光伏电站竣工档案资料管理办法
光伏档案管理制度
一、总则为加强光伏档案的管理，确保光伏档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
二、管理原则1. 完整性原则：光伏档案应当全面、真实地反映光伏项目的建设、运营、维护等全过程。
2. 准确性原则：光伏档案内容应当准确无误，确保档案的真实性。
3. 系统性原则：光伏档案应当分类有序，便于查阅和利用。
4. 安全性原则：加强光伏档案的保密和安全管理，防止档案的遗失、损坏和泄密。
三、管理职责1. 档案管理部门：负责光伏档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 项目管理部门：负责光伏项目的建设、运营、维护等过程中产生的档案资料的收集和整理。
3. 项目实施单位：负责光伏项目的具体实施，配合档案管理部门做好档案的收集和整理工作。
四、档案收集与整理1. 档案收集（1）档案管理部门应当及时收集光伏项目的相关档案资料，包括设计文件、施工图纸、设备采购合同、验收报告、运行维护记录等。
（2）项目管理部门和实施单位应当将光伏项目的相关档案资料及时报送档案管理部门。
2. 档案整理（1）档案管理部门应当按照档案分类标准对收集到的档案资料进行分类、编号。
（2）档案整理应当遵循以下原则：a. 按照时间顺序排列；b. 按照档案类型分类；c. 按照档案重要性排序。
五、档案保管与利用1. 档案保管（1）档案管理部门应当建立健全档案保管制度，确保档案的完整、准确、系统和安全。
（2）档案保管应当遵循以下要求：a. 档案存放应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防尘等要求；b. 档案查阅应当登记备案；c. 档案修复应当遵循档案修复原则。
2. 档案利用（1）档案管理部门应当为用户提供档案查阅、复制等服务。
（2）档案利用应当遵循以下原则：a. 依法利用；b. 保密原则；c. 便民原则。
六、档案销毁1. 档案销毁应当符合国家档案管理的有关规定。
2. 档案销毁应当由档案管理部门负责，并经单位领导批准。
光伏发电项目档案文件管理制度
光伏发电项目档案文件管理制度项目档案管理实施细则为了加强XXX光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度。
请各参建单位严格执行。
一、工程档案资料生成的管理1.项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程。
二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理1.要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。
2.需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。
三、项目文档的质量要求项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：1.项目文档实行闭环管理。
文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。
文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。
XXX施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。
施工单位发现此类文件有权退回责任单位。
要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。
2.归档文件应为原件（正本）。
热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。
如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。
3.报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。
原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。
4.项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。
光伏发电项目档案文件管理制度
目文档管理制度为加强玛丽新能源投资有限公司光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度，请各参建单位严格执行。
一、工程档案资料生成的管理1. 项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程；二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理1. 要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。
2. 需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。
三、项目文档的质量要求项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：1.项目文档实行闭环管理文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。
文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。
杜绝对施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。
施工单位发现此类文件有权退回责任单位。
要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。
2. 归档文件应为原件（正本）热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。
如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。
3．报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。
