第二讲 - 办公室事务管理
办公室事务管理
办公室事务管理
办公室事务管理是指协调和管理一个组织或机构的日常工作和事务，
使其能够高效地运作并达到目标。
这种工作包括人员管理、文件管理、时
间管理、计划安排、通信管理、资源管理等方面。
以下是一些办公室事务管理的策略和建议：
1.建立优秀的记录系统：办公室事务随时都需要记录并追踪。
建立一
个高效的记录系统，可以帮助员工更好地管理文件、信息和任务。
2.建立标准操作规程：制定标准操作规程，使团队成员都明确各项任
务的执行方案，提高效率和一致性。
3.提供必要的培训：经常为员工提供必要的培训和教育，以加强他们
在事务管理方面的专业知识和技能。
4.优化通信方式：采用有效的沟通方式来确保员工之间时刻保持联络，以便更好地协调工作和完成任务。
5.管理时间：提供员工时间管理方面的培训，教授如何制定优先级、
如何安排时间，使得最重要的任务得到优先处理。
6.采用数字化工作方式：采用数字化的工作方式提高工作效率，使得
信息处理更为快速和精确。
7.持续改进：定期进行评估和改进，使得办公室事务管理不断提高和
优化。
通过以上策略和建议，可以帮助办公室管理人员更好地协调和管理工
作流程，从而实现高效的办公室事务管理。
办公室事务管理
办公室事务管理介绍办公室是一个组织中重要的工作空间，事务管理是办公室高效运转的关键。
有效的办公室事务管理可以提高工作效率，减少混乱和错误。
本文将深入探讨办公室事务管理的重要性、方法和实践。
重要性办公室事务管理对于任何规模的组织都至关重要。
它涉及到文件管理、日程安排、资源分配等各个方面。
良好的事务管理能够帮助组织保持秩序，提高工作效率，避免混乱和浪费。
方法管理日程•确保每个员工都有清晰的日程安排•协调会议和约会，避免时间冲突•使用日程管理工具如日历软件或在线日程表文件管理•制定文件归档和分类规范•建立文件共享系统，确保团队成员可以方便地查找和共享文件•定期清理和备份文件，以避免数据丢失任务分配•分配任务给不同的团队成员，根据各自的能力和工作负荷•确保任务清单的明确和可追踪性•定期检查任务进度，及时调整和解决问题实践使用项目管理工具选择适合团队的项目管理工具，如Trello、Asana等，确保团队成员可以实时查看任务和进度。
建立规范流程制定办公室事务管理的流程和规范，包括文件管理、会议安排、任务分配等，让每个员工都清楚自己的工作职责和流程。
持续改进定期回顾和评估办公室事务管理的效果，收集反馈意见，并不断改进和优化管理方法。
结论办公室事务管理是组织高效运转的基石，它需要良好的组织能力、沟通技巧和执行力。
通过合理的日程安排、文件管理和任务分配，可以提高办公室的工作效率和团队协作能力。
持续优化和改进办公室事务管理是组织持续发展的关键。
以上是关于办公室事务管理的详细介绍，希望对您有所帮助。
《办公室事务管理》课件
沟通原则
总结词
建立有效沟通机制，促进信息共享
详细描述
办公室事务管理应建立有效的沟通机 制，促进内部信息的传递和共享。通 过定期召开会议、使用信息化工具等 方式，加强部门间的沟通与协作，提 高整体工作效率。
03
办公室事务管理的主要内容
文件管理
文件分类与归档
按照文件类型、重要性和 保密级别进行分类，确保 文件有序存放。
提升组织形象
整洁有序的办公环境、高 效的工作氛围和专业的行 政服务能够提升组织的形 象和声誉。
办公室事务管理的历史与发展
历史回顾
办公室事务管理随着社会和经济的发展而不断演变，从早期 的简单文档管理到现代的数字化和智能化管理，其历史可以 追溯到20世纪初。
发展趋势
