论会议成本管理
会议中的会议费用核算
会议中的会议费用核算在企业管理中，会议是沟通和决策的重要方式之一。
为了保证会议的顺利进行，各项费用的核算是必不可少的一环。
本文将介绍会议中的会议费用核算的相关内容。
一、会议费用的种类会议费用可以分为直接费用和间接费用两大类。
1. 直接费用：直接费用是指与会议直接相关的费用，如场地租赁费、设备租赁费、餐饮费、交通费等。
这些费用的产生与会议的具体要求和规模密切相关，需要根据实际情况进行核算。
2. 间接费用：间接费用是指与会议相关的但不直接涉及会议本身的费用，如员工的工资、差旅费、住宿费等。
这些费用通常是企业按照一定的规定给予员工的报销，需要按照企业的财务政策进行核算。
二、会议费用核算的步骤会议费用核算需要经过以下几个步骤：1. 预算编制：根据会议的规模和要求，制定会议费用的预算。
预算应该包括各项费用的明细以及预计的费用金额，确保会议的经费安排得当。
2. 费用申请与批准：会议费用的申请与批准是确保费用合规的重要环节。
相关部门或人员需要按照企业的规定，提交费用申请并经过审批程序。
3. 费用支付与报销：会议费用的支付与报销需要按照企业的财务流程进行，确保费用清算的准确性和合规性。
相关会议费用的票据和凭证必须保存完好，并与费用报销单据相匹配。
4. 费用核算与分析：会议费用的核算与分析是对会议成本的合理性进行评估的重要环节。
通过核算与分析，可以了解不同会议的费用情况，为以后的会议经费安排提供参考。
三、会议费用核算的注意事项会议费用核算需要注意以下几点：1. 规范管理：企业应建立完善的会议费用核算制度和管理规定，明确责任人和流程，确保费用核算的准确性和规范性。
2. 控制成本：在会议筹备过程中，应尽量合理安排费用，控制会议成本。
例如，可以选择适宜的场地和设备，合理调配餐饮和交通资源，减少不必要的浪费。
3. 精确记录：会议费用的发生和使用需要精确记录，并保存完整的票据和凭证。
目的是方便核算与报销，并作为日后参考和审计的依据。
盘点您的会议成本
盘点您的会议成本盘点您的会议成本会议是现代商业活动中非常重要的一环。
它不仅可以促进团队之间的沟通和合作，还能够提供思想交流和知识分享的平台。
然而，会议成本也是企业经营中一个重要的方面。
在本文中，我们将盘点会议的成本，并提供一些建议来有效地控制这些成本。
会议成本包括多个方面，如会议场地费用、设备租赁费用、餐饮费用、旅行费用和员工时间成本等。
下面是对这些成本的详细分析：1.会议场地费用：会议场地的租金是一个会议成本中的重要部分。
根据会议规模和需求，选择合适的会议场地非常关键。
商务酒店、会议中心和租赁办公空间都是较常见的选择。
这些场所通常提供会议室、现代化设备和技术支持等服务，但价格也相对较高。
2.设备租赁费用：在一些大型会议中，企业可能需要租赁一些特殊设备，如投影仪、音响系统和翻译设备等。
这些设备的租金较高，需要事先计划和预定。
3.餐饮费用：在会议期间，提供符合参会人员需求的餐饮服务是必要的。
这包括茶歇、午餐、晚宴等。
餐饮费用的控制需要根据参会人数和预算来合理安排。
4.旅行费用：如果会议需要参与者进行旅行，那么旅行费用也需要计算在内。
包括机票、酒店住宿和交通等方面的支出。
5.员工时间成本：参与会议所需的员工时间也是企业需要考虑的成本之一。
员工在会议期间无法投入到其他工作中，因此对企业的生产效率会有一定的影响。
除了上述具体的成本，还有一些间接的成本应该被考虑，如会议筹备费用、会议文件和材料的制作成本以及与会议相关的营销费用等。
为了有效控制会议成本，以下是一些建议：1.精确预算：在筹备会议时，企业应该制定一个详细的预算，包括会议成本的每个方面。
这样可以帮助企业控制开支并提前做好计划。
2.寻找经济实惠的会议场地：不一定非得选择高档的会议场所。
根据会议规模和需求，选择价格适中的场地同样可以满足需求。
3.合理安排餐饮：不浪费食物是控制餐饮费用的重要因素之一。
企业需要根据参会人数合理安排餐饮数量，并根据实际情况调整。
控制成本的会议纪要范文
控制成本的会议纪要范文会议时间：2022年10月15日会议地点：公司会议室会议主持：XXX会议记录：XXX会议内容：1. 会议主持人对全体与会人员表示欢迎和感谢。