原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。
4．项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。
光伏工程档案管理制度
光伏工程档案管理制度一、总则为规范光伏工程档案的管理、归档和利用，保证光伏工程档案的完整性、准确性和可追溯性，特制定本《光伏工程档案管理制度》（以下简称“本制度”）。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有光伏工程项目的档案管理工作，涉及光伏设计、施工、运维等环节。
三、档案管理责任1. 公司领导班子要高度重视光伏工程档案管理工作，明确工程档案管理的重要性和必要性。
2. 确保每个项目有专门负责档案管理的人员，并明确其职责和权限。
3. 档案管理人员必须遵守公司的相关规章制度，保证档案管理工作的严肃性和安全性。
四、档案管理流程1. 档案的归档（1）项目设计阶段：在项目设计阶段，对相关计划、设计文档、合同等档案进行分类整理，按照规定归档。
（2）项目施工阶段：施工过程中生成的工程记录、验收报告等档案，应及时整理归档，保证档案的完整性和可检索性。
（3）项目运维阶段：运维过程中生成的运行日志、维护报告等档案，应定期进行整理归档，并确保档案的安全性。
2. 档案的管理（1）建立档案管理台账，记录每一份档案的存放位置、借阅记录等信息。
（2）对档案进行定期检查，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案的利用（1）允许有管理权限的人员查阅档案，并确保档案的安全性。
（2）对外提供档案信息时，需经过审批，并注意保护公司的商业机密。
五、档案安全保密1. 档案的存放要求（1）档案应存放在专门的档案室内，保证室内温湿度适宜，避免受到损坏。
（2）档案密集架要按规定摆放，确保档案的安全性和便于检索。
2. 档案的保密（1）限定查阅档案的权限，严格控制档案的借阅和下载。
（2）涉密的档案要进行加密处理，确保公司的商业机密不被泄露。
3. 档案的备份（1）对重要档案应进行定期备份，并存放在安全可靠的环境中，以防止档案丢失。
六、档案管理制度的执行1. 每年公司领导班子要对档案管理工作进行全面检查，及时发现问题并加以整改。
2. 档案管理人员要定期培训，提高档案管理的专业水平和技能。
光伏发电项目文件归档及档案整理办法
光伏发电项目文件归档与档案整理办法（征求意见稿）解读光伏发电项目文件归档与档案整理规1 围本标准规定了光伏发电项目各单位的档案管理职责、项目文件的编制、收集、整理、归档、移交及验收。
本标准适用于光伏发电项目的文件归档和档案整理。
2 规性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 11821 照片档案管理规GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 14689 技术制图图纸幅面和规格GB/T 18894 电子文件归档与管理规DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规DA/T 42 企业档案工作规DL/T 5229 电力工程竣工图文件编制规定档发[1997]20号城市建设档案归属与流向暂行办法国家档案局第10号令企业文件材料归档围和档案保管期限规定3.3 项目档案archives of project经过鉴定、整理并归档的项目文件。
3.4 电子文件electronic records以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
3.6 分类classification根据档案的来源、形成时间、容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分。
3.7 整理archives arrangement按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
3.8 档号archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
3.10 档案移交transfer of records企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。
对项目档案管理实行统一领导、分级管理，设置专门档案管理机构，配备经培训合格的档案管理人员，确保项目档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。
光伏电站技术档案和资料管理规定
光伏电站技术档案和资料管理规定随着光伏产业的发展和快速普及，光伏电站建设已经成为一项重要的能源基建工程。
而相应的技术档案和资料管理规定也变得越来越重要。
以下是一个光伏电站技术档案和资料管理规定的示例，共，供参考。
一、档案管理规定1.档案的范围光伏电站技术档案是指反映光伏电站设计、建设、运行情况及相关技术资料的一系列文件、图纸、记录、资料等。
其中包含的主要内容包括质量保证手册、工程设计文件、验收记录、项目方案和实施计划、工作日志和实测数据、设备和材料采购、安装和调试记录等。
2.档案的管理(1) 档案管理实行全面、规范、科学的原则。
制定科学、合理、可行的档案管理程序和规定，认真执行。
(2) 档案管理应当指定专人负责，负责档案的保存、整理、归档和查询等工作。
(3) 档案必须在规定的时期内保管完整，整理清楚，做到防潮、防火、防盗、防鼠等。
(4) 档案保存时间应当按照法律规定执行，并经过相关部门的审批。
3.档案的整理将光伏电站技术档案按规定的文件分类整理，每个文件装訂成册，每个册应有正数号和副数号，正数号放在文件首，副数号放在文件尾，并在册后注明总卷数和页数。
4.档案的保管(1) 档案材料应当全部汇总到指定的档案库房中保存，并设有专人负责。
(2) 档案保存期间必须采用专门的保护措施，防止出现潮湿、腐朽、损坏、遗失等情况。
(3) 档案文件的发放、转移必须仔细审查，严禁随意放行或毁损。
二、资料管理规定1.资料的范围光伏电站技术资料是指反映光伏电站设计、建设、运行情况及相关技术资料的一系列数据资料。
