等技术文件的创建及更新、删除。
4.3 各职能部门负责程序文件、运行文件的创建、更新工作。
4.4 文控负责各类文件的保管、发放、回收保管等工作。
4.5 各部门负责本部门使用的文件的管理。
4.6 各部门负责各项生产作业的记录的标识、收集、编目、查阅、检索、归档、贮存、防护、保管、处理和销毁等管理。
4.7 销售部负责来自客户的记录(订单等)的标识、编目、归档、贮存、防护、保管、处理和销毁等管理。
4.8 质量部负责管理体系及各类空白表单的汇整及编号。
4.9文控负责管理体系之各类空白表单的归档与发行。
5 工作流程6 附加说明附录一：文件编号规则附录二：技术文件编号规则附录三：产品代码表附录四：技术文件代码表7 相关文件无8 使用表单。
001成文信息控制程序
表单序号（01、02…表示）
程序文件序号
程序文件代号
公司代号
c）三级文件，具体如下图所示：
SHZ/×××××·×-××××
发布年号（如2016）
文件版本号（用字母A..Z表示）
文件序号（101、102…）
部门代号（按部门代号对照表）
公司代号
注：部门代号对照表：
序号
部门名称
SHZ/QMS-××××
发布年号
手册代号
公司代号
b）二级文件《程序文件》，具体如下图所示：
SHZ/CX×××－××××
发布年号
文件序号
程序代号
公司代号
注：1、一级、二级版本号编号规则如下图所示：
○/×
文件修改次数（用数字0～5表示）
文件版本号（用字母A…Z表示）
2、二级文（程序文件）附表编号规则：
SHZ/ XX XXX- XX X
c)管理制度或办法为三级文件：指规章制度、管理制度（或办法）、产品技术文件、工艺文件、检验试验文件、操作规程、作业指导书等管理及作业质量文件等；
d) 外来文件：指第三方认证或检定机构、政府机构等提供的相关文件和国际、国家及行业标准、法律法规、实施规则及供应商或客户提供的图样、技术资料和外购工具手册等。
代号
序号
部门名称
代号
序号
部门名称
代号
1
综合办
ZB
2
研发部
YF
3
生产设备部
SC
4
质量保证部
QA
5
采购部
CG
6
营销部
YX
7
财务科
CW
注：1）编号文件信息编号要确保每份文件只有唯一的编号，不允许ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ号重复使用。
成文信息(文件)控制程序
文件制定/修改履历表制/修订日期版本/版次制定/修订内容制定/修订人审核人批准人2018-03-05 A/0 本次升版，按ISO9001&ISO14001:2015、ISO45001:2018标准建立。
编号：XXX/FM-QESP13-01/V:0/2018.04.01一、目的为确保质量/环境/职业健康安全管理体系的所有成文信息（以下称文件、资料）均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。
二、适用范围本程序应用于与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制，包括外来文件。
三、定义3.1 成文信息：组织需要控制和保持的信息其载体。
（ISO9000:2015/3.8.6）3.2 文件：信息及其载体。
（ISO9000:2015/3.8.5）3.3内部文件：本公司内部制定、审核、核准关于系统有效之文件，包括手册、程序、指引性文件等。
3.4 外部文件：非本公司内部编制的文件，包括国际及国家标准、法律法规、客户提供图面、购买设备附带的说明书或光盘，均属之。
3.3受控文件：本公司体系运行中作业的依据文件(包括内部／外部文件)，经批准后发行，并有发行记录，若有变更，则发行新版时，需收回旧版，认“受控文件”印章识别。
3.4 非受控文件：内容变更后无需收回修正之文件，仅供使用者参考。
四、权责：4.1 文控中心/工程部/品质部：4.1.1文控中心负责系统文件的更新、发放、回收、销毁和原稿的保存及作好相关记录。
4.1.2工程部负责技术文件的更新、发放、回收、销毁和原稿的保存及作好相关记录，包含样品。
4.1.3品质部负责品质部文件的更新、发放、回收、销毁和原稿的保存及作好相关记录，包含样品。
4.2 管理者代表：4.2.1负责审核一、二级文件。