2. 会议主持人简要介绍了本次会议的目的和意义，强调了控制成本对公司发展的重要性。
3. 部门负责人分别汇报了各自部门近期的成本情况，重点介绍了成本出现的原因和影响。
4. 全体与会人员就当前成本控制存在的问题和困难进行了讨论，并提出了各自的看法和建议。
5. 公司领导对当前成本控制工作进行了总结和分析，提出了具体的改进措施和办法。
6. 会议提出了下一步的工作计划和时间表，各部门负责人对此进行了承诺和保证。
7. 会议最后对本次会议取得的成果和成本控制工作进行了肯定和表扬，同时对各部门未来的努力和成果表示期待。
会议记录人：XXX会议结束。
8. 在会议结束后，各部门负责人立即组织部门内部的成本控制工作会议，对公司领导提出的改进措施和办法进行深入讨论，并制定具体的执行计划。
9. 针对成本控制工作中存在的具体问题，各部门负责人将加强对成本分析的深入研究，寻找节约成本的有效途径和措施，改善工作流程，优化资源配置，提高生产效率，并确保生产过程中的材料使用合理，避免浪费。
10. 公司领导要求各部门负责人密切关注市场变化和行业动态，灵活调整生产和采购计划，及时调整成本控制政策，确保公司在激烈的市场竞争中拥有更强的竞争力。
11. 同时，公司将加强对员工的成本控制意识培训，使员工深刻理解成本控制的重要性，积极参与成本节约工作，共同为公司的长远发展贡献力量。
12. 公司领导还强调了透明和规范的成本核算制度，要求各部门负责人要及时准确地进行成本核算和报表填报，确保数据真实可靠，用于公司决策分析，提高管理水平。
13. 最后，公司领导对本次会议取得的成果和各部门负责人在成本控制工作中所做的努力表示肯定和赞赏，对下一阶段的成本控制工作寄予厚望，并期待着公司在成本控制方面取得更大的突破和进步。
成本控制会议纪要
成本控制会议纪要会议时间：2022年1月10日会议地点：公司会议室会议目的：就公司成本控制进行讨论和决策，提出有效的成本控制策略和措施。
会议内容：一、会议开始1. 主持人宣布会议开始，并简要介绍会议议程和目的。
2. 与会人员做自我介绍。
二、审议上一季度成本分析报告1. 财务部负责人介绍上一季度的成本分析报告，包括各项成本的增减情况和原因分析。
2. 与会人员针对报告提出问题和建议，并进行讨论。
三、成本控制策略讨论1. 针对上一季度成本分析报告中的成本增加情况，提出相应的成本控制策略。
2. 就采购成本进行讨论，提出优化供应链管理、寻找更优质的供应商、合理控制库存等策略。
3. 就人力资源成本进行讨论，提出加强绩效管理、提高员工生产效率、精简组织架构等策略。
4. 就运营成本进行讨论，提出优化运输方式、节约能源使用、降低废品产生等策略。
四、成本控制措施决策1. 针对各项成本控制策略，讨论并决策具体的实施措施。
2. 制定时间表和责任人，明确措施的推进计划。
五、成本控制目标设定1. 基于分析报告和控制策略，制定下一季度的成本控制目标。
2. 明确目标的具体指标和达成方法。
六、其他事项1. 与会人员就成本控制相关问题提出补充意见。
2. 记录会议中涉及的其他事项和建议。
七、会议总结1. 主持人对会议进行总结，并强调下一步实施成本控制措施的重要性。
2. 提醒与会人员按照会议纪要的决策和目标进行推进。
会议结束以上是本次成本控制会议的纪要，旨在全面记录会议内容和决策，以便后续推进和评估。
接下来，各相关部门应按照会议纪要中的决策和目标，积极采取措施，并定期进行成本控制效果的评估和反馈。
通过共同努力，我们相信可以达到有效的成本控制目标，提升公司的经济效益和竞争力。
※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※（注：以上内容仅为模拟纪要，具体情况请根据实际情况进行调整。
）。
会议成本管理制度
会议成本管理制度1. 引言本文档旨在制定一套科学有效的会议成本管理制度，旨在提高会议成本的控制和管理能力，确保会议资源的合理利用和开支的合规性。
该制度适用于我公司所有组织的会议。
2. 目标- 对会议成本进行全面管理，确保合理使用公司资源；- 提高会议成本的透明度和可追溯性；- 降低会议成本，提高公司财务效益；- 加强会议决策的科学性和专业性。
