资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度(正式)
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资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制
度(正式)
Standardize The Management Mechanism To Make The Personnel In The Organization Operate According To The Established Standards And Reach The Expected Level.
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文件编号：KG-AO-7068-15 资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度(正式)
使用备注：本文档可用在日常工作场景，通过对管理机制、管理原则、管理方法以及管理机构进行设置固定的规范，从而使得组织内人员按照既定标准、规范的要求进行操作，使日常工作或活动达到预期的水平。
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本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门科室收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。
由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。
任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。
资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。
一、归档
凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。
1、归档时间：各科室要按时收集、整理各类文件材料。
各业务科室在工作中形成的具有保存、利用价
值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。
文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。
科研档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关科室业务人员归档的责任制。
设备档案、声像档案和实物档案随时归档。
2、归档要求：档案工作人员要认真做好档案的收集、整理、分类、鉴定工作，做到文件材料齐全、完整，并注意字迹材料是否符合归档要求。
卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。
一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。
同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。
归档的照片要附简要说明，录像带要附内容提要。
3、归档份数：本单位发文一般归档两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“本单位发文汇编”。
基建档案本单位必须保存一套原件。
4、归档手续：各科室整理归档后按规定移交档案中心，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在
清单上签字，以备查考。
二、保管
1、资料档案质量符合完整、准确、系统的要求，分类编号保管；
2、资料档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。
4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。
5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
6、做好档案室温湿度的监控与登记工作。
7、每半年对档案室进行全面检查、清点，发现问题及时处理。
三、借阅
1、严格按玉华煤矿资料档案借阅有关管理规定执行。
2、查阅资料档案，必须严格履行登记手续，由借阅人写书面申请并经分管领导批准方可准予借阅。
3、申请单上必须写明借阅目的、借阅时间及借阅人，同时有分管领导的同意签字。
4、所借阅资料档案必须由借阅签字人负责保管，不得随意借与他人，文档在使用时需爱护，不得有破损、缺页。
5、资料档案使用完毕应及时归还，统一交回档案室，由档案室核销该员工借阅记录，如未能完整回收者，将按矿有关制度予以处罚。
四、保密
1、资料管理工作人员和借阅人不得以任何理由和方式对外泄露资料档案中的机密，对造成泄密事故者，应追究其责任。
2、未经领导批准，不得擅自复印档案。
3、认真执行《保密法》，严格遵守《保密守则》的规定，做好档案保密工作。
五、登记
申请人借阅资料必须在资料本上登记，注明借阅、归还时间及借阅人。
同时，档案管理员必须借阅情况做好记录。
六、销毁
1、资料的鉴定销毁工作，必须由档案鉴定小组负责。
档案鉴定小组要严格按照有关规定，对期满资料档案，认真进行鉴定。
2、销毁档案，必须编制清册，并经档案鉴定小组负责人审查批准。
3、销毁档案时，必须派专人（两人以上）监督，并在销毁清册上签字。
七、资料管理员岗位责任制
1、监督指导本机关各科室有关资料档案业务工作，贯彻执行有关档案工作的方针、政策，制定本机关档案工作计划和各项规章制度。
2、管理好档案，定期或不定期检查档案保管情况，作好记录。
3、熟悉档案业务，工作认真负责，积极热情地为
本机关领导和各科室服务。
4、严格遵守保密制度，不得泄密。
5、认真履行工作职责，严格执行资料档案管理工作制度，确保资料档案安全。