4.2.2组织对现有体系文件进行定期评审。
4.3 各部门：4.3.1负责制定与本部门运作相关的质量/环境/职业健康安全控制程序、指引性文件、相关表格设计，并批准本部门的三级文件。
01成文信息控制程序
研究院有限公司2021年月日发布2021年月日实施成文信息控制程序1目的与范围通过规定成文信息的编制、填写、标识、贮存、保护、检索、保留和处置等做出明确规定，以确保为质量管理体系符合要求和有效运行提供完整、客观的证据，为采取纠正、预防措施，改进质量管理体系提供依据，为符合质量管理体系要求和有效运行提供规范性途径和方法。
本程序适用于质量管理体系所有相关文件、资料和质量记录的控制与管理。
2引用文件《科研项目管理办法（试行）》《保密管理手册》3职责3.1总经理负责质量方针、质量目标、质量手册的批准和颁布。
3.2管理者代表负责质量管理体系文件的批准及组织定期评审，负责外来文件目录的批准。
3.3科研产业部负责质量管理体系文件的编制及相关管理与控制工作，负责组织体系文件的制、修订、更改、审核等工作，指导各有关部门编制体系文件。
负责科研项目管理等主控外来文件的收集、识别、跟踪与维护。
组织编制与质量管理体系运行及与产品质量有关的记录格式，监督、指导、检查各部门质量记录的编制、填写、标识等管理和使用情况。
3.4总经理办公室档案管理员负责质量管理体系文件的收发及相关管理与控制工作，负责文件的标识、登记、发放、更换、回收、交接、保存、归档与销毁等工作；负责外来文件的归口管理工作，包括对有关法律法规、上级文件等主控外来文件的收集、识别、跟踪与维护，外来文件目录的编制与更新工作。
负责质量归档记录的接收、归档、借阅、销毁等管理工作。
3.5总经理办公室人事主管负责人力资源控制等主控外来文件的收集、识别、跟踪与维护。
3.6总经理办公室资产主管负责基础设施管理等主控外来文件的收集、识别、跟踪与维护。
3.7各业务部门负责本部门产品实现文件的编写、更改、控制与管理，负责有关体系文件的制修订和更改，负责部门使用的体系文件、外来文件等文件资料的使用、管理、维护和保存，根据外来文件归口管理部门的要求做好本部门使用的外来文件的收集、识别、跟踪、维护、更新与控制工作，确保使用的外来文件为现行有效版本，防止外来文件的非预期使用。
文件化信息控制程序(含表格)
文件化信息控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的规范质量体系文件/记录的制订、核准、发放及修改控制的过程和要求，以确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件。
2.0范围适用于本司质量体系所有文件/记录，包括重要的外来文件、电子文件、组织知3.0职责文控中心组织制定、发行文件，相关部门执行。
4.0定义无5.0内容5.1编写要求5.1.1所制订文件不可与法律、法规相抵触。
5.1.2编写文件以‘简洁、切合实际、易懂易操作’为原则，文件需可操作性和易操作性。
5.1.3语言表达应通俗易懂、精确严谨、避免产生误解，避免使用生僻字，如有不易懂的名词须定义说明。
5.1.4文件的编写可用文字、图表、流程的方式表述。
5.1.5相关联的文件应保持衔接紧密，相互间无矛盾、无分歧。
5.2文件分类及分类说明5.3文件结构及格式5.3.1文件结构、5.3.2文件格式规范5.3.2.1体系文件编辑尽量采用：宋体字、正文使用‘小四’（即12号）字体、段落间距为1.5倍行距、抬头或标题应视情况选用加粗字体。
5.3.2.2体系文件抬头：5.4 文件编号5.4.1 文件编号采用“公司代码+类别代码+部门代码+流水号+版本号”的方式；(手册与程序文件无部门代码)5.4.2 表格编号采用“公司代码+类别代码+部门代码+流水号+版本号”的方式。
5.4.3 派发的副本编号在副本印章上以“部门代码+流水号”表示，流水号为01~99，按部门分开编号。
5.4.3 公司代码为“XX”；为XX的简写。
