单位档案资料管理规定
(完整版)公司档案资料管理办法
公司档案资料管理办法（试行）一、目的为加强公司档案管理工作,规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料.三、机构设置及职责公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理,隶属于公司办公室。
各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。
四、档案归档1．归档要求归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。
合同要存正本,公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件.文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。
属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号.归档的文件和资料要求质量优良,图样清晰,字迹工整,装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写.对软盘、光盘、声像、照片等资料,归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改.凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。
因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围.2．归档时间工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档.各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。
其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档.3．归档程序和手续各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。
归档时要作《档案移交（接收)登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。
对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。
档案保管规定
档案保管规定一、背景随着社会的不断发展和进步，各行各业都离不开档案的保管与管理。
档案作为一种重要的信息资源，对于组织和个人来说具有极高的价值。
因此，建立科学合理的档案保管规定，对于保护档案资料的完整性和安全性具有重要意义。
本文将对档案保管规定进行全面的探讨。
二、档案保管的目的档案保管的目的是保护和利用档案资料，确保其完整无缺，同时也是为了方便查阅和维护档案的秩序。
为了实现这一目的，制定档案保管规定是必不可少的。
三、档案保管的原则1. 安全原则：确保档案资料的安全和保密，防止遭受损失和泄露。
2. 有序原则：建立规范的档案管理制度，使档案能够便于查阅和利用。
3. 整理原则：根据档案文件的内容特点和归档要求进行分类整理，确保档案的有序性。
4. 完整原则：把握档案保管的完整性，即档案应保持原件的真实性和完整性。
四、档案保管的内容1. 档案存储设施：包括档案柜、档案架等设备，以及恒温恒湿的保管环境等。
档案存储设施应当符合相关的环境要求，保证档案材料的安全性和质量。
2. 档案分类和归档：对于不同类型的档案资料，需要进行合理的分类和归档。
按照文件的领域和性质进行归类，确保档案能够方便查找和利用。
3. 档案检索与防护：建立科学的档案检索系统，方便用户快速获取所需信息。
同时，采取有效措施防止档案遭受破坏和灾害。
4. 档案利用和借阅：对于需要查阅档案的人员，要进行合理的授权和管理。
明确借阅规定，并保证借阅人员按照规定操作档案。
五、档案保管的责任1. 档案管理部门负责档案的管理和保管工作，包括档案存储、整理、归档等工作。
2. 相关工作人员应当按照规定，认真履行档案保管的职责，确保档案的安全和利用。
3. 档案使用者也应当遵守档案保管规定，正确使用和归还档案，避免造成损失或滥用档案信息。
六、档案保管的措施1. 制定档案保管手册：明确档案保管的具体要求和流程，为档案管理人员提供操作指南。
2. 定期检查和维护：定期对档案进行检查和整理，避免档案遗漏或混乱。
企事业单位档案管理制度
一、总则为加强企事业单位档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 企事业单位在生产经营、管理活动中形成的各种文件、资料、图表、声像等具有保存价值的记录。
2. 企事业单位内部机构、人员形成的各类档案资料。
3. 企事业单位与其他单位、个人之间签订的合同、协议等具有法律效力的文件。
4. 企事业单位购置、租用、捐赠、交换、接收的各类档案资料。
三、档案管理职责1. 档案管理部门负责企事业单位档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等工作。
2. 各部门、科室负责人对本部门、科室形成的档案资料负有管理责任，确保档案资料的完整、准确。
3. 档案管理人员应具备档案管理专业知识，遵守档案管理规章制度，提高档案管理业务水平。
四、档案收集与整理1. 档案收集应遵循全面性、及时性、准确性的原则。
2. 档案收集范围包括：文件、资料、图表、声像等。
3. 档案整理应按照档案分类、编目、立卷、归档的程序进行。
4. 档案分类应遵循统一标准，便于检索和利用。
五、档案保管与利用1. 档案保管应遵循安全、保密、防虫、防霉、防潮、防尘的原则。
2. 档案库房应配备必要的温湿度调控设备、消防设施等。
3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
4. 档案利用应遵循合法、合理、及时的原则。
六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定应遵循真实性、完整性、准确性、有效性的原则。
2. 鉴定后的档案，对不再具有保存价值的，应按规定程序进行销毁。
3. 销毁档案前，应编制销毁清单，经单位领导批准后方可销毁。
七、档案信息化管理1. 企事业单位应积极推进档案信息化建设，采用先进技术提高档案管理水平。
2. 档案信息化管理应遵循统一标准、规范操作、安全保密的原则。
3. 档案管理人员应掌握档案信息化管理技能，提高档案管理效率。
八、监督检查与奖惩1. 单位领导应加强对档案管理工作的监督检查，确保档案管理制度落实到位。
单位档案管理制度(5篇)
档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度。
第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。
具体职责为：1、负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；2、负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；4、负责档案提供利用服务；5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。
各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。
2、项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。
设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。
3、会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。
4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。
5、声像、实物档案，在产生后及时归档。
6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。
2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。
党建档案资料规范管理制度
党建档案资料规范管理制度
基层党建工作过程中形成的大量文字、图片及音像资料，是各单位扎实推进基层党建工作的真实反映和历史记录。
为加强对基层党建工作资料的规范化管理，杜绝党建档案资料造假，制定如下制度。
一、明确基本要求。
各单位要按照“实事求是、客观真实”的基本要求，对近年来基层党建工作相关文字档案资料、图片、音像、实物等进行收集归纳，及时查缺补漏、规范完善。
要坚持实事求是，杜绝弄虚作假，切实做到文字档案资料与会议记录相符，与图片音像资料相印证，真正使档案资料成为加强基层党组织建设、动态反映基层党建工作水平、客观记录基层党组织活动轨迹的重要载体。
二、科学分类归档。
各单位要结合实际，分门别类做好平时资料收集整理，坚持每季度一整理，每半年一汇总，每年一次集中梳理归档。
