会议管理实务的项目五 企业常见务组织共42页
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《会议管理实务》课件——10.会议资料和会议物品的准备
一．会议资料
2．会务资料
➢ 会务资料是会议组织者处理各项会务所需的资料。
包括：
接站一览表 会议签到表 住宿登记表 用餐分组表 会议讨论分组表 会间乘车分组表 订票登记表 会务组成员通讯录（每人一份）等
一．会议资料
3．沟通资料
➢ 沟通资料是进行会议内外沟通的资料。
包括： 会议宣传资料 会议参考文件 各种与会议有关的协议书 合同书等
会议正式开始前两小时开空调进行预冷或预热试验。
（6）使用到各种视听设备时，应安排有专人负责调试、维修 和保管。
常用的视听设备：
表决投票系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体设备 （投影机、投影屏、投影仪、幻灯机）、摄像机、录像机、 电视机、电视墙、数据监视器、音响设备、办公设备、音频 视频会议系统等。
会议物品
PART 2
二．会议物品
会议物品
① ② ③
各种证件 会议指示标志 会议设备和用品
二．会议物品
1．会议证件
➢ 会议证件是会与组织者发给参加会议的代表、嘉宾以及会议工作者佩戴的统一制作的证件。
包括：
代表证
发给参加并有表决权和选举权的代表。
列席证
发给旁听但无表决权的列席人员。
工作证
只能证明是会议工作人员，出入行走有一定限制。
（4）会议物品的准备有时可结合公关宣传工作。
如在发放的纸笔或资料袋上印制会议举办企业名称及会议名称； 也可以印制赞助企业的名称，开辟会议筹资渠道。
二．会议物品
4．会议物品准备注意事项
Байду номын сангаас⚠️
（5）准备就绪的物品在会议前要作适当的试用或调试。
如需用到黑板、白板时，应将其附带的粉笔、水笔、指示棒或荧光笔、 板擦等一起准备；
会议的组织和管理[1]
![会议的组织和管理[1]](https://360docs-1393072327.cos.ap-beijing.myqcloud.com/41fa42e977232f60dccca149.webp)
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
案例：2000年代理会分析
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 会议费的报销、决算和 分摊
案例：99决算
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序
会议准备检查表
涉
及
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
4、 餐饮及费用
5、 甲方对乙方的规定
内 6、 乙方对甲方的规定
容 涉
7、 结算等
及
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例： 签到程序界面演示
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
案例：2000年代理会分析
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 会议费的报销、决算和 分摊
案例：99决算
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序
会议准备检查表
涉
及
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
4、 餐饮及费用
5、 甲方对乙方的规定
内 6、 乙方对甲方的规定
容 涉
7、 结算等
及
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例： 签到程序界面演示
会议的组织和管理[1]
会议的组织和管理
会议管理实务项目五 企业常见会务组织教案
项目五企业常见会务组织教案一、教学目的通过本项目学习，熟悉企业常见会议，掌握常见会议的组织与服务工作，增强职业意识，提高职业适应度。
二、教学重点会见会谈座位安排；新闻发布会与庆典仪式组织；案例分析。
三、教学难点会务组织安排工作；会场的布置；技能训练。
四、教学时数10课时五、教学内容会见会谈座位安排案例导入：2008年10月5日印度的王子贸易有限公司一行5人来到中国赛特尔汽车贸易公司参观访问，赛特尔贸易公司做了大量的工作：第一步做好接待准备。
赛特尔贸易公司仔细检查活动场所、行车线路、交通工具等。
第二步会见会谈。
这次会见安排在会客厅，又方便进行友好的交谈。
第三步引导来宾进入公司。
印度客人到来前，公司负责本次参观任务的负责人或解说者在大门口迎接参观者。
第四步做好餐饮服务。
用具有民族特色、本地风味和客人喜爱的菜肴招待印度客人。
第五步欢送来宾。
为了给对方留下良好印象，争取深入合作，中国赛特尔汽车贸易公司应如何安排此次涉外会见会谈？任务分析：要圆满完成会见会谈活动，布置好场所，安排好座位，非常重要，有利于营造一种轻松愉快的交流气氛，收到很多的预期效果，也是办公室秘书工作人员做好来宾接待工作的重要一环。
那么，秘书人员应如何安排会见会谈的座位呢？知识导航：一、会见会谈的含义会见，国际上一般称接见或拜会。
凡身份高的人士会见身份低的，或是主人会见客人，这种会见，一般称为接见或召见。
凡身份低的人士会见身份高的，或是客人会见主人，这种会见，一般称为拜会或拜见。
拜见君主，又称谒见、觐见。
我国内不作上述区分，一律统称会见。
接见和拜会后的回访，称回拜。
