记录控制管理程序
记录控制管理程序培训资料
记录控制管理程序培训资料在当今的企业管理和组织运营中，记录控制管理程序扮演着至关重要的角色。
有效的记录控制不仅能够确保信息的准确、完整和及时，还能为决策提供可靠的依据，满足法律法规的要求，并有助于提高工作效率和质量。
为了让大家更好地理解和应用记录控制管理程序，下面将为您详细介绍相关的知识和要点。
一、记录控制管理程序的定义与重要性记录控制管理程序是一套用于规范和管理组织内各类记录的创建、收集、存储、检索、使用、保留和处置的流程和方法。
它的重要性体现在多个方面。
首先，准确的记录是组织决策的基础。
通过对过往记录的分析，管理层能够了解业务的运行情况，发现问题和趋势，从而做出明智的决策。
其次，记录是满足法律法规要求的重要证据。
在许多行业，如医疗、金融、环保等，相关法规要求组织保存特定类型和期限的记录，以证明其合规性。
再者，良好的记录管理有助于提高工作效率。
当员工能够快速、准确地找到所需的记录时，可以减少重复工作和错误，提高工作的流畅性。
最后，完整的记录能够为组织提供历史参考，便于总结经验教训，进行知识传承和持续改进。
二、记录控制管理程序的主要内容（一）记录的分类与标识组织应根据业务活动的性质和需求，对记录进行合理的分类。
常见的分类方式包括按部门、业务流程、时间等。
同时，为了便于识别和检索，每个记录都应赋予唯一的标识，如编号、名称等。
（二）记录的创建与收集明确记录的创建者和收集者的职责，确保记录的内容真实、准确、完整。
记录的格式应事先规定，并在使用过程中保持一致。
（三）记录的存储选择合适的存储介质和地点，保证记录的安全和易于访问。
对于重要的记录，应采取备份和防灾措施，防止数据丢失。
（四）记录的检索与使用建立有效的检索系统，使员工能够快速找到所需的记录。
同时，规定记录的使用权限，确保信息的保密性和安全性。
（五）记录的保留与处置根据法律法规和业务需求，确定记录的保留期限。
超过保留期限的记录应按照规定的程序进行处置，如销毁、归档等。
记录控制程序
4.9记录的贮存维护
4.9.1记录存放处应通风干燥，并定期检查，防止变质或遗失。
4.9.2保管人员发现字迹不清、受损、腐蚀、霉变、遗失时应立即采取措施予以恢复。
4.9.3办公室应不定期检查各部门的记录的整理、归档、保存情况。
4.工作程序
4.1记录表格的设计
记录表格由办公室组织使用部一同设计并指导运用；
4.2记录、表格、图表填写要求
所有的记录要求数据=事实，填写应真实、准确、完整、清晰，不得随意涂改。不能填写的栏目，应说明理由，并将该栏目用单线划去。表格、记录应有名称、编号、序号，填写日期，填写后应由填写人签名，有部门主管审批签名。
4.3记录的标识
4.3.1记录表格左上方应标识该表格的编号，一种表格只能用同一名称、同一编号，注意标识的唯一性。
4.3.2记录表格右上方或其它空白处标识该表格的序号，每张表格只能填写一个序号，应避免重填或漏填。
4.4记录的修改
记录表格如因笔误或计算错误等原因需要修改原记录、数据、字符的，执行《文件控制
更改概要
修改人
批准人
01
首发行
/
/
/
发放范围
1.目的
对记录进行有效控制以提供产品符合要求和管理体系有效运行的证据。
2.适用范围
适用于管理体系相关的所有记录。
3.职责
3.1办公室负责各种记录、图表的备案、登记、标识和样本的归档管理。为本程序的归口责任部门。
3.2各部门负责本部门所归口的记录表格的填写、整理保管。
4.10记录的处置
4.10.1记录的借阅、查阅、复制由记录所在部门主管批准。借阅人、保管人在借阅、查阅、复制、保管时，不得擅自涂改、污损、拆散或丢失。
管理体系记录控制程序
管理体系记录控制程序管理体系记录控制程序是指为了确保管理体系文件的有效性和一致性而制定的一套程序。
