会议管理实务项目一
第七讲会议管理实务ppt课件
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四、会议后的实务
l1、会后杂务 l2、编写会议
简报
l3、拟写会议 纪要
l4、会议总结
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2、编写会议简报
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3、拟写会议纪要
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五、召开各种形式会议的方法
l1、办公会议 l2、代表会议 l3、联席会议 l4、学术会议 l5、新闻发布会
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8、会议场所的布置
l圆桌型 l 口字型 lU字型和V字型 l教室型
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9、出席者的位置
l领导者(主持人、主席) l负责记录的人 l其余参加会议的人 l列席人员
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主席台的布置：
l领导为单数：
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领导为双数：
l会议的具体目的：信息的传达、信息的交换、 相互启发、作出决定、收集创意等。
l说明会议—— 以信息的传递为目的。
l研究会议—— 以信息交换与相互启发为目的。
l解决问题的会议—— 以作出决定为目的。
l学习会议—— 以传递信息和相互启发为目的。
l创意会议—— 以收集创意为目的。
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(2) 按会议的形式分类
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4
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三、会议中的实务
l1、接待实务
l2、会场的管理及 茶点招待
l3、会议中的电话 或来访者
会议管理实务(项目一)
项目一 认识会议
会议积极作用 • 交流信息，互通情报 • 发扬民主，科学决策 • 传达指示，部署工作 • 统一认识，协调行动
会议消极作用 • 时间精力浪费 • 金钱浪费 • 信息重复、浪费 • 滋长不正之风
Байду номын сангаас
项目一 会议的要素5W1H
• WHY • WHAT • WHO • WHEN • WHERE • HOW
会议管理实务(项目一)
项目一 认识会议
• 根据举办单位 • 公司类会议 • 协会类会议 • 政府机构会议
•根据会议活动特征 •商务型会议 •展销会议 •度假型会议 •文化交流会议 •专业学术会议 •政治性会议
项目一 认识会议
• 根据方式手段（内容决定手段） • 常规会议 • 现场会 • 招待性会议 • 座谈会 • 观摩会 • 茶话会 • 电话会议 广播会议 网络会议
第七讲会议管理实务.
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主 要 内 容
一、会议的基本知识 二、会议的计划与准备
三、会议中的实务
四、会议后的实务
五、召开各种形式会议的方法
六、如何提高会议的效率
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一、会议的基本知识
1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词。 从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、 集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意 义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事 情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、 有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括 以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终 止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席 人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。
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2、会议管理
会议管理是为了保 证会议的正常进行 并提高会议的效率， 而对会议的筹备、 组织、保障等工作 的一种有效的协调。
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3、会议的分类
（1）按会议的
目的分类 （2）按会议的 形式分类 （3）按会议的 职级分类
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（1）按会议的目的分类
会议的具体目的：信息的传达、信息的交换、 相互启发、作出决定、收集创意等。 说明会议——以信息的传递为目的。 研究会议——以信息交换与相互启发为目的。 解决问题的会议——以作出决定为目的。 学习会议——以传递信息和相互启发为目的。 创意会议——以收集创意为目的。
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2、编写会议简报
