基金会档案管理办法
公益基金会档案管理制度
第一章总则第一条为加强公益基金会档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本基金会实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本基金会所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条本制度遵循统一管理、分工负责、规范有序、安全保密的原则。
第二章档案分类与归档第四条档案分类（一）文书档案：包括基金会章程、理事会决议、会议纪要、公告、报告、合同等。
（二）财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。
（三）项目档案：包括项目申报材料、项目实施记录、项目评估报告等。
（四）捐赠档案：包括捐赠协议、捐赠凭证、捐赠人信息等。
（五）人事档案：包括员工入职、离职、培训、考核等资料。
第五条归档范围（一）基金会各项活动产生的文件、资料、图片、录音、录像等。
（二）基金会与政府、企业、社会组织、个人等各方合作形成的文件、资料。
（三）基金会对外交流、宣传、培训等活动中形成的文件、资料。
第六条归档要求（一）归档材料应真实、完整、准确，符合国家档案规范。
（二）归档材料应分类整理，编制目录，确保档案的有序存放。
（三）归档材料应按照规定期限归档，不得擅自销毁。
第三章档案保管与利用第七条保管（一）基金会设立档案室，配备专职档案管理人员。
（二）档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。
（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时整改。
第八条利用（一）档案利用应遵循合法、合规、便民的原则。
（二）档案查阅实行登记制度，查阅人需提供有效证件。
（三）档案利用不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。
第四章档案销毁第九条档案销毁应严格按照国家档案管理相关规定执行。
第十条档案销毁前，应进行严格审查，确认无保存价值后方可销毁。
第十一条档案销毁过程中，应采取有效措施，确保档案安全。
第五章附则第十二条本制度由基金会办公室负责解释。
第十三条本制度自发布之日起施行。
注：本制度可根据实际情况进行调整和完善。
基金会档案管理制度
第一章总则第一条为了加强基金会档案管理工作，确保基金会档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》等法律法规，结合基金会实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于基金会内部各类档案的管理工作，包括文书档案、会计档案、声像档案、实物档案等。
第三条基金会档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一管理：基金会档案由秘书处负责统一管理，各部门配合做好档案收集、整理、归档、保管、利用等工作。
（二）集中保管：基金会档案实行集中保管，确保档案的完整性和安全性。
（三）规范整理：档案整理应按照国家档案管理的有关规定进行，确保档案的规范化、标准化。
（四）方便利用：加强档案检索工具建设，提高档案的利用率。
第二章档案收集第四条基金会档案收集范围包括：（一）基金会成立、变更、终止等文件资料；（二）理事会、监事会、经理层会议记录及决议；（三）基金会章程、内部管理制度、工作计划、总结等；（四）基金会财务报表、审计报告、捐赠协议等；（五）基金会开展公益活动、项目运作的相关文件、照片、声像资料等；（六）基金会与合作单位、捐赠人、受益人等往来的信函、文件等。
第五条档案收集应遵循以下要求：（一）及时收集：对基金会形成的各类档案，应做到及时收集、整理、归档；（二）完整收集：收集的档案应完整、准确、真实，不得遗漏、伪造、篡改；（三）分类收集：按照档案的种类、性质、形成时间等进行分类收集。
第三章档案整理第六条档案整理应遵循以下要求：（一）分类整理：按照档案的种类、性质、形成时间等进行分类整理；（二）编制目录：对整理好的档案编制详细目录，便于查阅；（三）归档立卷：将整理好的档案按照规定归档立卷，确保档案的有序存放。
第四章档案保管第七条档案保管应遵循以下要求：（一）安全保管：确保档案在存放、使用过程中不受损坏、丢失、泄密等风险；（二）定期检查：定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时处理；（三）环境控制：档案保管环境应保持适宜的温度、湿度，防止档案受潮、霉变、虫蛀等；（四）保密措施：对涉及基金会秘密的档案，应采取保密措施，防止泄露。
基金会档案移交管理办法
基金会档案移交管理办法一、总则二、适用范围本办法适用于所有基金会档案的移交管理工作。
三、档案移交程序档案移交程序主要包括移交准备、移交通知、备案和接收等环节。
3.1 移交准备1. 梳理档案资料基金会应当对档案资料进行清点、整理和分类，以确保档案资料的清晰和完整。
2. 核对档案清单基金会应当编制档案清单，将准备移交的档案资料列明，以备移交时的核对和备案。
3. 整理文件基金会应当按照规定的文件整理和编号标准，对档案资料进行整理工作，并做好相应的文件标识和标签。
3.2 移交通知1. 提交移交通知基金会应书面通知接收方，明确移交的档案资料清单和预计移交的日期。
2. 接收方确认接收方应及时对移交通知做出回复，确认是否接收移交档案资料。
3.3 备案1. 进行备案手续接收方应当根据基金会的移交通知，及时向档案管理部门提出备案申请，并提交相关的申请材料。
2. 备案审核档案管理部门应对接收方的备案申请进行审核，确保其符合相应的法律法规和管理规定。
3. 发放备案凭证经过审核后，档案管理部门应向接收方发放备案凭证，确保移交档案资料的合法性和规范性。
