浅析新时期秘书人员应必备的素养

第1卷 第3期 武汉航海（武汉航海职业技术学院学报） Vol.1 No.3 2006年9月 Wuhan Marine(Journal of Wuhan Marine College) Sep.2006

—————————————— ※收稿日期：2006-08-25 作者简介：王飞飞，女，武汉航海职业技术学院。

[文学赏评] 浅析新时期秘书人员应必备的素养 王飞飞 （武汉航海职业技术学院，湖北 武汉 430062）

【摘要】在21世纪，伴随着信息社会的发展和经济的全球一体化，社会竞争变得日趋激烈。

处在这样的社会大背景下，秘书人员作为领导的参谋和助手，仅仅具有一定的专业知识和技能是远远不够的。因此，对他们综合素质的要求也越来越高。为了适应新形势的要求，秘书人员应该审时度势，不断提高自身的素养，在继承和发扬优良传统的基础上不断加以创新。本文从秘书人员的智能素养、秘书人员的工作技巧以及秘书人员的社会认知等不同视角，较深入地分析了秘书人员在新时期应该必备的素养。 【关键词】新时期；秘书人员；必备；素养

【中图分类号】C931.4 【文献标识码】A 【文章编号】2160/SG(2006)03-0024-09

随着我国改革的深入、开放的扩大和加入WTO，社会对秘书的需求量越来越大，同时也越来越受到人们的重视。因此，秘书成为当今社会最重要、最广泛的职业之一。为了更好地完成社会对秘书人员赋予的新时期的使命，秘书人员必须具备一定的素养，才能胜任自己的工作。谈及到素养，它并不等同于素质或者修养。素养的含义包括两方面的内容：一方面指在长期训练和实践中所获得的技巧或能力；另一方面指平日的品行、气质等修养。从概念的范围来看，素养包括素质和修养。素质一般是人和事物的本来特点，而修养就是个人道德、知识、能力、性格、心理等方面经过学习和锻炼后所达到的水准。由此可见，秘书人员要想能够真正适应不断发展的新形势的要求，他们就必须不断提高自身的素养，力争使自己成为适应社会发展的复合性人才。 一、秘书人员的知识素养 作为新时期的秘书人员，对他们知识素养方面的要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。常言道：知识就是力量。因而，秘书人员的成功同样离不开知识的积累。面对当今知识经济的大潮，秘书人员要发挥主动性，围绕目标获取和积累知识，使之达到最优的效果。秘书所掌握的知识是发展秘书能力的基础，秘书要提高自己的能力，就要不断的学习新的知识，提高素养，才能在激烈的竞争中占有一席之地。那么，秘书人员应该具备哪些知识呢？ （一）基础知识和理论 基础知识是知识结构的根基，是学习专业知识和辅助知识，掌握业务能力的前提条件。基础知识越是丰厚，获取专业知识就越是有力，发挥创造的潜力就越大。是否具备一定的基础知识是衡量秘书人员是否称职的首要条件。基础知识主要包括这样几个方面的内容： 首先是哲学知识。表面看起来哲学知识与秘书工作没有什么关系，实际上，哲学教会我们抛开一些细节性的东西，从更高层次上思考问题、认识问题、解决问题。秘书工作面对的事务特别繁多，每天要解决各式各样的大小问题，如果不学会一些哲学的思维方法，就可能陷入烦琐的事务漩涡，使秘书人员产生力不从心之感。 其次是文史知识。这些知识不仅有利于增强秘书人员的表达能力，提高艺术修养和审美品味，而且使秘书人员开阔眼界，提高精神境界，培养清廉公正的美德。学习文学和语言学的知识，更重要的是提高秘书人员的艺术鉴赏能力，提升艺术趣味，在人际交往中既有实事求是的科学态度，又有随机应变的工作艺术；语言知识的学习有助于提高语言表达能力，对于秘书人员来说，它是不可忽视的知识基点；历史知识对于秘书人员来说，历史知识有利于引导他们摒弃封建“奴性”思想，坚持实事求是的科学态度，不弄虚作假。 第三是要具备一定的自然科学知识和科技知识，这里面包括数学、物理、化学、天文、地理、生物等学科的基础知识，还要关注一些对于人类历史的发展有重要影响的新技术、新成果。这一点尤为重要。因为秘书队伍中的绝大多数人来自于文科专业，对自然科学、科技知识知之甚少，这不仅造成秘书人员进行创新思维时缺乏科学精神的支持，而且造成工作上的被动。 第四是要有计算机及相关的办公软件、互联网知识。先进的电子技术设备使秘书人员的工作第3期 王飞飞 浅析新时期秘书人员应必备的素质 ·25· 效率大幅度提高。而且，作为领导助手的秘书还应该学习互联网知识，它使秘书真正可以做到“秀才不出门，而知天下事”。这点是当今社会对秘书人才提出的新要求。 （二）专业知识 精深、牢固的专业知识是秘书人员知识结构的主体，也是秘书人员有别于其他专门人才的标志。没有这些知识，就不可能从事秘书工作，更无法做好秘书工作。秘书专业知识包括秘书业务知识和秘书服务单位的专业知识两部分。 秘书业务知识，是秘书知识结构体系中的核心部分。只有精通并能熟练运用秘书业务知识，才能成为合格的秘书人才。这部分知识包括秘书业务理论知识（如秘书学、文书学、行政学、档案学、情报学等）和工作方法技能（如公文和应用文写作、文书制作和文书处理、档案保管、办公室管理、调查研究、会议组织、信息处理、公关协调等）。 单位专业知识。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书人员写材料不说外行话、提建议不当门外汉，使工作更具有针对性和科学性，当好领导者的参谋和助手。如在政府机关工作的就需要具有行政管理、政治制度、公务员制度等方面的知识；在工厂企业工作的，要通晓产品设计、技术引进、工作流程、质量管理等方面的工业知识；在商店公司工作的就要了解市场营销、商品流通、商店陈列等方面的知识。其他处在教育、军事、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。 （三）独立于专业知识以外的相关知识 秘书的相关知识是秘书人员为适应时代的需要，做好工作，应不断学习和掌握的知识。这些知识涉猎广泛的相关学科领域，有助于丰富头脑、开阔视野、提高工作效率。与秘书工作联系最密切的相关知识有下面几类： 管理学知识。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导者实施管理。 公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公关性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等都涉及公共关系。掌握公关知识，有助于秘书人员运用公关这一手段塑造良好的组织形象。 心理学知识。秘书人员的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理特征。学习和掌握心理学知识，不

仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，提高心理素质，也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，并用以指导秘书与领导者和公众之间的交往，提高交往的质量和效果。 经济学知识。在经济建设发生日新月异变化的今天，没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。秘书人员应十分注意对经济理论和经济知识的充实，提高辅助领导管理经济工作的能力。 其它知识。秘书人员还应当掌握一些诸如系统论、信息论、控制论等学科知识和社会学、政治学、领导科学、传播学的一些基本理论。 总之，这类知识是秘书人员知识结构中的较高层次，学习这些知识，可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。 二、秘书人员的基本素养 秘书既是领导者身边的工作人员，也是整个组织上下左右协调、沟通的桥梁和纽带。从秘书人员在其职业环境中所扮演的角色和所发挥的作用来看，秘书人员的基本素养可分为思想政治素养、职业道德素养和心理品质素养等几个方面。 （一）思想政治素养 秘书人员必须具有很高的思想政治素养，才能在纷繁复杂的事务面前保持清醒的头脑，认清自己的角色地位，从而无怨无悔地服务于单位，服务于国家，服务于人民。从这个意义上说，秘书人员思想政治素养的重要性无论怎样强调也不过分。秘书人员的政治理论素养本质上说是马克思主义素养。我国是一个社会主义国家，秘书人员必须具有坚定、正确的政治立场和高度的党性修养。为此，秘书人员要加强对马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习，加深对国情的认识，及时、准确地领会党中央的意图。同时，秘书人员还要坚决执行党和国家的路线、方针、政策，与党中央保持政治上、思想上的一致。一名优秀的秘书人员应该具有很强的政治敏感性，能够吃透中央及上级部门政策规定的精神内涵，理解各项政策的精神实质，才能把它们贯彻到各项具体的实践中去，使单位的工作在党和国家政策的指引下做得更好。 （二）职业道德素养 所谓职业道德，是指从事某种行业、担负着一定社会责任的人员应当遵循的道德准则。它往往通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度，从而促使人们不断增强职业道德观念，提高工作质·26· 武汉航海（武汉航海职业技术学院学报） 第3期 量和从业水平。①秘书人员的职业道德素养，从大的方面说由基本职业道德和特定的职业道德两个部分构成。 基本职业道德。首先是爱岗敬业。秘书人员热爱自己的工作岗位，就是要在自己极其平凡的岗位上，凭着自己勤勤恳恳的工作，创造性的完成各项任务。同时，工作中要积极钻研，任劳任怨，不因工作琐碎、繁重而产生倦怠感，始终以饱满的工作热情做好每一件事情；其次是诚实守信、办事公道。以诚相待是一种美德，也是社会正常发展的内在需要。所以，秘书人员应该自觉遵守。办事公道是以公心办事，按原则办事，对事不对人。秘书人员作为一个单位或部门的形象代表，能否按照这样的准则行事，直接影响到组织的集体形象；第三是服务群众，奉献社会。秘书人员身处各个部门之间的枢纽部位，如果他们不能正确地看待自己的位置，对上级拍马逢迎，对下级颐指气使，就不可能做好组织协调的工作，反而会让领导和群众之间产生误解和隔阂。因此，一个秘书人员应该有全心全意为人民服务的胸怀，为领导服务要尽责尽力，为群众办事要尽其所能。有了这样的胸怀，想问题、办事情就会境界开阔，心情舒畅。 特殊职业道德是根据时代的特点，经过多年来行业自身发展过程中形成和完善起来的准则。例如：乐于奉献，它对于加强道德品格修养非常重要。只有这样，才会在平凡的岗位上努力工作，从中感受乐趣。秘书工作永远是幕后工作，秘书人员自己不会是事件的主角，秘书的角色永远是“无名英雄”；谦虚谨慎，它是由于秘书人员处于特殊的位置应具有的自省心理。谦虚来源于对自己、对别人的正确评估，既不过高地估计自己，也不过低估计别人，善于发现别人的长处，这样才能够做到真正的发自内心的谦和。谨慎是一种责任心的表现，遇事不轻率、不鲁莽，而是深思熟虑，三思而行；团队精神，它是需要秘书人员有团队作战的意识，有把自己的成就融入集体事业的成功中去的境界。团队精神增强了组织的凝聚力和向心力，为事业的发展做出积极的贡献。 （三）心理品质素养 秘书活动是一种十分繁重的劳动。秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，都对秘书人员的心理品质提出了越来越高的要求。秘书人员不仅应当具有崇高的思想政治素养和高尚的职业道德素养，还必须加强心理素养，使自己能够在成功与失败、荣誉与屈辱面前，保持心理平衡，顺利完成各项工作任务。秘书心理素养主要包括两大方面：一方面是秘书人员心理健康的基本品质。它