会议管理实务(项目一)
会议管理实务的项目三 会中服务-文档资料
3.庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念；
4.与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是其参加会议活动的书面证明，可为日后
的查考提供历史凭据。在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。
学习任务二
一、会议签到 (二)
落实会场接待
项 目 三
会议签到的方法
1
簿 式 签 到
4
座 次 表 签 到
学习任务一
接站与报到
项 目 三
知识目标
◆掌握会议接站工作原则。
◆掌握会议报到工作原则与方法。 能力目标 ◆能够做好会议接站准备工作。 ◆能够做好会议报到工作。
学习任务一
一、会议接站 (一)
接站与报到
项 目 三
会议代表接站安排表 接 站 工 作 人 员 接 站 出 发 时 间 接 站 出 发 地 点
“十二五”职业教育国家规划教材 经全国职业教育教材审定委员会审定
（第二版）
总主编 孙汝建 主 编 陈建国 赵志强
副主编 雷 鸣 主 审 王瑞成
会中服务—细节定成败
目 录
项 目 三
接站与报到
学习任务一
学习任务二
落实会场接待
学习任务三
保障会议安全与后勤
学习任务四
组织会议游览活动
学习任务五
完成会议记录与编写会议简报
2
证
卡 签 到
5
会议工作人员代为签到
3
电
子 签 到
学习任务二
一、会议签到 (三)
落实会场接待
项 目 三
会议签到的要求
1
认
真 准 备
2
有
序 组 织
3
及
时 统 计
《会议管理实务》课件——10.会议资料和会议物品的准备
一．会议资料
2．会务资料
➢ 会务资料是会议组织者处理各项会务所需的资料。
包括：
接站一览表 会议签到表 住宿登记表 用餐分组表 会议讨论分组表 会间乘车分组表 订票登记表 会务组成员通讯录（每人一份）等
一．会议资料
3．沟通资料
➢ 沟通资料是进行会议内外沟通的资料。
包括： 会议宣传资料 会议参考文件 各种与会议有关的协议书 合同书等
会议正式开始前两小时开空调进行预冷或预热试验。
（6）使用到各种视听设备时，应安排有专人负责调试、维修 和保管。
常用的视听设备：
表决投票系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体设备 （投影机、投影屏、投影仪、幻灯机）、摄像机、录像机、 电视机、电视墙、数据监视器、音响设备、办公设备、音频 视频会议系统等。
会议物品
PART 2
二．会议物品
会议物品
① ② ③
各种证件 会议指示标志 会议设备和用品
二．会议物品
1．会议证件
➢ 会议证件是会与组织者发给参加会议的代表、嘉宾以及会议工作者佩戴的统一制作的证件。
包括：
代表证
发给参加并有表决权和选举权的代表。
列席证
发给旁听但无表决权的列席人员。
工作证
只能证明是会议工作人员，出入行走有一定限制。
（4）会议物品的准备有时可结合公关宣传工作。
如在发放的纸笔或资料袋上印制会议举办企业名称及会议名称； 也可以印制赞助企业的名称，开辟会议筹资渠道。
二．会议物品
4．会议物品准备注意事项
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（5）准备就绪的物品在会议前要作适当的试用或调试。
如需用到黑板、白板时，应将其附带的粉笔、水笔、指示棒或荧光笔、 板擦等一起准备；
会议管理实务项目一
认知会议的涵义与要素
项 目 一
会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象。早在原始社会，人类为了生存和分配共同的 收获，就已经出现了“氏族议事会”，在议事会开会时，人民——男男女女都站立在周围，按照
规定的程序参加讨论。
会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商 议活动。会议有广义和狭义之分：广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式； 狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议。形成会议的主要条件是：有 明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。
学习任务一
二、会议的要素 (四 ) 会 议
认知会议的涵义与要素
项 目 一
时 间
会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。会议的召开时间，指的是会议什么时候开始 和结束的时间。会期通常是指会议期闾聚会、活动一次以上的会议，从开始到结束之间所需的 时间段。会议可短可长，少则几分钟、几十分钟，多则数小时、几天，甚至十几天。会议组织 者应尽可能准确地预计会议需要的时间，在会议通知中写明，及时通知与会者，便于与会者有 计划地安排。
会议认知—会议真面目
目 录
项 目 一
学习任务一 认知会议的含义与元素
学习任务二 认知会议的种类与功能
学习任务三 认知会议的成本与效率
学习任务一
认知会议的涵义与要素
项 目 一
知识目标 ◆了解会议的概念。 ◆了解会议的要素。
◆了解会议的工作流程。 能力目标 ◆掌握会议的要素，区分会议与非会议。
学习任务一
声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。
学习任务一
认知会议的涵义与要素
《会议管理实务》第四版每章核心要点
