接待方案(最全版)

（二）高素质高标准 1．全体工作人员、礼仪人员统一服装，整洁、挺括、大方， 配合四周指示、 导示系统， 营造氛围， 全面展示公司的良好形象。 2．一对一服务。礼仪人员一对一为领导、嘉宾进行引领、 咨询讲解等服务。 （三） 人员培训 6 月 25 日开始对负责会务接待的服务工作人员进行分段有 针对性的专业培训，做好协调指导工作。 1. 培训内容
6. 机场提前安排考斯特等候接机，
按事先掌握的航班信息进
行合理安排调配， 对抵达的领导嘉宾进行接送。 车上配备矿泉水、
纸巾、消毒湿纸巾及雨伞。
（二）报到入住 1. 提前对入住酒店房间进行检查， 使用。并在房间摆放饮品。
确保房内设施完好可正常
2. 引导及服务人员为到来的嘉宾领导办理签到、入住手续，
发放展会资料和胸卡与欢迎信，
③协助嘉宾与酒店的对接④提供南充周边可考察 的项目地点供嘉宾备选等（三）协调组：
总负责人 ： 1. 专家评委协调组： 组长： 组员： 工作职责： 全面负责协调工作如提供酒店预定、
会前行程落
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实、参会期间的联络联系全面负责团体的协调工作如提供酒店预 定、会议协调等。
2. 竞赛团队协调组： 组长： 组员： 工作职责：
为配合活动需要， 需在酒店留守 4 名司机、 4-6 公司工作人
员。为出席两项活动的公司领导与参会的贵宾提供
24 小时的服
务。因此，公司工作人员预计需要
6 间房。
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（三）预留房间总数
预计需要 12 间房、公司工作人员预计需要 间 4 间，总计 45 间房。预留房间总数见表四。
6 间房、备用房
⑤负责现场仪器设备的调试和安全把控；
（吴君）
⑥负责处理会场应急事故，指定应急方案；
⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。
4. 嘉宾评委领导服务组： 组长： 组员： 工作职责：
①为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路服务、 提供衬衣熨烫服务等
②熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室，为自行用餐的嘉宾 提供可供选择的地方
②负责检查客房设施设备是否完好；
③负责在酒店做好迎接来宾服务；
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
④负责为来宾按分配表分发房卡，
贵宾需亲自引领到房间门
口（会提供贵宾名单） ；
⑤会议结束后，负责检查房间是否有遗失物品；
⑥协助办理退房服务。
2. 膳食组：
组长：
组员
工作职责：
①明确用餐人员数量、用餐地点；②负责检查酒店菜品数量是否 达标、 食物是否新鲜， 保障用 餐安全问题； ③负责清点餐券数量，并分发餐券； ④负责用餐时的用餐秩序维护，及时解决用餐人员需求； ⑤用餐结束后，负责检查餐厅是否有遗失物品； 3. 交通调度组：
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表一 国际竞赛评委及其随行人员名单
序
评委
评委
号
姓名
简介
1
2
3
4
表二 论坛峰会嘉宾及其随行人员名单
序
评委
评委
号
姓名
简介
1
2
3
4
5
（二）集团领导及政府领导名单
负责人： 1. 集团领导名单 公司参会领导及其顺行人员，预计
3 人。
2. 政府领导名单 （ 1）
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随行人员 情况
随行人员 情况
助理 1 人 助理 1 人 助理 1 人
** 会务活动接待方案
为做好 ** 接待工作， 确保其圆满顺利举行， 根据会务筹备组 工作安排意见及分工职责，特制定本工作方案。
第一部分 基本情况
一、会议概况、日程 （一）活动主题 （二）活动地点
酒店 （三）活动日期 6 月 29 日 --7 月 1 日具体安排如下： 6 月 29 日陆续入住签到； 6 月 30 日 7月1日 二、领导、嘉宾及参会代表情况 （一）评委及嘉宾名单 负责人：
5.欢迎信摆放在房间明显处 ,提示嘉宾具体行程安排， 服务信 息及会务组的电话。
6. 结束当天的接待工作后，对嘉宾信息进行汇总，向会务组
反馈。具体内容包括应到嘉宾、 返程信息及后续进展等信息。
实到嘉宾、 入住信息、 未到原因、
二、两项商务活动的住宿
（一）单位
酒店由我司统一预定，费用由参赛单位自理。 （二）工作人员
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组长： 组员： 工作职责： ①明确开车人员和对应车辆； ②明确接送时间和对应地点，提前规划和熟悉道路； ③负责来宾的机场接送服务； ④负责会议期间来宾的用车服务； ⑤ 保证行车安全，保证会议期间的交通接待服务。
4. 机票预定组 组长： 组员：
工作职责： ①明确嘉宾与评委往返行程； ②预定嘉宾与评委往返行程机票； （二）会务组 总负责人：
全面负责评委团队的协调工作如提供酒店预定、 参会期间的联络联系
会前行程落实、
四、工作职责
负责举办的会务服务、接待和后勤保障工作。具体负责： （一）负责活动期间的会务安排及接待工作。 （二）负责入住酒店签到现场的布置和组织工作。 （三）做好领导嘉宾出席和相关活动的组织联络工作。
（四）负责各种资料，宣传 LOGO ，现场指示牌、签到点背景 设计、桌卡、相关票证，胸卡及欢迎信的制作和发放。
（菜单酒店方提供）
四、交通
提前确认参会嘉宾往返的接送 （机场、 车站）信息及会议期 间的所有用车需求， 提前安排工作人员及车辆， 全力做好车辆保障 工作。