3. 管理流程3.1 会议预算编制- 按照公司财务预算的指引，制定会议预算计划；- 针对每个会议项目，明确预算范围、预算金额及会议资源需求；- 预算编制需经相关部门批准。
3.2 会议费用支付- 会议费用支付由财务部门统一管理；- 遵循财务制度，确保费用支付的合规性和及时性；- 会议费用报销需提供相关凭证，并按照公司报销流程进行核销。
3.3 会议资源管理- 确定会议资源需求，包括会议场地、设备、材料等；- 对会议资源进行统一管理，避免重复采购和浪费；- 提前做好预定和安排，确保资源的及时供应。
3.4 会议成本控制- 按照预算计划进行严格控制，避免超出预算；- 在会议策划阶段，积极寻求成本节约的方案；- 定期审查和评估会议成本，及时调整管理措施。
4. 监督与评估- 设立会议成本管理监督小组，负责监督和评估管理制度的执行情况；- 定期对会议成本进行财务审计，发现问题及时整改；- 建立会议成本绩效评估体系，评估会议成本管理的效果。
5. 审批流程- 会议预算计划需经相关部门负责人审批；- 会议费用支付需经财务部门审批；- 会议资源需求及成本调整需经管理监督小组审批。
6. 其他事项- 全体员工应遵守本制度，配合会议成本管理工作；- 本制度有效期为三年，届时需进行修订和更新。
以上为会议成本管理制度的主要内容，请各部门负责人和全体员工严格按照本制度执行，共同维护公司财务的健康发展。
工作总结会议费用
工作总结会议费用
近年来，随着企业竞争的日益激烈，工作总结会议已成为企业管理的重要环节。
在进行工作总结会议时，会议费用的控制和管理成为了企业管理者关注的焦点之一。
首先，对于会议费用的控制，企业需要进行合理的预算规划。
在制定会议预算时，需要考虑会议的规模、地点、餐饮、住宿、交通等各项费用，并根据实际情况进行合理的预算分配。
在预算编制过程中，需要充分考虑到各项费用的变动因素，以及可能出现的意外支出，做好预算的充分准备。
其次，对于会议费用的管理，企业需要建立完善的费用报销制度。
在会议结束后，参会人员需要按照规定的程序提交费用报销申请，并提供相应的费用凭证。
企业需要建立严格的审批流程，对费用申请进行审核和审批，确保费用的合理性和合规性。
同时，企业还需要加强对费用的监督和管理，及时发现和纠正费用管理中的问题，确保费用的合理使用。
最后，企业还可以通过合理的会议费用控制和管理，提高会议效率，降低会议
成本。
通过合理的预算规划和费用管理，企业可以避免因费用超支而导致的财务压力，提高企业的经济效益。
同时，通过提高会议效率，减少不必要的费用支出，进一步降低会议成本，提高企业的竞争力。
综上所述，工作总结会议费用的控制和管理是企业管理中的重要环节。
企业需
要通过合理的预算规划和费用管理，提高会议效率，降低会议成本，确保企业的经济效益和竞争力。
同时，企业还需要加强对费用的监督和管理，确保费用的合理使用，促进企业的可持续发展。
会议成本控制和预算制定方法
会议成本控制和预算制定方法随着公司规模的扩大，企业、组织和政府机构的会议越来越频繁。
会议不仅是组织中一个重要的协调和沟通工具，还是企业和组织在经济和社会领域中联系和合作的重要平台。
同时，会议也是组织中的一个重要的成本之一。
因此，如何控制会议成本并制定有效的预算，对组织的经济和财务运营有着重要的影响。
会议成本控制方法1. 会场选择会场是会议成本中比较重要的因素之一。
选择合适的会场既能够满足会议的需求，又不会对组织造成太大的财务负担。
因此，在选择会场时，可以考虑以下几个因素：(1) 会议的规模会议规模越大，则需要的场地就越大。
因此，在选择会场时，需要根据会议规模和场地设置来选择合适的场地。
(2) 地理位置会议的地理位置是另一个需要考虑的因素。
选择靠近交通枢纽、交通便利的会场，可以有效减少参会者的交通费用和时间成本。
(3) 费用费用也是选择会场时需要考虑的因素之一。
尽可能使用旺季和淡季的优惠政策，以及根据会议的规模与时长，与会场协商降低租赁费用。
2. 餐饮服务对于大型会议来说，提供餐饮服务是必不可少的。
但是，如何在保证餐饮质量的同时，控制餐饮成本也是需要注意的问题。
(1) 饮食选择在选择餐饮服务供应商时，应根据会议规模和参会人数，选择合适的供应商，并根据与供应商的协商，确定供应商的费用和预算。