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3、拟写会议纪要
会议管理实务》教学大纲
《会议管理实务》教学一、课程性质会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。
本课程是文秘专业的一门专业主干课程。
根据用人单位反馈信息和毕业生就业状况分析，经校内外行业专家、教育教学专家等多方调研讨论，确定文秘专业的培养目标为：培养具备良好职业素质，掌握专业知识和职业技能，能胜任机关及企事业单位文秘一线工作岗位办公室文秘工作岗位的高素质技能型专门人才。
本课程面向办公室会务管理工作岗位，针对秘书会务典型工作任务，着力培养秘书会务工作所需的会前筹备、会中服务与会后落实基本理论知识、工作方法以及工作过程中的注意事项，掌握办会的一般流程及会务礼仪，树立正确的会务管理理念，养成良好的职业习惯。
前导课程：秘书理论与实务（或秘书学概论）、秘书写作、办公室实务、口才实训、庭审速录等。
后续课程：专业综合实训、顶岗实习、毕业设计。
二、学习目标本课程使学生了解会务工作的基本内容及工作程序，掌握作为秘书，如何拟定会议方案、做好会前准备工作、会中协调管理工作、会议记录与会议简报的写作及会后落实反馈工作，能熟练掌握办会的基本礼仪，具备组织协调的能力，懂得秘书在办会中的职责，达到秘书办会能力的要求，培养学生良好的职业素质与专业核心能力，为从事文秘类工作打下坚实基础。
通过教学与实践，使学生系统地学习秘书会务工作的理论和实务，掌握秘书会务工作的一般规律，培养学生形成秘书会务工作的综合能力和训练学生掌握秘书会务工作的操作技能，形成秘书的职业素质。
具体包括以下几个方面：1、专业能力目标（1）能够制订会议计划、方案、预案或策划书；（2）能够做好会议筹办工作；（3）能够开展会前检查；（4）能够做好会中服务工作，做好会议记录，拟写会议简报；（5）能够拟写会议总结，组织会议信息落实与反馈以及文档管理工作。
2、方法能力目标（1）树立自我学习意识，灵活运用会务工作的普适程序与方法，举一反三，融会贯通，合理应用到各种类型的会务工作中；（2）掌握计算机与网络的信息收集、整理、存储以及展示能力，灵活运用文字、数据和音像等多媒体技术，以优化会务管理工作，解决不同会议类型遇到的实际问题。
会议管理实务项目一 会议认知教案
项目一会议认知教案一、教学目的通过本项目学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，掌握会议效果的因素，树立会议成本意识。
二、教学重点了解会议的概念、要素与工作流程；掌握影响会议效果的因素。
三、教学难点预算会议成本。
四、教学时数理论教学2课时五、教学内容案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。
一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。
几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。
事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。
但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。
尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？一、会议的含义商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。
几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。
然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。
这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。
典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。
（一）是指有组织有领导地商议事情的集会。
（二）是指人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程，是一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。
它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。
如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。
《会议管理实务》全书电子教案整套教学课件
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知识链接
➢会议环境布置的基本要求
强化主题 勤俭节约
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知识链接
➢会场布置
①会标 ②会徽 ③画像 ④标语 ⑤旗帜 ⑥花卉 ⑦灯光
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二、任务实施
任务2——要素分解
1
明确 会议规模、性
质和规格
2
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
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二、任务实施
任务2——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质与规格。 报告会属于中小型会议，参与人数约100人，应选择中
等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会 场可以选择教室式布置。 本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃 和庄重。 本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议， 本公司可安排副总出席。