如因工作失误造成损失，视其情节论处。
请在这里输入公司或组织的名字
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(完整版)资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度
盘县鸡场坪乡云脚煤矿资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度云脚煤矿技术科二零一五年资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门科室收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。
由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。
任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。
资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。
一、归档凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。
1、归档时间：各部门要按时收集、整理各类文件材料。
各业务科室在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。
文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。
科研档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关科室业务人员归档的责任制。
设备档案、声像档案和实物档案随时归档。
2、归档要求：档案工作人员要认真做好档案的收集、整理、分类、鉴定工作，做到文件材料齐全、完整，并注意字迹材料是否符合归档要求。
卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。
一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。
同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。
归档的照片要附简要说明，录像带要附内容提要。
3、归档份数：本单位发文一般归档两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“本单位发文汇编”。
基建档案本单位必须保存一套原件。
4、归档手续：各部门整理归档后按规定移交档案中心，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。
二、保管1、资料档案质量符合完整、准确、系统的要求，分类编号保管；2、资料档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度范文（4篇）
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度范文一、引言档案是组织和个人工作活动的记录和见证，对于保障公共利益、维护社会秩序、促进社会发展具有重要作用。
为了保证档案管理工作的规范性和高效性，制定档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度，是保证档案管理工作顺利进行的基础。
二、归档制度1. 归档责任人归档责任人是指承担将纸质档案及电子档案纳入档案系统并进行归档工作的人员。
其职责包括：规划归档方案、组织归档人员、制定归档标准、整理归档资料、登记归档信息等。
2. 归档流程归档是档案管理的关键环节，应按照以下流程进行：（1）整理档案资料：将纸质档案和电子档案按照一定的顺序整理分类，确保档案的完整性和可检索性。
（2）编制归档清单：对已整理好的档案资料编制清单，包括档案编号、文件题名、所属部门、归档日期等信息。
（3）纳入档案系统：将归档资料按照清单信息纳入档案系统中，形成档案馆或档案室。
（4）登记入册：对纳入档案系统的档案进行登记入册，包括档案编号、文件题名、归档日期等。
（5）存放保管：将归档的档案按照规定的存储条件和环境进行保管，确保档案的安全性和完整性。
三、保管制度1. 保管责任人保管责任人是指负责档案保管工作的人员，其职责包括：对档案室、档案馆的环境进行监督和管理、保证档案的安全、防止档案的灭失或损毁。
2. 保管条件为了保证档案的安全和可持续保存，应提供适宜的保管条件，包括：温湿度适宜、通风良好、无害虫侵扰、防火措施得当等。
3. 保管措施为确保档案的完整性和安全性，应采取以下措施：（1）定期巡查：保管责任人应定期（如每月）对档案室、档案馆进行巡查，检查保管环境和相关设施是否完好，及时消除安全隐患。
（2）防火措施：建立档案室、档案馆的防火制度，包括安装灭火器材、定期组织防火演练等。
（3）防盗措施：采取安全技术措施，如视频监控、门禁系统等，保护档案的完整性和安全性。
（4）防潮防霉措施：保管责任人应定期检查保管环境的湿度情况，及时处理潮湿环境，防止档案受潮、发霉。
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度1.引言一个全面、规范的档案管理制度对于任何组织或机构都至关重要。
良好的档案管理制度可以确保档案的安全和可靠性，保护机密信息，提高办公效率，为组织的决策提供准确的信息基础。
本文将介绍一个完整的档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度，帮助组织或机构建立高效的档案管理体系。
2.档案归档档案归档是指将文件按照一定的规则和程序进行分类、整理和存放。
正确的档案归档可以确保档案的易查性和可靠性。
以下是档案归档的基本原则和步骤：2.1.原则（1）按类别分类：将档案按照不同的类别进行分类，如部门、项目、时间等。
（2）按编号编排：为每个档案设立唯一的编号，便于查找和管理。
