浅谈秘书人员的素养

浅谈秘书人员的素养

【摘要】信息时代的到来,让秘书工作机遇与挑战并存。作为新时代的秘书人才,要具备哪些素养,才能真正意义成为秘书岗位所需要的复合型人才,这是我们广大秘书工作者及有志于从事秘书工作的同仁共同面对的问题。本文着眼于秘书工作岗位要求,着力探求秘书岗位需要秘书人员所具备的素养。

【关键词】秘书工作秘书人员秘书素养

秘书是领导身边从事事务管理和直接辅助领导决策的人员。秘书是领导贴身的助手,在单位中起着沟通上下、联系左右的桥梁作用。秘书工作首先是管理型的工作,包括辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系等,同时秘书工作又是一项事务性的工作,包括处理信件、接打电话、档案管理、文书工作等。秘书工作所需要的人才,应该是一个全方位的复合型人才,所以要求秘书人员不仅要有过硬的职业道德修养,同时还要兼备一定的知识和能力素养。

1.秘书的职业修养

秘书是直接辅助领导实施管理的人员,与其他工作人员相比,秘书更贴近领

导并为领导提供全方位服务,而且秘书在很多时候又充当着领导的“窗口”、“耳目”角色,针对秘书岗位的特殊性,要求秘书要时刻严格以秘书职业道德规范要求自己,以适应秘书的职业环境。秘书职业道德修养应具备以下内容:

1.爱岗敬业,尽职尽责

1.1 爱岗敬业是秘书人员首要的品格

秘书工作复杂而繁琐,任重但却是幕后性的工作。这就需要秘书人员具有崇高的职业理想和良好的职业荣誉感,充分认识秘书工作的重要性,热爱秘书工作,忠诚秘书事业,不因工作繁琐而厌烦,不因默默无闻而放弃,并能在上级没有过问的情况下,表现出自己的责任感,以实际行动表现其主动性和正确判断能力,既不越权,又不失职为领导提供服务。

1.2 任劳任怨,乐于奉献

秘书工作事务杂,头绪多,突击性强,经常无

偿加班加点。而且秘书是领导与领导、领导与各职能部门、领导与群众、领导与外界沟通的桥梁,所以,工作稍有差池,就会两面费力不讨好,即使辛辛苦苦做好工作取得了成绩,功绩也是领导的,辛苦劳动永远是自己的,虽然功章里面很大一部分是自己的。因此,秘书人员要发扬无私奉献的优良传统,做埋头苦干的实干家。当个人利益与集体利益相冲突时,要甘于付出,坚决服从集体利益。

1.3 廉洁奉公,保守秘密

秘书是直接为领导服务的,领导也就是秘书的

服务对象,但归根到底,领导是为人民服务的,而秘书人员也要树立为人民服务的意识。当领导利益与人民利益发生冲突时,秘书人员要自觉的以人民利益为重;由于秘书岗位的特殊性,使秘书可以轻而易举地假借领导名义谋取私利。这就要求秘书严于律己,在任何情况下都不为金钱与权力所诱,要秉公办事,廉洁奉公。

同时,由于秘书人员知密深、知密早、知密广,严守机密是秘书必须具备的职业道德,要牢固树立保密观念,严格执行有关保密法律法规和规章制度,养成保密习惯,确保一切秘密事项的安全。

2.秘书的知识结构

秘书的知识结构是实现秘书能力的基础。秘书人员应具备以下几类知识:

2.1 基础知识类

这类知识首先包括包括马克思主义政治哲学、马克思主

义政治经济学类知识这部分知识的掌握,有助于秘书人员以正确的世界观和方法论去看待处理问题;其次是文化基础类知识,这类知识是从事秘书工作最起码需要掌握的知识,一般要达到高中以上文化程度。

2.2 专业知识

秘书的专业知识可以分为秘书业务知识和服务单位的专业

知识两部分。秘书业务知识主要包括秘书学、文书学、档案学、会计学、公共关系学、秘书心理学等于秘书工作相关的学科。这类知识可以让秘书人员工作更加科学化、规范化;服务单位的专业知识是指秘书人员要熟悉本单位业务活动范围内的相关知识,只有这样才能有针对性的为领导提供全面服务。

2.3 其他相关辅助知识

这些知识帮助秘书人员开拓视野,能拓宽知识面,

让秘书人员离全方位复合人才更靠近一步。这些知识包括:管理学、文学、旅游学、传播学、社会学等方面的知识,秘书工作岗位要求秘书人员不仅是专才,要尽力成为通才,只有这样才能真正担当好领导的助手、“耳目”。

3.秘书的能力结构

秘书能力主要包括表达能力、沟通能力和组织策划能力。

3.1 秘书的表达能力

表达能力分为书面表达能力和口头表达能力两种,

秘书的书面表达能力指秘书的文字功底,也是秘书的看家本领。秘书的写作并不是单纯的写公文,而是运用逻辑思维科学,整合外在形势与领导意图,并予以升华,从现象中挖掘本质内涵,让整合出的文字资料更富有深度。因为秘书人员是领导身边辅助领导实施决策的人员,所以秘书人员是一个单位的窗口、是领导的代言人,所以秘书人员的言谈直接影响到秘书工作。秘书工作岗位要求秘书人员在语言表达方面用语规范得体,能在多元的环境中表现出积极的口头应变能力。

3.2 秘书的沟通能力

秘书担负着沟通上下左右的重要地位,秘书必须摸

透上中下三情,上传下达中表现艺术性。在下达时,要站在上级角度,把上情一丝不苟的讲清楚并能让下级很好的接受;在上报的时候,又要站在下级的角度,把下情毫不含糊的说明白。良好的沟通能让秘书掌握更多的信息,信息社会,占有大量的信息资源,也是秘书为辅助领导工作必不可少的一点。

3.3 秘书组织策划能力

秘书工作中很大一部分是得利用自己有限的权利,

去完成领导交办的各项工作,秘书要有点面兼顾的能力,也就是在工作中不仅要学会迂回办事,也要学会弹钢琴,做工作要有计划性和条理性,秘书人员一方面要拓宽自己的办事渠道,另一方面在日常也要留心领导是如何处理问题的。秘书在组织协调的时候很多时候要借用领导的名义去做,所以秘书要既不越权,又不失职,恰当运用好权利在允许范围内提高办事效率,辅助领导做好统一调度工作。

以上列举秘书工作中所应具备的几种素养,并非涵盖所有秘书素养。作为一个秘书人才,要不骄不躁,以领导为中心,摆正位置。以岗位为适应岗位需求,不断进取,与时俱进,着力把自己打造成适应秘书岗位的“全才”“通才”,做好参谋与辅助工作。