会议议程；
会议讨论和发言；
会议决定和决议；
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先 后次序会有所不同。
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二、任务实施
任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
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销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题
人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施步骤
能力目标
能进行大型庆典会议的 气氛渲染和会场布置。
能进行报告会的会议气 氛渲染和会场布置。
能进行研讨会、座谈会 的气氛渲染和会场布置
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一、任务描述
1、情境导入
菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个月 ，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系 列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程 ，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方 面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇 。李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场布 置工作。
会议管理实务
会议管理实务
•内容简介：
•《会议管理实务》贯彻项目化教学改革的要求，对会议管理实务的教学内容进行了整合，让学生在完成“任务”的过程中，学习应用相关知识，掌握会议管理与服务的方法与技巧。
《会议管理实务》设计了多个会议管理工作项目与任务，以项目、任务为载体，穿插相关知识。
在教学过程中，教师可以根据不同专业对会议管理与服务的不同要求，对相关内容有所选择与侧重。
•目录：
•项目一会议基础
•任务一认识会议
•
•项目二会议策划与会前准备工作
•任务一进行会议策划
•任务二确定会议的名称与议题
•任务三确定会议工作机构与人员分工
•任务四拟订会议议程和日程
•任务五确定会议地点与场所
•任务六制作并发送会议通知
•任务七编制会议预算
•任务八准备会议资料和会议物品
•任务九会场布置
•
•项目三会中服务工作
•任务一接站和报到工作
•任务二进行会间服务
•任务三编写会议记录
•任务四编写会议简报
•任务五处理会中突发事件
•
•项目四会议评估与会后工作
•任务一送别与会人员
•任务二会场善后工作
•任务三会议经费结算
•任务四制发会议纪要
•任务五会议文件资料的收集和整理
•任务六会议评估和总结
•
•项目五其他类型会议的组织与管理
•任务一开业庆典的组织与管理
•任务二新闻发布会的组织与管理
•任务三股东大会的组织和管理
•
•项目六综合实训
•综合实训一新产品介绍、咨询暨订货会议•综合实训二文书拟写、商务接待与会议筹备•综合实训三课程学习总结与汇报。
《会议管理实务》课件——2.会议策划方案的具体内容
确定与会人员 PART
4
4.确定与会人员
1）筛选与会人员的标准
① 与会议议题有直接关联的人员
直接关联人员对议题最为熟悉，也最有发言权。
② 可以提供专业意见或独家信息的人员。
他们能够使讨论更有效率地进行。
③ 对实现会议目标有潜在贡献的人员。
④ 能够因参与会议而获得益处的人员。
⑤ 有利于会议组织者意愿表达的人员。
① 能少则少原则
② 依法原则
2）会议规模的确定
① 需要互动讨论型的会议
② 不需要互动讨论型的会议
③ 其他类型的会议：法定性的会议，需要按照特定的法律、法规、 组织章程或会议规则赋予与会者的权利，并以此作为统计会议 人数的依据。
3.确定会议规模
3）确定会议的规模必须综合考虑的因素
① 效率
会议的规模直接制约会议的效率。
会议管理实务
会议策划方案的 具体内容
目录
CONTENTS
1 确定会议的目标与主题
宏 观
2 确定会议的形式
层 面
3 确定会议规模
4 确定与会人员
5 会议场地的布置
微 观
6 议程的制定
层
7 会议通知的派发
面
8 开会前的最后审查
PART 确定会议的目标与主题
1
1.确定会议的目标与主题
会议 主题
会议主题是会议目标的具体化。主题是
确定会议的形式
PART 2
2.确定会议的形式
基本 形式
会议已经高度程式化，不论何种类型
的会议，基本都是将有关人员召集起来，
集中在某一场所进行商议，在一定的时间
内完成会议议题。
2.确定会议的形式
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认知会议的涵义与要素
项 目 一
会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象。早在原始社会，人类为了生存和分配共同的 收获，就已经出现了“氏族议事会”，在议事会开会时，人民——男男女女都站立在周围，按照
规定的程序参加讨论。
会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商 议活动。会议有广义和狭义之分：广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式； 狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议。形成会议的主要条件是：有 明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。