会见就其内容来说，有礼节性的、政治性的和事务性的，或兼而有之。
礼节性会见时间较短，话题较为广泛；政治性会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题；事务性会见则有一般外交交涉、业务商谈等等。
会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见。
会谈也可以是指洽谈公务，或就具体业务进行谈判、会商。
会议管理实务全书电子教案整套教学课件
会议议程；
会议讨论和发言；
会议决定和决议；
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先 后次序会有所不同。
14
二、任务实施
任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
15
销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题
人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施步骤
对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进 行调试。 步骤5：发言席布置 庆典大会应专设发言台，位于主席台靠内一侧。发言台 最好摆设小盆鲜艳鲜花。预先调试好话筒。 步骤6：大会座位布置 作为大型会议，为维持会场的秩序，保证各项活动的顺 畅进行，会场预设功能区。分为ABCD各区，让记者、 退休人员、外宾、领奖人员都有专门的功能区，一般职 工则按部门划分功能区。
[4]在主席台的桌上，于每个人座位的左侧放置姓名台 签。
38
知识链接
➢安排场内其他人员的座次
[1]小型会场内座位的安排，一般离会场的入口处远、 离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。
[2]中大型会场内座位的安排方法有3种： 横排法。是按参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称
笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。 竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓
1
一、任务描述
1、情境导入
新世界公司经理办公会决定于20××年1月7日 召开一次如何加强公司经营管理的研讨及交流 会，届时还要邀请商务部领导及管理学专家做 报告。要求各分公司经理和部门经理必须到会 ，且要准时，地点在公司第一会议室。作为总 经理办公室秘书，请你根据这次会议的主旨规 模和会期等因素，拟写相关的会议文书。
会务的组织和管理PPT课件
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
第4页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
第5页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇出
所需款项； 提前行文，写明规则。
第23页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表
第24页/共50页
会议的组织和管理
案例
案例：《99代理会费申请报告》 《99代理会费用使用、审批、 报销规定》 《关于参加西安活动的人员 通知》
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
第47页/共50页
会议的组织和管理
谢谢大家
课讲完了，
对大家有用吗？
谢 谢 大 家！
第48页/共50页
休 息， 休息一会儿！
第49页/共50页
感谢您的观看！
第50页/共50页
1、北京制定原则、分配名额；
2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京；
6、北京终审、给编号；
7、编号分别发大区；
第19页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000代理会 物资准备清单
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会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
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会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇出
所需款项； 提前行文，写明规则。
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会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表
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会议的组织和管理
案例
案例：《99代理会费申请报告》 《99代理会费用使用、审批、 报销规定》 《关于参加西安活动的人员 通知》
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
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会议的组织和管理