(2) 食材选择选用当地的食材和食材的季节性也是控制餐饮成本的有效方法。
同时，也可以选择经济实惠的餐饮方案，如自助餐等。
(3) 特殊食物对于有特殊饮食需求的参会者，可以根据与其沟通，量身定做合适的食物。
3. 其他费用除了会场租赁和餐饮服务费用外，其他费用也是需要注意的问题。
组织可以在以下方面进行控制：(1) 会议资料的打印尽可能使用数字化的会议材料，以避免纸质资料的打印成本。
(2) 酒店安排优先选择价格经济实惠的酒店，或根据与酒店的谈判达成合适的价格和预估。
4. 数据分析对于各项成本细节的监控，应派遣专门人员或使用专业的会议成本分析软件。
会议记录：项目成本控制会议
项目成本控制会议记录时间：XXXX年XX月XX日上午9点地点：XXXX会议室主持人：XXX会议目的：1. 分析目前项目的成本状况2. 提出成本控制的建议和措施3. 确定下一步的成本控制计划与会人员：XXX（项目经理）XXX（财务经理）XXX（采购经理）XXX（市场经理）XXX（研发经理）会议记录：1. 项目成本分析项目经理XXX首先做了一个项目成本分析的汇报，包括目前的成本预算和实际支出情况。
从报告中我们可以看到，目前项目的成本预算偏高，且实际支出也超出预算很多。
2. 成本控制建议和措施讨论财务经理XXX提出了一些成本控制的建议和措施，主要包括：- 优化采购流程，减少采购成本- 加强对成本的监控和核算- 提高生产效率，降低生产成本- 寻找更多的成本节约的途径采购经理XXX也对采购方面的成本进行了分析和建议，提出了一些采购上的改进措施，比如与供应商重新洽谈价格，优化供应链管理等。
3. 下一步成本控制计划大家针对财务经理和采购经理提出的建议和措施进行了讨论，并达成下一步的成本控制计划：- 设立专门的成本控制小组，负责对项目成本进行监控和调整- 优化采购流程，与供应商重新洽谈价格，力求降低采购成本- 加强生产管理，提高生产效率，降低生产成本- 定期召开成本控制会议，对成本进行动态分析和调整4. 分工及责任落实会议最后确定了下一步的分工及责任落实：- 项目经理负责成本控制小组的设立及成本监控工作- 财务经理负责对成本进行动态分析和预警- 采购经理负责与供应商的洽谈及采购流程优化- 市场经理负责根据市场情况调整产品定价- 研发经理负责提出研发成本的优化建议会议总结：本次会议明确了项目成本控制的目标和方向，并确定了下一步的成本控制计划和责任落实。
我们相信在大家的共同努力下，项目的成本会得到有效控制，为项目的顺利进行提供良好的保障。
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目录
中文摘要与关键词 (1)
一、会议成本的含义 (1)
（一）会议成本的含义
（二）会议成本的划分
二、会议成本管理的意义 (3)
三、会议成本管理的方法 (5)
参考文献 (8)
[摘要]会议，是指人们出于各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流或聚会、商讨的活动。
会议作为工作手段的一种，也和其他行为方式一样有它的成本。
为了加强会议成本管理，我们可以通过确定会议类型、提高会议主持者的技能、与会者充分准备、会议协办者做好准备工作等措施，提高会议效率。
[关键词]会议；会议成本；成本管理
论会议成本管理
所谓会议，是指人们出于各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流或聚会、商讨的活动。
一次会议的利益主体主要有主办者、承办者和与会者(许多时候还有演讲人)，其主要内容是与会者之间进行思想或信息的交流。
会议的主要目的就是解决问题，但由于主办者不善于掌控会议成本或开会频率过于频繁，不但不利于解决问题，反而使问题愈趋复杂。
会议成本过高与频繁的开会，常常是与会者的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。
如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是进行会议成本管理的中心议题。
一、会议成本的含义
