档案管理概论[精编版]

档案管理概论[精编版]

第一章档案管理概述

第一节档案及档案管理工作的性质和特点

一、档案的性质和特点（原始记录性）（凭证作用、参考作用）

二、档案管理工作的性质和特点

性质

1、档案资源积累的相对缓慢性

2、档案管理过程的阶段性

档案管理工作的特点：

第二节档案管理工作的内容与范围

一、档案管理工作的内容：（收集、整理、鉴定、保管、

统计、检索、编纂、利用）

二、档案的类型及档案管理工作的范围：

第三节档案管理工作的基本原则

档案管理工作的基本原则：（统一领导、分级管理；维护档案完整与安全；便于社会各方面的利用）一、统一领导、分级管理国家全部档案

二、维护档案的完整与安全（手段）

维护档案的完整（档案数量齐全；档案管理的系统性）

维护档案的安全（实体安全；内容安全）

三、便于社会各方面的利用（根本目的）

第四节档案管理机构及职能

一、档案室

二、文件中心和档案寄存中心

三、档案馆

第二章档案管理的基本理论

档案管理工作的基本理论第一节来源原则

一、来源原则

我国的全宗理论：

全宗的含义：档案集合体

包括四方面含义

全宗的类型

第二节文件生命周期理论

第三节档案价值鉴定理论

一、1789年法国大革命至19世纪末

二、20世纪初至20世纪20-30年代

三、20世纪中期至20世纪70年代末

四、20世纪80年代初至今】i

第三章现代档案的特点与档案管理工作的发展趋势

第一节现代档案的特点

第二节档案管理工作的发展趋势

一、档案管理模式的变革——文档管理的一体化和

图书、情报、档案管理的一体化

二、档案管理手段的变革——数字化和网络化

三、档案管理对象的变革——纸质档案与电子文件的长期并存

四、档案管理工作内容的深入——由档案实体管理向档案信息组织与管理发展

五、档案管理机构社会职能的拓展——档案馆的公共性和社会化服务将越来越突出第四章档案的收集

第一节档案资源状况与档案流向

一、状况贫乏、馆藏数量不足、

二、流向

第二节档案收集工作的内容、意义与要求

一、档案收集工作的内容

二、档案收集工作的意义

三、档案收集工作的要求

第三节文件的归档

一、归档制度

二、归档范围、时间及归档案卷的质量要求

（一）归档范围

（二）归档时间（第二年上半年）

（三）归档案卷及文件的质量要求

第四节档案馆对档案的收集（方式方法、途径）

1、档案馆对现行单位档案的接收

2、档案馆对撤销单位档案的接收

3、档案馆对历史档案的接收与征集

4、接受捐赠

5、购买

6、寄存

7、交换

第五章档案的整理

第一节档案整理工作的程序、内容和基本原则

档案整理工作的基本程序：1、全宗的组织及排列；

2、全宗内档案的分类

3、案卷的编立和排列

4、案卷目录的编制

档案整理工作的内容：1、在正规工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。

2、对整理不善的档案进行局部调整

3、零散文件的整理

档案整理工作的基本原则：

第二节全宗的组织与编号

一、全宗的组织

全宗群

二、全宗的编号

全宗号

（一）全宗编号规则

1、根据类型、数量合理编号

2、力求简洁，不能过于繁琐

3、不得任意更改，保持稳定。