（一）接待用车 小车 3 辆、公司自由车辆 3 辆、租借商务车一辆。 （二）车辆调度
根据用车需求及安排要求， 合理安排时间、 调度车辆、 设计 科学合理的行走时间及线路等等。 并根据组委会提供的活动时间表、 嘉宾抵达时间、人数、客人的身份及车辆使用标准进行调度安排。
五、工作要求
（一）向服务人员布置具体工作， 每一位服务人员知道、理解服务目的。
并提出要求和标准， 必须使
（二）布置接待工作， 对驾驶员进行交通安全意识及礼节礼 貌的进一步培训，行车线路的制定和熟悉。
（三）礼仪服务人员的嘉宾接待引导、 及后续工作等，进行分工，提出更高要求。
资料散发、 公关工作以
（四）对酒店签到工作人员进行培训，包括接待对象了解， 现场引导服务，签到流程、工作时间、轮班安排、记录管理等。
确认到达人数、飞机班次、到达时间等信息。
6 月 26 日根据不同
到达时间确保接机事宜准确无误。
3. 依据嘉宾搭乘的飞机航班班次，预先通过查询航班信息， 确认该班飞机是否准时或延迟，做出相关预案。
4.指派 2 位工作人员根据来宾航班到达时间在指定航站楼举 牌接机。
5. 工作人员分别带领嘉宾按身份及车辆使用标准乘坐不同 车辆前往对应酒店入住，随车人员沿途简单介绍南充风土人情。
2. 车辆服务 （ 1）驾驶员提供热忱周到的用车服务，熟练的驾驶技术， 精准的路线设计，安全的乘车保障。 （ 2）重庆江北机场航站楼机场接机口，接机人员手持导示
牌 .画面突出主题，体现热情周到的服务理念，全方面体现会 议浓烈氛围。
（ 3）车辆行驶过程中，播放轻松愉悦的旋律，让领导、嘉 宾得到放松和休息。
1. 信息收集组 组长： 组员： 工作职责： ①负责收集 **** 专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求；
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②负责收集 **** 与峰会论坛市、 区两级政府嘉宾行程安排和 需求。
③负责收集招采部汇总的信息 ④负责收集营销部汇总的信息 ⑤负责收集设计部汇总的信息
2. 会议报到组： 组长： 组员： 工作职责： ①设置签到处，负责参会人员签到；②提示或引导参会人员准 确进入会场， 由会场控制组安排入 座；
六、服务亮点
（一）贴身贴心服务 1. 礼仪服务 （ 1）规范的礼宾服务，见到与会嘉宾适时问候，形成温馨 的服务氛围。 （ 2）全程跟踪式会务服务，做到及时沟通了解嘉宾需求， 并及时解决。
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（ 3）设立会务咨询服务台，由会务组工作人员提供热情周 到的咨询服务。
（ 4）提供生活便利服务，让入住酒店嘉宾时刻感受到家一 般的温馨。
（二）让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边， 让领导满意、让嘉宾满意， 通过国际竞赛和论坛峰会， 进一步与南 充市、区两级政府领导，在 **** 项目上达成共识。
三、工作分组
(一 )接待组： 总负责人： 1. 住宿接待组：
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组长：
组员：
工作职责：
①明确房间分配表：房间号、房间数量、对应人员；
③负责分发会议相关资料、伴手礼等；④设立会议咨询台， 负责会议相关工作的咨询和信息传达⑤为信息搜集组提供 签到信息。
3. 会场控制组： 组长： 组员： 工作职责： ①负责会议现场布置； （全员）②负责协助活 动公司维持会场秩序； （全员）
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③负责把控整个会议进行过程； （全员）
④负责对接媒体代表； （任俊颖）
一、工作任务
自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动结束后领导、
嘉宾离
开止，主动热情， 细致周到、 安全务实， 对重要宾客实行全天候、
全方位、全过程服务，树立起开放外向的
*** 公司良好形象。
二、接待原则
（一）全面树立细节决定成败的理念，本着安全、热情、周 到、节俭、细致、精益求精的原则，做好领导、嘉宾接待工作。 对有关工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，做到有 礼有节，安全舒适，宾至如归，确保全面完成各项接待服务工作 任务。
第三部分 接待工作
一、会议报到
（一）嘉宾迎接 设立 ## 北机场和两个接机点，根据乘坐航班不同，抵达的 航站楼时间不一致， 将分别按照抵达不同航站楼及抵达时间不同 予以合理安排接待。
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1. 前期信息的搜集，掌握参会嘉宾人员确切信息。
2.于 6 月 25 日前对所有参会领导及嘉宾进行一对一的联系，
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标准礼仪规范培训： （ 1）仪容仪表：着装，妆容； （ 2）形态培训：微笑、站姿、走姿、手势、服务用语； （ 3）工作内容培训：迎宾与引领，倒水与送物。 2. 会务服务内容培训 （ 1）包括人员介绍、 筹备情况介绍、 会议举办情况介绍等。 情况介绍的目的是使礼仪服务人员熟悉举办背景、环境和条件。 峰会情况，包括名称、地点、举办日期、时间、场地平面、出入 口、餐厅、厕所、休息厅位置等。 （ 2）对领导、嘉宾的一对一服务。欢迎仪式、引领、讲解、 资料递送等。 （ 3）会议情况包括会议意图、会议目的、目标观众、会议 布局、会议流程、会议分工的整体安排等。