公文写作与办理的常见错误

公文写作中的常见错误
一、行文中的常见错误
1、滥发文件。
主要表现:(1)所发公文属可发可不发之列;(2)所发公
文只是照抄照转上级的公文(翻印即可,不必转发);(3)所发
公文内容空洞,无具体措施,不解决问题;(4)行文所涉及的
问题可用口头请示,汇报或开会等形式解决;(5)行文所涉及
的内容已在报上全文公布过;(6)在部门之间意见分歧,未经
协商取得一致时就行文。
2、行文关系混乱。
主要表现:(1)应该党政分开行文的未分开行文;(2)应
该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文;(3)该职能
部门行文的"升格"为领导机关行文;(4)该领导机关行文的"
降格"为职能部门行文。
二、文种使用中的常见错误
1、自制文种。
在正式文种之外,随心所欲,生造公文文种并俨然以正
式公文行文。常见的有:"请示报告","工作思路","情况","
汇报","申请","郑重声明"等。
2、误用文种。
把属于机关其他应用文,特别是事务文书中的文种,误
作为正式公文文种使用的情况。常见的有:把计划类文种"要
点","打算","安排","设想"等作为公文文种直接使用,如
〘××市委××××年工作要点〙。把属于总结类的文种"小
结","总结",以及把属于规章制度类的文种"办法","规程
","须知","实施细则"等作为正式文种直接使用。但是,如果
将上述应用文用转发或印发通知的形式发布,则是规范用
法。如"××市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的
通知"。
3、混用文种。
不按文种的功能和适用范围去选用文种,而造成临近文
种相互混用,导致行文关系不清,行文目的不明,行文性质混
淆。常见的有:"公告"与"通知","决议"与"决定","请示"与"
报告","请示"与"函"混用。主要表现为将通告误用为通知,
将通知误用为通告,将请示误用为报告,将报告误用为请示,
将"请示","报告"合用为"请示报告","请示"和"报告"本身
是两个文种,将决定误用为决议,将决议误用为决定,将函误
用为请示或报告,将复函误用为批复。
4、越权使用文种。
超出本机关的权限行文,如随意制定"条例"。实际上"条
例"只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作,活动和
党员行为的规章制度;按照国务院办公厅发布的〘行政规范
制定程序暂行条例〙的规定,在行政机关公文中,"条例"只能
应用于特定国家机关制定的法规中,即全国人大常委会制定
的法规,国务院制定的行政法规,地方人大及其常委会制定
或通过(批准)的地方性法规。如:〘中华人民共和国城市道
路管理条例〙。基层单位制定有关规章制度时可用"规定"或
者用"细则","办法"等应用文种,并用转发或印发通知的形
式发布。
5、降格使用文种。
应该用命令,指示发布的公文而用通知发布,如一些省,
自治区,直辖市人民政府发布重要行政规章,不是用令发布
而用通知发布。这种降格使用,必然影响行文的权威和效力。
三,版头使用中的常见错误
1、版头混用。
将下行文版头用于上行文;使用"××文件"式样的版头
用于向上级报告,请示工作,任免干部或批复等;使用不带"
文件"字样的版头用于发布党的方针,政策,重要工作部署或
批转下级的重要报告,请示。
2、使用非标准版头。
使用设计或印刷不标准的版头。常见的是:格式不对,尺
寸不标准,非红色印刷,发文机关字体不庄重等。
3、使用没有版头的白纸印发文件
四、发文字号中的常见错误
1、年号不全。如:将"1997"省略为"97"。
2、括弧不对。〘国家机关公文格式〙规定发文年度用六
角括弧"〔 〕"括入。错用成圆括弧"()",方括弧"[ ]",方头
括弧"【 】"。
3、位置不当。 将发文年度位置提前到了机关代字前面。
如:将×校字〔1997〕第×号错为〔1997〕×校字第×号。
4、序号累赘。 发文顺序号中多加了"0"变成"0×"。
5、一文多字号。 联合发文时并用了几个单位的发文字
号。
6、一字号多文。 用同一发文字号制作两份不同的文件。
7、跳号。 没有按自然数的顺序依次排列,中间出现跳
号现象。
8、字第搭配不当。 正确的是"字"在年号之前,"第"在
年号之后;前面用"字",后面用"第";前面无"字",后面就不
应有"第"。常见的错误是:有"字"无"第"或有"第"无"字"。
但"字","第"均省去是正确用法,如:×委[1997] ×号。
9、滥用"发"字。 只有重要文件才采用"××发"字样
10、自制发文字号。 未按规定要求编制发文字号。
五、签发人标注中的错误
1、上行文未标注签发人姓名
2、下行文也标注了签发人姓名
3、标注不规范 签发人标注位置远离发文字号(正确的
是它们之间空两个字);签发人标注的字体字号与发文字号
的字体字号不一致;"签发人"与签发者姓名之间未加冒号。
六、公文标题中的常见错误
1、缺少发文机关或通过决议,决定的会议名称 "决议