（3）按时间顺序排列：按照档案产生的时间顺序进行排列，方便查阅。
2.2.步骤（1）文件收集：将机构或组织产生的所有文件进行整理和归档。
（2）文件鉴定：对文件进行鉴定，确定哪些文件是需要保留的，并进行归档。
（3）文件整理：对文件进行分类、整理和编目。
（4）文件存储：将整理好的文件放入相应的文件柜、文件夹或存储设备中，并进行标识和编号。
3.档案保管档案保管是指对归档好的文件进行安全和有效的保管。
以下是档案保管的基本原则和措施：3.1.原则（1）安全性原则：确保档案的安全和保密，防止损毁、丢失或泄露。
（2）易查性原则：确保档案的易查性，方便及时查阅和使用。
（3）独立性原则：确保档案保管人员的独立性，避免滥用权限。
3.2.措施（1）存储设备：使用特定的文件柜、文件夹或存储设备来存放档案。
（2）存储环境：保持档案室的适宜温湿度，防止档案变质或受潮。
（3）鉴定保管人员：确定专门负责档案保管的人员，并对其进行培训和管理。
4.档案借阅档案借阅是指组织或个人向档案保管单位申请查阅或使用档案的过程。
以下是档案借阅的基本过程和注意事项：4.1.过程（1）申请：组织或个人向档案保管单位提交借阅申请。
（2）审核：档案保管单位对借阅申请进行审核，并判断是否应该放行。
文件存档 借阅管理制度
文件存档借阅管理制度第一章总则第一条为了加强对文件存档的管理，规范借阅行为，保护信息安全，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于全体单位内部文件及档案借阅管理。
第三条文件存档借阅管理应遵循“谁借谁还、借阅有限、登记保管、责任明确”的原则，确保文件资料安全、保密。
第四条文件存档的借阅对象仅限于本单位工作人员，借阅者需提供有效证件并经过审批。
第五条文件存档借阅应遵循“文件使用后应及时归还，不得私自带出单位，不得转借他人”的原则。
第六条借阅管理负责人应加强对文件存档的监督和检查，发现问题及时处理。
第七条未经授权的借阅行为将受到相应纪律处分，情节严重者追究法律责任。
第二章文件存档借阅管理流程第八条文件存档借阅管理包括申请、审批、借阅、归还等流程。
第九条工作人员如需借阅文件存档，须填写《文件存档借阅申请表》，并经直接主管领导审批。
第十条借阅申请表应包括借阅目的、时间、档案名称、档案编号等信息。
第十一条经过审批后，借阅者凭借阅申请表到档案管理处办理借阅手续。
第十二条档案管理处工作人员应核对借阅者的身份证明，确认借阅者的身份后方可借阅文件。
第十三条借阅者应在档案管理处规定的地点进行借阅，不得将文件带出单位。
第十四条借阅者应仔细阅读文件，保证文档完整无缺，不得私自拆改。
第十五条借阅者应按借阅期限如期归还文件，在规定时间内未归还的将被追究责任。
第十六条借阅者应在归还时填写《文件存档借阅归还登记表》，由档案管理处工作人员核对，确认无误后方可归还文件。
第十七条借阅者应在借阅期满后及时归还文件，逾期未归还的将被记入个人档案并受到相应处分。
第十八条文件存档借阅管理工作人员应及时将借阅记录上报至档案管理系统，及时更新借阅信息。
第三章文件存档借阅管理措施第十九条加强文件存档的保存管理，确保档案的完整性和完好性。
第二十条严格控制文件存档的借阅权限，做好权限控制和审批制度。
第二十一条加强对借阅者的审查和培训，提高借阅者的安全意识和保密意识。
资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度
资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度一、前言为了规范企业的资料管理工作，提高档案管理效率和信息安全保障水平，特订立本制度。
本制度适用于本企业内全部部门和全部人员，在日常工作中必需严格遵守。
二、档案归档1.全部涉及企业日常经营管理、运营活动等的书面档案均应依照肯定的分类标准进行归档。
2.全部档案应标明档案编号、档案名称、归档日期、归档部门及人员等相关信息，并经过主管部门审核。
3.归档目录应当认真、准确，确保可以快速查找和归档档案。
4.档案归档必需依照规定的时间周期进行，并交由专人负责。
三、档案保管1.全部归档档案应存放在特地的档案室内，确保安全、防火、防水、防霉等措施得以实施。
2.档案室应有专人负责，订立相应的管理制度，确保档案有序、完整。
3.档案室应保持乾净清爽，防止灰尘、湿气以及阻碍档案保管的物品存在于室内。
4.涉密档案应放置于特地的保险柜内，并设置严格的权限管理。
四、档案借阅1.档案借阅必需经过合法授权，并填写借阅申请表。
2.借阅档案的目的必需合法合规，严禁任何非正当用途。
3.档案借阅期限一般不超出30天，过期需重新申请延期。
4.借出的档案必需记录借阅人、借阅时间等相关信息，并严格掌控档案流转，确保安全。
五、档案保密1.维护档案保密是企业的紧要责任，任何人员都应遵守档案保密制度，严禁将档案外传或泄露。
2.涉密档案的复印和传输必需得到相关领导的书面批准，并依照安全要求进行处理。
3.涉密档案应采取物理、技术和管理等多重手段保障信息的安全，并定期进行安全评估。
六、档案登记1.全部档案必需登记入册，并依照档案编号和存档日期进行记录。
2.档案的登记应包含档案编号、档案名称、存档日期、归档部门及人员等相关信息。
3.档案登记人员应依照相关规定对档案进行标识，并保证登记记录的准确性和及时性。
七、档案销毁1.档案销毁必需经过严格审核，并依照相关法律法规和企业规定进行处理。
2.涉及个人信息的档案销毁，应符合相关法律法规要求，并采取安全可靠的方式进行销毁。
档案管理规章制度及借阅流程
档案管理规章制度及借阅流程档案管理规章制度及借阅流程：档案借阅管理制度及流程档案、物品借阅管理制度及流程集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。
为配合集团档案管理工作并保证基建工程事业部档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案借阅管理制度1、凡借阅本部门档案室档案资料，须经本部门分管领导签字批准后到档案管理员处办理借阅手续。
