时间管理四象限法则
时间管理的四象限法则
时间管理的四象限法则
四象限法则又称“柯维矩阵”，它是一个时间管理的工具，可以参考，用来辅助我们认识自己的工作状态与效率，有效管理自己的时间。
四象限法则如下：
1. 重要且紧急（急切区域）：
这是我们必须立刻处理的事情，因为它们是最紧急、最重要、最突出的事项，需要我们第一时间解决。
2. 重要但不紧急（重要区域）：
这些任务可能没有紧迫性，但是对我们的长期目标、价值观和成就感有很大的影响。
这些事情需要我们规划好时间之后，积极地去完成。
3. 不重要但紧急（随便区域）：
这些事情看似很紧急，但它们并没有太大的重要性。
它的出现常常是因为我们没有好好地管理我们的时间，常常容易在这里浪费太多的时间和精力。
4. 不重要也不紧急（无效区域）：
这些事情对我们的价值观、长期目标和成就感没有任何的影响，需要我们切实地避免。
时间管理——四象限原则
轻重缓急处事原则
先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 先做容易的做，然后再做难做的事。
1 2 3
先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要 花费大量时间才能做好的事。
先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。 先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。 先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。
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轻重缓急处事原则
先做别人的事，然后再做自己的事。 先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。 先做有趣的事，再做枯燥的事。
8 9பைடு நூலகம்10
先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再 做难以完成的整件事或难以告一段落的事。
先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系 的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 先做已发生的事，后做未发生的事
第一象限重要又紧急的事
诸如应付难缠的顾客、处理个人危机、住院开刀、处理顾客投诉、送货收款以及有期 限压力的事情。这样的事情，会让人时刻有压力感。如果此类事情做得过多会让人心力交 瘁。
第二象限重要但不紧急的事
主要与生活品质有关，包括制定目标与计划、开发新的顾客资源、日常顾客的维护、
人际关系的建立、参加培训学习、问题的发掘与预防、锻炼身体等等。这个领域的事情不 会对我们造成催促力量，但必须重点去做。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们
对于第三象限的 事情授权或委婉 拒绝 （Delegate！）
第三象限的事 情，我们应该认识 到它是我们忙碌而 且盲目的源头。对 于这个象限的事情 最好授权让别人去 做，或者通过委婉 的拒绝减少这类事 务的投入。
对于第四象限的事 情尽量别做 （Don’t doit！）
时间管理 四象限法则
分工合作
根据团队成员的特长和任务性质进行合理 分工，提高团队效率。
沟通协作
加强团队成员之间的沟通协作，及时解决 问题和调整计划。
如何应用四象限法则进行项目时间管理
01 制定项目计划
根据项目目标和要求，制
定详细的项目时间计划。
03 确定关键路径
找出项目中的关键路径，
确保关键任务的按时完成。
02 监控进度
避免处理不紧急不重要的事项
01
总结词
不紧急不重要的事项通常对个人或组织的目标没 有实质性贡献。
02
详细描述
这些事项包括浏览社交媒体、闲逛、无目的的消 遣等，应该尽量避免或减少，以免浪费时间和精
力。
04
案例分享
如何应用四象限法则进行个人时间管理
确定优先级
将个人任务按照重要性和 紧急性进行分类，优先处 理重要且紧急的任务，合 理安排时间。
紧急不重要象限
总结词
尽量委托，减少投入
详细描述
这个象限的任务通常是紧急但不重要的琐事。应 尽量委托给他人完成，或者寻找更高效的方法来 减少投入的时间和精力。
不紧急不重要象限
总结词
避免浪费时间，培养好习惯
详细描述
这个象限的任务通常是不紧急和不重要的，例如浏览社交媒体、闲聊等。应尽量避免在这个象限浪费 时间，而是培养一些好习惯，如阅读、锻炼等，以提升个人素质和长期效益。
06
时间管理挑战和解决方案
如何克服拖延症
设定明确目标
将目标分解为具体、可执行的小任务， 有助于提高行动力和减少拖延。
避免分心
尽量避免分心的事物，如关闭社交媒 体、手机通知等，保持专注和集中精
力。
制定计划和时间表
时间管理工具：四象限、二八法则、PDCA循环、SMART原则
时间管理工具：四象限、二八法则、PDCA循环、SMART原
则
1、四象限法则
四象限法则是时间管理的一个重要观念，即把主要的精力和时间集中放在处理那些重要但不紧急的工作上，从而未雨绸缪，防患于未然。
重要不紧急的事情拖延，就到了第一象限，既紧急又重要，由于时间点的限制，很容易草草了事，这不是我们所期望的。
不重要但紧急的事，大多是临时任务，但又难以脱身，因此学会拒绝、流程化、文档化很重要。
不重要不紧急的事，通常是能够使我们放松愉悦的，可以做，但要有节制。
理解四象限法则：优先解决第一象限，重点投资第二象限，防止陷入三四象限。
2、二八法则
“二八法则”反应了一种不平衡性，但它在社会、经济及生活中无处不在。
在时间管理上，我们要选择在20%事上投入80%的精力，追求卓越，而不是将时间、精力平均分配在每件事上。