归档要坚持整洁规范、美观大方的原则，全面、客观、真实反映基层党组织和党员活动情况，保证党建资料的时效性、完整性、准确性。
文件档案管理制度规定
文件档案管理制度规定为了员工的职责管理,对于文件档案的管理工作,需要设立制度来加强规范。
那么,我们该怎么拟定制度呢？下面是由我给大家带来的文件档案管理制度规定7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度规定（精选篇1）一、必需设有特地库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随便进入档案库房。
三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。
同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必需的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、依据档案库房情形需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。
温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必需每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必需由办公室专人负责保管，不得丢失。
文件档案管理制度规定（精选篇2）第一条归档的文件材料必需完整、系统、精准明确，各项签字手续完备。
第二归档的文件必需字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。
第三条归档文件应为原件。
第四条科技成果鉴定、基建工程验收必需保存档案的完整性。
文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。
第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交名目，双方履行签字手续文件档案管理制度规定（精选篇3）一、档案科全部工作人员都有珍惜档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。
二、各类档案的借（查）阅，必需填写《档案借（查）阅申请单》三、个人档案一律须托管人员本人或托付书指定的托付人，经过相关审批流程后方可借阅。
档案资料管理制度(五篇)
档案资料管理制度1.档案库房是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得入内。
2.档案库房是存放学校档案资料的专用库房，库内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。
3.库房内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用。
4.库房里柜橱要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。
5.档案人员每天对库房温湿度进行检查、记录并采取措施，使库房温湿度控制在规定的范围之内。
6.对库房里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。
档案借阅制度为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作，特制定本制度。
1、学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
2、学校人员查阅档案必须办理登记手续。
3、在借阅档案时，应做到以下几点：(1)按规定办理借阅登记手续，定期归还；(2)应该爱护档案，不得遗失；(3)所借档案不得随意折叠和拆散，严禁随意更改和涂写；4、借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。
5、档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。
6、借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
7、调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
8、外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本人有效证件，并办理有关手续。
档案统计、鉴定和销毁制度为了对库藏档案的收进、移出能够做到心中有数和保证档案质量，保护好有价值的档案，结合学校的实际情况，特制定本制度。
1.档案统计1.1对档案的收进、移出、保管和利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理学校报送档案工作基本情况统计表。
1.2统计工作应认真、求实、准确、及时。
2.档案鉴定2.1档案鉴定工作由鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导，档案员和有关业务管理人员组成。
2.2鉴定小组的任务。
负责制定学校档案档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。
单位档案资料管理要求
单位档案资料管理要求(一)采用多种形式的文档储存方式，如：电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。
(二)尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存，便于查找和利用。
(三)电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期按相关管理流程清除过期失效文件。
(四)原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。
当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关内容，以保证查阅者及时找到有效的文件。
(五)档案的鉴定必须由管理处指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，未经授权人士无权决定。
(六)档案按不同业务性质分块，以内容分类，统一编号，登记造册，编辑目录，分类保存。
(七)档案保管必须有专人负责，以达到文档管理要求，必须做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案出室必须由授权人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。
档案管理人员应定期检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。
(八)档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质等，配置有效的灭火器材和防潮物品及设施，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合管理处文档管理要求。
第五节物业管理人员培训一、新员工上岗培训：根据物业管理思想，为打造物业管理精品，拟对新员工上岗培训工作做以下安排：1、员工上岗培训期15天为有薪培训。
2、培训内容包括：物业管理概述，办公楼物业管理流程，现代物业管理服务理念，投诉、应急工作处理程序，军事化训练等项内容。
二、在岗员工循环培训1、通过实际工作中所产生的问题，不定期地安排员工参加班后的专题培训。
2、每位在岗员工每月参加2次公司组织的工作指引培训。
组织员工座谈会，交流事件处理技艺及与业主沟通的经验。
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单位档案资料管理规定
单位档案资料管理规定
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单位档案资料管理规定
一、目的
为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知
识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据
《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本
办法。
二、适用范围
本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，
其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的
具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。
三、机构设置及职责
公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办
公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级