谢谢大家
课讲完了，
对大家有用吗？
谢 谢 大 家！
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休 息， 休息一会儿！
第49页/共50页
感谢您的观看！
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1、北京制定原则、分配名额；
2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京；
6、北京终审、给编号；
7、编号分别发大区；
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会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000代理会 物资准备清单
会议管理实务(项目二)报告.ppt
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作业一
• 4、此次招聘，希望一次性进行完两地五校的招聘工作。 假如你是公司人事文员，请为此次招聘活动制定《行程 表》及《日程表》。
• 5、总预算1万人民币
最新.课件
31
作业一
• 住宿要求：不住商务酒店，优选正三星宾馆，同一城市 不换酒店
• 吃饭要求：公司实报实销
• 长途交通工具：飞机经济舱或高铁二等座
• 公司保安、清洁阿姨是否需要参加？
？
最新.课件
13
任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 成立工作机构原则： • 适宜原则 • 对口原则：合适的部门做合适的事 • 平均原则：因事设组 • 明确原则：分工明确，行政与营销部做不同的事 • 精干原则：部门参加，全员参与，但不是所有的人参加
最新.课件
14
• 议程含义：会议上议题的先后顺序安排 • 议程特点：事先准备、领导审批、与会者事先知悉 • 不同类型会议议程： • 按照会议规模 • 大型会议：仪式性安排&实质性议程（迎新生大会） • 专项会议：议程简单直接（学术讨论会）
最新.课件
22
任务四 拟定会议议程和日程
按照会议属性 • 1、非法定程序性会议：根据需要而定 • 2、法定程序性会议：全国人民代表大会、公司董事会、
几点茶歇、几点午餐等具体内容，可以看作是一张会议 时间表 • 2、作用： • 保证议程具体实施 • 方便与会者 • 提高会议效率
最新.课件
26
任务四 拟定会议议程和日程
• 会议日程编排方法： • 1、根据议题整体把握 • 2、时间预测，稍微富足 • 3、符合人体生理和心理规律 • 会议日程结构和书写： • 1、标题 2、稿本（标注“草案”） 3、题注 • 4、正文（表格式、日期式） 5、落款 6、日期
会议管理实务的项目五 企业常见务组织44页PPT
31、只有永远躺在泥坑里的人，才不会再掉进坑里。——黑格尔 32、希望的灯一旦熄灭，生活刹那间变成了一片黑暗。——普列姆昌德 33、希望是人生的乳母。——科策布 34、形成天才的决定因素应该是勤奋。——郭沫若 35、学到很多东西的诀窍，就是一下子不要学很多。——洛克
会议管理实务的项目五 企业常见务组 织
•
6、黄金时代是在我们的前面，而不在 我们的 后面。
•
7、心急吃不了热汤圆。
•
8、你可以很有个性，但某些时候请收 敛。
•
9、只为成功找方法，不为失败找借口 (蹩脚 的工人 总是说 工具不 好)。
•
10、只要下定决心克服恐惧，便几乎 能克服 任何恐 惧。因 为，请 记住， 除了在 脑海中 ，恐惧 无处藏ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ身。-- 戴尔． 卡耐基 。
会务的组织和管理(联想)
•
与客房部的联系
•
处理突发事件
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
•会议结束的工作
• 1 退房； 整理物品； • 结帐； 回收问卷。
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
•案例：意见反馈样式
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录
•三、会后总结和决算
•四、中小型会议的会务管 理
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
•会务工作程序
• 会议准备检查表
• 会议主持人自我
•
•中小型会 议的模板
会务的组织和管理(联想)
•目高标效管会理议基本环节及注意问题
几个注为意什问么题实行目标管理
•
工职责
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理 工
会前准备 - 会务组的分
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•案例：2000年代理会邀
•
请信
•内容：
•1、前言
2、会议日程
•3、注意事项
•4、入住宾馆地点及电话
•5、回执
会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分
工
•1、北京制定原则、分配名额；
会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
•案例： • 签到程序界面演示
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
