物业公司档案管理制度范本
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济宁市鲁兴物业管理公司
档案管理制度
为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。
第一条 适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管
理工作。
第二条 公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审
批工作。
第三条 办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度
规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。
第四条 项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导
书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。
第五条 档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。
第六条 档案管理体系规范如下：
公司层面的档案 客服中心档
案
办公室主任 综合部
经理
第七条 档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。项目档案全宗号
为：01、02、03、0X 。
档案
建公司档案 建项目档案
办公室负责 档案员负责
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第八条 档案类别代号分配规范：公司档案类别代号分配为A-1-X至
A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经
理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。项目二，
02-1-X至02-X-X。项目三，03-1-X至03-X-X。以此类推…………。
项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。
第九条 档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。具
体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一
次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X
或02-1-X至02-X-X或03-1-X至03-X-X，项目客服中心综合部负
责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保
管。
第十条 档案管理规定
（一）公司档案查/调阅
查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准
方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准
方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得
复印。
（二）项目档案查/调阅
查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理
批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理
批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，
不得复印。
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（三）密件档案查/调阅
密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主
任陪同。
非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并
不得把业主档案带出档案室外。
除政府部门执行公务外，其他外部人员要查看业主档案资料，须经业
主本人同意。
密件档案查/调阅、摘抄/复印手续办理参照“公司档案查/调阅”办
理。
第十一条 档案室内严禁吸烟。
第十二条 做好防火、防虫、防潮、防盗工作，发现问题要及时处理，
及时向办公室主任或部门经理汇报。
第十三条 未经许可，档案室任何人不准入内
。
物业档案管理制度
物业档案管理制度一、总则为了规范物业档案管理工作，提高物业服务水平，经研究决定，制定本制度。
二、目的本制度的目的是为了规范物业档案管理工作，确保物业档案的准确性和完整性，方便管理和查询，提高物业管理的效率和质量。
三、适用范围本制度适用于本物业管理部门的所有员工，包括物业档案管理员、前台接待员、保洁人员等。
四、物业档案管理流程1. 文件收集：各部门需要向档案管理员提交相关文件，如合同、账单、维修记录等。
文件必须按照规定的格式和标准进行归档。
2. 文档归档：档案管理员收到文件后，需要按照规定的文件分类和编号进行归档。
归档的文件必须标注清楚文件类型、日期、责任人等信息。
3. 文件存储：归档后的文件需要存放在专门的文件柜或档案室中，保证文件的安全和完整。
