二维条码在公文管理中的应用

二维条码在公文管理中的应用方案

根据“国办56号”文件的要求,二维条码将在公文管理中强制推行应用。二维条码具有存储信息量大、识别精确度高、抗干扰能力强的优点,配合扫描枪的使用,将提高收、发文登记的效率,提高公文登记的准确性、规范性。

一、技术说明

二维条码和扫描枪的应用分客户端程序和IE方式两种。这里讨论的是IE 方式下的应用。

二维条码提供一组OCX控件,主要的功能是:根据所填写的公文基本要素,如标题、文号等,生成符合“国办56号”文件要求的条码图片。

扫描枪的应用也提供一组OCX控件,主要的功能是:根据扫描公文所附带的二维条码图片(符合“国办56号”文件要求),生成特定格式的公文基本要素字符传,在这个字符串中包含如标题、文号等信息。

二维条码和扫描枪以IE方式在公文中的应用,就是在收、发文登记的功能页中整合相关的OCX控件,开发相应的接口功能软件,实现收、发文登记中二维条码的应用。

二、在公文中的应用方式

●发文管理

1、登记完所发文件的基本要素,如标题、签发时间等,系统保存完公文的基本要素后,将根据该文件的要素生成该文件的二维条码图片,并保存在本机指定的硬盘上。该图片可以被拷贝、再利用,如放入Word中和文件一起编辑、打印。

2、在查询发文时,可以查看发文的基本信息,以及所含的二维条码图片,该图片可以下载后再利用。

●收文管理

1、带二维条码图片的文件,通过扫描枪的扫描,自动将文件的基本要素填写到收文登记的栏目中。保存时,系统首先保存收文的基本信息,然后保存该文件所带的条码图片。

2、对于不带二维条码的文件,首先通过手工方式将文件的基本要素填入收文登记的栏目中。保存时,系统首先保存收文的基本信息,然后根据该文件的基本要素生成二维条码图片,并保存该图片,以备以后再利用。

3、在查询收文时,可以查看收文的基本信息,以及所含的二维条码图片,该图片可以下载后再利用。

三、实施步骤和要求

1、安装系统的运行环境:Tomcat41,JDK,SQL Server2000数据库。

2、安装公文管理系统,该系统包含发文管理系统、收文管理系统、用户管理系统,以及相关的数据。

3、安装二维条码和扫描枪所带的控件程序,调试扫描枪。

4、根据所收文件不同的格式,如通报、明电等,调整扫描解析接口程序。

5、所处理的文件基本要素要符合国家相关的标准。

6、所收文件的二维条码图片要符合“国办56号”文件的要求。

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