归档文件整理工作的八个环节
归档文件整理
4、题名：填写文件标题。 （1）凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的，应照原题 名填写，不得随意更改或简化。 （2）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容 的，可根据实际情况自拟题名（包括补充和改换题名），外加 方括号[ ]填写。
5、日期：即制发文件的时间。填写文件的形成时间（文件末 尾落款日期），以8位阿拉件数字标注年、月、日，占两格。 如：文件的形成时间是2013年1月8日，即上格填写为2013， 下格填写为“0108”。 6、页数：填写每一件归档文件的总页数，即该文件最后一页 的页码。一份文件由几个部分组成的，把几个组成部分的页数 相加之和即是这份文件的页数。 7、备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、 修改、移出、销毁等。
（4）几个事由、几个责任者的文件，首先把不同事由的文件 分开，在每个事由里再把不同责任者的文件分开，在每个责任 者里，按照文件形成时间的先后顺序排列；其次按责任者的地 位高低排列；最后按事由的重要程度排列。例：
（5）单一事由、单一责任者，涉及单一地区的文件，按文件 形成时间的先后顺序排列。例：XXXX公司关于XXXX的调查一 共形成了4份文件，则按其文件形成时间的先后顺序排列。 （6）单一事由、单一责任者，涉及几个地区的文件，先把不 同地区的文件分开，在每个地区里，按文件形成时间的先后顺 序排列，然后按地区所处的地理位臵或习惯排法排列。 （7）单一事由、几个责任者，涉及一个地区的文件，先把不 同责任者的文件分开，在每个责任者里，按文件形成时间的先 后顺序排列，然后再接责任者的地位高低排列。
●
根据公司的实际情况，目前保管期限划分为永久、长期两种，
即永久为无限期地保存，长期为30年。
●
归档文件的排列
归档文件的排列，就是根据一定的方法确定全宗内归档文 件先后顺序的过程。 （一）按事由排列法
整理档案工作八个流程
整理档案工作八个流程1.搜集档案资料：这是整理档案工作的起点，需要对各个部门、个人收集档案资料。
这可以通过调查、调阅文件、采访等方式进行，确保收集到全面、准确的档案资料。
同时，对资料进行标记，以便后续的整理和归类。
2.整理档案资料：整理工作是对档案资料进行分类、编目和归档的过程。
首先，需要对收集到的资料进行分类，如按照时间、地点、主题等进行归类。
然后，对每个分类进行编目，即对每个文件进行编号、标注文件类型、时间、重要性等信息。
最后，将资料按照分类和编目的结果进行归档，确保档案文件的有序保存。
3.录入电子化系统：现代科技手段的发展使得电子化档案管理成为可能。
在整理档案工作中，需要将整理好的档案资料录入电子化系统中。
这包括将纸质文件进行扫描、转化为电子文件；将编目信息输入系统，以便进行档案查询和管理；对重要的电子文件进行备份和存档等。
电子化系统的运用可以提高档案的管理效率和安全性。
5.修复和保管：在整理档案的过程中，可能会遇到一些老化或损坏的文件。
为了保护这些档案文件，需要进行修复和保管工作。
修复工作包括对纸张进行清洁、去黄、补裂等；对字迹模糊的文件进行防脱墨处理等。
同时，需要选择合适的保管设施，如档案柜、防火防潮的储存箱等，确保档案的安全保存。
7.归档鉴定和破除：在一些特殊情况下，如司法调查、历史研究等，可能需要对一些档案文件进行鉴定和破除。
鉴定工作包括对档案的真实性、合法性等进行认定，以确定其在司法决策和历史研究中的价值。
破除工作则是为了解开一些受限于机密等原因的档案文件，以展现实际的历史面貌。
8.定期检查和更新：整理档案是一个持续的工作，需要定期进行档案的检查和更新。
定期检查可以确保档案的完整性和准确性，及时发现可能存在的问题并进行处理。
同时，根据工作和需要的变动，还需要对已整理的档案进行更新和补充，以保持档案的及时性和可用性。
总之，整理档案工作包括搜集档案资料、整理档案资料、录入电子化系统、鉴定和摄影、修复和保管、知识服务和利用、归档鉴定和破除、定期检查和更新等八个流程。
归档文件整理工作的八个环节
防火防盗
确保存储环境的安全， 防止火灾、盗窃等意外 事件对文件造成损害。
防潮防霉
对于纸质文件，需注意 防潮防霉，避免文件发
霉、变形等问题。
定期备份
为防止数据丢失，需定 期对文件进行备份。
文件存储与保管注意事项
标识清晰
对文件进行清晰明确的标识， 包括文件名称、日期、保管期
限等信息。
避免重复
避免存储重复的文件，以节省 存储空间并避免混淆。
按重要性分类
将文件按照重要程度分为重要、一般、不重要 等不同等级，以便于后续处理。
按时间分类
将文件按照时间顺序进行分类，便于查找和整 理。
按主题分类
将文件按照主题或内容进行分类，便于对同一主题或内容的文件进行集中处理 。
文件分类结果
确定文件保管期限
根据文件的鉴定结果和分类方法，确定文件的保管期限，以便于 后续的保管和利用。
归档文件整理工作的八个环 节
汇报人： 202X-12-22
目 录
• 文件收集与整理 • 文件鉴定与分类 • 文件编号与装订 • 文件存储与保管 • 文件检索与利用
目 录
• 文件更新与维护 • 文件安全与保密工作 • 其他相关工作环节介绍及展望未来发展趋势预
测分析。