5.4.4 部门代码如下表，各部门制订文件时须对应所属部门代码：5.4.5 流水号的使用说明：手册的流水号为年份:YYYY, 程序文件的流水号为01~99，其余文件及表格的流水号为001~999；5.4.6 外来文件的编号只需在“外来文件”图章内编写流水号，流水号YY-MM-DD-XXX，即“年-月-日-流水号（001~999）”；5.4.7 范例A）质量手册的编号方式：BF-QM-□□□□年份B ）程序文件的编号方式：BF-QP-□□C ）三级文件的编号方式：BF-QW-□□-□□□D ）表格的编号方式：BF-QR-□□-□□□-□□5.5 受控文件的识别所有受控文件必须有文件名称、文件编号、生效日期、受控章等受控信息。
HHKJ-ISMS-201 成文信息控制程序
HHKJ-ISMS-201 成文信息控制程序1 目的通过控制成文信息，以确保现场所使用的成文信息都是现行有效的。
2 适用范围适用于公司信息安全管理体系要求有关的成文信息。
3.术语和定义3.1 成文信息：组织需要控制并保持的信息及其载体；3.2 信息：有意义的数据。
4 管理职责4.1 办公室是体系管理类成文信息的归口部门，负责公司体系文件、记录管理。
4.2技术部是技术类成文信息的归口管理部门，负责技术成文信息(含测评类成文信息)、外来技术标准（国家标准、行业标准、企业标准等）的控制管理，对技术成文信息的版本准确性负责。
4.3办公室是行政管理类成文信息管理部门，同时负责公司资质成文信息、重要档案管理。
4.4各部门负责本部门各类成文信息(含外来成文信息)的日常管理。
5 工作流程5.1 成文信息的分类：信息安全管理体系文件包括：信息安全手册、程序文件、作业性文件和记录等；A信息安全管理文件包括：管理标准、规章制度和操作规程等；b.技术成文信息包括：技术规范、技术标准、各类规程、设计工艺文件和指导书等；c.外来成文信息包括：外部标准（国际、国家、地区及行业标准）、法律法规、顾客提供的成文信息、上级和政府下发的成文信息、外来资质等。
5.2成文信息的编号5.2.1文件应有唯一性的编号，以确保有效使用：5.3 成文信息的编制5.3.1成文信息编制要求a.《HHKJ-ISMS-2022-101 信息安全体系管理手册》由办公室组织编制；b.《程序文件》由各归口部门编写；c.d.其它作业性文件由各部门（根据部门职责分配）负责编制。
5.3.2成文信息的编制应注意：a.与信息安全管理体系要求的其他成文信息相适应，注意与其他成文信息的相容性，不得与信息安全管理标准和有关法律法规相抵触；b.所编制的成文信息内容应尽可能全面、系统，详尽，格式统一；c.所编制的成文信息要结合公司的实际情况，注意可操作性；d.信息安全管理体系文件必须覆盖和符合所依据的信息安全管理标准；e.成文信息作为信息安全管理活动的依据，其内容必须科学合理并适用。
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成文信息控制程序
（IATF16949-2016/ISO9001-2015）
1.0目的：
为确保无论何时何处需要这些应予以控制的信息均可获得并适用同时予以妥善保护。
2.0适用范围：
适用于本公司质量管理体系所要求的形成文件的信息。
3.0职责：
3.1品质部负责质量手册的编制、修订、更改；并组织相关部门编制、修订、更改程序文件。
3.2品质部负责各类检验文件的编制、修订、更改。
3.3研发部负责各类技术文件和资料的编制、修订和更改。
3.4物控部负责物料管理文件编制、修订、更改。
3.5综合部负责各类受控文件和资料（技术联系单除外）的归档、发放和回收。
3.6各职能部门和有关人员负责各类质量体系文件和资料的内部管理。
4.0术语和定义：
成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体。
本公司保持成文信息详见《受控文件清单》，所保留的成文信息详见《记录清单》。
5.0程序：
5.1文件和资料内容见表1。
5.2文件编号
5.2.1体系文件编号：
DXC--××--××--n n
顺序号
部门代码
文件类型
公司名称文件类型，共分4类：
QM 表示质量手册
QP 程序文件 / 管理制度
WI 作业指导书，检验规范
QF 表单
部门代码含义：
物控部销售部综合部生产部工模部生产
计划
研发部品质部
生产
工程
财务部
MCD SD COD PD MD PPD R&D QA PIE FD
n n：次序编号由01开始
5.3文件版本与修改次数。