2、严格履行档案管理手续，并应在《档案借阅登记表》上注明借阅文件名称、编号、借阅人、借阅日期等。
3、查阅档案资料，必须在基建办公室内，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制；因特殊情况必须将档案资料带出室外，必须经相关领导签字批准。
4、借阅人必须按借阅期限及时归还所借阅资料。
5、借阅人员要强化保密意识，严禁擅自翻阅、抄录和复印秘密文件资料要爱护所借阅档案资料，确保档案资料的完整与安全，不准折叠、勾画、涂改、抽撕、拆卷，不准在查阅档案时抽烟、喝水。
6、对于招标人员暂规定：每份招标文件交押金100元，每份图纸交押金2000元。
开标后，未中标者在未损坏图纸的情况下退还全部押金；中标者从工程押金中扣除。
对于工程押金规定：10万-50万的工程交押金5万；50-100万的工程交押金20万；100万以上的工程交押金40万。
7.对于损坏图纸的人员，按图纸损坏程度进行扣款：损坏不严重、可修复的，给与批评；损坏10%-50%的，扣除押金的1%；损坏50%，扣除押金的5%；损坏60%，扣除押金的10%；损坏70%，扣除押金的15%；损坏80%以上的，扣除押金的20%。
8.对于外部人员借阅图纸需经部门领导批示签字并填写借阅单后方可出借。
二、档案借阅流程：三、物品借用管理制度1、需借用基建部物品时候，必须经基建工程事业部领导同意后方可到仓库管理员处办理出借手续。
2、严格履行物品借用手续，在借阅统计台账上登记，并在物品借阅清单上签字，此单一式两份，一份存档一份借用人保管，归还物品时一并上交。
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度范本
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度范本第一章总则第一条为规范本单位的档案管理工作，确保档案的安全、完整和有效利用，根据相关法律法规和规范要求，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的所有档案管理工作，包括档案的归档、保管、借阅、保密、登记及销毁等环节。
第三条本单位的档案管理工作应当遵循以下原则：1.依法依规：遵守国家有关档案管理的法律法规和政策，确保档案工作合法、合规。
2.全面管理：建立健全档案管理制度，保证对各类档案的全面管理。
3.科学分类：档案按照一定的分类标准进行归类整理，方便管理和利用。
4.安全保密：对涉密档案和重要档案进行安全保密措施，防止泄密和丢失。
5.权责一致：建立健全档案管理的机构和人员配备，明确职责分工。
第二章档案的归档工作第四条档案的归档工作是指将文件和资料按照一定的规范，进行分类、整理和归档，确保档案的完整和有序。
第五条档案的归档工作应当按照以下步骤进行：1.收集档案：对文件、资料进行收集，并按照一定的分类标准进行分类。
2.整理归档：对收集到的档案进行整理、编目并归档。
3.制作档案目录：制作档案目录，方便后续的档案检索工作。
4.标识档案盒：对已经归档的档案盒进行标识，包括档案编号、归档时间等信息。
第六条档案的归档工作应当由专门的档案管理人员负责，并要设立相应的档案管理部门。
第三章档案的保管工作第七条档案的保管工作是指对已经归档的档案进行监管和保管，确保档案的安全和完整。
第八条档案的保管工作应当按照以下要求进行：1.档案柜要求：档案柜应当符合防火、防潮、防尘等要求，并设置相应的锁具。
2.档案仓库要求：档案仓库应当符合防火、防水、防灾害等要求，设备完备。
3.温湿度要求：档案的保管环境要求温湿度适宜，保证档案不受损。
4.安全防护：对涉密档案和重要档案要进行额外的安全防护措施，确保安全。
5.进出记录：对进出档案室或档案仓库的人员要进行记录，授权人员方可进入。
第九条档案的保管工作应当由专门的档案管理人员负责，并要进行定期的巡检和维护。
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度是一个机构或组织为了管理其档案资料而制定的一系列规章制度，包括如下几个方面：
1. 档案归档制度：规定了档案的归档程序和要求，包括档案的整理、分类、编号、索引等，以确保档案能够被快速准确地找到和利用。
2. 档案保管制度：确定了档案的存放场所、设施和条件，包括安全性、防火防灾、防盗等要求，以确保档案的安全保密。
3. 档案借阅制度：规定了档案借阅的程序和要求，包括借阅申请、审批、借阅期限、借阅记录等，以确保档案的合法、有序地被借阅和使用。
4. 档案保密制度：规定了档案保密的要求和措施，包括保密级别、保密责任制、档案查阅的限制、涉密档案的处理等，以确保档案的机密性和安全性。
5. 档案登记制度：规定了对档案的登记和备案程序和要求，包括档案的入库登记、目录编制、定期复核等，以确保档案管理的规范和及时性。
6. 档案销毁制度：规定了档案销毁的程序和要求，包括档案销毁的时机、方式、程序、销毁证明等，以确保档案的合法、安全地销毁。
通过建立和执行这些制度，可以有效地管理和保护档案资料，确保档案的安全性、可用性和合规性。
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公司档案管理规定