4、具有拓展性

5、具有唯一性

（二）全宗编号方法

1、序时流水编号法（全宗进馆时间）

2、体系分类编号法（分类、分组；逻辑，系统，层次）（适用全宗数量大，时间地域跨度大）

第三节全宗内档案的分类

一、分类原则与分类标准

1、全宗内档案的分类原则

2、全宗内档案的分类标准

（1）按文件产生的时间分类

（2）按文件的来源分类

（3）按文件的内容分类

（4）按文件的形式分类

二、组织全宗内档案的分类

最常用的分类方法：年度分类法；组织机构分类法；问题分类法

1、年度分类法：最广泛

确定文件准确日期（1）发文、内部文件以制发日期归类；

指令、命令按签署日期归类；

法规性文件以批准、生效日期归类

收文以收到日期或公布日期归类

（2）文件上没有明确日期的，想办法考证分析出时间。

（3）通用年度；专门年度

2、组织机构分类法

3、问题分类法

三、个人全宗内档案的分类

四、项目全宗内档案的分类

五、分类法的结合使用与分类方案的制订

1、分类法的结合使用

四种复式分类法：年度——组织机构分类法（组织机构固定）组织机构——年度分类法（撤销单位）

年度——问题分类法（内部机构复杂）

问题——年度分类法

（一次分类只能采用一种分类标准）

2、分类方案的制订

第四节立卷、案卷排列与案卷目录

一、立卷v

（一）案卷n （案卷是组成全宗的基本单位）

（二）立卷与全宗内档案分类的关系

文件分类与立卷先后关系

（三）立卷工作的内容

内容：组成案卷单位、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装订等。

二、案卷排列与编号（方法）

1、按照案卷所反映的工作上的联系来排列

2、按照案卷内容所反映的问题来排列

3、按照案卷的起止日期（时间）来排列

4、按照案卷的重要程度来排列

5、按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列

6、人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列（以上方法可单独使用，也可结合使用）

三、案卷编目（6）

案卷编目一般包括：1、封面和扉页

2、目次

3、序言或说明

4、简称表

5、案卷目录表

6、备考表

第五节档号

以字符形式赋予档案的一组代码

一、档号的功能

1、固定档案分类排列的顺序，反映档案的整理体系和实体位置，如实地、具体地显示档案间的联系和区别

2、使档案馆藏达到系统化、个别化，便于档案的检索利用

3、便于档案的保管和统计

4、档号将档案实体结构体系用代码方式表现出来，有利于计算机自动处理档案信息，便于档案的现代化管理。

二、档号的编制原则

唯一性、合理性、稳定性、可延性、简洁性

三、档号的结构及编制方法

（一）档号的结构（3种）（短横相隔）

1、全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页号

2、全宗号—类别号—案卷号—件、页号

3、类别号—项目号—案卷号—件、页号

（二）全宗号的编制（四位代码标识）

（三）案卷目录号的编制（三位数为宜）

（四）项目号的编制

（五）类别号的编制“.”