5.3.1质量手册、程序文件和标准三类文件修改标识：
5.3.1.1原版本（第一版）标以大写英文字母A表示，若其中任何一页修改累计5次，该文件立即全部收回作废，补发新版文件，文件版本号由A改为B，依此类推。
5.3.1.2原版本修改次数为0，若某页作第一次修改，则该新发页修改次数为1，依此类推。
5.3.2作业指导书标识：
直接换版，原版（第一版）为A，第一次修改后为B版，依此类推。
5.4文件编制、审核与批准
各类文件编制、审核与批准详见附表1。
5.5文件分发
文件发放前由编制部门确定发放范围并填写《文件、资料发放通知单》，综合部文控中心将需发放的文件统一登记于《文件发放登记表》上，并在文件上加盖红色文控发放章、填写发放日期，然后才可发放。
5.6文件的管理
5.6.1所有受控文件必须盖有红色文控发放章。
未加盖红色发放章或发放章颜色不是红色的文件以及盖有“作废”章和“不受控”章的原受控文件、资料不属受控文件，不在文控管理范围内。
5.6.2若受控文件遗失、缺页、破损、污染或份数不够，应由有使用权单位填写《文件补发申请表》，申请补发。
经审核、批准同意后，由文控中心发放。
5.6.3文控中心应对受控的文件、资料统一管理：整理、汇编、标识、装订、建帐。
5.6.4发至各部门的文件应由专人负责建帐，妥善保管，以保证现场使用的文件完整、正确、现行有效。
5.7文件的更新与处置
5.7.1更新
5.7.2文件更改、作废申请单的序号为yy-mm-nn，其中nn为数字，从1开始逐渐增大，yy和mm分别代表文件更改时的年和月。
5.7.3文件使用发觉不合理时，应由原编制部门填写《文件更改、作废申请表》，经本程序5.4款规定人员审核批准后交综合部，更改单上注明更改方式。
5.7.4文件更改方式有两种：手工划改或换页。
5.7.3.1手工划改：应在划改处注上更改标记，如①、②。
综合部在更改单背面盖上“更改签收章”后，交编制者，编制者对持有文件的部门进行更改，更改完毕后，部门管理人员应在“更改签收章”中签名。
“更改签收章”中签署齐全后，编制者应将此更改单交综合部归档。
5.7.3.2换页更改：编制者将申请表连同修改后的文件交综合部重新印制。
综合部在更改单背面盖上“更改签收章”后，对持有文件的部门换页，同时收回作废页。
部门管理人员应在“更改签收章”中签名，“更改签收章”中签署齐全后，综合部归档。
5.7.5文件处置：由原编制部门填写《文件更改、作废申请单》经本程序 5.4款规定人员审核、批准后，交综合部负责人，将原发放的旧文件全部收回销毁。
并在文件发放登记表备注栏中注明“作废/日期”，旧版文件若要留用参考应盖“作废”章，用完后由留用部门自行消毁。
5.8外来文件、资料的管理
5.8.1研发部负责技术文件、与产品相关的国家和地方法规的收集。
5.8.2品质部负责对标准、论证文件的收集。
5.8.3体系所需要的外来文件，由综合部统一编号管理。
5.8.4各部门需要借阅非本部门文件时，可由综合部办理相关手续，借阅用毕归还；或由综合部将复印件盖发行章后供需要部门领用。
5.9电子媒体管理
5.9.1编制者负责相应文件的电子媒体（若有）的制定和电脑保存。
5.9.2编制者应将电子媒体用软盘拷贝并保存备份。
5.9.3电子媒体更改、删除，由编制者负责，并按本程序5.7.1~5.7.4条款随同文件一起更改或删除，其他人不得擅自修改或删除。
5.10 记录的管理
5.10.1各类质量记录由各部门自行分类、保管，保存期按照记录清单中的规定，保存期满后自行销毁。
5.10.2如保存期满后仍有参考价值需继续保存的质量记录，由各部门每月一次交综合部文控中心归档，其保存期跟据实际需要来决定，文控中心应对其分类、编目，每一卷内有质量记录存档一览表，并在表上注明入档时间、保管期以便于查找追踪。
5.10.3质量记录的有效保管应做到整齐、清洁、防潮。
5.10.4质量记录的借阅应办理相关手续。
如顾客需查阅有关质量记录，应由品质部根据情况复印有关质量记录交给顾客，如须回收记录，则应由品质部回收。
5.10.5综合部文控中心保存的质量记录保存期满后，由文控中心造册登记，经总经理批准后进行处理。
5.10.6质量记录为体系运行的证据，没有版本的标识，由使用部门根据实际情况编写。
6.0形成的成文信息：
《文件清单》
文件总清单.doc。