（一）会议成本的含义
会议作为工作手段的一种，也和其他行为方式一样有它的成本。
会议成本是指与会人员及服务人员花费在会议期间的时间量价值、相当于工作量价值及其经费开支的总和,即时间成本、效率损失成本和直接会议成本
（二）会议成本的划分
会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。
1.时间成本。
它由与会者的会议准备时间、到达会场的旅行时间以及会议工作人员(包括会议秘书)的时间和与会者的人数等几个相关因素组成。
有时，这种时间成本可能由于各种比如与会人员的准备时间太长且零碎等因素，造成难以统计和计算，我们可以把它转化为金钱成本。
金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资构成。
2.直接会议成本。
这种成本也可以称为会议花费，这些花费包括与会者到达会场的旅行费用、会议期间的住宿、交通等费用、会场的租金、会议设施的租用费、相关文件资料准备的费用等等。
这些花费都比较直观、清晰，也比较容易预估和统计。
3.效率损失成本。
这个成本是由于与会者参加会议，离开原来的工作岗位造成的管理效率下降或生产、市场反应的滞后等产生的损失。
这个成本比较隐蔽，很多时候会被忽略掉，但它形成的结果又实实在在的摆在眼前。
比如公司的周例会，可能有不少参加周例会的人有这样的经历，开会时心不在焉，因为还在想着某个客户的电话或许马上就要打进来了，前台或者秘书不一定处理得好，会跑单。
或者开会期间没有及时接听重要客户的电话而损失一大笔交易。
或者不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产。
二、会议成本管理的意义
（一）可以开展有效的沟通
会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议成本管理的重要意义。
（二）可以高效传达资讯
通过会议成本管理，可以高效地向与会者通报一些决定及新决策，也就是说高效地向与会者传达来自上级或其他部门的相关资讯。
（三）可以有效地监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
（四）可以迅速达成协议与解决问题
达成协议与解决问题一般要经点明问题、发现问题并寻找解决办法、衡量问题轻重缓急、想出解决办法、评议解决办法、确定行动计划六个步骤，通过这六个步骤，迅速实现协议的产生和问题的解决。
（五）可以高效实现资源共享、开发创意、激励士气
利用会议成本管理，可以高效汇集资源，以期相互帮助，共同进步。
并且可以形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。
或者是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。
（六）可以巩固领导地位
经理或主管等领导层为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，可以通过会议成本管理，召开协调会议，以此来强化自己的地位。
三、会议成本管理的方法
（一）确定会议类型
会议成本管理的前提是要先明确会议的类型在会议成本观念没有建立起来之前，会议的成本很可能失控；特别是时间成本和效率损失成本，非常有机会居高不下或是大得惊人。
但是会议是必需的，它有着其他沟通方式不具备的优势，比如周例会，在总结和规划方面就很有效；而且各种会议都有它召开的合理时间和频率，这种时间和频率与会议的类型有关。
1.沟通型会议：这种会议最重要的功能在于交流信息、内部协调、得出结论等；比如部门协调会、头脑风暴就是这种类型的会议。
在这种会议里大家就是要把自己的观点、想法、信息谈出来，相对的会议气氛会轻松随意些；特别是头脑风暴，更是要大家的思维发散出去，甚至可以不需要得出结论。
2.管理型会议：这种会议主要在对一些事物进行规范或是宣布政策和决定；典型的像阶段性工作分配会议等；这种会议就是要让大家明白一些事情或规定，不需要大家就会议的内容、事项作讨论，只需要按照上面的规定执行。
3.决策型会议：这类会议主要是得出某些决定或方案；比如董事会、一些流程的制定会等等。