《会议管理实务》第四版每章核心要点摘要：一、引言- 会议管理实务的概念和重要性- 本书的目标读者和结构二、会议筹备1.确定会议目的和议程2.选择合适的会议时间和地点3.安排会议场地和设施4.发布会议通知和邀请三、会议组织1.成立会议筹备组2.制定会议日程安排3.安排会议发言和讨论环节4.确定会议参与人员和角色四、会议现场管理1.会议签到和资料发放2.会议现场布置和设备检查3.会议进程控制和时间管理4.会议现场安全和应急处理五、会议记录和总结1.会议记录的内容和形式2.会议纪要的整理和分发3.会议成果的评估和反馈4.会议后续行动的跟进和督促六、会议沟通与协调1.会前沟通与资料准备2.会议期间的沟通与交流3.会后沟通与行动计划4.跨部门和跨层级的协调七、提升会议效果的方法1.明确会议目标和议题2.优化会议流程和形式3.提高参会者的参与度和责任感4.利用现代技术提高会议效率八、会议管理中的挑战与应对1.会议组织与时间管理的冲突2.会议决策与执行的困境3.会议中的冲突与协调问题4.提高会议效果的策略和方法正文：《会议管理实务》第四版旨在为从事会议管理工作的人员提供全面而实用的指导。
全书围绕会议筹备、组织、现场管理、记录与总结、沟通与协调、提升会议效果及应对挑战等方面展开，旨在帮助读者更好地理解和运用会议管理的方法和技巧。
在会议筹备阶段，确定会议目的和议程、选择合适的会议时间和地点、安排会议场地和设施以及发布会议通知和邀请都是至关重要的环节。
这些工作的完成将为后续会议的顺利进行奠定基础。
会议组织阶段涉及成立会议筹备组、制定会议日程安排、安排会议发言和讨论环节以及确定会议参与人员和角色等方面。
通过精细的组织，确保会议能够按照既定计划顺利进行。
会议现场管理是会议成功的关键环节。
这一阶段需要做好会议签到和资料发放、会议现场布置和设备检查、会议进程控制和时间管理以及会议现场安全和应急处理等工作。
会议记录和总结是会议成果的体现，需要对会议内容进行详细记录，整理会议纪要，评估会议成果，并进行后续行动的跟进和督促。
会议管理实务》教学大纲
《会议管理实务》教学一、课程性质会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。
本课程是文秘专业的一门专业主干课程。
根据用人单位反馈信息和毕业生就业状况分析，经校内外行业专家、教育教学专家等多方调研讨论，确定文秘专业的培养目标为：培养具备良好职业素质，掌握专业知识和职业技能，能胜任机关及企事业单位文秘一线工作岗位办公室文秘工作岗位的高素质技能型专门人才。
本课程面向办公室会务管理工作岗位，针对秘书会务典型工作任务，着力培养秘书会务工作所需的会前筹备、会中服务与会后落实基本理论知识、工作方法以及工作过程中的注意事项，掌握办会的一般流程及会务礼仪，树立正确的会务管理理念，养成良好的职业习惯。
前导课程：秘书理论与实务（或秘书学概论）、秘书写作、办公室实务、口才实训、庭审速录等。
后续课程：专业综合实训、顶岗实习、毕业设计。
二、学习目标本课程使学生了解会务工作的基本内容及工作程序，掌握作为秘书，如何拟定会议方案、做好会前准备工作、会中协调管理工作、会议记录与会议简报的写作及会后落实反馈工作，能熟练掌握办会的基本礼仪，具备组织协调的能力，懂得秘书在办会中的职责，达到秘书办会能力的要求，培养学生良好的职业素质与专业核心能力，为从事文秘类工作打下坚实基础。
通过教学与实践，使学生系统地学习秘书会务工作的理论和实务，掌握秘书会务工作的一般规律，培养学生形成秘书会务工作的综合能力和训练学生掌握秘书会务工作的操作技能，形成秘书的职业素质。
具体包括以下几个方面：1、专业能力目标（1）能够制订会议计划、方案、预案或策划书；（2）能够做好会议筹办工作；（3）能够开展会前检查；（4）能够做好会中服务工作，做好会议记录，拟写会议简报；（5）能够拟写会议总结，组织会议信息落实与反馈以及文档管理工作。
2、方法能力目标（1）树立自我学习意识，灵活运用会务工作的普适程序与方法，举一反三，融会贯通，合理应用到各种类型的会务工作中；（2）掌握计算机与网络的信息收集、整理、存储以及展示能力，灵活运用文字、数据和音像等多媒体技术，以优化会务管理工作，解决不同会议类型遇到的实际问题。
会议管理实务项目一 会议认知教案
项目一会议认知教案一、教学目的通过本项目学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，掌握会议效果的因素，树立会议成本意识。
二、教学重点了解会议的概念、要素与工作流程；掌握影响会议效果的因素。
三、教学难点预算会议成本。
四、教学时数理论教学2课时五、教学内容案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。
一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。
几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。
事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。
但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。
尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？一、会议的含义商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。
几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。
然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。
这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。
典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。