档案管理制度一、总则1、为了规范xxx集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理,特制定本制度;2、档案的范围1公司内部经营形成的各种资料;2外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料;3下属全资、控股子公司以下简称子公司备案形成的与经营有关的资料;二、档案的管理部门1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理,其中行政管理中心为主管部门;2、档案管理部门的职责1行政管理中心档案管理的职责①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度,规范管理流程、分类目录、管理表格,规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理;②负责指导、培训、宣贯档案管理制度;③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行;④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案;⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案;⑥负责收集、整理各部门档案分类目录,汇总建立公司电子目录;2财务中心档案管理的职责①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程;②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案;三、档案的分类管理1、档案的分类原则公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理;各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号;如有变更、调整、增加、删除需求,应由需求部门提出申请,经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整;2、档案的分类档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类;公司档案主要采取按实质内容进行分类;1按内容进行分类,主要有：①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等;②会议资料;主要包括日常会议纪要和专题会议资料等;③股东会、董事会、监事会决议和成员资料;包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等;④企业基本资料;包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等;⑤经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等;⑥经济合同;包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等;⑦案件资料;⑧行政后勤档案/员工福利餐娱、文体、图书、旅游等;包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等;⑨人力资源部资料;包括人力配置、人力开发、人力薪酬成本、劳资关系、员工信息管理等;⑩财务部门资料;包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等;错误!工会文件错误!登记记录资料;包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等;错误!签字印模;包括签字样本、印章印模等;错误!特殊业务资料;2按保存形式分类①纸质形式②电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式;3按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般无密级档案;绝密、机密文件打印使用专用磁盘,绝密文件只能印1份,机密、秘密文件按审阅人数打印;文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容,对照密级分类标准进行确定;①绝密：处于最高保密等级,限指定人员知晓,一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料,如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂；管理系统或组织架构动荡高管三人以上投诉或两人以上离职的等;绝密文件是集团公司的核心档案;包括但不限于：a、总裁指定的绝密事项资料；b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；c、公司的重大经营决策、战略投资计划；d、购买或开发的科研成果和专利等资料；e、资金运作计划、协议、等相关财务资料；f、重大项目的资料;②机密：保密等级次于绝密,集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料;是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料,如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳；管理系统遭受破坏或组织架构出现危机高管两人以上投诉或一人离职的等,包括但不限于：a、集团公司领导指定的机密事项资料；b、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；c、集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议；d、关于集团及控股子公司商业利益,发展的合同；e、公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等未公开宣布者；f、尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；g、投资计划书、项目协议、项目运作方案；h、财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；i、集团公司人事档案、工资；j、未公布的内部重大改革及人员变动的方案；k、涉及总裁个人的收发文件;③秘密：保密等级在绝密和机密之下,集团领导、部门领导、相关人员所知的资料;但如果非法泄露,会给集团公司带来损害和影响,如导致公司财产损失1万