3、PDCA 循环
PDCA 循环的含义是将时间管理分为四个阶段，即Plan（计划），Do（执行）、Check（检查）和 Action（处理）。
需要注意的是，这四个过程不是运行一次就结束，而是周而复始的进行，一个循环完了，解决一些问题，未解决的问题进入下一个循环，这样阶梯式上升的。
4、SMART 原则
SMART 原则是在制定目标时，需要考虑的五个方面：
1.目标必须是具体的（Specific）；
2.目标必须是可以衡量的（Measurable）；
3.目标必须是可以达到的（Attainable）；
4.目标必须和其他目标具有相关性（Relevant）；
5.目标必须具有明确的截止期限（Time-based）。
时间四象限法则
时间四象限法则时间四象限法则是管理时间的一种方法，它将时间分为四个象限，分别代表着不同的任务和活动。
这个方法可以帮助人们更好地管理时间，提高工作效率。
以下是时间四象限法则的详细介绍。
第一象限是重要且紧急的任务。
这些任务需要立即完成，并且对于个人或者组织的目标非常重要。
例如，一个重要的报告的截止日期即将到来，或者一场突发事件需要紧急处理。
这些任务通常需要投入大量的时间和精力，但是在时间管理中，它们是第一优先级。
第二象限是重要但不紧急的任务。
这些任务对个人或者组织目标有重要意义，但是并没有紧迫的截止日期。
在这个象限中，关键是提前规划和处理这些任务，以避免它们变成紧急任务。
例如，制定一个长期发展计划，提升个人技能，或者建立良好的人际关系网络。
虽然这些任务不需要立即完成，但是它们对个人或者组织的长期成功至关重要。
第三象限是紧急但不重要的任务。
这些任务虽然需要立即完成，但是对于个人或者组织的目标并没有太大的影响。
在这个象限中，关键是减少这些任务的数量和影响。
例如，处理一些琐碎的日常工作，回复一些不太重要的邮件，或者参加一些无关紧要的会议。
尽管这些任务需要花费时间和精力，但是在时间管理中，它们是第二优先级。
第四象限是既不重要又不紧急的任务。
这些任务对个人或者组织的目标没有影响，同时也没有紧急处理的需要。
在这个象限中，关键是避免将过多的时间和精力花费在这些任务上。
例如，浪费时间在社交媒体上浏览，观看电视剧，或者做一些无所谓的琐事。
这些任务对于个人的发展和组织的进步是没有任何正面影响的。
通过时间四象限法则，我们可以更好地管理时间和任务。
首先，我们要将重要的任务设定为第一优先级，并尽快处理。
其次，我们要提前规划并处理重要但不紧急的任务，以避免它们变成紧急任务。
同时，我们要减少紧急但不重要的任务的数量和影响。
最后，我们要在时间管理中避免花费过多时间在既不重要又不紧急的任务上。
这样，我们就可以更高效地利用时间，达到个人和组织的目标。
时间管理四象限法则的内容
时间管理四象限法则的内容
时间管理四象限法则是一种常用的时间管理方法，它将任务按照重要性和紧急性两个维度进行划分，分为四个象限：
1. 重要且紧急：这些任务具有高重要性和高紧急性，需要立即处理。
例如，危机处理、紧急项目、截止日期临近的任务等。
2. 重要但不紧急：这些任务对个人或组织的目标具有重要影响，但没有明确的时间压力。
例如，长期规划、学习提升、建立人际关系等。
3. 不重要但紧急：这些任务通常是一些紧急的日常事务或别人的请求，但对个人或组织的目标没有直接贡献。
例如，处理邮件、接听电话、参加不重要的会议等。
4. 不重要且不紧急：这些任务对个人或组织的目标没有重要性，也没有时间压力。
例如，无意义的社交、无关紧要的琐事等。
时间管理四象限法则的核心思想是优先处理重要且紧急的任务，同时也要关注重要但不紧急的任务，以避免它们转化为紧急任务。
对于不重要但紧急的任务，可以尽量减少或委托他人处理，而不重要且不紧急的任务则可以尽量避免或放弃。
时间管理之四象限法则
一、四象限（X→重要、Y→紧急）：
2016年4月25日,Monday
紧
急
二、四象限法则简介：
四象限法则，是由著名管理学家史蒂芬.科维(Stephen R. Covey)提出的一
个时间管理理论。
把要做的事（如工作中的事）按照重要
和紧急两方面的不同程度进行划分，可以分为四个象限：
重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而
且不紧急。
日常工作中往往有机会去很好地计划和完成一
件事,但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移就会
造成工作质量的下降。
时间管理理论的一个重要观念是把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。
要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间，一个好的方法是建立预约。
建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。
四象限法则改变了传统时间管理法以“急”为重方式，高效时间管理的核心应该：“先轻重，后缓急”。
四象限时间管理法
四象限时间管理法四象限时间管理法是基于《艾森豪威尔法则》（Eisenhower Matrix）的一种具体实践方法。
该方法将任务按照紧急程度和重要性进行分类，帮助人们更好地分配时间和精力，提高效率和成果。
1. 第一象限：紧急且重要第一象限中的任务通常是紧急且重要的，需要立即处理。
这些任务往往具有明确的截止日期或紧迫的需要。
例如，突发的工作急事、紧急的会议、重要的客户要求等。
在这个象限中，我们需要集中精力解决问题，尽快完成任务并将其纳入优先级中。
在这个象限中，我们可以采取以下措施来管理时间：a. 设定优先级：根据任务的紧急程度和重要性，确定哪些任务首先处理。
b. 建立时间表：为每个任务设置明确的截止日期和计划，避免拖延。
c. 集中工作时间：尽量减少打扰和中断，专注于紧急且重要的任务。