3.4 接收1. 交接移交档案资料基金会应在移交日期前将档案资料交予接收方，并核对档案清单和档案资料的完整性。
2. 签署移交接收确认书基金会和接收方应共同签署移交接收确认书，确认档案资料的交接和接收。
四、档案移交要求档案移交要求主要包括档案组织、档案整理和档案标识三个方面。
4.1 档案组织1. 整理原则档案应按照一定的组织原则进行整理，包括按照文件类型、时间顺序、主题等进行分类和编目。
2. 文件分类档案应按照不同的文件类型进行分类，包括会议纪要、决议文件、财务报表、合同文件等。
4.2 档案整理1. 文件清晰档案资料的文件应当完整、清晰，避免出现缺页、污损等情况。
2. 文件装订档案资料的装订应牢固可靠，确保文件不易损坏。
4.3 档案标识1. 档案编号每份档案资料都应有独立的编号，以便于追溯和管理。
基金会档案管理制度
基金会档案管理制度第一章总则第一条为规范基金会档案管理工作，保障基金会档案的安全、完整、准确和有效利用，制定本制度。
第二条本制度适用于基金会内各部门、各项目机构的档案管理工作。
第三条基金会档案管理工作应遵循保密、规范、合法、合理的原则，依法保护档案信息的安全。
第四条基金会档案管理工作应遵守国家有关法律法规及有关规范标准，加强档案管理工作的合规性。
第五条基金会档案管理工作应依靠信息化手段，提高档案管理的效率和质量。
第六条基金会档案管理工作应不断加强档案管理人员的培训和专业素养提升，确保档案管理工作的规范化和科学化。
第七条基金会档案管理部门应建立健全档案管理制度，完善档案管理工作流程，确保档案管理工作有序进行。
第八条基金会档案管理部门应加强档案管理工作的监督和检查，促进档案管理工作的规范化和专业化。
第二章档案的管理第九条基金会档案管理工作应按照档案保管期限和鉴定价值进行分类管理。
第十条基金会档案管理工作应建立档案目录和档案库房，便于档案的查询和调阅。
第十一条基金会档案管理工作应建立档案管理档案库房的专业团队，保障档案管理工作的正常运转。
第十二条基金会档案管理工作应加强对重要档案的保管和利用，确保其安全性和完整性。
第十三条基金会档案管理部门应建立档案借阅制度，规范档案的借阅流程和使用范围。
第十四条基金会档案管理工作应建立档案复制和转移的管理制度，加强对档案的保护和利用。
第十五条基金会档案管理工作应建立档案销毁和淘汰的规范流程，确保档案的安全销毁和淘汰。
第三章档案的利用第十六条基金会档案管理工作应提供档案查询和调阅的便利条件，保障利用者的合法权益。
第十七条基金会档案管理工作应加强对档案信息的整理和归档，便于利用者的查阅和使用。
第十八条基金会档案管理工作应建立档案信息服务的渠道，提供专业化的档案信息查询服务。
第十九条基金会档案管理工作应定期开展档案的展览和宣传活动，提高利用者对档案的认识和利用。
第二十条基金会档案管理工作应建立档案利用的监督制度，防范档案的非法利用和泄露。
山东省中投慈善公益基金会档案管理制度
山东省中投慈善公益基金会档案管理制度第一章总则第一条本制度根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省中投慈善公益基金会章程》的有关规定制定。
第二条为加强山东省中投慈善公益基金会（以下简称“基金会”）的档案管理工作，提高归档的质量，充分发挥档案在反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，根据基金会实际工作情况制定本制度。
第二章档案管理第三条基金会档案的收集、整理和保管工作由办公室负责。
第四条归档的文件材料要求完整、齐全、准确并注意区分不同价值分类整理、立卷。
归档材料应妥善管理，严防丢失、毁损。
第五条归档范围：上级机关印发、本基金会制发或工作中形成的，具有参考价值的（包括但不限于下列）各种材料。
（一）重要的会议材料，包括理事会议、专项工作会议等，具体内容应包括会议的通知、报告、决议、总结、会议简报、会议记录等；（二）综合管理，包括本基金会的章程、基金会内部各项管理规章制度、以及本基金会向登记管理机关和业务主管单位提出的各项报告；各部门或项目的工作计划、工作总结、项目报告等文件资料，以及基金会年报、宣传资料、信息统计表等信息资料；（三）合同协议，包括本基金会与单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的合同等；（四）捐赠管理，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项目评估报告、捐赠统计分析等资料；（五）宣传活动，包括各类宣传、大型活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿、新闻稿，以及在活动中行程或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料；（六）人事管理，包括人事管理制度、职工工资、福利及工作人员任免、聘用、考核、奖励、处分、辞职、辞退的文件材料等资料；（七）财务管理，包括财务管理制度、会计预算、决算统计报表、资产负债表、财务报告、年度审计报告、财务统计分析等资料；（八）项目管理，包括基金会开展项目的宣传介绍、项目预算、项目报告、项目实施方案等资料；（九）本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的简报、声像材料、荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物材料。
基金会文书档案管理制度
第一章总则第一条为加强基金会文书档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》等法律法规，结合本基金会实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于基金会及其下属机构在日常工作中形成的各类文书档案。
第三条基金会文书档案管理遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理：基金会设立档案管理部门，负责全基金会文书档案的统一管理和监督指导。