元以下；资金链链受到轻微影响不影响正常作业；管理系统遭受轻微破坏不影响正常使用或组织架构受到轻微动荡两人以下投诉,无人员离职,包括但不限于：a、外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；b、公司招投标书,有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；c、具有国际先进水平,并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；d、合同,技术协议；e、公司制度汇编原件;④一般无密级档案：除以上外,其他均为一般档案;四、档案的移交管理1、档案移交的基本要求1资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程,已形成档案;2移交前,应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐;3结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列;批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；正本在前,定稿在后；结论在前,依据在后;4原则上整理好一一对应的纸质档和电子档;5采用碳素墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔填写,要求字迹工整、清楚、准确;2、档案移交时移交人填写档案交接登记表附件1,报部门负责人审核确认签字;接收人核对无误后签字确认;五、档案的归档管理1、档案的归档原则1按立档单位分开建档;2按形成或针对的年度分开建档;3自有档案和备案档案分开建档;4按档案内容分类排序归档;5按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号;6按末级分类档案登记档案目录;7不相容职务档案分开归档;2、档案管理员应在收到移交档案资料后3日内归档;档案管理员填写登记分类档案目录,将档案文件有序置放在目录后面;档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级;六、档案的立卷管理1、档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致;分类档案资料较少时,连序的分类档案可组合立卷;分类档案资料较多时,可分多盒立卷;档案管理员应编制档案立卷目录,对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示;对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务,应在完结当年立卷归档;与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档,建立清单目录,经部门领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷;比如：1单个专题会议相关组合要素：①关于召开会议的请示与批复；②提交会议审议批准的资料：包括工作规划、计划、报告；预算决算；各项决议的草案；③会议期间使用的资料：包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告；④会议参考性资料：包括调查报告；可行性分析报告；统计报表；技术图纸或图表；⑤会议管理性资料：包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿；⑥会议宣传性资料：包括会议简报；会议纪要；新闻报道；⑦照片、录音、录像等资料;2单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：简历、身份证复印件、授权书及其他资料;3单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：资质、证照新旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资料；有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料;4单个案件相关组合要素：诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料;5单个员工的档案相关组合要素：员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡养老保险册、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料;6单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体项目或业务要求进行相关要素组合;七、档案的保管要求1、档案管理员负责档案的保管;行政类、人事类档案由档案管理专员保管；财务类档案应由财务人员暂为档案管理;2、纸质或实物档案的保管的一般要求1档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材；2档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀；3档案室内保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿；4严防毁坏损失、散失和泄密；3、电子档案的保管的一般要求1档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管;2电子文档应保存在单机版的计算机中,必须设置密码,注意防泄;3电子文件应定期进行备份,防病毒等安全措施;4备份磁介质应注意防磁;4、密级档案管理的特别要求1严禁在不具备保密条件的地方存放档案;2档案管理员