随着信息技术和人工智能的快速发展，办公室事务管理正朝 着数字化、自动化和智能化的方向发展，未来将更加注重人 机协同和智能化管理。
作的高效推进。
办公自动化应用
办公软件使用
熟练掌握常用的办公软件，如Word 、Excel、PowerPoint等，提高文档 处理和数据处理的效率。
自动化工具应用
利用自动化工具和软件，如邮件合并 、模板定制等，简化重复性工作。
网络资源利用
利用网络资源，如云存储、在线协作 工具等，实现文件共享、多人协作等 功能。
办公用品维护与回收
定期检查办公用品的使用情况，进行维护和更新，同时对废旧用品 进行合理处理和回收。
办公环境维护
卫生清洁
保持办公室的整洁卫生，定期清 扫和整理办公区域。
环境绿化
合理布置绿植，营造舒适宜人的 办公环境。
安全保障
确保办公环境的安全，包括防火 、防盗、防灾等方面的措施。
办公室事务管理教学大纲
办公室事务管理教学大纲1. 引言- 介绍办公室事务管理的重要性和目的- 概述办公室事务管理教学大纲的内容和结构2. 基础知识与理论2.1 办公室事务管理概述- 定义办公室事务管理的概念和范围- 阐述办公室事务管理的目标和特点2.2 办公室组织与人员分工- 介绍不同类型办公室的组织结构和职能分工- 分析合理的事务管理人员配置和职责划分2.3 办公室流程与操作规范- 解析常见办公流程，如文件处理、会议组织等 - 强调通用的办公室操作规范和标准3. 技能与实践3.1 办公软件运用- 介绍办公软件的常见工具和功能- 指导学生灵活运用电子表格、文档处理等工具3.2 信息管理与存档- 引导学生学习如何管理和存档办公室重要信息和档案 - 提供有效的信息分类和存档方法3.3 办公协调与沟通- 探讨解决办公室内部沟通和协调问题的方法- 培养学生良好的沟通技巧和团队协作能力4. 专业素养与发展4.1 时间管理与工作效率- 帮助学生掌握时间管理技巧，提高工作效率- 强调重要性和方法，如制定优先级和规划日程4.2 专业道德与职业发展- 引导学生了解办公室职业道德和行业规范- 培养学生自我发展、职业素养和职业道德修养5. 实践与案例分析- 提供实际案例，让学生进行实践和分析- 帮助学生将理论运用到实际工作中，培养解决问题的能力6. 评价与考核- 设计评价和考核方式，如考试、实际案例分析报告等- 确保学生对办公室事务管理教学内容的理解和掌握7. 结束语- 总结办公室事务管理教学大纲的重点和亮点- 鼓励学生将所学知识应用于实际工作中通过以上办公室事务管理教学大纲，学生可以全面了解办公室事务管理的基本理论和实践技能，培养相关的专业素养与发展。
教学大纲将注重理论与实践相结合，通过案例分析和实际操作，帮助学生真正掌握办公室事务管理的核心要义，并在实践中提高工作效率和团队协作能力。
考核方式的设置旨在全面评估学生的学习成果，确保他们能够有效运用所学知识解决实际问题。
办公室事务管理讲义
办公室事务管理讲义1. 办公室事务管理概述办公室事务管理是指在日常办公过程中对各类事务进行有效管理和统筹安排的工作。
一个高效的办公室事务管理系统可以提高工作效率，减少重复劳动，降低错误率，提升整体工作质量。
2. 办公室事务分类办公室事务可以分为日常事务管理、文件管理、会议管理、协调沟通等多个方面。
每个方面都需要细致的管理和规划，以确保办公室工作的顺利进行。
2.1 日常事务管理日常事务管理包括但不限于日程安排、电话接听、文件整理、邮件处理等内容。
要做好日常事务管理，需要有良好的时间管理能力和组织能力。
2.2 文件管理文件管理是办公室事务管理的一个重要组成部分，包括文件的归档、存储、检索等工作。
合理的文件管理可以提高工作效率，避免文件遗失或混乱。