","决定"等文种的标题不能省略发文机关或通过决议,决定
的会议名称。如:"第八届全国人民代表大会第五次会议关于
批准设立重庆直辖市的决定"不能简写为"关于批准设立重
庆直辖市的决定"。
2、用发文字号代替文件名称 如:"关于××字〔1997〕
第×号文的批复",这类标题的事由,除极少数熟悉标题中所
述文件的内容的人外,其他人是不能明白的。
3、文字累赘 如:〘××××人民政府关于认真贯彻落
实×政发[××××]××号文件精神,积极动员群众大力开
展抗旱播种保苗,保证今年农业夺取丰收的情况的报告〙,发
文机关可省略,所引文件的发文字号应删掉,事由可概括,改
为〘关于春耕播种情况的报告〙就简明了。此外,在标题中
常出现文字或词义重复的现象,如〘关于贯彻××××通知
的通知的通知〙,应为〘关于贯彻××××通知的通知〙;又
如〘关于请求解决××××的请示〙,应为〘关于解决××
××的请示〙,后面有请示,前面用请求就是多余的。
4、滥用标点符号 除批转法规性文件外,公文标题中一
般不加书名号。常见非法规,规章名称用了书名号,如〘关于
认真贯彻〖×××决定〗的通知〙,〘关于批转〖××××
报告〗的通知〙,〘关于〖××××请示〗的批复〙,标题中
加书名号是错的。
5、缺少文种 如〘××市人民政府批转市教委关于建立
高等院校学习基地的报告〙,误把被转发部门的"报告"当作
本公文的文种,应在其后补上"通知"这一文种。另外,在公布
事项,工作要点的公文中也常缺少文种,如:〘××大学一九
九×年重点抓的八件实事〙就缺少"决定"这一文种。
6、发文机关简称不规范 如:〘××市计委二〇〇×年
工作计划〙,"计委"容易引起歧义,如果是"计划经济委员会"
应简称为"计经委",如果是"计划生育委员会"应简称为"计
生委"。
七、主送机关中的常见错误
1、缺主送机关 除公布性文件外,一般文件都必须标明
主送机关。但有的文种如会议纪要等,主送机关一般放在文
尾末页下端。
2、主送机关表述不规范 未按党委,人大,政府,政协,法
院,检察院,军队,有关部门的顺序排列;未用全称或规范化
简称,如"市府"应为"××市人民政府";分类排列时未按类
内用顿号,类间用逗号的原则办理;随意使用统称,如"市内
各单位"。
3、多头主送 主送机关不止一个。向上级机关行文,只
写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送的形式,
但不得同时抄送下级机关。
4、主送个人 公文不得主送领导者个人。
5、越级主送 一般不得越级请示,特别情况下必须越级
请示时,应当抄送被越过的机关。
八、正文中的常见错误
1、错别字 主要表现:(1)因粗心大意,将"宏观"错成"客
观","拨款"错成"拔款","突击"错成"突出"……;(2)因辨析
不准,将"淡薄"错成"淡簿","渎职"错成"赎职","严厉"错成
"严励"……
2、标点符号错误 常见顿号与逗号混用,逗号与句号混
用,方括号与六角括号混用,书名号与引号混用……
3、数字使用不规范 应该用阿拉伯数字的用了汉字,如
"20世纪90年代"错成"二十世纪九十年代";应该用汉字的用
了阿拉伯数字,如"党的十四大"错成"党的14大"。正文中的
数字,部分结构层次数和词,词组,惯用语,缩略语,具有修辞
色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写,其余的应当使
用阿拉伯数字。
4、随意简称 如将"社会主义精神文明建设"简称为"社
精文建设","高速公路公司"简称为"高速公司"。
5、引文标注错误 未按所引用公文的发文时间,标题的
发文字号的顺序引用。如"你校×校字[1997]第×号文件(关
于×××的请示)收悉。"
6、随意使用字体字号 正确的是使用3号或4号仿宋体。
7、随意设定字距行距 正确的字距为0点距(电脑打字
点距下同);行距为24点距。
九、无正文说明标识中的常见错误
常见错误是落款和发文时间已正好排满一页,而在另一
页的文尾部分的抄送机关等之上标明"此页无正文"。这种情
况无须注明"此页无正文",因为公文的正文是指主送机关以
下,生效标识以上具体反映公文内容的部分。
十、附件标识中的错误
1、有附件不标注
2、附件名未标全称
3、标注不规范 只标了一个"附"字(正确的是标"附件"
二字);附件未全部标注;附件标题末用了标点符号。
4、内容不适 在印发,转发,批转公文的通知中,错将所
印发,转发,批转的公文作为附件特殊说明。印发,转发,批转
通知和所印发,转发,批转件是共同组成一件公文的,且已在
标题中说明,无需作附件标注。
十一、发文机关标识中的错误
1、发文机关未用全称或规范化简称
2、位置不当 常见的错误是居中标识或靠右边顶格标
识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写,而且发文
机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调(成
文日期的最后一个字比正文缩两个字)。在下列两种情况下