它包括管理体系文件的编制、审查、核准、发布、存档、修订和废止等流程，旨在确保管理体系文件的正确性和时效性，从而提高组织的管理效能。
首先，管理体系记录控制程序的编制应符合国家相关标准和法律法规的要求，同时结合组织实际情况进行适当的调整和补充。
编制程序应明确人员职责和权限，确保各部门的合作和协调。
程序中应包括管理体系文件的命名规则、编号规则、文档格式以及编制要求等详细事项。
其次，审查环节是管理体系记录控制程序的关键环节。
在该环节中，应有专门的审核人员对文档进行审核，确认文档的正确性和符合性。
审查人员应具备相关的知识和经验，能够辨别错误和不合规的部分，并提出合理的修改建议。
同时，审查人员还应注意文档的格式和排版，确保文档的易读性和美观性。
核准环节是对已经审查通过的文档进行最后的确认和批准。
核准人员应履行其职责，核实文档已经符合要求，如有需要可以与审查人员进行沟通，确保文档的准确性和完整性。
核准人员还应查验文档编号、文件名和版本号等信息，并对文档进行签字、盖章和日期确认。
发布环节是将已经核准通过的文档正式发布给相关人员的过程。
发布人员应确保文档的正确性和完整性，将文档以适当的方式发送给相关人员，并告知相关人员如何获取和查阅文档。
同时，发布人员还应在文档管理系统中进行相应的登记和记录，确保文档的追踪和可查性。
存档环节是管理体系记录控制程序的一项重要环节。
存档人员应对已发布的文档进行归档，确保文档的安全和可检索性。
存档人员还应制定相应的存档规定和标准，包括文档的存放位置、存储介质、保存期限等事项，并定期进行归档检查和更新。
修订环节是管理体系记录控制程序的持续改进环节。
修订人员应根据管理体系文件的实际应用情况，及时对文档进行修订和更新。
修订人员应具备相关的知识和经验，确保文档的正确性和有效性。
修订人员还应与相关人员进行沟通和协调，确保修订的及时性和一致性。
记录管理控制程序
1. 工作目的对本站记录和档案的填写、标识、借阅、保管和处理进行有效的控制，保证记录符合检测/鉴定工作要求，为管理体系有效运行和检测/鉴定工作符合要求提供证据。
2. 适用范围适用于本站各种管理活动和检测/鉴定活动记录识别、收集、编目、存档、借阅、维护和清理等环节的控制及档案的管理。
3. 工作职责3.1 检测/鉴定人员负责原始记录的填写。
3.2 监督员负责对记录真实性的监督。
3.3 技术质量管理部部长负责批准技术/质量记录的借阅复制，分站站长负责批准分站技术记录的借阅复制。
3.4 技术质量管理部负责技术/质量记录的归档保管。
3.6分站综合办公室负责分站技术、质量记录的归档保管。
3.6 技术负责人负责批准技术记录的销毁，质量负责人负责批准质量记录的销毁。
4. 工作程序4.1 记录的分类和控制要求4.1.1 记录分为质量记录和技术记录。
4.1.1.1管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括：内部审核和管理评审记录；纠正、预防和改进措施的记录；人员培训和考核记录；投诉处理记录；管理体系文件控制记录；服务和供应品的采购记录；合同评审记录；监督检查记录等。
质量记录格式应包括：记录的标题、记录的标识和总页数、日期、记录人等项目。
4.1.1.2 检测/鉴定等技术运作形成的记录为技术记录，主要包括：检测/鉴定原始记录；实验室间比对或能力验证记录；检测/鉴定报告及副本等。
技术记录格式还应包括以下内容：检测/鉴定的对象、检测/鉴定时的环境条件、使用的仪器设备、记录观察得到的数据、计算公式和导出的结果、意外情况的描述和记录（适用时），记录人和审核人等必要的信息。
4.1.1.3 技术记录应满足复现的要求，提供足够的信息并按照相关规范的要求设计。
4.1.2 记录格式的编制应符合《文件控制程序》的要求。