更新的文件，应及时 进行更新并重新保存。
遵守规定
遵守国家相关法律法规和单位 内部规定，确保文件存储和保
管的安全合法。
05
文件检索与利用
文件检索方法
直接检索
直接通过文件名、关键词、日期等属性信息 进行检索。
高级检索
通过文件内容、作者、来源等更复杂的属性 信息进行检索。
智能检索
利用人工智能技术，对文件内容进行深度学 习，提高检索准确率。
归档文件整理规则
归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装 订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有 序化的过程。
件：归档文件的整理单位。
返回
归档文件
在其职能活动中形成的，“以我为主”的原则， 我产生的东西是最重要的。
办理完毕：是指文件相应的文书处理程序已经 完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在 发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收 到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份 通知收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕； 本机关的发文，经过起草、审核、缮印、盖章 等环节，文件印发后也算是办理完毕。 返回
归档文件整理规则的适用范围
没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实 体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执 行《归档文件整理规则》。
科技档案仍执行《科学技术档案案卷构成一般 要求》的规定，按“卷”整理。
会计档案、职工档案分别按《会计档案管理办
法》（财会字[1998]32号）、《企业职工档案
一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿法规等）须保留历次修改稿的， 其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 返回
正文与附件怎样确定件数？
附件是指附属于正文之后的其他文件材 料，作为正文的补充说明或参考材料， 如附带的图表、统计数字，正文批准或 发布的法规文件等等。
“件”即归档文件整理单位。 在实际工作中，不同情况如何确定件数？ 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一
件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件， 转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册 等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
返回
文件正本与不同稿本怎样确定件数？
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成 的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求 意见稿、定稿等，也可能需要留存。
档案工作八个流程
档案工作八个流程
1. 归档准备：在开始档案工作之前，需要准备好文件夹、标签、文件夹架、归档箱等档案管理工具。
同时，确定好归档的分类规则和流程。
2. 文档整理：将需要归档的文件整理出来，并按照分类规则进行分组。
可以根据文件的内容、日期、部门等进行分类。
3. 文件编目：对每个文件进行编目，即给文件分配一个唯一的编号，并在文件夹或标签上标明该编号。
可以使用数字编号、字母编号或组合编号等方式。
4. 文件归纳：将编目好的文件按照分类规则放入文件夹或归档箱中，并将文件夹或归档箱标明文件的分类和编号信息。
5. 归档记录：对每个归档的文件进行记录，包括文件名称、编号、归档日期、归档位置等信息。
可以使用电子表格或档案管理系统进行记录。
6. 文件存储：将归档好的文件放置在专门的档案室或档案柜中，需要保证文件的安全和易于查找。
7. 档案检索：当需要查询某个文件时，可以根据文件的编号或关键词进行检索。
根据档案记录，找到文件的存放位置并取出。
8. 文件销毁：当文件达到保管期限或不再需要时，可以进行文件销毁。
可以按照规定的程序和流程进行文件销毁，包括销毁申请、审核、执行等步骤。
文件整理步骤
文件整理步骤文件级整理的步骤一、按件装订1、以“件”为单位整理的档案，就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理，其基本保管单位是“件”。
为了简化整理流程，把密切相关的两个活数个文件以“一件”文件来处理。
2、文件修整。
为了有效地保证归档文件的完整性，在装订前应做到：对破损文件进行修裱；对字迹模糊或易退变的文件进行复制；去掉文件上易腐蚀的金属物；对超大纸张进行折叠。
3、文件排序。
正本在前，副本在；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；中文在前，外文在后；有文件处理单的，可放在最前面。