（二）集中管理、规范归档：文书档案实行集中管理，按照规定进行分类、编目、归档。
（三）安全保管、定期检查：确保档案实体和信息安全，定期对档案进行检查、维护。
（四）充分利用、服务决策：充分发挥档案的凭证、参考和指导作用，为基金会决策提供依据。
第二章档案管理职责第四条档案管理部门职责：（一）负责制定和组织实施基金会文书档案管理制度。
（二）负责基金会文书档案的收集、整理、归档、保管、鉴定和销毁工作。
（三）负责档案的检索、查询、利用和复制工作。
（四）负责档案信息化建设，实现档案资源的数字化、网络化。
（五）负责档案的安全保卫、防火、防盗、防潮、防虫等工作。
第五条各部门职责：（一）各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人。
（二）各部门按照档案管理制度要求，负责本部门文书档案的收集、整理、归档工作。
（三）各部门积极配合档案管理部门开展档案管理工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）基金会章程、规章制度、会议记录、决议、报告等。
（二）基金会业务活动、项目实施、财务收支、资产管理、人员管理等文件材料。
（三）基金会与其他单位、个人之间的往来函件、协议、合同等。
（四）基金会获得的荣誉证书、奖状、锦旗等。
第七条档案整理要求：（一）按照档案分类、编目、归档的要求，对收集到的档案进行整理。
（二）确保档案的完整、准确、真实。
（三）按照档案保管期限，对档案进行分类、编目、归档。
第四章档案保管与利用第八条档案保管：（一）按照档案保管期限，对档案进行分类、编目、归档。
基金会档案管理规定
基金会档案管理规定基金会档案管理规定为加强对基金会各项活动的记录和管理，保障基金会活动的规范化、有序化和可持续性，提高基金会工作的效率和透明度，我们制定了以下基金会档案管理规定：一、档案的定义和分类1. 档案：指基金会在运营和管理过程中产生的所有书面、电子和非书面记录，包括资料、文件、信函、会议记录、出版物、照片、音像资料等。
2. 档案分类：按照档案的内容和形式，将档案分为机要档案、管理档案和历史档案三类。
（1）机要档案：指基金会重要机密资料和重要保密工作的原始记录、计划、人员名单、运作方式、工作实施过程、结果、研究成果等。
（2）管理档案：指基金会与各类合作伙伴、项目、员工等相关的工作记录、工作计划、业务流程、审批流程、工作报告、市场分析、公关宣传、财务文件等。
（3）历史档案：指基金会业务成果、工作经验、各类活动、合同、协议、会议记录、招聘人事管理等。
二、档案的收集、整理和鉴定1. 档案来源：基金会档案的来源包括基金会内部和外部，包括基金会工作和活动过程中产生的原始记录和成果报告，合同和协议、改进计划、评估等。
2. 档案整理：按照文件编号、文件时间、文件标题、文件手续等标准对档案进行分类、编目、整理、装订、装订号管理等操作，严格遵循档案保管规定。
3. 档案鉴定：按照档案管理规定，由责任人和专门鉴定机构进行档案的鉴定，发现存在问题的档案需要进行整改和归档。
三、档案的保管和利用1. 档案保管：基金会档案应妥善保管，按照储存要求进行分类、装订、封存和存储。
档案的原件、备份和配套材料应分别存储，便于管理和维护。
2. 档案利用：基金会档案应遵守信息保护和管理规定，对于公开信息的档案，捐赠人和利益相关方可以依法使用，对于不公开信息的档案，只能在相关机构授权的情况下进行使用，严禁泄露。
四、档案的销毁和转移1. 档案销毁：基金会档案存续期限结束后，经过鉴定确认的档案可以进行销毁，销毁应经有权机构批准，并按照规定的销毁期限进行销毁，销毁工作应有人记录并保存。
社区公益基金会档案管理制度
社区公益基金会档案管理制度一、总则1、为规范社区公益基金会档案管理工作，提高工作效率和保障工作质量，特制定本制度。
2、社区公益基金会档案管理工作必须按照国家有关规定和调查要求进行，严格保守机密。
3、社区公益基金会档案管理工作应当做到清晰、详尽、规范、便于查阅和利用的原则。
4、社区公益基金会档案包括纸质档案和电子文档两种形式，应当建立健全两种形式的管理制度。
二、部门组织1、社区公益基金会档案管理结构：董事会-CFO-行政部门-档案管理中心2、档案管理中心主要职责：（1）负责纸质档案及电子文档的分类、整理、归档、借阅、查询等工作。
（2）及时更新公益基金会的文献资料，维护文献资料的完整性和真实性。
（3）保证社区公益基金会档案管理工作符合国家法律和法规。
（4）制定社区公益基金会档案管理明确、详细的管理规范，并经董事长审核通过。
（5）根据需求反馈，做好文献资料更新与微信公众号同步更新和管理。
三、档案类别及归档1、纸质档案包括：公文、会议记录、各类合同、资料及会员文件等文献。
2、电子文档包括：各种业务数据带、记录表格、财务统计等电子文献。
3、社区公益基金会档案管理应当将档案进行分类，按照文件的密级实行不同的保护措施。
四、档案保护1、社区公益基金会档案管理人员应当加强对档案的保护，严格执行机密级别标准，保护好机密文件。
2、不得私自复制、借用或外借档案资料。
3、坚决防范档案遗失、被窃、损坏的事故，对发生的事件应当及时修复、补充或重新整理。
4、建立消毒、防火、防水等相关工作制度，对档案资料实行定期维护、保护。
五、档案的借阅与归还1、社区公益基金会档案管理中心是社区公益基金会档案资源的主要管理者，社区工作人员可以申请借阅相应的档案。
2、借阅人员必须提供出借单位的授权委托书或者借阅申请，按照规定的程序办理借阅手续。
3、借阅人员必须遵守规定的保密要求，不得复制、泄露档案内容，应当按期归还档案。
4、档案归还时，必须按照原来的时间和方式还回，在归还前应当检查文件完整性和数量，并确认归还手续办理完毕。
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XXXX基金会档案管理办法
第一章总则