4.2 记录的形成4.2.1 记录的填写由执行人员在产生的当时予以记录，填写时使用钢笔或中性签字笔，所有签名应由本人亲笔签署，不允许代签。
记录控制程序(2024)
引言概述：记录控制程序，也称为日志控制程序，是一种用于管理、存储和跟踪日志信息的软件或系统。
它可以帮助组织和管理大量的日志数据，并提供工具和功能来帮助用户分析和利用这些数据。
在各个行业和领域中，记录控制程序被广泛应用于系统监控、安全审计、故障排除、性能优化等方面。
本文将从五个大点来详细阐述记录控制程序的概念、功能、设计原则、实施方法和应用场景。
正文内容：1.概念1.1日志控制程序的定义1.2日志的重要性1.3日志控制程序的作用1.4日志控制程序的基本原则2.功能2.1日志记录功能2.1.1日志信息的与收集2.1.2日志信息的存储与管理2.1.3日志信息的实时监控与报告2.2日志分析功能2.2.1日志分析的目的与方法2.2.2日志分析工具与技术2.2.3日志分析的应用场景2.3安全审计功能2.3.1安全审计的概念与目的2.3.2安全审计的实施方法与要点2.3.3安全审计的价值与挑战2.4故障排除功能2.4.1故障排除的重要性与挑战2.4.2故障排除的步骤与方法2.4.3故障排除的工具与技术2.5性能优化功能2.5.1性能优化的目的与原则2.5.2性能优化的流程与方法2.5.3性能优化的工具与技术3.设计原则3.1日志格式设计原则3.1.1可读性原则3.1.2可扩展性原则3.1.3可查询性原则3.2日志级别设计原则3.2.1日志级别的分类与定义3.2.2日志级别设计的要点与技巧3.2.3日志级别设计的最佳实践3.3日志滚动策略设计原则3.3.1日志滚动策略的定义与目的3.3.2日志滚动策略的选择与配置3.3.3日志滚动策略的优化与调整3.4日志安全性设计原则3.4.1日志安全性的需求与挑战3.4.2日志安全性设计的技术与方法3.4.3日志安全性设计的最佳实践3.5日志可用性设计原则3.5.1日志可用性的目标与影响因素3.5.2日志可用性设计的关键点和技巧3.5.3日志可用性设计的实践建议4.实施方法4.1日志控制程序的选型与部署4.2日志控制程序的配置与管理4.3日志控制程序的性能与容量规划4.4日志控制程序的维护与优化5.应用场景5.1记录控制程序在系统监控中的应用5.2记录控制程序在安全审计中的应用5.3记录控制程序在故障排除中的应用5.4记录控制程序在性能优化中的应用5.5其他领域中的应用案例总结：记录控制程序作为一种用于管理、存储和跟踪日志信息的软件或系统，在各个行业和领域中扮演着重要的角色。
记录控制程序
1 目的对质量记录进行控制，为证明产品满足质量要求和质量体系的有效运行提供客观证据，并建立可追溯性和采取纠正和预防措施提供依据。
2 适用范围适用于本公司产品过程和质量体系运行所产生的记录，及来自合格供方的质量记录的控制。
3 职责3.1 办公室是质量记录控制的归口部门，负责本程序的实施与监督。
3.2 各部门负责本单位所产生的质量记录的管理。
4 工作程序4.1 质量记录的格式及填写。
4.1.1各类质量记录的内容及格式，由文件编写部门设计，办公室审核，办公室统一印制，并由办公室在《受控文件清单》作登记，编制样表本。
4.1.2 质量记录格式的修改按《文件控制程序》执行。
4.1.3 质量记录应真实，字迹清晰、准确、完整、注明日期，由记录人签字或作其它鉴定后方能生效。
4.1.4 质量记录不能随意更改，必须更改时，更改人应在更改处作出标识。
4.2 标识和收集4.2.1 有规定格式的记录表格，在左上角编文件编号，编号方法如下：HR—××—××顺序号ISO9001：20标准条款号质量记录英文缩写发布日期：年月日实施日期：年月日4.2.2 质量记录产生后收集人在右上角编顺序号。
4.3 质量记录的编目和保管。
4.3.1 各部门资料员定期对所收集的质量记录进行编目，及时归档。