（六）案卷号的编制（三位阿拉伯数字标识，流水编号，不空号）

（七）件号的编制

（八）页号的编制

第六节案卷整理工作改革

2000年起，改卷为件的整理方法

一、档案整理改革的适用范围

1、必须是办理完毕的文件

2、仅针对文书文件，不包括文书文件以外的科技文件、会计文件、司法文件等，并不适用所有文书文件。

3、主要很对纸质文件的整理

4、主要适用于OA环境下，需要计算机辅助。

二、归档文件的整理原则和质量要求

（一）归档文件的整理原则

1、保持文件之间的有机联系

2、区分不同价值

3、便于保管和利用

（二）归档文件的质量要求

1、归档文件应齐全完整。

2、已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制

3、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

三、归档文件整理工作的程序和基本内容

（一）装订以件为单位，复文在前，来文在后

（二）分类

（三）排列

（四）编号

（五）编目来文与复文作为一件时，只对复文编目

（六）装盒

第六章档案的鉴定

一、档案鉴定工作的内容

二、档案鉴定工作的意义

1、档案不断产生，价值各异，应对不同价值的档案区别对待。

2、档案鉴定工作是使馆藏精炼，保证珍贵的、有价值的档案充分发挥作用的有效手段。第二节档案鉴定工作的原则和标准

一、档案鉴定工作的原则

1、全面的观点

2、历史的观点

3、发展的观点

二、鉴定档案价值的依据和标准

（一）档案的来源

（二）档案的内容

（三）档案的时间

（四）档案的形式

（五）档案的相对价值

（六）档案的运行情况

（七）档案的利用情况

第三节档案保管期限表

表册

一、含义和作用

（一）含义：档案保管期限表，是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性、标准性文件。

（二）档案保管期限表的作用

1、为档案价值的鉴定提供统一的标准。

2、提高工作效率，加快工作速度。

3、立卷人员可根据保管期限表容易地区分档案的不同价值，将具有不同保存价值的文件分别组卷。

二、档案保管期限表的类型

1、通用档案保管期限表

2、专门档案保管期限表

3、同系统机关档案保管期限表

4、同类型机关档案保管期限表

5、单位档案保管期限表

（不能缩短，可以延长）

三、档案保管期限表结构划分

四、机关文件归档范围的调整和文书档案保管期限的改革

1、将1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合成一个文件，并上升为行政规章。

2、改革文书档案保管期限的划分方法。

3、突出立档单位的主体地位

4、条款细化、覆盖面扩大

5、加大了行政管理力度

第四节档案鉴定工作制度

基本内容：

1、档案鉴定标准的制订和执行

2、档案鉴定工作的组织领导

3、销毁档案的批准制度和监销制度

（2人）

第七章档案的保管

第一节档案保管工作的内容、任务和要求

一、档案保管工作的内容

1、档案的入库存放

2、档案的库房管理

3、档案在利用过程中的保护

4、档案的安全防护和应急管理

二、档案保管工作的任务：档案保管工作的根本任务是维护档案完整与安全，捍卫档案真实性。

三、档案保管的要求

1、建立科学的档案管理制度，实现档案保管的规范化和标准化；

2、配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。

3、档案实行分等级管理

4、根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。

第二节档案的库房管理

一、档案库房编号（顺序号；方位号）

二、档案装具的排列和编号

三、全宗的排列和档案上架（分类排架法、流水排架法）

四、档案存放位置索引（表册或卡片）1、指明档案存放处所

2、指明各档案库房保管档案情况

五、档案代理卡

六、全总卷

第三节档案在利用过程中的保护

一、档案在利用过程中的保护制度

1、档案使用登记和交接制度

2、档案利用行为规范制度

二、档案在利用过程中的保护措施

1、数量与顺序的控制

2、对档案利用行为的监督和指导

3、档案利用方式及利用场所

4、珍贵性档案利用过程中的保护性措施

第四节档案安全防护和应急管理

一、人员进出库制度

二、库房温湿度控制（温度14-24；相对湿度45%-60%）

三、库房“八防”措施（防火、防水、防潮、防霉、

防虫、防光、防尘、防盗）

四、定期检查、清点档案

五、档案应急管理（2008.10月）

第八章档案信息组织与检索

1、提名与责任说明项（6）

2、稿本与文种项

3、密级与保管期限项

4、时间项

5、载体形态项（3）

6、附注与提要项

7、排检与编号项

二、著录格式

段落符号式

表格式

三、录用标识符号

三、各符号使用：

. 回行不可省略，不可拆开，占两个字符，

/ 置于第一个责任者之前

；置于多个文件编号之间，多个责任者之间

，

[ ] 自拟著录内容，文件编号种的年度，责任者省略时的“等”

（）

？不能确定的著录内容，一般与“[ ]”一起配合使用

口用于残缺的字，为考证的字用三个“口” 口口口

四、著录用文字和著录信息源

著录用文字必须规范化，规范化的简化汉字

著录信息来源于被著录的档案

五、著录细则

（一）提名与责任说明项

1、提名

（1）正题名：没有提名的文件，依据内容拟写提名，并加“[ ]”号；

文件提名不能揭示内容时，原提名照录，并根据内容另拟提名附后，加“[ ]”号；

单份文件提名过于冗长，可删去冗长，用。。。。代替

（2）并列提名

（3）副题名及说明提名文字：必要时副题名照原文著录，当正题名能够反映档案内容时，副题名可不必著录（4）文件编号

2、责任说明