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团公司的保密规定,做到对公司的机密不说、不外传;3档案管理员在调离或离职时,由行政管理中心总监监督办理移交、档案交接之后,方可离开;4档案管理员无论在职期间、调离或离职后,都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收筹划、核心技术等机密性档案内容;丢失档案或擅自泄露档案机密,公司将追究其个人的经济责任和法律责任;5秘密载体必须确保任何时候都处于绝对安全、保密状态,对秘密载体生成过程中不需归档的材料,应及时销毁;秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等、光盘等各类物品;6秘密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请,经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心负责人审批,有对外发布需要时,必须报经批准;7绝密、机密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请,经过载体管理部门负责人、分管领导、行政管理中心总监、批准;8在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则,进行管理;9秘密事项由形成部门在档案归档时,按照密级资料具体分类标准做好标识盖上标识印章,标识印章由档案管理员保管,绝密档案移交前移交人须做好密封,交档案管理员负责妥善保管,并建好记录、台帐;八、档案的借阅管理1、申请借阅、查阅或复印档案时,应填写档案借阅/复印申请单,根据档案密级级别向各级领导申请报批;除此外,公司外部人员借阅时还应持单位正式介绍信,档案保管人员方能接待;2、借阅人应认真填写档案借阅 /复印登记簿,详细登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、归还期、归还签名等情况;3、在借阅、查阅或者复制档案时,严禁在档案上涂画、拆封和抽换;4、申请复印时,应由档案管理员亲自复印,并加盖“再复印无效”印章,并注明“此复印件仅用于…用途”;5、一般档案的借阅、复印由借阅人提出申请,报部门负责人、行政管理中心负责人审批后至档案员处办理相关手续;档案一般不得带出档案室;档案管理人员应负责将原件及时、完好无缺地归放原处;6、绝密、机密文件严禁带出档案室、复制,经相关领导审核签批人员在档案室查阅后应立即归还;如确因工作需要带出、复印,除签批手续外,档案员还需当面或电话联系,向相关领导确认后办理相关手续;办理中做好记录,按时追回加密的复印文件存档由于工作需要交予其它关联机构、政府部门的除外;7、绝密、机密、秘密、一般档案借阅、复印如涉及财务内容的,除正常审批手续外,还需财务管理中心负责人签批;九、档案的销毁管理1、档案保管期满需要销毁时,由档案保管人员填写文档销毁申请单,编制销毁清册,经部门负责人鉴定审核后,方能销毁;销毁时,应有监销人在场监督销毁;监销人在销毁档案前,应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后,应当在档案销毁清册上签名盖章;档案保管期限满,但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止;单独抽出立卷的档案,应在档案销毁清册和档案保管清册中列明;十、附则本制度自下发之日起执行,由集团行政管理中心负责解释并落实;附件1、档案交接登记表2、档案借阅/复印申请单3、档案销毁清册xxxx有限公司xx年x月x日附件1档案资料移交表附件2：档案借阅/复印申请单附件3：档案销毁清册销毁经办人：监销人：销毁时间：销毁地点：。
档案室七项制度
档案室“七项”管理制度第一项档案安全保管制度1、档案管理人员要忠于职守，提高安全保密意识，自觉做好安全防范工作，提高警惕，严守党和国家机密，确保档案资料的完整和安全。
2、档案库房每天检查一次，做到门、窗、橱柜牢固无损，非工作时间将库房门、窗关严锁好，并切断库房电源。
3、库房内严禁吸烟，禁放易燃物品，注意清洁卫生，消防器材定期检查，努力做到“九防”：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染。
4、非本室工作人员，未经批准，一律不得进入档案库房，以确保安全。
5、库房内备有温湿度计，每天按时记载库内温湿度，采取适当方法调节温湿度至正常。
6、对破损、字迹不清等不易继续保管而又需永久、长期保存的档案资料及时进行裱糊和复制。
7、爱护室内一切设备，确保设备完好。
8、管理人员工作调动时，要严格执行交接手续，在没有交接前，不得离职。
第二项档案鉴定与销毁制度1、档案材料必须根据其保管期限进行鉴定，对于失去保存价值的档案材料可予以销毁。
2、组织档案鉴定销毁领导组，由分管领导负责，档案室牵头，有关部门专（兼）职档案人员组成，共同对所鉴定的档案材料进行审核和监销。
3、鉴定档案应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况，以案卷为单位，逐件逐张地审查，直接判定其价值。
对一时难以判定价值的档案，应采取保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本区文件从宽，外来文件从严的处理方法。
对超期限的档案，由档案部门会同有关业务部门提出存毁意见，经单位领导批准同意后方可销毁。
4、通过鉴定需要销毁的档案材料，必须编制清册，并由鉴定领导组逐一审核。
确认无误后，签署意见。
5、鉴定工作完成后，由档案室和鉴定领导小组对所要销毁的档案材料写出鉴定小结和销毁报告，报请所在地区档案业务主管部门批准。
6、要指定专人在规定的时间和地点进行销毁，任何人都不得擅自处理或任意分散。
7、销毁档案时，须由二人以上监销，监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁的方式和日期。