归档方法应便于存取或检索，资料员必须对质量记录进行分类整理，填写《质量记录清单》，并整订成册。
4.3.2 质量记录贮存保管设施应通风、防潮、防虫，以防质量记录的损坏、丢失和变质。
4.4 查阅和处理。
4.4.1 当合同要求时在商定期内，质量记录可提供给顾客或其代表评价时查阅，由办公室负责统一提供。
如需提供复印件带走，应由办公室长批准。
4.4.2 当内部需要查阅质量记录时，各部门资料员应提供查阅，如需借阅时，应填写《文件/资料借阅单》，办理审批手续。
4.4.3 质量记录的保存期一般为五年，各部门可根据需要规定更长的保存期。
文件和记录控制管理程序
文件和记录控制管理程序一个完善的文件和记录控制管理程序应包含以下几个方面：1.文件分类和标识：文件和记录按照特定的分类标准进行归类和标识，以便于查找和访问。
常见的分类标准包括文件类型、部门分类、日期等。
2.文件创建和流程审批：文件的创建应有明确的流程和审批要求，确保文件的准确性和合规性。
流程和审批可以根据文件的重要性和敏感性进行不同的设置。
3.文件存储和保护：文件应有统一的存储位置和保护措施，以防止文件的丢失、损坏或未经授权的访问。
存储和保护措施可以包括实体文件柜、电子文件库、数据备份等。
4.文件访问和使用：文件的访问和使用应有明确的权限控制和操作规范。
只有经过授权的人员才能够访问和使用文件，并遵守规定的访问和使用规范。
5.文件保留和销毁：文件的保留时间和销毁方式应根据法规要求和组织的需要进行规定。
一些重要的文件可能需要长期保留，而一些过期或无效的文件则需要及时销毁，以降低信息泄露的风险。
6.文件审计和追踪：文件的审计和追踪可以帮助组织了解文件的使用情况和变更记录。
这对于监督文件的合规性和追溯文件的使用历史具有重要意义。
7.文件培训和意识：组织应定期开展文件管理培训和意识宣传活动，提高员工对文件管理的重要性和技能的认识，以确保文件管理程序的有效实施和遵守。
1.提高组织效率：通过合理分类和标识文件，可以更快速地查找和访问所需信息，从而提高办公效率。
2.提升信息安全：通过设定权限和访问控制，可以防止未经授权的人员访问和使用文件，提高信息安全性。
3.降低风险和成本：通过规范文件流程审批和文件保留销毁，可以降低信息泄露的风险，并减少不必要的存储和管理成本。
4.提升组织形象：一个良好的文件和记录控制管理程序可以提升组织的形象和信誉，增强利益相关方对组织的信任。
综上所述，文件和记录控制管理程序对于任何组织来说，都是一项重要的管理工作。
通过建立和实施这样的程序，可以更好地管理和控制文件和记录，提高组织的工作效率、信息安全性和形象，降低风险和成本。
记录和记录管理控制程序
记录和记录管理控制程序（Record and Record Management Control Program）引言：在现代社会，各种类型的记录都扮演着至关重要的角色。
无论是在商业、政府还是个人领域，记录都包含着重要的信息和数据，对于组织或个人的运营和决策起着至关重要的作用。
因此，记录的保护和管理成为一项重要的任务。
本文将介绍记录和记录管理控制程序的重要性，并探讨如何建立一个高效的记录管理控制程序。
一、记录的重要性记录是指按照一定格式和规则将信息记录下来并保存的过程。
记录可以涉及各种类型的信息，比如财务信息、客户信息、运营数据等。
记录的重要性在于：1. 决策依据：记录提供了决策过程所需的数据和信息。
通过分析记录中的数据，组织可以制定合理的决策和战略。
2. 问题跟踪：记录可以帮助组织跟踪问题的发生和解决过程。
通过记录问题和解决方案，组织可以更好地了解问题的根源，并采取相应的措施进行改进。
3. 法律要求：许多行业和领域都有记录信息的法律要求。
记录信息可以用作法律证据，确保组织在法律方面的合规性。
4. 组织效率：良好的记录管理可以提高组织的效率。