学习任务一
二、会议的要素 (四 ) 会 议
认知会议的涵义与要素
项 目 一
时 间
会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。会议的召开时间，指的是会议什么时候开始 和结束的时间。会期通常是指会议期闾聚会、活动一次以上的会议，从开始到结束之间所需的 时间段。会议可短可长，少则几分钟、几十分钟，多则数小时、几天，甚至十几天。会议组织 者应尽可能准确地预计会议需要的时间，在会议通知中写明，及时通知与会者，便于与会者有 计划地安排。
会议认知—会议真面目
目 录
项 目 一
学习任务一 认知会议的含义与元素
学习任务二 认知会议的种类与功能
学习任务三 认知会议的成本与效率
学习任务一
认知会议的涵义与要素
项 目 一
知识目标 ◆了解会议的概念。 ◆了解会议的要素。
◆了解会议的工作流程。 能力目标 ◆掌握会议的要素，区分会议与非会议。
学习任务一
声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。
学习任务一
认知会议的涵义与要素
三、会议的工作流程
项 目 一
(一 )
会前筹备阶段
(二 )
会中服务阶段
(三 )
会后落实阶段
学习任务一
知识拓展
认知会议的涵义与要素
项 目 一
会议，是人类古已有之的社会行为。据史料记载，早在原始社会，部落首领召集氏族议事、 选举酋长等就已经采用了会议的方式。我国上古史籍中曾记载有尧召集部落首长用会议形式决定 继承人和治水人选的传说。中外社会历史发展的长河中，有不少关于重要会议的记载。齐桓公于 公元前651年在葵丘召集诸侯会盟，提出“尊王攘夷”的政治主张，从而确立了自己的春秋霸主 地位。1775年第二届大陆会议后，与会各州代表宣布美国独立，同时发表了《独立宣言》，拉开 了美国独立战争的序幕。
学习任务一
二、会议的要素 (七 ) 会 议
认知会议的涵义与要素
项 目 一
结 果
会议结果，即会议结束时实现目标的情况。会议结果可能会与预想的目标一致，也可能与
预想目标有一定的差距。会议最好能达到会前预设的目标，如果不能，会议也要求至少要有会
议结果，即使只是一个初步的决议或达成初步协议。通常可以以会议决议、合同、条约、协定、
学习任务一
二、会议的要素 (三 )
认知会议的涵义与要素
项 目 一
会议主题与议题
会议主题是围绕会议要研究的问题、达到的目的而组织开展的会务工作所体现或反映的总体精 神。确定主题原则上“宁简勿繁”，主要方法有：一是要有切实的依据，二是必须要结合本单位的 实际，三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。 举行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据 需要制定的；另一种是秘书经调查研究、综合信息之后反馈给领导，再由领导审批决定的。
学习任务一
实训练习
认知会议的涵义与要素
项 目 一
阐述我所参加过的会议
1. 实训目标。 要求学生掌握确定会议的基本要素。 2. 实训内容。 请同学们讨论，你参加过哪些会议，说说这些会议对你的启发。
学习任务二
认知会议的种类与功能
项 目 一
知识目标
◆了解会议的种类。
◆了解会议的作用。 能力目标 ◆能够根据不同会议内容确定会议类别。
学习任务一
二、会议的要素
认知会议的涵义与要素
项 目 一
1
形 式 要 素
2
内 容 要 素
3
程 序 要 素
4
财 物 要 素
学习任务一
二、会议的要素 (一 ) 会 议
认知会议的涵义与要素
项 目 一
人 员
1
会 议 主 体
2
会 议 客 体
3
其他与会议有关的人员
学习任务一
二、会议的要素 (二 ) 会 议
认知会议的涵义与要素
学习任务二
一、会议的种类 一 )
认知会议的种类与功能
项 目 一
按照会议的规模划分
1
特大型会议
4
小型会议
2
大型会议
5
微型会议
3
中型会议
项 目 一
名 称
会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、 届次、地点、范围、规模等等。当然，具体的某一次会议不可能也没有必要将上述项目全部展示， 应视会议的具体要求而定。 会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会议的“会议通知”，使与会者心中有数， 做好准备，又用于会议的宣传，扩大会议的效果。大中型会议的会议名称应做成横幅大标语，置 于会议主场中的前方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。
学习任务一
二、会议的要素 (五 ) 会 议
认知会议的涵义与要素
项 目 一
地 点
会议地点是指会议召开的举办地，也可具体指举行会议活动的场所。为了使会议取得预期 效果，应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等 因素。而有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。
学习任务一
二、会议的要素 (六 ) 会 议
认知会议的涵义与要素
项 目 一
方 式
即为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。如现场办公会、座谈会、 观摩会、报告会、调查会、电话会等。现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟 实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上 面临空前的发展。这些手段的运用除了注重人性的考虑，最重要的是使远距离沟通变得容易， 不仅免除了舟车劳顿之苦及车费的开销，而且还使各分公司能与总公司紧密结合。招商银行就 运用了视频会议系统，该系统帮助了招商银行节省会议时间和费用，促进了全国各地分支机构 之间达成高效、及时的跨区域会议交流。