4、文件装订。
目前常见的装订方式除传统的线装外，还包括粘接式、穿孔式、变形材料、铆接式等。
一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
二、归档文件的分类归档文件可以采用年度—机构（问题）—保管期限、保管期限—年度—机构（问题）、年度—保管期限、保管期限—年度等方法。
（我们组采用的是年度-机构-保管期限这种分类方法）。
三、归档文件的排列1、同一事由的归档文件排列。
内容单一或同一事由的文件，按文件作者、形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要性排列。
上级来文集中排列在本级归档文件之前，同级文件排列在本级文件之后，再排下级；不同级别内再按时间的先后顺序或重要程度排列。
2、不同事由的归档文件排列，分为以下几种：（1）按不同事由形成时间的先后排列（2）按事由的重要程度排列（3）按事由具有的共同属性分别集中排列（4）按文件的共同特征交叉组配排列3、会议材料和成套性文件集中排列4、对具有保存价值，但因特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一机构（问题）、同一期限的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。
（本组采用的是发文字号排列方法）四、归档文件盖章编号1、盖章。
在卷内每份文件材料首页上方的空白位置加盖归档章。
归档文件整理规则
（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、 装订材料等应符合档案保护要求。
五、整理方法（六个部分，三十三条）。 （一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）编号 （五）编目 （六）装盒
（一） 装订
装订是归档文件文件整理的基础环节，即采用符合档案保护要求的装订 材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。通过装订，从实体上将归档 文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。
◆《意见》第五条：没有按《工业企业档案分类试行规
则》进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参 照执行《规则》。根据《工业企业档案分类试行规则》 进行实体分类的企业，其党群工作、行政管理、经营 管理和生产技术管理四大类的文件材料可参照执行 《规则》的规定，按“件”进行整理。具体操作中四 大类 可以继续保留，不再设置二级类目；也可以四 大类合并为“管理类”，划断年度重新调整分类编号， 制定新的分类方案。
四、质量要求 （1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，
字迹模糊或易退变的文件应予复制。 归档文件应齐全完整
反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。即本单 位各部门各项工作中形成的应归档文件必须齐全，不能缺 少某个部门或某项工作的文件。 一组有密切联系的文件必须齐全完整。如召开某会议，应 有会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次 会议全貌的主要文件，若缺少会议通知，就视为不齐全。 文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与 被转发文、请示与批复、报告与批示、函与复函应齐全完 整.
（7）重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。 （8）来文与复文是指不同单位之间就某一问题的往 来文书。从文种上看包括请示与批复、报告与批 示、函与复函、通知与报告等。 来文与复文可以作为一件，也可以分别各为一件， 故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。 我省规定：来文与复文各为一件。
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。
2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。
3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。
4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。
5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。
6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。
在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。
●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。
●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。