这些会议的主要目的是要针对某个或某些具体的问题达成一致，并最后得出统一的结论并规范大家按结论去行动。
（二）提高会议主持者的技能
1、参加会议的人员数量要控制合理，不能太多也不能太少；与会者在公司的层级不能选树过大，应保证每人都能在正常的压力下畅所欲言、各抒己见。
2、要心胸宽大，接纳各种意见，并给每个发言者以鼓励和赞扬；善于倾听和理解，不忽视各种看是微不足道意见和看法；注意措辞，不要打击了他人的积极性，特别是对此不同意见的人。
每个与会者的风格、能力、经验、思维方式和看问题的角度都可能不一样，就有可能形成理解的偏差或误解，甚至是冲突，这时候既要有积极正面的心态，还要善于利用各种技巧来保证会议在正确的氛围下进行。
3、注意会议的主题和大家讨论的方向又无偏差，要适时把会议方向拉回来；同时还应注意会议过程中可能产生的从众心理，多鼓励持与大家不同意见的人多发言，并给予适当的鼓励和赞扬；对于要公布的既成决定，要控制会议不再讨论，如的确需要，可以里外安排会议专门讨论。
4、控制会议按流程进行，掌握好时间，尽量不要推迟或延长会议。
固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。
一个中心是指整个会议的议程。
一个中心包括：
（1）会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。
（2）进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。
具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。
（3）结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。
两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。
但是，它们却是保证会议成败的关键。
所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。
会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。
5、对每个与会者的发言时间应该有的限定；如果会议议定需要得出结论的，要事先告诉与会者，让他们心里有数；这些都可以在会议议程里写明。
6、会议得出的决定和结论应该落实到部门或人，并且确定完成需要的时间、资源、配合以及遇到问题时可以到何处或向谁活的帮助等等。
7、安排会后跟踪，确定会议的决定和结论能够有效实施。
（三）与会者充分做好准备
1、以积极正面的心态面对会议。
开会能够直接表现与会者的业务能力、沟通能力、人际关系的处理以及应变等等能力，同时还可以与其他与会者进行交流；这既是展现自己的一个舞台，也是提高自己的机会。
2、明确会议目的，做到事前准备充分，发言有的放矢。
这样既能节省时间成本，又能让大家明确自己的想法和问题，有助于得到帮助和帮助别人。
3、会前做好准备，除了准备好自己要发言的内容以外，还应大致了解一下其他与会者可能发言的内容，并且应该考虑到自己可能会被提问，有可能的话也准备一下应该提出的问题或意见。
（四）会议协办者做好准备工作
1、要事先准备好会议议程，并在会前打好发到每个与会者手上，让每个参与者都明确了解会议的目的、主题、程序、参与人员构成等等；如果需要大家同意讨论的问题，应事先将这些问题的相关资料准备好，随会议议程一同发给每一个与会者。
2、要做好会议记录，并且会议结束后及时整理发给每个与会者和相关部门。
3、如果会议的除了需要成文的规定或决策，要及时将会议记录给决策人过目签名，然后再下发。
[参考文献]
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[5] 清宫普美代，李彦霞著，《让会议卓有成效》，中国人民大学出版社，2010年9月第1版，
[6] 向阳，强月霞著，《会议策划与组织》，重庆大学出版社，2010年9月第1版
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