2.3 会议管理会议是办公室中常见的工作形式，而会议管理是确保会议高效进行的关键。
包括会议议程的制定、会议记录的保留、会议后的跟踪反馈等环节。
2.4 协调沟通协调沟通是办公室事务管理中至关重要的一环，包括与同事的沟通协调、与上级领导的汇报沟通、与外部客户的沟通等。
有效的沟通可以避免工作冲突，提升团队效率。
3. 办公室事务管理的方法与技巧3.1 制定清晰的工作计划制定清晰的工作计划是高效办公的关键，可以根据工作的紧急程度和重要程度分配时间和优先级，确保工作的顺利进行。
3.2 合理安排时间时间管理是办公室事务管理的核心，要合理安排工作时间、休息时间，做到高效利用每一分钟，避免拖延和浪费时间。
3.3 学会团队协作办公室事务管理需要多人合作完成，要学会团队协作，分工合作、信息共享，保持团队的协作效率。
3.4 善于沟通沟通是办公室中不可或缺的技能，要善于沟通，与同事、领导、客户之间建立良好的沟通渠道，减少误解和冲突。
4. 办公室事务管理的实践案例分析4.1 事务管理工具的使用通过使用各种事务管理工具，如日程安排软件、团队协作工具等，可以提高事务管理的效率和质量。
4.2 文件管理的实践经验通过建立规范的文件管理制度，确保文件的及时整理和存档，可以避免文件的丢失和混乱，提高工作效率。
办公室行政事务管理制
办公室行政事务管理制第一章绪论一、背景和意义办公室是一个组织内部的重要部门，负责组织与管理办公事务，是各部门之间协调、沟通和运作的纽带。
行政事务管理是办公室工作的核心，对于保证组织的正常运转具有重要意义。
二、目的和任务本制度的目的是规范办公室行政事务管理工作，提高管理效率和服务质量。
本制度的任务是明确办公室行政事务管理的职责、权限和程序，建立健全的管理体系，确保行政事务的有序进行。
三、适用范围本制度适用于组织内各级办公室，包括行政事务管理部门和办公室行政人员。
第二章部门设置和职责分工一、部门设置办公室行政事务管理部门是组织内部的职能部门，直属组织领导，负责行政事务的规划、组织和监督。
二、职责分工1. 协助组织领导制定和实施行政事务管理制度；2. 组织、督促和协调各部门间行政事务的协作与配合；3. 管理和维护组织的办公设备和办公用品；4. 组织和安排会议和活动的筹备工作；5. 负责文件、资料的管理和档案的归档；6. 协助组织领导处理行政事务相关的投诉和纠纷；7. 为组织员工提供行政服务和辅助支持。
第三章行政管理程序一、项目申请和审批流程1. 各部门根据需要向办公室行政事务管理部门提出项目申请；2. 办公室行政事务管理部门审核项目申请的合理性和必要性；3. 办公室行政事务管理部门对符合条件的项目进行审批；4. 办公室行政事务管理部门将审批结果通知相关部门，并进行项目跟踪和监督。
二、文件会签和印章管理流程1. 文件起草人按照规定的格式和流程撰写文件，并提交办公室行政事务管理部门；2. 办公室行政事务管理部门对文件进行审查和会签；3. 办公室行政事务管理部门对会签的文件进行印章盖章；4. 盖章完毕后，办公室行政事务管理部门将文件交还起草人，并进行档案管理。
三、会议和活动组织流程1. 各部门向办公室行政事务管理部门提出会议或活动的申请；2. 办公室行政事务管理部门根据申请内容进行会议室、设备和人员的安排；3. 办公室行政事务管理部门协助组织人员制定会议或活动的议程、材料和行程安排；4. 会议或活动结束后，办公室行政事务管理部门负责收集和整理会议记录和材料。
办公室事务管理讲义
办公室事务管理讲义什么是办公室事务管理办公室事务管理是指对办公室日常运营中的各项事务进行规划、组织、执行和控制的一系列管理活动。
它涵盖了办公室各方面的事务，包括文件管理、会议安排、行政支持等。