包括各种设备的技术参数和运行数据、电压、电流、功率、发电量、运行温度和光照强度等数据。
2.资料的收集和整理(1) 光伏电站技术资料必须由专人负责收集、整理，并分类存放。
(2) 采集的数据必须准确、全面、及时，采取科学的数据分析和处理技术。
(3) 运行数据按照规定的时间周期进行分类归档，日期明确，存档完整。
3.资料的保管资料必须经过加密处理，并且在安全环境下备份。
光伏电站档案管理制度
光伏电站档案管理制度一、目的为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。
二、工程项目档案归档范围本规定所指工程项目档案是指项目部在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。
其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。
三、资料员及其职责项目经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。
其主要职责包括：1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；2、档案材料的保管；3、档案材料的查借阅、催还；4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。
四、档案的立卷、收集、整理1、以项目工程为单位，分别立卷，一项目一卷。
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。
4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。
五、档案的管理1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月对档案进行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
六、档案要求1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。
2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。
光伏电站档案资料管理制度
金塔光伏电站档案资料管理制度1、管理内容1.1 凡是能准确反映光伏电站各项业务的文件、图纸、说明书、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
1.2 档案管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
1.3 档案内容包括从成立之日起每年在光伏电站管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
2、档案分类2.1 技术类：站内设备的说明书、图纸、光盘等生产方面技术文档。
2.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；上级部门颁发的重要文件。
2.3 教育培训类：专业书籍、资料等。
2.4 生产统计类：需要存档的报表、操作票、值班记录等。
2.5 生产管理类：生产、生活中制定的规章制度等。
2.6 财务档案类：资金的原始凭证、记账簿等。
3、档案立卷要求3.1 归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
3.2 在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿，分类一起排列，不得分开。
3.3 不同年度的文件不得在一起立卷。
4、档案的借阅及销毁4.1 借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内借阅。
不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。
4.2 财务档案一律不准外借。
内部调阅应经电站负责人同意。
查阅财务档案时不得将档案带出电站；如需摘抄、复印，应经电站负责人同意后方可办理。
4.3 定期对档案进行鉴定，准确的制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经部门负责人审核，报公司领导批准后方可销毁。
销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。
5、本规定从发布之日起实施。
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光伏电站竣工档案资料管理办法
1.竣工资料的编制依据
1.1国档发(1992)8号《建设项目(工程)档案验收办法》
1.2 国档发(1988)4号《基本建设项目档案管理的暂行规定》
1.3 电力部电建(1996)159号《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》
1.4 电力部电建(1996)666号《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》
1.5 国家电力公司国电电源(2001)218号《火电机组达标投产考核标准》
1.6 国家质量技术监督局GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》
1.7 国家档案局DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
1.8 电力工业部《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》
2.竣工资料的编制
2.1 竣工资料格式统一,内容完整,数据准确,字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字、盖章、日期齐全完整，书写工整并用碳素墨水手签。
印章用红色印泥，必须完整。
2.2 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验报告、设计修改通知单(含工程联系单)等表式和数据均应用合格的书写材料书写并原件归档.