d. 授权和委派：将一些任务交给他人处理，以减轻自己的负担和提高效率。
2. 第二象限：重要但不紧急第二象限中的任务是重要但不紧急的。
这些任务通常是长期目标、战略规划、自我提升等。
虽然它们没有明确的截止日期，但它们对个人和职业发展至关重要。
在这个象限中，我们可以有计划地进行时间分配，提高工作和生活的质量。
在这个象限中，我们可以采取以下措施来管理时间：a. 转化为第一象限：对于一些重要但非紧急的任务，我们可以主动设定一个自己的截止日期，推动自己更早地完成任务。
b. 制定计划：规划长期目标，并制定可行的计划和行动步骤，逐步实现目标。
c. 自我提升：利用时间进行自我学习、读书、培训等，提高个人的知识和技能。
d. 保持平衡：合理安排工作和生活，充分利用休闲时间，保持身心健康。
3. 第三象限：紧急但不重要第三象限中的任务是紧急但不重要的。
这些任务通常是他人的紧急请求、琐碎的日常事务、无关紧要的会议等。
虽然它们需要立即处理，但对于个人和职业发展并没有太大的贡献。
在这个象限中，我们需要学会说“不”，避免浪费时间和精力。
在这个象限中，我们可以采取以下措施来管理时间：a. 优化工作流程：通过合理安排工作流程，减少不必要的中断和干扰。
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时间管理之“四象限法则”
重要性 一：重要而且紧急 二：重要但不紧急
紧急程度
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3、
紧急程度
三：不重要而且紧 急
四：不重要且不紧急
15%
<1%
信息组长成功的时间 分配管理
时间管理之“四象限法则”
•第二象限：有计划去做！
不能因为不紧急就不去解决它。我们应该第一时间将任务进行分 解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不 会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。
荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们 陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之， 多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能 力，缩小第一象限的范围。 做好事先的规划、 准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个 领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必 须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重 要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入 到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无 限变少，不再瞎“忙”。
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时间管理之“四象限法则”
重要性 一：重要而且紧急 二：重要但不紧急
紧急程度
三：不重要但紧急
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时间管理之“四象限法则”
•第三象限：尽量别做！
当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的 事情来调整心态和身体，但是不要在这个象限中投入过 多的尽力，否则就是浪费生命了。
但我们往往在忙得焦头烂额，不得不 到第四象限去疗养一番再出发。这部 分 范围倒不见得都是休闲活动，因为 真正有创造意义的休闲活动是很有价 值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小 说、毫无内容的电视节目、办公室聊 天等。这样的休息不 但不是为了走更 长的路，反而是对身心的毁损，刚开 始时也许有滋有味，到后来你就会发 现其实是很空虚的。
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时间管理之“四象限法则”
案例：
某人一周的事务清单：
1. 临时参加各部门协调会。 （不重要但紧急） 2. 解决客人投诉。 （重要而且紧急） 3. 编写下个月部门员工排班。 （重要但不紧急） 4. 归档经理本周所有文件。 （不重要也紧急） 5. 去拜访VIP客人。 （重要但不紧急） 6. 陪朋友买手机。 （不重要也不紧急） 7. 向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料。 （重要但不紧急） 8. 核查下午客人信用额度报表。 （重要而且紧急） 9. 发传真取消客人预授权。（重要而且紧急） 10. 打若干个沟通的电话。（不重要但紧急） 11. 保安员报告有两客人在停车场打架斗殴。（重要而且紧急） 12. 去当当网购买最近很火的一本书《乔布斯》 。（不重要也不紧急） 13. 帮助一名新同事解决系统中一个遇到的难题。（不重要但是紧急）
时间管理之
四象限原理
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时间管理之“四象限法则”
你是否有时间管理不良的征兆？看看一下这些问题。
1. 你是否同时在做几个事情，但不知道先做那个？ 2. 你是否因为顾虑其它的事情，而无法集中精力来 做目前的事？ 3. 如果工作被中断，你是否特别生气？ 4. 你是否每天回家的时候都是筋疲力尽，有觉得好 像没做什么事情？ 5. 你是否觉得老是没有什么时间做运动或者是休闲， 甚至是只是随便玩玩都没有时间？ 6. 你是否觉得老是在做事，但总有做不完的事 对于以上的这些问题，只要有两个回答是“是”的话 那你的时间管理就有问题了。