第一条为了全面遵守《基金会管理条例》和《XXXX基金会章程》，规范发展，保障基金会的合法权益，使基金会的档案管理更加规范，特制定本办法。
第二条基金会各类行政收发文件，要统一由管理部备案登记，随时收发，随时登记。
第三条年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。
第四条调阅存管行政资料和正在撰写中的行政文件，要严格办理手续。
理事长批准后方可调阅。
非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经理事长和秘书长、管理部部长共同签字同意后，方可查阅。
调阅档案及文件严禁带出档案室。
第五条各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。
所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。
第六条各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由管理部归类存放，并按要求年限妥善保管。
第七条基金会财务报表，月报表应于每月10日以前报理事长、副理事长、秘书长，季报应于季终后20日前上报，年报应于年终后45日前上报。
第八条年度结束后，当年所有会计档案资料可在财务部门保存一年以备临时查阅，一年后三月底以前全部分类归档入库。
第九条对入库会计档案应进行登记，并编制库存档案资料索引；
并按要求年限妥善安全保管。
第十条归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第十一条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交管理人员归档。
工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章文件材料的收集管理
第十二条坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专(兼)职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知管理部。
第十三条凡本基金会印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由管理部统一收集管理。
第十四条由部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
（一）基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议的主要文件资料向管理部办理归档手续；
（二）本基金会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向管理部办理归档手续。
第十五条各部门专(兼)职档案管理人员的职责：
（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料；
（二）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料
及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向管理部办好交接签收手续。
（三）承办人员借用文件材料时，应按规定办理临时借用文件材料的登记手续。
第三章归档范围
第十六条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第十七条相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。
第十八条本基金会对外发文与有关单位来往的文件。
第十九条本基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第二十条本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第二十一条本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第二十二条本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第二十三条本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第四章平时归卷
第二十四条各部焖都要建立健全平时归卷制度。
对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。
第二十五条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。
"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。
第五章会计档案管理
第二十六条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。
会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。
第二十七条每年形成的会计档案，应当由财务按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，应当由财务部编制移交清册，移交管理部指定专人保管。
出纳人员不得兼管会计档案。
移交管理部保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。
个别需要拆封重新整理的，管理部应当会同财务和经办人员共同拆封整理。
第二十八条由于会计人员的变动会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
第二十九条本办法由XXXX基金会负责解释。
第三十条本办法自公布之日起执行。
中国人口福利基金会。