通过记录和管理信息，组织可以更好地组织和分配资源，提高工作效率。
二、记录管理控制程序的重要性为了确保记录的准确性、完整性、可用性和保密性，建立一个高效的记录管理控制程序是必不可少的。
以下是记录管理控制程序的重要性：1. 数据安全：记录可能包含敏感的信息，比如个人身份信息、财务信息等。
建立记录管理控制程序可以确保这些信息的安全，防止数据泄露和非授权访问。
2. 数据完整性：记录管理控制程序可以确保记录的完整性。
通过建立适当的审计和核查机制，可以及时发现并纠正记录中的错误和不一致。
3. 数据准确性：记录管理控制程序可以确保记录的准确性。
通过建立标准化的记录格式和数据录入规则，可以减少错误和错误数据的产生。
4. 数据可用性：记录管理控制程序可以确保记录的及时可用性。
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程序类文件（QUALITY PROCEDURES）
记录控制管理程序
QUALITY RECORD CONTROL PROCEDURE
受控状态：受控
文件编号：QT/BHHS-02-02
制定单位：品质保证部
发行日期：
版本：A/0
修订日期版本REV 修订记录修订日期版本REV 修订记录
批准审核制定
会签：
记录控制管理程序 (QUALITY RECORD CONTROL PROCEDURE)
1．目的：
提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
以控制质量记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处置。
2．范围：
本程序适用于本公司ISO/TS16949：2009所规定的质量记录和为质量体系有效策划、运行、实施的有关记录等的控制。
3．职责：
3.1 品质保证部是质量记录的归口管理部门，负责对各单位质量记录控制的实施情况进行
监督、检查和考核，文控人员负责统一保管、发放所有记录表单，负责对各单位质量记录进行年度归档管理。
3.2 各单位产生的质量记录当年由本单位负责对其进行控制和管理。
4．有关术语和定义：
4.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件
4.2 客观证据:支持事物存在或其真实性的数据。
5．管理内容：
5.1 工作流程(见图表一)
5.2 记录控制工作流程说明
5.2.1 表单需求:文件编制单位根据公司实际生产情况和体系标准记录要求，确定所
需的表单目录清单。
5.2.2 记录表单设计
5.2.2.1 质量管理体系文件编制人员根据标准、顾客要求及为证实体系有效运
行的需求，设计各种使用方便、内容充分的记录格式。
5.2.2.2 允许使用有授权的电子记录形式。
5.2.2.3 记录表单应明确记录编号、记录名称、记录版本。
5.2.3 编目
5.2.3.1 质量记录表单编号见《体系文件格式准则》规定内容执行。
5.2.3.2 编制人员应根据记录的追溯验证需求，在《受控文件清单》中规定各
种记录的保存期限。
5.2.3.3 表单编制单位以《受控文件清单》形成质量记录目录清单并编号，报
品保部归档。
5.2.4 表单使用培训
5.2.4.1 各编制人员安排培训计划，对记录使用人员进行记录使用的培训，让
使用人员能正确使用记录表单。
5.2.5 提供记录表单
5.2.5.1 公司范围内使用的需统一印制的质量记录表单由品保部确定版式交
管理部统一印制并提供给使用单位。
编号： QT/BHHS-02-02版本：A/0记录控制管理程序 (QUALITY RECORD CONTROL PROCEDURE)
5.2.5.2 各单位内部使用的纸制质量记录表格由各单位自行负责印制。
5.2.6 记录表单使用
5.2.