档案室必须定期清理和整理，确保文件的查找和管理。
4. 文件查询：员工需要查阅文件时，必须向档案管理员提出申请，并提供相关信息。
档案管理员根据申请进行文件查找，并在规定的时间内提供给员工。
5. 文件更新：文件有更新或变动时，必须及时通知档案管理员进行更新，保证档案的准确性和完整性。
五、管理制度1. 建立档案管理制度：物业管理部门必须建立健全档案管理制度，明确档案管理的责任和流程，确保档案的安全和完整。
2. 定期培训：物业档案管理员需要定期接受相关培训，提高档案管理的水平和技能，确保档案管理工作的准确和高效。
3. 文件备份：物业档案管理员需要定期对档案文件进行备份，确保文件的安全和可靠，防止文件丢失或损坏。
4. 档案保密：物业档案管理员必须严格保密档案信息，避免档案信息泄露，确保业主的权益和隐私。
六、监督检查1. 定期检查：物业管理部门需要定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改，保证档案管理工作的顺利进行。
2. 不定期抽查：物业管理部门可以不定期对档案管理工作进行抽查，发现问题进行处理，提高档案管理的效率和质量。
七、后果追究1. 对于档案管理工作不力或不按规定执行的员工，物业管理部门将进行严厉批评和教育，责任人将受到相应的处罚。
物业管理部门档案管理制度
物业管理部门档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理部门的档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理部门所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。
二、档案分类1. 档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、合同文档档案等。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。
三、档案收集1. 物业管理部门应指定专人负责档案的收集工作，确保所有相关文件和资料的完整性。
2. 收集的档案资料应包括但不限于：物业管理合同、业主资料、维修记录、安全检查报告、财务报表等。
四、档案整理与归档1. 档案整理应按照分类进行，确保每一类档案的逻辑顺序和完整性。
2. 归档时应为每份档案建立档案卡，详细记录档案的名称、编号、归档日期、保管期限等信息。
五、档案保管1. 档案保管应选择干燥、通风、防潮、防火的环境，确保档案的安全。
2. 档案保管人员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。
六、档案利用1. 档案利用应遵循保密原则，未经允许不得随意泄露档案内容。
2. 档案的查阅应有记录，包括查阅人、查阅时间、查阅目的等。
七、档案更新与维护1. 物业管理部门应定期对档案进行更新，确保档案信息的时效性。
2. 更新后的档案应重新归档，并更新档案卡信息。
八、档案保密1. 档案管理人员应对档案内容保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于涉及业主隐私的档案，应特别加强保密措施。
九、档案销毁1. 对于超过保管期限或无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。
2. 销毁前应进行登记，并由相关负责人审批。
十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理部门负责解释。
2. 对于违反本制度的行为，物业管理部门应根据情节轻重采取相应的管理措施。
请注意，这是一个简化版的物业管理部门档案管理制度模板，具体实施时应根据实际情况和法律法规进行调整和完善。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度物业公司档案管理制度一、制度背景和目的物业公司作为专业管理服务的机构，承担着大量的档案管理工作。
为了保证档案管理的科学性、高效性和规范性，提高工作效率和服务质量，制定本档案管理制度。
二、档案保管原则1.保密原则：对于涉及客户隐私和公司机密的档案，要严格保密，不得外泄。
2.完整原则：档案要保存完整，不得私自毁坏、转移或丢失。
3.准确原则：档案内容要准确反映实际情况，不得故意歪曲或虚假。
4.时限原则：档案应按规定的时限进行保管，到期后要及时处理。
三、档案管理责任人1.公司领导：负责制定档案管理制度和管理规范，监督档案管理工作的落实。
2.档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案汇总整理、分类存放、借阅管理等。
3.部门负责人：负责本部门档案的及时归档和借阅登记，确保档案的准确性和完整性。
四、档案归档流程1.档案汇总：各部门每月根据工作情况将相关档案汇总到档案室。
2.档案分类：档案管理员根据档案的性质和用途进行分类，建立档案目录。
3.档案编目：对每个档案进行编目，包括档案编号、名称、创建时间、责任人等信息。
4.档案存放：根据档案分类和编目，在存储区域内进行有序的存放，确保易查找和保护。
5.档案借阅：员工需要借阅档案时，填写《档案借阅登记表》，经部门负责人审批后方可借阅。
6.归档管理：借阅档案按照归还期限进行管理，逾期未归还的要进行催促和追踪。
五、档案保管要求1.档案室：要求环境干燥、通风良好,防止湿气和阳光直射。