2.3 有关记录、检验、签证、质量验评表等的表式应符合部颁《火电施工质量检验及评定标准》。
其表格必须铅印或激光打印，复印、复写件无效。
空白幅面应以“以下空白”来标识。
空白栏目统一采用“/”或其他形式来填空。
2.4 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
2.5 不装订的案卷，应在每份文件材料的右上角加盖档号章。
2.6 除监理文件由监理单位单独组卷外，其余所有工程施工中形成的竣工文件全部由施工单位组卷，非施工单位产生的文件由建设单位提供合格的原件交给施工单位进行组卷。
在资料运转过程中，甲乙双方应确保组卷的一方持有足够份数的原件。
3.竣工资料的组卷
3.1 竣工资料原则上按单位工程组卷，但以下几项内容可单独组卷（单独组卷的内容应在相应竣工资料中提供索引）：
1）设计改变变更与材料代用（含执行反馈及审批手续等），依次包括设计院设计修改通知单、建设单位设计修改
通知单、施工单位设计变更建议单、工程联系单回执及附件、工程更改洽商单等；甲方直接发往乙方的有关设计变更、工程完善的联系单等。
2）专业施工组织设计。
3）原材料、半成品、设备出厂合格证、质保书、厂家试验报告（每一年批次相对应）。
4）施工材料试验报告（按类别、编号组卷）。
5）施工试验报告（按类别、编号组卷）。
6）厂区平面、高程控制网测量记录。
7）沉降观测记录。
8）备品备件、专用工具移交清单。
9）施工日记、大事记
注：以上单独组卷的内容（专业施工组织设计、作业指导书、施工日志、厂区平面、高程控制网测量记录除外）应在单位工程组卷（如分小卷，置于第一卷）中提供索引表或汇总表，以便跟踪查阅。
3.2 组卷厚度控制在3cm以内。
如单位工程组卷厚度超过3cm，则分为两小卷或三小卷。
第一小卷依次包括工程概况、开工报告、竣工报告、设计交底与图纸会审纪要、施工图册目录、单独组卷有关内容的汇总表、不合格及重大质量问题处理记录。
工程质量验评记录、施工技术记录及未单独组卷的试验报告等或为一小卷，或分为两小卷，视其厚度而
定。
4.竣工资料的装订
1）排列顺序：封面、卷内目录、编制审核名页、资料正文、备考表、底面。
2）页面编号：文字资料均以正文有书写内容的页面编写页号，内封面、卷内目录、备考表不编页号。
文字资料以一册为单位，从签名页起用阿拉伯数字1开始，用铅笔在正面的右下角、反面的左下角编页号。
竣工图纸的编号保持原来的编号顺序。
3）封面的编制、式样见附件（暂缺，待定）
案卷题名：简明、准确提示卷内文件材料的内容，案卷题名的内容包括项目名称、代字代号及其组件、部什、阶段的代号和名称。
书写是不空格。
归档外文资料的题名应译成中文，外文资料有中译文的应一并立卷，译文在前，原文在后。
编制（立卷）单位：填写形成卷宗内科技文件材料的项目负责单位。
编制日期：依据有关规定填写案卷的保管期限。
保管期限分为“永久”、“长期”、“短期”三种。
4）签名页的编制
用统一格式，式样见附件。
签证书的内容用激光打印机打印，编制人、审核、审定、批准均由本人签字（盖章无效），日期填写编制日期。
单位工程若分为几小卷，只需一份签名页，置于第一小卷进的郑内目录之后。
5）卷内目录的编制，式样见附件。
序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1起依次标注。
文件编号：填写文件的文号或图样图号、设备代号、项目代号等。
责任者：填写形成文件材料的单位名称。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
文件材料题名：填写文件材料标题的全称。
日期：编制文件材料的形成日期（年、月、日），日期不得缩写。
页次：填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份标明该文件起止页号。
6）备考表的编制、式样见附件。
填写本卷内不同载体形成的文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中要说明的问题。
立卷人：由立卷的责任者签名
立卷时间：填写立卷完成的日期。
检查人：由检查人签名。
检查时间：填写审核检查完成的时间。
互见号：填写反映同一内容、形式不同且另行保管的档
号。
7）竣工资料的装订、存放：
竣工文字资料规格为统一标准A4幅面的70克以上的纸张，大于标准的要折成A4规格，小于标准幅面的要粘贴在A4规格的白纸上，粘贴时原件下边和右边与白纸对齐。
原件下边及右边与白纸对齐。
竣工资料的安全建议采用4号宁宋体，标题采用同号黑体；主题采用大于标题一号的黑体；文件中的不合格项目必须闭环。
所有文字资料均要除金属装订物。
所有竣工资料必须要过三方审核，填写“竣工资料案卷质量审核表”经验收通过方可进行装订。
竣工文字资料采用三孔一线装订法装订。
案卷装订要求左、下两边齐。
8) 竣工技术记录表面要求整洁，装订处距页边不得小于2.5cm，装订厚度分别为10mm、20mm、和30mm三种规格，不得大于30mm。
5.竣工图的编制
5.1 竣工图的要求
1）制作竣工图的蓝图必须保持整洁，设备竣工图由乙方负责编制，等级等同于施工图的深度。
2）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真。