（一）是指有组织有领导地商议事情的集会。
（二）是指人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程，是一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。
它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。
如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。
《会议管理实务》全书电子教案整套教学课件
40
知识链接
➢会议环境布置的基本要求
强化主题 勤俭节约
41
知识链接
➢会场布置
①会标 ②会徽 ③画像 ④标语 ⑤旗帜 ⑥花卉 ⑦灯光
29
二、任务实施
任务2——要素分解
1
明确 会议规模、性
质和规格
2
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
30
二、任务实施
任务2——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质与规格。 报告会属于中小型会议，参与人数约100人，应选择中
等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会 场可以选择教室式布置。 本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃 和庄重。 本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议， 本公司可安排副总出席。
会议议程；
会议讨论和发言；
会议决定和决议；
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先 后次序会有所不同。
15
二、任务实施
任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
16
销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题
人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施步骤
能力目标
能进行大型庆典会议的 气氛渲染和会场布置。
能进行报告会的会议气 氛渲染和会场布置。
能进行研讨会、座谈会 的气氛渲染和会场布置
23
一、任务描述
1、情境导入
菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个月 ，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系 列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程 ，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方 面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇 。李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场布 置工作。
会议管理实务
会议管理实务
•内容简介：
•《会议管理实务》贯彻项目化教学改革的要求，对会议管理实务的教学内容进行了整合，让学生在完成“任务”的过程中，学习应用相关知识，掌握会议管理与服务的方法与技巧。
《会议管理实务》设计了多个会议管理工作项目与任务，以项目、任务为载体，穿插相关知识。
在教学过程中，教师可以根据不同专业对会议管理与服务的不同要求，对相关内容有所选择与侧重。
•目录：
•项目一会议基础
•任务一认识会议
•
•项目二会议策划与会前准备工作
•任务一进行会议策划
•任务二确定会议的名称与议题
•任务三确定会议工作机构与人员分工
•任务四拟订会议议程和日程
•任务五确定会议地点与场所
•任务六制作并发送会议通知
•任务七编制会议预算
•任务八准备会议资料和会议物品
•任务九会场布置
•
•项目三会中服务工作
•任务一接站和报到工作
•任务二进行会间服务
•任务三编写会议记录
•任务四编写会议简报
•任务五处理会中突发事件
•
•项目四会议评估与会后工作
•任务一送别与会人员
•任务二会场善后工作
•任务三会议经费结算
•任务四制发会议纪要
•任务五会议文件资料的收集和整理
•任务六会议评估和总结
•
•项目五其他类型会议的组织与管理
•任务一开业庆典的组织与管理
•任务二新闻发布会的组织与管理
•任务三股东大会的组织和管理
•
•项目六综合实训
•综合实训一新产品介绍、咨询暨订货会议•综合实训二文书拟写、商务接待与会议筹备•综合实训三课程学习总结与汇报。
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项目一 认识会议
会议积极作用 • 交流信息，互通情报 • 发扬民主，科学决策 • 传达指示，部署工作 • 统一认识，协调行动
会议消极作用 • 时间精力浪费 • 金钱浪费 • 信息重复、浪费 • 滋长不正之风
Байду номын сангаас
项目一 会议的要素5W1H
• WHY • WHAT • WHO • WHEN • WHERE • HOW
会议管理实务(项目一)
项目一 认识会议
• 根据举办单位 • 公司类会议 • 协会类会议 • 政府机构会议
•根据会议活动特征 •商务型会议 •展销会议 •度假型会议 •文化交流会议 •专业学术会议 •政治性会议
项目一 认识会议
• 根据方式手段（内容决定手段） • 常规会议 • 现场会 • 招待性会议 • 座谈会 • 观摩会 • 茶话会 • 电话会议 广播会议 网络会议