002第四章 创建和使用表

第四章创建和使用表第一节：表的结构一.表的结构(表头)：二.表内容（行或称记录）：第二节：表的创建一、通过输入数据创建表二、使用“表向导”创建表三、使用“设计器”创建表四、利用现有数据创建表第三节：表记录的输入一、“是/否”数据类型输入二、查询向导的设置三、OLE数据类型的输入四、超连接数据类型的输入第四节：表的关系一、关系：二、建立关系：三、主表、子表概念：四、删除表之间的关系第五节：数据表的使用§5.1表中记录基本操作§5.2查找表中的信息§5.3修改表的显示外观§5.4记录的排序与筛选§5.5在数据库窗口操作表§5.6使用子数据表（目录结束）第一节：表的结构表的构成:一.表的结构(表头);二.表内容（行或称记录）。

说明：表的结构就是每个字段的字段名称、字段类型（9个）、字段属性（n个）如下第二节：表的创建创建表的3种常用的方法：1．将数据直接输入到空白的数据表中。

当保存新的数据表时，Access将分析并且自动为每一字段指定适当的数据类型及格式。

2．使用“表向导”来选择表的字段，表中的字段可以从预先定义好的表中选择。

3．使用“设计器”从无到有指定表的全部细节。

一、通过输入数据创建表（以学生表为例）1．打开要创建表的数据库窗口，单击“对象”栏中的“表”如下图。

2．双击“通过输入数据创建表”，系统打开一个空表，如图所示。

各个字段的默认名称为“字段1”、“字段2”、“字段3”等。

3．双击现有的字段名，然后输入所需的字段名称，可以为字段重新命名。

如图所示。

4．输入数据到相应的字段列中，如图所示。

5.数据输入完毕后，单击工具栏中的“保存”按钮或者选择“文件”菜单中的“保存”命令，在出现的“另存为”对话框中输入表的名称，如图所示。

6．单击“确定”按钮后，出现如图所示的提示对话框，询问是否创建主键。

单击“是”按钮表示接受建议，Access将为新建的表创建一个自动编号型的字段并将其定义为主键。

单击“否”表示不创建自动编号型的主键字段。

7．关闭数据表窗口，进入“订单”表的设计视图，可以修改表的结构，包括字段格式、属性和主键等，如图所示。

说明：无论以任何方式建立的表，以后均可修改其表的结构，只需要在数据库窗口中单击“设计”按钮就可以进入表设计视图，对库结构进行相应的修改。

并可对表进一步修改。

二、使用“表向导”创建表（以联系地址表为例）表向导提供了各种各样预先定义好的表，用户可以利用这些示例表中提供的字段直接选择所需要的字段，创建新表。

1．打开要创建表的数据库窗口，单击“对象”栏中的“表”如下图。

2．双击“使用向导创建表”项目，进入如图所示的“表向导”对话框。

操作提示：也可单击窗口中的“新建”→“表向导”，也可进入上图所示。

3．在“表向导”对话框中选择1）“商务”或“个人”按钮，2）选择相关的字段。

单击“”按钮将其添加到“新表中的字段”列表框中。

3）在为所创建的表选择字段时也可以从其他示例表中选取所需要的字段。

4．单击“下一步”按钮。

5．在“表向导”对话框中的“请指定表的名称：”，如图所示。

在该对话框的下半部分可以指定是需要向导设置主键还是自行设置主键6．单击“下一步”按钮，进入如图所示的界面，选择使用向导创建表之后的所要完成工作(注: 如果当前数据库中已经存在某些表,则多一步操作,既确定表的关系,如下图)。

选择：1）“修改表的设计”，表向导会打开新表的设计器；2）选择“直接向表中输入数据”，表向导会打开数据表视图；3）选择“利用向导创建的窗体向表中输入数据”，Access 会启动“自动窗体”向导，并且生成一个基于该表的窗体。

此处，选择“直接向表中输入数据”项目。

6．单击“完成”按钮，即可以创建一个表，如图所示。

7．刚刚建立的表中还没有任何记录。

用户可以自行输入数据得到一个完整的表，如图所示。

三、使用“设计器”创建表此方法由用户自行定义表的结构：● 表中的每一个字段的字段名；● 字段的数据类型以及一些相关属性。

● 先打开要创建表的窗口，如图。

● 单击“对象”栏中的“表”，→双击“使用设计器创建表”项目，进入如图所示的“表向导”对话框。

1．字段名称①长度最多只能为64个字符。

②可以是字母、数字、空格及特殊符号的任意组合。

③字段名不能使用( ) ! [ ] 等字符。

④不能以空格开头。

2．字段的数据类型Access提供了10种数据类型，分别为：（具体见教材P41；表2-1）3．字段的属性每个字段除具有字段名称、数据类型外还有一组属性。

（1）字段大小文本字段：则大小属性值的范围为0-255，默认值为50；数字字段：则大小属性值可以设置为“字节”、“整型”、“长整型”、“单精度型”、“双精度型”、“小数”等；（具体见教材P62；表4-8）自动编号字段：则大小属性值可以设置为“长整型”和“同步复制ID”。