●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。
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归档文件应按件装订
归档文件的整理单位为“件”
文件正本与定稿为一件; 重要文件的正本与历次修改稿可为一件； 计算机及网络环境中形成的文件，无定稿的， 或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而 定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件； 正文与附件为一件； 原件与复制件为一件；
转发文与被转发文为一件； 会议记录以一次会议记录为一件； 报表、名册、图册、介绍信存根等按其原 来的装订方式，一个自然本（册）为一件 ，未装订的式样同一的表格，以一定的单 位组合，可装订在一起的为一件； 来文与复文可为一件； 未装订成套的会议材料各为一件； 正文与文件处理单为一件。
3、文号：发文字号，一般由机关代字 、年度、顺序号组成。 填写文号时注意： 1）要照实抄录，不能省略； 2）不能填写如“会议文件之一”等文 件顺序号，“情况反映”等刊物名称。
4、题名：归档文件的标题。 填写题名时注意： 1）因为在第2栏中已经标明责任者 ，所以在“题名”这一栏中只需填写 问题和文种。 如：国家档案局有一份文件，完整的 题名是《国家档案局关于加强社区档 案工作的通知》。题名栏只需填入 “关于加强社区档案工作的通知”。
（三）收集的文件材料的字迹、 用纸是否符合归档要求
1、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水 等字迹不耐存放的书法材料写稿件和批 示文件。 2、不能用复写纸拟稿。 3、不能将传真纸件存档，若必须存 档，则以复印件替代。 4、不能将色带打印纸件存档，若必 须存档，则以复印件替代。
二、文件材料的价值鉴定
第一步：对收集到的文件材料能否 转化为档案进行鉴定，去掉没有保存价 值的文件材料，把有保存价值的文件材 料留下来，进行下一步的鉴定。 第二步：对进入归档范围的文件材 料，根据它在日后保存过程可能产生的 不同作用来确定这些文件材料的保存年 限。
件号 责任者 国 家 档案局 文 号 题 名 日期 页数 备注
关于加强社区档案 工作的通知
2）文件没有题名，或题名含义不清，不 能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根 据文件内容重新拟写或补充标题，并在新 拟或补充标题之外加“[ ]”号。 如：原标题《移交清单》。这是我局 一个同志因工作调动，向办公室移交摄像 器材的清单。那么，标题要重新拟为［关 于移交摄像器材的清单］。 如：原标题《中共海口市人民政府办 公厅党组关于陈业秀等同志职务任免的通 知》。在这个通知里，有我们市档案局王 位益等3名同志的职务任免。那么，市档 案局存档此文件时，标题要重新拟为［关 于王位益、蔡俊标、麦春鸣等同志职务任 免的通知］。
一、文件材料的收集
收集文件时要注意的几个问题：
（一）收集的文件是否是生效文件。 （二）文件是否收集齐全完整 。 （三）收集的文件材料的字迹、用纸 是否符合归档要求。
（一）收集的文件是否是生效文件
也就是这份文件是否办理完毕，是否 已完成公文处理的每一个程序。 常见无效文件类型：文件没有盖章(主 要是一些合同、工作总结以及单位内部的 规章条例等)；归档文件不是原件，是复印 件; 文件没有文号; 底稿上领导没有签发等 等。
3）正文题名不能反映出附件内容的， 要在正件题名后抄录附件题名，外加“（ ）”号。 如：原标题《关于进一步加强我市 精神文明建设的决定》，附件是：市民公 约。那么题名应为：“关于进一步加强我 市精神文明建设的决定（附：市民公 约）”。 4）会议记录应填写每次会议的主要内 容。 如：××会议记录［1、××××；2、 ××××］。 会议纪要的填写：××××会议纪要（ 第×期）：［××××××××］。 简报、令、情况反映等填写方法类同 会议纪要形式。
归档章的填写要求
必须使用符合档案保护要求的字迹材 料填写，如碳素墨水。禁止使用圆珠 笔、铅笔、红蓝墨水等不耐久的书写 材料填写。
全宗号 年度 室编件号
B014
机构（问题）＊
2006
保管期限
26
馆编件号
30年
七、归档文件的编目
（一）编写全宗说明 （二）编制归档文件目录 （三）打印归档文件目录的要求 （四）机读目录电子表格的录入
（二）文件是否收集齐全完整
包括机关内部所有机构的文件种类、 类型是否齐全完整，每份文件的正本、定 稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。 容易疏漏的文件有：1、代上级机关 草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。 2、党、团员花名册；干部、职工花名册 ；知识分子花名册；公务员考核备案花名 册。3、立档单位办理的干部、职工、公 务员的转移工资，行政、党、团、工会组 织介绍信及存根。4、立档单位干部职工 的确定（晋升）工资审批表。
