泛微管理应用解决方案会议管理

业务需求组 项目工作组
由业务部门代表 组成，主要负责： 参与需求调研、 方案确认
由项目成员组成， 主要负责：需求 调研、系统推广
分组
职责说明
项目领导委员会 泛微-咨询组 泛微-实施组 泛微-研发组 客户-业务工作组 客户-项目工作组
对项目目标、范围和策略提供方向性指导，对系统交付的目标进行确定； 支持项目经理进行各种资源的配置和调配； 重大事项的决策；项目阶段成果的确认；项目验收交付的确认。
②现状调研分析
会议管理制度解读
关键用户访谈
需求分析总结
行业会议管理借鉴
③蓝图方案设计
会议规划分类
会议权限④项目建设实施
系统构建
技术开发
用户培训
上线推广
⑤配套管理制度
项目管理办法
配套管理制度
持续优化措施
项目执行保障：团队、计划、沟通
人员 保障
执行 计划
沟通 机制
①项目启动
多组织会议视图
会议议程安排
会前资料查看
会议提醒 会议纪要查阅
会议的分类 会议主题及议程
安排
会议提醒
参与人会
会议发起人
召集部门审 上会资料议提通知提
批
交 醒及反馈
对议程、时间及参与 人员进行审批
会议纪要上传 及任务提交
数据的自动 带入
自动出发会议管 理流程
召集部门审 流程自动推送
批
纪要及任务
输入上会资料负责人 对会议及纪会要议及纪任要务记分录人
第四部分 案例借鉴
莱蒙国际是中国的房地产物业开发商，主要于珠三角、长三角、京津及成 渝地区从事城市综合体的开发及营运以及中高档住宅物业的开发及销售。本公 司于深圳、东莞、惠州、常州、杭州、成都及天津共有14个处于不同发展阶段 的项目，净可销售/租赁建築面积约400万平方米。自上世纪80年代末起，已 参与了20多个不同项目的开发及投资。自2002年起，分别以「水榭」及「莱 蒙」品牌发展住宅物业及城市综合体，该等项目已获本地及国内的多间行业机 构公认为顶尖的物业发展项目。
负责会议管理内容梳理、需求收集与分析，找出行业需求共性并对项目需求进行方案设计，导入其 他项目的管理经验与实施经验，为项目实施完成解决方案详细设计工作； 在收集需求信息时，各部门负责人是第一责任人、部门联络专员是第二责任人，收集会议管理相关 资料，配合需求调研、分析；主要参与的项目阶段是：需求调研。
负责项目需求调研、提供项目所需的相关资料；全程参与项目需求及会议内容梳理的讨论与确认； 参与并安排相应资源参与项目系统试运行；参加培训，掌握系统使用方法，并通过考核； 协调并参与系统推广应用。
与泛微项目组共同开展需求调研；与泛微项目组共同开展项目实施； 与泛微项目组共同推动系统上线；维护管理项目文档；负责系统在全集团的推广应用。
第二部分 解决方案
PC’ IE浏览器
PDA、客户端
前台： 会议管理工作面板
会议日历、会议任务跟踪、会议多维度查询、会议统计报表
中台： 会议管理功能应用
平台用户身份认证
Mobile移动办公
会议 规划 分类
会议 权限 配置
会议 流程 搭建
会议 提醒 待办
会议 设备 预订
上会 资料 准备
会议 纪要 分发
流程环节 提交评审
项目组审核 质量复核 审批
负责人 成果物负责人
项目经理 项目质量管理组 项目管理委员会
说明
成果物提交代表项目小组或部门内部已 经达成一致
双方项目经理共同确认
QA符合性检查
关键成果物需要有项目管理委员会审批， 包括： （1）阶段性成果物 （2）最终版的方案等
注： （1）所有项目的成果物均按照此流程执行； （2）流程管理规范审批完成，需按照《流程管理制度》完成发布。
变更内容 项目总体计划变更 双周滚动计划变更 业务需求变更
提出人 项目经理 各小组 业务小组
审核人
审批人
项目管理委员会 项目管理委员会
项目经理
项目经理
项目经理
项目管理委员会
考核指标
项目总体评价
专题讨论参与情况 会议管理讨论及确定的贡献 本部门会议管理内容梳理完成率 计划执行情况 对项目的贡献度 计划执行情况
发审批
上传并共享会前准备 资上料传会议纪要并提交 会议任务
任务查询
任务执行 进度
任务督办
任务关联 会议
会议纪要查 阅
多维度查询 查询结果明细
缺席排名统计 会议室使用统计
纪要完成情况 统计
任务完成情况 统计
第三部分 实施服务
①项目启动准备
项目工作内容
项目主体计划 项目启动大会
项目团队成员
项目沟通机制
代表性项目： 临海远洲国际大酒店 庐山远洲温泉度假酒店 台州花园山庄 上海远洲大酒店等
第五部分 泛微简介
志达宇泛，见著于微
变革的年代，泛微不做林中鸿雁、渊中卧龙，欲以十年一剑之锋芒，创网络宏图，建信息伟业，以激情和从容面对机 遇，以智慧和真诚回报社会。面对新经济大潮，面对众多的期望，我们坚信伟大的年代必定映射英雄的事业！ Weaver Software– A Pioneer of Collaborative Commerce System!