2.档案柜：采用质量可靠的防火、防潮和防腐蚀的柜子。
档案应按分类编目存放，不得混乱或空间浪费。
3.档案盒：对于文件较多的档案，要放入标准的档案盒中，并进行编号和标记，便于管理和查找。
4.档案保管记录：对于重要的档案，要做好档案保管登记，包括档案名称、编号、存放位置、借阅记录等。
六、档案借阅管理1.申请借阅：员工需要借阅档案时，必须填写《档案借阅登记表》，注明借阅目的和借阅期限，并经部门负责人审批签字。
小区物业档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强小区物业管理，确保物业管理档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国物业管理条例》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本小区物业管理范围内所有物业档案的管理。
第三条物业档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）分类管理，规范存档；（三）安全保密，方便利用；（四）科学合理，持续改进。
第二章管理范围与内容第四条物业档案管理范围包括：（一）业主档案：包括业主身份证明、购房合同、装修申请、物业维修基金使用等相关资料；（二）房屋档案：包括房屋权属证明、房屋登记、房屋维修记录等相关资料；（三）设施设备档案：包括设备购置、安装、维修、更换等相关资料；（四）财务档案：包括物业费收缴、维修基金使用、物业支出等相关资料；（五）行政管理档案：包括物业管理规章制度、会议记录、员工档案等相关资料；（六）其他应归档的资料。
第三章管理机构与职责第五条成立小区物业管理档案领导小组，负责小区物业档案管理的组织、协调和监督工作。
第六条物业管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
第七条档案管理员应具备以下职责：（一）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；（二）负责档案的保密工作，确保档案安全；（三）负责档案的查询、借阅和复制；（四）负责档案的统计、分析和上报；（五）负责档案管理制度的执行和改进。
第四章管理流程第八条档案收集：档案管理员根据档案管理范围，及时收集各类档案资料。
第九条档案整理：档案管理员对收集到的档案资料进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和准确性。
第十条档案归档：档案管理员按照档案管理目录，将整理好的档案资料归档。
第十一条档案保管：档案管理员负责档案的保管工作，确保档案安全。
第十二条档案利用：档案管理员根据档案利用需求，提供档案查询、借阅和复制服务。
第五章安全与保密第十三条档案管理员应严格执行档案保密制度，确保档案安全。
第十四条档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。
物业管理人员档案管理制度
一、目的与依据为加强物业管理人员的规范化管理，提高物业管理水平，确保物业管理工作的顺利进行，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 物业管理人员的基本信息，包括姓名、性别、出生年月、籍贯、学历、专业、职称、工作经历等。
2. 物业管理人员的工作记录，包括工作职责、工作内容、工作业绩、考核评价等。
3. 物业管理人员的培训、进修、职称评定等相关资料。
4. 物业管理人员奖惩、离职、退休等相关资料。
三、档案管理制度1. 档案收集与整理（1）档案收集：各部门应按照档案管理范围，及时收集物业管理人员的各类档案资料。
（2）档案整理：档案资料应按照时间顺序、类别进行整理，确保档案资料的完整性和可查性。
2. 档案保管与保密（1）档案保管：档案资料应存放在安全、干燥、防潮、防火、防盗的场所。
（2）档案保密：档案管理人员应对档案资料严格保密，不得擅自泄露。
3. 档案借阅与使用（1）档案借阅：需借阅档案资料的人员应向档案管理人员提出申请，经批准后方可借阅。
（2）档案使用：借阅档案资料的人员应妥善保管，不得涂改、损坏或遗失。
4. 档案归档与销毁（1）档案归档：档案资料归档时，应按照档案管理范围和分类进行整理，确保档案资料的完整性和准确性。
（2）档案销毁：档案资料达到销毁条件时，应按照规定程序进行销毁。
四、档案管理人员职责1. 负责档案的收集、整理、保管、借阅、使用、归档、销毁等工作。
2. 定期检查档案资料，确保档案资料的完整性和准确性。
3. 对档案资料进行保密，不得擅自泄露。
4. 参与制定、修订和完善档案管理制度。
五、奖惩与监督1. 对认真履行职责、成绩显著的档案管理人员给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案资料损坏、遗失或泄露的，视情节轻重给予批评、通报批评或相应的处罚。
3. 公司定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。
本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