一般应以文件形成时间判定文件所属年度。 跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结 年度。 几份文件作为一件时，“件”的日期应以装 订时排在最前面的文件日期为准。 文件没有标注日期时，需要分析文件内容、 制成材料、格式、字体、以及各种标识，通 过对照等手段来考证和推断文件的准确日期 或近似日期，并据此按年度合理归类。
五、归档文件的排列
在《海口市归档文件整理规 则实施细则》中要求，归档文件应 在分类方案的最低一级类目内，按 机构或问题，并结合事由、时间、 重要程度等排列。会议文件、统计 报表等成套性文件可集中排列。
归档文件排列时要注意遵循“事 由原则” 事由原则：归档文件在排列时，要 将同一事由的文件排在一起。
（1）一般应加盖在归档文件首页上端居 中的空白处； （2）如果领导批示或收文章等占用了中 间位置可以盖在首页上端的其他空白处； （3）如果收文有文件处理单的，可以放 在最前面做为首页，在文件处理单上盖归档 章； （4）文件首页确实没有盖章位置或重要的 文件须保持原貌的，可在文件首页前另附纸 加盖归档章。
（一）基本分类法
1、年度分类法 2、机构（问题）分类法 3、保管期限分类法
（二）复式分类法
根据《海口市归档文件整理规 则实施细则》，我们将全市档案的 分类法统一为“年度－保管期限” 分类法。
“年度—保管期限”分类法
首先将文件按其形成年度分类。 然后将同一年度的文件按不同的保管 期限分类。
如何确定文件的年度？
（二）归档章的填写
全宗号 年度 室编件号
机构（问题）＊
保管期限
馆编件号
•全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如 B014。 •年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注 公元纪年。如2006。 •保管期限：归档文件保管期限的简称（永久 、30年、10年）。 •件号：文件的排列顺序号。
室编件号的编制方法
பைடு நூலகம்
5）干部、党员、知识分子花名册， 干部定期统计报表，党员统计报表等 填写形式。 如：国家机关、企事业单位干部定期 统计报表拟写为：××××年干部定期统 计报表
6）对于一些请示件，领导只是在文件 处理单上做了意见或者批示，没有正式 行文答复，这张文件处理单就可以看作 是复文。 如：海口市档案局写给徐唐先副市 长的请示：《海口市档案局关于召开档 案工作表彰大会的请示》，徐唐先副市 长作了批示，不再另外行文答复，此时， 文件处理单与请示件为一件，题名可以 拟写为：[关于海口市档案局召开档案 工作表彰大会的批复]，责任者一栏填 写为“徐唐先副市长”。
装订的对齐方式
采用左侧装订的，应将文件内的纸张左 侧对齐的同时将下侧对齐。 采用左上角装订的，应让文件内的纸张 左侧对齐的同时让上侧对齐。
装订方式及采用的装订用品
对于比较薄的文件，用不锈钢订书 钉来装订，稍厚一点的、订书钉不能牢 固装订的文件，采用三点一线的丝线装 订。
四、归档文件的分类
事由：可以是一件具体的事，或一
个具体的问题，或一段较紧密的工作 过程。 例如：一项工程、一次会议、一次 活动看作是一个事由。
六、归档文件的编号
归档文件的编号：将每份归档文 件在所有归档文件中的相对位置 标识为符号，并以归档章的形式 在归档文件上注明。
（一）归档章的盖章位置 （二）归档章的填写
（一）归档章的盖章位置
归档文件整理工作的八个环节
海口市档案局
归档文件整理工作的八个环节
一、归档文件的收集 二、归档文件的价值鉴定 三、归档文件的装订 四、归档文件的分类 五、归档文件的排列 六、归档文件的编号 七、归档文件的编目 八、归档文件的装盒
两个概念 1、归档文件 立档单位在其职能活动中 形成的、办理完毕、应作为文书档案保存 的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理 将归档文件以件为单 位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。 一个原则 归档文件的 整理原则 ：遵循文件的形成 规律，保持文件之间的有机联系，区分不 同价值，便于保管和利用。
在分类方案的最低一级类目内，按文件 排列从“1”开始标注，每种保管期限各 编一个顺序号。 以“年度－保管期限”分类法为例： 归档文件排列后，永久、30年、10年保 管的文件经过编号，形成3个流水号， 即永久的从“1”开始编一个流水号，30 年的从“1”开始编一个流水号，10年的 从“1”开始编一个流水号。
题
名
日期 页数 备注
1、件号：室编件号。 2、责任者：制发文件的组织或个人，即 文件的发文机关或署名者。 填写责任者时注意： 1）应使用全称或通用简称；不能使 用本部、本委、本局等含义不明，难以 判断的简称； 2）联合发文时一般应将所有责任者照 抄，责任者过多时可适当省略，但作为 责任者之一的立档单位必须抄写； 3）未署责任者的归档文件，编目时应 根据文件内容、形式等特征加以考证并 填写。
（一）编写全宗说明
全宗说明的标题： ＊＊＊（单位名称）＊＊＊年全宗说明 全宗说明包括4部分内容： 1、归档单位的主要工作职能 2、组织机构情况 3、本年度工作概况 4、文件材料整理归档情况
（二）编制归档文件目录
归档文件目录设置的项目：件号、责
任者、文号、题名、日期、页数、备注
件号 责任者 文 号
5、日期：文件的形成时间，即文件的