有效地进行办公室事务管理，可以提高办公室的工作效率，减少资源的浪费，提升员工的满意度。
办公室事务管理的重要性办公室事务管理是办公室运营的基础。
一家高效运作的办公室必须具备良好的事务管理能力，才能确保各项工作有序进行、高效完成。
有效的事务管理可以帮助办公室实现以下几点优势：1.提高工作效率：通过合理的事务管理，可以减少不必要的重复工作，优化工作流程，提高工作效率。
2.节约资源成本：事务管理可以有效控制资源的使用，避免浪费，降低办公成本。
3.加强沟通协作：良好的事务管理可以促进内部沟通和协作，提高团队的效率和凝聚力。
4.提升客户满意度：有组织、高效的事务管理可以确保客户的需求得到及时响应和处理，加强客户的满意度。
办公室事务管理的关键要素文件管理文件管理是办公室事务管理的重要组成部分。
要做好文件管理，可以从以下几个方面入手：•建立文件分类系统：根据业务性质和功能特点，对文件进行分类，建立清晰明确的分类体系，方便文件的查找和归档。
•制定文件命名规范：统一文件的命名规范，命名清晰简洁，便于查找和辨识。
•建立文件归档流程：规定文件的存储位置和归档流程，确保文件的安全性和可追溯性。
会议管理会议管理是办公室事务管理的另一个重要环节。
要做好会议管理，可以考虑以下几个方面：•明确会议目的和议程：在召开会议前，明确会议的目的和议程，确保会议有明确的方向和目标。
•合理安排会议时间和地点：根据参会人员的时间表和地理位置，合理安排会议时间和地点，最大程度地提高参会人员的出席率。
•准备会议材料和资源：提前准备好会议所需的材料和资源，并发送给参会人员，使他们能做好充分的准备。
行政支持行政支持是办公室事务管理的另一个关键要素。
要提供良好的行政支持，可以从以下几个方面入手：•协助员工日常事务：提供员工所需的各类行政支持，包括差旅安排、办公用品采购、文件复印等。
办公事务管理制度
办公事务管理制度
是指规范和管理办公室内各项事务工作的规定和程序，旨在提高办公室工作效率和质量。
以下是办公事务管理制度的主要内容：
1.工作时间和考勤：规定工作时间、休息时间和加班制度，以及考勤、请假和迟到早退等规定。
2.文件管理：规定文件的收发、归档和销毁等流程，确保文件的保密和有序管理。
3.会议管理：规定会议的召集、记录和议程制定等程序，保证会议的高效和有序进行。
4.公务用车管理：规定公务用车的申请、领取和使用规定，确保车辆的合理利用和安全运营。
5.办公用品管理：规定办公用品的申领、使用和库存管理，以及借用和归还等规定，确保用品的合理使用和节约开支。
6.资料和信息管理：规定资料和信息的整理、归类和保存等规定，以及权限和保密等规定，确保资料和信息的安全和便于查找。
7.来客和招待管理：规定来客接待和招待的程序和标准，以及接待费用的报销和审批等规定。
8.安全和保卫管理：规定办公室的安全管理措施、应急预案和保卫工作等规定，确保员工的人身和财产安全。
9.其他管理规定：根据具体情况，可以规定其他与办公事务相关的管理规定，如网络使用规定、礼仪规定等。
办公事务管理制度应该经过充分的讨论和协商确定，并且每位员工都应该了解和遵守相关规定。
同时，办公室管理者应该定期检查和评估制度的实施情况，及时进行调整和改进。
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Oval Office Rug Gets Quote's Author Wrong
Theodore Parker The arc of the moral universe is long, but it bends toward justice.