物业公司的档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，严格保密；（三）集中保管，方便利用；（四）规范流程，责任到人。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司文件、函件、纪要、会议记录、报告、请示、通知、决定等；（二）工程档案：包括项目验收、设计、施工、监理、验收等文件；（三）合同档案：包括公司各类合同、协议、招投标文件等；（四）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；（五）人事档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等文件；（六）设备档案：包括设备采购、安装、调试、维修、保养等文件；（七）其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确、规范；（二）档案资料应分类存放，便于查阅；（三）档案资料应按照档案编号顺序排列；（四）档案资料应使用统一格式的档案盒、档案袋；（五）档案资料应定期整理、鉴定、销毁。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（三）档案员应定期对档案进行整理、鉴定、销毁；（四）档案员应严格执行保密制度，确保档案安全。
第七条档案利用要求：（一）档案利用者应凭有效证件办理借阅手续；（二）档案利用者应遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）档案利用者应按期归还档案，不得擅自复制、摘抄档案内容；（四）档案利用者应保护档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应按照以下程序进行：（一）档案员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案员填写《档案销毁审批表》，经主管领导审批；（三）档案员将审批后的《档案销毁审批表》报送档案管理部门备案；（四）档案员在销毁档案前，对档案进行整理、分类、编号；（五）档案员在销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案销毁彻底。
物业管理中心档案管理制度
物业管理中心档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理中心的档案管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理中心所有档案的收集、整理、保管、使用和销毁等环节。
3. 物业管理中心应设立专门的档案管理部门，负责档案的统一管理。
二、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为以下几类：- 行政档案：包括物业管理中心的规章制度、通知、决定等文件。
- 财务档案：涉及物业管理中心的财务报表、账簿、凭证等。
- 技术档案：包括设施设备的技术资料、维修记录等。
- 合同档案：涉及物业管理中心签订的所有合同文件。
- 客户档案：包括业主和租户的个人信息、服务记录等。
三、档案收集1. 档案管理人员应定期收集各类档案资料，并确保资料的完整性和真实性。
2. 对于重要的档案资料，应及时进行备份，以防丢失或损坏。
四、档案整理1. 档案资料应按照类别进行整理，并建立档案索引，便于查询和使用。
2. 档案资料应定期进行更新，确保信息的时效性。
五、档案保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火的环境中，避免受潮、发霉或被虫害。
2. 档案室应限制非授权人员进入，确保档案的安全。
六、档案使用1. 档案资料的使用应遵循保密原则，未经允许，不得擅自泄露档案内容。
2. 需要查阅档案的人员应提前申请，并在档案管理人员的监督下使用。
七、档案更新与销毁1. 对于过时或不再使用的档案资料，应及时进行更新或销毁。
2. 销毁档案应遵循相关法律法规，确保不会造成信息泄露。
八、档案管理人员职责1. 负责档案的收集、整理、保管和维护工作。
2. 定期对档案资料进行检查，确保档案的完整性和安全性。
3. 负责档案的保密工作，防止档案资料的泄露。
九、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理中心负责解释。
2. 对于本制度的修改和补充，应由物业管理中心档案管理部门提出，并经批准后方可执行。
请注意，这是一个简化的模板，具体的档案管理制度应根据物业管理中心的实际情况和当地法律法规进行定制。
物业管理档案管理制度
一、目的和依据为规范物业管理档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法规、规章，结合本物业管理实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理工作。
三、档案管理职责1. 物业管理档案由物业管理公司档案室负责统一管理。
2. 档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
3. 各部门负责人对本部门产生的档案负有收集、整理、归档的责任。
四、档案分类与归档1. 档案分类：按照档案的内容、形式、形成时间等，将档案分为以下类别：（1）物业基础资料档案：包括土地证、房产证、规划许可证、施工许可证等。
（2）物业管理合同档案：包括物业服务合同、维修基金合同、租赁合同等。
（3）物业维修保养档案：包括维修保养记录、设备台账、验收报告等。