(A5)会议运作实务(ppt文档)
2、提前1—2天召集会务人员（带好会议所需物品、门 票、餐票）进入会议现场布置工作并彩排；
3、确定会务组房间。指定专人负责分房间、发胸卡、门 票、餐票及相关参会物品 ；
4、按照会务人员具体分工 5、制定会议流程、日程安排(会序)； 6、确定会议的大会主席、内外场总监、舞台监督、后勤
管理、门 卫、礼 仪、助 教、主持人、讲 师、 音响 师（灯光）； 7、确定会议所需食宿、用品及采购(数量及价格)； 8 、确定会议工作人员数量及具体分工；
1. 清晰知道此次会议的目的和方向； 2. 会议期间不要吸烟（主持人宣布）； 3. 手机关闭或调至静音（主持人宣布）； 4. 给主讲嘉宾、主要领导人留最前排的座位，
以示尊重
（两天一夜会议）
• 大型招商会（会议流程附后）
会议流程
设备调试（提前6-8小时）
9 、 电脑操作系统匹配兼容；（投影仪、课件） 10 、电脑、音响的连接无误； 11 、麦克风的电池充足、 音量适当；（最后排为准，备用电池） 12 、翻页笔的连接使用、电池充足； 13 、照明开关准确位置；
会务具体分工
1、会议督导: A、负责领导人入场顺序的编排; B、负责督导讲师的候场工作; C、负责安排获奖人员、分享人员、演出人员的上台 顺序及候场工作; D、督促并及时处理现场发生的临时问题;
具体分工如下：
1 、大 会 主 席：1人 2 、内外场总监：2人 3 、舞 台 监 督：1人（） 4 、后 勤 管 理：2人（食宿、用品及采购数量及价格）； 5 、门 卫： 2人（负责人） 6 、礼 仪： 8-10人 7 、助 教： 10-30人 8 、主持 人: 2-4人（男女搭配） 9 、讲 师: 4人（理念+公司+产品） 10 、音 响 师（灯光）:2人
3、确定会务组房间。指定专人负责分房间、发胸卡、门 票、餐票及相关参会物品 ；
4、按照会务人员具体分工 5、制定会议流程、日程安排(会序)； 6、确定会议的大会主席、内外场总监、舞台监督、后勤
管理、门 卫、礼 仪、助 教、主持人、讲 师、 音响 师（灯光）； 7、确定会议所需食宿、用品及采购(数量及价格)； 8 、确定会议工作人员数量及具体分工；
1. 清晰知道此次会议的目的和方向； 2. 会议期间不要吸烟（主持人宣布）； 3. 手机关闭或调至静音（主持人宣布）； 4. 给主讲嘉宾、主要领导人留最前排的座位，
以示尊重
（两天一夜会议）
• 大型招商会（会议流程附后）
会议流程
设备调试（提前6-8小时）
9 、 电脑操作系统匹配兼容；（投影仪、课件） 10 、电脑、音响的连接无误； 11 、麦克风的电池充足、 音量适当；（最后排为准，备用电池） 12 、翻页笔的连接使用、电池充足； 13 、照明开关准确位置；
会务具体分工
1、会议督导: A、负责领导人入场顺序的编排; B、负责督导讲师的候场工作; C、负责安排获奖人员、分享人员、演出人员的上台 顺序及候场工作; D、督促并及时处理现场发生的临时问题;
具体分工如下：
1 、大 会 主 席：1人 2 、内外场总监：2人 3 、舞 台 监 督：1人（） 4 、后 勤 管 理：2人（食宿、用品及采购数量及价格）； 5 、门 卫： 2人（负责人） 6 、礼 仪： 8-10人 7 、助 教： 10-30人 8 、主持 人: 2-4人（男女搭配） 9 、讲 师: 4人（理念+公司+产品） 10 、音 响 师（灯光）:2人
第七讲会议管理实务
2019/11/25
3
2、会议管理
会议管理是为了保 证会议的正常进行 并提高会议的效率， 而对会议的筹备、 组织、保障等工作 的一种有效的协调。
2019/11/25
4
3、会议的分类
（1）按会议的 目的分类
（2）按会议的 形式分类
（3）按会议的 职级分类
2019/11/25
5
（1）按会议的目的分类
第七讲:会议管理实务
2019/11/25
1
主要内容
一、会议的基本知识 二、会议的计划与准备 三、会议中的实务 四、会议后的实务 五、召开各种形式会议的方法 六、如何提高会议的效率
2019/11/25
2
一、会议的基本知识
1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词。 从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、 集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意 义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事 情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、 有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括 以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终 止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席 人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。
1、举行会议的决定 2、参加会议的人选 3、会议日期、时间
的决定 4、会议场所的选择 5、议程表制作和执
行方法
2019/11/25 6、会议知的写作 和传达方法 7、会议资料的准备 8、会议场所的布置 9、出席者的位置 10、会议用品的准备 11、为来宾安排膳宿
和记者招待会
6、报告会 7、座谈会 8、国际会议 9、电话、电视
会议
10、签约仪式