6.1 各相关岗位人员按照标准及程序要求，按时如实填写有关的质量记
录。
5.2.
6.2 所有质量记录应认真书写，做到字迹清晰、记录的事实或数据准确、
完整，不得随意涂改。
确实需更改时采用“双斜杠”更改，划去原
文后写上更改的内容，并由更改人签名或盖上印章。
对质量记录表
格中未涉及的项目打斜杠“/”注销，不能留有空白。
5.2.7 质量记录收集
5.2.7.1 各单位根据其职能确定、收集有关的质量记录。
5.2.8 整理
5.2.8.1 各单位应编制本单位《受控文件清单》，以便检索，并报品保部备份。
品保部应建立全公司的《受控文件清单》。
5.2.9 查阅/检索
5.2.9.1 各纸版记录贮存地应建立记录贮存台账，方便检索。
5.2.9.2 电子版由品保部转化为PDF格式后在OA管理系统上进行管理，以便
各职能部门查阅。
5.2.9.3 借阅已归档的质量记录时，借阅人员应在《文件（资料）借阅登记表》
上签名。
5.2.10保存和防护
5.2.10.1 各单位所产生的质量记录由本单位按职能分地保存，为方便存取、
检索，质量记录应按月整理，并按分类号、流水号依次顺序排列，
建立清晰的台帐，每月归档一次，并妥善贮存。
具有永久性保存价
值的应整理成质量档案，送品保部归档。
每年年底各单位的记录整
理好后送品保部存档，品保部文控员按照《文件和资料档案管理办
法》作业。
5.2.10.2 记录的保存期：
法规和顾客有要求的按相应法规和顾客要求执行。
否则，
5.2.10.2.1 有关员工的教育培训、经历、资格等具有永久性保存价
值的记录永久保存；
5.2.10.2.2 供方档案保存期5年；
5.2.10.2.3 车间首检、自检记录保存期1年；
5.2.10.2.4 其余质量记录保存期3年。
5.2.10.2.5 PPAP所提交的文件包括供方提交的PPAP文件保存期限
为产品在用期限加上一个日历年。
5.2.10.3 纸版记录贮存地应保证防潮、防虫、防火；电子版记录贮存应保证
防病毒、防误删。
有必要时，品保部进行刻录。
编号： QT/BHHS-02-02版本：A/0
5.2.11 处置
5.2.11.1 对逾期的质量记录，品保部应办理销毁手续。
销毁前经保管员核对无
误后，填写《文件销毁清单》，经品保部负责人签字批准后方可处理，
处理方式一般可采用破碎、烧毁；电子版质量记录由品保部文控人员
协助做永久性删除。
5.2.12 记录控制监督检查
5.2.12.1 品保部定期或不定期的对公司质量记录的实施情况进行检查和纠
正，并按相关文件规定对其进行考核。
6．相关文件
6.1 二阶文件
6.1.1《文件控制管理程序》
6.2三阶文件
6.2.1《文件和资料档案管理办法》
6.3 四阶文件
6.3.1《受控文件清单》；
6.3.2《文件（资料）借阅登记表》；
6.3.3《文件销毁清单》。
编号： QT/BHHS-02-02版本：A/0
图表一：记录控制作业流程
作 业 流 程
权责单位/领导 表 单
文件编制单位
文件编制人员
文件编制单位 品保部
各表单编制人员
品保部 使用单位
各单位
各单位
品保部 各单位
品保部
品保部
品保部
各种质量记录表单
受控文件清单
各种质量记录表单
各种质量记录表单
受控文件清单
受控文件清单
受控文件清单
文件销毁清单
受控文件清单
编号： QT/BHHS-02-02
版本：A/0
表单需求
记录表单使用
整 理
表单使用培训
质量记录收集
保存和防护
查阅/检索
记录控制监督检查
提供记录表单 处 置
记录表单设计
编目（包括保存期和编目）
记录年度归档。