（4）物业收费档案：包括物业费收据、水电气费收据、其他费用收据等。
（5）物业投诉处理档案：包括投诉记录、处理意见、整改措施等。
（6）物业人力资源档案：包括员工档案、劳动合同、培训记录等。
2. 归档要求：（1）档案资料应齐全、完整、准确，符合档案管理的有关规定。
（2）档案资料归档时应注明档案名称、编号、归档日期等。
（3）档案资料归档后，应按照类别、编号顺序排列，便于查阅。
五、档案保管与利用1. 档案保管：（1）档案室应配备必要的档案保管设施，确保档案的安全。
（2）档案管理员应定期对档案进行检查，确保档案的完好。
（3）档案室应制定档案保密制度，防止档案泄密。
2. 档案利用：（1）档案利用者应凭有效证件向档案管理员申请查阅档案。
（2）档案管理员应根据档案利用者的需求，提供相应的档案服务。
（3）档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、伪造档案。
六、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家有关档案管理的法规、规章执行。
2. 档案销毁前，应经档案管理员审核，并报物业管理公司领导批准。
物业管理档案的管理制度
物业管理档案的管理制度物业管理档案管理制度一、总则1. 为了规范物业管理档案的管理，确保档案的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于所有物业管理公司的档案管理工作。
二、档案分类1. 物业管理档案分为以下几类：- 行政管理档案- 财务管理档案- 工程管理档案- 客户服务档案- 安全管理档案- 环境管理档案- 法律法规与合同档案三、档案管理职责1. 物业管理公司应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。
2. 档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，负责档案的收集、整理、保管和更新。
四、档案收集1. 档案管理人员应及时收集各类文件、资料、记录等，确保档案的完整性。
2. 收集的档案材料应真实、准确、完整。
五、档案整理1. 档案应按照类别和时间顺序进行系统整理。
2. 每个档案都应有明确的编号和索引，便于检索。
六、档案保管1. 档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的环境中。
2. 档案室应限制非授权人员进入，确保档案安全。
七、档案保密1. 档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。
2. 对于涉及业主隐私的档案，应特别注意保密。
八、档案利用1. 档案的查阅应有相应的审批流程，未经批准不得随意查阅。
2. 查阅档案的人员应对档案内容保密，并保证档案的完好无损。
九、档案更新1. 档案管理人员应定期对档案进行审核和更新，确保信息的时效性。
2. 任何过时或失效的档案应及时进行标识和处理。
十、档案销毁1. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行。
2. 销毁档案应有详细的记录，并经过相关负责人批准。
十一、监督与检查1. 物业管理公司应定期对档案管理工作进行监督检查。
2. 对于违反档案管理制度的行为，应及时纠正并采取相应的预防措施。
十二、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的批准。
物业档案资料管理制度
物业档案资料管理制度目录一、总则 (3)1. 目的与依据 (3)2. 适用范围 (4)3. 原则与目标 (4)二、组织管理 (5)1. 组织架构 (6)2. 职责分工 (7)三、档案资料分类 (7)1. 文书档案 (8)2. 技术档案 (9)3. 会计档案 (10)4. 物业服务档案 (11)5. 法律事务档案 (13)四、档案资料收集 (15)1. 收集原则 (16)2. 收集范围 (16)3. 收集流程 (18)4. 收集标准 (19)五、档案资料整理 (20)1. 整理原则 (21)2. 分类编号 (22)3. 编目规则 (23)4. 档案装订 (24)六、档案资料保管 (25)1. 保管场所 (25)2. 保管条件 (26)3. 保管期限 (27)七、档案资料利用 (29)1. 利用原则 (30)2. 利用方式 (31)3. 利用审批 (33)4. 利用记录 (34)八、档案资料安全 (35)1. 安全管理 (36)2. 防火防盗 (37)3. 防潮防虫 (38)4. 电子档案安全 (39)九、档案资料销毁 (40)1. 销毁原则 (41)2. 销毁范围 (42)3. 销毁程序 (42)十、违规处理 (44)1. 违规行为认定 (45)2. 处理程序 (45)3. 处罚措施 (47)十一、附则 (48)1. 解释权归属 (48)2. 实施日期 (49)3. 修订记录 (49)一、总则本制度适用于物业管理的所有档案资料，包括但不限于业主信息、房屋产权、设备设施、维修保养、物业服务合同、财务报表、安全管理、法律法规文件等。
法规遵守原则：遵守国家有关法律法规及行业管理规定，确保物业档案资料管理的合法性。
可持续发展原则：适应物业管理工作的需要，不断提升档案管理效率和水平。
1. 目的与依据为了规范物业档案资料的管理，确保档案资料的真实性、完整性、准确性和安全性，提高物业档案资料的管理水平，充分发挥物业档案资料在物业管理中的重要作用，特制定本制度。