泛微为15，000 家用户提供IT咨询、协同管理平台咨询与实施服务， 泛微为提升企业管理水平不断努力！
通报内容 项目周报 项目月报/ 阶段汇报 重要紧急问题
双周滚动计划
培训
访谈
通报对象 项目组全体 项目管理委员会 项目组
问题干系人
频率 每周一次 每月一次/ 阶段完成点
随时
项目组全体
每周一次
项目组全体 参与会议制度讨论、 根据项目计划 编制的资源
访谈参与人
调研访谈计划
备注
问题提出、完成 结果均需通报 上阶段工作小结 下阶段工作安排 会议梳理方法 系统使用培训 系统运维培训 会议管理相关
2001年成立泛微公司，目前为国内规模最大的协同管理软件提供商； 主要业务为提供针对企业和政府单位的协同办公软件；业务包括基于离线业务的高端:E-WEAVER, 集团企业
客户：E-COLOGY,中小规模企业的标准版：E-OFFICE；以及基于在线TEAMS(互联网办公室运营中心) 目前公司员工1000多人，以上海为总部，在北京、石家庄、唐山、天津、广州、杭州、南京、成都、深圳
被考核人 项目经理 业务工作组 项目工作组 业务工作组 业务工作组 业务工作组 业务工作组 项目工作组 项目工作组
比例 100% 60% 60% 10% 10% 10% 10% 20% 20%
考核执行人 项目管理委员会 项目管理委员会 项目管理委员会 项目经理 咨询顾问 项目经理 项目经理 项目经理 项目经理
该工作组是项目实施主要责任人，负责整个项目具体开发实施任务的执行和问题解决； 负责系统环境准备与调试、数据库安排与调试； 基础数据准备；项目功能模型设计；实施方案准备与确认、功能实现；系统应用、配置的培训。
负责项目的技术方案实现以及二次开发工作，完成具体开发任务的执行和问题解决； 测试组在质量委员会的领导下，对项目各阶段成果按照测试标准进行测试，提交测试报告； 监督测试结果的更新与改正；确保产品的性能，在恶劣环境下的运行可靠性。
会后落实 终无落实状况
企业会议管理的核心需求
参会人员管理
➢ 会议组织者责任确认； ➢ 会议主题、时间确认； ➢ 参会人员通知； ➢ 上会资料准备与收集
决议任务跟踪
➢ 任务执行反馈 ➢ 执行结果监督
会议纪要管理
➢ 会议纪要整理及分发； ➢ 会议决议任务指派
会议设备管理
➢ 会议设备使用确认； ➢ 会议设备预订
泛微管理应用解决方案会议 管理
第一部分：需求理解 第二部分：解决方案 第三部分：实施服务 第四部分：案例借鉴 第五部分：泛微介绍
第一部分 需求理解
• 缺乏会议规划：目标及主题不明确的会议太多； • 会议召集困难：临时会议太多、参与人员随意性太强；
会前准备 • 会议准备不充分：会议设备预订冲突、人员通知不到位、上会资 料准备不足
、厦门、济南、西安、青岛、重庆、武汉、长沙、南昌、南宁、新疆、温州、宁波、太原、郑州、大连、 无锡、昆明、苏州等设有70多个分支机构。
泛微的发展
组织规模
第一
服务地域范围
第一
销售合同收入
第一
客户总量
第一
…… 我们为客户提供包括了协同OA、流程管理、知识管理、信息门户、项目管理、目标计划管理、预算费用管理
• 会议责任人不明确：无人做会议主持、无人记录会议纪要； • 会议沟通效率低：主题不明确，准备不足，导致沟通内容发散；
会中讨论 • 会议无决议：目标不明确，准备不足，沟通效率低，直接导致会 议无产出成果
• 会议任务授权不清晰：导致会议纪要分发及任务分派出现问题； • 缺乏对会议任务结果跟踪：任务执行结果无人关注，出现决议最
②现状调研
③蓝图设计
④建设实施
项目总体思路和工作方法
⑤配套制度
项目执行保障：联合项目组
联合项目领导小组
由双方高层组成，主要负责：项 目指导，重大决策、资源协调
泛微项目经理
客户项目经理
咨询组
研发组
由咨询顾问组成， 主要负责：需求 调研、方案设计
由技术顾问组成， 主要负责：技术 实现、二次开发
实施组
由实施顾问组成， 主要负责：系统 配置、应用实现
决议 任务 指派
会议 数据 统计
会议视频 集成
后台： 会议管理协同支撑
日程管理
门户平台
流程管理
知识管理
计划任务
项目管理
报表平台
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