管理。
四、档案归档
1．归档要求
归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订
好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不
存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001
质量体系的受控文件应填写受控编号。
归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美
观，禁用字迹不牢固的工具书写。
对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，
封面书写标题及编号，无涂改。
凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时
归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关
部门须承担责任。
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（1）
单位档案资料管理规定
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（2） 凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、
各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。
（3） 研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项
目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档
工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和
真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资
料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料
送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、
完整性负责。
（4） 档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规
划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。
五．档案和资料的保管
1. 各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产
的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。
2. 管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文
件与资料必须编号。
3. 档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资
料室必须确保安全。
(1) 健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不
得复制、使用保密档案。
(2) 做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。
(3) 档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。
(4) 室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。
(5) 工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。
六、档案资料的使用
1. 公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有
严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、
技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要
经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项
目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、
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借用，但需进行登记备案。
2. 查阅档案资料，需执行档案资料保密规定，并做查阅登记。本公司员工
可查阅本职工作范围的档案资料；如要查阅非本职工作的档案资料，需经档
案归档部门负责人同意，公司办公室批准；公司外部人员查阅档案资料，需
经公司接待部门领导申请，公司主管领导批准后，由专人陪同查阅，不得借
出。
3. 档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室
做借阅登记，对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借
阅申请单》。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。
4. 借阅科技档案不得超过两个月；借用管理文件不得超过一个月；借用非
本部门档案不得超过两周。借阅期满后，如需继续借用时，可持所借档案到
档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不还，经催促仍拖延者，除停
止其借阅权利外，还将向其所在部门通报。
5. 凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在
调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的
员工，在离开公司前也必须清还所借档案。
七、文件和资料的更改、销毁
1. 已归档的非技术文件和资料如需更改，由原归档部门持《文件和资料更
改通知单》到档案室填写《文件和资料更改登记表》，此登记表、更改通知
单与文件共同存放，以备查询。
2. 技术文件和资料需更改时，要按《设计更改程序》及《产品图样及设计
文件更改办法》执行，填写《设计变更补充通知单》并由项目负责人或技术
负责人签字。对标准产品图纸及工艺文件的更改要有事业部总工或技术负责
人的审批，同时注明更改原因及日期。
3. 文件和资料失效或终止执行时，各部门档案员应按要求填写《终止执行
文件和资料目录》，到档案室备案，由档案室在文件上标明终止执行或作废
字样。
4. 对无保存价值的已失效或终止执行的文件、资料，需经原编制部门审核，
原审批部门负责人批准后，填写《技术文件和资料处置表》及《申请销毁文
件和资料目录》存档。
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5. 对于需要销毁的文件、资料，由档案室定期提出申请，经公司专家委员
会鉴定后，档案室统一销毁并做销毁记录。
八、其他
本办法自公布之日起实行，解释权归公司办公室。
附件一：有关表格、清单样本
1. 《受控文件和资料清单》
2. 《档案移交（接收）登记》
3. 《文件和资料更改通知单》
4. 《文件和资料更改登记表》
5. 《设计变更补充通知单》
6. 《技术文件和资料处置表》
7. 《终止执行文件和资料目录》
8. 《申请销毁文件和资料目录》
9. 《图纸资料存档清单》
10. 《文件资料借阅申请单》
11. 《文件资料借阅单》
附件二：工程项目资料归档范围
1. 设计任务书、初步设计、设计变更通知书
2. 合同书及附件、协议、会议纪要
3. 系统原理图、施工图
4. 软件功能规格书、软件框图、程序清单、软件测试大纲、测试报告
5. 系统调试大纲、调试说明、系统操作使用说明书
6. 调试过程中的原始记录
7. 竣工图
8. 用户验收证明、验收报告、向用户提交资料的交接记录
9. 项目鉴定、获奖证书、用户感谢信
注：除3、4、5、7项要求同时提供软盘及书面材料外，其余均需提供材料的原
件
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附件三：研发项目资料归档范围
1. 项目提案、可行性研究报告、项目任务书
2. 初步设计文档资料、详细设计文档资料
3. 测试记录、测试报告
4. 工业试验报告、开发中评报告
5. 生产准备文件、销售准备文件
6. 开发终评、产品认证
7. 鉴定、获奖证书、知识产权证书
附件四：产品生产文件资料归档范围
1. 产品标准（国家、行业、企业）、生产工艺文件、产品手册
2. 产品零部件图、装配图
3. 操作规程、守则
4. 产品检验、测试规范
附件五：管理文件、资料归档范围
1. 公司正式下发文件、规章制度
2. 公司收文、上级批文
3. 公司对外发文、请示
4. 重大会议材料
5. 公司重大决议、大事记
6. 各部业务文档材料
7. 公司经理办公会记录