案例：
某人一周的事务清单：
1. 临时参加各部门协调会。 2. 解决客人投诉。 3. 编写下个月部门员工排班。 4. 归档经理本周所有文件。 5. 去拜访VIP客人。 6. 陪朋友买手机。 7. 向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料。 8. 核查下午客人信用额度报表。 9. 发传真取消客人预授权。 10. 打若干个沟通的电话。 11. 保安员报告有两客人在停车场打架斗殴。 12. 去当当网购买最近很火的一本书《乔布斯》。 13. 帮助一名新同事解决系统中一个遇到的难题。
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时间管理之“四象限法则”
重要性
一：重要而且紧急
20%－25%
二：重要但不紧急
65%－80%
紧急程度
三：不重要而且紧 15%
四：不重要且不紧急
<1%
信息成员成功的时间 分配管理
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时间管理之“四象限法则”
一：重要而且紧急
重要性
20%－25% 1、开会
二：重要但不紧急
65%－80%
1、工作计划； 2、学习
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时间管理之“四象限法则”
重要性 一：重要而且紧急 二：重要但不紧急
紧急程度
三：不重要但紧急 四：不重要且不紧急
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时间管理之“四象限法则”
•第四象限：交给他人去做！
第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头。最好的方 法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此 类事务的发生。
表面看似第一象限，因为迫切 的呼声会让我们产生“这件事 很重要”的错觉——实际上就 算重要也是对别人而言。我们 花很多时间在这个里面打转， 自以为是在第一象限，其实不 过是在满足别人的期望与标准。
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时间管理之“四象限法则”
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时间管理之“四象限法则”
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时间管理之“四象限法则”LOGO来自时间管理之“四象限法则”
重要性
一：重要而且紧急
二：重要但不紧急
20%－25% 紧急程度
65%－80%
四：不重要且不紧急
三：不重要而且紧急
15%
<1%
成功的时间分配管理
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时间管理之“四象限法则”
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时间管理之“四象限法则”
我们经常遇到这样的问题？
1、电话又响了，有急事的、请示的、投诉的、 朋友聊天的等等都是不得不接的电话。可是， 手头上正在写一个计划，发报表、一个上午 了，还没写几个字„„ 2、最近领导分配了好多事情需要做，一起堆进 来，我都不知道怎么办，这个也说马上要交， 那个也说马上要交，我又不是三头六臂。 3、整天就像救火队，哪里有火情就往哪里赶， 可是天天忙救火，就没有时间静下来想想， “火灾”从哪里来？
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时间管理之“四象限法则”
重要性
一：重要而且紧急
二：重要但不紧急 1、准备工作、编制计划、维持关系。 2、去拜访VIP客户。 3、计划给员工进行培训。 4、回访客户。
1、紧急状况、迫切问题、限期完成。
2、一会儿要参加重要会议。 3、与客户沟通要做合同。 4、准备事项。
紧急程度
三：不重要但紧急 1、造成干扰的紧急事件。 2、打若干个沟通的电话。 3、帮助客户解决一个难题。 四：不重要且不紧急 1、处理一般性文件。 2、看电视消磨时光。 3、归档本周所有文件。
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时间管理之“四象限法则”
斯蒂芬· 科维（Stephen Covey）说：
时间是把杀猪刀！
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时间管理之“四象限法则”
怎样跑赢时间呢？
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时间管理之“四象限法则”
重要性 一：重要而且紧急
紧急程度
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时间管理之“四象限法则”
•第一象限：没什么好说的，立即去做！
我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象 限80%的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有 被处理好的事情，也就是说这个压力和危机是自己给 自己的。所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的 事情 才能是的压力减缓。