（2）格式用于设置当前字段的显示布局。

不同的“格式”属性值只能影响数据的显示，并不影响数据的存储。

◆数字字段：常规数字(3456.789);货币(￥3,456.789)◆日期/时间字段：常规日期: 2007-3-1;长日期: 2007年3月1日自定义：dd/mm/yy日/月/年dd”日/”mm”月/”yy\年◆是/否字段: 是/否; 真/假◆文本字段的特殊字符:@或&:文本字符或空格格式设置:@@@@-@@@@输入数据:12345678显示结果:1234-5678（3）输入掩码：定义数据的输入格式（具体见教材P63；表4-9）日期/时间字段：输入掩码:9999-99-99输入数据:1988-12-11显示结果:1988年12月11日文本字段:输入掩码:\（999\）9999-9999 输入数据:（___）____-____ 显示结果(010)6893-2367 注意： \与＂的用法输入掩码:<?????输入数据:FFFFF显示结果:fffff输入掩码\(0\10)9999-9999输入掩码＂(010)＂9999-9999输入数据: （_1_）____-____ 显示结果: （010）6893-2213（4）标题:字段名的别名(显示名称),字段名改成拼音或英文以后调用方便。

姓名改成XM。

调用：XM=“王李”不用：姓名=“王李”（5）默认值默认值属性就是在创建新记录时自动添加到该字段中的预设数据，可以避免重复输入相同的数据。

是/否字段:默认值:-1。

（6）有效性属性用于在输入数据发生错误时对用户进行提示。

避免一些数据的溢出，字段的有效性属性有两个需要同时设置。

①“有效性规则”属性确定输入数据的范围②“有效性文本”属性。

提示文本，当输入数据超出有效范围时的文字提示。

注意：用到的表达式见：（教材P42-P44；表2-2; 表2-3; 表2-4; 表2-5; 表2-6; 表2-7）用到的函数见：（教材P44-P47；表2-8; 表2-9; 表2-10; 表2-11。

◆数值型字段：有效性规则:1≤数字（年龄）≤200>=1 And <=200有效性文本:值是1到200之间的整数◆日期型字段：有效性规则:>=#1977-1-1# and <=#1997-1-1#有效性文本:1977----1997◆文本型字段：有效性规则:“男”or “女”有效性文本:数据溢出（7）必填字段用于当前字段中是否需要输入数据。

选择“是”：该字段必须输入相应的值，且不能为空值；选择“否”：该字段可以不输入相应的值。

注意：主键默认为必填字段（8）允许空字符串文本、备注及超链接数据类型允许空字符串，其值为两类：空值：Null (不知其值)空字符串: ””（无值）（9）索引功能：加速对索引字段的查询，排序等。

（10）输入法模式用于确定当插入点移到该字段时中文输入法的状态是打开或关闭。

（11）Unicode压缩文本、备注及超链接数据类型允许Unicode压缩。

4．设置主键字段主键（又称关键字）用于唯一标识表中每条记录的一个或一组字段，其功能为。

●在执行查询时用主键作为主索引可以加快查找速度；●用主键定义多个表之间的关系，以便检索不同表中的数据。

为了保证主键标识记录的唯一性，应该避免任何重复值或空值进入主键。

在Access 中可以定义3种主键：自动编号、单字段和多字段。

（1）自动编号主键自动编号字段可设置为自动输入连续整数的编号。

将自动编号字段指定为表的主键是创建主键的最简单方法。

（2）单字段主键如果在表中某个字段中包含唯一的值，就可以设置该字段为主键。

如果选择作为主键的字段有重复值或空值，Access就不会将它设置为主键。

（3）多字段主键将两个或更多的字段指定为主键。

5. 向表中输入数据输入数据到相应的字段列中，最后保存即可。

四、利用现有数据创建表数据源：数据库、电子表格、文本文件。

1．导入数据：①打开数据库；②文件→获取外部数据；③在“导入”对话框中选取相关文件；单击“导入”，出现如图向导一。

④单击下一步，出现向导二。

⑤单击下一步，出现向导三。

⑥单击下一步，出现向导四。

⑦单击下一步，出现向导五。

⑧单击下一步，出现向导六。

⑨单击完成，出现向导七。

⑩单击确定，回到数据库主窗口。

2．导出数据数据库对象→数据库、电子表格、文本文件①打开数据库；选定导出对象（选表格）；②文件→导出；③在“导出”对话框中确定文件地址、文件名及类型，单击“导出”，返回数据库主菜单。

4．连接数据直接连接到其他应用程序中的数据，不需导入。

第三节：表记录的输入一、“是/否”数据类型输入 表示“是”，Access 将“-1表示“否”，Access 将“0”存入。

女，显然不方便，引入“查阅向导”解决。

二、查询向导的设置1．来自固定值的查阅字段 以学生表中的“性别”创建查阅字段。

① 学生→设计视图→性别→查阅向导，如图所示。

也可直接联系 导出、导入数据或结构②单击查阅向导，如图所示，选择自行键入所需的值，单击下一步。

③在查阅向导对话框中输入查阅字段的固定值。

（注意：1列为显示值：男、女；2列为存储值0、-1）④在查阅向导对话框中隐藏第二列。

⑤单击下一步，选择第二列（注：1列为显示值，2列为保存值），在单击下一步。

⑥指定标签为“性别”，单击完成。

则“性别”字段由复选框变成组合框。

⑦学生表添加“性别”时从组合框中选择，如图所示。

●以学生表中的“籍贯”字段创建查阅字段。

方法基本同上，只是输入一列的固定值。

固定值:吉林、天津、北京。

①学生表添加“籍贯”时从组合框中选择，如图所示2．来自表或查询的查阅字段●以学生表中的“班级ID”字段定义查阅字段。

①学生→设计视图→性别→查阅向导，如图所示。

②单击查阅向导，如图所示，③选择使用查阅表或查询中的值，单击下一步。