马丁・路德・金----“横跨道德宇宙的弧线是漫长的， 但它偏向正义”
勤快
自制 兴趣
品质要求
忠诚 负责
不能推卸责任， 善于承担责任，赢取更多的 权限
正派 遵守原则 廉洁
秘书有优先权，善于把握尺度， 杜绝以权谋私， 从长远目光看问题。
诚实 谦逊
商务文秘需要具备什么样的能力
办事能力
沟通能力
第二讲
办公室事务管理
----英语专业2010级
小组讨论：
作业
四位同学一组： 我的地盘我做主：
毕业后，你和另外两名同学将一起创业，目前
租有一间20平米的办公室，根据自己的就业意 向设计一下这间办公室。 要求： 配图和文字说明； 分组进行； 下节课展示。
课程总结
请大家对今天所学的内容进行总结
快乐地学习 快乐地生活Th源自nk you办公文具的购买原则：
一、满足工作要求 二、提高工作效率 三、节约人工费用 四、树立企业公众形象
妥善安排商务约会
安排商务约会的原则
安排约会应注意的细节
安排约会的原则
配合上司的时间表 分辨工作的轻重缓急
酌留弹性
处理好变更的约会
请一组同学表演下列两个情景， 根据同学的表演， 请进行评价，表演体现了哪些原则。
1. A公司的助理电话B公司的经理助理， 请B
公司的经理9月18日参加饭局，进行合作项 目洽谈，但是B公司经理这天出差； 2. B公司助理电话A公司助理， 由于相关原因， 9月20日的会面因公司经理不能赴约临时取 消或推迟。
安排约会需要注意的细节
有些时间不能安排约会，比如： 出差回来当天 周末或者假日 临近下班 约会最终日程要发给每一位与会者和后勤服务人
员，并电话确认； 及时准备会见所需的材料，并在适当的时候请上 司过目； 特别重要的约会在接近约会时间前，多和对方助 理再联络， 以确保约会的顺利进行；
会务工作需要提前准备好；
按照需要，记录会面内容； 保留客人的联系资料，以方便进行后期的跟
踪工作； 提醒自己的上司准时赴约； 每天上班前，核对商务约会主要负责人的日 程表。
办公文具的购买及管理
游戏: 请大家列出日常办公文具清单,列出最多的胜出： 蓝色、红色和黑色签字笔、圆珠笔、绘图铅笔、白板笔、激光笔、 荧光笔、笔筒、削笔器、墨水、橡皮擦、直尺； 订书机/针、打孔机、图钉、计算器、剪刀、裁纸刀、固体胶、 双面胶，封口胶，印泥、速干印油、液体胶水、胶棒、涂改液； 各种规格文件夹、多层文件架、凤尾夹、回形针、橡皮筋、各种 规格笔记本； 过塑膜、各种规格打印纸，便利贴、信封，档案袋、费用申请单， 费用报销单等；
government of the people, by the people and for the people 亚伯拉罕・林肯----“民有、民治、民享的政府
办公室布置的原则
整齐洁净，采光良好 走道上不要放置有阻碍行走的物品 办公桌椅柜架的排列应直线对称式 使用同一规格的档案柜，高度一致 将传真机、复印机、碎纸机、扫描仪等公用大件设 备放置在一个区域内，便于公用（如图） 办公室光线要明亮，室内照明灯光要统一 办公室的文件柜、桌子、椅子等应该保持同一种色 调， 可以有绿色植物点缀 办公桌和办公区域要保持清洁
办公室纸质文件资料摆放原则
文件资料的摆放要合理、整齐、美观
各类资料、物品要编号， 摆放应符合易取易
查的原则， 做到号、物、位、图相符 定制图要贴在文件资料柜内 保持柜内清洁整齐， 随时进行清理、整顿
电子文件的整理及保存
分门别类，文件保存上下级目录清楚明
白 文件名具有概括性，易读易懂 随时备份
电子文件的基本整理
课堂演练：请在座的所有同学将写好的工作
总结，发给老师：zouxiaohua@ 包括内容：文件的命名，分类，邮件的主题， 邮件的内容等。
收件人： 主 题： 附件（命名）： 正文：
机密文件保存
机密文件要加密
情景演练：
你是公司的经理助理，公司一名对外合作 部职员向你借用公司上年度财务报表，你应 该怎么处理？请两位同学根据情景表演。
自己寝室的整体环境有哪些优缺点。 结合你所在的寝室，讨论寝室环境对寝室 成员各方面的影响。
主要内容
办公室环境布置 办公文件的管理
办公用品（设备/文具）购买及管理
安排商务约会
办公环境的布置
办公室环境的重要性
请评价我们外语系办公室
根据下列的办公室图片，分析该办公室布置